Professional Documents
Culture Documents
F. Dokumen
Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi
yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi atau negara. tanpa dokumen kita akan kehilangan
data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/organisasi masa yang akan datang. Salah satu
dokumen kantor yang perlu disimpan ialah surat.
KD 2 Dasar Surat Menyurat
A. Kelebihan surat
Kemajuan tehnologi komunikasi yang sangat pesat membuat peranan surat sebagai sarana
informasi dan penyampaian berita digfantikan oleh telepon, telegrap, telex, radio, faximile,
televisi, atau hp. Namun surat mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat
komunikasi yang lain yaitu
1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan
2. Surat dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan telepon yang mungkin dapat disadap orang
lain
4. Setiap kata kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan
seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
6. Pembuatan dan pelaksanaan surat lebih murah
7. Surat lebih memasyarakat
8. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.
B. Tujuan Surat
Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Dalam
penulisannya surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu yaitu :
1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi
yang disampaikan tersebut
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap
C. Perlengkapan surat
Perlengkapan surat antara lain
1. Kertas surat
Pada umumnya kertas yang dipakai adalah kertas yang berwarna terutama untuk salinan suratsurat. Pemilihan kertas harus diutamakan karena kertas dan amplop merupakan yang pertama
kali mendapat perhatian dan panilaian dari penerima surat sebelum dibaca. Kertas yang sering
dipakai biasanya folio untuk surat yang isinya panjang dan kuarto untuk surat yang isinya pendek
2. Sampul surat
Penggunaan sampul surat hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas yang akan dipakai agar
keliatan rapi dan sopan.
D. Bahasa surat
Surat haruslah memakai kalimat yang mengungkapkan fakta, perasaan sikap, dan isi pikiran
penulis kepada pembaca secara jelas dan efektif. Kalimat dikatakan jelas dan efektif apabila
pembaca surat dalam sekali baca langsung bisa menangkap isinya tanpa keragu-raguan
E. Ejaan, pemberian tanda baca
Penyusunan dan penulisan surat harus mengindahkan ketentuan-ketentuan tentang ejaan. Yang
secara khusus perlu diperhatikan kriteria kriteria mengenai ejaan antara lain penulisan huruf
besar, kata turunan, kata ulang gabungan kata, kata ganti ku, kau, mu dan nya, kata depan di, ke,
dari dan penulisan undur serapan
F. Gaya bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang diperlukan seseorang untuk mengutarakan pikiran dan perasaan ke
dalam sebuah karangan dalam hal ini surat.gaya bahasa yang dipakai antara lain eufimisme,
pleonasme, paralelisme, sinisme, sinekdok, tautologi, hiperbola, metafora, personifikasi,
paradoks, dan ironi
G. Syarat dan ciri surat yang baik
antara lain :
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, tersusun sesuai dengan peraturan surat menyurat
2. Setiap kalimat dalam surat harus berguna dan bermakna
3. Hindari singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri
4. Nada surat harus sopan
5. Surat jangan terlalu panjang
H. Aneka surat dinas
1. Surat pemberitahuan
2. Surat Undangan
3. Surat kuasa
4. surat keterangan
5. Surat memo
6. Surat edaran
7. Surat pengantar
8. Surat perintah
9. Surat instruksi
10. surat tugas
I. Aneka surat niaga
Antara lain :
1. Surat perkenalan
2. Surat permintaan penawaran
3. Surat penawaran
4. Surat pesanan
5. Surat konfirmasi pesanan
6. Surat penolakan pesanan
7. Surat pengiriman pesanan
8. Surat pengaduan
9. Surat pengiriman pembayaran
10. Surat penagihan
KD 3 Mengurus atau menjaga sistem dokumen
A. Pengertian indeks
Secara keseluruhan , indeks mempunyai tiga macam pengertian yaitu
1. Secara umum
Indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat
2. Dari segi perpustakaan
Indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai judul, deskripsi buku, judul masalah, nomor
klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai klasifikasinya
3. Dari segi kearsipan
Indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan
tempat penyimpanan arsip sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah
dapat ditentukan kembali
B. Kegunaan indeks
antara lain
1. Untuk mengelompokan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan
yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas
2. Sebagai media kembali penemual dokumnen
C. Syarat syarat mengindeks
Yaitu :
1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2. Menggunakan kata yang mudah dimengerti
3. Memiliki orientasi kapada kebutuhan pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut
D. Peraturan mengindeks
1. Mengindeks nama orang
a. Nama orang indonesia
Nama tunggal
Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis, dalam urutan abjad mendahului nalma
tunggal lain yang sama, yang mempunyai singkatan. Contoh A. Crisnandi diindeks menjadi
Crisnandi A
Nama ganda
Nama diideks dari nama marga/keluarga/suku pada unit pertama. Contoh Cindy Harahab
diindeks menjadi Harahab Cindy
gelar
Yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada
unit akhir. Contoh Prof . Dr. Agus Hermawan diindeks menjadi Hermawan Agus Prof Dr
Nama yang menggunakan singkatan
Baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannnya diindeks lebih dahulu
nama jelasnya . Contoh M. Baharudin diindeks menjadi Baharudin M