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SISTEMA ELECTRNICO DE

CONTRATACIONES DEL ESTADO


- SEACE MDULO DEL PLAN ANUAL DE
CONTRATACIONES (PAC)
Versin 2.9

MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES


PBLICAS
Versin 2.0
REGISTRO DE INFORMACIN EN EL PLAN
ANUAL DE CONTRATACIONES

PRODUCTO:

MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES PBLICAS

MDULO:

MDULO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

CONTENIDO

INTRODUCCIN ................................................................................... 3
1. Ingreso al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE. ........... 4
2. Ingreso al Mdulo del Plan Anual .......................................................... 4
3. Mdulo del PAC ............................................................................... 5
3.1.
Resumen de los submens del Mdulo Plan Anual ..................... 6
4. Submens del Mdulo del PAC............................................................. 7
4.1.
Notificaciones ....................................................................... 7
4.2.
Presupuesto Institucional de Apertura P.I.A. .......................... 9
4.3.
Datos generales .................................................................. 11
4.4.
Procesos del Plan Anual ....................................................... 18
4.5.
Lista de modificaciones ........................................................ 25
4.6.
Modificaciones por Versin ................................................... 27
4.7.
Versiones ........................................................................... 28
4.8.
Procedimientos con tems no Programados ............................. 30
5. Conceptos adicionales ..................................................................... 31
5.1.
Versiones del Plan Anual ...................................................... 31
5.2.
Estados de una versin del Plan Anual ................................... 31

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Asunto: Registro de informacin en el Plan Anual de Contrataciones (PAC)

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MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES PBLICAS

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MDULO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

INTRODUCCIN
Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado estn en la
obligacin de registrar informacin relacionada con su Plan Anual de
Contrataciones (PAC), los procesos de seleccin, los contratos y su ejecucin, y
todos los actos que requieran ser publicados en el Sistema Electrnico de
Contrataciones del Estado SEACE.
En el caso particular del PAC las entidades realizan el registro de la programacin
de sus contrataciones, asimismo las modificaciones respectivas, los mismos que
son publicados en el SEACE.
Asimismo, como parte de la mejora continua del SEACE, el OSCE ha desarrollado
la versin 2.9 del Mdulo Plan Anual de Contrataciones (PAC), al cual se puede
acceder con el mismo Certificado SEACE (usuario y contrasea), adems este
mdulo mantiene las mismas funcionalidades y pasos para el registro y
modificacin del PAC.
En ese sentido, se ha elaborado el presente manual para los usuarios-funcionarios
de las entidades pblicas, documento que constituye una ayuda bsica que
describe las funcionalidad de Notificacin, P.I.A. Datos Generales, Procesos del
Plan, Lista de Modificaciones, modificaciones por versin, versiones y
procedimiento con tems no programados.

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REGISTRO DE INFORMACIN EN EL PLAN ANUAL DE


CONTRATACIONES
1. Ingreso al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE.
El ingreso al sistema para el registro de informacin relacionada con su Plan Anual de
Contrataciones, los procesos de seleccin, los contratos y su ejecucin se har a travs
del portal Web del SEACE cuya direccin electrnica es: www2.seace.gob.pe.

En esta pgina deber seleccionar la opcin Acceso usuarios registrados".

2. Ingreso al Mdulo del Plan Anual


Con la seleccin anterior, visualizamos la pgina de acceso a los diversos mdulos del
SEACE. Cabe indicar, que a esta pgina tambin puede ingresar directamente desde la
direccin https://zonasegura.seace.gob.pe
Para ingresar al mdulo del PAC deber seleccionar la opcin Acceso al PAC, y
presionar el botn
.

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Luego del cual debe utilizar el Certificado SEACE (Usuario y Contrasea) para
autenticacin en el sistema y presionar el botn
.

3. Mdulo del PAC


El mdulo del PAC cuenta con submens que le permiten registrar toda la informacin
respecto de su Plan Anual de Contrataciones. Para visualizar las opciones debe
seleccionar la pestaa principal: Plan Anual.

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3.1.Resumen de los submens del Mdulo Plan Anual


El mdulo del Plan Anual cuenta con los siguientes submens:
3.1.1. Notificaciones
Permite visualizar las notificaciones que son remitidas por el OSCE referido
al PAC, permite tambin registrar las respuestas a dichas notificaciones.
3.1.2. P.I.A.
Permite ingresar los datos respecto del Presupuesto Institucional de
Apertura. Estos datos deben ser ingresados previo a la publicacin del Plan
Anual.
3.1.3. Datos Generales
Permite al usuario registrar los datos del documento que aprueba o modifica
el Plan Anual, los datos de la persona que lo aprob, as como adjuntar el
archivo del documento.
En caso sea la primera versin del Plan Anual, a travs de esta opcin se
permite ingresar el Plan Anual, haciendo uso de un archivo Excel, diseado
para estos fines.
3.1.4. Procesos del Plan
Permite visualizar todos los procesos programados, y creando una nueva
versin del Plan Anual permite excluir e incluir procesos programados.

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3.1.5. Lista de modificaciones


Reporte que muestra todos los procesos de todas las modificaciones
realizadas al Plan Anual.
3.1.6. Modificaciones por versin
Reporte que muestra las modificaciones realizadas por versin.
3.1.7. Versiones
Reporte que muestra las versiones registradas del Plan Anual. En el total
de versiones se considera tambin las modificaciones por fe de erratas.
3.1.8. Procedimientos con tems no Programados
Reporte que muestra los procedimientos que fueron convocados con tems
no programados en el Plan Anual.

4. Submens del Mdulo del PAC


El detalle del uso de los submens del Mdulo del Plan Anual se seala a continuacin:
4.1.Notificaciones
Esta opcin le permite visualizar las notificaciones remitidas por el OSCE referido
al Plan Anual de contrataciones de la Entidad, para ingresar a esta opcin
seleccione la opcin Notificaciones:

El sistema le mostrar la siguiente pantalla:

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Para visualizar las notificaciones, seleccione los datos Fecha envo inicio y Fecha
envo final, luego del cual debe presionar el botn

Para responder una notificacin, seleccione la opcin


mostrar la siguiente pantalla:

Una vez ingresada la informacin debe presionar el botn

, el sistema le

Para visualizar el detalle de la notificacin, seleccione el nmero de notificacin,


el sistema le mostrar la siguiente pantalla:

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El sistema registrar la recepcin de la notificacin y le mostrar el detalle de la


notificacin de la siguiente manera:

4.2.Presupuesto Institucional de Apertura P.I.A.


Esta opcin le permite registrar todos los datos que corresponden a su Presupuesto
Institucional de Apertura, tales como fecha de aprobacin, documento de
aprobacin, etc., tal como se muestra en la siguiente pantalla:

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Al momento de ingresar la informacin del P.I.A., debe tenerse en cuenta que la


suma del Monto de Financiamiento y Monto Gasto deben ser iguales, de no serlo
el sistema le permitir grabar el P.I.A., pero no le permitir publicar el Plan Anual
en el SEACE.
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Una vez ingresada la informacin debe presionar el botn

4.3.Datos generales
Esta opcin le permite crear la versin inicial (primera versin) del Plan Anual, al
mismo tiempo que transfiere los procesos registrados en el archivo Excel del
Formato del Plan Anual. Para ello, antes de proceder a la carga del Plan Anual
debe seguir los siguientes dos pasos:
Paso 1:
En el archivo Excel del Formato del Plan Anual debe registrar la informacin de los
procesos programados, tal como se seala en el documento Instructivo para
el Registro del Plan Anual 2016.
El archivo Excel del Formato del Plan Anual y su Instructivo puede descargarlos
desde www2.seace.gob.pe pestaa Documentos y Publicaciones y luego
Manuales y otros (Entidades)

Paso 2:
Cuando haya terminado de ingresar la informacin del Plan Anual en el archivo
Excel, presionar CTRL + Q y se generar un archivo con el nombre:
Plan2016.DBF. Este archivo automticamente se guardar en el mismo
directorio donde se guard el archivo Excel PAC 2016. Este archivo es el que se
debe usar para enviar el Plan Anual al sistema.
Luego de haber efectuado estos dos pasos, ingrese a la opcin Datos generales
presionando con un clic sobre la opcin Datos Generales.

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A continuacin, visualizar la siguiente pantalla:

Seleccione el botn
botn

para localizar el archivo: PLAN2016.DBF y use el

para cargar el archivo.

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Nota: En caso que el archivo DBF tenga errores se le mostrar una lista de errores
a fin de que se corrija. Luego, deber repetir lo indicado lneas arriba.
Una vez cargado el Plan Anual del archivo DBF, a travs del botn
,
visualizar una pantalla con los resultados de la transferencia, tal como se muestra
a continuacin:

Nota: Para verificar el resultado de la transferencia, debe ingresar al Submen


Procesos del Plan, aqu se visualizar la informacin registrada.

4.3.1. Primera versin del Plan Anual


Luego de ingresar la primera versin, la opcin datos generales le permite registrar
los datos de la versin que est ingresando, tales como el documento de
aprobacin, nmero de documento, fecha de aprobacin, datos del aprobador del
documento, entre otros. Asimismo, le permite adjuntar el archivo del documento
de aprobacin del Plan Anual. La pantalla mostrada escomo la siguiente:

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Una vez que haya ingresado la primera versin del Plan Anual, la versin aparecer
en el estado: Publicado en el SEACE.
4.3.2. Para registrar una modificacin al Plan Anual
Para registrar los datos que aprueban la modificacin al Plan Anual, se debe
de crear una nueva versin del Plan Anual. Para ello debe seleccionar el
botn

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Una vez presionado el botn Nueva versin se visualizar la siguiente


pantalla:

A partir de la Versin
N 2, se pueden hacer
modificaciones al PAC.

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Asimismo, en la pantalla aparecern los siguientes botones:


Guarda los datos que se han registrado en la opcin
Datos Generales.
Elimina la versin ingresada y regresa a la versin
anterior.
Cambia el estado de la versin de: No publicado
en el SEACE, a: Publicado en el SEACE. Este
es el paso final para la publicacin de la versin
(vase el numeral 4.3.3 Publicar en el SEACE).
En esta nueva pantalla deber ingresar los datos generales de la nueva
versin que est registrando, para ello debe llenar los campos que se
indican.
Una vez que haya ingresado los datos de la versin debe hacer clic en el
botn
. La versin registrada se encontrar en estado: No
publicado en el SEACE. La pantalla se visualizar de la siguiente forma:

Muestra el estado: No
publicado en el SEACE

Debe presionar el
botn Guardar
Cambios,
despus de
ingresar los datos

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Para dar por concluido el registro de la versin del Plan Anual debe usar el
botn Publicar en el SEACE. Con este paso, esta versin podr ser
visualizada en las consultas externas. Debe tener en cuenta que, una vez
que se use esta opcin no podr ser modificada por el usuario. Para
registrar una nueva versin (Modificacin) deber crear una nueva versin.
4.3.3. Publicar en el SEACE
Para publicar las modificaciones de la versin del Plan Anual que est
registrando, en la opcin Datos Generales debe seleccionar el botn
.

Presionar el
botn:
Publicar en el

4.3.4. Planes Anuales de aos anteriores


Para visualizar Planes Anuales de aos anteriores, en la opcin Datos
Generales, existe la opcin para seleccionar el ao del Plan Anual que
desea visualizar, tal como se muestra a continuacin:

Seleccione el
Ao

Al seleccionar el ao, podr visualizar los Datos Generales, los Procesos


Programados del Plan, los Reportes del Plan Anual, entre otras cosas que
corresponde a dicho ao.

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4.3.5. Fe de erratas al PAC


La opcin Fe de erratas al PAC, le permite realizar 3 tipos de fe de erratas a
la informacin registrada en una versin del PAC.
Las opciones son:
a.- Correccin Procesos del Plan: Seleccione esta opcin en caso requiera
corregir nicamente algn proceso del plan de la versin seleccionada.
b.- Correccin Datos Generales: Seleccione esta opcin en caso requiera
corregir los datos de la Resolucin de aprobacin del PAC registrada en una
versin anterior.
c.- Correccin Datos Generales y Procesos del Plan: Seleccione esta opcin
en caso la correccin abarque tanto los datos de la Resolucin de Aprobacin
del PAC, as como los procesos vinculados a esa versin.
4.4.Procesos del Plan Anual
4.4.1. Versin del PAC Publicado en el SEACE
Cuando la versin del Plan Anual se encuentra en estado: Publicado en
el SEACE, esta opcin muestra todos los procesos programados, tal como
se visualiza a continuacin:

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Los botones que se visualizan son los siguientes:


Permite realizar bsquedas de los
procesos programados en el Plan Anual.
Slo ingrese alguna palabra del texto
que necesite encontrar y presione
enter o Ver todos los procesos, a
continuacin se mostrarn los procesos
que coinciden con la palabra ingresada.
Este botn le permite visualizar todos
los procesos programados en el Plan
Anual.
Permite imprimir todos los procesos
programados.
Se
recomienda
imprimirlos en formato horizontal
Cabe indicar que los procesos son visualizados en pginas de 20 procesos
cada una. Para ello en la parte inferior derecha se muestra una barra que
le permite navegar entre las pginas, tal y como se muestra a continuacin:

4.4.2. Versin del PAC No publicado en el SEACE


Cuando la versin del Plan Anual se encuentra en estado: No publicado
en el SEACE, la pantalla que se muestra es como la siguiente:

Los botones que se visualizarn son los siguientes botones:

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Permite realizar bsquedas de los procesos


programados en el Plan Anual. Slo ingrese
alguna palabra del texto que necesite
encontrar y presione Enter, a continuacin
se mostrarn los procesos que coinciden con
la palabra ingresada.
Este botn permite visualizar todos los
procesos programados en el Plan Anual.
Permite imprimir todos
los procesos
programados. Se recomienda imprimirlos de
formato horizontal.
Permite excluir procesos del Plan Anual. Para
mayor detalle ver el numeral: 4.3.2.1
Excluir Procesos.
Permite incluir un proceso a la versin del
Plan Anual que se est registrando. Para
mayor detalle vase el numeral:4.3.2.2
Incluir procesos.
Permite incluir varios procesos a la versin
del Plan Anual que se est registrando. Esta
inclusin se realiza a travs del archivo Excel
del Formato del Plan Anual. Para mayor
detalle ver el numeral: 4.3.2.3 Incluir
procesos desde archivo.
Como se ha indicado lneas arriba los procesos son visualizados en pginas
de 20 procesos cada una.
4.4.2.1. Excluir procesos
Para excluir procesos del Plan Anual, en la columna Excluir debe
seleccionar los procesos que desea excluir, colocando un visto bueno en
el recuadro de cada proceso, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez seleccionado el(los) proceso(s) que se desean excluir, use el


botn
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. A continuacin, se mostrar la siguiente ventana de


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confirmacin:

Presione el botn
para excluir o
para cancelar la
operacin. Si escoge la opcin Cancelar regresar a la pantalla anterior.
Si escoge el botn Aceptar se mostrar la pgina que confirma la
operacin de exclusin, como se muestra a continuacin:

Finalmente use el botn


para regresar a la opcin Procesos del Plan
y poder visualizar los cambios.
NOTA: los procesos que ya se encuentran asociados a un proceso de
seleccin no pueden ser excluidos o modificados.
4.4.2.2. Incluir procesos (ver el ingreso de la informacin)
Para incluir procesos a la versin del Plan Anual que est registrando,
debe seleccionar la opcin: Procesos del Plan Anual.

En la opcin Procesos del Plan, se le permite incluir procesos a la versin


del Plan Anual que est registrando. Para ello, debe presionar el botn
, el cual mostrar la siguiente pantalla:

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En esta pantalla registre los datos del proceso a incluir. Cuando haya
llenado los datos del proceso, use el botn
para grabar la informacin
registrada.
Una vez registrado la informacin del proceso el sistema solicitar la
incorporacin de los tems.

Seleccionamos el botn
para incorporar los tems.
El sistema nos mostrar la siguiente pantalla, donde debemos incorporar
los tems del proceso.
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Considerar que en el campo Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras


Item, se mostrar las opciones que elija, segn el objeto del proceso.
Seleccionamos el botn
correctamente.

, con el cual el proceso ya est registrado

En la vista se mostrar el registro con el estado Completo.

De lo contario se mostrar el registro con datos inconsistentes:

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4.4.2.3. Incluir procesos desde archivo


Esta opcin le permite incluir varios procesos en la versin del Plan Anual
que est registrando, a travs del archivo Excel del Formato del Plan
Anual, el cual puede ser descargado desde http://www2.seace.gob.pe
seleccione la opcin Documentos y Publicaciones y luego Manuales
y Otros(Entidades) En este archivo Excel slo debe ingresar los
procesos que desea adicionar. Una vez que haya ingresado la informacin
debe generar el archivo Plan2016.DBF. Cuando la operacin se haya
completado debe usar el botn: Incluir Procesos desde archivo. Se
mostrar la siguiente pantalla

En esta pantalla use el botn Examinar para buscar el archivo


Plan2016.DBF, luego use el botn Enviar para cargar el archivo. Se
mostrar la siguiente pantalla:

El sistema le mostrar la cantidad de procesos transferidos exitosamente,


si ocurriera algn error en la informacin que se trata de transferir, el
sistema le indicar cules son los procesos que tienen error para que
proceda a corregirlos.
Usando el botn Volver retorna a la opcin Procesos del Plan, donde
podr visualizar los procesos que ha incluido.

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4.5.Lista de modificaciones
Esta opcin muestra una lista de todas las modificaciones realizadas al Plan
Anual.

Para verificar el detalle de la modificacin realizada debe hacer clic en la


descripcin del proceso programado, tal como se muestra a continuacin:

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Luego se mostrar una pantalla como la que se muestra a continuacin:

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4.6.Modificaciones por Versin


Esta opcin muestra un reporte de todas las versiones registradas.

Para visualizar los datos generales de una versin, debe hacer clic en el
documento de aprobacin, tal como se muestra a continuacin:

A continuacin se visualizar la siguiente pantalla:

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4.7.Versiones
Esta opcin nos muestra todas las versiones realizadas al Plan Anual, tal como
se muestra en la siguiente pantalla:

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Para visualizar los datos generales de una versin, debe hacer clic en el
documento de aprobacin, tal como se muestra a continuacin:

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4.8.Procedimientos con tems no Programados


Esta opcin nos muestra los procedimientos que fueron convocados con tems no
programados en el Plan Anual, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Para visualizar los el detalle del procedimiento con tem no programable, debe
hacer clic en la opcin Ver Detalle, tal como se muestra a continuacin:

A continuacin se visualizar la siguiente pantalla:

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5. Conceptos adicionales
5.1.Versiones del Plan Anual
Una versin del Plan Anual es una vista del Plan en un determinado punto en el
tiempo. Sirve para mantener un control de los cambios que se realizan, as
tenemos:
Versin
Versin
Versin
Versin

1:
2:
3:
4:

Plan Anual original


Primera modificacin
Segunda modificacin
Tercera modificacin

As sucesivamente, como modificaciones se realice al Plan Anual. Cada versin


contiene todos los procesos que hubiera para dicha versin.
En caso se realice una Fe de erratas el sistema considerar esta modificacin como
una versin del PAC.
5.2.Estados de una versin del Plan Anual
El Plan Anual tiene 2 estados:
5.2.1. No publicado en el SEACE
Este estado indica que la versin registrada no ha sido publicada en el
Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE. En este estado
la versin es completamente modificable, es decir, se pueden realizar las
siguientes acciones: modificacin de los datos del documento de
aprobacin de la versin, creacin de una versin por fe de erratas, adicin
de procesos a la versin, modificacin de procesos de la versin, exclusin
de procesos de la versin. Cuando se genera una nueva versin del Plan
Anual, ste es el primer estado que toma y, en este estado permanece
mientras no se publique en el SEACE.
5.2.2. Publicado en el SEACE:
Este estado indica que el Plan Anual ya tiene todos los cambios registrados
y tambin tiene registrado los datos del documento que aprueba dicha
versin. En este estado la versin ya no puede modificarse, si se desea
realizar algn cambio hay que crear una nueva versin del Plan Anual.
ste es el estado final de una versin del Plan Anual.

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En caso requiera efectuar consultas podr comunicarse a:

SEDE CENTRAL:
Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jess Mara Lima 11, Lima Per
CENTRODE CONSULTAS DEL OSCE
6143636
Opcin 1 Consultas RNP
Opcin 2 Consultas SEACE
Opcin 3 Consultas legales
Opcin 4 Consultas generalas
CONSULTAS VIRTUALES: consultas@osce.gob.pe
Tambin puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales.
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