El documento describe el proceso de cierre contable y los controles realizados al final del período. Incluye el balance de sumas y saldos, también conocido como prebalance, que verifica la exactitud de los totales débito y crédito de todas las cuentas del mayor general. También describe el plan de revisión y ajuste, que es una herramienta de planificación para validar los saldos a través de tareas coordinadas de revisión y ajuste antes de la preparación de los estados contables finales.
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Contabilidad
Original Title
Unidad Nº 20 Culminación y Cierre Del Proceso Contable. Integración Conceptual.
El documento describe el proceso de cierre contable y los controles realizados al final del período. Incluye el balance de sumas y saldos, también conocido como prebalance, que verifica la exactitud de los totales débito y crédito de todas las cuentas del mayor general. También describe el plan de revisión y ajuste, que es una herramienta de planificación para validar los saldos a través de tareas coordinadas de revisión y ajuste antes de la preparación de los estados contables finales.
El documento describe el proceso de cierre contable y los controles realizados al final del período. Incluye el balance de sumas y saldos, también conocido como prebalance, que verifica la exactitud de los totales débito y crédito de todas las cuentas del mayor general. También describe el plan de revisión y ajuste, que es una herramienta de planificación para validar los saldos a través de tareas coordinadas de revisión y ajuste antes de la preparación de los estados contables finales.
20.1. Cierre del Proceso Contable. Sistemas Contables Parte del sistema de informacin del ente. Conjunto coordinado de procedimiento y tcnicas que proporciona datos sobre la composicin del patrimonio a un momento dado. El mismo debe permitir: Registrar los ajustes de las variaciones del poder adquisitivo de la moneda, de manera que la informacin contable que se brinde sea eficaz y exprese la realidad econmica. Emitir informes de distintas clases que contemplen las clases de destinatarios y las distintas finalidades (impositivas, societarias, de entidades bancarias y financieras, etc.). Conciliar con terceros, a travs de la emisin de listados analticos de cuentas para dicha tarea. Control propio, debe tener inserto los controles en las distintas etapas que aseguren la calidad de la informacin obtenida. Respetar todas las normas legales y profesionales. Etapas del Proceso Contable Captacin de los datos. Interpretacin de los datos a consignar (trabajo previo). Lectura y conclusin (trabajo posterior), forman con la tenedura de libros, la triloga de procedimientos que constituyen el sistema contable. Proceso de cierre Conjunto de tareas previas e imprescindibles a la preparacin de informes contables, e inclusivas de los controles peridicos sobre los datos contables a ese momento, distintos a los controles de saldos que siguen a cada registracin en particular. Cules son ?: Transferencias de saldos seccionales (subdiarios). Asientos de consolidacin (en empresas controlantes que deben consolidar). Controles de saldos previos a la preparacin de informes: Balance de saldos del Mayor General. Balance de sumas y saldos. Balance de saldo de Mayores Auxiliares. Inventario fsico y diferentes procedimientos de control. Conciliaciones con terceros. Comparaciones con recuentos fsicos. Anlisis de la documentacin legal. Anlisis de saldos. Asientos de ajuste, refundicin y cierre. En las economas actuales, debido a las necesidades diversas que se presentan en el contexto, las organizaciones a fin de ejercicio, ajustndose a sus recursos, deben realizar una serie de procesos y tcnicas, a travs de las cuales se da una seguridad a la direccin, a partir de la observacin en el trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente, si los registros e informes
reflejan las operaciones actuales adecuada y rpidamente en cada divisin,
departamento u otra unidad y si stos se estn llevando fuera de los planes, polticas o procedimientos de los cuales la contabilidad es responsable.
20.1.1. Plan de Revisin y Ajuste. Su importancia en la etapa final.
Plan de revisin Ajuste Es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de saldos son correctos (son razonables). A partir de la necesidad de evaluar los errores y por la gran urgencia de suprimir los efectos de los mismos y conociendo que muy pocas empresas tienen polticas y planes conformados para evitarlos, surgen herramientas como el Plan de Revisin y Ajuste, es decir, surge por la necesidad de mantener un control permanente y mas eficaz dentro de la empresa. Consiste en el examen o verificacin de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un perodo, evaluando la conformidad de las disposiciones establecidas en el sistema de control interno y contable; es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver la organizacin en su totalidad. Es una manera de planificar por cuanto el Contador de la organizacin establece una cantidad de controles a ejecutar por perodo de tiempo, con que elementos o recursos se van a contar y quienes los elaborarn. Por medio de la delegacin se asignan quienes son los responsables de realizar los controles. Nos permite asegurar las cualidades de la informacin contable al cierre; asegurar va el control, que las cuentas auxiliares se encuentren conciliadas con el mayor; que todas las variaciones del ejercicio hayan sido registradas en el mismo; y as arribar a informacin contable validada y actualizada. El Plan tiene un carcter selectivo, solamente se controla aquello que incide, de forma determinante, en el funcionamiento del sistema contable y, por lo tanto, en el cumplimiento de los objetivos finales. Por ello deben estar claramente definidas las variables a controlar y los valores o magnitudes esperadas de las mismas. Para realizar el Plan se debern tener en cuneta los siguientes elementos: Sistema de organizacin: poderes, responsabilidades, separacin de tareas y funciones, descripcin de stas. Sistema de documentacin e informacin: procedimientos y soportes de informacin. Sistema de pruebas: medios mecnicos o electrnicos de comprobacin de la fiabilidad de la contabilidad (control de numeraciones, secuencia, totales, conciliaciones, etc.). Existencia de medios materiales de proteccin: controles de acceso a los recursos y documentos. Utilizacin de personal cualificado: formacin y control. Utilidad Asegurar que las cuentas auxiliares se encuentren conciliadas con la cuenta colectiva del Mayor General. Que todas las variaciones de ejercicio hayan sido registradas en el perodo. Apareamiento de ingresos y egresos. Planificacin de todos los procedimientos de control interno-contable, para asegurar la correccin de los saldos conforme Normativa Contable interna y externa.
Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la informacin contable y
extracontable generada en los diferentes niveles de la organizacin, y la integridad de los sistemas de informacin. Revisin de las operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y concordancia con las polticas y procedimientos establecidos. La periodicidad del Plan es anual, se lo debe confeccionar oportunamente para su posterior utilizacin en el mes de cierre de ejercicio. La duracin que puede tener el plan depender de diversos factores: Lo actualizadas que estn las registraciones. El funcionamiento del sistema de control interno a lo largo del ejercicio, que determine la razonabilidad de las registraciones realizadas. La informatizacin que tenga el sistema contable. El personal afectado (suficiencia) y su capacitacin y entrenamiento. Informacin que pueda llegar a necesitar de terceros para las tareas de control. Importancia en la etapa final La importancia surge debido a lo prctico que resulta en medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlo; en especial si se centra en las actividades bsicas que realizan las organizaciones. Es bueno resaltar que la empresa que aplique un Plan de Revisin y Ajuste en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de la misma, es por eso, la importancia de tener una planificaron que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin. La necesidad del plan surge a medida que la organizacin aumenta en volumen, extensin geogrfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones. Al cierre de ejercicio la importancia del Plan radica en: Sirve como HERRAMIENTA DE PLANIFICACIN de las tareas para validar los saldos: se prevn tareas coordinadas, se originan responsables, proyecta tiempos de ejecucin, modalidad de trabajo y contingencias, para llevar a cabo el cierre del proceso contable. Sirve como SOPORTE MATERIAL DE TARES DE REVISIN Y AJUSTE: deja evidencia de las tareas realizadas, los tiempos consumidos (costos), personal interviniente y responsable de cada una de las tareas. Sirve como INSTRUMENTO DE CONTROL PARA EL SIC: que marca actividad, seguimiento, retroalimentacin y reproceso. Pasos para su elaboracin Establecer las actividades a realizar. Perodo en que se llevarn a cabo. Asignacin de responsables de cada actividad para mantener un eficaz control. Evaluacin y seguimiento del cumplimiento el planUbicacin dentro del proceso contable Origen de datos generados por los eventos
Comprobantes
Procesamiento
Exposicin de la Informacin
Cuentas y Libros Contable
PLAN DE REVISIN Y AJUSTE
Archivo Estados Contables
20.1.2. Balance de Sumas y Saldos (Prebalance). Tareas de cierre.
Controles, ajustes y cierre de la contabilidad. Conocido habitualmente como Balance de comprobacin de sumas y saldos (prebalance), y tiene como objetivo verificar la exactitud del total de dbitos y crditos de todas las cuentas del Mayor y la correccin de sus respectivos saldos. Los datos relacionados con operaciones y hechos del contexto, captados por el sistema contable y registrados en el libro diario, son ordenados temticamente en el Mayor General, el cual s un registro principal, no obligatorio legalmente, imprescindible para la teora contable y contiene todas las cuentas que fueron afectadas por las transacciones y hechos del contexto. La informacin acumulada en el mismo durante un periodo permitir la confeccin de informes contables, producto final del proceso contable; pero se debe analizar y controlar la razonabilidad de los saldos del mayor. El Balance permite el control de la coincidencia numrica, el anlisis conceptual de los saldos y es el punto de partida para la confeccin de los EECC de fin de ejercicio. Se puede preparar a cualquier fecha y en cualquier momento que sea necesario comprobar los movimientos de dbitos y crditos de la cuentas; pero sistemticamente la empresa, como mnimo lo debe preparar al finalizar la registracin de todas las operaciones del ejercicio, luego de realizados todos los asientos de ajuste, o de efectuado el ajuste a moneda constante y valuacin final de las partidas. Las Tareas de Cierre son: Verificar que las sumas de los saldos deudores y acreedores de las cuentas del mayor sean iguales entre s: Balance de Sumas y Saldos del Mayor General.
Comprobacin que la suma de saldos de cada mayor auxiliar coincida con el
saldo de la cuenta de control del mayor general. Requiere la realizacin de los balances de saldos de mayores auxiliares. El saldo de la cuenta colectiva debe ser igual a la sumatoria de saldos de sus cuentas simples.
Comprobar los saldos contables (que surgen de la contabilidad libro mayor
del ente) con los saldos informados por terceros ajenos al mismo. Hay quienes envan habitualmente cada fin de mes resmenes de cuenta con los movimientos realizados con la empresa, generalmente es el caso de proveedores con los cuales se trabaja en cuenta corriente y entidades bancarias quienes envan los resmenes o extractos bancarios, inclusive de ellos se sacan los gastos por dbitos diversos. En ocasiones es el propio ente quien solicita a sus proveedores que informen el saldo que mantiene con ellos a travs de un proceso que se llama circularizacin. Es utilizado habitualmente tambin con clientes. Si existen diferencias, entre saldos emergentes de nuestra contabilidad y lo informado por terceros, tendremos que conciliar ambos importes pudiendo dar origen a asientos de ajustes, para corregir errores u omisiones detectados con motivo de tarea de control.
Luego debemos comparar los saldos contables representativos de los bienes
tangibles en existencia bsicamente bienes de cambio, de uso, pero tambin pueden ser inversiones que surgen de los saldos de las cuentas respectivas del mayor general (existencia contable) con los datos obtenidos por la tarea de recuento fsico o inventario de los mismos (existencia real). Dado que el
recuento fsico representa la realidad econmica; si de dicha comparacin
surgen diferencias (faltantes, sobrantes, bienes deteriorados, etc.), se debern realizar los ajustes pertinentes para que los saldos queden de acuerdo a lo confirmado con inventario fsico, por cuanto la contabilidad debe reflejar la realidad. El recuento fsico se practica en: 1. bienes de cambio. 2. bienes de uso 3. inversiones 4. documentos a cobrar Tiene un doble objetivo: 1. determinar la REAL EXISTENCIA de los bienes (en cantidades). 2. MANTENIMIENTO y estado de conservacin.
Se debern tambin analizar las partidas componentes de los saldos contables
de las distintas partidas o cuentas y evaluar si dicha composicin es razonable. Por ejemplo no resulta razonable que la cuenta proveedores tenga saldo deudor.
Elementos que intervienen en el proceso de cierre
Materiales: Polticas contables que informan sobre la pautas a seguir. Normas contables. Recursos Humanos. Registros contables. Software, fuente de datos, medios de registracin y emisin de informes preliminares, luego definitivos. Procedimiento de verificacin y anlisis de saldos Confirmaciones con terceros: Conciliaciones bancarias. Conciliaciones de acciones o ttulos pblicos depositados en cajas de valores. Conciliaciones con saldos adeudados a proveedores o a instituciones bancarias. Recuentos Fsicos y Control de Contratos: Comparaciones de saldos contables con recuentos fsicos: moneda legal y extranjera, certificados de plazo fijo, documentos a cobrar, bienes de Uso, etc. Otros: contratos de prestacin de servicios, alquileres, seguros, etc. Ajustes Finales tpicos Ajustes por errores u omisiones habituales. El RECPAM: o Ajuste a los valores de mercado de las inversiones que cotizan en bolsa, pasivos y activos en moneda extranjera en general. o Ajuste por aplicacin de valores corrientes, reconocimiento de RxT. o Ajustes por comparaciones con valores lmites de los activos. Cuando se deben realizar estos ajustes? Al momento de realizar los asientos de cierre.
20.1.3. Informes contables. Anlisis.
Integrados principalmente por datos obtenidos de SIC de un ente. Adicionalmente, y para la generacin de informes internos, tendrn el aporte de otros subsistemas que conforman el sistema contable de un ente. Los informes contables constituyen el medio por el cual la informacin contable es comunicada a sus usuarios, quienes los emplean como unos de los elementos para la toma de sus decisiones econmicas. Los Informes Contables en cuanto a forma y exposicin son de dos tipos de categoras: A Informes Contables Externos: informes que deben cumplir con regulaciones legales y profesionales, son obligatorios como los EECC. L Informes Contables Internos: no obligatorios, de procedimientos, y que la empresa tiene discrecionalidad en cuanto a criterios para su emisin y exposicin, su finalidad es brindar informacin a aquellos que tienen la responsabilidad de administrar y tomar decisiones dentro de la organizacin. Los informes contables se pueden clasificar desde distintos puntos de vista: Segn los usuarios: Externos e Internos. Segn su extensin: Integrales o Parciales. Segn su periodicidad: Rutinarios o No Rutinarios. Segn su grado de Anlisis: Globales o Analticos. Segn su contenido: Informacin contable, datos operativos, relaciones porcentuales o cuantitativas, anlisis comparativos intersectoriales, etc. Segn su forma de presentacin: Formales o No Formales (dependiendo de la existencia de normas legales o profesionales). Emisin de Informes Contables para la gestin La Contabilidad es el sistema de informacin que debe responder a todos los requerimientos de los integrantes que tiene a cargo la funcin de administracin y debe permitir la emisin y organizacin de la informacin til y oportuna. La funcin administrativa aplicada a cualquier tipo de entidad econmica, comprende las actividades de planificacin, coordinacin y control. Dentro de este contexto, entre los modelos mas difundidos de informacin contable de gestin se encuentran:
Informacin por segmento de actividad (por lnea de producto, zonas
geogrficas, NIIF 14: obligacin de informar, etc.)
Informacin sobre la base de costos variables.
Informacin proyectada (NIIF 1: cierre de ejercicio para una empresa en
marcha, la informacin proyectada debe ser complementada). Quienes estn interesados en los informes proyectados? Los que otorgan financiacin al ente. Pueden ser operadores que actan en los mercados de capitales, entidades financieras, proveedores, etc. As mismo, aunque con fines diferentes, tambin pueden estar interesados los clientes, empleados y el Estado. Utilidad de la Informacin Contable Estar dada por la calidad de la informacin que provee el sistema y la concrecin de todos sus objetivos, y todas las necesidades a satisfacer de sus distintos usuarios.
Cuanto mejor refleje la realidad econmica de cada uno de sus momentos,
mejor ser su utilizacin. El SIC deber brindar informacin optima para: Analizar la eficiencia de la direccin. Servir de base para determinar la carga tributaria y para otros fines de poltica social y fiscal. Se utilizaba como una de las fuentes de informacin para la Contabilidad Nacional. Para determinar la legitimidad de la distribucin de ganancias y servir como gua para la poltica de la direccin y de los inversionistas en esa materia. Servir de base para la solicitud y concesin de crditos financieros y comerciales. Servir de gua a inversionistas interesados en comprar y vender. Ser utilizado como base para la regulacin de precios, tarifas, situacin crediticia, financiera, etc. Los objetivos a cumplir por la informacin contable estn en funcin de las necesidades internas como externas.
20.1.4. Limitaciones de la Informacin de Cierre.
Limitaciones de la Informacin Contable de Cierre En relacin a los EECC: PRIMERO: son esencialmente informes provisionales y pueden ser definitivos porque la ganancia o prdida real solo puede determinarse cuando se vende o es asegurada. SEGUNDO: raramente, si es que alguna vez sucede, el valor manifestado de un activo representa el importe de efectivo que podra realizarse en una liquidacin, incluso el saldo en efectivo se vera reducido por gastos inherentes al proceso de liquidacin. Segn Anthony: las principales fallas que tienen los EECC de cierre de ejercicio son: Se limitan a la informacin que puede expresarse en trminos monetarios. En la Contabilidad no es comn intentar el reconocimiento del valor de mercado de los activos, excepto en la poca en que se compran o venden. Algunas cifras contables estn influidas por acontecimientos futuros que no pueden preverse y por lo tanto estas cifras son estimativas. Causas que demuestran las limitaciones que tienen los EECC Las cifras no son precisas. No dan el valor de las empresas, salvo que se trate de un estado de liquidacin. No explican las condiciones en que se encuentra la empresa. No demuestra la existencia de un nuevo competidor. No refleja la aparicin de un nuevo producto sustituto del que la empresa comercializa. Algunos activos y pasivos contingentes no son reflejados. As tambin problemas originados por situaciones coyunturales de la economa.
Problemas gremiales. Perdida de funcionarios claves.
Se ha hecho mencin de la importancia y el avance que representan las notas
a los EECC como parte integrante de los mismos. Constituyen un elemento de gran utilidad para el usuario externo, porque lo ayuda a interpretar mejor la informacin que brinda el ente al cierre de ejercicio.