SISTEM RETENSI REKAM MEDIS

Masih banyak dan masih sering saya menerima pertanyaan berkaitan dengan retensi rekam medis,

"RS saya mau melakukan retensi, bagaimana mulainya?"

"di RS saya selama ini,sudah hampir 20 tahun sejak berdiri, belum pernah melakukan retensi dan
sekarang ruang filing sudah sangat penuh. Bagaimana prosedur retensi RM?"

dan sebagainya.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut menggambarkan bahwa pengertian dari retensi RM masih simpang siur,
bahkan kadang-kadang malah "salah kaprah". Masak sih, RS-nya selama ini belum pernah melakukan
retensi RM?
Untuk menjelaskan masalah retensi RM ini, berikut ini saya coba susun artikel singkat tentang sistem
retensi RM.
Setelah berkas rekam medis disimpan dan dijajarkan menurut sistem yang ditentukan, maka masalah
berikutnya yang perlu dipikirkan adalah masa penyimpanan berkas rekam medis tersebut, misalnya :
berapa lama berkas rekam medis harus disimpan ?

apakah semua berkas rekam medis diperlakukan sama masa penyimpanannya ?

bagaimana cara memusnahkan berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi ?

dan sebagainya.

Hal-hal yang dipertanyakan tersebut diatas adalah hal yang berkaitan dengan sistem retensi, penyusutan,
dan pemusnahan berkas rekam medis.
Retensi berarti menyimpan. Jadi sistem retensi adalah sistem yang mengatur jangka waktu
penyimpanan berkas rekam medis (bukan sistem yang mengatur tata cara pemusnahan rekam medis).
Permenkes
269/Menkes/Per/III/2008
dalam
bab
IV
pasal
8
mengatur
bahwa
:
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5
(lima) tahun tehitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan;

Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebgaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.

Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) hanya
disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut.

Dalam pasal 9 dinyatakan bahwa :

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.

Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan.

Secara umum, hingga saat ini profesi perekam medis masih menganut acuan umum yang menyatakan
bahwa berkas rekam medis disimpan minimal 5 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat (atau sejak
pasien meninggal dunia).
Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 disebutkan
pula mengenai jadwal retensi arsip (JRA) berkas rekam medis (lihat tabel dalam galeri yang terlampir
dalam posting ini).
Dari tabel JRA tersebut tampak ada pengertian yang perlu dipahami tentang berkas rekam medis aktif dan
inaktif. Demikian pula dengan masa retensi, dikenal ada 2 macam yaitu masa retensi aktif dan masa
retensi inaktif.
Angka-angka yang tercantum dalam tabel JRA tersebut merupakan angka acuan minimal. Jadi berkas
rekam medis boleh saja disimpan lebih lama dari angka dalam tabel asalkan ruang filing (baik aktif
maupun inaktif) masih cukup daya tampungnya.
Selain tabel JRA tersebut, rumah sakit juga bisa membuat kebijakan retensi sesuai dengan kebutuhan
rumah sakit tersebut. Rumah sakit pendidikan umumnya akan meretensi (menyimpan) berkas rekam
medisnya lebih lama, baik yang aktif maupun inaktif.
Berkas rekam medis kasus hukum (medikolegal), misalnya kasus pembunuhan; penganiayaan;
pemerkosaan; pengguguran kandungan, harus diretensi minimal 20 tahun sebagai berkas aktif.
Kasus-kasus tertentu yang dianggap sangat bernilai, misalnya kasus HIV/AIDS; operasi pemisahan
kembar siam; operasi penyesuaian organ kelamin (gender reassigment); SARS; flu burung; dan
sebagainya, umumnya akan disimpan selamanya karena memiliki nilai keilmuan kedokteran yang masih
terus berkembang. Berkas-berkas rekam medis seperti ini tidak dimusnahkan dan akan terus diretensi,
atau disebut juga diabadikan.
Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih digunakan untuk pelayanan pasien yang
bersangkutan. Berkas rekam medis inaktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi

untuk pelayanan pasien yang bersangkutan selama masa yang tercantum dalam tabel JRA diatas atau
lebih dari itu.
Misalnya, untuk pasien gangguan jiwa dengan pelayanan rawat jalan (RJ) berkas rekam medisnya akan
tetap disimpan di ruang filing sebagai berkas aktif sampai 10 tahun sejak terakhir digunakan untuk
pelayanan. Jadi jika pasien gangguan jiwa tersebut datang berobat jalan terakhir tahun 2000 dan tidak
pernah datang lagi (atau meninggal dunia) sampai tahun 2010, maka berkasnya sudah memenuhi masa
retensi sebagai berkas aktif dan dapat dipindahkan ke tempat penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
Berkas pasien ini akan disimpan di ruang filinginaktif selama minimal 5 tahun (sesuai tabel JRA). Jika
sudah melewati penyimpanan minimal 5 tahun di ruang filinginaktif dan pasien tetap tidak pernah datang
lagi (atau memang sudah meninggal dunia) maka berkas pasien ini bisa disiapkan untuk dinilai dan
(mungkin) dimusnahkan (sistem penilaian dan pemusnahan berkas rekam medis akan dibahas kemudian).
Seandainya berkas rekam medis sudah menjadi inaktif dan sudah dipindahkan keruang filing inaktif lalu
pasien datang berobat lagi maka berkas rekam medis akan diambil kembali dan setelah digunakan untuk
pelayanan akan disimpan di ruang filing aktif lagi (lihat diagram dalam galeri yang terlampir dalam
posting ini).
Jadi, hasil dari proses retensi adalah tersimpannya berkas rekam medis aktif (di ruang filing aktif) dan
berkas rekam medis inaktif (di ruang filing inaktif) sesuai masa simpan yang telah ditentukan.
Nah, dari uraian diatas, mudah-mudahan tidak ada lagi pertanyaan yang menyebutkan bahwa "RS saya
selama ini belum pernah melaksanakan retensi." (mungkin yang dimaksud adalah "RS saya selama ini
belum pernah melaksanakan penyusutan.")
Silahkan
sampaikan
Semoga bermanfaat.

comment

disini

dan

kita

Sumber : http://ranocenter.weebly.com/blog-ranocenter/sistem-retensi-rekam-medis

diskusikan.