Sesin 30: Introduccin a la comercializacin de eventos

Alumna: Ana Patricia Pina

Introduccin a los eventos
Tipos de
eventos

Ferias

Convenciones

Jornadas
tcnicas

Clasificacin:
Actos organizados por empresas, asociaciones y colegios profesionales.
Actos organizados por instituciones profesionales.
Actos organizados por profesionales.
Otras clasificaciones:
Estados, institucionales, comerciales
Culturales, religiosos, acadmicos
Deportivos, sociales y familiares.
Es un evento social, que tienen por objetivo facilitar el intercambio comercial
entre mercados, para poder establecer negociaciones.
Las grandes ferias requieren de un elevado grado de preparacin profesional y
un volumen importante de personal involucrado en su organizacin y desarrollo.
Las convenciones son reuniones de participacin restringida a los miembros de
una organizacin o empresa. La entidad organizadora decidir los participantes,
el lugar donde se llevar acabo el evento y ser quien corra con los gastos de
financiamiento del evento.
Se trata de eventos dirigidos a la formacin o la divulgacin cientfica de
determinados
Aspectos de diferentes sectores, aunque siempre a una escala reducida. Para su
estudio, se dividirn en cursos, seminarios y Simposios.
La gran diferencia entre los tres modelos est en el carcter del evento y su
duracin.
Cursos: Suelen tener mayor duracin, aunque menor envergadura.
Incluso, en el caso de determinadas entidades, pueden disponer de
patrocinio. Tienen por objetivo la formacin de profesionales o
estudiantes, tiene una duracin aproximada de 5 das, el financiamiento
corre a cargo de las empresas o mediante una cuota de inscripcin, o
bien puede ser un patrocinio.
Seminarios: Suelen ser mucho ms breves que los cursos, aunque su
carcter sigue siendo formativo. Su objetivo suele ser atender a
necesidades de formacin muy especficas.
Simposios: Atiende a ser una reunin de personas especializadas, que se
proponen estudiar o exponer un tema determinado. Su carcter es,

generalmente, cientfico. Su duracin es corta y se dirige a profesionales

especficos.
Se trata de eventos pensados para alcanzar mayores niveles de motivacin y
bienestar de profesionales y ejecutivos, sometidos a la tensin de la actividad
empresarial. La empresa organizadora ser quien cubra los gastos de las
actividades y el alojamiento de los participantes y sus acompaantes.

Eventos outdoor
Es una estrategia comercial de las empresas cuyo fin es aumentar las ventas de
Viajes de
incentivo
sus departamentos comerciales, empleando el premio como elemento
motivador. El viaje de incentivo va dirigido a profesionales que alcanzan unas
metas determinadas.
Rueda de
prensa
Es organizado por empresas, administraciones o cualquier otro tipo de entidad
que desee transmitir una informacin relevante, los medios de comunicacin
son su principal asistente.
Congreso
Road Show

Consisten en reuniones a gran escala, de carcter abierto y organizado para

divulgar ideas o disear objetivos.
Son eventos promocionales que forman parte de las actividades del marketing
de las empresas. Consiste en sacar las marcas a la calle para realizar su
promocin.

Factores que condicionan el modelo de produccin de eventos

Localizacin del
evento

Tipo de espacio

El lugar geogrfico donde se organice un evento va a tener incidencia en la

produccin del mismo y en su presupuesto, por lo tanto se debe considerar que
la localizacin debe ser el ms idneo, para evitar retrasos o falta de materiales.
De igual manera se debe prevenir que el sitio elegido no tenga acceso
restringido, si es as se debe solicitar los permisos con tiempo y forma.
Tipos de espacio:
Eventos en espacios culturales
Eventos en construcciones o instalaciones
Eventos en construcciones o instalaciones efmeras.
Eventos en espacios mixtos.

Servicios necesarios para la gestin de eventos

Creatividad

La capacidad para desarrollar una idea innovadora, para disear el evento, su

programa y contenido, que responda a los objetivos por lo que se realiza. La
creatividad va unida al protocolo, porque de ambos surge ese esbozo que har

posible que todo funcione.

Que conforme espacios poco saturados y con armona en sus colores, donde la
grfica corporativa y las nuevas tecnologas cobran muchsima fuerza.
Comunicacin Actos que comuniquen, que eliminen barreras, que incorporen a las sensaciones
a los pblicos a los que van dirigidos y trasladen los mensajes y objetivos del
evento.
Es un factor de suma importancia que busca prevenir los percances o problemas
seguridad
que puedan surgir durante el transcurso del evento.
Empresas que
Empresas de sonido e iluminacin, empresas de imagen, video y
ofrecen
fotografa.
servicios, para
Empresas de alquiler y mobiliario, floristeras, grupos musicales, azafatas.
eventos
Empresas de produccin de eventos, empresas de comunicacin y
marketing, entre otras.
Tipo de cliente: En la organizacin de eventos deben considerarse diversos tipos de cliente, aunque
no atienden a un comportamiento delimitado. Aunque, de acuerdo con la naturaleza del evento,
dispondr de unas caractersticas determinadas
Cuando se refiere a los clientes individuales, participantes de algunos eventos, u
Particulares
organizadores de actos de tipo familiar o social.
Asociaciones y
Como clubes deportivos u otros grupos de inters determinado.
Escenografa

agrupaciones
Generadores de
eventos
Operadores
profesionales

Atienden a organismos, instituciones y empresas en cuanto a la gestin

estratgica y la operativa de sus eventos.
Como las agencias de viajes especializadas y los Operadores Profesionales de
Congresos (OPC) a los que se conocer en el estudio de la distribucin, en la
Unidad siguiente.

Conclusin personal
La lectura aborda aspectos bsicos y elementales que se deben tomar en cuenta para
la realizacin de un evento, ya que si se busca cumplir con el objetivo, se debe de
planear y tomar en cuenta cada uno de los elementos anteriormente mencionados,
de esta manera se garantizara el xito, cumpliendo con las expectativas de los
invitados y con nuestras propias expectativas como organizadores.
Las decisiones se tomarn de acuerdo al evento que se desee realizar, ya que cada
uno de estos, tiene objetivos diferentes, en el que acuden un

tipo de gente

especifica. El xito o fracaso que tenga estos eventos sociales depender de la

organizacin y la planeacin adecuada, tomando siempre en cuenta con el
presupuesto con que se dispone.
La lectura nos brinda ideas sobre los detalles que se no se deben pasar
desapercibidos, por ejemplo el lugar en donde se desee realizar, debe estar en
buenas condiciones para el montaje y los acondicionamientos que se tengan que
hacer, de igual manera si se desea realizar en un espacio abierto al interperie, el clima
ser un aspecto clave para tomar en cuenta.

El montaje y la decoracin es

fundamental, para que el evento sea agradable para los invitados.

En conclusin, la organizacin de un evento es una tarea que requiere de una buena
organizacin y planeacin con antelacin, para poder cubrir con todos los detalles
que garanticen el xito del evento y prevenir problemas que se puedan presentar en
la ejecucin del evento.