SISTEMA GESTIN INTEGRADO ABC S.A.

Cdigo :
Versin :

PROCEDIMIENTO

Fecha

CONTROL DE REGISTROS
Elaborado por:

Fecha

Firma

Revisado por:

Fecha

Firma

Pagina : 01 de 03

Aprobado por:
.
Fecha

Firma

Documento Controlado
Copia N:
Dirigida a:

1.

OBJETIVO
Establecer la forma de identificar, codificar, archivar, mantener, proteger y disponer de los
registros del SIG .

2.

ALCANCE
Se aplica a todos los registros del SIG mencionados en la documentacin del SIG de
AAAAAA S.A.

3.

RESPONSABILIDADES
El Coordinador SIG de AAAAAA S.A.
presente procedimiento.

es el responsable de la aplicacin efectiva del

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Requisito 4.2.4: Control de los registros, Norma Internacional ISO 9001: 2008
Requisito 4.5.4. Control de los registros de la Norma Internacional ISO 14001.2004
Requisito 4.5.4 Control de los registros de la Norma Internacional OHSAS
18001.2007

5.

SIMBOLOS Y ABREVIATURAS:
RED
CSGI
SGI

6.

: Representante de la Direccin
: Coordinador del SIG .
: Sistema Integrado de Gestion .

DEFINICIONES
Formato
Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o informacin. Cuando el formato
contiene datos y/o informacin se convierte en registro
Registro
Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas de los
resultados obtenidos.
Nota:
Un registro de la calidad provee evidencias objetivas del grado de cumplimiento con los
requisitos para la calidad o de la eficacia del funcionamiento de un elemento del SIG ABC
S.A
Entre los propsitos de los registros de la calidad figuran la demostracin, la trazabilidad y
las acciones correctivas y preventivas.
Un registro puede ser escrito o almacenado en cualquier soporte de datos.

Cdigo
GC -P- 02

Ttulo
CONTROL DE REGISTROS

Versin

Pgina

02

02 de 03

Usuario
Persona que utiliza la informacin del registro.
Generador del Registro
Persona responsable de llenar los datos en el formato.
Responsable del Control del Registro
Persona responsable de archivar, mantener y disponer de los registros del SIG.
7.

CONDICIONES BSICAS
7.1. Disponer en cada rea sector un lugar adecuado para la conservacin de los
registros de la calidad a fin de evitar su deterioro y que sea de fcil acceso para los
usuarios.
7.2. Guardar una copia de seguridad de los registros del SIG que se encuentran en
medios informticos.

8.

POLITICAS
8.1 Cuando se usen formatos para recopilar datos, estos deberan llevar un cdigo y
nmero de versin segn como lo indica el procedimiento GC-P-01 (Control de
documentos).
8.2 Los registros de calidad deben ser legibles y tener todos los casilleros
llenos, en caso que existan vacos (sin datos), se deben invalidar los casilleros
tachndolos.
8.3 Cada departamento/rea deber contar con un formato Lista de los Registros del
SIG donde se indicar el cdigo, nombre del registro, versin, responsable del
control, el tiempo de conservacin y ubicacin del registro.
Lista de los Registros del SIG

rea :
CDIGO

NOMBRE DE
REGISTRO

VERSIN

RESPONSABLE
DEL CONTROL

TIEMPO DE
CONSERVACIN

UBICACIN DEL
REGISTRO

8.4 Si existen registros de la calidad que los proveedores suministran, stos se

controlan siguiendo las disposiciones del presente procedimiento.
8 .5

El responsable del control del registro, debe archivar los registros, utilizando medios
que los identifiquen y diferencien de otros documentos del rea.

9.

DESCRIPCION
Actividad
9.1.
REGISTRAR
Registrar los resultados obtenidos de actividades
procesos realizados y entregar el registro al responsable de
su control.
Si el registro se encuentra en un medio informtico, slo el
personal usuario tiene acceso a est informacin por medio
de su clave de acceso.
9.2. ARCHIVAR
Archivar los registros en un lugar adecuado que sea de fcil
acceso para los usuarios y que evite su deterioro o prdida.

Responsable

Registro

Generador
del
Registro
GC-R-07
Responsable
del
Control

Cdigo
GC -P- 02

Ttulo
CONTROL DE REGISTROS

Pgina

02

03 de 03

Actividad

Responsable

Mantener los registros de la calidad, por un

tiempo determinado (tiempo de conservacin), segn lo
indicado en el formato "Lista de los registros del SIG "
del rea.

Responsable
del
Control

9.3

9.4

Registro

MANTENER

GC-R-07

DISPONER

Luego de cumplirse el tiempo de conservacin, se

eliminarn los registros.

10.

Versin

Responsable
del
Control

REGISTROS

Cdigo

Nombre de Registro

Responsable del Control

GC-R-07

Lista de los Registros del SIG

Gerente de cada rea / Jefe

de rea

11.

CAMBIOS EN EL DOCUMENTO

Versin anterior
N
Descripcin

12.

DISTRIBUCIN

Versin actual
Descripcin