Cómo transmitir instrucciones con eficacia

Técnicas para optimizar la comunicación en las reuniones de trabajo

Autor: Clark, Colin

Editorial: Deusto S.A (España)
Páginas: 152
ISBN: 84-234-1677-1

El autor del libro parte de la hipótesis de que “la esencia de una dirección eficaz
es una comunicación eficaz”. A partir de consejos, formularios, cuestionarios, ejercicios
y algunos casos personales de las reuniones informativas que había organizado,
establece unos mecanismos prácticos para ayudar a los directores y a los jefes de equipo
a informar plena y fructuosamente a sus trabajadores así como a recibir de forma
correcta la información de vuelta por parte de la plantilla.

Por tanto, su objetivo principal es facilitar al lector la información necesaria para

preparar reuniones informativas de calidad en su empresa. Sin duda, es un texto
práctico dirigido a un público adulto e inmerso en el mundo de la empresa, donde la
comunicación entre los diversos escalafones de la jerarquía resulta fundamental.

El libro se estructura en doce capítulos donde se establecen las claves más

importantes que un empresario debe tener en cuenta a la hora de dirigirse a sus
empleados. Sin embargo, no sólo ayuda al comunicador, sino también al receptor, pues
el autor consigue responder a los porqués de las diversas actitudes de la audiencia
cuando está siendo informada. Señala, además, los errores comunes y no tan comunes
que, con frecuencia, tendemos a realizar cuando nos situamos frente al público, algunos
como: alargar innecesariamente las reuniones, diluir la fuerza del resumen final
añadiendo nueva información o emplear los encabezamientos de las reuniones con
frases complejas o ambiguas.

Según Colin Clark, lo primero que hay que hacer antes de poder llevar a cabo
una óptima comunicación es estudiar qué son las reuniones informativas, qué se puede
conseguir con ellas y los factores que determinan su éxito. Normalmente, son breves,
cara a cara, se celebran regularmente con el fin de pasar información a los empleados
y/o conseguir de éstos información de retorno. En definitiva, son una ocasión ideal para
“informar, decidir, desarrollar, discutir, activar” y su éxito dependerá de una serie de
compromisos que el comunicador tiene con las personas a las que informa: “defender la
importancia de tener un flujo de comunicación abierta, asegurar que los empleados
están óptimamente formados en técnicas de comunicación, asegurar que los ponentes
consultan, escuchan y actúan conforme a la información de retorno” etc.

Es indiscutible que se trata de un manual de lectura, unas instrucciones dirigidas

a un público específico que toma forma en el “usted” al que el autor remite en varias
ocasiones: “Depende crucialmente de una serie de compromisos continuados que usted
y las personas a quienes informa tienen que contraer unos con otros”.

Clark basa sus teorías en informes ya publicados sobre este tema como
“Managing best price. Employee Comunication” o declaraciones, ya sean anónimas o
no, de directores de empresas, de hoteles, de ventas, formadores de gestión etc. Todas
ellas estás encuadradas y sirven de apoyo a los consejos que el autor aporta. Al mismo
tiempo, encontramos entre sus páginas una media de diez test que miden el grado de
preparación del lector para realizar una buena reunión informativa. Según el resultado,
el economista aconseja actuar frente al problema de un modo concreto. Para comprobar
la funcionalidad y el beneficio de éstos, me he puesto en el lugar de una empresaria y he
realizado algunos de los test que propone el autor como el que afecta al “nivel de
compromiso”. Los diferentes resultados obtenidos me confirman que este manual me
servirá para intentar mejorar la actitud de mis supuestos oyentes preparando unas
reuniones informativas eficaces y mi capacidad como exponente.

La combinación de una “preparación adecuada de la información que se

comunica provechosamente dentro de una reunión informativa que tiene estructura e
impacto” es la clave para lograr la eficacia y el éxito en la reunión. Este enunciado es
fundamental, pues recoge todos y cada uno de los aspectos que el autor irá analizando a
lo largo del texto para tutelar al lector y enseñarle las técnicas para conseguir una
comunicación óptima en el equipo de una empresa.

Considero que se trata de un libro práctico, conciso y directo. Deja claro su

objetivo principal sin divagaciones, pues procura enseñar al lector a crear buenas
reuniones informativas a partir de la preparación personal del trasmisor hasta el acto de
comunicación que envuelve a los receptores, siempre a través de unas acciones
específicas y una comunicación clara, llana y coherente. Creo que la presentación de la
información en doce capítulos es pertinente ya que con ello logra la sencillez y utiliza,
así, de manera precisa, ejemplos prácticos fáciles de memorizar; tablas, gráficas y
dibujos que funcionan como apoyo a las pautas que nos marca el autor.

Personalmente, uno de los capítulos con los que he aprendido más es el número
7, pues se centra en La motivación (de la plantilla). En él, el autor muestra las claves
para animar, rogar o halagar a los trabajadores de una empresa dejando claro que lo
primero que hay que hacer no es averiguar el cómo sino, por qué es necesaria la
motivación. En mi opinión, este apartado es útil para cualquier ciudadano ya que nos
ofrece ciertas pautas para conseguir que alguien (ya sea nuestro subordinado o no)
funcione de forma productiva.

Para terminar, diría que Cómo transmitir instrucciones con eficacia no se trata
simplemente de un manual que tenga utilidad sólo para los directivos de una empresa,
sino que es un ejemplo perfecto que puede utilizar cualquier persona que busque el
apoyo teórico a la hora de presentarse ante una audiencia.