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Conteo Fsico

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.

Presentacin
Qu es Conteo Fsico?
Cul es la Ruta para Ingresar el Conteo Fsico?
Cules son los Pasos a Realizar a Ejecutar la Opcin de Conteo Fsico?
4.1
Listado de Saldos
4.2
Incorpora Ajustes
4.3
Verificacin de Ajustes
4.4
Informe de Ajustes
4.5
Comprobante de Ajustes
4.6
Muestra Diferencia Entre Conteos
4.7
Listado Diferencias entre Conteos
5. Cules son los Aspectos a Tener en Cuenta en la Opcin de Graba Conteo?

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que aclara el proceso de ingreso y ejecucin
del conteo fsico, este es una forma de control e inclusin de ajustes de una manera
rpida; se debe realizar por cada una de las empresas que tenga el cliente y de
acuerdo a las necesidades del usuario.

CONTEO FISICO
Qu es Conteo Fsico?
El Conteo fsico es una opcin con que cuenta el software, en la cual la empresa puede
a una fecha determinada ajustar su inventario en cantidades y valores; para esto es
necesario que la empresa realice con anticipacin un inventario fsico de la totalidad de
existencias de productos, para luego ser ingresadas al sistema.

Cul es la Ruta para Ingresar el Conteo Fsico?

Para ingresar el conteo fsico se debe ingresar por la Ruta: Inventarios Procesos
Conteo Fsico.

Cules son los Pasos a Realizar a Ejecutar la Opcin de Conteo

Fsico?
Los pasos que se realizan para realizar el Conteo Fsico se encuentran definidos en la
opcin del Men de Conteo Fsico y son:

A continuacin se explicara la funcionalidad de cada uno de ellos:

1. Listado de Saldos
Esta opcin genera un informe donde el sistema lista todos los productos que se
encuentren creados en la empresa; este se puede imprimir y digitar o anotar all las
unidades obtenidas en el conteo de cada uno de los productos con que cuenta la
organizacin. Al momento de ingresar a esta opcin se habilita la siguiente ventana:

1.1

Alfabtico Numrico o Referencia de Fabrica: Es la forma en la cual

se desea visualizar la presentacin del informe

1.2

Mes y Da de Corte: Digitar la fecha de corte en el que se desea generar el

informe con los saldos de cada producto

1.3

Bodegas: Digitar el cdigo de la bodega inicio y fin al igual que la ubicacin

inicio y fin donde se encuentren los productos que se desean tener en
cuenta en la generacin del listado

Importante:
El informe se puede generar de una sola, de un rango o de todas
las bodegas

1.4

Rango de Productos: Digitar el Cdigo del producto desde y hasta el cual

se desea generar el listado, para solicitar que el informe contenga todos los
productos los campos se deben pasar con enter

1.5

Todo el Inventario: Independientemente de las bodegas seleccionadas y

del movimiento que tengan, el sistema listar todo el inventario existente en
el Catlogo de Productos.

1.6

Incluidos en sta bodega: El sistema lista nicamente los productos que

se encuentren en cada una de las bodegas seleccionadas, que hayan tenido
movimiento a la fecha de corte digitada en la parte superior.

Importante:
En caso de haber seleccionado varias bodegas, el sistema hace corte
por cada una de ellas

1.7

Desea Cantidades a 5 decimales: Si desea que la columna de saldos de

productos se genere con cinco decimales en caso de no marcar solo
generara los saldos a dos decimales

Ejemplo.

Saldo en Cantidades a dos Decimales

Saldo en Cantidades a cinco decimales

1.8

Incluye Productos Tipo Servicios: El sistema permite incluir en el

listado de Productos aquellos que en su tabla de inventarios se catalogaron
como servicios; de igual forma a ellos no se les controla el saldo de
inventarios por ello la columna de Saldo siempre aparecer en blanco

1.9

Descripcin Referencia Ambos: Es la forma de presentacin del

informe en cuanto al nombre de los productos

1.10

Muestra Ubicaciones del Catalogo de Productos: Este campo hace

referencia si se requiere que en la impresin del informe tambin se puedan
visualizar las ubicaciones que se ingresaron en el catalogo de productos

Importante:
NO SON LAS MISMAS UBICACIONES QUE SE ASIGNAN A LAS BODEGAS

Ejemplo.

1.11

Incluye Productos: Es una divisin del informe, la cual permite generarlo

por productos activos inactivos o Todos
Importante:
Esta marcacin el sistema la lee del catalogo de productos de la casilla
; al estar seleccionada esta activo de lo contrario el producto
se encuentra inactivo

1.12

Sin saldos: Al seleccionar esta opcin, en la impresin del informe el

sistema no muestra el saldo de los productos, esta columna la muestra en
blanco

1.13

Con Saldo en Bodega: Esta opcin hace referencia si se requiere o no ver

en el informe todos los productos tengan o no saldos

Ejemplo.

Sin seleccionar la opcin el sistema en el informe trae todos los productos

tengan o no tengan saldo en cantidades

Al seleccionar la opcin en el informe solo se presentaran los productos

que tengan saldo

En este informe se visualiza donde se encuentra el producto (Bodega y Ubicacin), al

igual que la informacin del producto (lnea, grupo, cdigo, descripcin y/o referencia),
trae una columna con el saldo del producto, otra para ingresar manualmente las
cantidades encontradas en el conteo y una ltima para colocar la diferencia sea esta
positiva o negativa.

La presentacin General del Informe de Listado de Saldos es:

Importante:
El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel; su
funcionalidad bsica es poder entregar el listado de los productos con
que cuenta la empresa a la(s) persona(s) que realizaran el conteo fsico
de los inventarios para que se digiten all las cantidades existentes en
cada una de las bodegas y ubicaciones cuando estas ltimas apliquen.

2. Incorpora Ajustes
En esta opcin se debe ingresar el Conteo fsico que se haya realizado, este conteo se
debe realizar por cada una de las bodegas y ubicaciones que est utilizando la
empresa. Al ingresar a esta opcin se habilita la siguiente ventana:

2.1

Calcula Saldos:

Esta opcin es de uso obligatorio; calcula las existencias de todos los productos por
cada una de las bodegas y ubicacin que existan a la fecha de generacin. Es la
primera opcin a ejecutar para realizar la posterior incorporacin de los ajustes. All
se habilita la siguiente ventana:

Se recomienda siempre seleccionar la opcin de Todos; luego el sistema solicita la

forma de realizar el ordenamiento (Alfabtico Numrico o Referencia de fabrica y la
fecha de Corte a la cual se va a correr el calcula saldos (Mes y Da)

Luego se habilita la siguiente ventana, para diligenciar los campos de acuerdo a las
necesidades del usuario

Donde solicitara el rango de bodegas, ubicaciones y productos, adicional solicita otros

datos que se vern reflejados en la impresin del informe.

Importante:
El sistema genera un informe del proceso de calcula saldos, el cual se
puede generar en vista preliminar, impreso o Excel.

2.2

Graba Conteo:

En esta opcin el sistema de manera automtica trae uno a uno todos los
productos que maneja la empresa, para que el usuario ingrese las cantidades del
conteo realizado por la empresa por cada una de las bodegas y ubicaciones.

Importante:
La mayora de las empresas realiza mnimo dos conteos, esto con la
finalidad de tener una mayor confiabilidad; SIIGO permite incorporar
hasta tres tipos de conteo

Al momento de ingresar a esta opcin el sistema habilita la siguiente ventana:

2.2.1 Conteo 1 Conteo 2 Conteo 3: Cuando se ingresa a cualquiera de los

tres conteos se presenta la siguiente ventana:

a. Graba Nuevos: Esta opcin se utiliza para grabar aquellos productos que por
alguna razn no aparecieron en el listado de saldos pero fsicamente si se
tienen existencias. Para incluir la informacin es necesario digitar la Bodega y
Ubicacin, el cdigo del producto y la cantidad encontrada en el conteo fsico

b. Graba Conteo Fsico: En esta opcin el sistema trae de manera automtica

por cada una de las bodegas y ubicaciones todos los productos y la cantidad
que reporto el calcula saldos.
Se debe seleccionar entre Alfabtico, Numrico, Referencia; esta seleccin
tendr efecto en la forma que el sistema mostrar la informacin para ser
capturada.

La cantidad de productos permite ser modificada de acuerdo a las unidades reportadas

en el conteo fsico, esta modificacin se debe realizar en la casilla llamada conteo

Importante:
Cada vez que el sistema va trayendo un producto informa la bodega,
ubicacin, descripcin y cantidad reportada en el calcula saldos; esta
cantidad es informativa y puede ser modificada por la cantidad
registrada en el conteo fsico de existencias

2.2.2 Cierre de Conteo: Al momento de terminar de ingresar el conteo de todos

los productos se debe realizar el Cierre, esta opcin sirve para proteger la
informacin registrada en el conteo; al usar esta funcionalidad el sistema
NO permite realizar ningn tipo de modificacin en cantidades o
incorporacin de mas productos en el conteo.

Al ingresar al Cierre de Conteo, se habilita la siguiente ventana:

En la cual se debe indicar el nmero del conteo que se desea cerrar

Importante:
En caso que se requiera modificar algo y el conteo ya se encuentre
cerrado es necesario reabrirlo, para ello se debe ingresar a la opcin
de Cierre de Conteo, digitar el numero de conteo y utilizar la tecla de
Funcin F9 o el icono

Cules son los Aspectos a Tener en Cuenta en la Opcin de

Graba Conteo?
Algunos de los aspectos ms importantes que se deben tener en cuenta al momento
de grabar conteos fsicos son:

Para modificar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado

despus de grabar el conteo; se debe ingresar al Conteo en el cual se grabo en
la opcin: Graba Conteo Fsico all digitar la bodega, ubicacin, cdigo del
producto y corregir la cantidad

Se pueden modificar las cantidades ingresadas en un conteo siempre y cuando

el conteo fsico no haya sido cerrado

En caso haber cerrado el conteo, se pueden modificar las cantidades ingresadas

en el, pero es necesario primero reabrir el conteo para poder realizar las
modificaciones requeridas

El sistema permite trabajar hasta tres diferentes conteos, esto con la finalidad
de tener una mayor confiabilidad en la informacin digitada

El sistema permite ingresar tres conteos en caso de requerirlos es importante

realizar el cierre de un conteo con la opcin Cierre Conteo para poder pasar al
siguiente

Si la cantidad de productos reportada por el sistema corresponde a la cantidad

del conteo se debe digitar este mismo valor en la casilla de conteo; en caso de
dejar la cantidad del conteo en ceros, el sistema asume que el nuevo saldo de
ese producto es ceros

La cantidad de producto digitada NO es la diferencia entre el conteo fsico y el

inventario del sistema.

El sistema NO realiza operaciones matemticas (suma o resta) solo se digita la

cantidad total encontrada en el inventario fsico, para que el programa realice la
contabilizacin necesaria al momento de contabilizar el ajuste a la deferencias
encontradas mediante el Comprobante de Ajuste

2.3

Archivo Plano:

Esta opcin sirve para que por medio de un archivo plano se realice la
incorporacin del conteo fsico. Este archivo se puede realizar en una hoja
electrnica como por ejemplo Excel y ser personalizada de acuerdo a las
necesidades que tenga la empresa y con unos campos especficos

Al ingresar a esta opcin se habilita la siguiente pantalla:

2.3.1 Disea: En esta opcin se crea la estructura del archivo plano que el usuario
debe crear o definir. Al ingresar al diseo del archivo plano se habilita la siguiente
ventana:

Posicin Inicial Posicin Final: El sistema habilita estos dos campos para
ingresar hasta tres posiciones numricas, en las cuales se debe digitar el
numero de la columna donde inicia y donde termina cada una de las variables
Nombre del Campo: El sistema presenta el listado de las variables o campos
que se pueden incluir en el archivo plano
Importante:
No es necesario incluir todas las variables

Longitud del Campo: El sistema realiza el clculo de manera automtica

leyendo la posicin inicial y final
Ejemplo.
VARIABLE
Cdigo Bodega
Cdigo
Ubicacin
Cdigo
Producto
Descripcin
Producto
Conteo 1
Conteo 2
Conteo 3

NOMBRE
CAMPO
Bodega
Ubicacin

POSICION
INICIAL
001
005

POSICION
FINAL
004
007

LONGITUD
DEL CAMPO
4
3

Producto

008

020

13

Descripcin

021

070

50

Cantidad
Conteo Uno
Cantidad
Conteo Dos
Cantidad
Conteo Tres

71

80

10

81

90

10

91

100

10

Importante:
Lo anterior es solo un ejemplo de algunas variables y posiciones
como se debe disear un archivo plano en SIIGO, luego de esto se
debe disear el archivo plano en una hoja de clculo con las
caractersticas que aqu se definieron para la posterior incorporacin.

2.3.2 Incorpora: En esta opcin el sistema permite incluir la informacin del conteo
fsico por medio de archivo plano, para ello el sistema valida si los datos consignados
en la hoja de clculo corresponden al diseo definido en SIIGO
All el sistema habilita la siguiente ventana:

Se debe indicar la ruta completa y el nombre del archivo plano con la extensin el cual
contiene la informacin del conteo fsico
Importante:
Se recomienda guardar este archivo plano en el directorio de la
empresa en la cual se va a subir la informacin

2.3.3 Listado: En esta opcin el sistema permite ver la definicin del archivo plano
realizada en SIIGO; solo se puede generar por pantalla y es necesario que de esta
misma forma se deben incluir los parmetros en la hoja de clculo

3. Verificacin de Ajustes
En esta opcin el programa permite generar un informe nicamente por pantalla y se
utiliza despus de haber ingresado el conteo fsico por la opcin de graba conteo, aqu
el sistema genera un listado que permite verificar los saldos de inventario de SIIGO
contra los saldos encontrados en el conteo fsico y la diferencia registrada. Al ingresar
a esta opcin se habilita la siguiente ventana:

Importante:
Este informe se genera por cada uno de los tres conteos y el
programa permite combinar conteos (SOLO DOS), para encontrar las
diferencias entre ellos

Ejemplos.

Informe de Diferencias de UN Conteo

Informe de Diferencias combinando DOS conteos

4. Informe de Ajustes
En esta opcin el sistema permite generar un informe por vista preliminar, impreso o
en Excel, de las diferencias encontradas entre el saldo de inventario de SIIGO y los
saldos incorporados al sistema como nuevo saldo en cada uno de los tres conteos.
Para la generacin de este listado el sistema solicita confirmacin de con cual conteo
se realizara el anlisis y calculo para reflejar en la columna de diferencia

Importante:
La diferencia que relacione ste informe sern las unidades que el
programa cargar como asiento contable en el comprobante de
ajustes

5. Comprobante de Ajustes
En esta opcin se registran contablemente los ajustes correspondientes a las
diferencias encontradas entre el saldo del Inventario de SIIGO y el saldo del conteo;
estos ajustes pueden ser solo en cantidades o en valores y cantidades.

Importante:
Para realizar la contabilizacin del comprobante de ajustes, el
sistema solicita confirmacin sobre cual conteo se debe tener en
cuenta para el clculo de las diferencias y as mismo realizar el
registro contable

Al ingresar a esta opcin se habilita la siguiente ventana:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente

contabilizacin del documento de ajuste.

la

elaboracin

Importante:
El programa toma la fecha con la que se ingresa al sistema, pero de
igual forma salvo que no se tenga restriccin con clave de usuario el
software permite cambiar solo el da de elaboracin del documento.

Tipo: Hace referencia al Tipo de Documento en el cual se va a contabilizar el

ajuste, para ello se recomienda realizar el proceso en un Documento Tipo L; el
cual debe estar previamente definido

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que ser afectado en la

contabilizacin del documento, con la tecla de Funcin F2 o binoculares permite
consultarlos.

Importante:
Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo est manejando
subcentro de costo el sistema tambin lo solicita en la segunda casilla.

Nit: Se puede digitar el Nit o se puede realizar la bsqueda con el icono de los
binoculares
o con las teclas de funcin F2 (bsqueda alfabtica) o F3
(bsqueda numrica)

Importante:
Por ser un proceso interno de la organizacin se recomienda digitar
el Nit de la empresa

Conteo 1 Conteo 2 Conteo 3: El sistema solicita confirmacin sobre cul

de los tres conteos el programa internamente debe leer para comparar con el
saldo en SIIGO y encontrar las diferencias

Tiene Relacin Centros Costos/Bodegas: Seleccionar en caso que la

empresa en su control interno maneje asociacin directa ente los Centros de
Costos y las Bodegas, de lo contrario dejar en blanco

Esta Seguro: Al seleccionar esta casilla el programa inicia la contabilizacin del

documento, para ello se despliega una ventana en donde se debe asignar el
tipo de registro a realizar y que cuentas contables sern afectadas al momento
de contabilizar el ajuste:

En caso de marcar la opcin Desea llevar el ajuste contra la Cuenta de Costos de

Inventario, el sistema automticamente contabilizara el documento a la cuentas
contables de Inventarios (14) contra el Costo de Ventas (61), de no seleccionar
esta casilla el sistema solicitara las cuentas de Utilidad y Prdida para el Inventario

Importante:
Las cuentas contables aqu digitadas deben estar previamente
creadas por el modulo de contabilidad. En caso de llevar el ajuste
contra la cuenta de costos, el sistema toma las cuentas de
inventarios y costo de ventas que se encuentran asociadas en la
apertura de Lneas y Grupos (Tablas de Inventarios) del producto al
cual se le debe contabilizar el ajuste

Al momento de terminar la contabilizacin del Ajuste el sistema genera en pantalla un

informe:

En este listado el sistema presenta todos los productos a los cuales se les realizo
ajuste en cantidades, en que documento y secuencia quedo la contabilizacin y que
conteo se tuvo en cuenta para el clculo de las diferencias

Importante:
En este proceso el sistema NO imprime de forma inmediata el
documento solo genera el informe; en caso de requerir la impresin
del Documento se debe ingresar por el modulo de Documentos
Impresin de Documentos Previos
Ejemplos
1. Marcando la Opcin de Llevar el Ajuste contra la Cuenta de Costos de
Inventario
a. Si se encuentran MENOS unidades en el conteo fsico que saldos en el
Inventario de SIIGO el sistema registra una salida al inventario, contra una
entrada al costo de ventas.
CUENTA CONTABLE
613505
143505

NOMBRE
Costo de Ventas
Inventarios

DEBITO
$ 100.000
-

CREDITO
$ 100.000

b. Si se encuentran MAS unidades en el conteo fsico que saldos en el Inventario

en SIIGO, el sistema registra una entrada al inventario y una salida al costo de
ventas.
CUENTA CONTABLE
143505
613505

NOMBRE
Inventarios
Costo de Ventas

DEBITO
$ 100.000
-

CREDITO
$ 100.000

2. Sin Marcar la Opcin de Llevar el Ajuste contra la Cuenta de Costos de

Inventario
a. Si se encuentran MENOS unidades en el conteo fsico que saldos en el
Inventario de SIIGO; el sistema registra una salida al inventario, contra una
salida a la cuenta de prdidas digitada al ingresar a esta opcin.
CUENTA CONTABLE
143505
531040

NOMBRE
Inventarios
Perdida

DEBITO
$ 100.000

CREDITO
$ 100.000
-

b. Si se encuentran MAS unidades en el conteo fsico, que saldos en el Inventario

de SIIGO, el sistema registra una entrada al inventario contra una salida a la
cuenta de utilidad digitada al ingresar a esta opcin.
CUENTA CONTABLE
143505
429530

NOMBRE
Inventarios
Ingresos

DEBITO
$ 100.000
-

CREDITO
$ 100.000

Importante:
Si el ajuste se realiza en valores se toma como base el costo
promedio del producto calculado por SIIGO

6. Muestra Diferencia Entre Conteos

En esta opcin se genera un informe por pantalla en el cual se pueden revisar las
diferencias entre DOS conteos; para ello el programa pregunta cuales son los conteos
a comparar y como se quiere visualizar si a nivel numrico, alfabtico o por referencia

7. Listado Diferencias entre Conteos

En esta opcin se genera un informe por vista preliminar, impreso o en Excel en el cual
se pueden revisar las diferencias entre DOS conteos; para ello el programa pregunta
cuales son los conteos a comparar y como se quiere visualizar si a nivel numrico,
alfabtico o por referencia