201

MANUAL DE
USUARIO DE
PROJECT
INTEGRANTES:
Alex Beltrn
Evelyn Vlez
Manuel Vivar
July Estupian
Beningno Alcivar

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
PROFESOR: ARTURO ORDOEZ
01/01/2015

MANUAL DE USUARIO PROJECT PROFESSIONAL 2010

INDICE
Contenido
INDICE........................................................................................................................ 2
2PROGRAMA PROJECT............................................................................................ 3
3. DEFINICIN DE MONEDA....................................................................................... 4
4. FASES DE UN PROYECTO..................................................................................... 6
5. ELEMENTOS DEL PROYECTO................................................................................6
1.

PROYECTO..................................................................................................... 6

2.

TAREA............................................................................................................ 6

6. PRINCIPALES CAMPOS DE LAS TAREAS................................................................7

7. UNIDADES DE MEDIDA.......................................................................................... 7
8. ESTADO DE PROYECTO........................................................................................ 7
9. CAMBIO DE VISTA................................................................................................. 7
10. PLANIFICACION................................................................................................... 8
11. PLANIFICACION MANUAL.................................................................................... 8
12. PLANIFICACION AUTOMATICA............................................................................9
13. VINCULACION ENTRE TAREAS...........................................................................10
14.CREACION DE FASES........................................................................................ 11
15. PREPARAR HITOS............................................................................................. 12
16. CUADRAR INFORMACION EN ESCALA DE TIEMPO............................................13
17. HOJA DE RECURSOS......................................................................................... 15
18. CREAR RECURSOS........................................................................................... 16
19. ASIGNACION DE LAS TAREAS Y LOS RECURSOS..............................................16
20. LINEA BASE....................................................................................................... 20
21. TAREA PERIODICA............................................................................................. 22
22. CREAR CALENDARIOS...................................................................................... 28
23. GLOSARIO........................................................................................................ 31

1.Iniciar Project Professional 2010

Para ingresar a Project profesional siga el siguiente proceso: Se hace click en Botn
inicio / luego click en todos los programas /click en Microsoft Office / y click en Microsoft
Project 2010

2PROGRAMA PROJECT
Es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado
por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes,
asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto
y analizar cargas de trabajo.
Una vez se hace click en Microsoft Project 2010, se abre directamente la ventana inicial
de Project Professional.

Se puede cambiar el calendario (das laboral, horarios, excepciones, unidades de

medida del tiempo de duracin, (meses, das, horas Etc.).

haga clic en archivo y luego clic en opciones, al dar clic en opciones al desplazarse a la
izquierda y se realicen los ajustes necesarios. Por ejemplo el cambio de moneda..(para
costos).

3. DEFINICIN DE MONEDA.
Para definir la moneda, damos clic en opciones de Project, mostrar y ubicamos
opciones de moneda para este proyecto, y cambiamos de euros a dlar o viceversa.
Podemos observar en la pantalla posterior.

Se puede ir hacia opciones de Project "barra de herramientas acceso rpido", y

personalizar todas las herramientas que necesitemos tener a la mano, a la vista
primaria, para no tener que buscarlas.

Una vez que hemos configurado las herramientas de la herramienta project, podemis
hacer una vista detallada para conocer las opciones generales o menus con que
trabajaremos entre estas vistas o sub menus tenemos las siguientes:

Archivo
Tarea
Recurso
Crear un informe
Proyecto
Vista
Formato
Vistas, tablas, tareas, gantt, barras.

4. FASES DE UN PROYECTO
1. Planificacin: Planifica y asigna recursos.
2. Seguimiento: Avance del proyecto y modificacin de la planificacin de ser
necesario.
3. Cierre: se completa el avance de las tareas.
5. ELEMENTOS DEL PROYECTO
1. PROYECTO
a. Planificacin de un conjunto de tareas.
b. Periodo de tiempo.
c. Asignacin de recursos.
d. Calendario laboral del proyecto.
e. Jornada laboral (defecto 8 horas) configurar.
2. TAREA
a. Actividad planificada de un proyecto.
b. Que tenemos que hacer en el proyecto.
c. Qu conjunto de actividades tenemos que realizar para tener una buena
planificacin.
3. RECURSOS que se asigna a una tarea
a. Persona.
b. Material.
c. Costo.

6. PRINCIPALES CAMPOS DE LAS TAREAS

-

COMIENZO: Fecha de comienzo de una tarea.

FIN: Fecha de fin de una tarea.
DURACION: Tiempo que transcurre entre comienzo y fin.
TRABAJO: Tiempo que los recursos se invierten en una tarea.
UNIDADES: % de la jornada laboral que un recurso dedica a una tarea.
COSTO: Costo de una tarea, recurso o proyecto.

7. UNIDADES DE MEDIDA
-

M = minutos
H = horas
D = das
S = semanas
Ms = meses

Por defecto Project tiene como das no laborable los sbados y Domingos.
8. ESTADO DE PROYECTO
-

PREVISTO: Que dije? Duracin - Costo

ACTUAL: Qu digo? Duracin - Costo
REAL: Que realmente digo? Duracin Costo
VARIACION: Que he cambiado? Duracin Costo

9. CAMBIO DE VISTA
Normalmente para elaborar el proyecto, se debe cambiar entre vistas para el efecto de
la revisin, para ver la ruta critica, para asignacin de recursos, informes etc. Nos
situamos en la opcin VISTA, en el icono diagrama de Gantt y se escoge la opcin.

10. PLANIFICACION
Para comenzar a realizar un proyecto, el programa Project permite determina dos tipos
de planificacin: manual o automtica. En la pantalla, se puede visualizar las diferentes
tareas en donde una de ellas son manuales con el icono
refleja el icono

y cuando es automtica se

11. PLANIFICACION MANUAL

La planificacin manual se trata de ingresar como su nombre lo indica manualmente los
datos de comienzo y fin (fechas) al igual que el nombre de la tarea y duracin. Para
poder determinar el tipo de planificacin se puede dar click en la parte inferior izquierda
donde dice: Nuevas tareas: Programada Manualmente o tambin al ingresar la tarea
se puede dar click en la celda de la columna Modo de Tarea y se escoge la deseada.
Se abre una ventana en blanco, empezamos a digitar los nombres de las tareas, sub
tareas, y le asignamos la duracin en das, horas, semanas etc. que corresponda.
Despus digitamos las fechas iniciales y automticamente se

Podemos observar las tareas y sub tareas ya creadas en el siguiente cuadro, podemos
ver el grafico de barras, con los tiempos asignados por tareas, para una visualizacin
de las mismas, y correcta descripcin de los tiempos y posteriormente de los recursos
que se podran ocupar por los ejecutores de las tareas de un proyecto determinado.

12. PLANIFICACION AUTOMATICA

La planificacin automtica se refiere que al momento de ingresar manualmente los
datos de Nombre de Tarea y de Duracin, automticamente se va a calcular la fecha de
comienzo y fin basado en el tiempo de duracin de la tarea.

13. VINCULACION ENTRE TAREAS

Vinculacin entre tareas es una herramienta que nos permite unir una tarea con otra y
de esa manera mostrar la totalidad de das en la cual va a durar la tarea. Para ello,

seleccionamos las tareas y damos click en la barra en el icono de

tareas seleccionadas.

Vincula las

Y automticamente se muestran tareas predecesoras, es decir, en cuanto termine una

tarea comenzara la otra. Adicionalmente, se muestra en el Diagrama de Gantt una
tarea seguida de la otra.

14. CREACION DE FASES

Creacin de fases nos permite crear subtareas de las tareas principales. Para ello, se
requiere seleccionar la celda que se requiere como subtarea y dar click en la barra el
icono de
Aplica sangra a la tarea. Asi mismo, si se requiere deshacer la sangria
simplemente se la quita y la subtarea quedara como tare principal nuevamente.

15. PREPARAR HITOS

Los hitos nos permiten determinar cul es la fecha de finalizacin de la tarea. Para
determinar el hito se deber dar clic en la barra en el icono de
Insertar un Hito;
y automticamente en el Diagrama de Gantt se refleja un icono con la fecha de
terminacin
.

16. CUADRAR INFORMACION EN ESCALA DE TIEMPO

Otra manera de visualizar el proyecto a parte del Diagrama de Gantt, es con la Escala
de Tiempo. Para mostrarla se requiere seleccionar todas las tareas y dar click en el
icono
y automticamente se mostrara las tareas con sus respectivas fechas de
duracin.

Inclusive, se le puede dar formato de colores a la escala de tiempo para poder llevar un
mejor control de las mismas.

17. HOJA DE RECURSOS

La hoja de recursos nos permite determinar la cantidad de recursos necesarios para el
proyecto con sus respectivos costos y capacidad de los mismos. Para poder insertar

una hoja de recursos se debe dar click en el icono Diagrama de Gantt y

posteriormente en la opcin Hoja de Recursos.

18. CREAR RECURSOS

Para crear recursos se requiere dar el nombre del recursos y posteriormente se
mostrara las dems celdas llenas en donde se deber modificar la capacidad mxima
del recurso as como la tasa estndar con hora de cada recurso, la tasa de horas extras
y el costo unitario del mismo.

19. ASIGNACION DE LAS TAREAS Y LOS RECURSOS

Una vez creado los recursos, para poder asignar estos recursos las tareas se puede
hacer de dos formas:
Se puede dar click derecho a la tarea y seleccionar la opcin Asginar Recursos
donde posteriormente se proceder a escoger el recurso necesario para cada
tarea y se da click en el botn Asignar.

Otra forma de asignar los recursos es dentro de la hoja de tareas se la click en

las celdas de las columnas de Nombre de los Recursos donde se mostraran
los recursos creados y simplemente se seleccionan.

Una vez asignados los recursos a las tareas, se visualizan en el Diagrama de Gantt los
recursos creados posteriormente.

Otra forma de ver de manera detallada cada tarea es en el Formulario de Tareas

dando click en la pestaa de Vista en la opcin Otras Vistas. Aqu se muestra cada
tarea con su tiempo de duracin y su recurso asignado.

Si se requiere colocar una nota a una tarea, se debe dar click derecho a la tarea en la
opcin Informacin y en la pestaa Notas.

20. LINEA BASE

Una lnea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia
para examinar la evolucin de lo planificado versus lo realmente ejecutado.
Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un
plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto.
Una vez que el proyecto est en marcha, puede escribir informacin real y compararla
con la lnea de base.

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Si va a definir una lnea de base para tareas especficas, seleccione las tareas,
incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de lnea
de base. (Si va a definir una lnea de base para todo el proyecto, omita este paso), En
el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Establecer
lnea de base. Haga clic en Establecer lnea de base y, a continuacin, seleccione la
lnea de base que desea definir. En Para, siga uno de estos procedimientos: Para
definir la lnea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto
completo. Para definir la lnea de base slo para las tareas que ha seleccionado en la
vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

21. TAREA PERIODICA

Para crear una tarea repetitiva se dirige a la pestana TAREA, se escoge la opcin
"TAREA PERIODICA", y se procede a dar formato: (nombre, patrn de repeticin, cada
que tiempo se repite la tarea, cuando empieza y cuando termina, incluso la duracin de
la tarea, que podra ser reuniones diarias, semanales o mensuales, en das o en horas

segn se necesite, estas tareas pueden ser modificadas a medida que transcurre el
tiempo.

Para crear una tarea repetitiva se dirige a la pestana TAREA, se escoge la opcin
"TAREA PERIODICA", y se procede a dar formato: (nombre, patrn de repeticin, cada
que tiempo se repite la tarea, cuando empieza y cuando termina, incluso la duracin de
la tarea, que podra ser reuniones diarias, semanales o mensuales, en das o en horas
segn se necesite, estas tareas pueden ser modificadas a medida que transcurre el
tiempo.

Incluso se puede direccionar la tarea para que se efectu en un da determinado a la

semana, por ejemplo los das lunes, y cada dos o tres semanas, en la opcin semanal
o mensual incluso anual si es un proyecto plazo de accin largo.

el hito se cambia la vinculacin para que este sola, se le da sangra, y se cambia la

vinculacin a una anterior a todas las anteriores de su propia tarea principal fin
comienzo
Ruta Critica
Ruta crtica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la
mayor duracin entre ellos, determinando el tiempo ms corto en el que es posible
completar el proyecto. La duracin de la ruta crtica determina la duracin del proyecto
entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crtica afecta a la fecha de trmino
planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crtica.
Para visualizar la ruta critica cambiamos a la vista de Gantt de Seguimiento,
visualizaremos entonces las tareas en color rojo, lo que significa que cualquier atraso
en cualquier tarea, nos atrasara todo el proyecto.

Luego de instalar el asistente de diagramas de gantt se cambia el color de las tareas

criticas, y el usuario tiene claro cules son las tareas criticas del proyecto, y esto le da
una idea clara de que tareas se les debe dar el protagonismo necesario, para asegurar
de esta forma el proyecto.

Se puede editar la forma de visualizar los informes y las tablas como podemos apreciar
en la siguiente pantalla, una forma nueva de visualizar las tareas con sus inicios y su
fin.

Una vez que tenemos claro las tareas podemos visualizar un informe detallado la ruta
es: proyecto, informacin del proyecto, estadsticas, y podemos apreciar el informe, tal
y como se muestra en la siguiente diapositiva.
En el informe se puede apreciar la tarea, el tiempo estimado de duracin del proyecto
en total la fecha de inicio y la de fin, la duracin y el costo total del proyecto.

22. CREAR CALENDARIOS.

Cambiar el tiempo de trabajo: desde ac podemos crear un calendario de trabajo para

el proyecto actual guardarlo y publicarlo en Project server. Si desea cambiar el
tiempo de trabajo creando un calendario nuevo o establecer uno creado previamente
haga click en el icono cambiar tiempo de trabajo.

En el calendario se puede crear un calendario con un horario predeterminado, o se

puede editar uno, crearlo a las necesidades del trabajo, empresa o proyecto, se puede
editar los das de la semana hbiles, los horarios de fin de semana, y hasta se pueden
crear excepciones para los das festivos o los das no contados como laborales en el
proyecto.

Diagrama uso de recursos, para acceder a la vista de recursos del proyecto.

23. GLOSARIO.

Men: es una serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar determinada
tarea.

Submen: es una serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar
determinada tarea. En el siguiente ejemplo grafico mostramos el submen cinta de
opciones correspondiente al men pestaa proyecto.

Proyecto: Conjunto de actividades para lograr un fin especifico.

Hitos: Actividades importantes

Guardar: Funcin y accin de almacenar datos en archivos. Cualquier aplicacin en

donde el usuario pueda crear documentos (imgenes, videos, modelos, documentos de
texto, etc.), se permite guardar el resultado final en uno o ms archivos.

Guardar Como: Define el nombre y la ubicacin en donde estar el archivo.

Abrir: Comando habitual en la mayora de los programas. Con esta funcin se accede
a un directorio, un archivo o un grupo de estos con el fin de ejecutarlos en dicho
programa.

Cerrar: En sistemas de ventanas, opcin o botn que poseen las ventanas para
hacerlas desaparecer, finalizando el programa o documento que se encuentra en
ejecucin dentro de ellas.

Informacin: conjunto de datos que estn organizados y que tienen un significado.

Dependencias Proposicin
Tarea: Es una actividad que realizaras en tu proyecto al cual le adjuntas un da de
inicia y in da de fin, ello te calcula el tiempo que durara esta, adicionalmente puedes

asignarles recursos a esa tarea, tanto recursos humanos como recursos materiales a
estos recursos se les asigna un costo, entonces tendras una tarea con recursos,
tiempo y costo.

Pegar: Pega el contenido del portapapeles.

Cortar: Corta la seleccin y la pega en portapapeles.

Copiar: Copia la seleccin y la coloca en el portapapeles.

Copiar formato: Copia el formato de una ubicacin y lo aplica a otra.

Fuente: Cambia la fuente.

Negrita: Aplica el formato de negrita al texto seleccionado.

Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto seleccionado.

Subrayado: Subraya el texto seleccionado.

Color de fondo: Colorea el fondo del elemento seleccionado.

Color de fuente: Cambia el color del texto.

0% Completado: Marca las tareas seleccionadas como completadas al 0%.

25% Completado: Marca las tareas seleccionadas como completadas al 25%.

50% Completado: Marca las tareas seleccionadas como completadas al 50%.

75% Completado: Marca las tareas seleccionadas como completadas al 75%.

100% Completado: Marca las tareas seleccionadas como completadas al 100%.

Anula la sangra de tarea: Anula la sangra de las tareas seleccionadas un nivel por
vez. Cuando anula la sangra de una tarea, se convierte en una tarea de resumen de
toda la tarea directamente a continuacin de ella en un nivel inferior en la lista de
tareas.

Aplica Sangra a la tarea: Aplica Sangra a las tareas seleccionadas, un nivel cada
vez. Cuando aplica sangra a una tarea, se convierte en una sub tarea de la tarea
precedente ms cercana en un nivel ms elevado de la lista de tareas.

Dividir Tarea: Divide una tarea en dos partes distintas. Coloque el puntero en la barra
de tareas donde desea realizar la divisin y luego arrastra la barra de tareas para
dividirla.

Vincular Tareas: Vincula las tareas seleccionadas de una manera que una tarea no
pueda comenzar antes de que otra termine. Tambin se puede vincular tareas de otra
forma, como por ejemplo mediante vnculos de comienzo a comienzo, en los cuales
dos tareas deben comenzar al mismo tiempo.

Desvincular tareas: Quita el vinculo entre las tareas seleccionadas.

Actualizar segn programacin: Marca las tareas seleccionadas para que estn
segn lo programado. Establezca la fecha de estado en la ficha de Proyecto para
controlar que fecha se usa en este clculo.

Respetar vnculos: Mueve las tareas seleccionadas para que las fechas estn
determinadas por cualquier dependencia de tareas que posean.

Activa y desactiva las tareas seleccionadas: Inactiva las tareas seleccionadas para
que ya no afecten a la programacin. Las Tareas continan en el proyecto pero no
afectan a la disponibilidad de los recursos ni a la que se programen otras tareas.

Programar manualmente: Actualiza las tareas seleccionadas para que se programen

manualmente y los valores que se escriben para el inicio, finalizacin y duracin se
actualicen.

Auto programar: Calcula automticamente los valores de inicio, finalizacin y duracin

para esta tarea de acuerdo con las dependencias, restricciones, calendario y otros
factores.

Inspeccionar: Muestra el inspector de tareas para ver los factores a la fecha de inicio
de la tarea y los mensajes de error o sugerencias para la tarea. Tambin se puede
utilizar el inspector para actualizar las tareas.

Mover: Mueve las tareas seleccionadas hacia adelante o hacia atrs en la

programacin del proyecto. Tambin puede mover la tarea al momento en que los
recursos estn disponibles para trabajar la tarea.

Modo de Programacin: Elige si las diferentes tareas se encuentran sin fechas o se

programan automticamente para comenzar en la fecha de inicio del proyecto o en la
fecha actual.

Insertar Tarea: Inserta una nueva tarea encima de la tarea seleccionada. Las nuevas
tareas se programan segn el modo de programacin.

Inserta una tarea de resumen: Inserta una tarea de resumen para ayudar a organizar
la lista de tareas. Si se seleccionan algunas tareas, se agrupan bajo la nueva tarea de
resumen creada.

Inserta un hito: Inserta una tarea hito para marcar un evento en el proyecto. Las
Tareas hitos son aquellas que tienen una duracin de cero das.

Administra entregas y dependencias: Agrega o actualiza cualquier entrega o

dependencia del proyecto para realizar un seguimiento de las dependencias entre
varios proyectos.
Informacin de la tarea: Muestra el cuadro de dialogo de informacin de tarea para la
tarea seleccionada. Puede actualizar aspectos de las tareas como por ejemplo las
asignaciones de recursos, las predecesoras y los campos personalizados.