1

Introduo

Formao da comisso
organizadora (Pg. 4)

(Pg. 3)

Primeiro passo:
planejamento estratgico

10

Divulgao

11

Inscries

(Pg. 21)

1 - Introduo
(Pg. 23)

Um congresso, do latim congressu (encontro, reunio), corresponde ao

12

encontro de interesses de um determinado segmento profissional no

Contratao de servios

qual discute-se um assunto levando em considerao todos os seus as-

(Pg. 26)

pectos. Ao longo das atividades o tema exposto em diferentes ses-

(Pg. 6)

ses, com a presena de um pblico abrangente e diferenciado. um

Conceituao do
evento (Pg. 7)

13

Organizao do espao

evento na maioria das vezes vinculado a uma associao ou entidade.

(Pg. 31)

Muita gente confunde, mas os congressos so diferentes dos seminrios,

Encontrando o espao
correto (Pg. 11)

14

Credenciamento dos
participantes (Pg. 33)

cuja inteno discutir sobre um tema, agregar opinies, mas que no chega
obrigatoriamente a nenhuma concluso. E tambm so diferentes das conferncias. Na verdade, como um congresso possui diferentes formatos, ele pode
ou no ter conferncias em sua programao. Estes formatos so as chamadas

Quantidade de
congressistas (Pg. 12)

15

Durante o congresso
(Pg. 36)

sesses, que podem ocorrer simultaneamente ou no. Alm disso, outra importante caracterstica que distingue os congressos o fato de que as concluses
alcanadas no final do evento so registradas em documento final oficial.

Seleo dos palestrantes e

expositores (Pg. 13)

16 Finalizao do congresso
(Pg. 39)

Organizar um congresso no uma tarefa fcil, mas pode estar nas mos de qualquer pessoa! Todo o processo deve ser pensado

os
8 Comercializando
patrocnios e definindo
valores

17 Concluso

em

considerao

pequenos

detalhes

tpicos

deste

tipo de evento, sem falar no pblico, que bastante exigente.

(Pg. 43)

Ao montar todo o planejamento preciso desmembrar cada passo, do pr ao

(Pg. 15)

Definindo a
programao

levando-se

ps evento. Para isso, preciso conhecer a fundo o conceito dos temas, das

(Pg. 18)

18

Sobre a Sympla

(Pg. 44)

abordagens e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao pblico. Mas seguindo os passos de forma coerente, o seu congresso poder ser
um sucesso e ainda se tornar referncia! Quer entender mais? O Guia Sympla
para Organizao de Congressos Profissionais te mostra!

Guia Sympla: Produo de CONgressoS PROFISSIONAIS

2 - Formao da comisso
organizadora
A comisso deve ser formada com antecedncia de pelo menos 1 ano, para que
exista tempo suficiente de planejar cada detalhe e colocar em prtica cada
uma das aes. Geralmente composta por subgrupos que cuidam de reas
especficas:
- Presidente do Congresso: responsvel pela coordenao geral do evento. a sua
assinatura que vai constar nos certificados de participao emitidos ao final do
congresso.
- Secretrio ou Cronista: deve permanecer o tempo todo presente na sala do
congresso para elaborar a ata.
- Subcomisses: Financeira, Captao de patrocnios e Apoios, Cultura,
Infraestrutura e Recepo, Divulgao e Publicidade, Avaliao, que cuidaro dos
procedimentos de suas respectivas reas.
- Comisses tcnicas ou moderadores: coordenadores das sesses. So
estudiosos de um tema que devem analisar e debater sobre os trabalhos que
sero apresentados no plenrio.
Lembre-se: a comisso organizadora precisa ser composta por pessoas realmente
competentes e envolvidas na produo, que busquem obter sempre os melhores
resultados para fazer com que o evento seja um sucesso.
Quer saber mais sobre como montar um dream team sensacional e ter a melhor
comisso de todas? Acesse o link abaixo!
#DicaSympla: Staff para eventos: Como montar seu dream team!

www.sympla.com.br

A comisso organizadora precisa

ser composta por pessoas
realmente competentes e envolvidas na produo.

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3 - Primeiro passo: o planejamento

estratgico

4 - Conceituao do evento

A primeira ao a ser tomada pela comisso organizadora para iniciar a preparao

na pr-produo que a comisso organizadora comea a pensar nos detalhes

do congresso o desenvolvimento do planejamento estratgico detalhado. Isto

do evento, e nesta etapa que devem ser estabelecidas as caractersticas e as

significa colocar numa planilha tudo o que necessrio providenciar para produzir

peculiaridades do congresso que se pretende promover.

o evento, desde a pr-produo at a ps. A importncia deste planejamento

dar a viso do todo, permitindo acompanhar durante a organizao do evento
as datas previstas para cada ao definidas no incio e colocadas na planilha.

4.1- O que ser o evento e quanto podemos gastar?

Qual o objetivo? Ser regional, nacional ou internacional? Para quantas e quais

#DicaSympla: Planejamento Estratgico para eventos: qual a importncia e como

fazer
Se preferir, voc j pode baixar direto a planilha que preparamos pra voc:

pessoas?
A comisso prev agora tudo o que ser necessrio para que o evento acontea
de acordo com o que esto imaginando. A equipe responsvel pelas finanas dever fazer uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um oramento
detalhado e apresentar ao corpo diretor.
#DicaSympla: Como fazer o oramento do seu evento e qual sua importncia

Nesta etapa so definidos tambm todos os formatos de apresentao que sero

oferecidos durante o evento. Alguns destes formatos que podem estar presentes
em um congresso so:

- Simpsios

- Conferncias

- Seminrios

- Feiras

- Mesas-redondas

- Outros

- Workshops

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Tudo ir depender do que a comisso organizadora julgar como importante para

gresso no Brasil deve ter no mnimo 300 participantes (em outros pases este

alcanar o objetivo definido do evento.

nmero chega a 2.500) e estes so credenciados e agrupados a partir de sua

Nesta etapa, a comisso organizadora tambm faz todos os check-lists (baixar

representatividade por grupo de interesse ou por rea geogrfica.

planilha) necessrios, com os itens que devem ser providenciados, e tambm o

Quando o congresso no aberto ao pblico em geral, as vagas tm que ser bem

momento no qual se antecipam problemas e planejam suas solues.

distribudas e faz-se necessrio criterizar a escolha dos participantes para que

To importante quanto o planejamento prvio e organizado, conceituar o even-

no participem do congresso pessoas com perfil inadequado.

to, enquadrando-o em categorias para determinar o que ser preciso para ex-

A dica pensar no tema e associ-lo a quem dever ser atingido. Por exemplo, um

ecut-lo. agora o momento da definio oficial do tema do evento e qual ser sua

congresso de medicina dificilmente interessar um grupo da rea de humanas.

abordagem.

4.4- Durao e periodicidade

4.2- A escolha do tema e do lema

A durao do evento varia de acordo com a amplitude do tema e os tipos de apre-

Todo congresso, alm de um tema, possui um lema geralmente composto por

sentao. Os congressos podem durar at 8h por dia, e geralmente so estendidos

uma frase curta. A escolha do tema um grande passo da produo de qualquer

de 3 a no mximo 5 dias. Devem ter em sua totalidade pelo menos 24h.

evento, e com os congressos no diferente. Para definir o contedo central ser

necessrio um afunilamento de algum assunto, que faz parte de um determinado
nicho.

Porm muito importante uma definio antecipada de um cronograma

(baixar planilha) para que seu evento possa contemplar todas as apresentaes
relevantes pensadas. Alm disso, o tempo e a programao diria tambm so

Vamos exemplificar: A copa do mundo de 2014 foi a ideia inicial central do congres-

chamarizes do pblico, portanto bastante ateno nesse ponto, lembrando de es-

so tcnico realizado pela Fifa em Florianpolis, em fevereiro de 2014. Mas o tema

tipular intervalos, debates e coffee-breaks.

no foi simplesmente a copa do mundo, at porque seria muito amplo. Houve um

afunilamento e o tema central principal foi a logstica e segurana do torneio.
O tema precisa ser bem claro, de fcil compreenso, e ser colocado de uma forma
que instigue a vontade de participao por parte dos congressistas.

Os congressos, em sua grande maioria, possuem periodicidade, podendo ser

realizados anualmente, bienalmente, etc...
essencial que este incio do planejamento seja bem organizado, com planilhas
especiais para cada mini-projeto. J citamos o oramento, check-list e cronograma. Mas existem outras planilhas que ainda sero utilizadas.

4.3- Definindo o pblico-alvo

A definio do pblico-alvo vem juntamente com a delimitao do tema. Um con-

#DicaSympla: Planilhas para um produtor de eventos bem organizado

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11

5 - Encontrando o espao
correto

O local escolhido para um congresso deve contar com um bom auditrio, ser
amplo e permitir uma boa acomodao de todos. A escolha deve levar em con-

essencial que
este comeo seja
bem organizado,
com planilhas
especiais para
cada mini-projeto

ta no somente o perfil do evento, como tambm o nmero de pessoas que

iro participar e o oramento (baixar planilha) disponvel para a realizao.
Procure locais com bons assentos, ventilao na medida e boa iluminao.
Se possvel, bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus,
uma mais alta do que a outra, para facilitar a visualizao do palco por todos
os presentes. Deve prever tambm salas de reunio para desenvolvimento de
sesses, espao para coffee-break, e um espao para receber a imprensa, se
for o caso.
E no se esquea: no caso de congressos o local deve ser escolhido pensando
tambm na localizao, que dever ser perto de hotis e bons restaurantes.
Recomenda-se fazer at mesmo um convnio entre o evento e estes lugares,
oferecendo preos melhores para os congressistas e palestrantes.
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento

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6 - Quantidade de congressistas

13

7 - Seleo dos palestrantes e

expositores

A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o perfil do seu con-

A escolha dos palestrantes e dos expositores a chave para o sucesso do con-

gresso e a capacidade do local de realizao. Lembre-se que para um evento deste

gresso. Tenha bons profissionais e veja o pblico sentir que ir ao seu evento

porte ser efetivo deve ter a presena de no mnimo 300 pessoas.

para conhecer e ouvir aquelas pessoas foi realmente um investimento!

O nicho do congresso tambm poder influenciar. Um nicho muito especfico tem,

consequentemente, uma quantidade de adeptos e interessados menor que um
segmento mais popular, por exemplo. E tambm existe a questo da verba, o famoso oramento.
Portanto, para a definio da quantidade do pblico atente-se para o que deve ser
levado em conta:
-Tamanho do local
- Perfil do nicho
- Oramento (baixar planilha)

7.1- Como selecionar e fazer contato

O perfil dos oradores deve estar adequado s caractersticas e ao tema do evento. No caso de congressos existem tanto palestrantes e expositores convidados
quanto inscritos previamente.
No caso dos convidados, se voc no possui nenhum nome em vista, a dica
pesquisar muito antes de definir. A internet uma ferramenta importante, mas
considere ouvir sugestes de pessoas que j estejam envolvidas com atividades
afins ao tema do seu evento. Elas, normalmente, so formadoras de opinio e
podem dar boas sugestes. A comisso deve se lembrar que um bom palestrante precisa ter algumas caractersticas especiais. Veja no link da #DicaSympla
deste tpico.
Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional,
elabore um release, que uma breve apresentao, por escrito, do objetivo do
evento, com a data, durao local e pontos importantes sobre o que foi planejado. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao candidato
se h interesse em receber mais informaes. A sim, envie o release e retome
o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.
Caso voc no tenha tempo ou no possa fazer esse trabalho por algum motivo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer servios de

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palestrantes, por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de

profissionais, divididos por rea de atuao e caractersticas pessoais.

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8 - Comercializando os
patrocnios e definindo valores

#Dica Sympla: Como escolher o palestrante do meu evento?

Definidos a infraestrutura e os convidados, hora de calcular todos os custos do

7.2- Hospedagem e transporte dos palestrantes

evento para elaborar as cotas de patrocnio que sero oferecidas. Tendo uma
planilha de gastos com itens como a vinda de palestrantes, equipamentos, alimen-

No caso de alguns palestrantes, muitas vezes a prpria comisso organizadora

tos, decorao e aluguel do local, o produtor pode comea a separar as cotas de

providencia todos os trmites do traslado e ainda realiza a reserva nos hotis

acordo com o montante destas despesas.

conveniados. importante planejar a acomodao e transporte j que muitas

vezes eles so de outra cidade ou at mesmo outro pas.

8.1- Tipos de patrocnio

Existem diversas chancelas de patrocnios que podem ser ofertadas. Elas podem
ser institucionais, nas quais a parceria tem em vista a associao da marca patrocinadora com uma causa. J as promocionais visam expor a marca para angariar
novos consumidores e aumentar vendas. O patrocnio pode ser ainda hbrido ou misto, contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses
conceitos, as formas de exerccio do contrato de parceria se dividem em:
- Patrocinador
- Co-patrocinador

Se o oramento permitir, no economize no conforto desses itens, assim voc

garante um palestrante satisfeito e com energia suficiente para conquistar a

- Support

ateno do seu pblico.

- Naming Rights

Dependendo do perfil do congresso, interessante at mesmo convidar pal-

- Apoios de Mdia

estrantes internacionais! Para isso, existem algumas dicas importantes para

que o convite e a recepo sejam feitos corretamente e a parceria seja bem
sucedida! Veja no post abaixo:
#DicaSympla: Dicas para chamar palestrantes internacionais para seu evento

Saiba mais sobre cada um deles clicando no link:

#DicaSympla: Quais so os tipos de patrocnio

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17

Cada tipo de parceria precisa ser calculada em funo dos custos gerais. A exposio

Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas, o

da marca negociada de acordo com o valor investido pela empresa. Um co-patro-

produtor pode montar um book de captao que contenha dados e argumen-

cinador, por exemplo, ter uma exibio mais limitada. Ele poder aparecer nos

tos que possam interessar quela marca especificamente. Se o congresso tem

impressos de divulgao, mas no nos backdrops. Ao elaborar a proposta, preciso

como tema uma especialidade mdica, por exemplo, ser conveniente a um

pensar em que tipo de divulgao o evento vai oferecer e a qual preo.

laboratrio farmacutico que fabrique medicamentos receitados pelos mdicos da rea inserir sua marca no evento. Caso o assunto seja literatura e um

8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negcio

dos autores convidados for de outro pas, a editora dele no Brasil certamente
ter interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor pre-

Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocnio pode interessar a qual empre-

cisar do feeling ao oferecer o tipo certo de patrocnio para a empresa adequa-

sa e porqu. A ligao da marca ao tema e ao lema do congresso ajudar muito na

da, reunindo os argumentos e as razes pelas quais aquela parceria conveni-

hora de angariar parcerias. Procure levantar uma lista de possveis patrocinadores

ente para tal marca.

cuja marca dialogue com o assunto do evento.

Os dados mais pragmticos tambm precisam estar na ponta da lngua. Onde

o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangncia do evento, quem o pblico-alvo, que tipo de cobertura da mdia est sendo esperada. Associando as
vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocnio esperado, as chances de

Cada tipo de parceria

precisa ser calculada
em funo dos custos
gerais. A exposio da
marca negociada de
acordo com o valor investido pela empresa.

sucesso na negociao so bem maiores.

Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com
palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programao.
#DicaSympla: Como vender patrocnio para eventos

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9 - Definindo a programao

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mesas-redondas, cursos e workshops, seminrios, feiras, simpsios, e outros.

Com estes formatos j escolhidos na fase do planejamento, chega o momento de definir o dia e horrio de cada um deles. Na maioria dos congres muito importante planejar de antemo o cronograma (baixar planilha) do con-

sos, as manhs so reservadas para as palestras e conferncias, e as tardes

gresso para todos os dias do evento. Controlar o tempo, reservando o perodo

so reservadas aos cursos e workshops. Mas isto no regra a ponto de no

necessrio para cada acontecimento essencial para o produtor, congressistas,

poder ser mudada. A comisso organizadora definir qual a melhor ma-

palestrantes e expositores.

neira de organizar o cronograma de acordo com o seu tema e seu pblico.

9.1- Abertura e pausas

Os temas devem ser estudados sem aprofundamento de cases especficos, e por

grupos de interesse dos congressistas para manter a coerncia e facilitar as dis-

Comece definindo como se dar a abertura. Ela ser pela manh um coquetel

cusses. Estes grupos so coordenados por mediadores. Vale pedir aos convida-

inicial, um caf de boas-vindas ou mais conveniente comear com a fala de um

dos que enviem a apresentao para a produo antes do evento. Isso facilita a

dos convidados ou autoridades que apresentam o tema do evento? No defina

organizao do roteiro e o produtor pode garantir a relevncia e veracidade dos

um horrio de incio muito cedo, geralmente a partir de 8h o mais recomenda-

dados apresentados.

do.
Lembre-se de pensar tambm nos horrios de pausa ou coffee-break. Geralmente,
neste tipo de evento, acontecem dois por dia, um de manh e um de tarde, e podem demorar de 30 min a 1h.

Pense ainda se ter horrio de almoo. Se sim, geralmente reserva-se 1h para

que d tempo dos congressistas sarem do local do evento e dirigirem-se aos
restaurantes conveniados para almoarem.

9.2- Formatos de apresentao (sesses)

Com o formato e horrio da abertura definidos, hora de definir o cronograma das sesses. Como dissemos no incio deste guia, um congresso pode
ser composto por diferentes tipos de exposio do contedo. Podem ser

Na maioria dos congressos, as manhs so

reservadas para as palestras e conferncias, e as
tardes so reservadas aos cursos e workshops.

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9.3- Tempo para os debates

21

10 - Divulgao

A durao dos debates tambm prevista com

antecedncia. Os convidados precisam saber
se haver e quanto tempo ir durar a interao

A divulgao dos congressos deve ser bem direcionada ao pblico que tem

com o pblico. Para quem comparece, tambm

interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por uma estrat-

essencial pontuar essa questo. A comisso

gia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado os meios que

organizadora pode estabelecer um limite de

utilizar para expor o evento.

perguntas ou at uma inscrio prvia para a

fala. Com o tempo definido, h menos margem
para imprevistos ou fugas do protocolo.

Comece retomando qual ser o pblico-alvo: mdicos, professores de determinada rea, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, possvel
pensar qual a maneira mais adequada de chegar at eles. Mas existem algumas
aes de divulgao que so bsicas e servem para a maioria destes pblicos.

9.4- Encerramento
Atualmente, no existe evento sem divulgao online!
Por fim, estabelea como se dar o encerramento do evento. Algumas das
possibilidades so um coquetel de confraternizao com os congressistas ou ainda com a fala de alguma autoridade presente.

Outro momento importante a hora de distribuir os brindes, caso faa parte do

planejamento. Procure encaixar a distribuio no incio ou no fim das atividades,
para no interromper o andamento das apresentaes. Eles podem ser distribudos no coquetel de encerramento como forma de agradecer as presenas ou na
hora da inscrio, despertando o interesse dos participantes.

Agora com a programao definida, chegou a hora de mostrar isto ao pblico e

partir para a divulgao!

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Esta tem sido uma das alternativas mais eficientes para se chegar ao pbli-

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11 - Inscries

co alvo com eficcia, basta escolher eficcia, basta escolher os canais corretos, como blogs e sites da rea, e claro, nas redes sociais! A abrangncia cada vez maior. Existem plataformas online de gesto de inscries
e participantes que voc pode, alm de vender as inscries antecipadas,

No h dvidas: a inscrio uma das etapas mais importantes da organizao

do evento, afinal, no h evento sem pblico.

utilizar as ferramentas disponveis para amplificar a divulgao, linkando a

No caso dos congressos, quando falamos de inscries, podemos estar nos

pgina do evento no site ao facebook, enviando convites por email, dentre outras.

referindo tanto s inscries dos congressistas em geral quanto a de

palestrantes e expositores. E para ambos os casos uma boa alternativa abrir as

A divulgao offline tambm pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o even-

inscries antecipadas. No se esquea, a comisso organizadora deve se cer-

to e descrevendo a programao, destacando os principais convidados e afixe-os

tificar de que a comunicao deixar bem claro a diferena entre as inscries

em locais estratgicos pensados a partir da definio do pblico. O mesmo vale

para que as pessoas no se confundam.

para flyers e outros impressos.

A partir das inscries antecipadas, possvel calcular a demanda para o con importante que toda a programao esteja muito bem definida antes dessa

gresso e definir, a partir destes nmeros, os servios de buffet, brindes e kits,

etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgao utilizados. Em con-

e conhecer mais sobre o pblico que estar presente nas atividades. Por isso,

ferncias e seminrios, so os convidados, os temas e o roteiro como um todo

para obter sucesso no processo de inscrio, preciso seguir algumas dicas e

que desperta o interesse do pblico. Portanto, destaque um convidado especial

contar com as melhores ferramentas que o ajudaro a executar esta tarefa.

ou chame a ateno para uma discusso sobre um tema em voga nos dias atuais.
Selecione os pontos altos da programao e puxe a divulgao por eles.
#DicaSympla: 4 erros que voc no deve cometer na divulgao do seu evento

Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da

venda antecipada de ingressos e inscries!

No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos
os materiais grficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais: as

Baixar o E-book

inscries!

Independentemente do carter das inscries, se elas sero feitas presencialmente ou distncia, ou at mesmo, das duas formas, importante que voc
oferea as melhores condies e um bom suporte. Por isso, no hesite em lanar
mo de recursos que vo facilitar a ida de seus colaboradores.

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Para disponiblizar as inscries antecipadas, utilizar plataformas online que

Use uma boa plataforma de venda e gesto de inscries e se surpreenda

permitem cadastrar todos os participantes, diferenciando palestrantes e ex-

com a facilidade tanto para o comprador quanto pra voc, que ter controle

positores dos congressistas, e que geram relatrios, fazem toda a diferena.

automtico de todas as vendas, alm de ferramentas diferenciadas de gesto

Isto lhe dar um panorama completo de seu evento, permitindo tomar aes

que iro ampliar o sucesso do evento.

estratgicas. A partir destas informaes, voc poder ver se a campanha de

divulgao est sendo efetiva, e ainda conhecer melhor o seu pblico e planejar, para os prximos congressos, em quais locais, para qual faixa etria e grupos profissionais voc dever focar

Se houver a necessidade de apresentao de documentos, importante

que avise anteriormente os participantes. possvel pedir para que eles
entreguem via postal ou pode exigir que eles apresentem o dossi requerido
durante o registro e o cadastramento no dia do evento.

#DicaSympla: Como aumentar as inscries para meu congresso

11.2- Inscries presenciais

11.1- Inscries online

Ao realizar as inscries presencialmente, saiba que muito importante se-

Para que os seus participantes possam efetuar a inscrio online, o mais

guir algumas medidas para que possa obter o maior nmero de participantes e

importante oferecer uma pgina que possa ser navegada sem grandes

garantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar so os locais onde

problemas. Por isso, se voc pretender realizar o processo na internet, lem-

se pretende instalar os pontos de venda/inscrio. Em congressos comum

bre-se de contar com bons suportes que auxiliaro os interessados a confir-

utilizar os espaos acadmicos e instituies relacionadas ao tema do evento.

mar a participao no evento. Dessa forma, o organizador evita frustraes e

possveis reclamaes por erros no site utilizado para efetuar as inscries.

Entretanto, interessante tambm espalhar os seus estandes em locais de

grande circulao, como shoppings, parques e centros de convivncia. Mesmo que no parea um espao adequado, eles podem atrair outros pblicos e
aumentar o seu potencial de divulgao. Alm disso, outra ideia se juntar a
outros eventos e criar parcerias para que possa divulgar e realizar a inscrio
dentro destas organizaes.
muito importante que sejam coletados dados como nome completo, cidade,
profisso e funo de cada uma das pessoas, em ambas a inscries.

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12 - Contratao de servios

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Para produzi-los importante saber exatamente quais informaes sero

inseridas naquela identificao. Por isso, a comisso deve ter em mente
que dever requerer todas as informaes necessrias para diferenciar os
palestrantes e expositores dos congressistas. Uma boa ideia recolher todos estes dados j no momento da inscrio pois dessa maneira ficar muito

Com os dados obtidos no processo de inscrio, hora de organizar e con-

mais fcil para voc utiliz-los e realizar a confeco de seus crachs. Utilizar

tratar os servios de suporte que iro compor o seu congresso. Buffet para

uma plataforma online de inscrio tambm ajudar a automatizar todo este

coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais grficos: tudo

processo.

isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma tima experincia durante o evento. Lembre-se de que muito importante ter
um check-list (baixar planilha) com a relao de todos os fornecedores e
responsveis para que voc tenha sempre mo os dados para quando precisar e no correr o risco de esquecer nada.

Lembre-se tambm que o material para a elaborao destes crachs e fichas

de identificao deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento.
Alm disso, dever ser utilizada neste material a mesma identidade visual
utilizada na divulgao do evento (fontes, cores, disposio das informaes).
Uma conversa com a empresa que ir elaborar estas peas uma boa opor-

#DicaSympla: Como encontrar boms fornecedores para seu congresso

tunidade para analisar as opes, a fim de obter um melhor servio e garantir

Se voc pretende organizar uma boa conferncia ou um grande seminrio,

a satisfao dos presentes em sua organizao.

confira agora o que dever ser levado em conta na hora de realizar a contratao de cada um destes itens:

12.2- Buffet
No d para produzir um congresso se no houver um bom servio de

12.1- Crachs e fichas de identificao

coffee-break, que o momento do networking, onde os participantes podero

Os crachs em congressos so essenciais por vrios motivos. Alm de per-

interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o congresso

mitirem o livre acesso em todos os espaos durante todos os dias de evento,

no deixe nada a desejar, muito importante oferecer o melhor tambm na

ele permite a fcil identificao das pessoas na hora da entrada e na hora do

hora da pausa entre as atividades, lembrando que o evento provavelmente

networking.

durar o dia inteiro.

Antes de demandar o servio, necessrio analisar o nmero de convidados
e calcular bem a quantidade de itens necessrios. Segundo especialistas, a

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dica de uma poro de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se

so indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu

estiver na dvida, uma boa dica tambm utilizar ferramentas e calculadoras

trabalho. Alm disso, a empresa parceira pode oferecer um brinde que lembra o

disponveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que

servio: um congresso de uma empresa de solues eltricas pode fornecer um

o buffet contratado pode fazer isso. Porm, importante ter noo sobre os

chaveiro com luzinha.

nmeros para no ser levado a pedir comes e bebes muito alm da conta. Aqui
tambm entra a importncia da venda online antecipada, que permite que voc

#DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes um boa ideia

veja de antemo quantas pessoas j se inscreverem e tenha uma ideia do pblico estimado para o dia, facilitando as compras do buffet.
Outra dica muito importante para a contratao destes servios adequar o
tipo de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhs, melhor contratar pratos e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no
comeo da noite, a dica oferecer alimentos mais apropriados para o horrio,
como salgados e, quem sabe, doces mais pesados. Alm disso, a poca do ano e
a dinmica do evento tambm influenciam no cardpio, dando prioridade para
pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montveis.

12.3- Brindes
Brindes so essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer principalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organizao
que promoveu a atividade tambm pode ser beneficiada com a entrega de produtos que levaro a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocnio, a comisso organizadora pode propor a algumas empresas auxili-la no fornecimento de brindes.

12.4- Equipamentos

Mas lembre-se, importante pensar no pblico do evento e tentar confeccionar

Para dar andamento s atividades do congresso, muito importante que voc

itens que agradaro os participantes e que devem ter a cara do evento. Squeez-

conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for necessrio mo.

es e garrafas trmicas, por exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos

Aparelhos de udio, som e vdeo so imprescindveis e so importantes para que

que ocorrem durante dias mais quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas

os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o

evento.

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Defina o nmero mnimo de microfones, caixas de som, aparelhos de udio,

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13 - Organizao do espao

projetores, notebooks e data shows, e sempre pea uma quantia maior para ter
reservas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do
evento e pea um treinamento rpido para resolver pequenos problemas com o
material.

Para receber bem os congressistas, importante que a comisso organizadora organize bem o local onde acontecero as atividades programadas. Abaixo citaremos
alguns pontos a serem levados em considerao e que no podem ser esquecidos.

12.5- Materiais grficos e kits

Os congressos devem ter um apelo visual bastante claro e efetivo. Panfletos,
programao, anais e compilaes: todos estes materiais so imprescindveis
e devero conter a identidade do evento, e ficaro sob os cuidados da parte da
comisso responsvel pela divulgao e publicidade.

13.1- Segurana e sinalizao

Fazer um evento sem segurana como nadar e morrer na praia. essencial que o
produtor leve em considerao todos os itens de segurana previstos para realizao
de eventos como estes. Cheque os instintores de incndio, portas de emergncia e

Para situar os congressistas, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar

no deixe que o nmero de inscritos seja maior do que o nmero permitido para o

a programao e as atividades que faro parte daquele evento, as publicaes

local. E conte com uma equipe de segurana eficiente.

grficas devem ser produzidas para todos os presentes. Ao contratar os servios

de uma grfica para realizar estes trabalhos, a comisso dever conferir a proporo desejada e o que conter cada material. Dessa forma, a empresa que
prestar estes trabalhos poder organizar os contedos e desenvolver os produtos que sero veiculados durante o seu evento.
No se esquea que a produo de peas grficas tambm se aplica para
insero online! Para cada site e rede social diferente necessrio desenvolver
peas diferentes. A capa do facebook um exemplo. Deve ser feita do tamanho
exato para mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.
No caso de congressos, tambm comum a entrega de kits personalizados na
entrada do evento. Nestes kits, alm da programao, a comisso organizadora
dever colocar lpis, folhas em branco timbradas com o logotipo do evento, e
panfletos com os nomes dos restaurantes cadastrados para os congressistas.

#DicaSympla: Quais so as medidas de segurana essenciais para um evento

acontecer

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Para que o seu espao seja bem aproveitado pelos participantes, interessante
apresentar placas de sinalizao e indicar corretamente os locais onde ocorrero

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14 - Credenciamento dos
participantes

cada um dos formatos de apresentao do seu congresso. Para isso necessrio

implantar painis de indicao, no se esquecendo tambm de indicar onde a
entrada, onde esto os banheiros, as sadas, onde acontece determinada palestra, o local do coffee-break, do estacionamento, da rea de fumantes e outros.
Cada placa deve ser legvel, com figuras simples ou palavras com tipografia e ta-

O controle de entrada uma etapa essencial, pois garante a segurana e a

manho claros.

identificao correta de cada um dos presentes, bem como a boa gesto dos
mesmos pela comisso. H vrias maneiras de organizar o acesso, mas pre-

13.2 - Limpeza

ciso avaliar qual a forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao

porte do congresso. No entanto, importante que esse processo ocorra com

Antes de tudo, necessrio que voc tenha um local bem arejado e limpo.

rapidez e responsabilidade, evitando longas filas e confuso na entrada dos

Verifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que sero utilizados, da

participantes, e isto pode ser feito utilizando a plataforma online - Veja na

rea onde circularo os participantes e confirme se todos esto aptos para uso e

#DicaSympla deste tpico.

permanncia do pblico presente. Uma boa dica no deixar esta inspeo para
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
ou limpar melhor alguma coisa, ter tempo para isso.

Se o congresso for de grande porte, as melhores opes para controle de entrada so o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in online, voc
precisa de computadores e conexo de internet rpida e garantida. Quando

Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento

os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema online e

imprescindvel para manter no somente banheiros e espao do coffee-breaks

procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso opte

sempre limpos, como tambm os locais de circulao do pblico.

por registro de entrada atravs de smartphone, basta instalar um aplicativo

e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de cdigos QR.

13.3- Local do coffee-break

O espao do coffee-break, alm de arejado e amplo para caber mesas, cadeiras e
pessoas em p, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de organizao. O ideal um local bem decorado, que facilite a movimentao de cada
um e que esteja prximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que
facilita o trabalho da equipe do buffet.

Para tanto, tambm necessria a garantia de uma boa internet local.

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As famosas listas de papel s so recomendadas para eventos de pequeno porte.

Essas listagens devem ser impressas aps o encerramento das vendas de ingressos e permitem que voc associe os dados do participante que est chegando com os dados da lista, assim autorizando sua entrada na conferncia
ou seminrio. A vantagem dessas opes de controle que no necessitam de
internet. No entanto, o check-in leva um pouco mais de tempo para ser processado em comparao com as alternativas online.
Conforme o porte do seu evento e os recursos disponveis, voc pode escolher a
melhor opo para controle de entrada de participantes. Mas este controle no
pode deixar de ser feito, j que promove a segurana dos inscritos, a identificao correta dos mesmos, e o bom andamento das atividades organizadas.
#DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada dos participantes no
meu evento

importante que esse check-in dos participantes ocorra com rapidez e responsabilidade,
evitando longas filas e confuso na entrada dos
participantes.

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15 - Durante o congresso

necessrio verificar a cada momento se estes esto chegando no horrio

devido. Caso uma atividade esteja para comear e o palestrante ainda no
tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e contornar a
situao, seja ela de atraso ou, at mesmo, de falta do palestrante.

15.1- Apresentao

Quando as reunies so abertas aos comentrios e s participaes dos

inscritos, tambm relativamente comum a dificuldade de controle do tempo.

O congresso precisar de um mestre de cerimnias, que aquela pessoa que

Se um palestrante, por exemplo, incentiva comentrios e acaba ultrapassando

sobre ao palco, faz as apresentaes, e tem o contato direto com o pblico. Esta

seu horrio em meio s discusses, a organizao do evento ter de resolver

pessoa dever ser escolhida pela comisso organizadora, deve falar bem, e ficar

o problema. Por isso, fundamental que a equipe acompanhe o andamento

responsvel por apresentar e guiar a programao de todo o evento, apresentan-

de cada palestra e possa intervir discretamente para que os horrios sejam

do e encerrando sesses que acontecerem no auditrio geral para todos os pre-

respeitados.

sentes.

No final de cada sesso, os chamados cronistas ou secretrios elaboram as

atas descrevendo tudo o que foi discutido, quais os temas abordados e o que

15.2- Desenvolvimento das sesses

Durante as diferentes sesses que acontecerem, as comisses tcnicas (ou
moderadores) devero estar presentes para mediar as discusses sobre o tema.
Mesmo aps o incio do evento, a comisso organizadora, informada pelos
moderadores, dever manter o controle de tudo o que ocorre. Como congressos possuem diversas atividades, com palestrantes, oradores e expositores,

fundamental que a equipe acompanhe o

andamento de cada palestra e possa intervir
discretamente para que os horrios sejam
respeitados.

ficou acordado. Posteriormente, estas atas sero reunidas e apresentadas no

plenrio.
Baixe uma planilha de cronograma pronta para organizar o seu evento.

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15.3- Garanta o funcionamento dos equipamentos

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16 - Finalizao do congresso

Os congressos usualmente trabalham com, no mnimo, computadores, projetores e sistemas de microfone. Quando um desses instrumentos falha, tempo se
perde e a imagem do evento frente aos participantes no fica muito boa, afinal,
d a impresso de que a organizao do evento no agiu com responsabilidade,

Nos momentos finais, muita coisa ainda deve ser levada em considerao em

sem testar todos os equipamentos com antecedncia. De qualquer forma, mes-

detalhes, e faro com que o congresso seja fechado com chave de ouro.

mo com muitos testes, possvel que algum equipamento apresente problema

justamente no momento da atividade. E, nesse caso, voc precisa ter equipamentos reservas e profissionais prontos para agirem, resolvendo o problema
rapidamente.
Ter um plano B, em todas as situaes da organizao do evento, sempre
importante. Porm, no h como prever todos os problemas que podem surgir.
Ento, quando ocorre algo diferente do planejado, e no temos uma soluo
imediata, o ideal manter a calma e ser flexvel. Ficar tranquilo durante o evento o ajudar a pensar em solues criativas e rpidas, resolvendo os transtor-

16.1- Plenrio
A finalizao dos congressos sempre contm a redao de um documento oficial contendo os pontos acertados ao final das sesses durante todos os dias
do evento e descritos nas atas. Essas atas normalmente so redigidas pelos
chamados cronistas ou secretrios, e entregues comisso organizadora. No
final, a comisso pega todos estes documentos e expe para todos os congressistas no plenrio.

nos com discrio e profissionalismo. E em situaes extremas, melhor ser

Aps a confeco do documento oficial, de-

franco e comunicar aos presentes.

vero ser providenciadas as cpias para

#DicaSympla: Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferncias e

Seminrios e como passar por eles

entregar o documento para cada um dos

congressistas participantes. Lembre-se, se
estes documentos forem entregues muito
depois, o interesse por eles com certeza j

15.4- Hora da pausa!

Os congressos so eventos longos e, por isso, os horrios para pausa e lanche
so essenciais. A principal funo do coffee-break vai alm do simples descanso. Ele estimula a troca de ideias e networking entre os congressistas, o que acaba por contribuir para uma maior produtividade e interesse dos participantes
dentro do evento.

ter sido perdido.

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oferecida. importante tambm deixar espaos livres para que o participante

16.2- Entrega dos certificados

possa se manifestar sobre algo que no est perguntado no formulrio de pesqui-

No final do evento, os congressistas devem receber o certificado de partici-

sa. E, por fim, lembre-se de manter o anonimato das respostas, pois isso incenti-

pao no congresso. Estes certificados devem ser assinados pelo presidente

va que as pessoas se expressem de forma sincera.

da comisso organizadora e entregues aos participantes que compareceram

Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfao via e-mail. Esta uma boa opo

ao evento.

para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela no pode ser

A comisso pode definir como funcionar a entrega dos certificados. Se ela

obrigatria.

os enviar prontamente para todos os congressistas, se ser em algum lo-

O produtor do seminrio ou conferncia tambm precisa do feedback dos pa-

cal especfico, ou se os participantes devero solicit-lo por email para o

trocinadores, equipes de limpeza, de seguranas e demais colaboradores para

receberem. Mas lembre-se, a comisso dever comunicar a todos como fun-

melhorar constantemente suas organizaes.

cionar, desde o incio do evento para que no existam dvidas. Atualmente,

a maneira mais comum de realizar esta entrega via email, coletados previamente no ato de inscrio dos congressistas.

16.3- Pesquisa de satisfao

Mas para saber a opinio dos participantes sobre as atividades, o que eles
acharam dos temas abordados e dos palestrantes, o mtodo mais utilizado e
com timo ndice de retorno o formulrio de satisfao. O ideal que este
seja entregue aos inscritos nas atividades finais, para que no tenham tempo
de esquecer detalhes que seriam teis sua equipe.
No faa uma pesquisa muito longa, mas no deixe de ser o mais especfico
possvel. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado
de uma, mas no de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que podese questionar no formulrio so: a qualidade dos palestrantes, os horrios
definidos, a localizao e o espao fsico do evento, bem como a alimentao

A etapa ps-evento to
importante quanto as
anteriores, pois nesse
momento que voc vai
avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode
ser melhorado em uma
prxima organizao.

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16.4- Fechamento do border

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17 - Concluso

Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliao do seu evento o border (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes todas as transaes financeiras realizadas na venda de inscries e durante as
atividades.
Por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade arrecadada com as
inscries e com o patrocnio, conferir o que foi gasto na produo do evento,

Organizar um congresso exige disciplina. necessrio, de imediato, formar

uma comisso organizadora competente, com profissionais excelentes em
suas reas, a fim de providenciar cada detalhe com perfeio.

somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso), e fazer o fecha-

No pr-evento, deve-se definir os dias do evento, escolher um espao adequa-

mento total das transaes. Tambm possvel verificar em quais reas a ver-

do, verificar oramentos, contratar fornecedores e buscar patrocnios, e ga-

ba foi mais gasta, a fim de que opes mais econmicas sejam pesquisadas..

rantir que toda a produo esteja andando devidamente. preciso contatar

Quando seu evento termina, comea o momento de avaliar e tirar concluses

sobre tudo o que aconteceu. O objetivo que voc possa analisar os resultados, verificar se alguma meta no foi atingida e o porqu disso. Ento, saber

palestrantes e expositores e definir o regulamento. Tudo isso, com tempo suficiente de divulg-lo com a programao definida e disponibilizar um meio para
que as pessoas se inscrevam.

claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam

No dia do evento, a comisso organizadora dever estar atenta ao desenvolvi-

ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na prxima organizao.

mento de cada uma das atividades presentes na sesses, com profissionais

qualificados em cada uma delas responsveis pelas atas, importantssimas
para a concluso do evento, que ser com todos os congressistas reunidos no
plenrio para a redao do documento final oficial.
Pensar com cuidado em toda a dinmica do congresso muito importante para
que tudo corra bem quando chegar a hora, e facilitar at mesmo para os controles ps-evento, como o border e as pesquisas de satisfao com o pblico
que esteve presente.

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Venda online de ingressos. Comece j!

18 - Sobre a Sympla
Agora que voc j leu as dicas sobre a produo
de congressos profissionais, voc precisa saber
mais sobre as 10 motivos para disponibilizar as
inscries de seu evento pela internet!

A Sympla a plataforma online para venda e gesto de ingressos e inscries

feita para o produtor que deseja ter a melhor divulgao e oferecer a melhor

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experincia de compra ao pblico.

Atravs de nosso sistema voc, produtor, consegue realizar uma gesto totalmente inteligente das vendas e dos participantes. Voc tem acesso aos relatrios de venda em tempo real, forma um mailing precioso, integra a pgina de
vendas ao Facebook, faz o controle de entrada automtico no dia do evento e
desfruta de ferramentas especiais! Tudo isto proporciona a formao de uma
base de dados que pode ser analisada para tomada de aes estratgicas em
eventos futuros!

Este e-book foi produzido pela Sympla. Quer saber mais?

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um evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo, e
ainda promove uma gesto de eventos que entende seu pblico de verdade. A
Sympla o segredo para atrair o pblico, no importando tamanho, conceito e
tipo de produo!

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