Jakarta, 07 April 2016

Hal

: Penempatan posisi kontrol di Dept Akunting.

Sekedar menuangkan tulisan untuk meluruskan sesuatu yang terlihat kusut didalam
suatu alur kerjasama antar divisi di perusahaan ini, khususnya alur kontrol dalam
distribusi internal barang perusahaan.
A. INVENTORY CONTROL
Inventory control dapat ditempatkan di dua sisi, yaitu :
1. Sisi Operasional / produksi
Disini biasanya Inventory Control masuk ke dalam Divisi Operasional/produksi
atau Logistik, dan terlibat langsung didalam kegiatan transaksi bagian
operasional sehari-hari, baik itu data entry, filling dll sebatas qty barang.
2. Sisi Akunting biasa disebut Inventory Akunting.
Disini biasanya Inventory Control masuk ke dalam Divisi Akunting, dan TIDAK
terlibat langsung didalam kegiatan transaksi bagian operasional / logistik
sehari-hari, tetapi berfungsi mengontrol seluruh transaksi barang perusahaan
baik bunker, supplies, fix asset dengan sumber data dari seluruh bukti yang
ada dari departemen yang terlibat dalam arus transaksi barang. Dan akan
dilibatkan dilapangan pada saat terjadi Audit / Stokopname. (Bagian ini yang
ada di TRUST)
Disamping hal diatas Inventory Control di trust dilibatkan juga pada fungsi
kontrol pada :
- Kontrol Sertifikat Kapal
- Kontrol Premi
- Kontrol Asuransi
B. BUKTI TRANSAKSI
Bukti bukti transaksi barang ini harus ADA dan DILENGKAPI didalam setiap
transaksi barang, sebagai FASILITAS PENANGANAN BARANG, yaitu :
1. Permintaan Pembelian (FPP) Milik Dept. Peminta (GA dan Ops) dan Dept.
Purchasing
2. Pembelian (PO) Milik Dept. Purchasing
3. Surat Pengiriman Barang (DO) Milik Dept Logistik dan Dept. Operasional
4. Tanda Terima Barang (STTB) Milik Dept. Logistik dan Dept. Operasional
Dan bukti bukti ini dibuat oleh bagian pengadaan (GA) dan di distribusikan ke
masing-masing bagian yang terlibat. Tanpa tanda bukti bukti tersebut diatas maka
pelaksanaan transaksi bisa dikatakan TIDAK SAH, sebab tidak ada yang
bertanggungjawab didalam serah terima.
Bila dibutuhkan maka surat surat bukti tersebut diatas dapat ditambahkan dengan
:

5.
6.
7.
8.
9.

Surat Retur
Surat Penjualan Barang Bekas
Surat Pemusnahan Barang.
Surat Serah Terima Barang (Pergantian Penanggungjawab di kapal)
Berita Acara ( Untuk Kerusakan / Kehilangan )

Kepala Departemen sudah harus mengetahui dan melengkapi kebutuhan bukti

transaksi tersebut diatas sebagai bagian dari FUNGSI PENANGANAN BARANG. Sebab
Penanganan Barang tidak saja terjadi pada Perlakuan Kondisi Barang tetapi juga
pada Kelengkapan Dokumen barang tersebut. Sehingga keberadaan barang yang
ada di perusahaan / kapal memiliki dokumen yang sah, baik pada saat diterima,
digunakan dan keluar.
C. ALUR SURAT BUKTI
1. Alur Pengadaan Surat Bukti :

1.

Meminta
Bagian
GA
untuk dibuat Permintaan
Pembelian (FPP)

Dept. GA membuat
pengadaan Bukti
3.

4.

FPP diajukan ke bagian

Purchasing
untuk
dibuatkan PO

Dept. Purchasing /
Logistik
2.

Dept. Operasional

Hasil diserahkan ke GA dan diberikan

ke Logistik untuk diserahkan ke kapal

Kapal

Bagian
Operasional
/
kapal
membutuhkan
Surat
Bukti
sebagai
Fasilitas
Penanganan

2. Alur Penggunaan Surat Bukti :

1.

Meminta
Bagian
GA
untuk dibuat Permintaan
Pembelian (FPP)

Akunting / Inventory

4.

FPP diajukan ke bagian

Purchasing
untuk
dibuatkan PO

Dept. Purchasing

Tim Engineering / Tehnik

Dept. Operasional

Logistik

Supplier

3.

Hasil diserahkan ke GA dan diberikan

ke Logistik untuk diserahkan ke kapal

Kapal

2.

Bagian
Operasional
/
kapal
membutuhkan
Surat
Bukti
sebagai
Fasilitas
Penanganan