BAB I

PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Kefarmasian adalah tenaga yang mengerjakan pekerjaan kefarmasian
yang terdiri atas apoteker dan tenaga teknis kefarmasian, pekerjaan
kefarmasian yang dimaksud berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia nomor 51 tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian
adalah

termasuk

pengendalian

mutu

sediaan

farmasi,

pasal 1

pengamanan,

pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pengelolaan obat,

pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta
pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.
Merujuk pada tugasnya tersebut, diperlukan cara mengatur pengelolaan
obat yang baik dari mulai perencanaan, pengadaan, pendistribusian,
pengontrolan, sampai pada tahap evaluasi yang baik dan benar agar
didapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien. Adanya mata kuliah
manejemen farmasi dapat memberikan informasi tentang tata cara
perencenaan obat, pendistribusian obat sampai pada tahap evaluasi obat.
Mengingat resiko dari pekerjaan kefarmasiaan terkait dengan kesehatan
manusia, peran tenaga kerja kefarmasian pun sangat penting bagi kesehatan
masyarakat, wajar jika pemerintah berharap tenaga kefarmasian dapat
mengerjakan tugasnya dengan bertanggung jawab sesuai dengan tupoksinya
masing- masing.

Oleh karena itu menguasai ilmu manejemen kefarmasian secara teori saja
tidak cukup untuk dapat mengerjakan pekerjaan farmasi, dibutuhkan skill dan
pelatihan langsung dilapangan tentang tata cara manajemen farmasi yang baik
dengan membandingkan proses dilapangan dan teori kefarmasian yang telah
dipelajari, dengan begitu diharapkan dapat membentuk calon tenaga
kefarmasian yang dapat melayani masyarakat dan membantu pemerintah
untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

I.2 Tujuan
I.2.1 Tujuan Umum :
Mahasiswa dapat memahami konsep dasar manajemen secara umum
dan pengelolaan perbekalan kefarmasian di instansi kefarmasian terkait.
I.2.2 Tujuan Khusus :
a. Mahasiswa dapat mengetahui bagaimana cara perencanaan dan

pengadaan obat yang dilakukan oleh Dinas Kesehatan daerah.

b. Mahasiswa

dapat

mengetahui

tata

cara

proses

penerimaan

perbekalan farmasi dan tata cara penyimpanan berdasarkan standar

penyimpanan FIFO / FEFO
c. Mahasiswa dapat mengetahui proses pendistribusian obat yang

dilakukan oleh Dinas Kesehatan daerah kepada Puskesmas.

d. Mahasiswa dapat memahami proses pengadministrasian, perhitungan

biaya dan pelaporan yang ada didinas kesehatan daerah.

I.3 Manfaat

Praktek Belajar Lapangan (PBL) Manajemen Farmasi dapat memberikan

pembelajaran yang nyata sekaligus pelatihan yang sesuai dengan yang ada
dalam dunia kerja sehingga mahasiswa dapat membandingkan ilmu yang
secara teori didapatkan saat perkuliahan dan penerapannya dalam dunia kerja.

I.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Waktu

: Senin, 27 Juli 2015 Sabtu, 10 Agustus 2015

Tempat

: UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya

(Komplek Perkantoran, Jl.IR Juanda Kota Tasikmalaya)

I.5 Jadwal Kegiatan

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Definisi
Gudang perbekalan di bidang farmasi di Kabupaten/Kota adalah Unit
Pelaksana Teknis (UPT) dalam lingkungan Dinas Kesehatan yang
selanjutnya disebut gudang farmasi. Gudang Farmasi merupakan tempat
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, dan pemeliharaan barang
persediaan berupa obat, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya.
Yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di
kota madya yang bersangkutan. Kedudukan gudang farmasi sebagai unit
pelaksana teknis dalam lingkungan Departemen Kesehatan yang berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Departemen
Kesehatan Kabupaten atau Kota madya.
Menurut keputusan menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.610/MENKES/SK/XI/1981 tentang Organisasi dan tata kerja Gudang
Perbekalan Kesehatan di bidang farmasi Kota madya (Gudang Farmasi)
menetapkan bahwa gudang farmasi berkedudukan sebagai unit pelaksanaan
teknis dalam lingkungan Dinas Kesehatan penerimaan, penyimpanan, dan
pendistribusian perbekalan farmasi dan peralatan kesehatan yang berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala Dinas Kesehatan
Kota madya.
Gudang farmasi di Kabupaten/Kota madya dipimpin oleh seorang
Kepala Gudang farmasi yang bertanggung jawab memimpin dan

mengkoordinasi semua kegiatan di lingkungan gudang farmasi di Kota

madya serta memberikan bimbingan dan petunjuk-petunjuk bagi pelaksana
tugas.

II.2 Struktur Organisasi

Menurut keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
610/Menkes/S.K./XI/81 Tahun 1981 Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota
madya terdiri dari 2 tipe, yaitu:

a) Susunan Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota madya tipe A

b) Susunan Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota madya tipe B

Pembagian Gudang Farmasi seperti yang dimaksud diatas didasarkan

atas beban kerja jumlah kefarmasian, institusi kesehatan dan jumlah
penduduk yang dilayani, jumlah proyek kesehatan yang dilaksanakan serta
intensitas tata hubungan antara Departemen kesehatan dengan Pemerintah di
daerah sesuai dengan azas dekonsentrasi dan tugas pembuatan di wilayah.
Susunan organisasi Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota madya tipe A
dan tipe B terdiri dari:

a) Kepala Gudang Farmasi

b) Urusan Tata Usaha
c) Sub Seksi Penerimaan
d) Sub Seksi Penyimpanan

e) Sub Seksi Pendistribusian

f) Sub Seksi Pencatatan dan Pelaporan

Susunan Organisasi di Gudang Farmasi pada Dinas Kesehatan Kota

Tasikmalaya sesuai dengan Peraturan Walikota Tasikmalaya tentang
Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Dinas Gudang Farmasi Pada Dinas
Kesehatan Kota Tasikmalaya.
Susunan Organisasi UPTD terdiri dari :
a. Kepala UPTD;
b. Sub Bagian Tata Usaha;
c. Pelaksana Operasional;
d. Kelompok Jabatan Fungsional

II.3 Tugas dan Fungsi

II.3.1 Tugas Seksi Kefarmasian Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya
Seksi Kefarmasian mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyiapan bahan petunjuk teknis dan pembinaan kefarmasian. Rincian
tugas Seksi Kefarmasian :

a. Melaksanakan penyusunan program kerja seksi kefarmasian.

b. Mempelajari dan memahami peraturan perundang-undangan dan

ketentuan lainnya yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan

tugas.
c. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan dan kefarmasian serta

bahan makanan dan minuman.

d. Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan

standarisasi di kefarmasian dan produksi makanan serta minuman.

e. Melaksanakan penyiapan bahan standarisasi persyaratan usaha di

bidang farmasi.
f.

Melaksanakan penyediaan dan pengelolaan obat pelayanan

kesehatan dasar, alat kesehatan, reagensia dan vaksin skala daerah.

g. Melaksanakan penyiapan bahan petunjuk teknis penyuluhan serta

pelaksanaan penyuluhan dalam bidang kefarmasian;

h. Melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan sediaan farmasi di

lapangan;
i.

Melaksanakan pembinaan pencegahan penyalahgunaan narkotika,

psikotropika, alkohol dan bahan-bahan berbahaya lainnya terhadap
kesehatan kepada masyarakat;

j.

Melaksanakan

pembinaan

teknis

pengendalian

pengadaan,

penyimpanan dan pendistribusian di bidang kefarmasian serta

bahan makanan minuman;
k. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan

dengan tugas Seksi Kefarmasian;

l.

Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dan

m. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan

II.3.2 Tugas UPTD Gudang Farmasi

Tugas UPTD Gudang Farmasi yaitu melaksanakan pengelolaan,
penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dan
perbekalan alat kesehatan yang di perlukan dalam rangka pelayanan

kesehatan, pencegahan dan pemberantassan penyakit dan pembinaaan

kesehatan masyarakat di Kota Madya sesuai dengan petunjuk
Kakandepkes Kabupaten atau Kodya.

II.3.3 Fungsi UPTD Gudang Farmasi

Fungsi Gudang Farmasi diantaranya :

a. Melakukan

penerimaan,

penyimpanan,

pemeliharaan

dan

pendistribusian obat serta alat kesehatan dan perbekalaan farmasi.

b. Melakukan penyimpanan, penyusunan rencana , pencatatan dan

plaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan

pearbekalan farmasi.
c. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang

ada di dalam persediaan maupun yang didistribusikan.

d. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam.

GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di daerah tingkat II

.Untuk meningkatkan efektifitas

dan efisiensi pengelolaan obat

diperlukan adanya kordinasi dengan unit unit yang terkait langsung

antara lain Pemda Dati II, Dinas Kesehatan Dati II, Kandep Trans, PHB
cabang.

BAB III
TINJAUAN UMUM

III.1 Sejarah Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya

Dengan diberlakukannya UndangUndang Nomor 10 Tahun 2001,
tentang Pembentukan Kota Tasikmalaya yang dijadikan dasar Keputusan
Walikota Tasikmalaya Nomor 1 Tahun 2001 tentang Pembentukan
Organisasi Pemerintah Daerah termasuk didalamnya salah satu perangkat
Daerah yaitu Dinas Kesehatan.

Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya adalah unsur pelaksana Pemerintah

Daerah yang mempunyai tugas pokok melaksanakan kewenangan Daerah
Bidang Kesehatan. Sedangkan fungsinya adalah perumusan kebijaksanaan
teknis pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kesehatan meliputi pelayanan
kesehatan masyarakat, pencegahan dan pemberantasan penyakit serta
kesehatan lingkungan, fasilitasi kesehatan meliputi pelayanan kesehatan
masyarakat, pencegahan dan pemberantasan serta kesehatan lingkungan,
pelaksanaan perizinan dan pelayanan umum bidang kesehatan, pembinaan
terhadap UPTD dalam lingkungan tugasnya, pelaksanaan tugas yang
ditetapkan oleh Walikota.
Dinas Kesehatan yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah
Kabupaten Tasikmalaya Nomor 15 tahun 2008 tentang Dinas Daerah
Kabupaten Tasikmalaya memiliki kedudukan sebagai unsur pelaksana
Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan kesehatan ,Dinas Kesehatan
dalam hal ini dipimpin oleh Kepala Dinas yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Dinas
Kesehatan mempunyai tugas poko melaksanakan kewenangan Pemerintah
Daerah mengenai urusan kesehatan berdasarkan asas otonomi dan tugas
pembantuan

III.2 Kegiatan UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya

a. Penerimaan

10

Penerimaan dan pemeriksaan obat dan perbekalan kesehatan

dilakukan oleh pihak Dinas Kesehatan kota Tasikmalaya melalui Panitia
Hasil Pekerjaan dan UPTD Gudang Farmasi. Setiap penerimaan barang
dibuat berita acara yang berisi serah terima barang antara tim penerima
dan UPTD Gudang Farmasi. Beberapa ketentuan yang harus
dilaksanakan berkenaan dengan prosedur penerimaan obat dan
perbekalan kesehatan di UPTD Gudang Farmasi yaitu:
1. Cek keabsahan dokumen
2. Cek jenis yang sesuai dengan surat order pembelian/kontrak fraktur

pengantar.
3. Cek kualitas barang.
4. Cek

jumlah

barang

yang

sesuai

dengan

surat

order

pembelian/kontrak dan fraktur pengantar.

5. Buat laporan penerimaan.
6. Buat laporan penerimaan.
7. Catat pada buku masuk.
8. Penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan.

Dalam hal penerimaan barang yang harus diperhatikan adalah

sumber barang, kondisi fisik, no batch, tanggal kadaluarsa, serta jumlah
barang.
b. Penyimpanan

Kegiatan penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan UPTD

Gudang Farmasi digolongkan berdasarkan pengaturan tata ruang dimana
untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, kemudahan dalam
bergerak, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka
diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

11

1. Penataan ruangan

Dalam hal ini, penataan ruangan untuk penyimpanan barang

menggunakan arus garis lurus, arus U, dan arus L untuk kemudahan
bergerak petugas.
2. Sirkulasi Udara

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adanya sirkulasi

udara yang cukup di dalam gudang. Ruang penyimpanan obat dan
perbekalan kesehatan di Gudang Farmasi Kota Tasikmalaya telah
memiliki ventilasi udara, akan tetapi di dalam gudang belum terdapat
AC sebagai pengatur suhu.
3. Pallet

Penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan

perputaran stok obat. Pallet yang digunakan di UPTD Gudang
Farmasi Kota Tasikmalaya terbuat dari plastic, sehingga lebih tahan
lama dibandingkan dengan pallet yang terbuat dari kayu.
Penggunaan pallet ini bertujuan untuk menegah terjadinya
kelembaban pada obat, dimana obat tidak menempel langsung pada
lantai.
4. Kondisi Penyimpanan
1) Penyimpanan vaksin dan obat tertentu yang perlu penyimpanan

pada suhu beku 0oC dan suhu sejuk 2o-8o C maka disimpan
dalam lemari pendingin.
2) Penyimpanan narkotika dan psikotropika disimpan di tempat

terpisah, yaitu di dalam lemari besi yang selalu terkunci.

5. Penyusunan Stok Obat

12

1) Dalam penyusunan obat digunakan prinsip First In First Out

(FIFO), yaitu barang yang masuk pertama dikeluarkan terlebih

dahulu dan First Expired First Out (FEFO), yaitu barang yang
waktu kadaluwarsanya mendekati dikeluarkan terlebih dahulu.
2) Penyimpanan obat dan alat kesehatan disusun secara alphabetis
c. Distribusi

Kegiatan distribusi obat public dan perbekalan kesehatan di UPTD

Gudang Farmasi Kota Tasikmalaya terdiri dari:
1. Kegiatan distribusi rutin

UPTD Gudang Farmasi kota Tasikmalaya menyusun jadwal

distribusi selama satu tahun untuk 21 puskesmas dan satu rumah
sakit bersalin di wilayah Kota Tasikmalaya. Pendistribusian
dilakukan setiap satu bulan sekali, dimana pihak puskesmas datang
ke UPTD Gudang Farmasi dengan membawa Laporan Penggunaan
dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).
2. Kegiatan distribusi khusus

Kegiatan distribusi ini mencakup distribusi obat public dan

perbekalan kesehatan di luar jadwal distribusi rutin.
1)

Distribusi obat program kepada puskesmas dilakukan atas

permintaan penanggungjawab program yang diketahui oleh
kepala Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya dengan menyerahkan
SBBK ke Gudang Farmasi. Baru kemudian menyerahkan ke
penanggungjawab program setiap puskesmas.

2)

Distribusi LPLPO citu, yaitu dimana ketersediaan obat yang ada

di puskesmas terjadi kekosongan sehingga perlu permintaan di
luar jadwal rutin.

13

Adapun tata cara pendistribusian di UPTD Gudang Farmasi

Kota Tasikmalaya adalah sebagai berikut:
a. Gudang Farmasi Kota Tasikmalaya melaksanakan distribusi obat

ke 21 puskesmas dan satu rumah sakit bersalin di wilaayah

kerjanya

sesuai

dengan

kebutuhan

masing-masing

unit

pelayanan kesehatan.
b. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk

puskesmas pembantu, puskesmas keliling dan unit pelayanan

kesehatan lainnnya yang ada di wilayah binaannya.
c. Tatacara distribusi obat ke puskesmas dapat dilakukan dengan

cara dikirim oleh UPTD Gudang Farmasi Kota Tasikmalaya atau

diambil oleh puskesmas secara langsung.
d. Setiap pengeluaran obat dari UPTD Gudang Farmasi Kota

Tasikmalaya harus segera dicatat di kartu stok dan buku harian

pengeluaran obat.
e. Obat-obatab yang akan dikirim ke puskesmas harus disertai

dengan LPLPO atau SBBK. Sbelum dilakukan pengepakan atas

obat-obatan yang akan dikirim, maka dilakukan pemeriksaan
terhadap; jenis dan jumlah obat, kondisi obat secara fisik; isi dan
kemasan tidak rusak; kelengkapan dan kebenaran dokumen
pengiriman obat, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa.
d. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatattan dan pelaporan data obat di UPTD Gudang Farmasi

merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara
tertib, obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang
digunakan di unit pelayanan kesehatan, seperti puskesmas.

14

1. Pencatatan
2. Penghapusan Sediaan Farmasi

III.3 Struktur Organisasi Tasikmalaya

III.3.1 Struktur Organisasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya

III.3.2 Struktur Organisasi UPTD Gudang Farmasi

STRUKTUR ORGANISASI UPTD GUDANG FARMASI

KEPALA
KA.
SUBAG.
UPTD
TU

JABATAN FUNGSIONAL
TITA ROSITA,
A.Md. Far
H.
AA AHMAD
SUHENDAR
M.Kep
SRYANINGSIH,
S.Sos1992 03S.Kep
NIP.
19890318
2 004
NIP.
196508141991011012
NIP.19740406 199503 2 002
DORA DEWI, S.Si. Apt
NIP. 19540716 201102 2 002

15
SITI AIDA ZURAIDA
NIP. 19800824 200902 2 006

PELAKSANA OPERASIONAL
JAJAT MULYANA, S.IP
NIP.19600805 198503 1 014

Gudang Farmasi merupakan unit pelaksana teknis yang berada di

dalam lingkungan Dinas Kesehatan yang berada di bawah dan
bertanggung jawab langsung kepada kepala Dinas kesehatan. Berikut
rincian tugas pokok dan fungsi Gudang Farmasi sebagai unit
pelaksana teknis.

a.

Kepala UPTD Gudang Farmasi

UPTD dipimpin oleh Kepala UPTD berada dibawah dan
bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
Kepala UPTD mempunyai tugas pokok memimpin,
mengkoordinasikan

dan

mengendalikan

UPTD

dalam

melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang operasional

pengelolaan Gudang Farmasi dan ketatausahaan.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Kasubag TU)

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok

melaksanakan

pengelolaan

administrasi

umum

meliputi

kepegawaian, keuangan dan perlengkapan.

Untuk melaksanakan tugas pokok dimaksud pada ayat (1)
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :
1.

Pengelolaan

administrasi

umum

meliputi

perlengkapan, rumah tangga dan surat menyurat;

16

pengurusan

c.

2.

Pengelolaan administrasi kepegawaian;

3.

Pengelolaan administrasi keuangan;

4.

penyusunan laporan kegiatan dibidang tugasnya;

5.

pelaksanaan tugas lain sesuai dengan perintah atasan.

Jabatan Fungsional
Bagian fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas UPTD Gudang Farmasi sesuai keahlian dan kebutuhan.
Khususnya pada bagian teknis farmasi, diantaranya:
1. Mengelola seluruh obat yang ada di UPTD Gudang Farmasi.
2. Menyimpan semua obat di dalam gudang farmasi sesuai

dengan alphabet, bentuk sediaan, stabilitas obat dan sumber

dana.
3. Melakukan pendistribusian obat.
4. Pengawasan terhadap stok obat di gudang termasuk obat

narkotika dan psikotropika dengan bantuan kartu stok yang

selalu dilakukan pencatatan apabila barang/obat dikeluarkan.
5. Melaporkan setiap bulan tentang laporan logistic obat.
6. Melaporkan setiap satu bulan sekali obat narkotika dan

psikotropika.
d.

Pelaksana Operasional
Pelaksana Operasional mempunyai tugas pokok memfasilitasi
dan membantu pelaksanaan pengelolaan Gudang Farmasi.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), Pelaksana Operasional mempunyai fungsi :
1. Memfasilitasi dan membantu penyusunan rencana kegiatan

operasional Gudang Farmasi;

17

2. Pelaksanaan pembinaan keamanan, ketertiban dan kebersihan

di lingkungan
3. Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana
4. Penyusunan laporan kegiatan dibidang tugasnya;
5. Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan perintah atasan.

III.4 Tujuan dan Fungsi

III.4.1 Tujuan Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya
Tujuan Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya:

1. Terselenggaranya

manajemen

pelayanan

kesehatan

yang

akuntabel.
2. Tepenuhinya pelayanan kesehatan secara adil dan berkualitas.
3. Terjalinnya kemitraan antara pemerintah daerah, stakeholder dan

provider kesehatan dalam upaya pembangunan kesehatan.

4. Terwujudnya masyarakat yang berperilaku hidup bersih dan

sehat.
5. Berkembangnya kemandirian masyarakat dalam pembiayaan

kesehatan.

III.4.2 Fungsi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya

Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam
ayat (3) Pasal 4 No.86 tahun 2013 tentang

Tentang : TUGAS

POKOK, FUNGSI DAN RINCIAN TUGAS UNIT DINAS

KESEHATAN , Dinas mempunyai fungsi :

18

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang kesehatan;

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum

dibidang kesehatan;
c. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan ketatausahaan;
d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan dan kegiatan di

bidang kesehatan; dan

e. Pelaksanaan fungsi lain yang ditetapkan oleh Walikota sesuai

dengan tugasnya.

III.4.3 Visi dan Misi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya

a. Visi

Terwujudnya masyarakat Kota Tasikmalaya yang mandiri untuk

hidup sehat.
b. Misi
1. Memantapkan manajemen pelayanan kesehatan yang dinamis

dan akuntabel.
2. Mewujudkan

keterjangkauan

dan

kualitas

pelayanan

kesehatan.
3. Menjalin kemitraan dan stakeholders dan provider kesehatan.
4. Memberdayakan masyarakat untuk hidup sehat.
5. Mengembangkan kemandirian masyarakat dalam upaya

pembinaan kesehatan.

III.5 Tugas Pokok dan Fungsi UPTD Gudang Farmasi

III.5.1 Tugas Pokok

19

UPTD Gudang Farmasi mempunyai tugas pokok melaksanakan

pengelolaan, penerimaan, peyimpanan dan pendistribusian perbekalan
farmasi dan perbekalan kesehatan yang diperlukan dalam rangka
pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit di
puskesmas se-Kota Tasikmalaya sesuai dengan petunjuk kepala Dinas
Kota Tasikmalaya.

III.5.2 Fungsi
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, UPTD Gudang
Farmasi mempunyai fungsi sebagai berikut:
a.

Melakukan perencanaan pengadaan obat, alat kesehatan dan

perbekalan farmasi lainnya bersama tim perencana terpadu.

b.

Melakukan

penerimaan,

penyimpanan,

pemeliharaan,

dan

pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi

lainnya.
c.

Melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara

umum yang ada dalam persediaan.

d.

Melakukan urusan tata usaha, keuangan dan kepegawaian di

lingkungan UPTD Gudang Farmasi.

e.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas Kesehatan

Kota Tasikmalaya.

III.6 Sistem Kerja

20

Jam kerja di UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota

Tasikmalaya dimulai pada pukul 07.30 WIB diisi dengan kegiatan apel pagi,
selanjutnya pada pukul 08.00 01.30 dilanjutkan dengan kegiatan kerja.

BAB IV
PEMBAHASAN

Menurut Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang otonomi daerah,

masing-masing kota mempunyai struktur organisasi dan kebijakan sendiri dalam
pengelolaan obat didaerahnya, di kota Tasikmalaya sendiri pengelolaan obat
daerah dikelola oleh Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya.
Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya dipimpin oleh Kepala Dinas
membawahi

empat

bidang,

yaitu

bidang

pelayanan

kesehatan,

bidang

pengendalian penyakit, dan penyehatan lingkungan, bidang promosi kesehatan,

dan bidang kesehatan keluarga dan masyarakat. Disamping itu juga membawahi
tiga UPTD,

diantaranya UPTD Farmasi, UPTD laboratorium, dan UPTD

puskesmas.
Dalam pengelolaan obat daerah penanggung jawabnya yaitu Kepala Dinas
Kesehatan Kota tasikmalaya yang kemudian menunjuk bidang Pelayanan
Kesehatan bagian Seksi Kefarmasian sebagai unit pelaksana teknis khususnya
dalam perencanaan dan pengadaan obat di daerah Kota Tasikmalaya, selanjutnya

21

sebagai unit pelaksanaan dalam penyimpanan dan pendistribusian obat dilakukan

langsung oleh UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya.
Sebagaimana disebutkan diatas, UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan
Kota Tasikmalaya merupakan

suatu Unit Pelaksana Teknis yang ada di

lingkungan Dinas Kesehatan yang bertanggungjawab langsung kepada Kepala

Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya sebagai tempat penerimaan, penyimpanan,
dan pendistribusian, serta pemeliharaan barang persediaan farmasi berupa obat,
alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya dengan struktur organisasi yang
dipimpin oleh seorang Kepala UPTD yang seharusnya dipimpin oleh seseorang
yang mempunyai latar belakang pendidikan kefarmasian. Selain itu, ada pula
Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang bertugas dalam urusan-urusan yang bersifat
administratif, dibantu dengan kelompok jabatan fungsional yang berhubungan
langsung dengan obat-obatan dan perbekalan farmasi, serta dibantu oleh
kelompok pelaksana operasional,sedangkan dalam UPTD Gudang Dinas
Kesehatan Tasikmalaya Kepala UPTD farmasi di pimpin oleh seseorang yang
bukan mempunyai latar belakang pendidikan farmasi, dimana seharusnya di
pimpin oleh seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan farmasi,dan
petugas gudang seharusnya mempunyai tenaga oprasional khusus dan petugas
pemeliharaan gudang tersendiri untuk memudahkan penyimpanan pemeliharaan
dan pendistribusian di dalam gudang,tetapi pada kenyataan nya UPTD gudang
farmasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya masih belum memiliki tenaga
oprasional seperti yang telah di sebutkan.

22

Langkah pertama dalam manajemen obat yaitu tahap perencanaan yang

dilakukan oleh seksi kefarmasian Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya,
perencanaan obat dibuat setiap satu tahun sekali oleh petugas pengelola obat
bersama kepala puskesmas, perencanaan didasarkan pada pemakaian obat tahun
sebelumnya berdasarkan buku penerimaan dan pengeluaran bulanan, LPLPO
(Lembar Permintaan Dan Lembar Penerimaan Obat) atau membuat laporan usulan
perencanaan atau ROK (Rencana Kebutuhan Obat) untuk tahun selanjutnya.
Seksi Kefarmasian sebagai unit pelaksana teknis khususnya dalam
perencanaan dan pengadaan obat perencanaan obat di lakukan setiap satu tahun
sekali untuk memenuhi kebutuhan obat,alat kesehatan dan perbekalan farmasi
yang akan di salurkan untuk 21 puskesmas dan 1 RB (Rumah Bersalin), tetapi
dikarenakan menghitung kebutuhan tak terduga maka dibuat perencanaan obat
untuk 18 bulan terdiri dari kebutuhan pokok 12 bulan dan 6 bulan sebagai buffer.
Perencanaan obat disusun oleh tim perencana obat terpadu yang dibentuk oleh
Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya, tim perencana tersebut dipimpin langsung
oleh Kepala Bidang yang membawahi kefarmasian, sekretarisnya dari kepala
seksi UPTD, Anggotanya Kepala UPTD Gudang Farmasi ,dan dokter sebagai
user, BAPEDA (Badan Perencanaan Daerah), dan bagian keuangan.
Setelah dilakukan perencanaan barulah dilakukan proses pengadaan obat
dan perbekalan farmasi, anggaran pengadaan Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya
bersumber dari dana APBN dan APBD. Tim pengadaan dibentuk oleh Kepala
Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya dengan mengeluarkan SK, anggotanya harus
memiliki sertifikat pengadaan barang dan jasa pemerintah, Untuk pengadaan obat

23

menggunakan system metode e-purchasing melalui e-catalogue. System ecatalogue adalah system dimana pemerintah menunjuk langsung pabrik yang
dapat menyediakan obat tertentu system e-catalogue memuat informasi seputar
daftar nama obat, jenis, spesifikasi teknis, harga satuan terkecil, dan pabrik
penyedia. Harga yang tercantum dalam e-Catalog adalah harga satuan terkecil, di
mana sudah termasuk pajak dan biaya distribus,apabila suatu pabrik
memenangkan tander obat tertentu maka obat tersebut pengadaan nya hanya
melalui pabrik tersebut. Akan tetapi apabila obat obatan tidak terdapat dalam ecatalogue

maka

pengadaan

dilakukan

dengan

cara

pelelangan

dengan

mempertimbangkan berbagai hal terutama harga obat apabila terjadi kekosongan

barang dapat melakukan pengadaan dengan cara droping dari Gudang Farmasi
Provinsi (bantuan provinsi).
Selanjutnya pada proses penerimaan, barang yang datang akan diterima oleh
Panitia Penerima Hasil Pekerjaan ( PPHP ), setelah dibuat berita acara berisi serah
terima barang antara tim penerima dan UPTD Gudang Farmasi, maka barang
diserahkan kepada UPTD Gudang Farmasi untuk di simpan dan didistribusikan
pada saat penerimaan barang dilakukan pengecekan, barang yang diterima
haruslah tepat jenis, tepat jumlah,waktu kadaluarsa dan dokumen yang
menyertainya sesuai dengan yang dipesan sebelumnya, cek pula kondisi fisik
barang baik itu kemasan, keadaan obat, jumlah obat, dan nomor batch.
Penyimpanan merupakan salah satu faktor untuk mempertahankan
kualitas,idealnya ruang penyimpanan obat harus terdiri dari ruang ruang dengan

24

karakteristik temperature yang berbeda tergantung kesesuaian jenis obat terhadap

temperature tertentu baik dingin, sejuk, atau suhu ruangan biasa, dan juga ruangan
khusus obat yang dikarantina ataupun kadaluarsa dan penyimpanan khusus
narkotika dan psikotoprika, sedangkan di Dinas Kota Tasikmalaya hanya ada tiga
ruangan yaitu ruang yang menyimpan obat secara keseluruhan tanpa membedakan
suhu, penyimpanan khusus vaksin yang disertai lemari khusus penyimpanan baik
lemari dengan suhu sejuk dan suhu dingin (freezer)dan penyimpanan khusus obat
golongan narkotika dan psikotropika. Selain itu karena luas ruangannya yang
minimal menyebabkan banyaknya barang yang menumpuk melebihi kapasitas
standarnya yaitu maksimal delapan tumpukan, hal ini dapat menyulitkan saat
pengambilan barang.
Sistem penyimpanan obat yang dilaksanakan di Dinas Kesehatan Kota
Tasikmalaya didasarkan pada sistem

alfabetis,

sedangkan untuk sistem

pengeluarannya mengikuti sistem First In First Out ( FIFO ) dan First Expired
First Out ( FEFO ), untuk menjaga sirkulasi udara dan mencegah kelembaban
digunakan pallet plastik sebagai alas, sedangkan untuk melihat temperature
ruangan dan kelembaban udara di gudang ada alatnya, akan tetapi untuk mengatur
suhu atau mengatur kelembaban seperti AC belum tersedia sehingga ditakutkan
terjadi kerusakan pada beberapa jenis obat tertentu, idealnya sendiri gudang
farmasi harus memiliki AC untuk menjaga kestabilan kualitas obat,untuk
pencegahan pencurian, UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota
Tasikmalaya disertai kamera CCTV .

25

Kegiatan distribusi di UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota

Tasikmalaya meliputi 2 kegiatan, yaitu kegiatan distribusi rutin dan distribusi
khusus, distribusi rutin meliputi kegiatan rutin setiap sebulan sekali di awal bulan
untuk 21 puskesmas dan 1 rumah bersalin. Tekhnisnya pihak puskesmas datang
langsung membawa Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat
( LPLPO ) seperti yang tertera dalam lampiran, nantinya pihak UPTD Gudang
Farmasi memberikan jumlah obat yang diminta tergantung pada stok akhir obat
baik itu di puskesmas ataupun di gudang dan juga memperhatikan pemberian obat
terakhir kali.
Yang kedua ada distribusi khusus mencakup obat publik dan perbekalan
kesehatan di luar jadwal rutin, mencakup distribusi obat program kepada
puskesmas dilakukan atas permintaan penanggung jawab program yang
sebelumnya telah diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya
dengan menyerahkan SBBK ( Surat Bukti Barang Keluar ) ke gudang farmasi,
baru kemudian bisa menyerahkan kesetiap penanggung jawab progran di tiap
puskesmas.
Distribusi khusus lainnya yaitu distribusi LPLPO cito, distribusi ini terjadi
saat adanya kekosongan obat yang di puskesmas sehingga perlu di lakukan
permintaan diluar jadwal rutin, hal ini juga berpengaruh pada pemberian obat di
distribusi rutin.
Kegiatan terakhir yaitu pencatatandan pelaporan, untuk pencatatan
pengeluaran obat disesuaikan dari data kartu stock,LPLPO, dan SBBK.Biasanya

26

di akhir bulan UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya akan
melakukan stock opname jika ada yang tidak sesuai maka akan ditelusuri
langsung. Sedangkan untuk setiap mutasi obat dicatat secara manual kedalam
kartu stok yang disimpan masing masing didekat obat, untuk kartu stovk obat
yang habis akan disimpan dan disusun berdasarkan tanggal penerimaannya,
begitupun dengan cara penyimpanan fraktur dan dokumen lainnya.
Terakhir kegiatan pelaporan dilakukan setiap satu bulan sekali membuat
laporan bulanan mengenai pemasukan dan pengeluaran obat juga perbekalan
farmasi, untuk pelaporan kepada Dinas Kesehatan Provinsi dilakukan setiap tiga
bulan sekali, selain itu dibuat juga laporan semester dan tahunan yang ditunjukan
kepada Dinas Kesehatan Pusat.

27

BAB V
PENUTUP
V.1 Kesimpulan

Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya dipimpin oleh Kepala Dinas

membawahi empat bidang, yaitu bidang pelayanan kesehatan, bidang
pengendalian penyakit, dan penyehatan lingkungan, bidang promosi
kesehatan, dan bidang kesehatan keluarga dan masyarakat. Disamping itu
juga membawahi tiga UPTD, diantaranya UPTD Farmasi, UPTD
laboratorium, dan UPTD puskesmas.
Tahap perencanaan dan pengadaan obat di lakukan oleh seksi kefarmasian
Dinas Kesehata kota Tasikmalaya.
Perencanaan obat di lakukan setiap atu tahun sekali dimana di dalam
hitungan setahun nya adalah 18 bulan, terdiri dari kebutuhan pokok 12
bulan dan 6 bulan sebagai buffer
Untuk pengadaan obat menggunakan system metode e-purchasing melalui
e-catalogue , dimana pemerintah menunjuk langsung pabrik yang dapat
menyediakan obat tertentu system e-catalogue memuat informasi seputar
daftar nama obat, jenis, spesifikasi teknis, harga satuan terkecil, dan pabrik
penyedia, dan apabila terjadi kekosongan barang, UPTD Gudang dapat
melakukan pengadaan dengan cara droping dari Gudang Farmasi Provinsi
(bantuan provinsi).
Setelah sediaan datang barang di terima oleh Panitia Penerimaan Hasil
Pekerjaan (PPHP) sebelum nanatinya di serahkan kepada UPTD gudang.
UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya merupakan
suatu Unit Pelaksana Teknis yang ada di lingkungan Dinas Kesehatan yang
bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota
Tasikmalaya sebagai tempat penerimaan, penyimpanan, dan
pendistribusian, serta pemeliharaan barang persediaan farmasi berupa obat,
alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan.
UPTD Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya menaungi atau
bertanggung jawab atas pendistribusian obat kepada 21 puskesmas dan 1
Rumah Bersalin.

28

Kegiatan pelaporan dilakukan setiap satu bulan sekali yaitu membuat

laporan bulanan mengenai pemasukan dan pengeluaran obat juga
perbekalaan farmasi, untuk pelaporan kepada Dinas Provinsi dilakukan
setiap tiga bulan sekali,selain itu di buat juga laporan semester dan
tahunan yang di tunjukan kepada Dinas Kesehatan Pusat.

V.2 Saran
Sebaiknya Perencanaan,pengadaan,penerimaan,penyimpanan dan pendistribusian
di adakan oleh satu instansi atau satu unit pelaksanaan agar lebih mengevisienkan
dan memudahkan pelaksanaan kinerja.
Ruang penyimpanan atau gudang sebaiknya memiliki standar yang sesuai dengan
GDP/CPOD ,seperti terdapat pengatur suhu,palet yang memadai ,ruang
penyimpanan,pengepakan dan pendistribusian yang seharusnya terpisah agar
memudahkan dalam kinerja .
Pengelompokan atau penyimpanan obat secara alfabetis memang memudahkan
tetapi akn lebih baik jika penyimpanan alfabetis nya benar benar sesuai seperti
memberi tanda atau sekat antara obat golongan A dan golongan B agar
memudahkan pencarian dan pengambilan obat.

29

DAFTAR PUSTAKA

30