Manual de Usuario - Gestor Contratos - v1.1 PDF

Gestor de Contratos
Documentacin Usuario
Gestor de Contratos
Aplicacin web para la gestin de contratos
Control de Versiones
Versin
Revisin
1.0
1.1
Descripcin
Realizado
Fecha
Versin Base del Documento
Departamento de Sistemas
01/07/10
Actualizacin de pantallas
Departamento de Sistemas
24/08/10
Manual de Usuario Gestor de Contratos
Versin 1.1
rea de Expansin
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Gestor de Contratos
ndice
1.
Cuestiones Generales .............................................................................................. 4
2.
Autentificacin y Seguridad .................................................................................... 5
3.
Descargar Manual de Usuario.................................................................................. 9
4.
Cambiar Idioma ...................................................................................................... 9
5.
Iconos Generales .................................................................................................. 10
5.1.
Para la toma de decisiones................................................................................ 10
5.2.
Para ir de una opcin a otra .............................................................................. 10
5.3.
Para la modificacin de datos ........................................................................... 11
5.4.
Para el borrado de elementos ........................................................................... 11
6.
Buscar Contrato .................................................................................................... 12
6.2.
Iconos para la gestin de cada documento ....................................................... 19
6.2.1.
Ver detalles del contrato.............................................................................. 20
6.2.1.1. Datos Generales ...................................................................................... 21

6.2.1.2. Fechas y Alertas ...................................................................................... 21
6.2.1.3. Otros datos ............................................................................................. 23
6.2.1.4. Contratantes ........................................................................................... 25
6.2.1.5. Documentacin relacionada .................................................................... 26
6.2.2.
Realizar modificaciones sobre un contrato .................................................. 27
6.2.2.1. Icono para aadir un elemento al combobox........................................... 29

6.2.2.2. Icono para modificar un elemento del combobox .................................... 32
6.2.2.3. Icono para eliminar un elemento del combobox ...................................... 34
6.2.2.4. Icono para modificar una fecha ............................................................... 36
6.2.2.5. Icono para modificar la notificacin de una alerta................................... 36
7.
8.
6.2.3.
Visualizar el histrico de un contrato........................................................... 37
6.2.4.
Descargar el contrato .................................................................................. 38
6.2.5.
Eliminar el contrato ..................................................................................... 38
Generar Informe ................................................................................................... 39

7.1.
Icono para cargar una plantilla propia. ........................................................... 41
7.2.
Icono para guardar una plantilla..................................................................... 41
7.3.
Icono para generar un informe pdf. ................................................................ 42
7.4.
Icono para generar un informe Excel. ............................................................. 42
Guardar Contrato .................................................................................................. 43
8.1.
Datos Generales ................................................................................................ 44
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Gestor de Contratos
8.2.
Fechas y Alertas ................................................................................................ 48
8.3.
Otros datos ....................................................................................................... 50
8.4.
Contratantes ..................................................................................................... 51
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Gestor de Contratos
Introduccin
El Gestor de Contratos del Grupo Inditex tiene como objetivo facilitar la labor de gestin de la
documentacin contractual generada por los distintos departamentos del Grupo.
El presente documento pretende servir de gua al usuario cuando se disponga a realizar alguna
de las acciones que la aplicacin proporciona. Recordar al lector, que no todos los usuarios
pueden realizar el conjunto de opciones que se detallan.
A continuacin describiremos algunas cuestiones generales de la aplicacin, posteriormente

presentaremos la interfaz de la aplicacin y finalmente explicaremos cmo realizar las distintas
opciones que el usuario tiene a su disposicin.
1. Cuestiones Generales
Los documentos contractuales se guardan en versin definitiva, con las firmas de todas las
partes y en versin .pdf.
Se guarda toda aquella documentacin con relevancia para la relacin contractual; se

almacena en el formato que tengan previamente: documento de Word, PowerPoint, correo
electrnico, etc. Ejemplo: escrituras de apoderamiento del firmante del contratante, ofertas
econmicas previas, correspondencia relevante, etc.
A los documentos en pdf se les aplica el sistema OCR (Optical Character Recognition), de tal
forma que el sistema pueda hacer bsquedas por contenido.
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2. Autentificacin y Seguridad
El acceso a la aplicacin se realizar con el usuario de Windows y con autenticacin integrada.
Lo que quiere decir que una vez iniciada la sesin en Windows no se pedir en la aplicacin un
usuario y una contrasea nuevamente. Se podr acceder a la aplicacin desde el men Mis
aplicaciones de la Intranet (figura 1).
Figura 1. Acceso a la aplicacin
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Gestor de Contratos
En el sistema se contemplan tres roles de usuario distintos. En funcin del rol que desempee,
podr o no, realizar el conjunto de acciones que la aplicacin le proporciona. Los roles de
usuario que contempla la aplicacin son:
Usuario: permiso para realizar bsquedas.
Superusuario: acceso total a la aplicacin.
Superusuario departamento: tiene limitada la subida de documentos a un

determinado tipo.
Por defecto el acceso a los contratos se realizar por posicin en departamento, por lo que un
contrato ser accesible a los usuarios de las posiciones definidas por el superusuario para el
tipo de contrato.
El superusuario podr indicar qu usuarios tienen acceso a un determinado contrato, para ello
tendr la opcin de crear grupos de restriccin a los que asignar usuarios de la aplicacin.
Los documentos tendrn asociados dos niveles de restriccin que sern aplicables a aquellos
usuarios que no pertenezcan a ningn grupo de restriccin:
Nivel 1: Los documentos marcados con este nivel no sern visibles para un usuario
con perfil de usuario (no saldrn en el resultado de la bsqueda).
Nivel 2: Los documentos marcados con este nivel saldrn en los resultados de las
bsquedas para todos los perfiles de usuario. Un usuario con perfil de usuario no
tendr acceso ni al documento ni a los datos de la ficha del mismo.
Aquellos contratos a los que no se le especifique un determinado nivel, sern accesibles por
cualquier usuario (entendiendo por accesible que podr ver sus detalles y descargarlo).
Al iniciar la aplicacin tendremos acceso a la pantalla de bsqueda en la que observar los

siguientes elementos:
Titulo de la aplicacin: nombre de la aplicacin del que se deduce su utilidad.
Cambiar idioma: opciones que permiten definir el idioma con el que se presenta la
aplicacin. Slo existen dos opciones: espaol e ingls.
Descargar manual: documento pdf con las instrucciones de uso del programa.
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Barra de pestaas: conjunto de acciones a realizar. Dichas acciones son: Buscar

Contrato, Generar Informe y Guardar Contrato. Siempre los encontrar accesibles
en la parte superior izquierda de la aplicacin.
Localizacin en el programa: nombre de la seccin en que se encuentra.
rea de trabajo: lugar donde se especificarn el conjunto de datos que se requieran,

para que pueda realizar sus tareas con la ayuda de la aplicacin.
rea de resultados: espacio donde se presentarn el conjunto de resultados que el

programa genera a partir de peticiones del usuario.
Se puede observar cada uno de los elementos que acabamos de presentar en la figura 2.
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Cambiar idioma
Ttulo de la app
Barra de pestaas
Localizacin en el programa
Descargar Manual
rea de trabajo
Icono ocultar
rea de
resultados
Figura 2. Pantalla Principal y sus elementos.
En los siguientes apartados se tratar ms en detalle las distintas opciones de las que dispone en
el programa.
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3. Descargar Manual de Usuario

El enlace Descargar manual de usuario le permitir encontrar el presente documento en
formato pdf. Dicho documento consiste en una gua de ayuda sobre la aplicacin.
4. Cambiar Idioma
Pulsando en cualquiera de las dos opciones que se presentan, english o espaol, se producir
un cambio en el idioma del rea de trabajo en el que se encuentren. Se puede visualizar un
ejemplo de cambio de espaol a ingls en la figura 3. Es importante destacar que se ha
priorizado el idioma espaol, es decir, que a pesar de que especifique la lengua inglesa todos
los cambios que se realicen por parte de los usuarios se guardarn exclusivamente en espaol.
Cambiar idioma
Figura 3. Cambio de Idioma.
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5. Iconos Generales
Es necesario, que el lector se vaya familiarizando con algunos de los iconos que podr
encontrar en todas las pestaas de opciones que tiene a su disposicin. A continuacin, se
empezar describiendo los iconos que le ayudarn a tomar decisiones, es decir, si acepta o
cancela una determinada opcin, posteriormente se especificarn aquellos iconos que le
servirn de enlace directo entre una opcin u otra en la misma pestaa (siguiente, volver), y
finalmente, se detallarn los iconos que le permitirn modificar o eliminar ciertos elementos.
5.1. Para la toma de decisiones

Los iconos que se describirn son los de Aceptar y Cerrar. Dichos iconos se ilustran en la
figura 4.
Figura 4. Iconos Cerrar y Aceptar respectivamente.

Si pulsa en la primera de las opciones, se producir la cancelacin de la accin a realizar,
mientras que si opta por la segunda se realizar dicha accin.
5.2. Para ir de una opcin a otra

Los iconos que le servirn de enlace directo entre una opcin u otra en la misma pestaa
son Volver y Siguiente. Es imprescindible destacar al lector que estas opciones estarn
visibles nicamente cuando sean aplicables. Puede encontrar la representacin grfica de
los mismos en la figura 5.
Figura 5. Iconos Volver y Siguiente respectivamente.

Cuando pulse en Volver, se le devolver a la pgina anterior a la que este situado,
mientras que con la opcin Siguiente, ser re direccionado a la siguiente pgina en la que
se encuentre.
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5.3. Para la modificacin de datos

Podr visualizar el icono de la modificacin de datos en la figura 6. Su funcin ser el
guardado de los cambios realizados sobre algn contrato. Es importante informarle, de
que cuando opte por esta opcin, los cambios no sern guardados hasta que confirme la
operacin, es decir, que dicho icono lleva asociado la generacin de una ventana de
confirmacin de la accin a realizar.
Figura 6. Icono Modificar

5.4. Para el borrado de elementos
Para eliminar cualquier elemento deber pulsar en el icono que aparece en la figura 7 y
posteriormente confirmar la operacin.
Figura 7. Icono Eliminar
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6. Buscar Contrato
La pestaa buscar contrato es la inicial de la aplicacin. Tambin se puede acceder desde
cualquier punto de la aplicacin con solo pinchar en la pestaa Buscar Contrato.
Para realizar la bsqueda se pueden rellenar uno, ninguno, o varios campos y se debe elegir
entre que se cumplan todos los criterios o solo alguno.
La lista de criterios para buscar son los siguientes:
Sociedad: sociedad del G Inditex que firma el contrato. Se despliega un listado en

orden alfabtico con todas las sociedades del Grupo.
Nm. Referencia: Identificador nico del archivo en Livelink.
Contratante: persona fsica o jurdica que firma el contrato con la sociedad del
Grupo Inditex. Se pueden introducir una o varias palabras que posteriormente el
sistema tratar de identificar entre todos los contratos previamente guardados.
Grupo de empresas: desplegable con los nombres de grupos de empresas a los que
puede pertenecer el contratante.
Tipo de contrato: tipo principal de contrato, en funcin de la materia o relacin

jurdica que regula. Se despliega un listado de Tipos de Contratos predefinidos,
como alquiler, franquicias, informtica, logstica,
Subtipo de contrato: principales subtipos de contratos dentro de cada tipo principal.

Una vez que se ha introducido un tipo principal, se puede desplegar un listado de
subtipos de contrato. Por ejemplo, si el tipo de contrato es Seguros, los subtipos
que podemos encontrar son: Daos, Otros, Personales, Prestacin de Servicios y
Responsabilidad Civil.
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Objeto del contrato: objeto o materia regulada en el contrato. En el caso de haberse

introducido un Tipo de contrato, de despliega una lista de los objetos que se han
introducido en el Tipo de Contrato Seleccionado. Cada Tipo de contrato tiene su
propio listado de objetos. Un listado nico por tipo de contrato, con independencia
del subtipo seleccionado o el subtipo en el que se encuentre el objeto. Adems del
listado, existe la posibilidad de introducir una o varias palabras, que el sistema
buscar entre las palabras que se hayan introducido en el campo Descripcin corta
del documento, al crear un nuevo contrato, de entre todos los documentos
introducidos.
Tipo de documento: tipo o categora de documento, segn su calificacin jurdica.

Se despliega un listado de tipos de documentos predefinidos. El superusuario puede
crear un nuevo tipo de documento en caso de ser necesario. El nuevo tipo se
introduce de forma
automtica en el
listado. Algunos de los documentos
predefinidos que podemos encontrar son: Acuerdo de Confidencialidad, Anexo,

Aval/Garanta, Contrato,...
Fecha Firma: fecha de firma del contrato. Si se conoce la fecha exacta, se introduce
en la casilla de texto. Formato numrico dd/mm/aaaa. Si se desconoce la fecha
exacta se puede introducir un rango de fechas en las casillas desde y/o hasta,
en cada una de las casillas, cada una de las cuales tiene un calendario desplegable
que introduce con formato numrico (dd/mm/aaaa) la fecha seleccionada con un clic
en el calendario. En la figura 8 se muestra el icono correspondiente al calendario y
en la figura 9 el calendario desplegable al que tiene acceso para introducir las
fechas.
Figura 8. Icono Calendario.
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Icono calendario
Calendario desplegado
Figura 9. Icono Calendario y el correspondiente calendario desplegable.
Pas: desplegable el orden alfabtico con los pases donde Inditex tiene o puede
tener presencia.
Zona geogrfica: desplegable con las zonas geogrficas en las que Inditex tiene o
puede tener presencia, eje Europa, Asia, frica
Contenido del documento: texto libre que se buscar en el contenido de los

documentos. Se utiliza para afinar las bsquedas o realizar bsquedas muy
concretas.
Cumplir todos los requisitos: si se elige SI la bsqueda devolver una lista con los
documentos que cumplan todos los requisitos, en caso de elegir NO, se listaran
todos los documentos que cumplan alguno de los requisitos.
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El lector, deber darse cuenta que puede especificar ms de un parmetro en las opciones de
Pas y Zona geogrfica. As mismo, cuando se especifiquen, ambos no tienen que ser
coherentes entre s, puesto que la bsqueda se realiza independientemente. Para entender un
poco mejor en qu consiste la bsqueda pngase en el siguiente caso: imagine que tiene que
buscar todos los contratos cuyo pas sea Espaa y Alemania, y que al mismo tiempo, tambin
quiere ver todos los contratos pertenecientes a la zona asitica. La bsqueda en la aplicacin
sera: Pas->Espaa y Alemania, Zona geogrfica->Asia.
Una vez definidos los parmetros de bsqueda simplemente tendr que hacer clic en el icono
de bsqueda (ver figura 10) y visualizar los resultados en la tabla que se crea en el rea de
resultados. En la figura 11 se ilustra un ejemplo de bsqueda.
Figura 10. Icono Bsqueda.
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Tabla de resultados
Icono bsqueda
Icono ocultar
Icono para la configuracin

de las cabeceras de la tabla
de resultados
Iconos para la
gestin de cada
documento
Figura 11. Resultados de una Bsqueda.
Antes de comentar el conjunto de iconos que puede visualizar en la tabla de resultados de

bsqueda, se explicar el funcionamiento y uso del icono ocultar. Dicho icono le permitir
ocultar los parmetros de bsqueda para mejorar la visualizacin de la tabla de resultados,
es decir, que se utilizar el espacio que abarca la introduccin de datos para asignrselo de
forma temporal a la tabla de resultados. Con un clic se oculta, con otro, se hace de nuevo
visible. La representacin grfica del icono se puede encontrar en la figura 12.
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Figura 12. Icono para ocultar el rea de trabajo
A continuacin se proceder a explicar la funcionalidad de cada uno de los iconos que

aparecen en la tabla de resultados del rea de trabajo de la opcin de bsqueda de
contratos.
6.1. Icono para la configuracin de cabeceras
En la figura 13 se observa ms en detalle el icono que nos ayudar a configurar las

cabeceras de la tabla de resultados. La funcin de dicho icono es la de permitirle
seleccionar las caractersticas que se muestran de cada documento en la tabla de
resultados. Para acceder a las cabeceras simplemente tendr que hacer clic en el icono
de configuracin. A continuacin, visualizar una tabla en la que es necesario seleccionar
(marcando en el cuadro o checkbox que aparece a la izquierda de cada una de las
opciones) la cabecera que desea representar en su tabla y le dar a Aceptar. Si opta por
la opcin de Cerrar no se llevar a cabo la reconfiguracin de la tabla. En la figura 14
podr ver la tabla de configuracin de las cabeceras.
Figura 13. Icono para la configuracin de las cabeceras.
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Tabla de configuracin
Icono para la
de cabeceras
configuracin de las
cabeceras de la tabla de
resultados
Acciones a realizar
Seleccin de cabeceras
a visualizar en la tabla
de resultados
Figura 14. Tabla de configuracin de las cabeceras.
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6.2. Iconos para la gestin de cada documento

Ahora es el turno de analizar en detalle los iconos que le ayudarn a gestionar cada uno
de los documentos generados en la bsqueda. Recordar al lector que la razn por la que
si en un determinado contrato no tiene acceso al conjunto de iconos, es por la
especificacin del nivel. Como observa en la figura 15, dispone de un conjunto total de
cinco iconos si es superusuario. En caso contrario, slo tendr acceso a dos de ellos (ver
detalles y descargar).
Figura 15. Iconos para la gestin de los documentos.
El primero de ellos se utiliza para ver los detalles del documento, el segundo para realizar
modificaciones, el tercero para visualizar el histrico de contratos, el cuarto para
descargar el documento y el ltimo para eliminarlo.
A pesar de lo intuitivos que resultan los iconos, en muchas ocasiones estos pueden llevar
a confusin. Si esto sucede, simplemente con posicionarse con el cursor encima del icono
se nos da una breve descripcin acerca de la funcin que realiza. En la figura 16
visualizar la descripcin para el icono que nos permite modificar un determinado
contrato.
Figura 16. Descripcin de la accin de un determinado icono.
Vea ahora las acciones que realiza cada uno de los iconos.
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Gestor de Contratos
6.2.1. Ver detalles del contrato
Cuando pulsa sobre esta opcin, se le re direcciona a una nueva pgina

en donde se le muestra los metadatos asociados al contrato en Livelink.
La informacin aparece dividida en cinco secciones distintas por las que
podr ir navegando.
Observe en la figura 17 los detalles de un contrato junto a la divisin en pestaas de

la informacin.
Barra de pestaas para

acceder a la informacin
de un contrato
Enlace que nos permite acceder

Informacin de cada contrato
a la Siguiente seccin o Volver
dependiente de la seccin en la que
a la que nos encontrbamos
nos encontremos
Figura 17. Visualizacin de los detalles de un contrato.
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A continuacin se dar a conocer la informacin que se muestra en cada una de las cinco
secciones que definen la barra de pestaas.
6.2.1.1.
Datos Generales
Los metadatos que le proporciona esta seccin sobre un contrato son:
Tipo de Contrato
Subtipo de Contrato
Objeto del contrato
Descripcin del Documento
Sociedad
Contratante
Precio Contractual
Tipo de Documento
Pas
Pago
Zona Geogrfica
Negociado por
Departamento a Cargo
Archivo
Revisado por
En la figura 17 puede observar un ejemplo de la visualizacin de los datos

generales de un contrato.
6.2.1.2.
Fechas y Alertas
Al igual que en el apartado anterior, se procede a nombrar la informacin que

se le presenta de cada documento. En la figura 18 se muestra el aspecto de
la interfaz para un ejemplo concreto.
Fecha de firma
Fecha entrada vigor
Duracin
Fecha de vencimiento
Duracin de la prorroga
Plazo mximo para resolver
Plazo para ejercitar derecho de

prrroga
Observaciones sobre la duracin
Desestimiento unilateral
Otras notificaciones
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Seccin Fechas y Alertas
Figura 18. Visualizacin de las fechas y alertas de un contrato.
Tendr ms informacin acerca de las alertas en la seccin de Guardar

Contratos (seccin 8 del presente documento).
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6.2.1.3.
Otros datos
El conjunto de datos que se le ofrecen en esta seccin slo es aplicable a los

contratos de tipo Seguros y Logstica. Cualquier otro contrato, no presentar
absolutamente ningn otro dato.
Los datos que podr observar son:

Seguros:
N de recibo
N de pliza
Tomador
Cadena
Prima neta
F. Entrada
Observaciones
Impuestos
Logstica:
Garanta
Hitos
A continuacin, en la figura 19, un ejemplo.
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Seccin Otros Datos
Figura 19. Visualizacin de otros datos de un contrato de seguros
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6.2.1.4.
Contratantes
Los datos que se le muestran son (ver figura 20):
Sociedad
Otras sociedades
Contrato interno
Contrato socio nico
Contratante
Grupo de Empresas
Otros contratantes
NIF contratante
Datos contacto contratante
Tendr ms informacin acerca del significado de Contrato Interno y Contrato

Socio nico en la seccin de Guardar Contratos (seccin 8 del presente
documento).
Seccin Contratantes
Figura 20. Visualizacin de los contratantes de un contrato.
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6.2.1.5.
Documentacin relacionada
Se da a conocer la misma tabla de resultados que aparece en la opcin de

Buscar Contrato. Informar al lector que tabla tendr la misma configuracin
que ha definido con anterioridad. Puede ver un ejemplo en la figura 21.
Seccin Documentacin
Relacionada
Figura 21. Visualizacin de la documentacin relacionada.
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6.2.2. Realizar modificaciones sobre un contrato
Para llevar a cabo la modificacin de las caractersticas que definen un

contrato, deber ser superusuario. Si lo es, y se dispone a modificar un
contrato, deber pulsar en su correspondiente icono para que el sistema
pueda redirigirlo a la seccin de modificacin. Dicha seccin es la que ilustra
la figura 22.
Barra de pestaas para

acceder a la informacin
Iconos para introducir una

fecha y activar/desactivar
una alerta
Iconos para introducir,

modificar y eliminar

dependiente de la seccin en la que nos
nuevas caractersticas a
encontremos
cada opcin
Enlace que nos permite acceder a la Siguiente opcin,
Volver a la accin anterior o Modificar el contrato
Figura 22. Modificacin de un contrato.
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Gestor de Contratos
Si se observa detenidamente la figura anterior, encontrar caractersticas comunes con la

opcin de Ver detalles de un contrato. Ambas disponen de una barra de etiquetas en donde
se muestra la informacin relativa al contrato. Es por ello, por lo que se puede deducir que
los datos presentados son los mismos en ambas opciones.
Otra caracterstica comn es la presencia de enlaces que nos permiten posicionarnos de

manera rpida y sencilla en la siguiente o anterior seccin de caractersticas del contrato en
el que nos encontremos. La opcin Siguiente le situar en la pestaa posterior a la que
est, Modificar, guardar los cambios realizados en el contrato (le pedir que confirme la
operacin de modificacin) y Volver le devuelve a la seccin anterior en la que se
encontraba.
En la figura 23, se ilustra el proceso de confirmacin de los cambios realizados.
Ventana de Confirmacin
Aceptar/Cancelar
Figura 22. Confirmacin.

Se pueden modificar absolutamente todos los datos con la excepcin del tipo y subtipo de
contrato. Para realizar la modificacin simplemente sitese en la caracterstica que quiere
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Gestor de Contratos
cambiar y especifquela de nuevo mediante las opciones del combobox (persiana de

posibles elementos a seleccionar). Para introducir, eliminar o modificar alguno de los
elementos del combobox, se le proporciona tres iconos. Adems de estos tres iconos,
encontrar de nuevo el ya presentado icono calendario, que le permitir introducir nuevas
fechas, y aquel que le va a permitir activar/desactivar una alerta (se hablar de la funcin
que desempea una alerta en las siguientes secciones del documento). Todos estos iconos
que se acaban de presentar aparecen en la figura 24.
Figura 24. Iconos para aadir, modificar y eliminar elementos del combobox, para
introducir una fecha y para activar/desactivar una alerta respectivamente.
6.2.2.1.
Icono para aadir un elemento al combobox
Cuando pulse en este icono en un determinado combobox, se le presenta una

especie de ventana en la que deber introducir los datos necesarios para
aadir un nuevo elemento y posteriormente deber pulsar en Aceptar si
desea que el elemento sea aadido. En caso de que pulse en Cerrar no se
producir la introduccin del nuevo elemento. Los combobox que pueden
introducir nuevos elementos son:
Tipo de documento
Pago
Departamento a cargo
Revisado por
Grupo de restriccin
Contactos
En la figura 25 ver un ejemplo de introduccin de un nuevo tipo de

documento.
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Gestor de Contratos
rea de introduccin de los

Informacin sobre la
datos del nuevo elemento
accin a realizar
del combobox (variable en

funcin del combobox)
Aceptar/Cerrar
Figura 25. Aadir elementos al combobox de Tipo de Documento.
Recordar al lector que en caso de que no se introduzca ningn dato o que los datos
introducidos no son correctos y selecciona la opcin Aceptar, se mostrar por pantalla un
error avisndole de ello. En la figura 26 se ilustra este posible suceso.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
Error
Causa de la generacin del error
Aceptar
Figura 26. Error al aadir un elemento al combobox
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
6.2.2.2.
Icono para modificar un elemento del combobox
El icono para modificar un elemento de un combobox, fsicamente, es el ya

presentado en apartados anteriores. Al pulsar sobre l se le pedir que
especifique el elemento a modificar y el nuevo valor que le
quiere asignar. No se podr introducir el nuevo valor del
elemento sin antes especificar cul de ellos ser modificado.
Para guardar los cambios deber pulsar en Aceptar. Los
combobox que se pueden modificar sus elementos son los mismos que
presentamos en el apartado anterior. Recordar de nuevo al lector que la
introduccin de valores errneos o la no introduccin de un valor generarn
errores.
En la figura 27 podr ver un ejemplo de modificacin del valor de un

elemento del combobox de Tipo de Pago.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
Informacin sobre la
accin a realizar
Combobox para especificar
el elemento a modificar
rea donde debemos

introducir el nuevo valor
Aceptar/Cerrar
Figura 27. Modificar el Tipo de Pago
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
6.2.2.3.
Icono para eliminar un elemento del combobox
Para eliminar un elemento del combobox especificar aquel que desea

eliminar y pulsar en Eliminar. Al pulsar esta opcin se le preguntar si est
seguro de querer eliminarlo. Si opta por la opcin Aceptar, se
eliminar de la lista de elementos del combobox, en caso
contrario
(opcin
Cancelar)
se
le
volver
pedir
que
especifique el elemento que quiere borrar. Para salir de la ventana de

especificacin de elementos a borrar pulse en Cerrar.
Los combobox que pueden eliminar sus elementos son los presentados en los
dos apartados anteriores.
En la figura 28 se recrea el supuesto de querer eliminar un elemento del

combobox del Grupo de Restriccin.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
Combobox para especificar

el elemento a eliminar
Informacin sobre la
accin a realizar
Cancelar/Aceptar
Cerrar/Eliminar
Figura 28. Eliminar el grupo 3 del Grupo de Restriccin
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
6.2.2.4.
Icono para modificar una fecha
Como este icono ya ha sido explicado anteriormente y su

funcionamiento es el mismo, simplemente indicar al lector que
en caso de dudas sobre su uso, deber volver al apartado 6
del presente documento.
6.2.2.5.
Icono para modificar la notificacin de una alerta
Antes de concretar en el funcionamiento del icono debemos entender su uso,

es decir, el por qu de especificar alarmas.
Las alarmas se detallan en las fechas y cundo se introduce en el programa

un Contrato Interno o un Contrato con Socio nico.
Para activar/desactivar una alarma simplemente har clic sobre el icono.

Sabr cuando una alarma est desactivada porque el icono cambiar su
aspecto a una tonalidad ms oscura. En la figura 29 puede ver el aspecto de
los iconos en ambas situaciones.
Figura 29. Alarma Activada y Desactivada respectivamente
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
6.2.3. Visualizar el histrico de un contrato
Esta opcin slo ser visible estar visible si su rol es la de superusuario.

Con la visualizacin del histrico de un contrato ver las ltimas
modificaciones realizadas sobre l. Se le dar a conocer la fecha de
modificacin, el usuario que lo llev a cabo y el tipo de modificacin que
se ha realizado (ver figura 30). Para salir del histrico de un contrato debe pulsar en
Cerrar.
Informacin sobre la
consulta a realizar
Tabla de informacin sobre

las ltimas modificaciones
Cerrar
Figura 30. Ver Histrico de un contrato
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
6.2.4. Descargar el contrato
Con slo un clic sobre este icono, se descarga un determinado contrato en

formato .txt.
6.2.5. Eliminar el contrato
Todas las opciones de eliminacin en la aplicacin llevan asociadas consigo la

confirmacin de las mismas. Es por ello, que cuando pulse sobre este icono se
le preguntar si est seguro de querer eliminar ese contrato. En caso de
seleccionar Aceptar, se borrar el contrato mientras que con Cancelar la accin
no se llevar a cabo. De nuevo, recordaremos al lector, que esta opcin slo la podr
realizar si es superusuario.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
7. Generar Informe
En la pestaa de Generar Informe crear nuevos informes a raz de la especificacin de un tipo
de dato, de un criterio, de la asignacin de un nombre y la decisin de que se cumplan de
todos o algunos de los criterios introducidos anteriormente. En la figura 31 observar el
aspecto de la interfaz que define la pestaa de Generar Informe.
Introduccin de datos: Se determinan los datos del informe, es decir, las columnas
del documento que se genera. Para aadir un nuevo dato deber pulsar en el ya
conocido icono de introduccin.
Una vez pulsado, se mostrar el dato introducido inmediatamente despus de las

opciones que nos permiten aadir nuevos datos. En caso de querer eliminar un dato
introducido, simplemente tendr que dirigirse al icono de eliminar que se encuentre
a la derecha del dato. El icono es el presentado en apartados anteriores.
Especificacin de Criterio. Se determinan los datos por cuyo criterio se realiza la
seleccin. Se introduce el criterio de bsqueda. Por ltimo se especifica un valor en

el campo condicin. El orden de introduccin de cada uno de los datos es importante
debido a que si no se realiza segn lo especificado no se visualizar el icono de
introduccin.
Cuando haya introducido un criterio, podr modificarlo o eliminarlo haciendo clic en

los iconos de modificacin y eliminacin respectivamente.
Si modifica cualquier criterio es necesario volver a introducirlo.
Cumplimiento del Criterio. Que se cumplan los criterios previamente introducidos.

Se despliegan dos opciones:
Todos los criterios.
Alguno de los criterios
Salvo que seleccione la segunda opcin, el sistema busca los documentos que
cumplan todos los criterios seleccionados.
Definicin del nombre de la plantilla. Nombre nico con el que se define la plantilla
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
Introduccin de Datos
Especificacin de
Criterio
Opciones a disposicin
Cumplimiento del
Definicin del nombre
Criterio
de la plantilla
del usuario
Figura 31. Interfaz de Generar Informe
Aunque resulte un poco obvio y repetitivo para el lector, pero no est dems volver a
recordarlo, la no introduccin o introduccin errnea de datos, la generacin de un informe sin
haber definido previamente una plantilla, guardar una plantilla sin datos definidos, provocar
que la aplicacin genere y muestre un conjunto errores. En estos casos, deber leer
atentamente las recomendaciones que la aplicacin le proporciona para poder solucionarlo.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
A continuacin se detallarn el conjunto de iconos que le permitirn realizar el conjunto de

acciones que podr realizar en esta seccin.
7.1. Icono para cargar una plantilla propia.
Si desea cargar una plantilla que ha creado con anterioridad tendr que hacer clic en
el icono que se da a conocer en la figura 32. Para informes que se realizan
habitualmente, puede guardar el grupo de datos y/ o criterios seleccionados, de tal
manera que cuando vaya a hacer un nuevo informe, abre la plantilla previamente
creada y hace el nuevo informe.
Figura 32. Cargar una plantilla propia.

7.2. Icono para guardar una plantilla.
Como su propio nombre indica, nos guarda automticamente una plantilla creada. En
la figura 33 podr ver el icono asociado a esta opcin.
Figura 33. Guardar una plantilla.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
7.3. Icono para generar un informe pdf.

En la figura 34 encontrar el icono que le permitir crear un informe en .pdf con el
mismo aspecto que en generados en otras aplicaciones.
Figura 34. Generar Informe .pdf.
7.4. Icono para generar un informe Excel.

Esta opcin genera un informe excel con el tratamiento de cualquier documento de
ese tipo: filtros, eliminar columnas, ordenar datos, etc. El icono que define esta
accin se ilustra en la figura 35.
Figura 35. Generar Informe excel.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
8. Guardar Contrato
Cuando se ha dado comienzo con el manual de usuario, se ha hecho hincapi en que hay
opciones que slo es superusuario puede realizar. Pues bien, la que se presenta a continuacin
es una de ellas.
Si tiene rol de usuario e intenta acceder a la seccin de Guardar Contrato se le mostrar la

interfaz que se describe en la figura 36.
Figura 36. Interfaz de Guardar Contrato para usuarios con rol de usuario.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
La pantalla de Guardar Contacto presenta prcticamente la misma estructura que se puede ver
en la informacin de detalle de un contrato, es decir, la informacin se muestra en cuatro
pestaas por las cules podr navegar siempre y cuando complete los datos requeridos de la
pestaa anterior. Debe entender que se denominan datos requeridos a aquellos que van
precedidos del carcter *. A continuacin se da a conocer el contenido de cada una de las
pestaas.
8.1. Datos Generales

En esta seccin deber elegir entre subir un documento que est alojado en nuestro pc
(carpeta compartida de todos los superusuarios) o elegir de una lista previamente
escaneada que se encontrar en los servidores. Si no opta por ninguna de las opciones
mencionadas no podr continuar. Si visualiza con detenimiento la figura 37, podr observar
de nuevo los iconos de introduccin, modificacin y eliminacin que le permitirn de nuevo
aadir, modificar y eliminar los elementos de un determinado combobox.
En las figuras 38 y 39 visualizar las distintas opciones de las que dispone para cargar un
documento.
La informacin que se debe especificar en esta seccin es: tipo de contrato (obligatorio),
subtipo de contrato, objeto del
contrato (obligatorio), descripcin del
documento
(obligatorio), sociedad, precio contractual, pago, pas, departamento a cargo (obligatorio),

negociado por, revisado por, n de referencia y archivo.
Es importante que el lector entienda que el combobox de Departamento a Cargo ser el

que le permita limitar el acceso al contrato a un departamento concreto.
Es imprescindible que todos los datos sean completos, correctos y veraces, puesto que a
esa informacin accede un gran nmero de usuarios y en base a esta informacin se
elaboran informes.
Tambin se podr ver la estructura en rbol de los documentos compartidos con su

contrato pulsando en la opcin Relacin de Contratos Guardados.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
Estructura en rbol de los

contratos relacionados
Barra de pestaas para especificar la
informacin de cada contrato

nuevos elementos a cada
combobox
Combobox para seleccionar

el origen del documento a
subir.
dependiente de la seccin en la que

se encuentre
Enlace que nos permite

acceder a la Siguiente pestaa
Figura 37. Interfaz de Guardar Contrato en la seccin de Datos Generales
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Gestor de Contratos
2. Ventana para
seleccionar el documento a
subir
1. Presionar en Seleccionar
archivo para visualizar la
ventana de seleccin de
documentos a subir
3. Cerrar/Aceptar
Figura 38. Buscar documento a subir en la seccin Gestor de Contratos
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Gestor de Contratos
Lista para la seleccin de

documentos
Figura 39. Listar documentos escaneados en la seccin Gestor de Contratos
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
8.2. Fechas y Alertas

La informacin que tendr que especificar es: fecha de firma (obligatorio), fecha de
entrada vigor, duracin, fecha de vencimiento, duracin de la prorroga, plazo para
ejercitar derecho a la prorroga, plazo mximo para resolver, observaciones sobre la
duracin, desestimiento unilateral y contactos.
Adems, en esta pestaa se establecern las distintas alertas relacionadas con el

documento en curso y las fechas establecidas.
A continuacin se detallan las alertas que recibir si se activa la alerta correspondiente de

cada una de las alarmas:
o
Aviso de finalizacin de contrato

El #description#, firmado entre #Society# y #Contractor# finaliza el prximo
#EndDate#.
Puede consultar ms datos y acceder al documento completo en el Gestor de
Contratos, con el nmero de referencia #DocRef#.
Plazo mximo de prrroga de contrato
El #description#, firmado entre #Society# y #Contractor# finalizar el prximo

#EndDate#, salvo que antes de #ExtendsDate# comunique su voluntad de que
se prorrogue durante el plazo pactado #ExtendsTerm#.
Contratos, con el nmero de referencia #DocRef#.
Plazo mximo de resolucin de contrato
El #description#, firmado entre #Society# y #Contractor# finaliza seguir

vigente salvo que antes de #Deadline# comunique su voluntad de que quede sin
efecto. En caso contrario finalizar el prximo #EndDate#.
Contratos, con el nmero de referencia #DocRef#
En los distintos mensajes de alerta existen una serie de palabras claves que se
reemplazarn con los valores correspondientes al documento en curso. Dichas palabras
claves son:
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Gestor de Contratos
#description#: nombre del contrato.
#Society#: sociedad que firma el contrato.
#Contrator#: contratante.
#EndDate#: fecha de finalizacin del contrato.
#DocRef#: numero de referencia del contrato.
#ExtendsDate#: Plazo mximo de prrroga de contrato.
#ExtendsTerm#: Plazo mximo de resolucin de contrato.
#DeadLine# Fecha de finalizacin de contrato.
Iconos para la introduccin

de fechas
Iconos para
activar/desactivar alarmas

nuevos elementos a cada
combobox
Enlace que nos permite acceder a la

Siguiente/Anterior pestaa
Figura 40. Interfaz de Guardar Contrato en la seccin de Fechas y Alarmas
Figura 40. Interfaz Guardar Contrato en la seccin de Fechas y Alertas
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
8.3. Otros datos

Los datos mostrados en esta pestaa dependern del tipo y subtipo de contrato. Recordar
al lector, que slo los contratos de tipo Seguros y Logsticos sern los que dispongan de
opciones a cumplimentar en esta seccin. En la figura 41 se muestra un ejemplo.
Seccin Otros Datos
Figura 41. Interfaz de Guardar Contrato en la seccin de Otros datos de un contrato de

tipo Seguros
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Gestor de Contratos
8.4. Contratantes
El conjunto de datos de los contratantes son: sociedad (obligatorio), otras sociedades,
contrato interno, contrato socio nico, contratante, otros contratantes, grupo de empresas,
NIF contratante y datos contacto contratante (ver figura 42).
Los campos Contrato Interno y Contrato Socio nico habilitarn el envo de notificaciones
cuando se produzca el guardado del documento. Estas notificaciones se enviarn si el
campo correspondiente est seleccionado.
Las notificaciones enviadas sern:
Contrato Interno:
Se comunica que entre #Society# y #Contractor# se ha firmado un Contrato Interno

#documentDesc#
Puede consultar ms datos y acceder al documento completo en el Gestor de Contratos,
con el nmero de referencia #ref_num#.
Contrato de Socio nico:
Se comunica que entre #Society# y #Contractor# se ha firmado un Contrato Socio nico

#documentDesc#
Puede consultar ms datos y acceder al documento completo en el Gestor de Contratos,
con el nmero de referencia #ref_num#.
En este caso, las palabras claves se corresponden con los siguientes datos:
#Society#: sociedad que firma el contrato
#Contrator#: contratante
#documentDesc#: nombre del contrato
#ref_num#: numero de referencia del contrato.
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Gestor de Contratos
Seccin Contratantes
Enlace que nos permite acceder a la

Siguiente/Anterior pestaa
Figura 42. Interfaz de Guardar Contrato en la seccin de Contratantes
Una vez finalizado el rellenado de campos se procede a guardar el documento con sus datos, para
ello, deber hacer clic en Siguiente y se le mostrar una nueva ventana en donde se le pedir la
confirmacin de la accin. Se ilustra el proceso de confirmacin en la figura 43.
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Gestor de Contratos
Confirmacin
Cerrar/Aceptar
Figura 43. Confirmacin sobre el guardado de los documentos
Cuando pulse sobre Aceptar se le pedir que especifique si desea relacionar el documento que
acaba de guardar con otros documentos (ver figura 44). En caso de que seleccione la opcin
Cerrar, no se proceder al guardado del contrato definido.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
Cerrar/Aceptar
Figura 44. Relacionar el Contrato guardado con alguno de los existentes.
Si opta por la opcin Aceptar, se le ubicar de nuevo en la seccin de Buscar Contrato. Realizar
la bsqueda del contrato, o conjunto de documentos, que quiera relacionar. En la tabla de
resultados obtenidos, observar los iconos de configuracin, detalle y aadir. Del primero,
simplemente recordar al lector que podr configurar la tabla de resultados de bsqueda segn le
convenga. De los otros dos, destacar de nuevo su funcionalidad: el primero le permitir visualizar
de nuevo las caractersticas del contrato mientras que el segundo icono ser el que le relacione los
dos contratos.
Versin 1.1
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Gestor de Contratos
A medida que vaya relacionando contratos, en la parte superior izquierda, visualizar como la
opcin de Relacin de Contratos Guardados, le mantiene informado, mediante una estructura en
rbol de directorios, acerca de los contratos que se encuentran relacionados entre s. Tambin
observar que dispone de dos opciones en el rbol de directorios. Dichas opciones son Relacionar
existente y Nuevo. En la figura 45 se muestra un ejemplo.
Figura 45. Ejemplo Relacionar el Contrato guardado con alguno de los existentes.
Versin 1.1
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Manual de Usuario - Gestor Contratos - v1.1 PDF

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Gestor de Contratos

Versin Base del Documento

Manual de Usuario Gestor de Contratos

Cuestiones Generales .............................................................................................. 4

Autentificacin y Seguridad .................................................................................... 5

Descargar Manual de Usuario.................................................................................. 9

Cambiar Idioma ...................................................................................................... 9

Iconos Generales .................................................................................................. 10

Para la toma de decisiones................................................................................ 10

Para ir de una opcin a otra .............................................................................. 10

Para la modificacin de datos ........................................................................... 11

Para el borrado de elementos ........................................................................... 11

Buscar Contrato .................................................................................................... 12

Iconos para la gestin de cada documento ....................................................... 19

Ver detalles del contrato.............................................................................. 20

6.2.1.1. Datos Generales ...................................................................................... 21

Realizar modificaciones sobre un contrato .................................................. 27

6.2.2.1. Icono para aadir un elemento al combobox........................................... 29

Visualizar el histrico de un contrato........................................................... 37

Descargar el contrato .................................................................................. 38

Eliminar el contrato ..................................................................................... 38

Generar Informe ................................................................................................... 39

Icono para cargar una plantilla propia. ........................................................... 41

Icono para guardar una plantilla..................................................................... 41

Icono para generar un informe pdf. ................................................................ 42

Icono para generar un informe Excel. ............................................................. 42

Guardar Contrato .................................................................................................. 43

Datos Generales ................................................................................................ 44

Manual de Usuario Gestor de Contratos

Fechas y Alertas ................................................................................................ 48

Otros datos ....................................................................................................... 50

Manual de Usuario Gestor de Contratos

A continuacin describiremos algunas cuestiones generales de la aplicacin, posteriormente

Se guarda toda aquella documentacin con relevancia para la relacin contractual; se

Manual de Usuario Gestor de Contratos

Figura 1. Acceso a la aplicacin

Manual de Usuario Gestor de Contratos

Usuario: permiso para realizar bsquedas.

Superusuario: acceso total a la aplicacin.

Superusuario departamento: tiene limitada la subida de documentos a un

Al iniciar la aplicacin tendremos acceso a la pantalla de bsqueda en la que observar los

Titulo de la aplicacin: nombre de la aplicacin del que se deduce su utilidad.

Manual de Usuario Gestor de Contratos

Barra de pestaas: conjunto de acciones a realizar. Dichas acciones son: Buscar

Localizacin en el programa: nombre de la seccin en que se encuentra.

rea de trabajo: lugar donde se especificarn el conjunto de datos que se requieran,

rea de resultados: espacio donde se presentarn el conjunto de resultados que el

Manual de Usuario Gestor de Contratos

Figura 2. Pantalla Principal y sus elementos.

Manual de Usuario Gestor de Contratos

3. Descargar Manual de Usuario

Figura 3. Cambio de Idioma.

Manual de Usuario Gestor de Contratos

5.1. Para la toma de decisiones

Figura 4. Iconos Cerrar y Aceptar respectivamente.

5.2. Para ir de una opcin a otra

Figura 5. Iconos Volver y Siguiente respectivamente.

Manual de Usuario Gestor de Contratos

5.3. Para la modificacin de datos

Figura 6. Icono Modificar

Figura 7. Icono Eliminar

Manual de Usuario Gestor de Contratos

La lista de criterios para buscar son los siguientes: