LAPORAN TAKING OWNERSHIP

(BREAKTROUGH 1)
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
PROYEK PERUBAHAN
PENYUSUNAN DAN REVIEW PROSEDUR
PELAKSANAAN KERJA UNTUK PENINGKATAN
EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN
LABORATORIUM

DISUSUN OLEH
AHMAT WAHYUDI, S.T., M.Si.
NIP. 19700516 200003 1 004

UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN

BADAN PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN
LINGKUNGAN HIDUP
KOTA BANDAR LAMPUNG
2016

LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN BREAKTHROUGH I (TAKING OWNERSHIP)

PROYEK PERUBAHAN

PENYUSUNAN DAN REVIEW PROSEDUR PELAKSANAAN

KERJA UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN
EFISIENSI PELAYANAN LABORATORIUM

Disusun Oleh :
AHMAT WAHYUDI, S.T., M.Si
NDH. 04

Telah disetujui tanggal :

April 2016
Di Badan Pendidikan dan Latihan Provinsi Lampung

MENTOR

REJAB, SE

COACH

MAHMUD YUNUS, SKM., MM

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadhirat Allah SWT, karena hanya dengan
perkenan-Nya laporan Pelaksanaan Breaktrough I Taking Ownership Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV yang diselenggarakan oleh Badan Kepegawaian, Kota
Bandar Lampung ini dapat diselesaikan. Naskah ini disusun untuk memenuhi salah satu
tahapan tugas yang harus diselesaikan oleh peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat
IVselama masa pelaksanaan Taking Ownership selama 5 (lima) hari, mulai tanggal 25
s/d 29 April 2016.
Berbagai hambatan dan kesulitan penulis temukan dalam menyelesaikan naskah
ini. Namun demikian berkat dorongan, bimbingan, petunjuk dan bantuan dari berbagai
pihak, akhirnya naskah laporan ini dapat diselesaikan.
Penulis menyadari bahwa naskah laporan ini masih jauh dari sempurna, baik
dari sisi substansi, metode maupun teknik penulisannya. Penulis berharap bahwa
sistematika penulisan dan hasil pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam naskah
laporan ini, dapat dijadikan sebagai bahan masukan dalam rangka penyempurnaan
pelaksanaan kegiatan Taking Ownership pada tahap berikutnya.
Ucapan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada Mentor, Coach
beserta, staf dan seluruh Stakeholder lainnya yang terkait dengan penyelesaian naskah
laporan ini, semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal . Amiin.

Bandar Lampung April 2016

Penulis,

AHMAT WAHYUDI, S.T., M.Si.

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ..

Daftar Isi

ii

A Pendahuluan 1
B Tujuan Taking Ownership... 2
C Tugas Tenaga Kediklatan 3
D Tugas Peserta Diklat 4
E Penutup. 4
LAMPIRAN
Lampiran I

: Kesepakatan Area Perubahan Peserta DiklatPim IV

Lampiran II : Formulir kegiatan Peserta Diklat Pada Tahap taking Ownership

Lampiran III : Dokumentasi Kegiatan

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

A PENDAHULUAN
Sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor 13 Tahun 2013 bahwa Diklat Kepemimpinan Tingkat IV di arahkan untuk
menghasilkan Pemimpin Perubahan, yaitu pemimpin yang berhasil membawa
perubahan pada unit organisasi (eselon IV) yang dipimpinnya. Selama pembelajaran
Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi, peserta Diklat telah dibekali dengan
kompetensi untuk mendiagnosa unit organisasi yang dimpimpinnya dan telah
menerapkan kompetensi tersebut selama proses pembelajaran pada Tahap Diagnosa
Kebutuhan Perubahan Organisasi tersebut. Hasilnya adalah identifikasi area dari
organisasi (scoping) yang akan diubah oleh peserta Diklat. Hasil identifikasi ini
tentunya masih bersifat sementara dan masih bersifat individual atau personal.
Untuk menjadi pemimpin perubahan, scoping tersebut perlu menjadi milik bersama
(taking ownership), agar mendapat dukungan dari berbagai pihak. Panduan pelaksanaan
Taking Ownership ini membantu peserta Diklat, mentor/atasan langsung peserta, dan
coach pembimbing dalam pelaksanaan Tahap Taking Ownership ini.
B
TUJUAN TAKING OWNERSHIP
Seperti nama tahapan ini yaitu Taking Ownership, tujuan utamanya adalah bagaimana
meningkatkan kepemilikan rencana perubahan yang akan dilaksanakan oleh peserta.
Pada Tahap Identifikasi Perubahan Organisasi, rencana perubahan tersebut tentunya
masih bersifat personal atau individual. Artinya, rencana perubahan tersebut adalah
keinginan dari peserta Diklat, yang mungkin baru dikomunikasikan dengan
widyaiswara/tenaga pengajar pada waktu pembelajaran di Tahap Identifikasi Kebutuhan
Organisasi.
Agar rencana proyek perubahan tersebut mendapat dukungan dari organisasi, maka
rencana proyek perubahan perlu dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh jajaran
organisasi. Inilah yang menjadi tujuan utama dari tahap Taking Ownership ini. Namun
secara spesifik tujuan taking ownership ini adalah:
1 Menetapkan area perubahan yang akan menjadi rencana proyek perubahan;
2 Memastikan bahwa rencana perubahan diterima/disetujui oleh mentor/atasan
C

langsung peserta Diklat

TUGAS TENAGA KEDIKLATAN

Untuk mencapai kedua tujuan di atas, peranan tenaga kediklatan dalam hal ini
coach/pembimbing dan mentor/atasan langsung peserta Diklat sangat menentukan.
Berikut ini adalah detail tugas masing-masing tenaga kediklatan tersebut:
1 Coach/Pembimbing
Dalam menjalankan tugasnya, Coach/Pembimbing melakukan pembimbingan
kepada peserta Diklat yang menjadi tanggungjawabnya secara jarak jauh
dengan menggunakan teknologi informasi (mailing list, telepon, sms,
facebook, whatssapp, dan lain-lain). Dalam pembimbingan tersebut,
Coach/Pembimbing:
a Memperkenalkan diri kepada peserta Diklat sebagai coach/pembimbing;
b Memastikan kemampuan peserta Diklat dalam mengaplikasikan esensi
c

setiap mata Diklat pada Tahap Identifikasi Perubahan Organisasi;

Memastikan peserta telah menetapkan area perubahan yang akan menjadi

rencana proyek perubahan;

Melakukan monitoring terhadap peserta dalam mengkomunikasikan

rencana proyek perubahannya kepada atasan langsungnya;

Melakukan monitoring terhgadap peserta dalam mengkomunikasi rencana

proyek perubahannya kepada stakeholder lainnya;

Melakukan monitoring terhadap peserta dalam mengkomunikasi rencana

proyek perubahannya kepada bawahannya;

Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai

kegiatan peserta Diklat selama tahap taking ownership;

Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai

progress penerimaan rencana proyek perubahan.

Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam
melaksanakan kegiatan-kegiatan selama tahap Taking Ownership.

Mentor/Atasan Langung
Berbeda dengan coach/pembimbing, mentor/atasan langsung melakukan
pembimbingan langsung dengan peserta Diklat di tempat kerja. Dalam
melaksanakan tugasnya selaku mentor, atasan langsung:
a Memberikan otorisasi kepada peserta untuk menyusun rencana proyek
b
c

perubahan;
Mempelajari dan mendalami rencana proyek perubahan peserta Diklat;
Memberi masukan penyempurnaan terhadap rencana proyek perubahan

peserta Diklat;
Memastikan rencana perubahan tersebut membantu peningkatan kinerja

organisasi;
Menjadi sumber inspirasi bagi peserta Diklat dalam membuat rencana

proyek perubahan;
Memonitor progress pelaksanaan tahap Taking Ownership;

Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam

melaksanakan kegiatan-kegiatan selama tahap Taking Ownership;

Menyetujui rencana proyek perubahan.

D TUGAS PESERTA DIKLAT

Untuk menjadi pemimpin perubahan di tingkat eselon IV, tugas utama peserta Diklat
adalah menentukan area perubahan. Berdasarkan area perubahan itu, peserta Diklat
membuat

rencana

perubahan

yang

menjadi

tujuannya,

kemudian

bergerak

mempengaruhi orang lain untuk mendukung rencana proyek perubahan tersebut.

Adapun detail tugas peserta Diklat adalah
1 Menetapkan area perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya;
2 Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang area perubahan;
3 Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang area perubahan;
4 Mempengaruhi atasan langsung untuk menerima area perubahan;
5 Mempengaruhi stakeholder langsung untuk menerima area perubahan;
6 Mempengaruhi bawahan untuk menerima area perubahan.
E
PENUTUP
Pemimpin perubahan perlu mengkomunikasikan rencana perubahan yang akan
dilakukan kepada seluruh stakeholder agar mendapat dukungan yang optimsl. Tahap
Taking Ownership ini merupakan tahap yang mewadahi peserta Diklat menerapkan
salah satu dari kompetensi pemimpoin perubahan. Untuk berhasil dalam tahap ini,
peserta dibantu oleh mentor/atasan langsung dan coach/pembimbing.
Semoga kehadiran Panduan Pelaksanaan Taking Ownership ini dapat membantu semua
pihak khususnya peserta Diklat, Coach/Pembimbing, Mentor/Atasan Langsung peserta
Diklat dalam melaksanakan Tahap Taking Ownrship ini.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran-Lampiran:
Lampiran 1: Formulir Kesepakan Area Perubahan

KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN

PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV

1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja

Tugas Pokok :
melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau teknis penunjang di bidang pengujian
parameter kualitas lingkungan hidup, pemeliharaan alat, sarana dan prasarana
laboratorium
Fungsi :
1) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi kebijakan teknis dibidang
pengujian parameter kualitas lingkungan hidup dan/atau kalibrasi
2) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pemeliharaan alat, sarana dan
prasarana laboratorium
3) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pengelolaan dan penyajian data
dan bank data kualitas lingkungan
4) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pembuatan bahan acuan
standar, sertifikasi dan bahan uji parameter kualitas lingkungan
5) Pelaksanaan kerjasama penelitian di bidang lingkungan
6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala BPPLH sesuai tugas pokok
dan fungsinya

2. Area Organisasi Yang Bermasalah

1) Sumber daya manusia
Kompetensi
personel

masih

kurang

karena

kurangnya

pelatihan/pengetahuan dasar personel sementara status kepegawaian honorer

menyulitkan untuk penugasan (DIKLAT) ke luar daerah
2) Tata Laksana
Prosedur pelaksanaan kerja belum lengkap dan yang sudah ada kurang
efektif dan efisien
3) Program kerja
Laboratorium belum terakreditasi menyebabkan ruang gerak pengembangan
program kerja pelayanan sangat terbatas
4) Organisasi
Fungsi organisasi terlalu luas tidak sebanding dengan kemampuan SDM
Struktur organisasi hanya mencakup kepala lab dan kepala TU, sementara
SNI/ISO-IEC 17025-2008 menghendaki adanya personel manajemen
berupa (manajer puncak, manajer teknis, manajer mutu dan manajer
administrasi
3. Area Organisasi Yang Menjadi Area Perubahan
Area

organisasi

bermasalah

yang

dipilih

sebagai

area

perubahan

dengan

mempertimbangkan faktor urgensi, seriousness, growth adalah Tata Laksana yaitu

penyusunan dan review terhadap prosedur pelaksanaan kerja agar lebih efisien dan
efektif.
Bandar Lampung, 28 April 2016.
PESERTA DIKLAT

ATASAN LANGSUNG
PESERTA DIKLAT

(AHMAT WAHYUDI, S.T., M.Si)

(REJAB, S.E.)

FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT

PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1.
2.

Nama Peserta
Instansi

3.

Rencana Area
Perubahan

No
.
1.

Hari/Tgl

2.

3.

4.

:
:

AHMAT WAHYUDI, S.T., M.Si.

Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidu (BPPLH) Ko
Lampung

Tata Laksana yaitu penyusunan dan review terhadap prosedure pe

kerja agar lebih efisien dan efektif. .
Kegiatan

Output

Senin
(25-04-2016)

Konsultasi kelompok
dengan coach

Pemantapan
pemahaman
area perubahan

Selasa
(26-04-2016)

1. Lapor ke mentor
tentang tugas
proyek perubahan
2. Studi pustaka
proyek perubahan
3. Menginfokan ke
staf tentang proyek
perubahan
4. Membuat drfat
kesepakatan
perubahan

Tersampaikanya
informasi
rencana proyek
perubahan

1. Studi pustaka
2. Meninstruksikan
kepada staf untuk
membuat undangan
rapat
3. Memperbaiki draft
kesepakatan
perubahan

Bahan/data
Undangan rapat

Rabu
(27-04-2016)

Kamis
(28-04-2016)

1. Mengajukan draft
kesepakatan
perubahan ke

Draft
kesepakatan
area perubahan

Perbaikan Draft

Persetujuan
area perubahan

Diinfokan ke
coach tgl

27-04-2016

Paraf
mentor

mentor
2. Studi pustaka
Data
5,

Jumat
(29-04-2016)

1. Rapat dengan staf

2. Studi pustaka

Diketahuinya
rencana proyek
perubahan oleh
staf
BANDAR LAMPUNG,

APRIL 2016

PESERTA DIKLATPIM TK IV

(AHMAT WAHYUDI, S.T., M.Si)

Lampiran III Dokumentasi Kegiatan

DOKUMENTASI KEGIATAN

Kegiatan Hari Senin 25 April 2016

(Konsultasi penyusunan area perubahan dengan coach Mahmud Yunus,
S.KM, M.M di Bandiklat Prov)

Kegiatan Hari Selasa 26 April 2016

(Lapor kepada mentor tentang rencana perubahan dan
menginformasikannya kepada staf, menginstruksikankepada staf untuk
membuat uandangan rapat, Studi pustaka dengan mendowload dan
membaca referensi tentang area perubahan di internet, membuat draft
kesepakatan area perubahan)

Kegiatan hari Rabu 27 April 2016

(Studi pustaka, menginstruksikan bawahan untuk membuat undangan
rapat, memperbaiki draft kesepakatan area perubahan)

Kegiatan hari Kamis 28 April 2016

(Membuat kesepakatan area perubahan dengan mentor, studi pustaka)

Kegiatan hari Jumat 29 April 2016

(Rapat dengan staf dengan salah satu agenda membahas rencana
perubahan, studi pustaka)