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INGRESAR DATOS EN EXCEL 2013

Existen dos métodos principales para ingresar datos en Excel. El primer método es seleccionar la celda deseada y capturar directamente el valor y pulsar la tecla Entrar para terminar con el ingreso del dato en la celda. El segundo método es similar. Comenzamos por seleccionar la celda donde introduciremos el dato, pero en lugar de ingresar la información directamente en la celda lo hacemos en la barra de fórmulas.

1. INGRESAR DATOS EN EXCEL 2013 Existen dos métodos principales para ingresar datos en Excel .

Cualquiera de los dos métodos nos dará el mismo resultado, así que solo es cuestión de preferencia. De esta manera podemos ingresar valores numéricos, texto y fórmulas. Es importante notar que si ingresamos un texto muy grande en una celda y sobrepasa el ancho de la columna, Excel mostrará el texto como si formara parte de las celdas adyacentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen he introducido en la celda A1 el texto “Cómo ingresar datos en Excel 2013”:

1. INGRESAR DATOS EN EXCEL 2013 Existen dos métodos principales para ingresar datos en Excel .

A primera vista pareciera que parte del texto se encuentra en las celdas B1 y C1 pero en realidad todo el texto se encuentra en la celda A1. Si seleccionamos cualquiera de las celdas adyacentes podrás observar que la barra de fórmulas no muestra ningún valor lo cual indica que dichas celdas están vacías. Para comprobarlo podemos hacer doble clic en el límite derecho de la columna lo cual modificará el ancho para ajustarse y nos daremos cuenta de que todo el texto pertenece a la celda A1.

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo.

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo.

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

 Referencias de celda . En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

 Referencias de celda . En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar

Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones

de Excel. Un ejemplo de una función de Excel podemos incluir como parte de una fórmula.

es

la función

SUMA la cual

 Referencias de celda . En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, después, suma 5 al resultado para dar con la respuesta, 11.

=2*3+5

La siguiente fórmula usa la función PAGO para calcular el pago de una hipoteca (1.073,64 dólares), basado en un tipo de interés del 5 por ciento (5 % dividido entre 12 meses es igual al tipo de interés mensual) durante un período de 30 años (360 meses) para un préstamo de 200.000 dólares:

=PAGO(0,05/12.360,200000)

A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo.

=A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.

=RAIZ(A1) Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor contenido en A1.

=HOY() Devuelve la fecha actual.

 

=MAYUSC("hola")

Convierte el texto "hola"

en "HOLA" mediante la función

MAYUSC.

=SI(A1>0)

Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.

FUNCIONES EN EXCEL

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con

uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2; ;argumentoN) ... Siguen las siguientes reglas:

  • - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

  • - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

  • - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

  • - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4

+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

  • 3. FUNCIONES DE EXCEL Excel es un programa diseñado por la empresa Microsoft, destinado a la creación, modificación y manejo de hojas de cálculo. Se trata de un programa diseñado para trabajos de oficina, en especial en lo tocante al ámbito de la administración y contaduría, aunque gracias a la gran gama de funciones y herramientas que posee, es útil para muchos otros campos, como la creación de ciertas bases de datos, y demás. Se trata de un programa que cuenta con funciones para el procesamiento de texto y diversas herramientas matemáticas y de gráficas, para trabajos de contaduría y administración, con los que se pueden llevar a cabo registros detallados de diversas informaciones, en una forma ordenada gracias al sistema de casillas con que cuenta. Este programa posee como antecedente directo, a las hojas de cálculo de nombre Multiplan, en la década de los años 80s, surgiendo varias versiones que fueron evolucionando hasta la actualidad, agregando nuevas herramientas y capacidades que permiten realizar el trabajo de forma más eficiente. El nombre de Excel se utilizó tanto para las versiones para sistemas Macintosh y Windows simultáneamente, pero por problemas de derechos de autor, en el año de 1993, este programa cambió su nombre, especificándolo de esta manera “Microsoft Excel”, aunque actualmente por ser la hoja de cálculo más extendida entre los usuarios, se le denomina simplemente como Excel. Las versiones de este programa (ya con el nombre Excel), iniciaron en 1987 con Excel 2.0, pasando por diversas versiones mejoradas hasta la actualidad.

Posee una gran gama de herramientas que facilitan la creación y modificación de las hojas de cálculo, haciendo el trabajo más eficiente y fácil, es el caso de herramientas como la autosuma, que acorta el tiempo de las operaciones de contaduría, el uso de celdas para la inserción de los datos, permitiendo que estos queden ordenados, herramientas de formato, que permiten alinear los datos, cambiar el tipo de fuente o letra, así como cambiar el color dela misma o el tamaño que esta posean. Además cuenta con una amplia variedad de plantillas preestablecidas, que nos facilitan la realización del trabajo, evitando que hacer todo el trabajo desde “cero”, con lo quese pueden hacer rápidamente facturas, horarios de estudio, clasificaciones de mercancías, etc.

Pero… ¿Para que sirve Microsoft Excel?

Microsoft Excel sirve para:

La elaboración de tablas

La creación de graficas

Hacer sumas

Hacer restas

Realizar multiplicaciones

La elevación a potencias

Hacer calendarios especializados

Hacer facturas

Realizar horarios, de trabajo o escolares

Crear informes detallados (por ejemplo informes contables).

Sirve para elaborar presupuestos

Permite inserta vínculos a textos u hojas de cálculo relacionadas

Insertar imágenes (por ejemplo gráficas), en las hojas de calculo

Editar hojas de cálculo de otros programas y plataformas similares compatibles, como Open office, KOffice y Star Office, entre outros.

Otras funciones de Microsoft Excel:

Microsoft Excel sirve para realizar gráficas.- Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadísticas de los datos que estamos manejando.

Crear vínculos.- Este programa permite que se puedan insertar vínculos, ya sea a direcciones de páginas web, a otras hojas de cálculo, a secciones especiales de una misma hoja de cálculo, a gráficas, o imágenes, para que estas se habrán de manera automática al realizar clic en dicho enlaces.

Microsoft Excel sirve para hacer plantillas.- Con este programa, el usuario puede hacer o modificar sus propias plantillas, especialmente adaptadas a sus necesidades, agregando por ejemplo funciones automáticas idóneas para la labor que realice cotidianamente, sistematizando y haciendo más eficiente el trabajo.

Es una herramienta útil en la administración de las empresas en general. En la foto planilla de pago.

Sirve para hacer operaciones matemáticas “automáticas”, dentro de las hojas de cálculo, en tanto se ingresan los datos o números correspondientes así como tablas automáticas y gráficas automáticas que se acomodan igualmente con el ingreso de datos, un ejemplo es el caso de la autosuma.

Microsoft Excel ayuda a llevar las cuentas.- Sirve para llevar cuentas, en esta aplicación se realizan las sumas en forma automática, también sirve para realizar listas de existencias, de nómina, de ventas, etc.

En general los datos aplicados y expuestos en el Excel se pueden auto-completar y sumar haciendo uso de sus ecuaciones, auto-sumas y la perspectiva gráfica de los datos se aprecia mediante gráficas y tablas que expresan visualmente los movimientos realizados, por ejemplo en las operaciones diarias de una empresa.

Microsoft Excel sirve para diversos campos laborales.- Sus aplicaciones no se limitan a la contabilidad y a la administración, pues también es usada como registro de datos en ciencias y para catalogar documentos en las ciencias humanísticas, la clasificación de organismos vivos, de medicamentos, sustancias químicas y demás.

Las aplicaciones que se le pueden dar a este programa, pueden ser muchas, según sea la imaginación, necesidad y conocimiento del usuario.

  • 4. MODIFICACION DE TAMAÑOS DE CELDA EN EXCEL En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendido entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el número de caracteres que puede

mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si especifica un ancho de columna de 0, la columna se oculta.

Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas o 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 1/6 pulgadas o 0,4 cm). Si especifica un alto de fila de 0, la fila se oculta.

Si está trabajando en la vista Diseño de página (pestaña Vista, grupo Vistas de libro, botón Diseño de página), puede especificar el ancho de una columna o el alto de una fila en pulgadas. En esta vista, pulgada es la unidad de medida predeterminada, pero puede cambiarla a centímetros o milímetros (en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones, en la categoría Avanzadas y, en Mostrar, seleccione una opción de la lista Unidades de la regla).

Establecer un ancho específico para una columna

1.

Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.

2.

En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3.

 
1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio , en

4.

En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

5.

En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

6.

Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para establecer rápidamente el ancho de una sola columna, haga clic con el botón secundario en la columna seleccionada, haga clic en Ancho de columna y escriba el valor que desea.

Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automáticamente al contenido (autoajustar)

1.

Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.

2.

En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3.

 
1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio , en

4.

En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.

Nota: Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.

Sugerencia: Para establecer rápidamente el ancho de una sola columna, haga clic con el botón secundario

Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna

1.

Seleccione una celda en la columna que tenga el ancho que desee usar.

2.

Presione Ctrl+C o, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

3.

 
2. Presione Ctrl+C o, en la pestaña Inicio , en el grupo Portapapeles , haga clic

4.

Haga clic con el botón secundario en una celda de la columna de destino, señale Pegado especial y haga clic en el botón Mantener ancho de columnas de

origen

.
.

Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro

El valor predeterminado para el ancho de columna indica el número medio de caracteres de la fuente estándar que pueden caber en una celda. Puede especificar un número diferente para el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo o de un libro.

1.

Siga uno de estos procedimientos:

o

Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo, haga clic en la pestaña de la hoja.

o

Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja y haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

o

2. En la pestaña Inicio , en el grupo Celdas , haga clic en la opción

2.

En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3.

 
2. En la pestaña Inicio , en el grupo Celdas , haga clic en la opción

4.

En Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado.

5.

En el cuadro Ancho estándar de columna, escriba una medida nueva y haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Si desea definir el ancho predeterminado de columna de todos los libros y hojas de cálculo nuevos, puede crear una plantilla de libro o de hoja de cálculo y basar los libros u hojas de cálculo nuevos en dichas plantillas.

Cambiar el ancho de las columnas con el mouse

Siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea.

2. En la pestaña Inicio , en el grupo Celdas , haga clic en la opción

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de columnas y ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar y haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.

 Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y arrastre

Establecer un alto específico para una fila

  • 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.

  • 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

 Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y arrastre

3.

En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila.

  • 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee. Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido

    • 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.

    • 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda , haga clic en Alto de fila . 4. En el
  • 3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila. Sugerencia: Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila.

3. En Tamaño de celda , haga clic en Alto de fila . 4. En el

Cambiar el alto de las filas con el mouse

Siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.

 
  Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea

Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.

Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

  Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea

Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.

  • 5. ORDENAR DATOS EN EXCEL Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel. Ordenar una tabla en Excel Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.

Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente.

Múltiples criterios de ordenación

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:

Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación. Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista. Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado. Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido. Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas. La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.

La forma de ordenar en Excel? Seleccionar los datos que desea ordenar

Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o

C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos (encabezados) creados para identificar las filas o las columnas.

Ordenación rápida Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. En la pestaña Datos
Ordenación rápida Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. En la pestaña Datos
 

Ordenación rápida

Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

 
En la pestaña Datos , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en clasificar

En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

para

Ordenación rápida Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. En la pestaña Datos
Ordenación rápida Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. En la pestaña Datos
 
Haga clic en mayor al menor). para clasificar en orden descendente (de Z a A o

Haga clic en mayor al menor).

para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número

Especificar criterios para ordenar Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar, además de

Especificar criterios para ordenar Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar, además de otros criterios como la fuente o los colores de la celda. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar . En la lista Ordenar por , seleccione la primera

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

  • 6. GRAFICAR EN EXCEL Un gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que mejora la comprensión de los datos que se encuentran en nuestra hoja. Los gráficos son una excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente cualquier tendencia en los datos. ¿Qué es un gráfico de Excel? Los gráficos en Excel son objetos que podemos crear en el momento que lo necesitemos y que representan visualmente una o varias series de datos numéricos. Dependiendo el tipo de gráfico que utilicemos será la apariencia de cada una de las series. En la siguiente imagen puedes observar un gráfico de líneas con dos series de datos:

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar . En la lista Ordenar por , seleccione la primera

La información de cada serie está almacenada en una columna diferente. La línea

azul representa los datos de la columna Ingresos y la línea roja los datos de la columna Egresos. Además, cada pequeño círculo sobre la línea representa el valor de cada una de las celdas en los datos. Es así como un gráfico está vinculado a la información contenida en una hoja de Excel y si modificamos los datos, entonces el gráfico se actualizará automáticamente para reflejar los cambios.

Pasos para crear un gráfico en Excel

Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:

1.

Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos. Nota que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los datos de las celdas adyacentes.

2.

Una vez hecha la selección, ve a la ficha Insertar > Gráficos y haz clic sobre el botón del tipo de gráfico que deseas insertar y se mostrará un menú donde deberás seleccionar el gráfico deseado.

3.

Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos: 1. Selecciona

Por ejemplo, para crear el gráfico de líneas mostrado en la sección anterior pulsé el botón Gráfico de líneas y posteriormente seleccioné la opción Línea con marcadores tal como lo ves en la siguiente imagen:

Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos: 1. Selecciona

Con estos simples pasos habrás aprendido cómo hacer gráficos en Excel 2013. Tal vez la parte más complicada del proceso es saber elegir el gráfico adecuado

para nuestros datos pero si te encuentras en esta situación, Excel 2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudará en el proceso de selección de un gráfico.

Gráficos recomendados en Excel 2013

Cuando tienes duda sobre el gráfico que debes elegir para tus datos, puedes hacer uso del comando Gráficos recomendados de Excel 2013 el cual hará un análisis rápido de los datos para hacer una recomendación. Para utilizar este comando debes hacer clic sobre una celda dentro del rango de datos y posteriormente ir a Insertar > Gráficos > Gráficos recomendados y se mostrará un cuadro de diálogo con las recomendaciones de Excel:

En el panel izquierdo tendrás el listado de los gráficos recomendados y al seleccionar alguno de

En el panel izquierdo tendrás el listado de los gráficos recomendados y al seleccionar alguno de ello se mostrará una vista previa en el panel derecho. Una vez que hagas tu elección deberás pulsar el botón Aceptar para crear efectivamente el gráfico. Selección de datos para crear un gráfico En los ejemplos anteriores he mencionado que es suficiente con seleccionar una sola celda del rango de datos que deseamos graficar lo cual funciona perfectamente, siempre y cuando deseamos graficar todos los datos de las celdas adyacentes. Si nuestros datos se componen de varias columnas de las cuales solo queremos graficar una sola de ellas, entonces será necesario hacer la selección explícita de todos los datos a graficar. En la siguiente imagen puedes notar que he hecho la selección solo de la columna Mes y de la columna Ingresos:

En el panel izquierdo tendrás el listado de los gráficos recomendados y al seleccionar alguno de

Después de hacer la selección anterior pulsaré el comando Insertar > Gráficos > Gráfico de líneas > Línea con marcadores y el resultado será el siguiente:

Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la selección realizada previamente.

Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la selección realizada previamente. Es importante mencionar que la primera columna será considerada como las categorías de los datos siempre y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas categorías las puedes ver reflejadas en las etiquetas del eje horizontal. Si en lugar de graficar la columna Ingresos queremos graficar la columna Egresos, entonces debemos seleccionar ambas columnas utilizando la tecla Ctrl la cual nos permite elegir múltiples rangos que no son adyacentes. Después de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y haz la selección de la segunda columna:

Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la selección realizada previamente.

El resultado de

Egresos:

la selección de datos

anterior es una

gráfica de la columna

Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la selección realizada previamente.

Es así como la selección de datos adecuada nos permite graficar la información deseada. Recuerda que si deseas graficar todo el rango de datos entonces es suficiente con seleccionar una sola celda dentro del rango.

Ficha Herramientas de gráfico

Una vez que hemos creado un gráfico y hacemos clic sobre él se mostrará una

ficha contextual llamada Herramientas de gráfico la cual contendrá comandos específicos para trabajar con los gráficos creados.

Es así como la selección de datos adecuada nos permite graficar la información deseada. Recuerda que

Los comandos están agrupados en las fichas Diseño y Formato que contienen

comandos para cambiar el estilo del gráfico y su diseño así como el comando necesario para cambiar el tipo de gráfico entre otros comandos más que utilizaremos en lecciones posteriores. Como cualquier otra ficha contextual, al momento de remover la selección del gráfico, la ficha Herramientas de gráfico se ocultará.

Crear hojas de gráficos en Excel

De manera predeterminada los gráficos son colocados dentro de la hoja donde se encuentran los datos y decimos que son gráficos incrustados los cuales flotan sobre la hoja. Pero existe otra alternativa para los gráficos de Excel y es que podemos colocarlos en su propia hoja donde no existirá nada más que el gráfico mismo. Una razón para crear una hoja de gráfico es porque deseamos imprimir los gráficos de manera independiente y ocupando la totalidad de la hoja. Además, si tenemos múltiples gráficos en nuestro libro será buena idea colocar un gráfico en una hoja diferente para ubicarlos rápidamente. Para crear una hoja de gráfico debes seleccionar el gráfico deseado y posteriormente ir a Herramientas de gráficos > Diseño > Ubicación > Mover gráfico. Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá crear una nueva hoja de gráfico permitiéndonos colocar el nombre que deseemos:

Es así como la selección de datos adecuada nos permite graficar la información deseada. Recuerda que

Al pulsar el botón Aceptar notarás que se inserta una nueva hoja en el libro y lo único que existirá en dicha hoja será el gráfico de Excel. Si quieres regresar al gráfico incrustado en la hoja debes seguir el procedimiento inverso seleccionando de nuevo el comando Mover gráfico pero en esta ocasión seleccionando la opción Objeto en Hoja. Aprender cómo hacer gráficos en Excel es de suma importancia porque los gráficos nos ayudan a comprender de una mejor manera los datos contenidos en las celdas y darles el significado e interpretación correctos.