SUB MODUL KEBERADAAN GURU

KANDUNGAN
Bil
1.0

Isi Kandungan
Muka Surat
Pendahuluan ..
2

2.0

Proses Kerja Sub Modul Keberadaan Guru.

3.0

Peranan Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran

3.1 Penetapan Peranan Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah..

Peranan Pembantu tadbir (Pegawai Daftar Keberadaan

Sekolah).....................................................................................

4.1 Mendaftar Maklumat Keberadaan Guru.

4.2 Mengesahkan Maklumat Yang Telah Didaftar.

11

4.3 Penetapan Tarikh Cuti Peristiwa Sekolah

11

4.4 Penetapan Tarikh Sekolah Ganti

15

Pengesahan Maklumat Keberadaan Oleh Pengetua / Guru Besar

/ Penolong Kanan Pentadbiran

18

5.1 Pengesahan Maklumat Keberadaan Guru..

18

Analisis Kehadiran Dan Keberadaan Guru

20

6.1 Analisis Tahunan.

20

6.2 Analisis Bulanan..

21

6.3 Analisis Individu

22

7.0

Kemaskini Maklumat Keberadaan.

23

8.0

Hapus Maklumat Keberadaan..

24

9.0

Meja Bantuan............

25

4.0

5.0

6.0

1
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

1.0

Pendahuluan.
Keberadaan Guru telah dilaksanakan melalui Sistem Maklumat Asas
Pendidikan (EMIS) mulai 12 Jun 2013. Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Sekolah (SPS) yang bermula 1 Januari 2015 yang mengandungi tiga (3)
modul Utama iaitu Sekolah, Guru dan Murid adalah kearah satu pangkalan
data tunggal bagi data sekolah, guru dan murid. Sistem Maklumat Asas
Pendidikan (EMIS) sekarang dinamakan Modul Pengurusan Sekolah (MPS)
yang mengandungi semua data dan maklumat berkaitan sekolah. eOperasi
pula sekarang dinamakan Modul Pengurusan Guru (MPG) yang mengandungi
semua data dan maklumat guru. Manakala Aplikasi Pangkalan Data Murid
(APDM) pula sekarang dinamakan Modul Pengurusan Murid yang
mengandungi semua data dan maklumat murid.
Selaras dengan pelaksanaan SPS ini dan data guru berada di MPG,
maka sub modul Keberadaan Guru yang sebelum ini berada di dalam MPS
telah diletakkan ke dalam MPG. Oleh itu manual pengguna yang disediakan
ini bertujuan supaya semua pihak di sekolah yang akan melaksanakan sub
modul ini dapat menggunakannya berdasarkan panduan di dalam manual
ini.

2
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

2.0

Proses Kerja Sub Modul Keberadaan Guru.

Mula

Melaporkan status keberadaan guru kepada pihak P/GB/PK1 Sekolah

Pengisian Data Keberadaan Guru menerusi Sub Modul Keberadaan

Guru di bawah SMG oleh Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah :
1. Sebelum jam 12.00 tengah hari (Sesi Pagi)
2. Sebelum jam 5.00 petang (Sesi Petang)

PD

Ya
PGB/PK
K

(Pentadbir Sekolah iaitu P/GB/PK1 perlu melantik seorang Pembantu Tadbir

sebagai Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah menerusi aplikasi sistem e-Operasi)

Ya

Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah membuat pengesahan Data Keberadaan

Guru di dalam sistem
Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran / Semua Penolong
Kanan yang diarah menjalankan tugas membuat pengesahan Data
Keberadaan Guru menerusi sistem e-Operasi
Tamat

Petunjuk:
G : GURU
PD : PEGAWAI DAFTAR KEBERADAAN SEKOLAH (Dilantik oleh P/GB/PK1)
PGB / PK : PENGETUA GURU BESAR / PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

3
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

3.0

Peranan Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran.

Info Penting;
Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan Pentadbiran perlu melantik hanya seorang Pembantu
Tadbir sebagai Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah menerusi sistem e-Operasi sebelum proses
daftar maklumat keberadaan guru dapat dilakukan

3.1 Penetapan Peranan Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah.

(a)

Paparan akan ke Skrin Menu Capaian untuk kegunaan Pengetua / Guru Besar /
Penolong Kanan Pentadbiran dengan paparan nama, nombor kad pengenalan
pengguna, jawatan, bahagian/jabatan dan Kod Sekolah.

(b)

Klik Maklumat Staf pada senarai Menu.

4
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c)

Paparan Sub Menu Maklumat Staf.

(d)

Klik Kemaskini Maklumat Staf.

(e)

Paparan Senarai Nama Guru dan staf yang memerlukan pengemaskinian akan
dipaparkan.

5
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(f)

Pilih Nama Pembantu Tadbir yang ingin dilantik sebagai Pegawai Daftar
Keberadaan Sekolah dan klik Nama Pembantu Tadbir tersebut.

(g)

Paparan Maklumat Peribadi Pembantu Tadbir tersebut.

(h)

Klik kotak pada Dilantik Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah di bahagian

bawah untuk melantik Pembantu Tadbir tersebut sebagai Pegawai Daftar
Keberadaan Sekolah.

(i)

Seterusnya klik Kemaskini Maklumat Peribadi.

(j)

Pembantu Tadbir secara rasminya telah dilantik sebagai Pegawai Daftar

Keberadaan Sekolah.

6
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

4.0

Peranan Pembantu Tadbir (Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah).

(a)

Paparan akan ke Skrin Menu Capaian untuk kegunaan Pegawai Daftar

Keberadaan Sekolah dengan paparan nama, no kad pengenalan pengguna,
jawatan, bahagian/jabatan, sektor dan peranan pegawai.

(b)

Klik pada peranan Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah dan paparan akan ke
skrin utama Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah.

4.1
(a)

(b)

Mendaftar Maklumat Keberadaan Guru.

Klik Keberadaan Guru pada menu.

Klik pada Daftar Keberadaan.

7
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c)

Paparan permulaan proses Daftar Keberadaan Guru akan dapat dilihat seperti
di bawah.

(d)

Buat pilihan Nama Guru yang tidak berada di sekolah.

(e)

Buat pilihan Sebab Tidak Keberadaan.

8
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(f)

Buat pilihan Tarikh Bermula.

(g)

Buat pilihan Tarikh Sehingga.

(h)

Buat catatan di ruang Catatan.

9
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(i)

Setelah semuanya lengkap, klik butang HANTAR.

(j)

Setelah klik butang HANTAR, maklumat guru yang Tidak Berada di sekolah
akan dipaparkan seperti di bawah.
Analisis Keberadaan Guru
Sekolah.

Senarai Nama Guru Tidak

Berada.

10
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

4.2

Mengesahkan Maklumat Yang Telah Didaftar.

Info Penting;
Maklumat keberadaan guru perlu disahkan oleh Pembantu Tadbir yang dilantik sebagai
Pegawai Daftar Keberadaan Sekolah setelah didaftarkan.
(a)

4.3

Klik butang SAHKAN KEBERADAAN UNTUK HARI INI.

Penetapan Tarikh Cuti Peringkat Sekolah.

Info Penting;
Penetapan Tarikh Cuti hanya boleh didaftarkan setelah mendapat kelulusan KPM,
JPN atau PPD yang melibatkan Cuti Peristiwa, Cuti Ganti dan Cuti Bencana.
Manakala Cuti Penggal, Cuti Umum dan Cuti Negeri dijana secara automatik
oleh sistem.
(a)

Klik menu Cuti Sekolah.

11
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(b)

Klik butang Tambah Cuti.

(c)

Pilih Tarikh Cuti Mula.

(d)

Pilih Tarikh Cuti Akhir.

12
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(e)

Pilih Sebab Cuti.

(f)

Masukkan maklumat Keterangan bagi menjelaskan maksud cuti tersebut.

13
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(g)

Setelah selesai, klik butang SIMPAN.

(h)

Paparan Jadual Senarai Cuti Sekolah.

14
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

4.4

Penetapan Tarikh Sekolah Ganti.

(a)

Klik menu Sekolah Ganti.

(b)

Klik butang Tambah.

15
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c)

Pilih Tarikh Sekolah Ganti.

(d)

Masukkan maklumat Keterangan.

16
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(e)

Setelah selesai klik butang SIMPAN.

(f)

Paparan Jadual Senarai Sekolah Ganti.

Info Penting;
a) Pemilihan tarikh, hari, bulan dan tahun adalah penting dalam pengisian
keberadaan guru. Oleh itu, Pembantu Tadbir perlu memastikan pemilihan
tarikh, hari, bulan dan tahun yang betul dalam pengisian.
b) Pembantu Tadbir tidak perlu memilih sesi persekolahan. Sesi persekolahan
guru-guru akan dijana secara automatik.

17
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

5.0

Pengesahan Maklumat Keberadaan Oleh Pengetua / Guru Besar /

Penolong Kanan Pentadbiran.

5.1

Pengesahan Maklumat Keberadaan Guru.

Info Penting;
Proses Pengesahan Maklumat Keberadaan Guru hanya boleh dilakukan oleh Pengetua / Guru
Besar / Penolong Kanan Pentadbiran / Semua Penolong Kanan berdasarkan arahan
menjalankan tugas setelah Pembantu tadbir yang dilantik sebagai Pegawai Daftar Keberadaan
Sekolah melakukan proses mendaftar dan mengesahkan maklumat keberadaan guru.

(a)

Paparan akan ke Skrin Menu Capaian untuk kegunaan Pengetua / Guru Besar
dengan paparan nama, no kad pengenalan pengguna, jawatan dan kod sekolah.

(b)

Klik butang Keberadaan Guru pada menu di sebelah kiri.

18
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c)

Paparan Pengesah Keberadaan Guru akan dapat dilihat. Klik pada Pengesah
Keberadaan Guru.

(d)

Klik butang YA pada PENGESAH PENGETUA / GURU BESAR untuk mengesahkan

maklumat Keberadaan Guru yang didaftar oleh Pembantu Tadbir (Pegawai
Daftar Keberadaan).

(e)

Kemudian Klik butang SAHKAN KEBERADAAN UNTUK HARI INI.

19
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

6.0

Analisis Kehadiran Dan Keberadaan Guru.

(a)

Analisis Kehadiran dan Keberadaan Guru adalah bertujuan untuk memberi ruang
kepada pihak sekolah melihat analisis keseluruhan kehadiran dan keberadaan
mengikut harian dan bulanan.

(b)

Bagi melihat analisis ini, klik pada menu Senarai Keberadaan.

6.1

Analisis Tahunan.
(a)

Paparan Senarai Kehadiran dan Keberadaan Guru yang telah disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar bagi (*) pada tahun . (mengikut tahun semasa yang
dipilih).

(b)

Terdapat paparan jadual kehadiran dan keberadaan dalam sebulan bagi

Pentadbir Sekolah serta jadual Kehadiran dan Keberadaan Dalam Sebulan bagi
Guru.

20
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

6.2

Analisis Bulanan.
(a)

Bagi melihat analisis bulanan, klik pada Jumlah hari.

(b)

Paparan jadual Kehadiran dan Keberadaan Dalam Bulan XXXX 2015 Bagi
Pentadbir dan jadual Kehadiran dan Keberadaan Mengikut Bulan Bagi Guru.

21
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

6.3

Analisis Individu.
(a)

Bagi melihat analisis setiap guru, klik pada Senarai Nama Guru.

(b)

Paparan Senarai Kehadiran Individu akan dapat dilihat seperti di bawah.

22
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

7.0

Kemaskini Maklumat Keberadaan.

Info Penting;
Kemudahan butang

hanya digunakan sekiranya berlaku kesalahan dalam pengisian

data keberadaan guru. Klik butang

hanya untuk melakukan pembetulan pengisian.

(a)

Klik butang

untuk mengemaskini maklumat keberadaan guru.

(b)

Kemaskini maklumat guru yang tidak berada di sekolah. Kemudian klik butang
KEMASKINI.

23
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(c)

8.0

Kemudian Klik butang SAHKAN KEBERADAAN UNTUK HARI INI.

Menghapus Maklumat Keberadaan.

Info Penting;
Kemudahan butang

hanya digunakan sekiranya berlaku kesalahan dalam

pengisian data keberadaan guru terbabit. Klik butang

keberadaan.

(a)

Klik butang

hanya untuk hapuskan data

untuk menghapuskan data keberadaan guru yang salah.

24
mhah15

SUB MODUL KEBERADAAN GURU

(b)

Klik butang OK untuk menghapuskan data tersebut.

(c)

Data telah dihapuskan.

9.0

Meja Bantuan.

Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau memerlukan maklumat

lanjut berhubung perkara ini,
pihak sekolah boleh menghubungi pegawai di Kementerian ini
melalui talian berikut:
03-88849457
En. Muhammad Hafiz bin Ahmad Hanit
03-88849443
En. Mohd Fauzi Raveendran bin Abdullah
Unit ICT, Sektor Pentadbiran, Kewangan dan ICT
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian,
Aras 4, Blok E2, Parcel E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya Malaysia

25
mhah15