ARCHIVO PERMANENTE

(NAGU 2.40)
Es la informacin bsica de la entidad o rea a auditar, sobre la cual
deber mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se
llevan a cabo, su estructura organizacional, el marco legislativo que le es
aplicable, as como, las reas crticas, los componentes sujetos a
examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un
planeamiento y programacin de auditora efectiva.
La documentacin bsica que conforma el Archivo Permanente, se
detalle en el Manual de Auditoria Gubernamental.
EXCEPCION:
El cumplimiento de esta norma no es de aplicacin a las Sociedades de
Auditoria debido a que sus exmenes, se supeditan a la designacin de
la Contralora General, debiendo limitarse a mantener el archivo
correspondiente a las auditorias que hayan realizado en armona con la
normativa vigente.
1) EL ARCHIVO PERMANENTE EN LOS ORGANOS DE AUDITOA
INTERNA OAI
Por ser un rgano dependiente funcional y administrativamente del
organismo rector del Sistema Nacional de Control, las Oficinas de Control
Interno se encuentran obligadas a implementar la NAGU 2.40 en su
entidad y recopilar, clasificar y archivar la informacin sobre distintos
aspectos del quehacer institucional.
Es as que las Guas de Papeles de Trabajo emitidas por el Organismo
Contralor en 1998, se establece en trminos generales el contenido del
Archivo Permanente, precisando que comprende un conjunto de
documentos que incluyen copias y extractos de informacin de inters

para el auditor, los que pueden ser consultados para futuros exmenes.
Aunque la orientacin de tales Guas est dirigida a disponer de un
archivo fsico con papeles, se entiende que ello no descarta la
posibilidad que el OAI pueda implementar un archivo digital de toda la
informacin importe sobre su entidad.
Un Archivo Permanente presenta la siguiente informacin:
El primer elemento a considerar por un Archivo Permanente debera ser
las normas legales que tienen relacin con diversos aspectos de la
actividad pblica, a pesar que algunas permanecen sin cambios, pero
otras sufren modificaciones importantes en el tiempo. Como ejemplo
podemos citar los siguientes casos:
Ley Anual de Presupuesto
Ley de Administracin Financiera el Estado
Leyes de los sistemas administrativos de Tesorera, Presupuesto,

Contabilidad y Crdito Pblico.

Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Directivas anuales de los sistemas de tesorera y presupuesto.
Directivas emitidas por FONAFE para las entidades que conforman

la actividad empresarial del Estado, cuando es aplicable.

Circulares emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y
AFP.
a) LEY ORGNICA DE LA ENTIDAD Y NORMAS QUE REGULAN SU
FUNCIONAMIENTO
En casi todos los casos, las entidades pblicas son creadas por ley,
independientemente de que pueda haberse expedido la Ley Orgnica
correspondiente a cada sector del aparato del Estado. En algunos casos,
existen entidades que cuentan con un Estatuto social por operar bajo las
normas de la Ley General de Sociedades. Por lo tanto, el Archivo
Permanente debe incluir copias de las normas legales que regulan el

funcionamiento de la entidad o tambin, podra ser mas practico

disponer de un archivo digital con el mismo propsito.
b) Organigrama estructural aprobado.
c) Reglamento de Organizacin y Funciones y/o Estatuto debidamente
d)
e)
f)
g)

aprobado.
Manual de Organizacin y Funciones
Manuales de procedimientos o normas internas equivalentes.
Flujogramas de las principales actividades de la entidad
Plan operativo institucional e informe de evaluacin anual y/o

Memoria
h) Convenios o contratos importantes
i) Resoluciones y directivas importantes emitidas por la entidad
j) Presupuesto institucional autorizado y modificado final
k) Estados financieros
l) Informes de auditoria
m) Plan anual de auditoria
n) Informe de evaluacin del Plan de Auditoria
o) Relacin de funcionarios de la entidad
2) ARCHIVO

PERMANENTE

DIGITAL

PARA

EL

CONTROL

GUBERNAMENTAL
Dentro de las polticas y procedimientos establecidos en el Sistema
Nacional de Control, se establece que por cada entidad sujeta a control
debe implementarse un Archivo Permanente, con el propsito de reunir
informacin de inters para su utilizacin y en el planeamiento de
futuros exmenes.
Conforme

lo

define

NAGU

2.40

las

Sociedades

de

Auditora

Independiente que son designadas por el Organismos Contralor para

realizar auditoras en las entidades del sector publico en cumplimiento
del mandato fijado por la Ley N 27785, no estn obligadas a mantener
un Archivo Permanente por cada entidad que examinan, sino mas bien,
mantener un archivo general con las informacin obtenida en las
auditoras realizadas.

El disponer de una fuente de informacin bsica y actualizada, ya sea

mediante un archivo permanente fsico y/o digital tiene innegables
ventajas para el desarrollo de la etapa de planeamiento de las
auditorias, siendo las principales las siguientes:
Acelera

el

proceso

de

comprensin

de

las

actividades

operaciones que ejecuta la entidad pblica, puesto que al contar

con la informacin bsica permitir actualizar la data disponible en
forma ms rpida, a travs del acceso a la pgina web de las
entidad

si

fuera

necesario,

principalmente,

en

cuanto

al

funcionamiento de los controles internos en las reas relacionadas

con la administracin financiera de los fondos pblicos.
Enfoca con mayor propiedad el proceso de comprensin del marco
legal y administrativo aplicable a la entidad, puesto que permite
realizar una actualizacin ms rpida sobre la informacin
disponible, evitando que por impericia de los auditores que no
estn acostumbrados al manejo de la normativa aplicable, se
omita

el

conocimiento

de

normas

importantes

sobre

el

funcionamiento institucional.
3) ARCHIVO PERMANETE SISTMICO
Uno de los espacios en los que se produce informacin en grandes
volmenes diariamente es el sector pblico que est referida a temas
diversos, tales como: legales, reglamentarios, normativos, financieros,
contractuales y presupuestarios. Esto genera problemas a los auditores
gubernamentales, dado que para realizar sus tareas tienen que
mantener un conocimiento permanente, principalmente, sobre la
normatividad

vigente

los

cambios

que

se

producen

en

las

herramientas de gestin y presupuestales que utilizan las entidades

pblicas para el cumplimiento de su misin. Paralelamente, el desarrollo
de la tecnologa de informacin viene cambiando para cubrir la demanda
de los sistemas de comunicacin contemporneos de telfono, video y

computadora,

motivo

por

el

cual,

los

viejos

estndares

estn

actualizndose y los nuevos pasan rpidamente por las etapas de

desarrollo e implementacin.
Esta informacin en muchos casos es recopilada y archivada en forma
fsica conforme a las practicas y usos establecidos por los distintos
usuarios, es decir, desde las Oficinas de Auditora Interna del sector
pblico y sus auditores, hasta las Sociedades de Auditoria Independiente
designadas por el Organismo Contralor, para examinar los estados
financieros en las entidades pblicas; o en otros casos, solamente
comprende una base de daos generales, exclusivamente, para uso local.