GUA METODOLGICA PARA LA IDENTIFICACIN DE

NECESIDADES DE CAPACITACIN, ELABORACIN DE

LOS REPORTES DEL PLAN ANUAL INSTITUCIONAL DE
CAPACITACIN Y SU EJECUCION, PARA EL SECTOR
PBLICO

Elaboracin:
Eco. Julio Santilln
Direccin de Investigacin y Anlisis - SECAP
Eco. Judith Martnez
Direccin de Capacitacin MDT
Diseo y diagramacin:
Direccin de Comunicacin Social - MDT
Av. Repblica del Salvador N34-183 y Suiza
Quito - Ecuador
Ministerio del Trabajo, Septiembre 2015

Contenido
Presentacin____________________________________________________________

Introduccin_____________________________________________________________

1.-

Antecedentes____________________________________________________________

2.-

Justificacin_____________________________________________________________

3.-

Objetivos_______________________________________________________________

3.1.-

Objetivo general__________________________________________________________

3.2.-

Objetivos especficos_____________________________________________________

4.-

Marco metodolgico______________________________________________________

10

4.1.-

Investigacin cuantitativa__________________________________________________

10

4.2.-

Alcance_________________________________________________________________

10

4.3.-

Instrumento para levantar la informacin_____________________________________

10

4.3.1.-

Seccin N1: Identificacin del informante___________________________________

10

4.3.2.-

Seccin N2: Actividades principales desempeadas e identificacin de temas de

capacitacin____________________________________________________________

12

4.4.-

Recoleccin de la informacin______________________________________________

13

4.5.-

Criterios de priorizacin de los resultados____________________________________

14

4.5.1.-

Primer nivel de priorizacin________________________________________________

14

4.5.2.-

Segundo nivel de priorizacin______________________________________________

16

5.-

Articulacin con el Plan Anual de Capacitacin Institucional_____________________

16

5.1.-

Antecedentes____________________________________________________________

16

5.2.-

Fase de planificacin______________________________________________________

16

5.3.-

Fase de ejecucin________________________________________________________

17

Bibliografa______________________________________________________________

19

Glosario_________________________________________________________________

20

Abreviaturas_____________________________________________________________

22

Presentacin

La reconstruccin de la capacidad estatal es un reto y condicin esencial de los pases latinoamericanos al

momento de hacer frente a los problemas de gobernabilidad. En este contexto, la Reforma Democrtica
del Estado, en cuanto a gestin del servicio pblico se refiere, pasa necesariamente por invertir en
el talento humano. Esto significa, que la forma en cmo se gestiona la administracin pblica debe
implementar polticas pblicas para atraer, retener y motivar a las personas idneas en sus puestos
de trabajo. En el fondo, se busca mejorar la capacidad institucional del Estado, puesto que son los
servidores pblicos de todas las instituciones los encargados de prestar servicios a la ciudadana.
Al mismo tiempo, los cambios sociales, tecnolgicos y de mercado han impactado las formas de
organizar el trabajo, tanto en las estructuras como en los puestos. Y por tanto, se requiere plantear
nuevas estrategias para potenciar las competencias de los servidores pblicos que ocupan estos
puestos, a partir de nuevas y dinmicas estructuras de trabajo y gestin horizontal que favorezcan el
desarrollo de procesos al servicio del ciudadano.
En este sentido cmo identificar necesidades de capacitacin que fortalezcan la capacidad institucional
del Estado? La metodologa presentada a continuacin se sustenta en la teora del anlisis funcional, que
busca potenciar las competencias que se requieren para el desarrollo de determinadas actividades de un
puesto de trabajo. De modo, que la mencionada metodologa identifica necesidades de capacitacin a
partir del reconocimiento de determinadas funciones. En suma, se busca proporcionar a las UATH, una
metodologa verstil, uniforme y de fcil aplicabilidad, que les suministre criterios tcnicos estandarizados
para planificar y ejecutar procesos de capacitacin acorde a sus realidades y objetivos institucionales.
As, el Ministerio del Trabajo y el Servicio Ecuatoriano de Capacitacin Profesional - SECAP, busca apoyar
en la construccin y el fortalecimiento de la capacidad institucional del Estado democrtico. Esperamos
que la Gua metodolgica para la identificacin de necesidades de capacitacin, elaboracin de los reportes
del plan anual institucional de capacitacin y su ejecucin, para el sector pblico permita generar resultados
e impactos positivos a nivel del desarrollo del servidor, institucional y de pas.

Ing. Paola Hidalgo Verdesoto

VICEMINISTRA DEL SERVICIO PBLICO

Introduccin
La identificacin de necesidades de capacitacin (INC) tiene como cometido dar respuesta a la
interrogante: En qu se debe capacitar a los servidores de la institucin?. La base normativa sobre la
cual se asienta la presente metodologa para los servidores pblicos la establecen la Constitucin 2008,
que sita al Estado como garante de la formacin y la capacitacin continua de los servidores pblicos,
a travs de las instituciones y programas de capacitacin del sector pblico; y el Plan Nacional para el
Buen Vivir 2013 2017, en el que se promueve la cultura de excelencia en el sector pblico, a travs de
la formacin y capacitacin continua del servidor pblico.
Por otra parte, la Ley Orgnica del Servicio Pblico (LOSEP), en su artculo 70, orienta el subsistema
de capacitacin hacia el desarrollo integral del talento humano que forma parte del servicio pblico, a
partir de procesos de adquisicin y actualizacin de conocimientos, desarrollo de tcnicas, habilidades
y valores.
Adicionalmente, en el Reglamento de la LOSEP, artculo 201 explica que la capacitacin y el desarrollo
profesional constituyen un proceso programado y tcnico continuo, para adquirir o actualizar
conocimientos, desarrollar competencias y habilidades en los servidores pblicos, y, motivar la prctica
de principios de calidad y equidad en la prestacin de servicios al ciudadano. Los artculos 202 y 203
del mismo Reglamento disponen que las UATH de cada una de las instituciones pblicas, elaboren los
planes de capacitacin a favor de los servidores pblicos, realicen el control, seguimiento y evaluacin
de esos procesos, acorde a las polticas y normas tcnicas emitidas por el Ministerio del Trabajo.
En este contexto, los resultados que arroje la identificacin de necesidades de capacitacin de los
servidores pblicos servirn de insumo para la elaboracin del plan anual de capacitacin institucional1,
orientado a determinar objetivamente la capacitacin al talento humano, en temas articulados con las
funciones del puesto de trabajo que desarrollan los servidores, y que permiten el mejoramiento de la
calidad de los servicios que presta la institucin.
La presente metodologa procura cumplir con las siguientes caractersticas:
Uniformidad: La metodologa debe contar con procedimientos estndar para la determinacin de
necesidades de capacitacin.
Versatilidad: La metodologa debe poder adaptarse a las particularidades de cada institucin
(misin y perfiles de puestos aprobados) sin que por este motivo pierda su uniformidad.
Aplicabilidad: La metodologa debe disponer de una herramienta que permita identificar de manera
concreta los aspectos ms relevantes (caracterizacin del servidor pblico, actividades por
fortalecer y particularidades de los procesos de capacitacin) relacionados con la determinacin
de necesidades de capacitacin.

1. Antecedentes
La INC debe ser un proceso sistemtico que refleje las necesidades y realidades
institucionales, por esa razn, es indispensable contar con una metodologa
estandarizada que contenga procedimientos y herramientas que satisfagan los
requerimientos de las instituciones y de los servidores.
En este sentido, en el ao 2014, el SECAP realiz el estudio de Identificacin de
Brechas de Conocimiento en la Gestin Pblica, que contempl el levantamiento
de 534 encuestas a 63 instituciones de la Funcin Ejecutiva. Los resultados
permitieron identificar temas de capacitacin, articulados al manual de puestos,
funciones y atribuciones. La metodologa aplicada permiti determinar: primero,
la necesidad de identificar necesidades de capacitacin institucionales en
funcin de las atribuciones y procesos de la unidad, y, segundo, identificar las
necesidades de capacitacin de los servidores pblicos a partir de las funciones
del puesto; esto es, el anlisis de competencias profesionales por fortalecer.
Esta experiencia, ha servido de base para el planteamiento de la presente
metodologa, incorporando ajustes, nuevos procedimientos y enfoques, que
permitan mejorar el proceso de identificacin de necesidades de capacitacin.

2. Justificacin
La INC tiene un propsito de carcter mltiple. Primero, busca servir de
insumo para la elaboracin del plan anual de capacitacin institucional de las
diferentes instituciones pblicas. Segundo, pretende mostrar las actividades
que efectivamente desempean los servidores pblicos en sus respectivos
puestos de trabajo. Finalmente, aspira dar cuenta de aquellas actividades en
las que los servidores pblicos desearan disponer de mayores conocimientos
para su debida ejecucin.
En este contexto, la metodologa desarrollada trata sobre todo de orientar a las
UATH a fin de que se tenga una estrategia clara para el desarrollo del plan anual
de capacitacin institucional.

3. Objetivos
3.1. Objetivo general
Institucionalizar la metodologa de identificacin de necesidades de capacitacin en todas las UATH del sector
pblico, como insumo para la elaboracin de los planes anuales de capacitacin institucional.

3.2. Objetivos especficos

Identificar las actividades que los servidores pblicos desempean en su trabajo diario.

Identificar las necesidades de capacitacin de los servidores pblicos en funcin de aquellas actividades
que efectivamente desempean en sus respectivos puestos de trabajo y en las que desearan disponer de
mayores conocimientos para su debida realizacin.

Identificar las expectativas que los servidores pblicos tienen respecto a participar en procesos de capacitacin.

Identificar los temas, tipos y modalidades de capacitacin requeridos en mayor medida por los servidores
pblicos de acuerdo a sus preferencias.

10

4. Marco metodolgico
4.1. Investigacin cuantitativa
Puesto que los objetivos que persigue la actual metodologa se centran en dimensionar variables especficas que
ocurren en la realidad con el fin de analizarlas de manera conjunta en bsqueda de regularidades que permitan
plantear generalizaciones y formular planes de accin concretos es necesario plantear una investigacin de carcter
cuantitativo. El mtodo de investigacin y las tcnicas de produccin de evidencia emprica deben dar cuenta
del tipo de metodologa de investigacin utilizada. Por tratarse de una investigacin cuantitativa, la tcnica de
investigacin a ser utilizada ser la encuesta.

4.2. Alcance
La metodologa es susceptible de ser aplicada a todas las instituciones pblicas. Sin embargo, para su efectiva
aplicacin, las instituciones deben contar con estatutos orgnicos aprobados y manuales de puestos aprobados.
Esto con la finalidad de generar una identificacin de necesidades de capacitacin que promueva los objetivos
institucionales.
Dado que la poblacin objetivo (servidores pblicos) constituye un universo de carcter finito, la encuesta es
susceptible de ser aplicada a la totalidad de servidores que conforman las diferentes instituciones del Estado.

4.3. Instrumento para levantar la informacin

El instrumento seleccionado para la INC de los servidores pblicos es una encuesta cuya estructura est compuesta
por dos secciones medulares: a) Seccin N 1: Identificacin del informante (servidor pblico) y b) Seccin N2:
Actividades principales desempeadas e identificacin de temas de capacitacin.

4.3.1. Seccin N1: Identificacin del informante

Esta seccin tiene como objetivo caracterizar al informante en dos niveles diferentes. En el primer nivel se
busca caracterizar al servidor pblico a nivel demogrfico. Dicha caracterizacin contiene las siguientes
variables:
Cuadro No. 1 Caracterizacin de las Variables Demogrficas
Variable

Tipo

Nivel de mediacin

Valores / Categoras

Nombres y apellidos

cualitativa

nominal

Cdula de ciudadana

cuantitativa - discreta

cadena

Sexo

categrica - dicotmica

nominal

hombre: mujer

Autoidentificacin cultural

categrica - politmica

nominal

afroecuatoriano; blanco;
indgena; mestizo; montubio;
otro, cul?

Edad

cuantitativa - discreta

escala de razn

nmero de aos cumplidos

Nivel de instruccin

categrica - politmica

nominal

sin instruccin; primaria;

secundaria; tecnologa;
tercer nivel; cuarto nivel; PhD

Discapacidad

categrica - dicotmica

nominal

si; no

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Variable

Tipo

Enfermedad catastrfica

categrica - politmica

Nivel de mediacin

Nominal

Valores / Categoras
Todo tipo de malformaciones
congnitas de corazn y
todo tipo de valvulopatas
cardiacas; todo tipo de
cncer; tumor cerebral
en cualquier estadio y de
cualquier tipo; insuficiencia
renal crnica; trasplante
de rganos: rin,
hgado, mdula sea;
secuelas de quemaduras
graves; malformaciones
arteriovenosas cerebrales;
sndrome de KlippelTrenaunay; Aneurisma
traco-abdominai

Fuente y elaboracin: SECAP-MDT, 2015.

En el segundo nivel se busca caracterizar al servidor pblico a nivel ocupacional. Dicha caracterizacin contiene
las siguientes variables:
Cuadro No. 2 Caracterizacin de las Variables Ocupacionales
Variable

Tipo

Nombre de la Institucin
Provincia donde
Institucin

funciona

la

Ciudad donde
Institucin

funciona

la

Nivel de desconcentracin

Nivel de mediacin

Valores / Categoras

categrica - politmica

nominal

listado de instituciones

categrica - politmica

nominal

listado de provincias

categrica - politmica

nominal

listado de ciudades

categrica - dicotmica

nominal

planta central; desconcentrado

nominal

listado de unidades o direcciones

administrativas

Unidad / Direccin Administrativa

categrica - politmica
donde trabaja

Grupo ocupacional

categrica - politmica

nominal

servidor pblico de servicios (12), servidor pblico de apoyo

(1-4) y servidor pblico (1-14)
Cdigo del Trabajo: nivel (1 - 9);
jerrquicos: NJS (1 - 8); otros
regmenes (abierta)

Denominacin del cargo

categrica - politmica

nominal

listado de denominaciones

Rgimen laboral

categrica - dicotmica

nominal

LOSEP; Cdigo del Trabajo

categrica - dicotmica

nominal

nombramiento,
contrato,nivel
jerrquico
superior,
otros
regmenes

cuantitativa - discreta

escala de razn

nmero de
cumplidos

aos

meses

Tiempo de trabajo en el actual

cuantitativa - discreta
puesto

escala de razn

nmero de
cumplidos

aos

meses

Modalidad laboral
Tiempo de
institucin

trabajo

en

la

Fuente y elaboracin: SECAP-MDT, 2015.

12

4.3.2. Seccin N2: Actividades principales desempeadas e identificacin de temas de

capacitacin.
Esta seccin tiene tres objetivos:
i. Levantar informacin referente a las principales actividades que los servidores pblicos, desempean
en su trabajo diario y la caracterizacin de esas actividades a travs de las siguientes variables: nivel de
complejidad (escala ordinal ascendente: de muy fcil a muy difcil); frecuencia de realizacin (escala
ordinal descendente: de diario a anual); software empleado (en caso de que aplique); y, vinculacin
con un producto final.

ii. Identificar en cules de estas actividades desearan disponer de mayores conocimientos; sus
expectativas (no cometer errores; demorarse menos; conocer procedimientos alternativos; conocer
procedimientos actualizados) con respecto a la capacitacin que desean recibir; y, los temas especficos
de capacitacin, debidamente caracterizados, que permitiran a los servidores encuestados cumplir con
dichas expectativas.

iii. Conocer si los servidores ya recibieron anteriormente -el ao presente- capacitacin relacionada con las
actividades en las que desean disponer de mayores conocimientos; y, en caso de haber sido capacitados,
determinar cules fueron las caractersticas de dichos procesos de capacitacin(tema especfico y
operadora) y los motivos por los cuales desean capacitarse en el mismo tema (tema especfico y
modalidad).

13

4.4. Recoleccin de la informacin

Como se seal anteriormente, la INC requiere de una encuesta para el levantamiento de la informacin requerida.
Dado que el tamao de la poblacin objetivo es considerable, se necesita una plataforma que permita recopilar
informacin en forma masiva, confiable, integral y automatizada. En virtud de lo anterior, el levantamiento de
informacin se realizar a travs de una plataforma en lnea, que posibilitar la creacin de encuestas personalizadas,
que diligenciarn los respectivos informantes (encuestados) y generar resultados finales de manera automtica,
que se traducirn en los reportes del plan anual de capacitacin institucional, que ms adelante se aborda.
El diagrama de todo el proceso desde el diseo hasta la generacin de resultados sera el siguiente:

Grfico No. 1 Diagrama del Proceso de Identificacin de Necesidades de Capacitacin

La informacin recopilada
mediante la plataforma se
procesa y se generan
resultados a nivel de cada
institucin.
5
PROCESS

Se diseala encuesta
en una plataforma
virtual.

TIME

Las UATH realizan el

seguimiento del proceso.

Generacin de resultados finales

de manera automtica, que se
traducirn en los reportes del
plan anual de capacitacin
institucional.

La informacin de cada
servidor se recoplia de
manera automtica en la
plataforma.
Los servidores ingresan y
responden a la encuesta que
deber estar colgada en la pgina
web del Ministerio del Trabajo.

Fuente y elaboracin: SECAP-MDT, 2015.

La informacin levantada a travs del instrumento, requiere de un tratamiento especfico para poder vincular las
actividades efectivamente realizadas, en las que se deseara disponer de mayores conocimientos para su debida
realizacin y conocimientos que sern fortalecidos mediante los procesos de capacitacin.
Los servidores debern ingresar la informacin de la siguiente manera:
Primero, el servidor escribe las principales actividades que realiza en su puesto de trabajo (mximo 5
actividades) siguiendo una estructura similar a la del anlisis funcional, es decir, empezar por mencionar la
accin (verbo en infinitivo) y el objeto sobre el cual recae dicha accin (producto resultante). Estas actividades
se las caracteriza a travs de cuatro variables: nivel de complejidad; frecuencia; software utilizado y producto
final. Ejemplo: Elaborar informe tcnico sobre la adquisicin de equipo.

14

Segundo, de las actividades descritas y caracterizadas, el servidor sealar en cuales deseara recibir
capacitacin para fortalecer conocimientos (mximo una).
Tercero, el servidor identificar qu expectativas tiene respecto a la capacitacin que desea recibir, se plantean
cuatro (puede escoger una o varias):

Realizar esta actividad me toma mucho tiempo. Deseara hacerla ms rpido.
Al realizar esta actividad cometo errores. Deseara tener menos equivocaciones.
Solo conozco una manera de hacer esta actividad. Deseara conocer mtodos, tcnicas o procedimientos
para poder realizarla.
La manera en que realizo esa actividad es anticuada. Deseara conocer mtodos, tcnicas o procedimientos
actualizados para poder realizarla.
Cuarto, el servidor escribir el tema especfico que le permitir cumplir las expectativas (mximo uno). Adems
deber escoger la modalidad, la carga horaria y los das, con visin de preferencias. Ejemplo: Tcnica de
seleccin de personal bajo un enfoque de competencias laborales.
Quinto, el servidor deber informar si recibi o no capacitacin en el presente ao relacionada a las actividades
que le interesa fortalecer conocimientos.

Sexto, el servidor deber escribir los temas especficos de capacitacin que recibi el ao presente, sealando
la modalidad seguida.

Sptimo, el servidor deber seleccionar los motivos por los que desea capacitarse nuevamente (puede
escoger una o varios). Las opciones consideradas son:

Necesito recibir una actualizacin.
El contenido del curso no fue de utilidad.
El contenido del curso fue muy bsico (elemental.)
El contenido del curso fue muy complejo.
El contenido del curso no es actualizado.
Hubo inconvenientes con el instructor, horario, material didctico, otros.

4.5. Criterios de priorizacin de los resultados

La informacin resultante del levantamiento debe ser evaluada en funcin a criterios previamente establecidos a fin
de poder establecer, en un primer momento, cules son los temas de capacitacin prioritarios y que deberan ser
considerados por cada institucin al momento de armar su plan anual de capacitacin institucional.

4.5.1. Primer nivel de priorizacin

Los criterios de priorizacin establecidos en este nivel se desprenden de la identificacin y son el nivel de
complejidad que tiene la actividad para el servidor y la frecuencia en que dicha actividad se realiza. Ambos
criterios son variables cuyos valores se encuentran dentro de una escala ordinal. Para efecto de la priorizacin
se asignar un mayor peso a las actividades cuya complejidad sea ms elevada y que se realicen de manera
ms frecuente. En el siguiente cuadro se presentan todos los valores asignados1 a las variables segn su nivel
dentro de cada escala ordinal:

1.

Los valores numricos asignados a cada uno de los elementos que componen ambas escalas ordinales (complejidad y frecuencia) indican que se otorga
un valor mayor a las actividades que resultan ms complejas y a las que se realizan con mayor frecuencia. Adicionalmente es necesario precisar dos
aspectos. Primero, las escalas ordinales son simtricas, es decir, que la diferencia entre los valores numricos es la misma. Segundo, la extensin de la
escala ordinal es mayor para la complejidad (de 1 hasta 5, con intervalos de 1) que para la frecuencia de realizacin (de 1 hasta 3,5, con intervalos de
0,5), ya que dentro de la priorizacin planteada, la complejidad de una actividad tiene un mayor peso que la frecuencia con la que se realiza.

15

Cuadro No. 3. Variable de priorizacin

Variable 1

Complejidad

Escala ordinal

Valor asignado

Variable 2

Escala ordinal

Valor asignado
3,5

Muy fcil

Diaria

Fcil

Semanal

Ni fcil, ni difcil

Mensual

2,5

Difcil

Muy Difcil

Frecuencia

Trimestral

Semestral

1,5

Anual

Fuente y elaboracin: SECAP-MDT, 2015.

Una vez asignados los valores a los diferentes niveles de complejidad y frecuencia, el sistema combina ambos
criterios y, en funcin de dicha combinacin -los valores de ambas se multiplican-, se establecen de forma
cuantitativa, cules son los temas que deben ser considerados de mayor prioridad.
Cuadro No. 4 Valoracin de las variables de priorizacin
Variables de priorizacin

Diaria (3,5) Semanal (3) Mensual (2,5) Trimestral (2) Semestral (1,5)

Anual (1)

Muy fcil

3,5

2,5

1,5

Fcil

Ni fcil, ni difcil

10,5

7,5

4,5

Difcil

14

12

10

Muy difcil

17,5

15

12,5

10

7,5

Fuente y elaboracin: SECAP-MDT, 2015.

Los resultados de esta combinacin (automtica) muestran, por ejemplo, que si un servidor desea mejorar sus
conocimientos en dos actividades distintas; y, considera a la primera de ellas muy difcil y a la segunda, ni fcil,
ni difcil, y a ambas las realiza de manera semanal, se debera dar prioridad a la primera actividad, ya que su
valor de prioridad sera de 15 (5x3) frente a 9 (3x3) de la segunda. Adems, vale resaltar que de ambos criterios
considerados, el nivel de complejidad tiene una mayor importancia segn el anlisis propuesto.

16

4.5.2. Segundo nivel de priorizacin

El segundo nivel de priorizacin se refiere a que los temas de capacitacin prioritarios que se desprenden
de la fase de identificacin siempre debern recibir la validacin conjunta del responsable de cada rea y
del director de la UATH, en funcin de los objetivos e intereses de sus respectivas unidades y teniendo en
consideracin el presupuesto disponible para capacitacin. Es preciso resaltar que el criterio del responsable
de cada rea ser de carcter dirimente.

5. Articulacin con el Plan Anual de

Capacitacin Institucional
5.1. Antecedentes
La elaboracin del plan anual de capacitacin institucional debe tener en cuenta el marco institucional, los objetivos
estratgicos, las necesidades de capacitacin por suplir y el presupuesto requerido para su cumplimiento. Adems,
debe existir una fase que d cuenta de la ejecucin efectiva de lo planificado.
En este marco, la siguiente seccin contiene algunos lineamientos a ser considerados para elaborar el reporte del
plan anual de capacitacin institucional, tanto en la fase de planificacin como de ejecucin.

5.2. Fase de planificacin

La informacin resultante del proceso de identificacin de necesidades de capacitacin, debe constituirse en el
insumo principal para la realizacin del plan anual de capacitacin institucional. Lo ms relevante de esta informacin
son los temas de capacitacin requeridos que han sido identificados, y debidamente caracterizados, a nivel de
servidor e institucin. En virtud de lo anterior, esta informacin debe estar vinculada con la informacin de la unidad
requirente y del servidor a capacitarse. En el siguiente cuadro se muestra dicha articulacin:
Cuadro No. 5 Fase de Planificacin Variables
Informacin institucional

Nombre de la institucin
Ubicacin (provincia y ciudad)
Nivel de desconcentracin

Informacin de la unidad
/ direccin requirente

Nombre de la unidad
Estructura orgnica
por procesos
Nombre del director

Caractersticas demogrficas y ocupacionales del

servidor a capacitarse

Cdula de ciudadana
Nombres y apellidos
Sexo
Edad
Autoidentificacin cultural
Nivel de instruccin
Discapacidad
Enfermedades catastrficas
Denominacin del cargo
Grupo ocupacional
Rgimen laboral
Modalidad laboral
mbito del puesto: nacional, zonal, regional, provincial,
cantonal
Tiempo desempendose en el actual puesto
Tiempo de trabajo en la institucin

Fuente y elaboracin: SECAP-MDT, 2015.

Caractersticas de la capacitacin
requerida
Tema especfico de capacitacin
requerido (Tema resultante de los
dos niveles de priorizacin) [ver
supra 5.5]
rea de capacitacin
Modalidad preferida
Duracin
Carga horaria preferida (diaria)
Das preferidos
Fecha de capacitacin planificada
Nombre de la operadora
Presupuesto individual planificado

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Los actores involucrados en esta fase seran los siguientes:

Directores de rea/ Directores regionales / zonales

Director de talento humano (responsable de la elaboracin del plan)
Direccin financiera (presupuesto)
Autoridades (aprobacin del plan)

Los pasos a seguir para la elaboracin del plan son:

Una vez aplicada la encuesta INC, la plataforma en lnea consolidar los resultados a nivel institucional, las
UATH institucionales debern garantizar el seguimiento de la aplicacin.
Las UATH institucionales deben garantizar que en el plan se incluya a todas las unidades administrativas de
la planta central y a nivel de territorio, es decir, mantener equidad territorial a nivel institucional.
Los responsables de cada unidad administrativa validarn los resultados obtenidos a nivel de temas de
capacitacin, segn los criterios de priorizacin establecidos que tienen un puntaje mayor, y en funcin de los
objetivos e intereses de sus respectivas unidades administrativas.
La UATH institucional analizar la informacin que reporta la plataforma correspondiente a cada unidad
administrativa, a la luz de los objetivos, presupuesto asignado a la capacitacin, y otras variables que sean
de inters de la institucin.
Una vez que la plataforma gener el reporte de resultados, la UATH institucional gestionar e incluir dentro
de la fase de planificacin del plan de capacitacin institucional las siguientes variables: fecha de capacitacin
planificada, nombre de la operadora y presupuesto individual planificado.
La UATH institucional deber generar, en la plataforma, el reporte del Plan Anual de Capacitacin Institucional
aprobado.

5.3. Fase de ejecucin

Finalmente, en la fase de ejecucin se debe especificar todas las caractersticas de los procesos de capacitacin
que efectivamente recibieron los servidores (temas planificados y/u otros procesos que no corresponden a la
identificacin) y el presupuesto ejecutado. En el siguiente cuadro se detallan todas las variables a ser consideradas
en el informe de ejecucin:
Cuadro No. 6 Fase de ejecucin Variables
Informe de Ejecucin

Informacin
institucional

Informacin
de la unidad
/ direccin
ejecutora

Caractersticas
demogrficas y
ocupacionales
del servidor
capacitado
(encuestados en
la INC)

Fuente y elaboracin: SECAP-MDT, 2015.

Caractersticas
de la
capacitacin
ejecutada

Tema especfico de capacitacin recibido (temas planificados y/u otros

procesos que no corresponden a la identificacin)
Modalidad seguida
Duracin total de la capacitacin
Tipo de certificado
Aprobacin del proceso
Nombre de la operadora de capacitacin
Lugar donde se ejecut la capacitacin
Fecha de capacitacin ejecutada
Presupuesto individual ejecutado
Proceso realizado con servidores de la misma institucin o con servidores de
otra institucin pblica.
Proceso orientado a la sensibilizacin en el acceso al trabajo, incorporando
el enfoque de derechos en interculturalidad, intergeneracionalidad,
discapacidad, movilidad humana, gnero, enfermedades catastrficas.

18

La Direccin de Capacitacin del MDT tiene la responsabilidad de consolidar los resultados de los planes de
capacitacin institucional ejecutados por las entidades del sector pblico y elaborar un informe integrado para
conocimiento del Comit Interinstitucional de Formacin y Capacitacin para su monitoreo y evaluacin. En tal
virtud, es necesario que los planes ejecutados por las instituciones pblicas, sean reportados a la Direccin de
Capacitacin, para su monitoreo y evaluacin.

Bibliografa
GTZ, Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin 2011.
Iacoviello, Mercedes, Una experiencia de capacitacin en el Gobierno de la Ciudad
Autnoma de Buenos Aires: obstculos, adaptaciones, logros y recomendaciones, en
VIII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administracin
pblica. Panam, 2003.
Instituto Nacional de la Administracin Pblica, Gua para la evaluacin de necesidades
formativas. Programa de actividades de formacin continua. Madrid, 2002.
Pullido, Noem, Las transformaciones necesarias en la capacitacin de los servidores
pblicos para un estado en transformacin: El proceso de Identificacin de las
necesidades pro necesidades prioritarias de capacitacin gerencial en el sector pblico.
Mxico: Centro Latinoamericano de Administracin para el Desarrollo CLAD, 1999.
SECAP, Estudio de Identificacin de Brechas de Conocimiento en la Gestin Pblica,
2014.
Vivota, Viviana, Nuevos roles en los procesos de capacitacin en los municipios
argentinos. El enfoque de la Ingeniera de Capacitacin. Argentina: IFAM, 1996.

Glosario
Anlisis funcional: El anlisis funcional es una de las formas de aproximacin al contenido de las ocupaciones
desde la ptica de las competencias. La base del anlisis funcional es la identificacin, mediante el desglose o
desagregacin, y el ordenamiento lgico de las funciones productivas que se llevan a cabo en una empresa []2
rea de capacitacin (Clasificacin SENESCYT): Se refiere a las siguientes reas: Educacin, ciencias
sociales periodismo e informacin, artes y humanidades, administracin de empresas y derecho, ciencias naturales
matemticas y estadstica, tecnologas de la informacin y la comunicacin TIC, ingeniera industria y construccin,
agricultura silvicultura pesca y veterinaria, salud y bienestar, servicios, programas y certificaciones genricos.
Capacitacin: Se orienta al desarrollo integral del talento humano que forma parte del Servicio Pblico, a partir
de procesos de adquisicin y actualizacin de conocimientos, desarrollo de tcnicas, habilidades y valores para
la generacin de una identidad tendiente a respetar los derechos humanos, practicar principios de solidaridad,
calidez, justicia y equidad reflejados en su comportamiento y actitudes frente al desempeo de sus funciones de
manera eficiente y eficaz, que les permita realizarse como seres humanos y ejercer de esta forma el derecho al Buen
Vivir.Se clasifican por su duracin en corta, media, y larga3.
Competencia: Es el ejercicio eficaz de las capacidades que permiten el desempeo de una ocupacin, respecto
a los niveles requeridos en el empleo. Es algo ms que el conocimiento tcnico que hace referencia al saber y al
saber - hacer. El concepto de competencia engloba no slo las capacidades requeridas para el ejercicio de una
actividad profesional, sino tambin un conjunto de comportamientos, facultad de anlisis, toma de decisiones,
transmisin de informacin, etc., considerados necesarios para el pleno desempeo de la ocupacin4.
Desconcentracin: Es trasladar los servicios que ofrece una entidad de nivel nacional (ministerio) hacia una de
sus dependencias de nivel zonal, provincial, distrital o circuital. La entidad nacional es la que controla y asegura la
calidad y el buen cumplimiento de los servicios5.
Grupos de Atencin Prioritaria: Son personas que recibirn atencin especializada y prioritaria, tomando en
consideracin variables de interculturalidad, intergeneracional discapacidad, enfermedades catastrficas, movilidad
humana, gnero6.
Grupo ocupacional: Cada nivel estructural y grupo ocupacional estar conformado por un conjunto de puestos
especficos con similar valoracin, independientemente de los procesos institucionales en los que actan. Son
categoras que permiten organizar a los servidores en razn a su formacin, capacitacin o experiencia reconocida.
Los grupos ocupacionales son: profesional, tcnico y auxiliar7.
Identificacin de necesidades de capacitacin: Es un proceso de investigacin que establece las carencias y
deficiencias cuantificables o mensurables existen en los conocimientos, habilidades y actitudes del trabajador y la
norma o patrn de desempeo establecido como requerimiento del cargo. Nos permite identificar en que, a quien,
cuanto y cuando capacitar8.
Modalidad Presencial: Modalidad en que los procesos de enseanza-aprendizaje, se desarrollan con la presencia
fsica del instructor y los participantes, en tiempo real en los diferentes ambientes de aprendizaje.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

8.

Universidad de Champagnat - Licenciatura en RR.HH., Argentina. Anlisis funcional y gestin por competencias. Pgs. 1 y 43.
Asamblea Nacional, Ley Orgnica del Servicio Pblico, LOSEP. Quito, 2010. Pg. 33
Revista Iberoamericana de Educacin Principal, Organizacin de Estados Iberoamericanos OEI. Competencias Laborales, INEM, Espaa
5 SENPLADES. Proceso de desconcentracin del Ejecutivo en los niveles administrativos de planificacin, 2012. Pg. 3.
Asamblea Nacional, Constitucin 2008, Captulo Tercero, Derechos de las personas y grupos de atencin prioritaria. Pg. 30.
No. SENRES-RH-2005-000042, Art. 7.- Los niveles estructurales y grupos ocupacionales se organizan de la siguiente manera: Nivel no profesional:
Auxiliar de Servicios; Asistente Administrativo A; Asistente Administrativo B; Asistente Administrativo C; Tcnico A; Tcnico B. Nivel Profesional:
Profesional 1; Profesional 2; Profesional 3; Profesional 4; Profesional 5; Profesional 6; Especialista en Gestin Pblica. Nivel Directivo: Director Tcnico
de rea, 2005. Pg.4.
Camacho Saskia, Metodologa para la identificacin de necesidades de capacitacin, Mxico, www.saskiacamacho.jimdo.co

Modalidad Virtual: Procesos formativos desarrollados exclusivamente en ambiente de aprendizaje virtual,

mediados por tecnologas de informacin y comunicacin, y apoyados a travs de una plataforma virtual, a partir
de las cuales se motiva el intercambio y colaboracin entre el instructor y los participantes.
Plan Anual de Capacitacin Institucional: Son los procesos de capacitacin programados a nivel de cada
institucin, con periodicidad anual, con base en la identificacin de necesidades de capacitacin.
Procesos de duracin corta: Son aquellos orientados a la actualizacin o complementacin de competencias,
cuya duracin va de 25 a 120 horas clase (reloj) y se ejecutarn en el plazo mximo de dos meses, acorde a su
grado de complejidad9.
Proceso de duracin media: Son aquellos orientados al desarrollo de competencias laborales requeridas en
un campo ocupacional determinado para fomentar el desempeo eficiente y eficaz del participante en el sistema
laboral, con una duracin de 121 a 360 horas clase (reloj), y se ejecutarn en el plazo mximo de seis meses con
una carga horaria mnima de tres horas clase diarias, acorde a su grado de complejidad10.
Proceso de duracin larga: Son aquellos orientados al desarrollo de competencias laborales requeridas en un
campo ocupacional determinado para fomentar el desempeo eficiente y eficaz del participante en el sistema
laboral, con una duracin de 361 a 720 horas clase (reloj) y se ejecutarn en el plazo mximo de un ao, acorde al
grado de complejidad del programa11.
Procesos desconcentrados: Son los que estn encaminados a generar productos y servicios directamente a
los clientes externos, en reas geogrficas establecidas, contribuyendo al cumplimiento de la misin institucional12.
Rgimen laboral: Relacin del servidor con el empleador pblico; puede ser LOSEP, Cdigo del trabajo u otros
regmenes como: magisterio, fuerzas armadas, polica, universidades entre otros.
Rol del puesto: Es el papel que cumple el puesto en la unidad o proceso organizacional, definida a travs de su
misin, atribuciones, responsabilidades y niveles de relaciones internas y externas, para lograr resultados orientados
a la satisfaccin del cliente13.
Sector pblico: El sector pblico comprende: Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva,
Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social; las entidades que integran el rgimen autnomo
descentralizado; los organismos y entidades creados por la Constitucin o la ley para el ejercicio de la potestad
estatal, para la prestacin de servicios pblicos o para desarrollar actividades econmicas asumidas por el Estado;
las personas jurdicas creadas por acto normativo de los gobiernos autnomos descentralizados para la prestacin
de servicios pblicos14.
Servidores pblicos: Son todas las personas que en cualquier forma o a cualquier ttulo trabajen, presten servicios
o ejerzan un cargo, funcin o dignidad dentro del sector pblico15.

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

SECAP, Reglamento de Perfeccionamiento, Capacitacin y Certificacin de Personas, febrero 2015. Pg.12.

Ibd. Pg.12.
Ibd. Pg.12.
SENPLADES. Proceso de desconcentracin del Ejecutivo en los niveles administrativos de planificacin, 2012. Pg. 3.
SENRES-RH-2005-000042, artculo 18, literal a), Pg. 13.
Asamblea Nacional, Constitucin 2008, Art. 225, Quito, Pg.117.
Asamblea Nacional, Constitucin 2008, Art. 229, Quito, Pg.118.

Abreviaturas
INC: Identificacin de Necesidades de Capacitacin
LOSEP: Ley Orgnica del Servicio Pblico
MDT: Ministerio del Trabajo
SECAP: Servicio Ecuatoriano de Capacitacin Profesional
SP: Servidor Pblico
SENESCYT: Secretara Nacional de Educacin Superior, Ciencia, Tecnologa e Innovacin
UATH: Unidades de Administracin del Talento Humano