PROTOCOLO DE SERVICIO: DEFINICION, TIPOS: (ABIERTO Y CERRADO).

QUE ES PROTOCOLO?
El protocolo es el mismo en todas partes, el protocolo se aplica en los servicios
sobretodo en la restauracin y en la hotelera, ya que esta es la actividad de la
amabilidad, los trabajadrores, mosos, ayudante de mosos, maitr4es etc, deben de
conocer sobre el protocolo, en una mesa es evidente que se servira primero a los
jefes de familia, en una reunion de empresarios al presidente del directorio, en una
congreso se pasara preferentemente a quyien dirige la mesa de honor, es por esto
que el protocolo se exige siempre.
SERVICIO DE PROTOCOLO. ESQUEMA GENERAL Y FUNCIONES.
Cualquier Organismo, Entidad o Empresa, de una cierta magnitud, debera contar
con un servicio de protocolo para atender sus necesidades en cuanto a la
organizacin y desarrollo de actividades, eventos y cualquier otro tipo de
encuentro.
Un esquema bsico para un departamento de este tipo podra ser similar a este,
que ahora proponemos: Direccin General de Protocolo, del que dependen los
siguientes grupos: Asesores de Protocolo, Administrativos, Personal Auxiliar,
Relaciones Pblicas y Secretara.
La Direccin General de Protocolo ser la encargada de organizar la celebracin y
buen desarrollo de cualquier acto que se de en su empresa/organizacin, y cuenta
con la inestimable ayuda de los asesores de protocolo, que pueden hacerse cargo
de una determinada fase del acto, compartiendo responsabilidades con la Direccin
de Protocolo.
Los administrativos, sern encargados de la parte "numrica" en la organizacin de
eventos (cuestiones econmicas, presupuestos, etc.), as como de los trmites
meramente administrativos y de papeleo. Algunas de estas tareas pueden ser
compartidas con la Secretara de Protocolo (quien se suele encargar de trmites
ms especializados, coordinacin de equipos y grupos de trabajo, contactos
generales con Organismos y/o Empresas, etc.)
El personal auxiliar, es aquel que no siendo fijo en la plantilla (al menos no suelen
contar con este tipo de personal en plantilla muchos Organismos y Empresas) suele
ser necesario en determinado tipo de actos o encuentros. Traductores, azafatas,
asesores tcnicos en determinadas especialidades, etc.
El departamento de Relaciones Pblicas se encarga de crear un clima agradable y
comunicativo entre los asistentes a un acto, as como de las relaciones con la
prensa y otros medios de comunicacin. En cualquier acto son un nexo o lazo de
unin entre los asistentes, cuidando de su "comodidad" durante el desarrollo del
evento.
La Direccin General de Protocolo, y en su caso los asesores, debern contar en
todo momento con informacin completa y actualizada sobre autoridades y
personalidades relevantes de todos los mbitos (cultura, empresa, iglesia, etc.).

Para ello, al igual que para otras actividades en el mundo de la empresa, es bueno
contar con ficheros o bases de datos, fcilmente actualizables sobre autoridades del
Estado, de las Comunidades Autnomas, de los Ayuntamientos y Diputaciones, y
cualquier otra Entidad Local; se debe incluir un apartado para las autoridades
militares y religiosas (nacionales y locales); tambin es conveniente tener al da el
fichero de personalidades del mundo de la empresa (tanto a nivel nacional como
local), del espectculo (lo mismo a todos los niveles) y cualquier otra personalidad
en el campo que sea, pero que tenga un papel relevante o destacado en su pas,
comunidad o localidad.
Pero no solo con medios humanos se logra organizar y desarrollar de forma
correcta cualquier acto, sino que el departamento de protocolo deber contar un
stock de material suficiente para cubrir las necesidades bsicas en la organizacin
de cualquier evento: planos de mesa, tarjetas de invitaciones, tarjetones, saludas,
sobres, mobiliario diverso, banderas, escudos, reposteros, alfombras, equipos de
luz, sonido, equipos multimedia, etc. Y en su caso, un fichero actualizado de
proveedores de todos estos materiales, tanto para la adquisicin de cualquier
material necesario como para su alquiler.
TIPOS DE PROTOCOLOS. ESTRUTURAL. DE GESTIN. DE ATENCIN.
Protocolo estructural.
Protocolo encargado de crear las estructuras necesarias para el correcto desarrollo
de un acto a celebrar, en el que an no interviene ningn tipo de formalidad o
protocolo, propiamente dicho.Este tipo de protocolo, podemos decir, es la parte ms
"material" del protocolo, ya que se trata de "crear" la organizacin de los elementos
necesarios para que el evento se desarrolle segn lo previsto y de la forma ms
correcta posible.Seleccin de mobiliario para el acto, del lugar necesario para
acoger este evento, etc.
Protocolo de gestin.
Apoyo al protocolo estructural mediante el que se controla y conduce todas las
acciones que se van a llevar a cabo. Es la gestin humana que tiene lugar durante
el desarrollo del acto.Podramos tambin definirlo, como una serie de apoyos
logsticos que son necesarios para un correcto desarrollo del acto.Donde se colocan
los participantes, el envo de las correspondientes invitaciones, los discursos, etc.
Protocolo de atencin o asesoramiento personal.
Especializacin consistente en un desarrollo de actividades, acciones y gestiones,
cuya finalidad es la atencin completa de la persona o personas a nuestro
cargo.Programacin de visitas de inters, asignacin de personal de seguridad,
etc.Este asesoramiento personal, le ayuda en cuestiones como costumbres del pas,
saludos, comportamientos, etc.