Tema 4.1 Teoria de La Gestion Documental PDF

VI MSTER: GESTIN DOCUMENTAL Y
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
(2011/12)
Mdulo IV. GESTIN DOCUMENTAL Y APLICACIN DE LAS NUEVAS

TECNOLOGAS EN EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
TEMA 4.1
Teora de la gestin documental: concepto, modelos y

normas
Profesor Joaqun Llans Sanjuan.

Universidad Pblica de Navarra
TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas
LA GESTIN DE DOCUMENTAL ....................................................................................................... 5
1.1
1.2
1.3
1.3.1
CONCEPTO DE GESTIN DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 5

EVOLUCIN DEL CONCEPTO EN EL MBITO INTERNACIONAL ................................................................................ 5
NOCIONES BSICAS .................................................................................................................................... 6
Ciclo de vida de los documentos ........................................................................................................... 6
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
1.3.6
1.4
Sistema de gestin documental............................................................................................................ 7

Archivstica integrada ........................................................................................................................... 7
Poltica de gestin de documentos ....................................................................................................... 7
Programa de gestin de documentos................................................................................................... 8
Procesos de gestin de documentos..................................................................................................... 9
CARACTERSTICAS DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 9
1.3.1.1
1.3.1.2
1.3.1.3
Fase activa ............................................................................................................................................................. 6

Fase semiactiva...................................................................................................................................................... 6
Fase inactiva .......................................................................................................................................................... 7
LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ............................................................................. 10
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.3
2.4
LA PERSPECTIVA DE LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ...................................................................... 10

CARACTERSTICAS DE LOS PRINCIPALES MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS .................................................. 11
Caractersticas del records management (modelo de los Estados Unidos) ..................................... 11
Caractersticas de la gestion des documents administratifs (modelo del Canad francfono) ...... 12
Caractersticas del records continuum (modelo autraliano) ........................................................... 13
LA CRISIS DE LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS. UN BALANCE ............................................................ 16
LA EXPERIENCIA DEL GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS ........................ 17
LA NORMALIZACIN EN GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: LA NORMA ISO 15489 ........... 18
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
EL PROBLEMA TERMINOLGICO .................................................................................................................. 18

Document / record / archive .............................................................................................................. 18
Records management / recordkeeping management ........................................................................ 19
Records management program / records management system ........................................................ 19
Electronic Document Management System / Electronic Records Management System.................... 19
LOS DOCUMENTOS DE CALIDAD ................................................................................................................ 20
ANLISIS DE LA NORMA ISO 15489........................................................................................................... 21
Caractersticas .................................................................................................................................... 21
Limitaciones........................................................................................................................................ 23
Ausencias ............................................................................................................................................ 24
3.3.4
Perspectivas ........................................................................................................................................ 25
3.3.3.1
3.3.3.2
3.3.4.1
3.3.4.2
3.3.4.3
3.3.4.4
3.3.4.5
3.3.4.6
3.3.4.7
3.3.4.8
3.4
3.5
3.6
4
La originalidad ..................................................................................................................................................... 24
La descripcin ...................................................................................................................................................... 25
Orientacin a las actividades de las organizaciones ............................................................................................ 25

Conceptos de riesgos / responsabilidades / rendicin de cuentas / marco de confianza ................................... 26
El papel de los procesos ...................................................................................................................................... 26
Importancia de la evaluacin y la medicin ........................................................................................................ 27
Documentacin ................................................................................................................................................... 27
Orientacin al entorno electrnico ..................................................................................................................... 28
El records continuum como referente metodolgico ...................................................................................... 28
Acercamiento a los Management Standard Systems ....................................................................................... 28
ESTRUCTURA Y CONTENIDO ....................................................................................................................... 28

EL MODELO DIRKS PARA LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ................................... 30
RELACIN DE LA NORMA CON LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD............................................................. 32
LA EVOLUCIN HACIA LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS .................................. 34
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.2
4.2.1
4.2.2
LA COMPLEJIDAD DE LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS .............................................................. 34

Los metadatos .................................................................................................................................... 34
La seguridad ....................................................................................................................................... 35
Contenidos en sitios web .................................................................................................................... 35
La digitalizacin .................................................................................................................................. 36
El correo electrnico ........................................................................................................................... 36
4.1.6 Web 2.0 ..................................................................................................................................... 37
Los modelos de requisitos................................................................................................................... 37
LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS................................................................................. 38
La importancia de la definicin de estrategias ................................................................................... 38
Las iniciativas de ISO .......................................................................................................................... 38
4.2.3
4.2.4
Estrategias orientadas a la conservacin del objeto .......................................................................... 40

Estrategias orientadas a la conservacin de la tecnologa de almacenamiento ................................ 41
4.2.2.1 El informe ISO/TR 18492:2005 - conservacin de informacin electrnica basada en documentos .................. 39
4.2.2.2 El informe ISO/TR 15801:2004 - recomendaciones para la veracidad y fiabilidad de la informacin almacenada
electrnicamente ................................................................................................................................................................ 39
4.2.2.3 La norma ISO 14721:2003 - modelo de referencia para un sistema de informacin archivstica abierto en el
contexto de sistemas de transferencia de datos e informacin espacial............................................................................ 40
5
LOS SISTEMAS ARCHIVSTICOS INSTITUCIONALES: PLANIFICACIN, PROGRAMACIN Y
ORGANIZACIN ARCHIVSTICA .................................................................................................................. 41
5.1
5.2
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.4
5.4.1
5.4.2
5.4.3
LOS PRINCIPIOS: LA PLANIFICACIN ESTRATGICA ........................................................................................... 41

LA POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS COMO PUNTO DE PARTIDA ............................................................... 42
EL PROYECTO DE ACTUACIN ARCHIVSTICA: LAS FASES .................................................................................... 42
La encuesta......................................................................................................................................... 43
El informe-diagnstico........................................................................................................................ 43
Definicin de un programa de actuacin archivstica ........................................................................ 44
Consolidacin del sistema .................................................................................................................. 45
ELEMENTOS DEL SISTEMA ARCHIVSTICO ....................................................................................................... 45
Archivos de gestin............................................................................................................................. 46
Archivo intermedio ............................................................................................................................. 46
Archivo histrico ................................................................................................................................. 46
LOS MANUALES DE BUENAS PRCTICAS ....................................................................................... 46
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.2.4
6.3
6.3.1
6.3.2
6.3.3
6.4
DEFINICIN Y OBJETIVOS ........................................................................................................................... 46

POLTICAS, PROGRAMAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ................................................................................... 47
Polticas .............................................................................................................................................. 48
Programas .......................................................................................................................................... 49
Normas ............................................................................................................................................... 49
Procedimientos ................................................................................................................................... 50
CARACTERSTICAS DEL MANUAL ................................................................................................................. 50
Presentacin y formato ...................................................................................................................... 51
Redaccin ........................................................................................................................................... 51
Estilo ................................................................................................................................................... 51
COMPONENTES DEL MANUAL .................................................................................................................... 52
BIBLIOGRAFA............................................................................................................................... 54
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
OBRAS GENERALES, EN ESPAOL................................................................................................................. 54

BIBLIOGRAFA SOBRE SISTEMA ARCHIVSTICO, EN ESPAOL ............................................................................... 54
BIBLIOGRAFA SOBRE DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA, EN ESPAOL.............................................................. 54
BIBLIOGRAFA INTERNACIONAL DE IMPACTO SOBRE GESTIN DE DOCUMENTOS .................................................... 55
RELACIN EXHAUSTIVA DE BIBLIOGRAFA INTERNACIONAL SOBRE LA NORMA ISO 15489: ..................................... 56
7.6
7.7
OTRAS REFERENCIAS INTERNACIONALES RELEVANTES EN GESTIN DE DOCUMENTOS: ............................................ 58

EJEMPLO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ................................. 60
LA GESTIN DE DOCUMENTAL
1.1
Concepto de gestin de documentos
1.2
Evolucin del concepto en el mbito internacional
El concepto de gestin de documentos est experimentando los ltimos aos una profunda
transformacin. As, de una orientacin basada en la contribucin documental para
conseguir economa y eficiencia en cuanto a la utilizacin de los recursos en las
organizaciones, asistimos ltimamente a un alineamiento progresivo hacia la gestin de los
recursos de informacin. La gestin de documentos no se contempla ya como un objetivo
en s misma, sino ms bien de manera sistemtica, esto es, como un componente ms en el
conjunto de los procesos de gestin de las organizaciones, interactuando con cada uno de
ellos. En este contexto, la norma internacional ms importante en el mbito de la gestin de
documentos, la norma ISO 15489, refuerza la nocin de sistema de gestin de documentos
(que cabra entender en la acepcin de programa de actuacin archivstica donde hallaran
acomodo todos los procesos propios de la gestin documental), al tiempo que busca
uniformar posiciones presentes en el panorama internacional tradicionalmente
irreconciliables.
Desde los aos 80 del siglo pasado, una serie de avances metodolgicos ha contribuido a
fijar lo que se entiende hoy por gestin de documentos, trmino que el Diccionario de
Terminologa Archivstica del Consejo Internacional de Archivos defina en 1984 como el
rea de la gestin administrativa general relativa a conseguir economa y eficacia en la
creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos.
Un paso fundamental en la evolucin del concepto tuvo lugar en la reunin del Congreso
Internacional de Archivos en Montreal en 1992, cuando se present la archivstica
integrada como la suma de tcnicas aplicadas en las diferentes fases por las que atraviesa
un documento a lo largo de su ciclo de vida (fases activa, semiactiva e inactiva), tcnicas
entre las que destacan la clasificacin y la evaluacin de los documentos.
Por su parte, la National Archives and Records Administration - NARA estadounidense
defina en su Glosario de 1993 gestin de documentos como la planificacin, control,
direccin, organizacin, formacin, promocin y otras actividades de gestin relacionadas
con la creacin, mantenimiento y utilizacin, y disposicin de los documentos para
conseguir una adecuada y correcta documentacin de las polticas y actuaciones federales,
as como las operaciones efectivas y econmicas de las agencias.
El siguiente hito de este devenir en el tiempo tuvo lugar en 2001, cuando se aprob a nivel
internacional la norma ISO 15489, que define gestin de documentos como campo de la
gestin responsable del control eficiente y responsable de la creacin, recepcin,
5
mantenimiento, uso y disposicin de los documentos, incluyendo procesos para la captura y

mantenimiento de la evidencia e informacin sobre las actividades de gestin y operaciones
en forma de documentos. Esta nocin incorpora a la antigua contribucin a la eficiencia
las ideas de responsabilidad y rendicin de cuentas, valor de evidencia y el alineamiento de
la gestin de documentos con la gestin de la informacin, incluyendo una apuesta decidida
por desgajar la gestin de los documentos administrativos de la gestin de los documentos
en su etapa histrica. Esta ltima caracterstica, presentada como el nico modelo vlido a
nivel internacional a los efectos de la gestin de los documentos electrnicos, no cesa de
afianzarse, frente a otras posturas ms integradoras, en el estado actual de revisin de la
norma internacional de gestin de documentos.
Entre las ltimas definiciones presentes en la bibliografa internacional destaca la del
Glosario de ARMA de 2009, que define gestin de documentos como el control
sistemtico de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Finalmente, A. Heredia, en su obra Lenguaje y vocabulario archivsticos de 2011, recoge
tres definiciones de gestin documental/gestin de documentos: Todas las funciones,
actividades y procesos que en una organizacin se aplican a los documentos a lo largo de su
vida para garantizar su produccin, su autenticidad, su integridad, su conservacin, su
fiabilidad y su disponibilidad, para su mayor uso y mejor servicio. Sistema de
informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del
tiempo. Es una manifestacin de la gestin administrativa de una organizacin, aplicada
a los documentos de archivo.
1.3
Nociones bsicas
Para entender esta evolucin es necesario comprender las nociones bsicas de la gestin de
documentos.
1.3.1 Ciclo de vida de los documentos
Secuencia de fases de actividad, semiactividad e inactividad en las que se estructura la vida

del documento, desde su creacin hasta su conservacin definitiva, en consideracin de su
importancia como testimonio histrico, o bien hasta su eliminacin una vez agotado su
valor administrativo. Se corresponde con los tres tipos de archivos: de gestin u oficina,
intermedio e histrico.
1.3.1.1 Fase activa
La fase activa incluye (1) clasificacin y ordenacin de documentos, (2) formacin de
expedientes y carpetas de asuntos, (3) descripcin y control de los documentos, (4)
transferencias.
1.3.1.2 Fase semiactiva
La fase semiactiva incluye (1) valoracin, seleccin y eliminacin de documentos, (2)

gestin de depsitos intermedios, (3) prstamo de documentos, (4) gestin de los
documentos esenciales, (5) transferencia, en su caso, de soportes de informacin.
1.3.1.3 Fase inactiva
La fase inactiva incluye: (1) explotacin de los documentos de conservacin definitiva en
atencin a su valor cultural / testimonial / informativo, (2) procedimientos de acceso y
reprografa, (3) acciones orientadas a la difusin: funcin cultural, pedaggica, cientfica.
1.3.2 Sistema de gestin documental
Marco en el que se definen, implantan y evalan los principios metodolgicos, las tcnicas
y los instrumentos que sirven de fundamento bsico al desarrollo de polticas y normas,
destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de
vida, con diferentes regulaciones para su organizacin, conservacin, tratamiento y
accesibilidad en cada etapa.
1.3.3 Archivstica integrada
Contempla la aplicacin, de acuerdo con una planificacin predefinida, de un programa

secuencial de actuaciones, que incluye una serie de tcnicas y herramientas archivsticas
orientadas a asegurar la creacin, control y accesibilidad de documentos autnticos, fiables,
ntegros y disponibles a lo largo del tiempo.
Su formulacin tuvo lugar en 1992, en el marco del Congreso Internacional de Archivos en
Montreal, vinculada a la importancia de la evaluacin documental.
Puede considerarse heredera de la teora de los archivos modernos de T. R. Schellenberg
(1956) y de las fases de la vida de un documento de J. B. Rhoads (1983 y 1989), siendo a
su vez inspiradora del modelo del continuo australiano y, en ltimo trmino, de la norma
ISO 15489.
1.3.4 Poltica de gestin de documentos
Consiste en el conjunto de orientaciones o directrices que define una organizacin para la

creacin y gestin de documentos autnticos, ntegros, fiables y disponibles a lo largo del
tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. Es importante
destacar que la poltica de gestin de documentos en una organizacin es una ms entre el
conjunto de polticas adoptadas por la organizacin en el desempeo de sus actividades.
Existen diferentes grados de responsabilidad en la definicin, aprobacin e implantacin de
la poltica:
a) los mximos directivos y altos cargos, que deben aprobarla y dotarla del
impulso necesario dentro de cada organizacin;
b) los responsables de procesos de gestin, que deben aplicar la poltica en el
marco concreto de los procesos a su cargo;
c) los tcnicos archiveros que deben planificar, implantar y administrar el
programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, incluidos el
diseo, la implementacin y la actualizacin de los sistemas de gestin de
documentos (electrnicos e hbridos);
d) los administradores de los sistemas de gestin que deben garantizar que toda
la documentacin sea precisa y legible y que se encuentre a disposicin del
personal siempre que se necesite;
e) los empleados implicados en las tareas de gestin de documentos.
El contenido de la poltica de gestin de documentos debe revisarse peridicamente para
garantizar su adecuacin a las necesidades reales de gestin de documentos de la
organizacin.
1.3.5 Programa de gestin de documentos
Sucesin articulada de tcnicas y procesos de gestin de documentos a lo largo de su ciclo

de vida.
El programa supone la existencia previa de una poltica de gestin de documentos en el
seno de una organizacin, de manera que exista, como requisito para el xito en su
aplicacin, el apoyo explcito de las autoridades y la correspondiente base normativa, que
asigne al responsable una autoridad reconocida y con jerarqua dentro de la institucin. La
definicin del programa implica un conocimiento profundo del ambiente corporativo,
singularmente la misin, funciones, actividades y procedimientos de la institucin.
C. M. Couture y J.-Y. Rousseau hablaban, ya en 1982, de elementos constitutivos y de
apoyo en un programa de gestin de documentos. Entre los elementos constitutivos incluan
(1) normas para la creacin, difusin y recepcin de los documentos, (2) tratamiento de los
documentos activos, (3) tratamiento de los documentos semiactivos, (4) tratamiento de los
documentos inactivos, (5) tratamiento de los documentos esenciales. Los elementos de
apoyo destacaban el inventario de los documentos y el calendario de conservacin.
Por su parte, M. Doyle y A. Frnire sealaban, en 1992, la existencia de elementos
troncales y elementos subsidiarios o perifricos. Los troncales incluan (1) el cuadro de
clasificacin, (2) el calendario de conservacin, (3) la gestin de los depsitos intermedios,
(4) la transferencia y la seleccin de los documentos destinados a ser conservados, (5) la
eliminacin de documentos sin valor histrico, (6) normas relativas a recuperacin y
reciclaje de papel, y mtodo de destruccin de los documentos confidenciales. Por su parte,
entre los elementos perifricos mencionaban los relativos a (1) la seguridad de la
informacin (proteccin de los documentos esenciales y la proteccin tanto de las
informaciones personales como de los documentos confidenciales), (2) la gestin de
formularios, informes y correspondencia, as como el reciclaje de los diferentes soportes de

informacin, (3) la gestin de documentos sobre micro imgenes y la gestin de los
documentos electrnicos.
1.3.6 Procesos de gestin de documentos
El programa de tratamiento incluye una serie de procesos, entendidos como aquellas

metodologas y tcnicas que se aplican sobre los documentos durante su ciclo de vida con
el objetivo de mantener su autenticidad e integridad, as como su disponibilidad a lo largo
del tiempo. Estos procesos son los siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
Captura de documentos
Registro de documentos
Clasificacin de documentos
Descripcin de documentos / asignacin de metadatos
Evaluacin de los documentos, que incluye (1) la determinacin de los
documentos esenciales, (2) la valoracin de los documentos y la
determinacin de los plazos de conservacin, y (3) la disposicin fsica de los
documentos
f) Conservacin de los documentos
g) Acceso a los documentos
h) Trazabilidad
1.4
Caractersticas de la gestin de documentos
A la luz que nos aportan estos conceptos es posible sealar a continuacin las
caractersticas de la gestin de documentos, entre las que cabe destacar las siguientes:
1) La gestin de documentos permite el tratamiento secuencial de estos a travs de las
distintas fases de su ciclo de vida. Ello equivale a reconocer la necesidad de un
programa de intervencin archivstica.
2) Su prioridad se concentra en satisfacer las necesidades administrativas de la
organizacin.
3) La gestin de los documentos en su etapa histrica es consecuencia, y no el
objetivo, del tratamiento de los documentos en sus fases previas.
4) Sita la evaluacin documental y el calendario de conservacin de los documentos,
y por tanto la clasificacin, en el corazn del sistema archivstico.
5) Los sistemas archivsticos tienden a concretarse en modelos nacionales, definidos
por la aplicacin de leyes que parten, en su aplicacin en cada caso, de distintas
tradiciones administrativas.
6) Puede hablarse de tipologa: modelos primarios, modelos de segunda generacin,

modelos por asimilacin, modelos en construccin.
7) En Espaa y otros pases de evolucin tarda debe hablarse de modelos
institucionales, ms que de un modelo nacional, por las graves deficiencias en la
implantacin de programas de evaluacin documental.
8) Nos hallamos en los albores de una profunda transformacin conceptual y
metodolgica, como consecuencia de la aparicin y progresiva adopcin de la
norma ISO 15489:2001.
Otras aproximaciones al concepto de gestin de documentos se orientan a la percepcin de
sus valores. Podemos hablar as de valor primario mximo, que corresponde a la etapa de
permanencia de los documentos en los archivos de gestin u oficina, valor primario
atenuado, correspondiente a la etapa de permanencia de los documentos en los archivos
intermedios (centrales, administrativos), y valor secundario, que corresponde a los
documentos conservados en el archivo histrico.
LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS
2.1
La perspectiva de los modelos de gestin de documentos
Las orientaciones en relacin a cmo tratar los documentos en su etapa administrativa han
llegado a nosotros desde la perspectiva del denominado records management,
especialmente de la mano del Programa RAMP de la UNESCO y de las publicaciones del
Consejo Internacional de Archivos, olvidndose de otros posibles referentes. Una
resonancia especial tuvo la obra de J.B. Rhoads en 1983 y 1989, publicada en forma de
estudios RAMP, en los que hablaba de fases de los documentos (creacin, mantenimiento y
uso y disposicin, ms una cuarta de gestin de los documentos con valor permanente) y
los niveles de implantacin, entendidos como una evaluacin de grados de madurez, de los
que hoy conocemos como procesos de gestin documental (niveles mnimo, mnimo
incrementado, intermedio y ptimo). El resultado de esta perspectiva se concret, en los
pases de tradicin anglosajona, en una dualidad entre gestores de documentos y
archiveros.
Por su parte, en los albores de los aos 90 del pasado siglo la bibliografa espaola se haca
eco de los principales modelos de gestin de documentos existentes a nivel internacional: el
records management norteamericano, la gestion des documents administratifs
canadiense, el prarchivage francs, el registry ingls, la registratur germnica y el
archivio moderno italiano. Estos estudios evidenciaron la existencia de dos macromodelos, el norteamericano y el europeo, y descubrieron una jerarqua entre los diferentes
modelos nacionales: primarios (modelos originarios), de segunda generacin
10
(correspondientes a las colonias), modelos por asimilacin (por trasposicin a otros

contextos administrativos) y modelos en construccin (los que todava no han consolidado
un modelo).
Finalmente, los modelos que ms han influido en la definicin de un patrn internacional a
comienzos del siglo XXI han sido el norteamericano (centrado en la divisin del
tratamiento de los documentos en sus etapas administrativa records- e histrica archives),
el canadiense (centrado en las fases activa, semiactiva e inactiva de los documentos) y,
singularmente, el australiano, representado en el records continuum.
2.2
Caractersticas de los principales modelos de gestin de documentos
2.2.1 Caractersticas del records management (modelo de los Estados Unidos)

Entre las caractersticas del modelo estadounidense destacan las siguientes:
1) El concepto gestin de documentos naci ligado a la necesidad de destruir grandes

masas de documentos, debido a la fuerte incidencia del factor econmico.
2) Metodolgicamente se lo considera el mximo representante del modelo del ciclo
de vida, que refleja la visin de gestin de los documentos centrada en dos etapas:
la etapa administrativa (cuando los documentos son records) y la etapa histrica
(cuando los documentos son archives).
3) Fuerte presencia nacional y estatal de los archiveros, a nivel de supervisin, en las
primeras fases del ciclo de vida.
4) Coexistencia de dos profesiones: records managers (gestores de documentos) y
archivists (archiveros).
5) El referente del modelo lo constituye la administracin federal de archivos (NARA).
6) Desigualdad, en su desarrollo, a escala federal, estatal y local.
7) La vanguardia se sita en el sector privado, de la mano de las tecnologas de la
informacin: evolucin hacia la Information Resources Management - Knowledge
Management.
8) Ha desempeado el papel de principal referente internacional, impulsado a travs
del Consejo Internacional de Archivos y los programas de la UNESCO, hasta la
aparicin del modelo del records continuum australiano, al que se le contrapone.
9) Importancia de las organizaciones profesionales, generadoras de corrientes de
opinin internacionales y productoras de instrumentos bibliogrficos y normativos
11
de indudable inters (as, ARMA Internacional colabora con ANSI en la definicin

de normas nacionales de gran impacto, como por ejemplo en mbitos de la gestin
del correo electrnico y de la migracin y conversin de documentos electrnicos).
10) Aparentemente, el modelo ha entrado en crisis, motivada por lo limitado del avance
en la aplicacin de los principios de la gestin de documentos en las organizaciones,
en un momento de cambios espectaculares debido al impacto de las tecnologas de
la informacin y la comunicacin, en comparacin con las expectativas generadas,
en clave de oportunidad, en los primeros aos del siglo actual.
2.2.2
Caractersticas de la gestion des documents administratifs (modelo del

Canad francfono)
Entre las principales caractersticas del modelo qubecois cabe destacar las siguientes:
1) El modelo se sustenta en la percepcin del ciclo de vida en fases y su relacin con
los valores primario y secundario del documento.
2) El modelo pone de relieve la importancia de las operaciones de clasificacin y
evaluacin de los documentos y sus instrumentos resultantes: cuadro de
clasificacin y calendario de conservacin.
3) El modelo mostr una enorme vitalidad en los aos 80 del siglo XX, asociado
fundamentalmente al mbito universitario.
4) Clara definicin del modelo en la legislacin y otra normativa.
5) Es observable una cierta influencia del modelo estadounidense, si bien la presencia
de los archivos nacionales en la fase activa del ciclo de vida es de mayor calado que
el del NARA norteamericano.
6) Importante desarrollo e implantacin de los calendarios de conservacin
(prcticamente el 100%).
7) Elevada eliminacin de documentos: 98 %.
8) Constituye la base metodolgica de la archivstica integrada.
9) Incidencia en Europa, a travs de su influencia sobre el modelo francs y en la
prctica archivstica espaola.
10) Aparentemente, el modelo ha entrado en crisis, motivada por la delimitacin actual
de la funcin archivstica en el mbito de la gestin de la informacin desde una
perspectiva puramente cultural, compartiendo estructura con las bibliotecas. Ello
12
supone un franco retroceso en relacin a las perspectivas de la evolucin del modelo

observada a lo largo de los aos 90 del siglo pasado.
2.2.3 Caractersticas del records continuum (modelo autraliano)
Las principales caractersticas del modelo australiano, hoy en da el ms relevante en el

contexto internacional, son las siguientes:
1) Es, en su origen, un modelo de segunda generacin respecto al registry
britnico.
2) El modelo se centra en la evidencia y los propsitos de administracin, hundiendo
sus races en los postulados de Hilary Jenkinson en la dcada de 1920, en relacin a
que los documentos son imparciales y no pueden decir nada ms que la verdad. El
archivero es neutral.
3) Se presenta hoy en da como el modelo de gestin de documentos ms
vanguardista, con gran dinamismo y lgica consideracin en el mbito
internacional.
4) En su evolucin ha llegado a influir de manera decisiva en la norma ISO 15489, si
bien ha adoptado elementos del modelo de records management, especialmente
en su orientacin a la Information Resources Management.
5) Se la ha querido contraponer, conceptualmente, al modelo del ciclo de vida de los
documentos.
6) Se proclama heredera del modelo de espacio tiempo de Newton: el uso y control de
los documentos alteran y renuevan los ciclos de creacin y disposicin.
7) Se orienta a satisfacer las necesidades de gestin de documentos generadas por las
comunicaciones electrnicas.
8) Parte de la necesidad de contemplar el documento como evidencia desde las
tareas de anlisis iniciales.
9) Conecta con conceptos y metodologas tales como gestin de las tecnologas de la
informacin, ingeniera de procesos, anlisis funcional, gestin de recursos, gestin
de la herencia cultural, control de calidad, auditora, benchmarking.
10) En dicho contexto, considera la tarea de gestionar documentos otro elemento
significativo ms, como el resto de actividades de gestin de la informacin.
13
11) Busca construir un puente de comunicacin entre archiveros y gestores de

documentos, profesiones separadas en los pases anglosajones, sobre la base de la
multidimensionalidad de su trabajo hacia la comunicacin con otros profesionales.
12) Prevalencia del acceso sobre la ubicacin de los documentos (sean borradores,
documentos administrativos o documentos en su etapa histrica).
13) De acuerdo con F. Upward, creador del modelo, el records continuum model
tiene una trayectoria, que lo conecta con el information continuum model, el
information systems continuum model y, finalmente, el publishing continuum.
14) Proporciona una perspectiva enriquecedora del proceso de descripcin: el propsito
de la descripcin no es otro que asegurar que los documentos se conservan en el
contexto de su creacin y uso, y retienen sus cualidades de evidencia, de manera
que cuando se recuperan para uso posterior puede comprenderse su significado.
Obviamente, para que ello sea posible las cualidades de evidencia e informacin
contextual deben permanecer intactas. Esto se asegura mediante la aplicacin de los
esquemas de metadatos, que permiten que el documento sea un objeto de
informacin que se gestiona por s mismo, un objeto inteligente.
El siguiente grfico, recreado a partir de una interpretacin de R. Chell del trabajo de F.
Upward (creador del modelo), est considerado la quintaesencia del continuo. En l se
hallan representadas las dimensiones concntricas de la gestin de documentos
(documentar los actos a tener en cuenta, capturar los documentos, organizar el rgimen del
tratamiento documental y asegurar la memoria de la sociedad) y los diferentes vectores en
los que se manifiestan dichas dimensiones (evidencia, operaciones, tratamiento documental
y autoridad). El epicentro del modelo lo ocupa el documento (document), entendido
como representacin de un acto, desprovisto todava de su valor de evidencia pero dotado
de contenido, estructura y un contexto de creacin.
14
Figura 1 Recreacin del modelo del continuo ideado por F. Upward, sobre la aportacin de R. Chell.
De acuerdo con el modelo, la relevancia a corto, medio y largo plazo de los actos que se
producen en una organizacin puede contemplarse desde cuatro perspectivas o vectores,
distintas, pero a la vez complementarias.
1) Contemplada desde la perspectiva de la evidencia, la progresin del acto se
manifiesta mediante su fijacin en un documento, su integracin en un contexto
junto con otros documentos, la contribucin que supone a la generacin de la
memoria de la organizacin y, finalmente, la manifestacin plena de una parte de la
memoria social colectiva como parte de los documentos que alcanzan valor
histrico.
2) Contemplada desde la perspectiva de las actuaciones, la progresin del acto pasa
por una escalada a travs de los estados secuenciales, ordenados de menor a mayor,
de actuacin, actividad y funcin, hasta alcanzar a servir a los propsitos de la
sociedad.
3) Contemplada desde la perspectiva del tratamiento documental, la progresin del
acto atraviesa los estadios de captura, gestin de los documentos (que cabra
entender como programa de actuacin archivstica) y gestin del rgimen de
tratamiento documental (que cabra entender como la poltica que define el
programa), hasta llegar a la garanta de la evidencia esencial, como fin ltimo del
tratamiento.
15
4) Contemplada desde la perspectiva de autoridad, la progresin del acto trasciende los

individuos, las unidades de trabajo y la organizacin, hasta llegar al conjunto de la
sociedad.
Esta lectura de los vectores se completa con cuatro dimensiones, representadas de forma
concntrica, centrfuga y coordinada:
1) Primera dimensin. Documentar los actos a tener en cuenta. Tiene lugar la
produccin del documento, que es reflejo de una actuacin, materializada mediante
la captura por parte de un empleado de la organizacin.
2) Segunda dimensin. Capturar los documentos. Los documentos son evidencia de
actividades gestionadas por las unidades de trabajo.
3) Tercera dimensin. Organizar el rgimen del tratamiento documental. La memoria
de la organizacin, que se constituye en el desarrollo de las funciones que le son
propias, es gestionada mediante un sistema de gestin de documentos definido en su
poltica corporativa.
4) Cuarta dimensin. Asegurar la memoria de la sociedad. La memoria colectiva,
representada por los documentos de valor histrico, sirve a los propsitos de la
sociedad garantizando el mantenimiento de la evidencia como un valor social.
2.3
La crisis de los modelos de gestin de documentos. Un balance
Los modelos de gestin de documentos entraron en crisis en los primeros aos de la dcada
de los 90 del pasado siglo. Entre sus causas cabe destacar las fuertes restricciones
presupuestarias a fines de los 80 y nuevas reflexiones en relacin a la percepcin del
mbito de la actuacin archivstica, derivadas de las nuevas necesidades de la
Administracin. Como consecuencia, se produjo una inversin de la fase de efervescencia
archivstica desarrollada entre las dcadas de 1960 y 1980, que llev a una rpida
saturacin de los depsitos y, en consecuencia, a una serie de replanteamientos, por un lado
en cuanto a quin deba asumir los altos costes de gestin, y por otro en relacin a cules
deban ser las prioridades en las instituciones de archivos. En este contexto, la
Administracin exige de los archiveros satisfacer sus actuales necesidades.
La respuesta lleg en forma de conclusiones, que fueron distintas en Norteamrica, Europa
y Australia. En Norteamrica prevaleci la idea de buscar nuevas soluciones a travs del
concepto de gestin integral y la prctica de la racionalizacin, en tanto que en Europa se
ha asistido a un repliegue hacia la gestin de la documentacin con valor permanente. Por
su parte, la apuesta australiana consisti en integrar la gestin de documentos entre las
especialidades incluidas en la Information Resources Management, si bien respetando sus
requisitos funcionales.
16
2.4
La experiencia del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos

Administrativos
La creacin del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos

(GITAA) en 1989 hay que ponerla en relacin con el proceso de modernizacin de los
sistemas archivsticos nacionales de la Regin, iniciado en 1986 con la creacin el Grupo
de trabajo de la Asociacin Latinoamericana de Archivos y el Comit de Archivos del
Instituto Panamericano de Geografa e Historia.
Otro hecho que incidi poderosamente en la orientacin del GITAA fue la creacin del
Comit de Archivos Administrativos en el seno del Consejo Internacional de Archivos
(Current Records Committee ICA/CRC), donde nicamente se manejaban conceptos
procedentes de las tradiciones norteamericana y francesa. El mundo iberoamericano
reaccion buscando una metodologa de tratamiento y control de la documentacin que
respondiera realmente a su tradicin e historia comn, trascendiendo la bsqueda de la
solucin a sus problemas a travs de la modernizacin y desarrollo archivsticos.
Se trataba, en definitiva, de disear un tercer modelo adaptado a las caractersticas del
contexto iberoamericano para evitar que los dos presentes en el CIA fueran los nicos
patrones de referencia. Ese modelo no funcionara como nico referente metodolgico, sino
para encontrar alternativas tcnicas a partir del reconocimiento de problemas semejantes.
Tampoco se trataba de reinventar la gestin de documentos bajo una ptica iberoamericana.
Con esta orientacin, el Grupo Iberoamericano de Gestin de Documentos se cre en
Madrid en octubre de 1989, reunindose un total de 9 veces hasta julio de 1996, momento
en que finaliz su actividad. Sus trabajos se orientaron a los siguientes objetivos:
1) definir y contrastar las caractersticas histrico-administrativas y archivsticas del
rea;
2) adelantar la fase de clasificacin y ordenacin en referencia a la descripcin;
3) singularizar como funciones independientes las transferencias y expurgos;
4) despojar de la terminologa archivstica los conceptos de influencias forneas;
5) sistematizar y definir, mediante una perspectiva global de racionalizacin y
conceptualizacin, cada una de las fases del tratamiento archivstico.
Este objetivo es el que aport, al fin, aspectos novedosos a la teora archivstica
internacional, especialmente en cuanto a la definicin de los conceptos de identificacin y
valoracin y a la elaboracin de metodologa para el tratamiento de los fondos acumulados.
Concretamente, las etapas del tratamiento archivstico definidas por el Grupo fueron tres:
1) Identificacin, entendiendo como tal el proceso de investigacin y sistematizacin
de categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
2) Valoracin, que se define como el proceso de investigacin y anlisis de los
testimonios administrativos, legales, jurdicos e informativos presentes en cada una
de las series documentales que constituyen un fondo.
17
3) Descripcin, definida como la fase del tratamiento archivstico destinada a la

elaboracin de instrumentos de informacin para facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
LA NORMALIZACIN EN GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: LA

NORMA ISO 15489
3.1
El problema terminolgico
La comprensin de los entresijos de la gestin de los documentos, especialmente en el

sector de la normalizacin internacional, se ve seriamente dificultada por la necesidad de
ajustar a nuestro lenguaje profesional los trminos procedentes del mbito anglosajn,
especialmente en cuanto a las diferencias entre document, record y archive. Slo as
pueden comprenderse (aunque es difcil compartir), con la debida profundidad, decisiones
tales como la exclusin de la fase de pleno valor histrico de los documentos en el concepto
de gestin de documentos.
3.1.1 Document / record / archive
El trmino document, tal como se emplea en la bibliografa profesional anglosajona, se

refiere al conjunto de borradores, etapas, revisiones, enmiendas, etc. por las que discurre un
documento conforme se va gestando, hasta el momento en que se produce el documento
original (nace entonces el valor de evidencia o testimonio), o dicho en otros trminos, el
momento en que el documento es capturado, como resultado de un acto plenamente
consciente, en un sistema de gestin de documentos. Ese es, precisamente, el momento en
que nace el record, el documento administrativo.
El documento administrativo es objeto de tratamiento archivstico ya antes de su
nacimiento, en el entorno de su proceso concreto de gestin (la decisin de su creacin de
acuerdo con un proceso o trmite previamente definido, teniendo predeterminada una
clasificacin y una determinada norma de conservacin, incluyendo su eventual
calificacin como documento esencial y la determinacin de sus caractersticas en cuanto a
accesibilidad). Los metadatos acompaan al documento en todo momento, y van
incrementado su nmero y su calidad con el paso del tiempo, hasta que el documento se
destruye o bien adquiere su pleno valor histrico (esto es, se convierte en archive).
Es precisamente la dualidad record y archive, presente en la tradicin anglosajona
como fundamento de la teora del ciclo de vida, la que corta de raz toda posibilidad, hasta
el momento, de contemplar la continuidad de la vida de documentos en temas tan
importantes y actuales como la normalizacin internacional en el universo ISO. Como
iremos observando, esta consideracin supone una importante limitacin en cuanto a
interpretacin y posibilidades reales de implantar sistemas de gestin de documentos en las
18
organizaciones, ya que el salto al vaco entre la gestin de un tipo de documento hasta el

momento en que pierde un valor y adquiere en plenitud otro es difcilmente observable en
nuestra tradicin archivstica.
3.1.2 Records management / recordkeeping management
Si bien la utilizacin del trmino records management limita el objeto del tratamiento
documental al documento administrativo, recientemente ha asomado en el panorama
internacional un trmino procedente del modelo del records continuum australiano,
recordkeeping management, que incluye de facto la continuidad del tratamiento de los
documentos con independencia del momento o el lugar en que se encuentre el documento
dentro de su cadena vital. Hay que sealar que el trmino recordkeeping encuentra sus
races en la archivstica britnica, concretamente en la figura del denominado conservador
de archivos (record keeper), a la que se otorga ahora un nuevo significado al extender el
alcance del tratamiento archivstico a la globalidad del plazo de la existencia del
documento.
Actualmente este trmino empieza a documentarse, siquiera tmidamente, en publicaciones
auspiciadas por ARMA, la ms potente asociacin profesional de gestores de documentos
de los Estados Unidos, si bien se utiliza como sinnimo del trmino records management.
En relacin a este comentario hay que sealar que en el contexto anglosajn la terminologa
y los conceptos evolucionan a un ritmo impensable en otros contextos, como el espaol o el
iberoamericano.
3.1.3 Records management program / records management system
Estos conceptos tradicionalmente han tenido poco que ver con las aplicaciones y programas
informticos, pero la situacin est variando radicalmente. La evolucin actual del
tratamiento de los documentos electrnicos ha motivado que en el contexto internacional, y
de manera gradual, los trminos programa y sistema se hayan convertido en sinnimos
(aunque ltimamente prevalece el de sistema), con una clara orientacin hacia las
aplicaciones informticas que realizan los procesos y controles de los documentos digitales.
Las combinaciones de palabras (en ocasiones similares a juegos malabares) para distinguir
lo que en los ltimos aos diferenciaba el programa de tratamiento archivstico y el sistema
informtico llamado a ejecutarlo sin duda nos deparar nuevas sorpresas (bajo la forma de
trminos de nuevo cuo) en un futuro no lejano. Como sealaba ms arriba, la evolucin de
la terminologa y la necesidad de su adecuacin a las necesidades inmediatas al socaire del
progreso de las tecnologas de la informacin, de seguir la tendencia actual, no har sino
acelerarse. Est por ver cmo se adapta esta vorgine al marco terminolgico del bagaje
profesional, decantado durante dcadas, que nos es propio.
3.1.4 Electronic Document Management System / Electronic Records Management
System
19
Para explicar la naturaleza de estos dos trminos, concretados habitualmente en sus

respectivas iniciales (EDMS y ERMS), hay que referirse a la diferencia entre document y
record en los pases anglosajones, que tratamos anteriormente. En el mbito de la gestin
de documentos, y especialmente en el de los documentos electrnicos, esa diferencia es
esencial para distinguir lo que constituye, a mi juicio, el objeto de trabajo propio del
archivero frente a los objetos de los documentalistas y otros profesionales de la
informacin. La diferencia est expresada de forma magistral en el documento MoReq de la
Unin Europea (repetido frecuentemente en la bibliografa relativa a la gestin de
documentos electrnicos), en los siguientes trminos:
Un EDMS
Un ERMS
Permite que se modifiquen los

documentos y/o que existan varias
versiones de stos.
Impide que
documentos.
Puede permitir que los documentos

sean borrados por sus propietarios.
Impide que los documentos sean

borrados,
excepto
en
ciertas
circunstancias sujetas a un control muy
estricto.
Puede incluir
conservacin.
Debe
incluir
controles
conservacin muy rigurosos.
calendarios
de
se
modifiquen
los
de
Puede contar con una estructura de

almacenamiento de documentos de
cuyo control se podran encargar los
usuarios.
Debe contar con una estructura de

gestin de documentos muy rigurosa (el
sistema de clasificacin) de cuyo
mantenimiento
se
encarga
el
administrador.
Tiene por objetivo esencial facilitar

el uso cotidiano de documentos en la
actividad en curso.
Puede facilitar el trabajo cotidiano,

pero tambin tiene por objetivo ofrecer
un depsito seguro a los documentos ms
importantes relacionados con la actividad
de la organizacin.
Es precisamente a este entorno donde dirige su atencin el Consejo Internacional de

Archivos a la hora de formular sus principios y requisitos funcionales para los documentos
en las oficinas, aprobados en 2008 en su reunin de Kuala Lumpur y hoy en da objeto de la
norma ISO 16175, en los que reconoce de forma explcita la existencia de documentos
importantes que se gestionan en los sistemas de gestin, antes de su entrada en los sistemas
ERMS.
3.2
Los documentos de calidad
El esfuerzo normalizador en lo relativo a la gestin de documentos ha tenido estos ltimos

aos un enorme impacto profesional. Si bien desde la segunda mitad de la dcada de los
aos 80 del pasado siglo el protagonismo recaa de manera exclusiva en el Consejo
20
Internacional de Archivos, que orientaba su labor a la descripcin de los documentos, a

partir de 2001 la iniciativa de mayor impacto corresponde a ISO. Esta organizacin
comprendi la importancia de la tarea de convertir en norma internacional una norma
australiana de 1996, AS 4390, orientada a cubrir el vaco existente en las normas de gestin
de la calidad en relacin a la gestin de los documentos en las organizaciones (los
denominados quality records). Con este objetivo se iniciaron los trabajos que condujeron
a la aparicin, en 2001, de la norma ISO 15489.
Es importante situar el origen de esta norma precisamente en el contexto de las normas de
calidad para comprender, con la debida profundidad, su orientacin a regular el sistema de
gestin documental de las organizaciones, procurando a stas unas directrices para
conseguirlo.
De hecho, la norma supone la plasmacin del ms destacado esfuerzo de consenso llevado
a cabo hasta el momento por establecer un modelo internacional de buenas prcticas de
gestin de documentos en un contexto difcil, dominado por tradiciones nacionales muy
distintas entre s y difcilmente compatibles, en muchos casos. Esta dificultad ya se haba
manifestado, como un hecho recurrente, a lo largo de la trayectoria de instituciones de gran
relevancia profesional, como el Consejo Internacional de Archivos. Sin embargo, parece
que el marco ha cambiado. De hecho, la complejidad en cuanto a la gestin de los
documentos electrnicos, as como la necesidad de interoperabilidad a todos los niveles,
aconsejan un acercamiento metodolgico en la teora y en la praxis (en torno a la misma
fecha trabajaba la Unin Europea en otra iniciativa en este sentido, de la que deriv el
modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos - MoReq). En esta
corriente cabe ubicar, precisamente, la iniciativa de ISO, de la que observaremos a
continuacin algunas de sus caractersticas ms destacadas.
3.3
Anlisis de la norma ISO 15489
3.3.1 Caractersticas
Probablemente la caracterstica ms importante de la norma ISO 15489:2001 sea que, aun

teniendo como objeto actuar como respaldo documental de las normas de sistemas de
gestin de la calidad y medioambientales (ISO 9001 y 14001), no sea una norma de
certificacin, sino que se limite a procurar unas directrices orientadas a que las
organizaciones se doten de sistemas de gestin documental. Esta caracterstica es
determinante, ya que su vocacin es la de convertirse en nico modelo internacional de
gestin de documentos. Otras caractersticas de la norma son las siguientes:
1) Supone el mayor hito mundial, hasta el momento, como referente para buenas
prcticas para los profesionales de la gestin de documentos y archivos, si bien
excluye de manera absolutamente incomprensible de acuerdo con nuestra tradicin
tanto administrativa como archivstica-, en cuanto a su alcance, la gestin de los
documentos una vez que stos adquieren en plenitud su valor histrico.
21
2) La norma se declara, en principio, neutral en cuanto a tecnologa, aunque su

orientacin apunta hacia un entorno automatizado. Este hecho se observa con mayor
claridad en los mbitos que abordan las otras normas de la familia ISO 15489:
metadatos (ISO 23081, partes 1 y 2) y procesos de trabajo en gestin de documentos
(ISO/TR 26122).
3) Los principios y metodologas contenidas en la norma deben servir a las
necesidades de gestin de documentos de todas las organizaciones, tanto privadas
como pblicas, con independencia de su tamao, tipo, ubicacin o grado de
implantacin de tecnologa.
4) La norma puede considerarse una puesta al da de los principios metodolgicos de
la archivstica, definiendo las caractersticas esenciales del documento, destacando
el inters del anlisis funcional y priorizando la clasificacin y la evaluacin
documental entre los procesos de gestin de documentos.
5) La norma tiene muy en cuenta que los directivos de las organizaciones son los
implicados claves en la aplicacin de sistemas de gestin de documentos, personas
que pueden no estar familiarizadas con las ventajas de una buena gestin
documental, o no ser conscientes de las consecuencias de su inexistencia.
6) Proporciona una visin excelente de los conceptos de gestin de documentos a los
expertos en tecnologas de la informacin, por lo que los archiveros podemos
construir con ellos las oportunas alianzas basadas en un mejor entendimiento
profesional.
7) La primera parte (ISO 15489-1) es el corazn de la norma, utilizada para establecer
los principios fundamentales y el modelo para la definicin e implantacin de un
sistema de gestin de documentos. Con ese fin define los procesos clave de la
gestin de documentos en trminos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el
de gestin y el no tcnico) pueda entender.
8) La norma establece los requisitos para la creacin, mantenimiento y perdurabilidad
de documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles, as como el contexto o
sistema en el que deben ser gestionados.
9) La segunda parte (ISO 15489-2) es un informe tcnico, que recoge una metodologa
de implantacin de la gestin de documentos derivada de la metodologa australiana
(Australian Design and Implementation of Recordkeeping Systems DIRKS). Esta
parte est orientada al personal responsable de gestionar documentos en una
organizacin.
10) En su conjunto, la norma requiere alguna interpretacin para hacerla aplicable a
nivel prctico, especialmente en aquellas tradiciones en gestin de documentos y
22
archivos distantes de los planteamientos anglosajones en general y australianos en

particular.
11) Es dinmica. Actualmente est en proceso de revisin.
12) Uno de los principales retos para la efectiva implantacin de la norma ISO a nivel
internacional consiste principalmente en la extensin de sus principios al reflejo
legal en los diferentes pases, as como en la adopcin firme de sus postulados por
parte de las autoridades competentes en gestin de documentos y archivos. Sin
embargo, hasta la fecha, pese a las declaraciones formales hechas por un buen
nmero de pases, la norma no acaba de cumplir las expectativas trazadas en su
plasmacin prctica. En este difcil contexto, corregir su limitado alcance e iniciar
una adecuada labor de difusin de la norma es fundamental.
3.3.2 Limitaciones
Sin embargo, la norma ISO 15489 no est exenta de limitaciones. Entre stas podemos
destacar las siguientes:
1)
Sin duda, el principal problema para la aplicacin de la norma es la mutilacin de la
etapa histrica en un modelo orientado metodolgicamente al continuo. El proceso actual
de revisin de la norma es el momento ptimo para modificar el alcance, de manera que los
procesos y controles de gestin de documentos tengan la debida continuidad a lo largo del
tiempo. La incorporacin del concepto de recordkeeping podra aportar, de producirse,
alguna solucin al respecto.
2) El ciclo de la norma como cdigo voluntario de buenas prcticas ha dado de s todos
los resultados posibles en los ocho aos desde su publicacin, por lo que puede
considerarse que est ya agotado. Probablemente la norma deba evolucionar hacia
una norma de conformidad, sin que por ello deban rebajarse las exigencias en
cuanto a la necesidad de establecer y medir la efectividad del cumplimiento de los
procesos y controles de la gestin de documentos.
3) La utilidad de la norma para los profesionales de la gestin de documentos, esto es,
los archiveros de las organizaciones, debe ser un elemento importante a potenciar en
el estado actual de revisin de la norma. De hecho, desde su aparicin la norma
viene siendo utilizada como eficaz herramienta estratgica para el diagnstico y la
mejora en el funcionamiento de sistemas de gestin de documentos en todas las
organizaciones. Si bien es conveniente que la norma se oriente a las personas que en
las organizaciones deciden la poltica de gestin de documentos, sta no debe
abordarse de manera exclusiva, ya que los profesionales no deben verse defraudados
en sus expectativas de mejora de los sistemas institucionales para los que trabajan.
4) Actualmente no queda claro si a los documentos incompletos (no incorporados al
sistema de gestin de documentos) les es de aplicacin el modelo de gestin de
23
documentos que proclama la norma. La aproximacin entre EDMS y ERMS es cada

vez ms evidente, como demuestra el inters del Consejo Internacional de Archivos
en incorporarse al estudio de las implicaciones de la gestin de documentos
electrnicos en las oficinas. Las fronteras entre unos y otros tienden a atenuarse.
5) La paulatina incorporacin de nuevos conceptos y trminos al vocabulario de
gestin documental en la propia norma y en su familia puede complicar la
comprensin del objeto de la gestin de documentos. Existe, en no pocos casos, la
sensacin de que la norma est creando un modelo de gestin de documentos
prescindiendo de la experiencia profesional acumulada: este sera el peor de los
errores que podran producirse. Lo cierto es que las diferentes tradiciones
archivsticas viven diferentes ritmos en cuanto a su desarrollo terminolgico, y las
traducciones, especialmente las que se hacen al espaol, requieren sensibilidad
hacia este tema de capital importancia. As los conceptos de record, document,
archive o disposition, por sealar slo algunos de ellos, requieren de una
interpretacin o adecuacin ms o menos profunda, segn su complejidad y sus
usos.
3.3.3 Ausencias
Otra cuestin importante, a evaluar de acuerdo con la tradicin archivstica de cada pas
por ejemplo, la espaola-, se refiere a las ausencias que se detectan en la norma ISO 15489,
aspecto de gran relevancia que slo puede ser superado mediante una gua de aplicacin
que adapte los contenidos de la norma a cada contexto.
3.3.3.1 La originalidad
En primer lugar, existe un significativo vaco en relacin a la originalidad, ausente entre
las caractersticas que la norma otorga a los documentos fidedignos. Varios son los motivos
que sustentan esta afirmacin:
1) La originalidad es la primera y principal caracterstica que permite diferenciar un
documento de archivo del que tiene un mero valor informativo.
2) La originalidad es una cualidad del documento, sin duda la primera y esencial.
3) La originalidad pone en relacin la norma con lo que se denomina ter
documental: borradores, minutas, originales, copias.
4) La originalidad en estrecha relacin con el requisito funcional o proceso de
incorporacin: sin captura en un sistema, en el contexto de produccin documental,
no hay documento fidedigno.
5) La normativa espaola relativa a administracin electrnica reconoce la existencia
tanto de originales como diversas categoras de copias.
24
3.3.3.2 La descripcin
Por otra parte, la descripcin no aparece, inexplicablemente, entre los procesos de gestin
de documentos, cuando:
1) La descripcin es un elemento de normalizacin archivstica de primer orden a nivel
internacional.
2) Su carcter multinivel la relaciona directamente, entre otros elementos, con la
clasificacin.
3) La descripcin se aplica ya en la fase de creacin del documento, sea ste en soporte
papel o electrnico.
4) La descripcin incluye, pero desborda (mediante la gestin de autoridades,
semntica, ndices, tesauros y otros instrumentos de lenguaje controlado), la
incorporacin de metadatos, prctica que alcanza su pleno sentido nicamente en el
entorno de la gestin de documentos electrnicos. Los metadatos se aplican
primeramente al documento individual, mientras que la descripcin archivstica se
ha centrado tradicionalmente en la serie.
5) La descripcin se aplica ya en la fase de creacin del documento, sea ste en soporte
papel o electrnico
6) Contrariamente a lo que aparece recogido en las normas ISO de gestin de
documentos, la descripcin no se aplica nicamente en la fase de archivo histrico.
De hecho, esta sorprendente declaracin aparece recogida literalmente en la
segunda parte de la norma ISO 23081, relativa a metadatos.
7) La descripcin trasciende, en su aplicacin, la propia organizacin que produce o
custodia el documento, mxime en el entorno actual de la interoperabilidad, y
alcanza la plenitud de la funcin archivstica.
3.3.4 Perspectivas
Uno de los rasgos ms sobresalientes de la norma 15489 es que consagra una serie de
conceptos y abre nuevas perspectivas que son de gran utilidad en la implantacin de los
sistemas de gestin de documentos en las organizaciones.
3.3.4.1 Orientacin a las actividades de las organizaciones
Los principios orientan las necesidades en gestin de documentos a las actividades de las
organizaciones de acuerdo con la estructura funciones actividades actuaciones. De
25
este modo, es posible establecer una jerarqua en las categoras del sistema de clasificacin:
funciones (primer nivel), actividades (segundo nivel) y actuaciones (tercer nivel).
3.3.4.2 Conceptos de riesgos / responsabilidades / rendicin de cuentas / marco de
confianza
La norma proporciona a la organizacin beneficios no slo respecto a la forma en que
gestiona su informacin, a modo de chequeo sobre el estado de salud de sus sistemas
documentales, sino que adems:
facilita que se identifiquen oportunidades para aumentar la calidad de los servicios o
productos, contribuyendo a una mayor rentabilidad, y
contribuye a reducir la exposicin de la organizacin a riesgos.
La justificacin para la gestin de documentos ya no es el ahorro de espacio de
almacenamiento, suministros y equipo, sino la responsabilidad y la gestin de riesgos. As,
la norma asiste con soluciones factibles ante temas de responsabilidad y rendicin de
cuentas y anlisis de riesgos, mediante la definicin de controles y procesos de gestin de
documentos. Contribuye de este modo a prevenir desastres y ayuda al esclarecimiento de
investigaciones civiles y criminales.
La norma puede ofrecer proteccin legal frente a daos que se le pudieran imputar a la
organizacin, al proporcionar evidencia exacta de sus actividades. La publicidad adversa
afecta tanto al producto ofertado como a la predisposicin de los clientes, tanto actuales
como futuros.
El inters de la gestin de documentos est en establecer un marco de confianza para las
informaciones esenciales de las organizaciones. Para ello, la organizacin deber:
constituir un histrico del funcionamiento cotidiano del sistema; los datos de
trazabilidad son esenciales para probar que el sistema de gestin de documentos
ha funcionado de forma permanente a lo largo de la vida del documento;
disponer de un manual de procedimiento completo y actualizado;
asegurar las mejores competencias mediante programas permanentes y de
formacin continua;
llevar a cabo auditoras propias y externas, sistemticas y regulares.
3.3.4.3 El papel de los procesos
26
Es innegable la orientacin de la norma hacia los procesos. La norma entiende el proceso

de gestin documental como un proceso compartido y extensible a toda la organizacin, y
no duda en integrar la gestin de los documentos en los sistemas y procesos de trabajo de la
organizacin, sirviendo de soporte a las actividades y decisiones y asignando
responsabilidad a cuantos participan en ella.
Por otra parte, la norma proporciona herramientas para analizar los procesos de la
organizacin al objeto de reducir la gestin de documentos innecesarios y hacer accesible la
informacin que s es til.
3.3.4.4 Importancia de la evaluacin y la medicin
El uso ms obvio de la norma es que debera servir para medir la efectividad relativa de un
programa frente a una norma con amplio reconocimiento internacional. De este modo,
puede ser utilizada como estructura para evaluar los programas de gestin de documentos
ya existentes y para identificar sus fortalezas y lagunas.
Uno de los principales valores de la norma es que proporciona un claro modelo global a
seguir. La norma puede ayudar a desarrollar una lista de control (checklist) para reducir
la resistencia al cambio; de esta forma el responsable podr centrar la energa en el paso de
lo actual al futuro con mejores perspectivas.
3.3.4.5 Documentacin
La norma puede asegurar que las organizaciones llevan a cabo sus actividades de manera
ordenada, responsable y correcta, gracias a los documentos referentes a poltica,
procedimientos, guas directivas y documentos de actuacin. Si una investigacin es
infundada, un documento que deje clara constancia de la conducta de una empresa ser la
mejor defensa.
La norma establece que deben existir regulaciones por escrito, esto es, documentadas. L.
Cermeno y J. Sard identifican dos bloques:
Productos generales, como poltica de gestin de documentos, plan estratgico
de gestin de la informacin y programa de gestin de documentos
Productos ms especficos, como el cuadro de clasificacin, las polticas y
directivas de conversin o migracin y proteccin adicional de documentos
importantes, el plan de restablecimiento de emergencia, los planes y estrategias
adicionales para la documentacin digital, las normas de disposicin, la
documentacin descriptiva de los propios procesos del sistema de gestin de
documentos, el control peridico de conformidad por ente externo y el programa
de formacin continua.
27
3.3.4.6 Orientacin al entorno electrnico

La norma proporciona un claro grupo de principios para la gestin de los documentos
electrnicos: la intervencin se inicia en la etapa de diseo, la determinacin de qu es un
sistema de gestin de documentos (por ejemplo, el sistema de correo electrnico es slo un
dispositivo de comunicacin y no un sistema de gestin de documentos), y el apartado 9 en
su conjunto, relativo a los procesos y controles de gestin de documentos puede usarse para
auditar productos de software y los sistemas existentes.
3.3.4.7 El records continuum como referente metodolgico
Hemos comentado ms arriba que la base conceptual de la norma reposa en el modelo del
records continuum. De acuerdo con los autores que han difundido esta base, para
comprender este modelo basta con aadir al modelo de las fases del ciclo de vida de los
documentos convencional que stas no suceden en una secuencia lineal desde su creacin
hasta su disposicin final, sino en ciclos constantes: la cadena no acaba en tanto los
documentos tengan utilidad.
Ejemplos de ello son la evaluacin (en la fase de diseo se decide qu documentos deben
ser incorporados al sistema y cules no) y la descripcin (los metadatos se crean, aaden y
editan en diferentes estadios de la cadena).
Siguiendo al mejor conocedor espaol del modelo del continuo, A. Delgado, podemos decir
que, en consecuencia, si entre las propiedades fundamentales de un documento no se
encuentra su edad, ni el depsito en que se ubica, ni el hecho de que su tramitacin haya
finalizado, entonces el documento no tiene ni edades ni ciclos de vida; es un continuo,
desde su incorporacin al sistema (captura) hasta que se decide su conservacin o
eliminacin. No hay saltos cualitativos, sino simplemente la aplicacin de diferentes puntos
de vista histrico, cultural, administrativo, legal, etc.- en funcin del uso que se le d en
cada momento.
3.3.4.8 Acercamiento a los Management Standard Systems
La actual evolucin de la normativa de gestin de documentos entiende que el sistema de
gestin de documentos de una organizacin slo cabe entenderlo en el contexto de los
sistemas de gestin de las organizaciones, por lo que cabe implantar una metodologa de
certificacin especfico equivalente a la utilizada en las normas que regulan el sistema de
gestin de la calidad, medioambientales y de seguridad (autnticas punta de lanza de las
denominadas Management Standard Systems MSS). Las normas ISO 30300 y 30301
responden a esta orientacin.
3.4
Estructura y contenido
La norma 15489 se divide en dos partes: una gua de aplicacin y su informe tcnico. Como
se ha dicho anteriormente, la norma est dirigida, en ltimo trmino, a las personas que
28
deben impulsar una poltica y los principios que sirven de base a la implantacin del
sistema de gestin de documentos, por lo que tiene un carcter general. El informe tcnico,
por su parte, desarrolla, sobre la estructura de la norma, las partes relativas a la
implantacin efectiva del sistema y los procesos de gestin documental, sin aportar
prcticamente novedades respecto al contenido de la norma, si bien profundiza, de manera
significativa, en la metodologa concreta llamada a servir de referente para la implantacin
de un modelo de gestin de documentos y en dos procesos clave, concretamente los
relativos a la clasificacin funcional y la evaluacin de los documentos.
En la primera parte, tienen singular relevancia los apartados de trminos y definiciones, de
poltica y responsabilidades, los requisitos de la gestin de documentos y las caractersticas
de un sistema de gestin de documentos. En la segunda parte, destacan de manera especial
los apartados relativos a estrategias de diseo e implantacin y los procesos y controles de
gestin de documentos.
Entre los aspectos ms relevantes tratados por la norma destacan los siguientes:
1) Acta como soporte al sistema de calidad regulado por las normas ISO 9001 e ISO
14001.
2) Su finalidad consiste en proteger y conservar los documentos como evidencia de los
actos de una organizacin, servir de apoyo a actividades y posterior toma de
decisiones y actuar como garanta de rendicin de cuentas.
3) Define el objetivo de una poltica de gestin de documentos, adoptada y respaldada
al nivel ms alto: la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y
utilizables, capaces de respaldar las actividades de la organizacin.
4) Incluye entre los elementos de un programa de gestin de documentos:
Determinacin de los documentos e informacin que deberan crearse en cada
proceso de actividad.
Decisin sobre la forma en que los documentos deberan ser incorporados al
sistema.
Determinacin de los metadatos que deberan crearse y vincularse a los
documentos, y su gestin a lo largo del tiempo.
Evaluacin de los riesgos por la ausencia de documentos.
Conservacin de los documentos y accesibilidad a lo largo del tiempo.
Cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios, normas aplicables y
poltica de la organizacin.
5) Establece las caractersticas de los documentos fidedignos:
Autenticidad. Documento autntico es aqul que puede probar: a) que es lo
que afirma ser, b) que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se
afirma que lo ha creado o enviado, y c) que ha sido creado o enviado en el
momento en que se afirma.
29
Fiabilidad: el contenido del documento puede ser considerado una

representacin completa y precisa de las actuaciones, actividades o hechos
de los que da testimonio.
Integridad: hace referencia a su carcter completo e inalterado.
Disponibilidad: puede ser localizado, recuperado, presentado o interpretado.
6) Seala las caractersticas de un sistema de gestin de documentos:
Fiabilidad. El sistema debera funcionar regular y continuadamente
Integridad. Deberan aplicarse medidas para controlar el acceso, la
identificacin del usuario, la destruccin autorizada y la seguridad, para
evitar que se lleven a cabo sin autorizacin
Conformidad. El sistema debera cumplir los requisitos derivados de las
actividades propias de la organizacin
Exhaustividad. El sistema debera gestionar todas las actividades de la
organizacin
Carcter sistemtico. El sistema debera disponer de polticas
documentadas, con asignacin de responsabilidades y metodologas
formalizadas en cuanto a su gestin
7) Establece los procesos y controles de la gestin de documentos:
Determinacin de los documentos que deberan incorporarse al sistema.
Determinacin de los plazos de conservacin.
Incorporacin de los documentos.
Registro.
Clasificacin.
Almacenamiento y manipulacin.
Acceso.
Trazabilidad.
Disposicin.
Documentacin de los procesos de gestin de documentos.
8) Destaca la importancia de un programa de formacin continua.
3.5
El modelo DIRKS para la implantacin de un sistema de gestin de documentos
El modelo elegido para el diseo e implantacin del sistema de gestin de documentos, que
como observaremos es el corazn de la norma, es el modelo australiano denominado
DIRKS - Australian Design and Implementation of Recordkeeping Systems, considerado
como la concrecin de la teora del records continuum. El modelo se concreta en seis
etapas. El siguiente grfico recrea el esquema original del modelo y las secuencias de las
etapas, incluyendo para cada una de ellas los elementos de entrada que requieren (inputs)
y los resultados que se pretenden conseguir (outputs).
30
Figura 2 Recreacin del modelo DIRKS.
As, en la Etapa A: Investigacin preliminar, influyen como elementos de entrada los

contextos administrativo, legal, empresarial y social, lo que da como resultado una visin
general de las fortalezas y debilidades de la organizacin, ms una informacin de los
procesos de gestin que sta desarrolla. El modelo seala la conexin de la Etapa A con la
Etapa B, Anlisis de las actividades de la organizacin, y tambin con la Etapa D,
Evaluacin de los sistemas existentes.
La Etapa B, Anlisis de las actividades de la organizacin, obtiene como resultado el
documento de actividades y procesos, el cuadro de clasificacin de los documentos y el
mapa de procesos de gestin. La Etapa B conecta con la Etapa C, Identificacin de los
requisitos.
A la Etapa C, Identificacin de los requisitos, le influyen como elementos de entrada la
necesidad de obtener y mantener documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles. De
esta Etapa se obtienen, a modo de resultado, la lista de fuentes, los requisitos legales, el
informe de evaluacin de riesgos y el documento de requisitos. Esta Etapa enlaza con la
Etapa D, Evaluacin de los sistemas existentes, y con la Etapa E, Identificacin de las
estrategias para cumplir los requisitos.
31
La Etapa D, Evaluacin de los sistemas existentes, est en relacin con la Etapa A,

Investigacin preliminar, y con la Etapa C, Identificacin de los requisitos. Tiene como
resultado un inventario de sistemas existentes y un informe sobre su estado actual.
La Etapa E, Identificacin de las estrategias para cumplir los requisitos, refleja la
importancia que tienen como elementos de entrada la definicin de una poltica, el
establecimiento de unas normas, el diseo y la implantacin de un sistema de gestin de
documentos. Como resultados, de esta Etapa se obtienen una lista de estrategias, un modelo
de estrategias en relacin con los requisitos identificados y, finalmente, el informe a la alta
direccin. Esta Etapa tiene su continuidad en la Etapa F, Diseo de un sistema de gestin de
documentos.
En la Etapa F, Diseo de un sistema de gestin de documentos, se definen como elementos
de entrada las caractersticas que debe tener un sistema de gestin de documentos: integro,
fiable, conforme, exhaustivo y sistemtico. Los resultados de esta Etapa se concretan en un
plan de proyecto, informes de resultados, documentacin sobre modificaciones en los
requisitos previamente identificados, descripciones del modelo conceptual, reglas de
funcionamiento, especificaciones, diagramas, modelos de representacin, especificaciones
tecnolgicas, planes de integracin, plan inicial de formacin y validacin, y plan de
implantacin. Esta Etapa encuentra su progresin en la Etapa G, Implantacin de un
sistema de gestin de documentos.
La Etapa G, Implantacin de un sistema de gestin de documentos, recibe como entrada
tres grupos de elementos. Por una parte, los instrumentos, que se concretan en el cuadro de
clasificacin, el calendario de conservacin y la tabla de acceso y seguridad. En segundo
lugar, los procesos, esto es, la captura, el registro, la clasificacin, el almacenamiento y
manipulacin, el acceso, la trazabilidad, la disposicin y la documentacin de estos
procesos. Finalmente, la Etapa tiene en cuenta las actividades relacionadas con la gestin:
documentacin de las operaciones, seguridad, gestin distribuida, conversin y migracin,
acceso, recuperacin y uso, conservacin y disposicin. De esta Etapa se obtienen los
siguientes resultados: plan de proyecto, documentacin de polticas, procedimientos y
normas, materiales de formacin, documentacin relativa a migracin y conversin,
documentacin de acreditacin, informes de rendimiento e informes a la direccin. La
Etapa G enlaza con la Etapa H, Revisin posterior a la implantacin.
La Etapa H, Revisin posterior a la implantacin, tiene en cuenta, como elementos de
entrada, la informacin conseguida mediante anlisis, encuestas, entrevistas y examen de la
documentacin obtenida. Se obtiene a cambio una metodologa para la evaluacin,
documentacin sobre rendimiento y un informe a la direccin en forma de conclusiones y
recomendaciones. Esta Etapa H conecta con la Etapa C, Identificacin de los requisitos, de
manera que, tras la revisin, se pueda proceder a la mejora de los requisitos establecidos
inicialmente.
3.6
Relacin de la norma con los sistemas de gestin de la calidad

32
Cabe sealar entre las normas ISO relativas al sistema de gestin de la calidad, de inters
para la gestin de documentos, las siguientes:
ISO 9000:2005, Fundamentos y vocabulario
ISO 9001:2008, Requisitos (especialmente los requisitos de la documentacin,
apartado 4.2)
ISO 9004: 2000, Directrices para la mejora del desempeo (especialmente los
documentos, apartado 4.2)
UNE 66925:2002 IN, equivalente a ISO/TR 10013:2001, Directrices para la
documentacin de sistemas de gestin de la calidad (especialmente los
procedimientos documentados, apartado 4.5)
Del mismo modo es posible establecer una relacin entre la norma ISO 9000 y un manual
de buenas prcticas en archivos a travs de su correspondencia con los principios de gestin
de la calidad (apartado 0.2):
1) Enfoque al cliente - Poner en claro las relaciones usuarios Archivo.
2) Liderazgo - Papel coordinador del Archivo.
3) Participacin del personal Participan en su elaboracin quienes trabajan da a da
en el Archivo.
4) Enfoque basado en procesos - Procesos de clasificacin, transferencia, consulta,
prstamo.
5) Enfoque de sistema para la gestin - El programa archivstico est en estrecha
relacin con otros programas institucionales, formando un todo.
6) Mejora continua - La evaluacin documental como elemento clave para la mejora.
7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisin - Importancia de sealar el valor
primario de los documentos e importancia de la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad de los documentos.
8) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor - Establecidas en las
polticas, el entorno normativo y reglamentario.
Tambin interesa, a nuestros efectos, destacar las definiciones de proceso y procedimiento
que contiene la norma ISO 9000 (proceso: cualquier actividad o conjunto de actividades,
que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados; procedimiento:
forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso), as como los tipos de
documentos existentes (apartado 2.7.2 de la norma):
Manuales de calidad
33
Planes de calidad
Especificaciones
Directrices
Procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planes (definidos
como documentos que proporcionan informacin sobre cmo efectuar las
actividades y los procesos de forma coherente)
Documentos de calidad (registros)
LA EVOLUCIN HACIA LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
4.1
La complejidad de la gestin de los documentos electrnicos
El documento electrnico implica una nueva aproximacin conceptual, a la vez que

metodolgica, como la identificacin de sus componentes (entendido como la suma de
contenido, contexto y estructura), la disociacin entre contenido y soporte, o los nuevos
significados de original y copia (cada vez son ms tenues las diferencias entre los
borradores o versiones y el documento definitivo). Adems, el concepto de documento se
hace ms complejo, pudiendo abarcar desde la memoria hasta la informacin y la
evidencia, desde la responsabilidad hasta la relevancia social. Por otra parte, el
mantenimiento de la integridad intelectual consistente en contenido, fijeza, habilidad para
localizar, procedencia y contexto de los documentos electrnicos puede ser el reto ms
sustancial al que los archiveros deberemos hacer frente en el entorno digital.
Mencionaremos a continuacin algunos de los principales desafos en cuanto a gestin de
los documentos electrnicos.
4.1.1 Los metadatos
Los metadatos, esto es, informacin sobre el contenido, el contexto y la estructura de los
documentos, son fundamentales para su accesibilidad a largo plazo. Sus elementos bsicos
son un formato estructurado y un vocabulario controlado. Se insertan de acuerdo con las
estructuras o esquemas de metadatos, que deben definirse previamente, llamadas a asegurar
que los documentos digitales se capturan, mantienen, conservan o destruyen de acuerdo con
los requisitos de gestin de documentos de la organizacin. De este modo, facilitan el
compartir datos, garantizan la autenticidad del contenido, el significado, la manejabilidad y
la conservacin de los documentos electrnicos. La definicin de tales estructuras requiere
de un trabajo en equipo, fundamentalmente entre informticos, responsables de procesos y
archiveros.
34
Existen diferentes tipologas de metadatos. Podemos hablar, como hace P. Franks, de

metadatos descriptivos (que incluyen elementos como autor, ttulo y resumen), metadatos
estructurales (formato de los datos, formato del soporte, hardware y software necesarios
para presentar los datos, mtodo de compresin y algoritmos de encriptacin utilizados, en
su caso) y metadatos administrativos (momento y proceso en que fue creado, tipo de
fichero y otra informacin tcnica, polticas de conservacin y acceso). Los metadatos se
aaden al fichero a lo largo de la vida del documento, bien por el sistema originario, bien
por un sistema de gestin de documentos electrnicos EDMS, un sistema de gestin de
contenidos de la organizacin, o un sistema de gestin de documentos electrnicos ERMS,
definiendo los oportunos cambios en su estructura lgica y fsica, atributos, contexto y
agregaciones o nuevas relaciones con otros documentos.
El esquema de metadatos es un conjunto de metadatos diseado para un propsito
especfico, que define los tipos de datos que se espera incluir en una aplicacin, en funcin
de los elementos de metadatos necesarios y las herramientas disponibles para hacer el
trabajo. Muchos conjuntos de metadatos han sido formalizados y reconocidos como normas
oficiales, como por ejemplo OAIS (Open Archival Information System, ISO 14721:2003),
Preservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS), Extensible Markup
Language (XML), ISO 23081-1:2006 y 2:2007, Recordkeeping Metadata Schema (RKMS),
Model Requirements for Electronic Records MoReq Specification (MoReq2010).
4.1.2 La seguridad
Otro problema se refiere a la seguridad, en relacin a la confidencialidad de la informacin

y al valor de la firma electrnica en relacin con la caducidad de los certificados y de las
propias autoridades de certificacin, razn por la que archivos de pases ms avanzados
desestiman la custodia de documentos con firma electrnica: la autenticidad se consigue a
travs del propio sistema de gestin de documentos y la contextualizacin obtenida a travs
de metadatos (es el caso de Australia, Canad y Estados Unidos).
Cuando los sistemas de seguridad se fundamentan en la aplicacin de los procesos de
gestin de documentos, dichos procesos proporcionan los detalles de lo que ha sucedido a
los documentos en el curso de su existencia: quin los cre, en qu circunstancias, si
existen versiones, si se han hecho copias en diferentes formatos, si han sido migrados,
cundo ha sido decidida su destruccin o cundo debe revisarse su acceso a efectos de
seguridad. Esa suma de detalles constituye la garanta sobre la que se apoyan, en ltimo
trmino, las caractersticas autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los
documentos.
4.1.3 Contenidos en sitios web
Las nuevas tecnologas han acelerado el procesamiento y el acceso a los documentos

contenidos en sitios web, aunque de momento poco fiable, debido a su naturaleza
descentralizada y heterognea y a los problemas del marcado de la informacin. Este
35
marcado, de acuerdo con las orientaciones del Consorcio World Wide Web (W3C), debe
hacerse de manera semntica, de manera que las etiquetas expresen el significado de los
elementos y no su formato, lo que se consigue mediante XML, completado con el diseo de
herramientas que permitan reconocer, comparar y combinar recursos web con diferente
estructura: las ontologas (construidas con lenguaje OWL: Web Ontology Language).
4.1.4 La digitalizacin
Otro elemento importante para la aplicacin de las nuevas tecnologas es la digitalizacin

de los documentos, orientada especialmente al mbito cultural. La existencia de archivos
digitales supone la liberalizacin del acceso, posibilita que sea ste sea simultneo y har
factible la emergencia de nuevos mtodos de investigacin. Algunas experiencias son el
portal espaol PARES (orientado a la difusin en Internet del patrimonio documental, tanto
estatal como de otros titulares), Internet Archive o el proyecto ERPANET (financiado por
la Comisin Europea, su objetivo es la creacin de una base de conocimientos de los
desarrollos de vanguardia en el mbito de la digitalizacin).
Tambin en relacin con la digitalizacin, visiones recientes de algunos autores, como L.
Millar, advierten que proporcionar acceso online a los documentos tiene sus riesgos y sus
responsabilidades, especialmente los derivados de la aplicacin de unos determinados
criterios de seleccin a la hora de decidir qu debemos digitalizar (nuestro criterio de
seleccin puede deberse a cuestiones prcticas tales como derechos de autor, privacidad,
condicin fsica, tiempo o coste), ya que dicha seleccin afecta a la comprensin del
pblico acerca de los fondos, tanto en relacin a los finalmente exhibidos como a lo que no
han sido objeto de exposicin.
4.1.5 El correo electrnico
En estrecha relacin con la extensin del uso de la Web, existe tambin la problemtica de
la gestin de los correos electrnicos. Los correos electrnicos tienen especiales
caractersticas en cuanto a la determinacin de qu es documento y qu no lo es, la gestin
de su almacenamiento, su captura, su valor probatorio, la gestin de los buzones y la
gestin de su ciclo de vida, que se reduce a activa e inactiva. Probablemente constituyen
uno de los tipos de documentos electrnicos cuya gestin y conservacin es ms compleja,
por lo que se estn aplicando diferentes estrategias.
Los principales problemas residen en qu hacer con los anexos y las firmas electrnicas. Es
preciso desarrollar criterios y procedimientos para identificar el correo electrnico cuya
importancia sea crtica tanto para la gestin como para memoria de una organizacin,
poniendo nfasis en la identificacin y captura de los documentos relacionados con las
funciones esenciales de aqulla.
Se hace necesario desarrollar una poltica especfica para la gestin de estos documentos,
ya que su administracin escapa de los principios bsicos de la gestin de documentos y
archivos: se recibe y almacena en buzones individuales, satura la organizacin por su
36
volumen y presenta un rango de diferentes soluciones (eliminar todo, conservar todo, o

dejarlo a criterio del individuo que utiliza el correo). Es importante contar con reglas que se
apliquen automticamente, que no requieran del usuario la declaracin formal de cada
documento.
4.1.6 4.1.6 Web 2.0
Entre los factores que han acelerado el crecimiento de Web 2.0 (segunda generacin de
servicios basados en Web) destacan la popularidad de redes sociales on line para el
intercambio de informacin personal, fotografas, vdeos y otra informacin (MySpace,
YouTube, Flickr y Second Life), la amplia disponibilidad de software easy-to-use, desde
creadores de herramientas (Wikipedia, Google, MySpace, eBay), usuarios (Technorati,
del.icio.us, Digg, Flickr, Bloglines) e industria (Amazon.com, YouTube y Second Life), la
bsqueda de nuevas herramientas para auto organizarse y la progresiva importancia de los
llamados trabajadores del conocimiento.
Sus caractersticas incluyen un peculiar estilo de trabajo, mediante participacin on line
como forma de favorecer la creacin y la innovacin ante iniciativas y proyectos para
completar un producto final o servicio; la versatilidad de las herramientas, plataformas que
soportan la interaccin on line, y el conjunto de software que conecta a las personas con las
aplicaciones. Incluye los blogs (diarios web generados por los usuarios que ofrecen
opiniones e informacin y que pueden incluir textos, imgenes y links a otros blogs y
pginas web), mashups (sitios web u otras aplicaciones que integran contenido de ms de
una fuente en una aplicacin integrada, por ejemplo, combinando datos sobre un asunto de
inters con datos geogrficos) y wikis (sitio web que permite a los visitantes aadir,
remover, editar y cambiar contenido, generalmente sin necesidad de registrarse).
Las aplicaciones de Web 2.0 requieren unas adecuadas estrategias de gestin que
contrapesen su espontaneidad y desestructura. De acuerdo con el gran volumen de
informacin cambiante no estructurada, se hace imprescindible hallar respuesta a las
siguientes preguntas: Cunta informacin es realmente un documento y cmo
acomodarla en un sistema de gestin de documentos? Qu metadatos deben ser
capturados? Es necesaria la referencia a informacin existente previamente? Cmo
gestionar los derechos de autor? Qu hacer con los hiperenlaces, cuando cambian o
desaparecen los otros sitios web a los que se dirigen estos enlaces? Cmo conservar la
informacin?
4.1.7 Los modelos de requisitos
Los modelos de requisitos tienen como caracterstica su carcter prctico. Son instrumentos
orientados a la evaluacin y seleccin de productos de software de gestin de documentos,
al objeto de facilitar que las organizaciones definan una serie de requisitos de acuerdo con
sus necesidades especficas. Estn concebidos para establecer una comunicacin eficaz,
mediante un lenguaje y una terminologa comunes, entre los archiveros y la industria del
software necesarios para la gestin de documentos, aunque tambin pueden utilizarse para
37
medir el grado de efectividad de las aplicaciones en funcionamiento en una organizacin,

de acuerdo con las nuevas orientaciones y avances en los procesos de gestin y en la
incorporacin de nuevas soluciones prcticas. Las iniciativas son variadas, aunque por su
repercusin internacional destacan las siguientes:
US Department of Defense, el DoD 5015.2 STD (1997, revisado en 2002).
MoReq Comisin Europea (2001, revisado en 2008 y 2010).
ICA Australasian Digital Recordkeeping Initiative: Principles and Functional
Requirements for Records in Electronic Office Environments (aprobado en el
Congreso Internacional de Archivos de Kuala Lumpur en 2008). A lo largo de
2010 y 2011 sus tres partes han sido adoptadas como norma ISO 16175.
4.2
La conservacin de los documentos electrnicos
4.2.1 La importancia de la definicin de estrategias
El nuevo paradigma de la conservacin digital deja de lado el soporte, asumiendo que el

portador fsico por s no porta valor. Las decisiones sobre la conservacin, que afectarn
especialmente a los atributos crticos y la funcionalidad de los documentos, deben
adoptarse muy tempranamente en el ciclo de vida de los materiales digitales.
Efectivamente, existe el riesgo de la amnesia digital (expresin de P. Gonzlez), debido a
una serie de problemas derivados de la inestabilidad y limitada durabilidad del soporte
(necesidad de desarrollar estrategias para conservar como mnimo la informacin: copia,
migracin o refresco de tecnologa, que implica la aceptacin de la prdida aceptable de
determinados atributos), los desafos de la integridad de los materiales digitales y la
obsolescencia, derivada del desuso de equipos, soportes y sistemas cuando son sucedidos
por otros que mejoran las prestaciones de los anteriores, como consecuencia de la
competencia de los mercados y la estrategia comercial de las propias empresas (de ah la
necesidad de refrescar la tecnologa, migrar equipos, soportes y sistemas, o proceder al
copiado de la informacin y a la actualizacin de formatos y software, lo que supone
siempre un importante esfuerzo econmico).
R. Harvey seala cuatro problemas crticos a resolver: (1) la integracin de la gestin de la
preservacin digital entre las principales operaciones en una organizacin, (2) los recursos
econmicos necesarios para la preservacin digital, (3) habilidades de las personas
implicadas en la gestin digital, orientadas a las necesidades del futuro, y (4) que se
practique la preservacin digital, mediante escalabilidad, tanto en sistemas amplios como
en las pequeas instituciones.
4.2.2
Las iniciativas de ISO
38
4.2.2.1 El informe ISO/TR 18492:2005 - conservacin de informacin electrnica basada

en documentos
El informe ISO/TR 18492 incide especialmente en que las organizaciones deben mantener
el acceso a la informacin de manera fidedigna, para lo que deben desarrollar estrategias de
conservacin y recuperacin a largo plazo. Estas estrategias se basan en seis componentes:
a. La informacin actual debe seguir siendo legible en el futuro, y de ah la
importancia de los formatos abiertos y neutrales.
b. La informacin debe ser inteligible.
c. La informacin debe identificarse.
d. La informacin debe poder recuperarse
e. La informacin debe ser comprensible (contexto).
f. La informacin debe mantener su autenticidad.
Para la prevencin de la obsolescencia, tanto de las tecnologas como de los soportes, el
informe seala que cualquier estrategia de conservacin a largo plazo debe considerar la
renovacin o reformateo de los soportes, la migracin de la informacin y la emulacin
para los sistemas obsoletos. La ejecucin de las estrategias requiere el empleo de
controles de calidad.
En cuanto a la migracin, la estrategia de conservacin debe orientarse a trasladar con
xito informacin de un entorno a otro diferente, sin prdida de contenido ni de
contexto, y con la menor prdida posible de estructura.
4.2.2.2 El informe ISO/TR 15801:2004 - recomendaciones para la veracidad y fiabilidad
de la informacin almacenada electrnicamente
El informe ISO/TR 15801:2004 limita su inters a los procedimientos orientados a asegurar
la autenticidad de una clase singular de documentos, los que se pueden congelar como
imagen, al objeto de garantizar su admisibilidad legal en el momento en que sta pueda ser
requerida. As, seala las condiciones que deben darse para que pueda garantizarse
tcnicamente que estos documentos no se han modificado desde el momento de su creacin
o captura, o bien, si la imagen procede de un documento fsico, que es una reproduccin
verdadera y fiable del documento fuente.
El informe seala, como primer aspecto relevante, la importancia de la definicin de una
poltica de gestin de la informacin, que debe ser impulsada por los altos directivos de la
organizacin y revisada peridicamente, y una poltica de seguridad de la informacin
orientada a reducir riesgos y proteger la autenticidad de la informacin.
39
4.2.2.3 La norma ISO 14721:2003 - modelo de referencia para un sistema de informacin

archivstica abierto en el contexto de sistemas de transferencia de datos e
informacin espacial.
El modelo OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System) incide en las
funciones relativas a la preservacin de la informacin archivstica, incluyendo la captura,
almacenamiento, gestin de datos, acceso y difusin, la migracin de la informacin digital
a nuevos formatos, los modelos de datos usados para representar la informacin, el papel
del software en la preservacin de la informacin y el intercambio de informacin digital
entre archivos.
En concreto, la norma ISO 14721:2003 parte del modelo OAIS, orientndose a la
elaboracin de una recomendacin sobre los requisitos y responsabilidades que debe cubrir
un sistema de informacin abierto (esto es, independiente para su funcionamiento de
aplicaciones especficas) para conservar objetos digitales a largo plazo.
En ese sistema OAIS participan las personas o sistemas que proporcionan la informacin
que hay que conservar (productor), las funciones propias de la alta gestin y, finalmente,
las personas o sistemas que interactan con el sistema OAIS para obtener la informacin
que les es de inters.
En cuanto las estrategias de conservacin de los documentos electrnicos, la norma
reconoce cuatro tipos de migracin: (1) refresco (los datos se transfieren inalterados de un
soporte a otro, por ejemplo, mediante la copia de los datos almacenados en un CD-R a
otro), (2) replicado (los datos se transfieren inalterados de un soporte a otro de diferente
tipo, por ejemplo, mediante la copia de los datos almacenados en un disco duro a un CDR), (3) reempaquetado (los datos se transfieren inalterados a una estructura diferente, por
ejemplo, mediante la copia de ficheros de un disco duro con una estructura de directorio de
ficheros amplia, a un CD-R con un directorio de ficheros truncado) y (4) transformacin
reversible o no reversible (los datos se transfieren y son cambiados en el proceso, por
ejemplo, un fichero de imagen en formato JPEG es cambiado a un formato TIFF).
4.2.3 Estrategias orientadas a la conservacin del objeto
R. Harvey establece una triple tipologa de estrategias orientadas a la conservacin del

objeto:
a. Soluciones que no son tales soluciones: no hacer nada, soluciones provisionales
orientadas al soporte, desarrollo de polticas y normas (cuando lo que se requiere
son prcticas) y la arqueologa digital.
b. Conservacin de la tecnologa, que incluye soluciones tales como los museos
tecnolgicos (no son viables salvo a corto plazo por sus costes), las tcnicas de
vigilancia tecnolgica (identificacin de las tecnologas en riesgo) o la emulacin
(simplificacin de los museos tecnolgicos recreando hardware y software
obsoletos).
40
c. Conservacin del objeto: conservacin de las caractersticas esenciales de los

documentos sin prestar atencin a hardware y software, de manera que puedan ser
asumidos cambios en la tecnologa sin comprometer la capacidad de reproducir esas
caractersticas. Esta estrategia, por su independencia de la tecnologa y por el uso
que hacen de los metadatos para garantizar que junto al contenido informativo de
los documentos se mantiene el contexto de creacin, gestin y uso de los
documentos, son ms convincentes que la aproximaciones basadas en la
conservacin de la tecnologa.
4.2.4 Estrategias orientadas a la conservacin de la tecnologa de almacenamiento
De acuerdo con esta orientacin, para evitar costosos errores y la prdida de informacin, la
organizacin debe considerar, en su eleccin, una serie de factores: (1) el valor de la
informacin que la organizacin archivar, (2) la autenticidad como requisito, (3) el plazo
de tiempo en que el documento precisa conservarse, y (4) frecuencia y velocidad de acceso
requerida. En relacin al valor de la informacin, la organizacin debe considerar tanto el
coste de la regeneracin de la informacin si los documentos se han perdido (incluyendo la
restauracin o bien el reprocesamiento de la informacin utilizada para crear los
documentos), como los costes si la autenticidad de la informacin no se pudiera probar
(gastos de los litigios, multas y otras imposiciones, o costes de acuerdos extrajudiciales).
Para llevar a cabo la eleccin de la tecnologa de almacenamiento que mejor se adapte a las
necesidades de la organizacin, sta debe sopesar (1) durante cunto tiempo se precisa
conservar la informacin, (2) con qu frecuencia se precisa consultar la informacin, (3)
cul es la velocidad que se quiere para el acceso a la informacin, y (4)
qu considera como largo plazo, teniendo en cuenta la expectativa de duracin de la
tecnologa en uso, tanto en relacin con el medio de almacenamiento como con su formato.
En este contexto, las preguntas a responder seran las siguientes: precisamos conservar los
documentos mucho ms tiempo que el del perodo de duracin de la tecnologa?, con qu
frecuencia necesitaremos acceder a los documentos? (frecuentemente?,
ocasionalmente?, probablemente nunca?), con qu rapidez necesitamos acceder?
De acuerdo con este enfoque tecnolgico, las posibilidades en cuanto a conservacin del
documento electrnico se reducen a tres: recurrir al archivo en papel, al microfilm o a la
solucin del archivo electrnico.
LOS SISTEMAS ARCHIVSTICOS INSTITUCIONALES:

PROGRAMACIN Y ORGANIZACIN ARCHIVSTICA
5.1
Los principios: la planificacin estratgica
PLANIFICACIN,
41
El sistema archivstico de una organizacin debe regirse por los principios de eficacia,
eficiencia, productividad y calidad, de acuerdo siempre con una planificacin que
contemple el establecimiento de objetivos, un presupuesto ajustado a un programa anual y
una valoracin de coste probable de las actividades del programa que contemple fases e
indicadores, todo ello en el marco de un plan estratgico completo para un determinado
nmero de aos. Este plan estratgico es clave para el desarrollo del sistema, de manera que
sea efectivo, flexible y permita optimizar la utilizacin de los recursos disponibles.
Adaptado al contexto archivstico de una organizacin, esta perspectiva facilitar la
adopcin de una poltica de gestin de documentos ajustada al marco legal oportuno, la
definicin de un Reglamento del Archivo y otra normativa desarrollada, la articulacin de
un programa de tratamiento, la organizacin de los recursos humanos, financieros,
materiales y tecnolgicos, as como propiciar el ejercicio de la funcin coordinadora por
parte del Archivo.
5.2
La poltica de gestin de documentos como punto de partida
La poltica de gestin de documentos, entendida como el conjunto de orientaciones o

directrices que define una organizacin para la creacin y gestin de documentos
autnticos, ntegros, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las
funciones y actividades que le son propias, se define y asigna responsabilidades en su
coordinacin, definicin, aplicacin y seguimiento en los niveles directivos ms altos.
La poltica define el sistema de gestin de documentos y administracin de archivos de una
organizacin, e incluye los siguientes elementos: (1) reglamentacin, como elemento
"habilitador" de la aplicacin de las soluciones propuestas para el programa de tratamiento,
(2) estructura, que comprende recursos humanos, fsicos y financieros, as como situacin
en el organigrama de la institucin y (3) un programa de tratamiento.
El programa de tratamiento incluye, a su vez, una serie de elementos constitutivos (normas
para la creacin, difusin y recepcin de los documentos; tratamiento de los documentos
activos; normas de clasificacin, recuperacin y conservacin en los espacios
administrativos; tratamiento de los documentos semiactivos; normas de transferencia y
conservacin centralizada y rentable de los documentos; tratamiento de los documentos
inactivos; normas que regulen la adquisicin, conservacin, tratamiento, utilizacin y
valorizacin de los documentos con valor secundario o cientfico; tratamiento de los
documentos esenciales; normas para el tratamiento particular de ciertos documentos que, si
se perdieran o alteraran, ocasionaran serias dificultades a una organizacin; tratamiento de
los documentos audiovisuales y electrnicos), y otra serie de elementos de apoyo
(inventario de los documentos, calendario de conservacin, manual de gestin de
documentos y administracin de archivos y plan de prevencin y seguridad).
5.3
El proyecto de actuacin archivstica: las fases

42
Todo proyecto de actuacin archivstica requiere de una planificacin por fases.

Es preciso en primer lugar un conocimiento tanto de la misin, funciones y actividades de
la organizacin, como del entorno en el que sta opera. Slo as podrn adoptarse las
decisiones metodolgicas adecuadas a cada contexto, y en consecuencia plantear un
determinado un sistema de gestin documental por ser el ms adecuado-, que contemple el
desarrollo normativo y reglamentario y la dotacin de los recursos necesarios para acometer
con garantas de xito el programa de tratamiento.
5.3.1 La encuesta
En dicho contexto, es preciso partir de una encuesta, como fuente de informacin bsica, al
objeto de obtener informacin suficiente sobre la que fundamentar un proyecto que
contemple el programa de tratamiento.
La encuesta debe ejecutarse mediante una visita personal, teniendo como interlocutores
tanto a los responsables de las oficinas productoras como a los empleados que aplican
tcnicas de gestin de documentos a nivel bsico.
La encuesta debe incluir, como mnimo, los siguientes grupos de elementos:
1) Fecha de realizacin de la encuesta, unidad, responsable, responsables de gestin
documental, dependencia jerrquica, ao de creacin, denominaciones anteriores,
funciones / actividades.
2) Nmero de depsitos donde archiva la unidad, identificacin del depsito, criterios
de archivo en depsito, antigedad de los documentos, tipo de mobiliario, tipo de
unidades de instalacin, metros lineales de documentacin existente en oficina y
depsitos, crecimiento anual, soporte / formato de los documentos, estado de
conservacin de los documentos, disponibilidad de espacio en la oficina
3) Agrupaciones documentales, clasificacin, series documentales, fracciones de corte
de series, eliminacin de documentos, instrumentos de control documental,
formacin en gestin de documento y archivos, percepcin del trabajo desarrollado
hasta la fecha, percepcin de necesidad de un plan de archivo global, frecuencia de
archivo en la unidad, valoracin en cuanto a localizacin y recuperacin de los
documentos.
4) Informtica aplicada a la gestin de documentos, conocimientos relativos a tipos de
documentos, prctica de registro de documentos, procedimiento de firma de
originales.
5.3.2 El informe-diagnstico
43
Una vez concluida la encuesta, es posible redactar un informe-diagnstico, al objeto de

ofrecer una panormica de la situacin documental de la institucin, en el que consten de
manera concisa los puntos ms conflictivos y donde destaque la incidencia positiva de la
articulacin del programa de actuacin archivstica. El informe constar de las siguientes
partes:
1) Presentacin del informe, donde consten los objetivos planteados, metodologa
seguida y datos generales.
2) Comentario sistemtico de los datos de la encuesta, elemento por elemento
3) Conclusiones, destacando aspectos positivos y negativos, as como lo considerado
como crtico
5.3.3 Definicin de un programa de actuacin archivstica
El programa de actuacin archivstica figura como complemento al informe-diagnstico,

con los siguientes fines:
1) Proporcionar economa y eficacia a las unidades mediante transferencias a depsitos
centralizados.
2) Aplicar prcticas elementales de control, descripcin y recuperacin de los
documentos.
3) Impulsar las actuaciones por parte del Archivo
4) Dotar a la institucin de un sistema de gestin integral de documentos y archivos,
coordinado por el Archivo.
5.3.4 Implantacin de las claves de gestin de documentos
Una vez aprobado el programa de actuacin archivstica por el cuadro directivo de la
organizacin, es momento de establecer las claves para el ptimo funcionamiento del
sistema archivstico:
1) Un reglamento, como concrecin de la poltica de gestin documental de la
organizacin.
2) Un cuadro de clasificacin, adecuado a las funciones, actividades y actuaciones
desarrolladas por la organizacin.
44
3) Un programa de evaluacin documental, que permita disponer de un calendario de

conservacin operativo a corto plazo
4) Un programa de formacin adecuado a las necesidades de gestin de documentos de
la organizacin.
5.3.4 Consolidacin del sistema
La consolidacin del sistema archivstico incluye necesariamente una serie de actuaciones y

elementos:
1) Definicin de las etapas de actividad, semiactividad e inactividad de los
documentos.
2) Regulacin del acceso de las unidades productoras a los documentos transferidos al
archivo.
3) Definicin de requerimientos informticos, mediante la evaluacin de de las
necesidades de informacin documental.
4) Definicin de los sistemas de descripcin y recuperacin de la informacin
documental.
5) Normalizacin de tipos documentales
6) Gestin de los depsitos intermedios
7) Gestin de los documentos histricos
8) Establecimiento de normas y procedimientos operativos, que abarquen:
conservacin, clasificacin, transferencia, consulta, prstamo, descripcin,
eliminacin.
9) Implantacin de programas especficos, que incluyan: identificacin y gestin de
documentos esenciales, evaluacin, prevencin frente a desastres.
10) Implementacin de programas especiales, en funcin de los diferentes formatos
existentes: documentos electrnicos, audiovisuales, grficos.
5.4
Elementos del sistema archivstico
El desarrollo del proyecto de actuacin archivstica tiene como consecuencia la

implantacin progresiva del sistema archivstico de la organizacin. Desde la perspectiva
del ciclo de vida de los documentos, la eficacia del sistema se visualiza a travs de tres
tipos de archivos, cada uno de ellos con caractersticas singulares.
45
5.4.1 Archivos de gestin
Estos archivos existen en todas las unidades que integran la organizacin, y tienen como
nota caracterstica que albergan documentos en la fase inicial o activa de su ciclo de vida.
Su conservacin y custodia corresponde al responsable de la unidad correspondiente, y en
cuanto a su gestin ordinaria cobra una capital importancia la figura del coordinador de
archivo, con funciones especficas de clasificacin, ordenacin, descripcin, seguimiento,
transferencias o prstamos de documentos.
El plazo de conservacin de los documentos en las unidades viene fijado en el calendario
de conservacin definido para la organizacin.
5.4.2 Archivo intermedio
Este archivo conserva la documentacin procedente de los archivos de gestin, al tiempo

que se procura la accesibilidad a los documentos durante el tiempo que abarca la fase de
semiactividad, de acuerdo con el ciclo de vida que le corresponda. Adems, en este archivo
se procede a la valoracin y la eliminacin de aquella documentacin que, habiendo
perdido completamente su valor y utilidad administrativos, no tiene valor histrico que
justifique su conservacin permanente.
El plazo de conservacin de los documentos en el archivo intermedio viene fijado en el
calendario de conservacin definido por la organizacin.
5.4.3 Archivo histrico
El archivo histrico conserva la documentacin de valor permanente, de acuerdo con la

decisin que recoge el calendario de conservacin de documentos definido por la
organizacin. Su inters se amplia, dando cabida a investigadores, estudiosos y ciudadanos
en general, y su administracin est sujeta a procedimientos de gestin especficos
(duplicacin, conservacin, actividades culturales).
De forma complementaria a estos tipos de archivos, el sistema archivstico de una
organizacin puede contemplar la existencia de rganos tcnicos, en forma de comisiones
dedicadas a la evaluacin documental o con funciones asesoras, de supervisin o rendicin
de cuentas.
LOS MANUALES DE BUENAS PRCTICAS
6.1
Definicin y objetivos
46
El Manual de buenas prcticas, entendido como manual de procedimientos, debe

entenderse como un componente de las funciones de administracin del sistema
archivstico de una organizacin. De hecho es el resultado, en ltimo trmino, de la
aplicacin de conocimientos procedentes de otros mbitos profesionales orientados a la
adecuada administracin de un sistema.
Podemos definir el Manual de procedimientos para la gestin de documentos y archivos
como el referente para las Buenas Prcticas en gestin de documentos de una organizacin.
El Manual abarca todos y cada uno de los aspectos que componen la realidad documental
en la organizacin, partiendo de la definicin y las caractersticas del sistema de gestin
documental, la identificacin y la descripcin de las polticas, e incluyendo los roles de
cuantos intervienen en la gestin de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, esto es,
desde que stos son generados en las oficinas hasta su conservacin a largo plazo en los
depsitos controlados por el Archivo de la organizacin.
Entre sus objetivos destacan los siguientes:
a) Sealar una poltica y un programa operativo bien definidos institucionalmente
b) Poner de manifiesto las relaciones existentes entre los actores (de la DECISIN a la
ACCIN)
c) Conseguir que los actores se sientan identificados
d) Proporcionar informacin contextual, de lo general a lo especfico
e) Facilitar un conocimiento exhaustivo de la inspiracin tanto conceptual como
metodolgica, y su materializacin prctica
f) Ilustrar el desarrollo formativo de cuantos intervienen en la poltica de gestin
documental
6.2
Polticas, programas, normas y procedimientos
Puede decirse que las polticas y programas, normas y procedimientos son aquellos
referentes que proporcionan, a los que deben tomar decisiones, lmites, alternativas o pautas
generales, de manera que ayudan a definir instrucciones, esto es, facilitan un entendimiento
comn acerca de la interpretacin de una poltica. Las polticas y los programas, las normas
y los procedimientos permiten llevar a cabo la gestin sin intervencin constante del
responsable, y una vez establecidos permiten que otros trabajen de acuerdo con esa
estructura. Presentan las siguientes caractersticas:
a) Se adoptan en forma de mandatos, porque cubren situaciones o procesos
recurrentes.
47
b) Reducen las decisiones individuales, de manera que los gestores necesitan

nicamente prestar atencin especial a los problemas ocasionales que no estn
cubiertos por una poltica o procedimiento especficos.
c) Al estar por escrito, los gestores toman las decisiones de acuerdo con las que
adoptan otros gestores de reas funcionales prximas.
d) Las decisiones se toman de acuerdo con los objetivos trazados por el organismo.
e) Nacen para apoyar la visin estratgica del organismo, a travs del anlisis de los
procesos de gestin.
f) La visin se materializa cuando las polticas, las normas y los procedimientos se
ponen por escrito, se aprueban, se comunican y se implantan.
g) Con su definicin e implantacin aumentan la confianza y la percepcin de
afianzamiento del trabajo.
h) Su contenido no debe violar deliberadamente las distintas normas, regulaciones o
leyes relativas a la actividad en la que operan las organizaciones.
i) Sealan claramente los lmites en el trabajo de las personas, de manera que
cualquiera sabe con antelacin qu respuesta le darn los dems cuando tomen
decisiones.
j) Hacen posible que los directivos controlen los acontecimientos con antelacin a que
stos se produzcan.
El sistema de polticas y programas, normas y procedimientos debe estar coordinado por un
rgano o departamento ligado a la persona que tiene autoridad para su aprobacin final, o al
menos tener acceso a ella. Se pretende as evitar los problemas derivados de lealtades
compartidas o la falta de comunicacin.
Por otra parte, la secuencia polticas o programas - normas procedimientos de
gestin de documentos presenta una serie de rasgos definitorios:
a) Constituyen una secuencia de imperativos, que cubren desde lo ms general hasta lo
ms especfico.
b) No pueden existir procedimientos (cmo hacer?) sin normas (qu hacer?), ni
stas sin polticas o programas (por qu? y dnde?) previamente definidos.
c) Constituyen la columna vertebral del sistema de gestin documental.
6.2.1 Polticas
48
Como polticas cabe entender aquellas orientaciones o directrices que rigen la actuacin
de una persona o entidad en un asunto o campo determinado (Diccionario de la Real
Academia de la Lengua- DRAE). Al aplicarse sobre la gestin de documentos y archivos
las polticas presentan las siguientes caractersticas:
a) Responden al POR QU y al DNDE.
b) Contextualizan un mbito concreto de actividad de la institucin (la documental), su
utilidad y fundamento metodolgico, preparando su concrecin en un programa
especfico.
c) Definen las responsabilidades de los diferentes actores, otorgando la coordinacin al
Archivo.
Ejemplos: polticas de gestin de documentos activos, semiactivos e inactivos
6.2.2 Programas
Como programa se entiende la serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a

cabo un proyecto (Diccionario de la Real Academia de la Lengua - DRAE). Aplicado
sobre la gestin de documentos y archivos, el programa presenta las siguientes
caractersticas:
a) Est asumido por una poltica institucional.
b) Responde a una planificacin.
c) Implica la dotacin suficiente de personal capacitado.
d) Est implantado.
e) Es evaluado y revisado.
f) Se concreta en un conjunto coordinado de programas especficos.
Ejemplos: Organizacin, Formacin, Documentos esenciales, Evaluacin documental.
6.2.3 Normas
Por su parte, como norma debe entenderse la regla que debe seguir o a que se deben
ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. (Diccionario de la Real Academia de la
Lengua - DRAE). En su aplicacin sobre la gestin de documentos y archivos, las normas
presentan una serie de caractersticas:
a) Responden al QU HACER.
49
b) Supone una interpretacin determinada ante distintas posibilidades.

c) La concrecin de las normas da lugar a procedimientos, esto es, el CMO.
Ejemplos: Normas de descripcin, de clasificacin, de ordenacin.
6.2.4 Procedimientos
En cuanto a la nocin de procedimiento, ste consiste en el mtodo de ejecutar las cosas

(Diccionario de la Real Academia de la Lengua - DRAE). Cuando es aplicado en el mbito
de la gestin de documentos y archivos, los procedimientos presentan una serie de
caractersticas:
a) Responden al CMO HACER.
b) Corresponden a una sucesin de actuaciones con una misma finalidad.
c) No deben dejar nada al azar.
d) Existe siempre un punto de inicio y un punto de conclusin.
e) Pueden, o deberan, diagramarse.
Ejemplos: Procedimiento de transferencia, de prstamo, de asignacin de cdigos de
clasificacin.
6.3
Caractersticas del Manual
A la hora de elaborar el Manual de procedimientos deben tenerse en cuenta una serie de

principios:
a) Es importante que en todo momento quede clara la funcin coordinadora
desarrollada por el Archivo.
b) Claridad y precisin en los conceptos y operaciones que se detallan.
c) Expresar ideas y principios con lenguaje claro, preciso y lo ms simple posible.
d) Evitar transmitir al lector la sensacin de que es necesario interpretar.
e) Emplear frases directas, evitando lo superfluo.
f) Refleja el funcionamiento de una organizacin en marcha o en proceso de instaurar
una determinada manera de funcionar.
50
g) El Manual es un documento de mandatos o referencias.

h) Evitar el humor y el tono familiar.
i) Emplear una escritura impersonal y directa: se propicia as la accin, sin discusin
del enunciado.
6.3.1 Presentacin y formato
En cuanto a la presentacin, sta tiene que ser robusta, para resistir el uso cotidiano, y
constar de hojas mviles para facilitar la puesta al da. Es importante cuidar la calidad de la
edicin y presentacin, de manera que favorezca la lectura del texto, que hay que admitir
que es arduo.
Por lo que respecta al formato de escritura, existen una serie de recomendaciones:
a) El formato debe ser uniforme, para evitar confundir al lector.
b) El formato debe facilitar la lectura y la localizacin de la informacin requerida en
cada caso.
c) El lector debe poder comprender la base de la poltica o programa y el propio
procedimiento en las primeras pginas.
6.3.2 Redaccin
La redaccin es tambin un aspecto relevante a tener en cuenta. Algunas recomendaciones

respecto al estilo son las siguientes:
a) El redactor debe estar familiarizado con las normas de gramtica, ortografa y
puntuacin.
b) Es importante organizar las ideas: el lector precisa que la informacin le sea
transmitida de forma fcil de retener, para poder aplicarla despus.
c) Un mtodo eficaz consiste en dividir cada apartado en las partes que lo componen,
analizar las partes de manera sistemtica y desarrollar cada parte. A continuacin
deben conectarse las distintas partes, de acuerdo con un orden lgico.
6.3.3 Estilo
En relacin a la claridad de la escritura es importante tener en cuenta algunos aspectos:
51
1) Cada frase debe significar exactamente lo que se quiere decir, eliminando la

posibilidad de una mala interpretacin.
2) Si el mensaje es claro, se expresa mejor de manera concisa.
3) El nivel de lectura debe ser adecuado a los lectores: no deben escribirse como
manuales universitarios que requieren un estudio exhaustivo.
4) Usar ejemplos e ilustraciones para una mejor comprensin.
5) Si se usa lenguaje tcnico (jerga), debe incorporarse un diccionario.
6) Si se usan abreviaturas, deben desarrollarse la primera vez que se usan, seguido de
la abreviatura utilizada, entre parntesis.
7) En cuanto a tiempos verbales se usa habitualmente el presente, preferiblemente en
tercera persona.
8) Las frases deben tener como mximo 20 palabras.
9) La primera frase de un prrafo debe expresar la idea principal, y la ltima debe
redactarse con precisin y ser breve.
10) Muy importante: las polticas o programas, normas o procedimientos en vigor que
no recojan las prcticas en uso son ms perjudiciales para el trabajo en una
organizacin que la inexistencia de tales polticas, normas o procedimientos.
11) La informacin errnea o desfasada, presentada como actual, genera desconfianza
respecto a la visin de la organizacin (no slo respecto a la poltica, norma o
procedimiento afectados).
12) En las tareas finales de revisin y aprobacin, hay que tener presente que la
reputacin y credibilidad profesionales estn en juego: es preciso ser
extremadamente meticuloso, con repasos exhaustivos, para evitar errores.
6.4
Componentes del Manual
No debemos olvidar en ningn momento los objetivos del Manual. stos consisten
fundamentalmente en constituirse en referente para las buenas prcticas en gestin de
documentos en la organizacin y presentar, en su contexto, cada uno de los aspectos que
integran su realidad documental: sistema de gestin de documentos y archivos, polticas y
programas, roles de cuantas personas participan en el tratamiento documental.
As, es importante poner de manifiesto las relaciones entre el Archivo (que ejerce de
coordinador) y el resto de las unidades de la organizacin, y del mismo modo proporcionar
52
a los actores suficiente informacin sobre el sistema archivstico, para que se reconozcan en
l y se ubiquen en el contexto global.
La estructura del Manual incluir los siguientes componentes:
1. Sistema archivstico
2. Gestin de la documentacin activa
3. Gestin de la documentacin semiactiva
4. Gestin de la documentacin de conservacin permanente
5. Clasificacin de los documentos
6. Descripcin archivstica
7. Asignacin de metadatos
8. Transferencia de los documentos
9. Consulta de documentos
10. 10 Prstamo de documentos
11. Conservacin de los documentos
12. Plan de Prevencin frente a Desastres
13. Programa de evaluacin documental
14. Programa de documentos esenciales
15. Gestin de los documentos electrnicos
16. Programa de formacin
17. Glosario
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VI MSTER: GESTIN DOCUMENTAL Y

Mdulo IV. GESTIN DOCUMENTAL Y APLICACIN DE LAS NUEVAS

Teora de la gestin documental: concepto, modelos y

Profesor Joaqun Llans Sanjuan.

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

LA GESTIN DE DOCUMENTAL ....................................................................................................... 5

CONCEPTO DE GESTIN DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 5

Sistema de gestin documental............................................................................................................ 7

Fase activa ............................................................................................................................................................. 6

LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ............................................................................. 10

LA PERSPECTIVA DE LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ...................................................................... 10

LA NORMALIZACIN EN GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: LA NORMA ISO 15489 ........... 18

EL PROBLEMA TERMINOLGICO .................................................................................................................. 18

Orientacin a las actividades de las organizaciones ............................................................................................ 25

ESTRUCTURA Y CONTENIDO ....................................................................................................................... 28

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

LA COMPLEJIDAD DE LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS .............................................................. 34

Estrategias orientadas a la conservacin del objeto .......................................................................... 40

LOS PRINCIPIOS: LA PLANIFICACIN ESTRATGICA ........................................................................................... 41

LOS MANUALES DE BUENAS PRCTICAS ....................................................................................... 46

DEFINICIN Y OBJETIVOS ........................................................................................................................... 46

OBRAS GENERALES, EN ESPAOL................................................................................................................. 54

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

OTRAS REFERENCIAS INTERNACIONALES RELEVANTES EN GESTIN DE DOCUMENTOS: ............................................ 58

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

Concepto de gestin de documentos

Evolucin del concepto en el mbito internacional

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

mantenimiento, uso y disposicin de los documentos, incluyendo procesos para la captura y

Secuencia de fases de actividad, semiactividad e inactividad en las que se estructura la vida

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

La fase semiactiva incluye (1) valoracin, seleccin y eliminacin de documentos, (2)

Contempla la aplicacin, de acuerdo con una planificacin predefinida, de un programa

Consiste en el conjunto de orientaciones o directrices que define una organizacin para la

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

Sucesin articulada de tcnicas y procesos de gestin de documentos a lo largo de su ciclo

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

formularios, informes y correspondencia, as como el reciclaje de los diferentes soportes de

El programa de tratamiento incluye una serie de procesos, entendidos como aquellas

Caractersticas de la gestin de documentos

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

6) Puede hablarse de tipologa: modelos primarios, modelos de segunda generacin,

LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS

La perspectiva de los modelos de gestin de documentos

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

(correspondientes a las colonias), modelos por asimilacin (por trasposicin a otros

Caractersticas de los principales modelos de gestin de documentos

2.2.1 Caractersticas del records management (modelo de los Estados Unidos)

1) El concepto gestin de documentos naci ligado a la necesidad de destruir grandes

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

de indudable inters (as, ARMA Internacional colabora con ANSI en la definicin

Caractersticas de la gestion des documents administratifs (modelo del

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

supone un franco retroceso en relacin a las perspectivas de la evolucin del modelo

Las principales caractersticas del modelo australiano, hoy en da el ms relevante en el

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

11) Busca construir un puente de comunicacin entre archiveros y gestores de

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

4) Contemplada desde la perspectiva de autoridad, la progresin del acto trasciende los

La crisis de los modelos de gestin de documentos. Un balance

TEMA 4.1 Teora de la gestin documental: concepto, modelos y normas

La experiencia del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos