Informe Del Estado de Control Interno Nov 2015 A Mar 2016

OFICINA DE GESTIN PBLICA Y AUTOCONTROL
INFORME DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL
Periodo: 12 de Noviembre de 2015 a 11 de Marzo de 2016
MARY LUZ MUOZ DURN

Jefe Oficina Gestin Pblica y Autocontrol
Bogot D.C., Marzo de 2016
Sede Principal - Calle 165 # 7-06

Cdigo Postal 110131
Tels. 6767940 - Atencin al Usuario 6770230
Sede Clnica de Medicina Fsica y Rehabilitacin
Fray Bartolom de las Casas - Carrera 65 # 103-66
Tel. 6176595 - Atencin al Usuario 2717899
www.esesimonbolivar.gov.co
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1. OBJETIVO
Presentar el estado de control interno del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE con base en
las actividades de auditoria desarrolladas durante el periodo evaluado, sin incluir las
fortalezas y debilidades reportadas en informes cuatrimestrales anteriores.
2. ALCANCE
Cumplimiento del Decreto 1474 del 2011 en su artculo 9 sobre Reportes del responsable
de control interno que modifica el artculo 14 de la Ley 87 de 1993, con base en el Modelo
Estndar de Control Interno adoptado mediante Decreto 1599 de 2005 y actualizado
mediante Decreto 943 de 2014.
Actividades de auditoria desarrolladas durante el periodo evaluado.
Periodo evaluado: de 12 de Noviembre de 2015 a 11 de Marzo de 2016.

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3. ESTADO DE CONTROL INTERNO
Mdulo de Control de Planeacin y Gestin

Nueva Estructura MECI
Observaciones de auditoria
Componente Talento Humano:

Fortalezas:
Acuerdos, compromisos y
protocolos ticos.
Desarrollo del talento humano.
Se cuenta con el Cdigo de tica actualizado el 17-Nov-
2015. El Cdigo de tica fue adoptado mediante Resolucin 0206

del 28 de junio de 2011. La divulgacin, capacitacin,
socializacin y adherencia fue delegada al Grupo Funcional de
Calidad, cuya ejecucin se est realizando en Feb-2016.
Normograma actualizado a Dic-2015 con oportunidad de
mejora de inclusin de las resoluciones internas.
para
En febrero de 2016 publicaron varias encuestas virtuales

los
servidores
pblicos
para
conocer
necesidades
relacionadas a: Bienestar Social e Incentivos 2016, Satisfaccin y

Clima Organizacional y Plan Institucional de Capacitacin. Para el
prximo informe revisaremos los productos realizados con base
en estas encuestas.
Debilidades y Oportunidades de Mejora:
Plan Institucional de Capacitacin 2015: Sin diagnstico
de necesidades ni programacin previa, ya que se realizaba

sobre la marcha sin un control.
Se presentan oportunidades de mejora en el Manual de
Funciones y de Competencias Laborales de la Planta de Personal

del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE

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Componente Direccionamiento
Estratgico:
Planes, programas y proyectos.
Modelo operacin por procesos.
Fortalezas:
El Plan Operativo Anual 2016 fue aprobando mediante
Acuerdo 001 de la Junta Directiva del Hospital Simn Bolvar III

Nivel ESE.
Estructura organizacional.
Indicadores de gestin.
Aumento en la productividad de Servicios Quirrgicos por
disminucin en la tasa de cancelacin de cirugas.
Polticas de operacin.
Se reconoce la organizacin y la implementacin de
controles que permiten mitigar la desviacin de calidad de los

productos del Laboratorio Clnico y Laboratorio Centralizado VIH.
Los indicadores de los procesos se evidencian en las
caracterizaciones relacionadas por proceso en la Intranet.
El Plan de Mantenimiento Preventivo de Infraestructura
2016 y Plan de Mantenimiento Preventivo Equipo Biomdico

2016 valorizados estn publicados en Intranet.
Se realizaron 19 caracterizaciones de los 20 procesos con
que cuenta el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE, faltado el

proceso de Sistemas de Informacin y Comunicaciones.
Se recomend dejar evidencia del cumplimiento de los
indicadores del Plan Operativo Anual ya que en algunas

oportunidades no se ha obtenido la evidencia que soporte su
cumplimiento.

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Componente Administracin del

Fortalezas:
Riesgo:
Polticas de administracin del
Aunque se cuenta con la versin Ago-2015 del mapa de
riesgos construido en la anterior estructura de procesos, se
riesgo.
conoce que algunas dependencias han estado revisando los
Contexto estratgico.
riesgos de su proceso con la Oficina Asesora de Planeacin en
Identificacin del riesgo.
su funcin de consolidacin y monitoreo.
Anlisis y valoracin del riesgo.
Se han presentado varias oportunidades de mejora en el
mapa de riesgos por proceso que se han reportado en cada acta

de validacin de resultados de las auditorias. En la ltima
actualizacin del mapa de riesgos no se tuvieron en cuenta los
resultados de las auditoras realizadas por Oficina de Control
Interno.
Mdulo Control de Evaluacin y Seguimiento

Componente Autoevaluacin
Institucional:
Autoevaluacin de control y
gestin.
Fortalezas:
En cada Comit de Gestin de Calidad y Control Interno, a
nivel Directivo, y en cada reunin realizada con los responsables de

los procesos, se capacita sobre la importancia de definir y ejecutar
controles para el fortalecimiento del sistema de control interno, y de
la importancia de ejercer el autocontrol para el cumplimiento de
objetivos institucionales.
Se desarrollan mensualmente mesas de trabajo SIG MECI
En la reunin de Mar-2015
se socializaron temas del comit de

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infecciones, reactivo vigilancia, programa de bienestar, encuesta de
clima laboral, entre otros. Las presentaciones fueron publicadas en
el link:
https://sites.google.com/site/hsbsistemaintegradodegestion/home/meci
La revisin de la Direccin que se hace para el Sistema
Integrado de Gestin ha contribuido a la adecuada autoevaluacin

de control y gestin.
Se han realizado varias charlas respecto a la importancia de
tener un constante autocontrol en las labores diarias de los

servidores pblicos. Sin embargo, durante el desarrollo de las
actividades de auditoria se encontr que es necesario fortalecer entre
algunos servidores pblicos el pilar de Autocontrol del Sistema de
Control Interno.
En los Comits de Coordinacin de Control Interno se dan a
conocen alertas producto de las actividades de la Oficina de Control

Interno, sin embargo dichas alertas son recurrentes lo que muestra
que las decisiones o planes de accin definidos en el comit no
cumplidos o no fueron efectivos.
La autoevaluacin de control y gestin en el Hospital se tiene
programada para el segundo martes de Abr-2016. Durante la mesa

de trabajo SIG - MECI de Mar-2015 se capacit sobre los tems a
evaluar.
Componente de Auditora
Interna:
Auditora de gestin.
Fortalezas:
El Programa Anual de Auditora 2016 -PAA- fue aprobado en
el 1er Comit de Coordinacin de Control Interno 2016 del 15-Feb-

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2016.
En todos los Comits de Coordinacin de Control Interno la
Gerencia del Hospital requiere a las Subgerencias y Jefaturas de

Oficina que se cumpla con las fechas establecidas para entrega de
informacin a la Oficina de Control Interno, o la que hace sus veces,
y que cumplan oportunamente con la ejecucin de los planes de
mejoramiento. En el primer comit de 2016, la Gerencia design a la
Jefatura de Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol para que enve a
investigacin disciplinaria a quienes no cumplan con las fechas
mencionadas si al trmino de tres solicitudes no han dado respuesta
(Memorando 0056 del 12 de junio de 2014 de Gerencia).
La comunicacin de los resultados de la Oficina de Gestin
Pblica y Autocontrol se ha realizado a la Gerencia, dueo y

responsable de proceso, sin embargo es recomendable hacer
rendicin de cuentas de la oficina entre los colaboradores
interesados en esta informacin.
Componente Planes de
Mejoramiento:
Institucional (procesos).
Fortalezas:
El Grupo Funcional de Gestin Humana adelant acciones de
sensibilizacin a los colaboradores respecto a la importancia de

generar planes de mejoramiento individual con base en debilidades
identificadas o en proyeccin profesional.
Bajo
cumplimiento
de
los
planes
de
mejoramiento
institucionales, del que se dej informe de seguimiento por la Oficina

de Gestin Pblica y Autocontrol.

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Eje Transversal Informacin y Comunicacin

Ingreso
Fortalezas:
(recepcin de informacin)
Salida
Se cuenta con un documento que estandariza las caractersticas

de las comunicaciones generadas desde el Hospital, actualizado
(Emisin de informacin)
el
16-Dic-2015
(Cdigo
GGD-DO-002
Comunicaciones
Institucionales, versin 4).
Se ha fortalecido la cultura de divulgacin mediante medios

electrnicos tales como Intranet, pagina web y correo electrnico
institucional.
Entre los medios de comunicacin ms utilizados en el hospital

estn: pgina web, carteleras, buzn de sugerencias y agenda
institucional.
No se han aprobado las TRD por parte del Archivo Distrital y no

se han realizado las TVD en el hospital.
El mecanismo para la recoleccin de sugerencias, quejas,

peticiones, reclamos o denuncias de las partes interesadas
(ciudadana, proveedores, entes de control, entre otros) incluyen
el SDQS, SIDBA y Buzones, sin incluir los derechos de peticin
que se decepcionan en la entidad mediante correo corporativo ni
los derechos de peticin radicados fsicamente radicados en
Correspondencia. Es por lo anterior, que no se asigna un nmero
de radicado consecutivo para todas las sugerencias, quejas,
peticiones, reclamos o denuncias recolectadas de las partes
interesadas.

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La Gerencia y Oficina Asesora Jurdica realiza el control de

seguimiento a la respuesta oportuna a derechos de peticin. Sin
embargo, no se obtuvo evidencia de este control para verificar su
efectividad.
Se identifican debilidades de comunicacin interna respecto a la

definicin y control del flujo de informacin entre los diferentes
niveles y reas del proceso contable, aun cuando se gener la
resolucin 389 del 4 de diciembre de 2014 acerca del cierre
contable y presupuestal en su esfuerzo por mejorar los canales
de comunicacin en el proceso. Esta observacin de auditoria se
ha presentado recurrentemente.
La publicacin del balance general y el estado de la actividad

financiera, econmica, social y ambiental en lugar visible y de
fcil acceso a la comunidad se est realizando nicamente en la
pgina Web de la entidad, aunque no con frecuencia mensual
como lo exige la Ley 734 de 2002 artculo 34 numeral 36. De la
vigencia 2015 se observ lo siguiente a 10-Mar-2016:
- Balance General: se publicaron los meses de Sep-2015, Jun2015, Mar-2015.
- Estado de la actividad financiera, econmica, social y ambiental:
se publicaron los meses de Sep-2015, Jun-2015, Mar-2015.

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INFORME DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

Periodo: 12 de Noviembre de 2015 a 11 de Marzo de 2016

MARY LUZ MUOZ DURN

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Sede Principal - Calle 165 # 7-06

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3. ESTADO DE CONTROL INTERNO

Mdulo de Control de Planeacin y Gestin

Componente Talento Humano:

Se cuenta con el Cdigo de tica actualizado el 17-Nov-

2015. El Cdigo de tica fue adoptado mediante Resolucin 0206

Normograma actualizado a Dic-2015 con oportunidad de

mejora de inclusin de las resoluciones internas.

En febrero de 2016 publicaron varias encuestas virtuales

relacionadas a: Bienestar Social e Incentivos 2016, Satisfaccin y

Plan Institucional de Capacitacin 2015: Sin diagnstico

de necesidades ni programacin previa, ya que se realizaba

Se presentan oportunidades de mejora en el Manual de

Funciones y de Competencias Laborales de la Planta de Personal

Sede Principal - Calle 165 # 7-06

Nueva Estructura MECI

El Plan Operativo Anual 2016 fue aprobando mediante

Acuerdo 001 de la Junta Directiva del Hospital Simn Bolvar III

Aumento en la productividad de Servicios Quirrgicos por

disminucin en la tasa de cancelacin de cirugas.

Se reconoce la organizacin y la implementacin de

controles que permiten mitigar la desviacin de calidad de los

Los indicadores de los procesos se evidencian en las

caracterizaciones relacionadas por proceso en la Intranet.

El Plan de Mantenimiento Preventivo de Infraestructura

2016 y Plan de Mantenimiento Preventivo Equipo Biomdico

Se realizaron 19 caracterizaciones de los 20 procesos con

que cuenta el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE, faltado el

Se recomend dejar evidencia del cumplimiento de los

indicadores del Plan Operativo Anual ya que en algunas

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Nueva Estructura MECI

Componente Administracin del

Polticas de administracin del

Aunque se cuenta con la versin Ago-2015 del mapa de

riesgos construido en la anterior estructura de procesos, se

conoce que algunas dependencias han estado revisando los

riesgos de su proceso con la Oficina Asesora de Planeacin en

Identificacin del riesgo.

su funcin de consolidacin y monitoreo.

Anlisis y valoracin del riesgo.

Debilidades y Oportunidades de Mejora:

Se han presentado varias oportunidades de mejora en el

mapa de riesgos por proceso que se han reportado en cada acta

Mdulo Control de Evaluacin y Seguimiento

En cada Comit de Gestin de Calidad y Control Interno, a

nivel Directivo, y en cada reunin realizada con los responsables de

Se desarrollan mensualmente mesas de trabajo SIG MECI

se socializaron temas del comit de

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Nueva Estructura MECI

La revisin de la Direccin que se hace para el Sistema

Integrado de Gestin ha contribuido a la adecuada autoevaluacin

Se han realizado varias charlas respecto a la importancia de

tener un constante autocontrol en las labores diarias de los

En los Comits de Coordinacin de Control Interno se dan a

conocen alertas producto de las actividades de la Oficina de Control