CODIGO: PR-OP-TR007

VERSIN: 2

TRANSPORTE SECUNDARIO
TERRESTRE

ACTUALIZACIN:
25/Abr/2012
EMISIN:
17/Feb/2010

1. OBJETIVO
Realizar el transporte terrestre de piezas postales de un Centro Operativo o
central de tratamiento origen a un Centro Operativo o central de tratamiento
destino. Para asegurar las mismas condiciones en que fueron entregados los
envos.

2. ALCANCE
Aplica para el transporte va terrestre a nivel nacional, de todos servicios
ofrecidos en el portafolio, inicia en ubicar el vehculo en zona de cargue y
descargue del centro operativo origen y finaliza con entregar las piezas
postales en el Centro Operativo destino.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1 DEFINICIONES

Cargue: Entrega del correo por parte de las oficinas al vehculo.

EMS: Servicio de Correo Expreso que conecta de forma rpida con el

mundo, brindando permanente seguimiento y control. El servicio es
nicamente a nivel internacional.

Entrega: Entrega del correo en la central de tratamiento.

Cambio de Custodia: Momento en el que el correo pasa de ser

responsabilidad de una persona, proceso o seccin a otra.

Manifiesto de Despacho o de Carga: Es el documento que contiene toda la

relacin de las guas que comprenden los envos.

Pieza Postal: Es un recipiente (saca, canasta, caja, etc.) en el cual se

agrupan los envos con el fin de transportarlos entre los diferentes puntos del
procesos postal. Su identificacin es un marbete, si es saca consolidada se
identifica con el manifiesto. Es la agrupacin de envos postales con un
mismo origen y un mismo servicio

Puntear: Proceso de verificacin de un Manifiesto de Despacho o Planilla de

Relacin de Envos que garantiza la cadena de custodia.

Saca: Recipiente (pieza postal) de lona que sirve para agrupar varios envos
de un mismo servicio que van para un destino comn, su peso mximo debe
ser de treinta (30) kilos.

Centro Operativo: Denominacin utilizada para todo lugar donde se lleve a

cabo alguna operacin de tipo postal en SPN.

Central de Tratamiento: Centro operativo de SPN que agrupa las unidades

de procesamiento, almacenamiento de paquetera internacional, admisin
corporativa, centro operativo de exportacin, unidades de recibo, despacho y

de rezagos, recibe los envos de los puntos de venta y de otras centrales de

tratamiento para su respectivo procesamiento, encaminamiento y despacho.

Ruta Certificada: Ruta de transporte en la cual el Subproceso de tratamiento

realiza el cierre con precinto del vehculo con destino a otra Regional, no se
realiza cambio de custodia al personal de transporte.

3.2 ABREVIATURAS

A: Actuar

CTP: Central de Tratamiento Postal.

dh: Da hbil

H: Hacer

P: Planear

SPN: Servicios Postales Nacionales S.A.

UDSP: Unidad de Despachos.

UPA: Unidad de Procesamiento Aduanero

UPAQ: Unidad de Procesamiento Paquetera.

UPCC: Unidad de Procesamiento Correo Certificado.

UPEX: Unidad de Procesamiento Correo Expreso.

UPIS: Unidad de Procesamiento Internacional Saliente.

GPS: Global Positioning System (Sistema de Posicionamiento Global)

URCB: Unidad de Recibo.

V: Verificar

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Seguridad y documentacin de vehculos.

4.1.1. Todo vehculo debe cumplir con los requerimientos fsicos y mecnicos
y contar con la documentacin actualizada de acuerdo con la normatividad
vigente.
4.1.2. Todo conductor debe contar con la documentacin actualizada exigida
por la normatividad vigente.
4.1.3. La verificacin de las condiciones fsico mecnicas y de
documentacin se registra en el formato Lista de Chequeo para Vehculos
PR-OP-TR-007-FR-001. La verificacin Se hace diariamente visualmente y
en el formato Lista de Chequeo para Vehculos PR-OP-TR-007-FR-001
semanalmente.
4.1.4. Cuando un vehculo y/o conductor no cumpla con las condiciones
descritas en la Lista de Chequeo para Vehculos PR-OP-TR-007-FR-001, se
debe enviar un informe con los aspectos que se deben corregir y solicitar el
cambio o la reposicin del vehculo y/o conductor a la empresa transportista.

4.2 Estado de la pieza postal.

4.2.1 La pieza postal debe ir correctamente insaculada y precintada con su

respectiva documentacin.

4.2.2 Las piezas postales no deben presentar condiciones que impidan su

trnsito normal como destilacin de lquidos, acceso a contenido, mercancas
peligrosas, elementos de prohibida circulacin

4.3 Flota de vehculos.

El profesional de gestin Logstica (Rol transporte y movilizacin alcance

Nacional/regional)/ supervisor (Rol transporte areo), debe solicitar al counter
de la transportadora el listado de la flota vehicular que se debe utilizar para el
cargue de los vehculos y las condiciones contratadas (capacidad, de carga
del vehculo).

4.4 Parada en Centro Operativo

4.4.1 En cada parada, el conductor vehculo o Auxiliar operativo tipo B (rol

vehculo) deben verificar las piezas postales y manifiestos que correspondan
a ese centro operativo.
4.4.2 El conductor vehculo o Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo) debe
recoger las piezas postales de ese Centro Operativo que van para la regional
de destino u otro Centro Operativo prximo, con el Manifiesto de Despacho
CP-OP-001-FR-006 y Salida de transporte respectivo.
4.4.3 El documento Manifiesto de Despacho CP-OP-001-FR-006 y Salida de
transporte debe estar firmado por el Lder punto operativo, se recoge en la
siguiente visita por el conductor vehculo o Auxiliar operativo tipo B (rol
vehculo).

4.5 Rutas Certificadas

4.5.1 Para el cargue de rutas certificadas, el cargue del vehculo se realiza

por el Auxiliar operativo tipo B (rol tratamiento) y debe ser precintado por el
Profesional de Gestin Logstica (Rol tratamiento alcance nacional/regional)

4.6 Descargue de piezas postales

4.6.1 El cargue y descargue de las piezas postales se debe hacer en

presencia del responsable del Centro Operativo, o Profesional de Gestin
Logstica (Rol transporte y movilizacin alcance nacional/regional) o
Supervisor (Rol transporte areo).
4.6.2 La recepcin de las piezas postales en los Centros Operativos en los
cuales es necesario hacer paradas y no se encuentra el responsable en el
momento de la entrega, se realiza al siguiente da hbil por el Lder punto
operativo mediante la firma del Manifiesto de Despacho CP-OP-001-FR-006
y Salida de transporte respectivo.

4.7 Planeacin del procedimiento

4.7.1 La planeacin del procedimiento debe estar alineada con la planeacin

estratgica y debe elaborarse anualmente.
4.7.2 La Vicepresidencia de Operaciones debe establecer la frecuencia de la
presentacin de informes de la Jefatura Nacional de Transporte y
Movilizacin.
4.7.3 El Jefe Nacional de Transporte y Movilizacin es responsable de la
supervisin integral del procedimiento y sus indicadores.
4.7.4 Es responsabilidad del rea elaborar, analizar y realizar los cambios en
los indicadores diseados en la planeacin estratgica.

4.8 Otras condiciones

4.8.1 En caso de contingencia por fallas en la herramienta SIPOST, se deben

utilizar las herramientas con las que se cuenta como Excel, Access, entre
otros o realizar la operacin manualmente.

5. REFERENCIA NORMATIVA

NTC GP 1000

NTC ISO 9000

Ley 1369 del 2009

Resolucin 3038 de 2011

Resolucin 3095 de 2011

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

CDIGO
N/A

TITULO
Salida de Transporte

CP-OP-001Manifiesto de despacho
FR-006
PR-OP-TRLista de Chequeo para Vehculos
007-FR-001
PR-SI-006

Control de Servicio No Conforme

PR-OP-TT009

Tratamiento de Paquetera Internacional

PR-OP-TR005

Corra Distribucin

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No.
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIN ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1.

INICIO
Inicio

2.

Ubicar el vehculo en zona de cargue y descargue,

Ubicar el vehculo en zona teniendo en cuenta las prioridades de salida del
de cargue y descargue correo (correo express y corra)

Para ubicar el vehculo en zona de cargue y

descargue, se debe tener en cuenta la condicin
general 4.1
Los vehculos utilizados para el transporte de las piezas postales son los
registrados de acuerdo a la condicin general 4.3
TIPO: H
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)

3.

Recibir las piezas postales relacionadas en el

Recibir la documentacin manifiesto de despacho y Salida de transporte.
y las piezas postales

Las piezas postales deben ser verificadas de acuerdo a la condicin general

4.2
En caso de encontrar novedad, continuar con procedimiento Control de
servicio no conforme
TIPO: V
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)

4.

Cargar las piezas postales en el vehculo, de

Cargar las piezas postales acuerdo a paradas y especificaciones de tamao y
peso de cada envo o pieza postal.
en el vehculo

Si se trata de una ruta certificada, esta se debe

hacer de acuerdo a condicin general 4.5
TIPO: H
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)
Auxiliar operativo tipo B (Rol tratamiento)

5.

Precintar y autorizar la
salida del vehculo

Cerrar puertas traseras del vehculo, colocar

precinto en puerta trasera del vehculo, para que
los envos no sean manipulados en el trayecto.
Reportar el nmero de precinto al Profesional del
Centro Operativo o CTP destino va correo
electrnico

TIPO: H
Supervisor de Transportes

Correo Electrnico
6.

Revisar y firmar el Manifiesto de despacho y la

Salida de transporte en el campo Transportista:
Revisar y firmar el
manifiesto de despacho y Nombre y/o sello, fecha y hora de recepcin de
la salida de transporte piezas postales de las rutas
TIPO: V
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)
Manifiesto de despacho
Salida de transporte
7.

Realizar desplazamiento al Centro Operativo o

Realizar desplazamiento a Regional destino con las piezas postales.
otro centro operativo

Ingresar al Centro Operativo y ubicar vehculo en la

zona de cargue y descargue.

Al momento de ubicar el vehculo en el Centro

Operativo, se debe tener en cuenta la condicin general 4.4
TIPO: H
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)

8.

Realizar la apertura del vehculo y verificar el

Realizar la apertura del nmero de precinto del formato Salida de
transporte.
vehculo

TIPO: H
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)

9.

Descargar envos del Vehculo.

Descargar las piezas
postales del vehculo

Verificar la cantidad de piezas postales

descargadas Vs los registrados en el Manifiesto de
despacho del Centro Operativo de origen.

El descargue de piezas postales se debe hacer de

acuerdo a la condicin general 4.6
Nota: en caso de encontrar novedad, continuar con procedimiento Control de
servicio no Conforme.
TIPO: V
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)

10.

Entregar las piezas

postales en el centro
operativo

Entregar las piezas postales al Auxiliar operativo

tipo b (rol tratamiento) del Centro Operativo.
Firmar y entregar Manifiesto de despacho y Salida
de transporte Auxiliar operativo tipo b (rol
tratamiento) del Centro Operativo.
Esta actividad se realiza nicamente para rutas

certificadas.
Continuar con el procedimiento, segn sea el caso:
Apertura, Clasificacin y Despacho de Paquetera
Apertura, Clasificacin y Despacho de Documentos y Paquetera sin

Seguimiento
Tratamiento de Paquetera Internacional
Corra Distribucin
Tipo: H
Tiempo actividad 1-10: 1 dh
Conductor vehculo
Auxiliar operativo tipo B (rol vehculo)
Manifiesto de despacho
Salida de transporte
11.

FIN
FIN

8. DIAGRAMA DE FLUJO BAJO LA METODOLOGA SIPOC

FLUJOGRAMA SIPOC TRANSPORTE SECUNDARIO TERRESTRE

9.SOFTWARE Y HARDWARE

10. RESUMEN DE ACTIVIDADES

12. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS

8. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS:

VERSIN

FECHA
APROBACI CRITERIO(S)
N
30/Mar/2012

30/Mar/2012

CAMBIO

Objetivo

Se actualiz de acuerdo a los propsitos del rea.

Alcance

Se complement el alcance con la descripcin

general de las actividades que se asocian al
transporte secundario terrestre.

30/Mar/2012

Se adicionaron las siguientes definiciones de

palabras clave:
Definiciones Centro Operativo
Central de tratamiento
Ruta certificada

30/Mar/2012

Se adicionaron las siguientes abreviaturas:

A: Actuar
dh: da hbil
Abreviaturas H: Hacer
P: Planear
V: Verificar
GPS:

30/Mar/2012

Se Agrupo de acuerdo a los requerimientos y

especificaciones de proceso, con el objetivo de dar
cumplimiento a la normatividad que administra dentro
de la operacin.
Se incluyeron las siguientes condiciones:
4.1 Seguridad y documentacin de vehculos.
Condiciones
4.2 Estado de la pieza postal.
Generales
4.3 Flota de vehculos
4.4 Parada en Centro Operativo
4.5 Rutas Certificadas
4.6 Descargue de piezas postales
4.7 Planeacin del procedimiento
4.8 Otras condiciones

30/Mar/2012

Referencias Se describi la referencia normativa, de acuerdo a

Normativas las especificaciones de cada una de estas:
NTC GP 1000 Norma Tcnica de Calidad en la
Gestin Pblica
NTC ISO 9001 Norma Tcnica Colombiana de
Sistemas De Gestin De La Calidad.
Ley 1369 del 30 diciembre de 2009

 Resolucin 3038 de 2011

Resolucin 3095 de 2011

Se incluyeron los siguientes registros, donde dan

cumplimiento a cada una de las especificaciones de
Documentos la operacin:
30/Mar/2012
y registros PR-OP-TT-003 Apertura, clasificacin y despacho
referenciados de paquetera
PR-OP-TT-002 Apertura, clasificacin y despacho
de documentos y paquetera sin seguimiento
Se eliminan las condicionales 4, 8, 13,18, debido a
que se incluye en el desarrollo de las actividades.

30/Mar/2012

Se unifican las actividades 11,12; 15, 16,17; debido a

Descripcin que se incluyen en el desarrollo del procedimiento.
del
procedimient Se incluyen las actividades 8 debido a que se
o
requieren en el desarrollo del procedimiento.
Se actualiza el contenido del flujograma para dejar
nombres cortos, especficos y sin la descripcin
incluida.

30/Mar/2012

Estructura

Se incluyeron los componentes de acuerdo al

procedimiento Elaboracin y Estructura de
documentos.
1 Flujograma SIPOC.
2 Software y Hardware utilizado.
3 Resumen de actividades.
4 Control y seguimiento de procedimientos.