Criação de Um PMO - Escritório de Projetos

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos
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Gabrielle Fernandes de Souza gabrielle.fs@hotmail.com
MBA Gesto de Projetos em Engenharia e Arquitetura
Instituto de Ps-Graduao - IPOG
Goinia, GO, 15 de abril de 2015
Resumo
O presente artigo mostra a criao de um Project Management Office - PMO, ou em
portugus escritrio de gerenciamento de projetos, denominado Seo de Gesto de Projetos,
dentro de uma organizao verticalizada e sem fins lucrativos. Como estruturar atividades
para que um projeto seja entregue no tempo certo? De que maneira acompanhar o progresso
de execuo dessas atividades? A que ponto orientar a alta administrao nas tomadas de
decises? De que jeito minimizar as divergncias e repeties de execuo? As respostas
desses questionamentos motivaram a criao de um escritrio de projetos, consequentemente
o modo de funcionamento, os tipos e quais as funes de um PMO tornaram as premissas
para o estudo em questo. O Project Management Institute PMI expressa as melhores
prticas de gesto para projetos, somado com a literatura de diversos profissionais
certificados pelo prprio instituto, os artigos em sites especficos sobre o assunto, os
conceitos extrados e os modelos de documentos usados por eles e por grandes empresas nos
moldes de gesto por projetos possibilitou-se compor os processos de funcionamento da
Seo de Gesto de Projetos. A partir dessa pesquisa criou-se o Plano de Projeto, principal
documento que estruturou o PMO de acordo com as necessidades da organizao, definiu-se
a estrutura do organograma e estabeleceu-se a utilizao do dotProject como o aplicativo de
gerenciamento de projetos. Concluiu-se que retendo a gerencia de projetos num escritrio
central possvel planejar para extinguir aes provisrias, evitar retrabalho, favorecer a
distribuio da comunicao e ento prover informaes analticas alta administrao.
Palavras-chave: Escritrio de Projetos. PMO. DotProject. Organizao verticalizada.
1. Introduo
O Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos PMBOK - Quinta Edio
(2013:38) registra que um escritrio de gerenciamento de projetos (EGP, ou em ingls PMO)
uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governana relacionados a
projetos, e facilita o compartilhamento de recursos. O objetivo de criar-se um PMO se
converge nas seguintes funes primordiais: suporte administrativo; mtodos e padres;
consultoria e aconselhamento; treinamento e apoio aos gerentes de projetos.
Apresenta como objetivo orientar e dar suporte aos gerentes de projetos permitindo
empresa desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possvel.
Tambm conhecido por Escritrio de Gerenciamento de Projetos, Escritrio de
Gerenciamento de Programas ou Escritrio de Programas. Existem vrias
possibilidades de um project office se estabelecer numa empresa, por exemplo: pode
situar-se em um departamento prprio, ou ser representado por um grupo de pessoas
ISSN 2179-5568 Revista Especialize On-line IPOG - Goinia - Edio n 10 Vol. 01/2015 dez/2015
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em um departamento qualquer da empresa que esteja desenvolvendo projetos

especficos, ou ser representado por um ambiente em rede portal virtual para
apoiar equipes de projeto que estejam geograficamente dispersas. (DINSMORE,
2013:8)
Complementando com o entender de Craig Letavec (2013) Conforme as organizaes

amadurecem suas prticas de gerenciamento de projetos, para melhor alinhar o trabalho com
os objetivos estratgicos, o PMO tem muitas funes potenciais a desempenhar como
contribuinte do desenvolvimento desses tpicos importantes. As consideraes anteriores
convergem para a mesma linha de desenvolvimento de um Project Management Office
PMO. Agregando assim, a definio:
Escritrio de projetos um local central dentro da organizao, ou dentro de um
departamento cujo objetivo conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as
atividades de projetos. Ou seja, uma rea dentro do departamento, dentro da
empresa, ou dentro de um projeto isolado que responsvel por ser a excelncia e
buscar dentro dele todo suporte para o sucesso dos projetos. (VARGAS, 2007)
Diante das citaes de Vargas, Letavec e Disnsmore percebe-se ento a funcionalidade de um

PMO. Desse modo, cria-se um escritrio de projetos com as melhores prticas de
gerenciamento para o atual cenrio da organizao, com objetivo de que consequentemente
atingir o gerenciamento com maior qualidade, garantir a melhoria de seus resultados,
minimizar os riscos de erros e estar diretamente focado em atingir as estratgias da
instituio.
Nem sempre os objetivos de um PMO so conhecidos e bem definidos. H dvidas bsicas
sobre: o que significa? Quais suas funes? A quem os PMO se reportam? Essas dvidas
existem em todos os nveis da administrao desde o nvel executivo e at mesmo os que
esto na linha de operar um PMO. Srgio Kolachinski (2014) apresenta que Na prtica, a
rea responsvel pelas atividades gerenciais necessrias para que os projetos certos sejam
realizados com sucesso. Importante ressaltar que as atividades com metodologia em gesto
de projeto envolvem todas as reas da organizao, e os profissionais de um PMO devem ter a
capacidade de integrao e qualidades de bom inter-relacionamento, de trabalhar a expanso
de sua viso a novos horizontes, de ultrapassar barreiras e desafios. um articulador, no um
executor.
Seria radical estipular a metodologia, porm no presente artigo ser apresentado um
fluxograma considerado simples, e altamente acessvel a todos os profissionais da
organizao, incluindo a principal caracterstica de que h uma distncia geogrfica entre os
designados de um projeto e um misto intenso de integrantes de diversas reas e com isso
houve a necessidade de insero de um aplicativo de gerenciamento de projeto: o dotProject,
como ferramenta utilizado na intranet e acessvel ao gerente de projeto e sua equipe. Lee
Jordan (2008:5) define que o aplicativo de gerenciamento de projeto um termo intimidador
para um conceito simples: ficar de olho em todos os projetos utilizando um nico programa.
Este artigo demonstra a criao de um PMO escritrio de projeto baseado nas prticas do
PMBOK Guide (PMI, 2013), a qual inserida com procedimentos totalmente flexveis e
adaptveis para atender a necessidade da organizao com a premissa de que ele ser um
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escritrio de suporte para a organizao, cujos valores e competncias essenciais esto

concentrados na capacidade de mobilizar a organizao.
Para compreenso dos tipos existentes de escritrio de projeto, o PMI Project Management
Institute divulgou um relatrio: Pulso da Profisso do PMI: Estruturas de PMO, de grande
valia para entender o cenrio atual dos PMOs, bem como para profissionais a desenvolver
uma nova gerao de escritrios de projeto, o principal objetivo desse relatrio :
para formalizar funes e responsabilidades do PMO, entender como as
organizaes tiram vantagem dos PMOs hoje em dia e identificar boas prticas que
os profissionais podem aproveitar como base para desenvolver um PMO existente,
comear um novo PMO ou revitalizar um PMO j formado. Conquanto seja
provvel que nenhum PMO se encaixe perfeitamente nas estruturas descritas, as
prticas gerais descritas neste documento e apoiadas por pesquisas quantitativas
fornecem um excelente ponto de partida para entender os tipos de PMO que existem
atualmente e como estes PMOs criam valor. (PULSO DA PROFISSO DO PMI:
ESTRUTURAS DE PMO, 2013:2)
O relatrio serviu de guia para nortear as funes e responsabilidades de um PMO conforme

as necessidades da organizao verticalizada, a qual iniciou a insero de gesto de projetos
em sua estrutura funcional e operacional. Observou-se que h basicamente 05 (cinco) tipos
estruturas de um PMO, como descrito no relatrio do PMI:
PMO de Unidade Organizacional/PMO de Unidade de Negcios/PMO de
Diviso/PMO de Departamento: Fornece servios relativos a projetos para suportar
uma unidade de negcios ou diviso em uma organizao, inclusive dentre outras
coisas o gerenciamento de portflio, governana, suporte operacional a projetos e
utilizao de recursos humanos. PMO Especfico de Projeto/Escritrio do
Projeto/Escritrio do Programa: Fornece servios relativos a projetos como entidade
temporria estabelecida para suportar um projeto ou programa especfico. Pode
incluir suportar gerenciamento de dados, coordenao de governana e relatrios e
atividades administrativas para apoiar a equipe do projeto ou programa. Escritrio
de Suporte a Projeto/Servios/Controles ou PMO: Fornece servios de facilitao
para apoiar continuamente o gerenciamento do trabalho de projeto, programa ou
portflio em toda a organizao. Usa governana, processos, prticas e ferramentas
estabelecidas pela organizao e fornece apoio administrativo para a entrega do
trabalho do projeto, programa ou portflio dentro do seu domnio. PMO de
Empresa/Organizao/Estratgico/Corporativo/Portflio/Global: O nvel mais
levado de PMO nas organizaes que possuem um, este PMO frequentemente
responsvel pelo alinhamento do trabalho do projeto e programa estratgia
corporativa, estabelecendo e assegurando a governana adequada da empresa e
executando funes de planejamento de portflio para garantir o alinhamento com a
estratgia e a realizao dos benefcios. Centro de Excelncia/Centro de
competncias: Suporta o trabalho do projeto equipando a organizao com
metodologias, padres e ferramentas para possibilitar aos gerentes de projeto
entregar melhor os projetos. Aumenta a capacidade da organizao atravs de boas
prticas e de um ponto central de contato para os gerentes de projeto. (PULSO DA
PROFISSO DO PMI: ESTRUTURUAS DO PMO, 2013:6)
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Figura 1 Tipos de Estrutura de PMO

Fonte: Adaptado de Pulso da Profisso do PMI : Estruturas do PMO (2013)
2. Criao de um PMO
Baseando nos conhecimentos de melhores prticas para gesto de projetos, o PMBOK
Guide norteou a construo de um escritrio de projetos dentro de uma organizao
totalmente verticalizada. Este modelo de organizao apresentado genericamente conforme
a Figura 2.
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Presidente
Diretor
Gerente
Coordenador
Chefe
Figura 2 Exemplos de organogramas de uma genrica organizao com estrutura verticalizada
Fonte: Adaptado de http://www.escoladeredes.net/group/hierarquia-a-matrix-realmenteexistente/page/hierarquia-a-matrix-realmente-existente
Diante do proposto pelo PMI no que diz respeito aos tipos de estruturas de um PMO, o
escritrio criado assemelha-se com as caractersticas de um PMO tipo: Suporte de Projeto a
Projeto/ Servio/ Controles ou PMO, cuja principal funo suportar a estratgia da
organizao, fornecer informaes aos Gerentes de Projetos, que nem sempre so
especialistas na rea porm so designados para um projeto liderando uma equipe.
A caracterstica principal desse escritrio, nomeado como Seo de Gesto de Projetos, a
necessidade de um profissional com especializao/ MBA - Master in Business Administration
- portugus significa, mestre em administrao de empresas em Gesto de Projetos. Logo, a
responsabilidade desse especialista caracteriza-se principalmente em: criar as melhores
prticas de gesto de projetos conforme a estratgia da organizao, disseminar princpios de
projetos, utilizar um aplicativo para controle de todos os projetos estticos da organizao,
fornecer servios de facilitao para apoiar continuamente o gerenciamento do trabalho de
projeto, assessorar alta administrao quanto as tomadas de decises e entregar relatrios
mensais do andamento dos projetos.
Destacam-se as seguintes aes iniciais e delimitadas com a alta administrao para dar corpo
ao escritrio de projeto da organizao verticalizada:
Funes Primrias
Definir padres, metodologias e
processos.
Documentos Criados
Norma de Procedimento de
Ao NPA, documento que
rege a estrutura da
Ferramentas
Utilizadas
Disseminado no site
da organizao.
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organizao.
Gerenciamento da Entrega do
Plano de Projeto
Termo de Abertura
Declarao de Escopo
EAP
Lies Aprendidas
Priorizao de Gerenciamento
cronograma e escopo.
NPA
Apresentar relatrios semanais

Atualizar informaes sobre
Gesto de Projetos online.
Documentos modelos
editveis, disponveis
no site com link ao
escritrio de projeto da
organizao.
Aplicativo de
gerenciamento:
dotProject.
Lista de acompanhamento dos

Link no site da
projetos (check-list) e
organizao.
grficos.
Apoio da informtica
Publicar artigos, textos.
para publicar no site
da organizao.
Figura 3 Tabela das aes iniciais para criao do escritrio de projetos: Seo de Gesto de Projetos
Fonte: Dados produzidos pelo o autor (2015)
A ferramenta utilizada para a gesto dos projetos na organizao o aplicativo livre

dotProject.
O dotProject permite criar, monitorar e administrar seus projetos online. Ele fornece
ferramentas de gerenciamento de projeto de nvel corporativo que incluem uma
agenda de contatos, capacidade de notificao via e-mail e um sistema online para
criar e gerenciar projetos. O sistema criado, mantido e desenvolvido por
voluntrios que pode ser pessoas como voc e eu. O uso do dotProject gratuito. A
licena do software a GNU General Public License (GPL), o que significa que ele
um software livre fornecido como tal, sem garantias. A licena completa deve estar
disponvel na pasta onde sua instalao do dotProject se encontra. Voc pode
aprender mais sobre esse tipo de licena em http://www.gnu.org/licenses/glp.html.
(JORDAN, LEE 2008:7)
3. Estruturao de um PMO tipo Suporte de Projeto na Seo de Gesto de Projetos
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Como dito anteriormente a organizao aonde se inseriu o escritrio verticalizada e sem fins
lucrativos, logo toda nova insero de conhecimento deve ser aprovada pelo diretor. Para essa
finalidade criou-se o documento chamado de NPA Norma de Padronizao de Aes com a
finalidade de estabelecer procedimentos capazes de dar orientao ao desenvolvimento de
projetos, no intento de atender necessidades gerenciais e de superviso que no sejam
supridas por outras ferramentas da organizao, objetivando padronizar e racionalizar as
aes relativas ao gerenciamento de projetos no mbito da organizao; padronizar a
utilizao do dotProject como ferramenta gerencial; estabelecer os procedimentos e as
atribuies do escritrio de projeto denominado: Seo de Gesto de Projetos.
3.1 Relacionamento sistmico para gesto de projeto
Para cada projeto da organizao ser designado um colaborador na funo de chefe como
Gerente do Projeto e os outros colaboradores que possuem tarefas no projeto, inclusive o
gerente do projeto compor a Equipe do Projeto, a qual comunica-se de forma sistmica com
o Gerente do Projeto, com o Coordenador e Gerente da organizao, de forma a agilizar o
cumprimento das atividades relacionadas.
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DIRETOR
COORDENADOR
GERENTE
AUTORIDADE
SOBRE
CHEFE DA SEO DE
INFORMTICA
CHEFE DA SEO
DE PROJETOS
EQUIPE DE PROJETO
GERENTE DO
PROJETO
GERENTE
ADJUNTO
TRABALHADORES
DO PROJETO
Figura 4 Organograma do Escritrio de Projeto Seo de Gesto de Projetos

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O Chefe da Seo de Gesto de Projetos (CSGP) subordinado ao Gerente da organizao,

entretanto se relaciona de forma matricial com todos os setores da organizao. Logo, o
cumprimento da NPA de responsabilidade do Diretor, Coordenador e Gerente da
organizao tendo a presente instruo como observncia obrigatria no mbito da
organizao.
3.2 Definio de um projeto
Empreendimento nico, com incio e fim, que segue procedimentos, utiliza recursos humanos
e materiais, sendo conduzido por um gerente, visando atingir objetivos estabelecidos com o
melhor aproveitamento dos recursos. Seu objeto pode ser a implantao de um determinado
sistema ou equipamento, a realizao de uma operao de trabalho voluntrio, construo
civil, programa de segurana, entre outros.
3.2.1 Composio do PMO
a) Seo de Gesto de Projetos (SGP): Local onde so concentrados documentos e orientaes
de projetos.
b) Chefe da Seo de Gesto de Projetos (CSGP): O responsvel por administrar as aes
inerentes ao escritrio de projeto da organizao, orientar os Gerentes de Projeto quanto
coleta de dados, anlise, aprovao e criao dos projetos, supervisionar e manutenir o
ambiente dotProject com o apoio direto da Seo de Informtica. Logo, tem a vital funo de
assessorar os Gerentes de Projeto quanto ao ciclo de vida do Plano de Gerenciamento de um
Projeto especfico (Plano de Projeto). O chefe da Seo de Gesto de Projetos deve compor
todas as Equipes de Projetos como elemento facilitador dos processos de criao,
acompanhamento e concluso dos Planos de Projetos. Cabe ao chefe da SGP assessorar o
Coordenador e Gerente da organizao quanto ao andamento, bem como emitir alertas s
Equipes de Projetos sobre mudanas ou atrasos no monitoramento do aplicativo dotProject.
c) Equipe de Projeto (EP): Equipe responsvel deve elaborar, executar e encerrar um
determinado projeto. Deve ser composta por um Gerente do Projeto e tantos Gerentes
Adjuntos e Trabalhadores do Projeto quantos forem necessrios. O Gerente do Projeto deve
ser designado pelo Coordenador ou pelo Gerente da organizao. J os Gerentes Adjuntos e
Trabalhadores do Projeto podem ser definidos pelo prprio Gerente do Projeto. Os Gerentes
do Projeto devem ser designados no sistema dotProject como responsvel pelo projeto, os
Gerentes Adjuntos como task owner (dono da tarefa) para as tarefas relativas a seu projeto, e
os Trabalhadores do Projeto distribudos em cada tarefa como Usurios Designados. Todos
devem inserir Registros de Atividade de acordo com a funo descrita no Plano de Projeto,
conforme atividades para as quais devem ser designados.
d) Supervisor de Projeto (SP): O Supervisor de todos os Projetos da organizao deve ser o
Diretor, responsvel pela aprovao do Termo de Abertura, por acompanhar o andamento dos
projetos e atuar em todas as fases do ciclo de vida de um projeto, desde a criao, passando
pela superviso das aes, at a concluso do mesmo.
e) Gerente do Projeto (GP): E o Agente da Administrao designado como elemento
integrador de recursos, responsvel pela elaborao do Termo de Abertura, pela criao e
controle do plano de projeto, pela execuo, modificao, e encerramento de um projeto. No
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h necessidade de ser um especialista, pois deve ser orientado pelo Chefe da Seo de
Projetos, cuja especializao dever ser em Gesto de Projetos.
f) Gerente Adjunto (GA): Composto pelos demais colaboradores no cargo de chefia. Auxiliam
os Gerentes do Projeto atuando como chefe de outros setores necessrios execuo do
projeto.
g)Trabalhadores do Projeto: Composto pelos auxiliares e subordinados aos chefes designados
para compor uma Equipe de Projeto.
3.2.2 Definio do Escritrio de Projeto
Departamento centralizado e denominado para esta organizao, em questo, como Seo de
Gesto de Projetos SGP. Deve ser o responsvel pelo cadastro e controle dos usurios do
proposto software: dotProject, pela orientao de gerenciamento do projeto - sendo sugerido
como referncia bibliogrfica o uso do Guia Project Management Body of Knowledge
(PMBOK) - aos designados Gerentes de Projeto, e pela anlise dos resultados da gesto de
todos os projetos da organizao. Deve ser composto por 01 (um), desejvel, engenheiro com
ps-graduao em Gesto de Projetos, 01 tcnico de informtica, e 01 auxiliar de
administrao.
3.3 Criao do Plano do Projeto ou Plano de Gerenciamento do Projeto
Deve ser a principal referncia para execuo do projeto, o Plano do Projeto um conjunto de
documentos criado pelo GP com orientaes do chefe da SGP, contendo as aes necessrias
para definir, preparar, coordenar e integrar todas as tarefas que sero realizadas para alcanar
o objetivo do projeto.
Fazem parte desse Plano os seguintes documentos: o Termo de Abertura (TA), a Declarao
de Escopo (DE), a Estrutura Analtica do Projeto (EAP), e as Lies Aprendidas (LA).
Dependendo da complexidade de projetos o Chefe da SGP poder orientar o GP nos
procedimentos a mais para minimizar riscos de um projeto. Ser criada uma pasta fsica para
arquivamento de todos os documentos supracitados, e mantidos na Seo.
3.3.1 Termo de Abertura TA: Deve ser o primeiro documento criado pelo GP com a
orientao do Chefe da SGP, aps a concepo da necessidade de um projeto. Deve ser um
documento que formalmente autoriza um projeto. O prazo para criao do TA deve ser o mais
breve possvel, pois dessa ao depender a criao de todo o Plano do Projeto. O TA contm
requisitos iniciais para satisfazer s necessidades e expectativas do Diretor da organizao.
Alm disso, estabelece uma parceria entre a Equipe de Projeto e o Coordenador e gerente da
organizao. Conforme anexo A.
3.3.2 Declarao do Escopo DE: Documento criado pelo GP, aps a aprovao do TA, que
determina quais as tarefas que sero realizadas e quais as entregas a produzir. Essa subdiviso
auxiliar na apresentao das tarefas na EAP, quanto menores e mais detalhadas, mais fceis
de gerenciar sero. O prazo para elaborao da TA ser de at 30 dias teis, no caso de obra/
servio de engenharia poder ser prorrogado dependendo da complexidade do projeto, e para
esse setor a DE equivale a Especificao Tcnica junto com o Termo de Referncia.
Conforme anexo B.
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3.3.3 Estrutura Analtica do Projeto EAP: Documento criado pelo GP que dar uma viso
clara do projeto e das aes que o compe. Todas as tarefas devem ser representadas de
alguma forma na EAP e inserida no software sugerido dotProject pela Seo de Gesto de
Projetos. A EAP dar base para construo do cronograma e caso necessrio: estimativa de
custos, anlise de riscos, estrutura organizacional alm da coordenao de objetivos e
controle. Tratando-se de obras/ servios de engenharia a EAP equivale ao contedo do
cronograma fsico. Prazo para entrega ser concomitantemente com a DE, at 30 dias aps
elaborao do TA. Conforme anexo C.
3.3.4 Lies Aprendidas LA: Documento criado pelo GP que avalia erros e acertos nos
projetos, identifica o que pode ser evitado e o que dever ser feito melhor da prxima vez.
Prazo de entrega ser de 15 dias corridos a partir do encerramento do projeto. Conforme
anexo D.
3.4 Ciclo de Vida do Projeto
3.4.1 Concepo: Quando o Diretor, Coordenador, Gerente ou conforme as estratgias
definidas da organizao, verificar a necessidade de produzir um empreendimento nico e
com prazo de entrega estabelecido, ser designado um colaborador como gerente e esse cria o
TA, posteriormente deve ser encaminhado ao Chefe da SGP, que deve agendar uma reunio
com o Supervisor do Projeto para a aprovao. Aps aprovado o TA, o GP far o Plano do
Projeto conforme anexos B, C e D. O Chefe da Seo de Gesto de Projetos far a insero
dos dados no dotProject, com o status de Proposto.
3.4.2 Anlise pelo Conselho Geral da Organizao: Deve ser realizada uma reunio com os
integrantes do conselho para a avaliao da Declarao do Escopo e EAP, analisando a
viabilidade do mesmo, bem como suas atividades e correlaes (interdependncias). O
responsvel por apresentar o projeto deve ser o futuro Gerente do Projeto, designado no
Termo de Abertura.
3.4.3 Criao /Ativao: Aps a insero no sistema e, a partir da sua data de incio, o Projeto
passa a vigorar, mudando seu status para Execuo. Para os projetos similares, a Seo de
Gesto de Projetos deve comunicar, em momento oportuno, aos Stakeholders (as partes
interessadas/ envolvidos), o nome e a data de ativao do projeto, por meio de e-mail
Intranet.
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Figura 5 Imagem do aplicativo de gerenciamento de projetos dotProject

3.4.4 Execuo / Concluso: da responsabilidade do Gerente do Projeto manter o seu

projeto atualizado. A alta administrao estabelece um dia na semana, como obrigatrio, para
acesso ao sistema e atualizao do progresso das atividades no dotProject. Nesse dia devem
ser lanados os registros de atividades no campo Descrio. Caso no haja evoluo a
relatar para uma determinada atividade, deve ser lanado um registro de atividade da seguinte
forma: "Permanece Status Anterior". Ao ser concludo um projeto especfico, o mesmo recebe
o status de "Arquivado", dado pelo Administrador do Sistema.
Todos os Projetos concludos permanecem no sistema com o status de arquivado como forma
de manter uma memria das atividades desenvolvidas.
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INCIO
CONCEPO DA
NECESSIDADE DO
PROJETO
CRIA TERMO DE
ABERTURA
SGP
REUNIO INICIAL
REUNIO
COORDENADOR
E SUPERVISOR
APROVAO
DO TA
NO
SIM
PRAZO: AT 10 DIAS APS ENTREGA DO TA

GP
CRIA DECLARACAO
DE ESCOPO E EAP
PRAZO: 30 DIAS
ANLISE
CONSELHO.
AUTORIZA A
EXECUO DO
PROJETO
NO
PMO ADICIONA NO
DOT PROJECT
PRAZO: 02 DIAS
GP GERENCIA O
PROJETO
CONTROLA/
ALTERA
TAREFAS
ATUALIZA
STATUS DAS
TAREFAS
SIM
ENCERRA
TAREFAS
PRAZO: DE ACORDO COM

CRONOGRAMA BASEADO NA EAP
CRIA LIES
APRENDIDAS
PRAZO: 15 DIAS
ARQUIVAR NO DOT
PROJECT
FIM
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Figura 6 Fluxograma do Escritrio de Projeto Seo de Gesto de Projetos

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3.5 Atribuies e nveis de acesso ao aplicativo dotProject

3.5.1 Administrador do Sistema: o administrador do sistema dotProject o Chefe da Seo de
Gesto de Projetos e possui acesso tanto na manuteno do mesmo, como no
acompanhamento dos processos. o nico usurio autorizado insero, dos projetos
conforme EAP recebida do Gerente do Projeto, no aplicativo, alm de ser responsvel pela
coordenao das atividades e orientaes aos Gerentes de Projetos, para a criao do Plano de
Projeto (Plano de Gerenciamento de Projeto). Aps insero, comunica via e-mail ao GP que
enviou a EAP. Possui acesso irrestrito ao sistema.
3.5.1 Supervisor do Projeto: deve comunicar ao Administrador quando tarefas do Plano do
Projeto e/ou o Projeto for concludo por motivos que antecedem o trmino estipulado,
agregando informaes necessrias para adicionar s Lies Aprendidas. Possui todas as
mesmas autorizaes do sistema de administrador, porm no insere projetos.
3.5.2 Gerente de Projeto: o responsvel por elaborar o TA, DE e EAP entreg-los Seo de
Projetos para que sejam inseridos no aplicativo de gerenciamento, por atualizar o status das
tarefas do projeto, por encerrar o projeto, por acompanhar todas as aes referentes ao seu
projeto. Deve comunicar ao Supervisor quando uma atividade do Plano do Projeto for
concluda. Tem as mesmas autorizaes do Supervisor de Projeto, exceto a de apagar
atividades, criar ou apagar projetos. Caso julgue necessrio o cadastro de pessoa ainda no
inserida no sistema, deve solicit-lo diretamente ao Administrador do Sistema via e-mail.
Coordena e controla, junto aos Gerentes Adjuntos, a insero de atualizaes do progresso das
tarefas no dotProject.
3.5.3 Gerente Adjunto: Responsvel por gerenciar e executar atividades setoriais de um
determinado projeto. Est sistematicamente vinculado ao Gerente de Projeto, atuando sob
orientao e coordenao deste ltimo. Deve manter atualizadas as respectivas atividades no
dotProject, manter o GP informado sobre o desenvolvimento do Plano do Projeto. Tem as
mesmas autorizaes do Gerente de Projeto. Caso julgue necessrio o cadastro de pessoa
ainda no inserida no sistema, deve solicit-lo diretamente ao Gerente de Projeto.
3.5.4 Trabalhadores de Projeto: Responsvel por executar as atividades a ele designadas. Seu
nvel de acesso o mais restrito, podendo apenas visualizar projetos e atividades, e inserir
Registros de Atividades.
3.6 Operao do Aplicativo de Gerenciamento de Projetos
A solicitao para ter acesso ao dotProject pode ser feita via e-mail para o Administrador do
Sistema. Para a insero de um novo usurio no aplicativo so necessrias as seguintes
informaes: nome completo; funo, e-mail funcional; projeto que atuar; perfil desejado
(Gerente de Projeto, Gerente Adjunto, Trabalhador, Supervisor); Identificao do Gerente ou
Supervisor de Projeto solicitante. Aps a efetivao do cadastro, o usurio receber um e-mail
com informaes complementares e uma senha para acessar a ferramenta.
3.6.1 Criao de Projetos: Apenas o Administrador do Sistema e o Supervisor de Projeto
podero inserir, os dados recebidos do Gerente de Projetos, sendo assim criado um projeto no
aplicativo dotProject.
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3.6.2 Gerenciamento das Atividades: Cabem aos GP, GA e Trabalhadores de Projetos

atualizarem o status das atividades cadastradas. Aps a criao do Plano do Projeto, apenas o
Chefe da Seo de Gesto de Projeto pode inserir novas atividades. Em casos de alteraes,
essas devero ser documentadas e informadas Seo de Gesto de Projetos para padronizar
o processo de replanejamento das atividades de um projeto.
3.6.3 Anexar documentos: Os documentos criados do Plano de Projeto: TE, DE e EAP devem
ser assinados pelo Gerente do Projeto e Supervisor, e posteriormente adicionados no
dotProject, alimentando o banco de dados para oferecer como template para prximos
projeto.
Concluses
A criao de um PMO na organizao verticalizada e sem fins lucrativos a consequncia da
necessidade de modernizao da estrutura. A aceitao de elaborao de um Plano de Projeto
no foi imediata, porm com todo o incentivo da alta administrao e da disseminao de
benefcios por meio de um escritrio de projetos, os gerentes de projeto compreenderam seus
papis como integradores e lderes.
Provou-se que o escritrio no est criando um nvel extra de burocracia para preencher mais
formulrios, e sim um processo de melhoria na economicidade de recursos humanos,
materiais e tempo, pois se conseguiu estruturar atividades que antes eram lanadas sem uma
ordem cronolgica e/ou sem finalidade.
Como consequncia do processo de criao de documentos, das definies de conceitos e da
estruturao informatizada do escritrio, iniciou-se um conhecimento de gesto de projetos no
qual os colaboradores esto crescendo profissionalmente e agregando valores de uma
organizao mais madura. Percebeu-se a importncia do envolvimento da seo de
informtica em disponibilizar um colaborador para prosseguir dentro do escritrio, devido a
principal ferramenta de comunicao ser o aplicativo de gerenciamento de projetos o
dotProject.
Conclui-se que a partir do momento em que a organizao insere definies de projeto na sua
rotina, ela consegue enxergar os gargalos da organizao, logo inicia-se os processos de
mudanas, avaliaes e metanoia, facilitando assim os meios para atingir seu objetivo.
A partir de ento, concebeu-se a necessidade de entender melhor os processos pertinentes
organizao, por isso iniciou-se a implantao de gesto por processos com vistas a atender
alguns processos que outrora eram tratados como projetos por no haver conhecimento e
definies de gesto de projetos.
Referncias
DINSMORE, Paul Campbell. CAVALIERI, Adriane. Como se Tornar um Profissional em
Gerenciamento de Projetos: Livro - Base de Preparao para Certificao PMP
Project Management Professional. 4 ed., Rio de Janeiro: Qualitymark, 2013.
Dezembro/2015
18
ESCOLA
DE
REDES.
A
matriz
realmente
existe.
Disponvel
em
http://escoladeredes.net/group/hierarquia-a-matrix-realmente-existente/page/hierarquia-amatrix-realmente-existente. Acesso em 31 Mar 2015.
JORDAN, Lee. Gerenciamento de Projetos Com DotProject: Guia de Instalao,
Configurao, Customizao e Administrao do DotProject. So Paulo: Pearson, 2008.
KERZNER, Harold, PH.D. Gesto de Projetos As Melhores Prticas, 2 edio. So Paulo:
Bookman, 2006.
KOLACHINSKI, Srgio. Quais os desafios ao implantar um PMO na sua empresa.
Disponvel
em
http://corporate.canaltech.com.br/noticia/gestao/Quais-os-desafios-aoimplantar-um-PMO-na-sua-empresa/#ixzz3U6f7qbw5. Acesso 11 Mar 2015.
PMI, Um Guia do Conjunto de Conhecimento de Projetos Guia PMBOK, Quinta
Edio. 2013.
PMNETWORK, Crises na sade. Por dentro do PMO. Fevereiro de 2015 Volume 29
Nmero 2.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTO. PMIs Pulse of the Profession: Estruturas de
PMO. Disponvel em http://www.pmi.org/~/media/PDF/Knowledge%20Center/Portuguese/
pmo-frameworks-report.ashx. Acesso 11 Mar 2015.
RICARDO VARGAS. Urgncia Um fator Crtico no Planejamento do Projeto.
Disponvel em http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/pmopart1/. Acesso em 04 Abr
2015.
TECHOJE.
Implantao
de
PMO
como
Necessidade.
Disponvel
em
http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1122. Acesso 11 Mar 2015.
VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prtico do Plano de Projeto - Utilizando o Pmbok
Guide - 5 Ed. Livro Digital Epub, 2014.
VARGAS, Ricardo Viana. Planejamento em 140 Tweets. 1 Edio. Project Management
Institute, 2013.
Dezembro/2015
19
ANEXO A
ORGANIZAO VERTICALIZADA
SEO DE GESTO DE PROJETOS
TERMO DE ABERTURA N xx/ ANO
Projeto:
Descrever o nome do projeto
Elaborado em: Verso:

DD /MM/AAAA data
de elaborao pela seo/
empresa
1.
01
Supervisor
Preencher com fonte TimesNew Roman 12. Inserir o nome do supervisor do projeto, de todos os projetos da BAAN o SUBCMT, e quando o
projeto for referente a uma UAE ou UAER, o respectivo CMT ser o supervisor.
2.
Descrio
Descrever o que ser executado, aonde e qual a finalidade.
3.
Justificativa
Descrever o porqu de o projeto ser executado, o que o motiva e caso no seja atendido o que ocasionar.
Exemplo: instalao de cmaras de vdeo de vigilncia, devido aos constantes roubos dentro da rea de produo. Caso no sejam instaladas, a
segurana continuar vulnervel e permanecendo os roubos.
4.
Objetivo
Descrever o que a organizao pretende obter com o resultado do projeto.

Exemplo: Instalando as cmaras ser possvel monitorar os trabalhadores durante a produo, intimid-los para que os casos de roubos sejam
minimizados ao ponto de no haver mais ocorrncias.
5.
Cronograma
Estipular um cronograma bsico para as principais etapas do projeto. Incluir o perodo de criao da Declarao do Escopo, da EAP e outros
documentos necessrios, at a concluso do projeto.
Exemplo: o projeto ser realizado em 7meses, sendo 1 ms para planejamento. O planejamento ser realizado no ms de Abril de 2014 e o incio
efetivo das obras est previsto para 01 de Maio 2014, com termino estipulado em 31 de outubro 2014.
6.
Equipe do Projeto
Descrever nominalmente o Gerente de Projeto (suas principais atribuies e nvel de autoridade), os Trabalhadores do Projeto, e, se julgado
necessrio, de GA.
Dezembro/2015
20
Exemplo: O Gerente de Projeto ser o Japoca do Mar , e ter autonomia para tomar as decises inerentes ao projeto. Gerente Adjunto: Jos Talude
e os Trabalhadores do Projeto: Jos Tico Teco e Franu.
7.
Premissas
So fatores/ servios que, para fim de planejamento do projeto, sero indispensveis de acontecerem para que o projeto possa ser planejado. Caso
haja, deve-se mencion-los.
Exemplo: A confirmao das empresas participantes da exposio dever ser realizada com antecedncia de 15 dias antes da data de incio para
executar o croqui dos stands.
8.
Restries
So eventos que esto limitados a outros fatores.

Exemplo: A instalao do novo aplicativo nos computadores da seo de comunicao no poder exceder a data 31 de outubro 2014, pois ser
necessrio trein-los antes do feriado de 15 de novembro 2014.
9.
Estimativa de custo
Ser de preenchimento opcional.
10. Aprovao
Diretor da Organizao.
NOTA: Quaisquer alteraes neste documento devero

ser submetidas Seo de Gesto de Projetos para
alteraes no sistema dotProject.
ANEXO
B
CONCEPO
DE
Xxxxx
Gerente do Projeto
APROVADO POR
Xxxxx- Diretor da
DATA
DD/MM/AAAA
Organizao
DECLARAO DE ESCOPO N xx/ANO

Projeto:
Elaborado em:
DD /MM/AAAA data
de elaborao pela seo/
empresa
Verso:
01
Preencher com fonte Times New Roman 12. A declarao de escopo a especificao tcnica/ descrio passo a
passo dos servios e/ou tarefas que formam um projeto. Quanto mais bem detalhado o tipo de material, modo de
execuo e definio de responsvel mais fcil de atingir o objetivo ser. Exemplo:
Projeto: Festa de Sept`Day
Descrio:
Organizao da festa em comemorao aos 51 anos do Sept`Day . Ser realizado dentro da OM, no dia 15 de
Setembro as 17h, no Rancho dos Oficiais, para 150 pessoas.
1.
Criao de NS
Dever ser elaborado uma NS, a qual o Diretor dever aprovar. Aps aprovao dever distribui-la via e-mail
a todos.
A NS dever conter as diretrizes pertinentes ao horrio: 17h e traje: passeio.
2.
Decorao
O Refeitrio dever ser decorado conforme o Anexo A, que demonstra os pontos de decorao.
Dezembro/2015
21
Os tipos de flores sero: flores do campo, grberas, girassis e rosas amarelas, vermelhas, brancas e azuis.
Para presentear todas as mulheres, devero ser adquiridos orqudeas asiticas brancas, em chachinhos
ornamentados.
A empresa contratada dever fornecer e fazer a decorao com flores frescas e cores vivas., sendo rejeitada
e determinado a troca imediatamente.
A empresa dever iniciar a montagem na parte da manh 08h00, e a entrega dever ser feita at as 15h00.
3.
Convites
Para esse evento dever ser elaborado um convite impresso para convidar as autoridades da cidade, bem
como as personalidades de destaque nos setores de educao, e ser entregue na devida organizao em que
o convidado faz parte.
O convite dever ser elaborado pelo Esquadro de Comunicao e aprovado pelo Diretor.
Devero ser impressos 50 convites, todos em papel gramatura 170g/m impressos a laser e colorido, nas
dimenses 10x15cm horizontal, no ser necessrio a aquisio de envelopes, pois os mesmos j foram
confeccionados. Colocar o item RSPV at 02 dias antes do evento.

DATA
DD/MM/AAAA
APROVADO POR
ANEXO
C - Gerente do Projeto
Beltrano1
EAP ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO

Projeto: Descrever nome do projeto
ITEM
TAREFA
Elaborado em:
DURAO
(dias)
INCIO
TRMINO
/
GERENTE
ADJUNTO
Verso:
TRABALHADORES
DE PROJETO
Planejar as aes
05/01/2015
07/01/2015
Farias
Eder
1.1
Confeccionar NS
05/01/2015
05/01/2015
Farias
Eder
1.2
Aprovao NS pelo Diretor
06/01/2015
06/01/2015
Farias
Eder
1.3
Distribuir cpias
07/01/2015
07/01/2015
Adry
Lucia
Decorao
08/01/2015
23/01/2015
Beth
Dias
2.1
Convidar empresas de decorao
08/01/2015
09/01/2015
Beth
Dias
2.2
Contratar empresa
12/01/2015
12/01/2015
Beth
Dias
2.3
Acompanhar decorao
19/01/2015
19/01/2015
Beth
Dias
Convites
08/01/2015
16/01/2015
Caio
Del, Rico e Ives
Dezembro/2015
22
3.1
Confeco de convites
08/01/2015
12/01/2015
Caio
Del, Rico e Ives
3.1.1
Criao do convite
08/01/2015
09/01/2015
Caio
Del, Rico e Ives
3.1.2
Aprovao do Diretor
12/01/2015
12/01/2015
Caio
Del, Rico e Ives
3.2
Entrega de convites
13/01/2015
15/01/2015
Caio
Del, Rico e Ives
3.3
Confirmar presena
14/01/2015
16/01/2015
Caio
Del, Rico e Ives

APROVADO
ANEXO
D POR
Beltrano1 - Gerente do Projeto
DATA
DD/MM/AAAA
LIES APRENDIDAS LA
Projeto:
Elaborado em:
Verso:
01
Este documento serve para nortear o GP na insero de dados de Lies Aprendidas, durante a execuo de um projeto, para posterior insero
no DOT PROJECT, pela SGP.
Inserir na planilha dados das Lies Aprendidas. Exemplo:
Exemplo de EAP lanada no DOT PROJECT
Dezembro/2015
23
TAREFA
1.
1.
Planejar as aes
Decorao
3. Convites
ACERTOS
Dentro do prazo estipulado
As 03 empresas: Flor do
Norte, Floreswood e Jardim
Botnico, atenderam ao
convite de orar, e
entregarem dentro do prazo o
oramento. E a contratao
foi feita com a Flor do Norte
A empresa Imprimaqui,
entregou em tempo hbil e
em alta qualidade os
convites.

ERROS
SOLUES DADAS
Atraso na incio da
montagem da decorao
de 2h. Pois no foi
providenciado o
cadastro da empresa
para a agilizar a entrada
da empresa, gerando
atraso na finalizao da
entrega de 30min.
Devido as chuvas
intensas nem todos os
convites foram
entregues no prazo.
1.
2.
1.
Contato com o GP que ligou para a

portaria se responsabilizando pela
empresa.
O atraso minimizado pois a empresa
disponibilizou mais 03 funcionrios
para agilizar a montagem.
Contato via telefone e e-mail para

convidar.
APROVADO POR
Beltrano - Gerente do Projeto
Exemplo de EAP lanada no DOT PROJECT
DATA
DD/MM/AAAA

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em um departamento qualquer da empresa que esteja desenvolvendo projetos

Complementando com o entender de Craig Letavec (2013) Conforme as organizaes

Diante das citaes de Vargas, Letavec e Disnsmore percebe-se ento a funcionalidade de um

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

escritrio de suporte para a organizao, cujos valores e competncias essenciais esto

O relatrio serviu de guia para nortear as funes e responsabilidades de um PMO conforme

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Figura 1 Tipos de Estrutura de PMO

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Apresentar relatrios semanais

Lista de acompanhamento dos

A ferramenta utilizada para a gesto dos projetos na organizao o aplicativo livre

3. Estruturao de um PMO tipo Suporte de Projeto na Seo de Gesto de Projetos

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Figura 4 Organograma do Escritrio de Projeto Seo de Gesto de Projetos

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

O Chefe da Seo de Gesto de Projetos (CSGP) subordinado ao Gerente da organizao,

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

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Figura 5 Imagem do aplicativo de gerenciamento de projetos dotProject

3.4.4 Execuo / Concluso: da responsabilidade do Gerente do Projeto manter o seu

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PRAZO: AT 10 DIAS APS ENTREGA DO TA

PRAZO: DE ACORDO COM

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Figura 6 Fluxograma do Escritrio de Projeto Seo de Gesto de Projetos

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3.5 Atribuies e nveis de acesso ao aplicativo dotProject

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3.6.2 Gerenciamento das Atividades: Cabem aos GP, GA e Trabalhadores de Projetos

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Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Descrever o nome do projeto

Elaborado em: Verso:

Descrever o que ser executado, aonde e qual a finalidade.

Descrever o que a organizao pretende obter com o resultado do projeto.

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So eventos que esto limitados a outros fatores.

Ser de preenchimento opcional.

NOTA: Quaisquer alteraes neste documento devero

DECLARAO DE ESCOPO N xx/ANO

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

NOTA: Quaisquer alteraes neste documento devero

EAP ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO

Aprovao NS pelo Diretor

Convidar empresas de decorao

Del, Rico e Ives

Criao de um PMO - Escritrio de Projetos

Del, Rico e Ives

Del, Rico e Ives

Del, Rico e Ives

Del, Rico e Ives

Del, Rico e Ives

NOTA: Quaisquer alteraes neste documento devero

Descrever o nome do projeto

Exemplo de EAP lanada no DOT PROJECT

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