PRODUCCION DOCUMENTAL

La ley 594 de 2000 en su artculo 22. Procesos Archivsticos, establece que

la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende
procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta,
la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
QUE ES LA PRODUCCION DOCUMENTAL
La produccin documental comprende los aspectos de origen, creacin y
diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia. No hay una definicin muy prxima
pero se definira como la elaboracin digitacin y organizacin de documentos
comerciales y no comerciales dentro y fuera de un ente econmico; en la
elaboracin se tienen en cuenta varios lineamientos como son: la redaccin; la
ortografa, la correccin, y todo lo que esto implica.
Los aspectos relacionados a la produccin son:
Creacin y diseo de documentos
Medios y tcnicas de produccin (mquinas de escribir, procesadores de
texto)
Determinacin y seleccin de soportes (cintas magnticas, CD, discos
pticos, discos duros, microfilme, video, papel)
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios
Determinacin de uso y finalidad de los documentos
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de
la entidad.

IMPORTANCIA y CARACTERISTICAS
El principal beneficio de la produccin documental radica en que es el medio
por el cual la empresa establece comunicacin con el personal tanto interno de
la empresa con diferentes fines relacionados con el objeto social que
desempea.
La importancia de la produccin documental es alta, teniendo en cuenta las
normas tcnicas y las necesidades de la organizacin que facilitan la gestin
documental en las empresas permitiendo identificar los documentos
comerciales, pblicos y privados y cmo aplicar las tcnicas de redaccin en la
elaboracin de los diferentes documentos, logrando el desarrollo de soluciones
para el mejoramiento de la gestin organizacional tambin contribuyendo a
que haya ms legibilidad.
Se dice que la produccin documental se debe caracterizar por tener unos
documentos bien elaborados, con normas tcnicas segn cada documento, por
ejemplo; las normas tcnicas de una carta no son iguales a un memorando o a
una circular interna ya que cambian algunas de sus partes como son el
encabezamiento, el objeto de la carta entre otros.
Su aplicabilidad ha cambiado con el paso del tiempo, en los ltimos aos se ha
dado prioridad a que la produccin y el envo se haga por medios digitales y

magnticos debido a las polticas empresariales relacionadas con el desarrollo

econmico sostenible.
Observaremos algunos de los documentos los cuales estudiaremos
profundidad, realizaremos ejemplos para ser ms claros al definirlos

DOCUMENTOS DE OFICINA
CLASIFICACION
Se clasifican por:

EXTENSIN: Que se identifican cuando son cortas, medianas, o largas

cada una posee unas caractersticas que las hacen diferentes unas a
otras; las cortas no poseen ms de 100 palabras; las medianas por su
parte no tienen ms de 200 palabras; y por ultimo las largas su escritura
llega a ms de 300 palabras.
DESTINO: Pueden ser externas o internas; las internas manejan un
lenguaje serio, pero a la vez apropiado, no tienen membrete y se hacen
de una dependencia a otra, se utilizan memorandos notas internas
circulares internas entre otras; las externas son comunicaciones que van
de una empresa a otra pueden ser de presentacin, solicitud etc.
ESTILO: Son documentos que se identifican por tener estilos diferentes:
Estilo bloque extremo. Esta comunicacin lleva todo su texto a
margen izquierda es cmodo sencillo y el ms utilizado.
Estilo bloque; Es parecido al anterior, pero a excepcin que la fecha,
firma y antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha.
Estilo semibloque; No varia, tanto solo que en los prrafos se deja una
sangra de cinco o diez espacios en el cuerpo de la carta
Estilo sangrado; Esta se distingue por lleva una sangra en cada lnea
de cinco espacios y as sucesivamente, hasta llegar a la firma y
antefirma que tambin se le deja en sangra.
PUNTUACIN: Estos documentos pueden ser abiertas, cerradas o
mixtas; se dice que es abierta cuando no llevan signos de puntuacin en
ninguna de sus partes; cerradas cuando se identifican por unos signos
de puntuacin en la fecha firma terminacin prrafo, y mixtas estas
llevan dos puntos al comenzar el texto y coma en la despedida.

ELABORACION DE DOCUMENTOS.
En la elaboracin de documentos se requiere tener en cuenta varios factores.
Los cuales nos servirn para ser organizados y eficientes en la hora de elaborar
un documento. Cada documento tiene un fin y es el de dar una comunicacin
reflejando una idea principal y tambin ideas secundarias por lo tanto debe
tener siempre una buena redaccin, ortografa excelente, se debe manejar la
gramtica correctamente para ser coherente en el momento de escribir o

transcribir un pensamiento humano y esto a su vez debe elaborarse con una

buena digitacin.
Hablamos de una buena redaccin, de una excelente ortografa, y tener un
buen manejo de la gramtica por ltimo la digitacin y todo lo que esto
concierne.

REDACCION:

Redaccin es el arte de escribir bien, con orden y pulcritud donde se organiza

una idea y se plasma en un papel se debe ser coherente con lo que se piensa
con lo que se escribe, y as daremos un buen mensaje a nuestro receptor o
receptores en el caso que sean varios.
Es as que se tienen en cuenta varios factores como son:

Tener clara la propuesta

Ser coherente en la forma de escribir y dar un mensaje preciso
La persona a la que se va enviar tener muy en cuenta; su cargo,
posicin, si es hombre o mujer.
Ser sencillo en el momento de escribir.
Utilizar los signos de puntuacin.

ORTOGRAFIA

La ortografa es la rama de la gramtica que establece las reglas para la

forma correcta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la
comprensin de su sentido y la comunicacin entre las personas.

GRAMATICA

Veremos la importancia que tiene la gramtica en la elaboracin de

documentos, porque es una regla fundamental en el momento de redactar
los prrafos ya que debemos tener en cuenta que en la construccin de un
prrafo cada palabra debe ir conectada con lo que se quiere dar a conocer,
con nuestro pensamiento.
DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES
Definicin de documento: Es un escrito en papel u otro tipo de soporte con que
se prueba o acredita una cosa, como un ttulo, una profesin, un contrato, etc.
El conjunto de documentos de una organizacin se denomina documentacin,
independientemente de que tenga o no implementado de manera formal un
sistema de gestin.
Documento organizacional: Es un documento oficial cuyo propsito es describir
la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las
tareas especficas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo

Los tipos ms comunes de documentos organizacionales son:

Cartas
Memorandos
Circulares
Actas
Informe
Certificados y constancias
Hoja de vida corporativa
Mensajes electrnicos
Sobres comerciales