INSTITUSI LATIHAN

JABATAN TENAGA MANUSIA

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA
MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA
KURSUS

B10 TEKNOLOGI MEKATRONIK

KOD DAN NAMA

MODUL

B10-03-05 ADMINISTRATIVE FUNCTIONS

PENGALAMAN
PEMBELAJARAN

LE1

NO. TUGASAN
BERKAITAN

12.01 PREPARE REPORT

12.04b WRITE WORK REPORT

OBJEKTIF
PRESTASI
AKHIRAN (TPO)

MELAKUKAN FUNGSI PENTADBIRAN MENGGUNAKAN PROFIL

SYARIKAT, DATA TEKNIKAL, CARTA ORGANISASI, PENGURUSAN
SISTEM MAKLUMAT (MIS), BORANG YANG BERKAITAN, PROSEDUR
KESELAMATAN DAN PERATURAN SYARIKAT SUPAYA LAPORAN
DAPAT DISEDIAKAN, PROSES KAWALAN INVENTORI DITENTUKAN
DAN KERJA PENTADBIRAN DIURUSKAN SELARAS DENGAN
KEPERLUAN SPESIFIKASI KERJA DAN PROSEDUR OPERASI
PIAWAI (SOP).

OBJEKTIF
MEMBOLEH (EO)

CREATE REPORT

DIAKHIR PEMBELAJARAN PELAJAR MESTI BOLEH :WUJUDKAN LAPORAN MENGGUNAKAN BORANG-BORANG

LAPORAN, REKOD-REKOD, PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT
(MIS) DAN CARTA ORGANISASI SUPAYA LAPORAN YANG
DIHASILKAN SELARAS DENGAN KEPERULAN SPESIFIKASI KERJA
DAN PROSEDUR OPERASI PIAWAI (SOP).

1.

LAPORAN
1

Pengenalan
Laporan merupakan suatu dokumen bertulis yang mengandungi maklumat di
dalam bentuk penceritaan (teks) ataupun grafik. Laporan biasanya disediakan
samada secara berkala ataupun apabila diminta. Ia selalunya digunakan untuk
menunjukkan keputusan sesuatu ujikaji, penyiasatan ataupun untuk memberi
jawapan kepada sesuatu pertanyaan. Biasanya terdapat beberapa elemen yang
ditambahkan ke dalam sesuatu laporan bagi membuatkan sesuatu laporan itu lebih
mudah difahami dan lebih menarik minat pembaca. Antara elemen yang biasanya
dimasukkan di dalam sesuatu laporan ialah gambar,jadual,carta,senarai kandungan,
abstraks, ringkasan, apendiks, nota kaki dan juga rujukan.
Melalui laporan, kita boleh membuat penilaian tentang pencapaian sesuatu
organisasi atau badan dan juga boleh membuat perancangan dan
penambahbaikan. Selain itu juga, ia adalah dokumen untuk menyampaikan
maklumat yang khusus kepada pembaca tertentu secara sistematik dan objektif dan
menitikberatkan dan ketepatan isi kandungan.
Berikut adalah contoh yang biasa digunakan :

Rajah 1.1.1 Contoh Laporan

1.1.1. Konsep / Takrif Laporan

Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau masalah yang
dihadapi yang dilaporkan (Kamus Dewan 1996:766)
Suatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan, atau
sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh
sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang diarah untuk
menyampaikannya (Oxford English Dictionary)

Digunakan oleh golongan profesional seperti penyelidik, pentadbir,

perunding, penyiasat dan seumpamanya untuk membuat sesuatu projek,
mengesan masalah, dan mengambil tindakan untuk mengatasi sesuatu
masalah, menentukan strategi pemasaran, atau untuk menilai kejayaan
sesuatu rancangan. (Ab.Rahman Ab Rashid dan Yap Kim Fatt: 1998)
Secara ringkasnya laporan bermaksud catatan tentang sesuatu
peristiwa (kemalangan jalan raya, banjir, tanah runtuh, tsunami, ) atau
sesuatu aktiviti (kokurikulum, lawatan, seminar, mesyuarat, kemajuan
syarikat/sekolah)
Penulisan Laporan berbeza, bergantung kepada tujuan atau perkara
yang dilaporkan.

1.2. Objektif Laporan

Laporan ditulis oleh seseorang individu, sesuatu pihak, sekumpulan penyelidik
atau jawatankuasa yang mewakili sesebuah organisasi. Ianya disampaikan kepada
pihak lain secara makluman atau untuk diambil tindakan lanjut.
Laporan adalah satu bentuk penyataan yang logikal dan terusun. Ianya
mengandungi bahagian-bahagian, tajuk-tajuk dan subtajuk-subtajuk. Secara
umumnya objektif laporan ditulis adalah untuk :
1.2.1. Merakam dan merekod sesuatu
Merakam merupakan tujuan asas sesuatu laporan itu ditulis.
1.2.2. Memaklumkan pelaksanaan dan perkembangan sesuatu
Bertujuan untuk memaklumkan pelaksanaan dan perkembangan
sesuatu perkara. Laporan diadakan, terutamanya berkenaan projek yang
melibatkan tempoh masa yang lama.
1.2.3. Menyalurkan pandangan
Seseorang dapat menyalurkan idea dan pandangan untuk diambil
perhatian dan dilnilai oleh pihak tertentu.
1.2.4. Mempertahankan pandangan
Bagi tujuan kepentingan individu, sekelompok masyarakat, secara
formal, berdisiplin dan professional bagi menyuarakan pendirian adalah
melalui laporan. Akan menggariskan bukti dan alasan konkrit behubung
tindakan yang telah diambilnya itu.
1.2.5. Membentang perancangan
Disediakan bertujuan untuk pembentangan perancangan sesuatu projek
yang bakal dilaksanakan. Bertujuan juga untuk mendapat pengesahan dan
sokongan majoriti.
Oleh itu, dapat diringkaskan bahawa objektif laporan ditulis adalah
seperti berikut :
Mengenalpasti masalah

 Memberikan maklumat atau fakta

Mencadangan penyelesaian
Mencadangan tindakan yang perlu dilakukan
Membuat kesimpulan
Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti
Membuat rekod sesuatu peristiwa
Menganalisa aktiviti perniagaan
Mensisntesis sesuatu pelan tindakan
Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dan lain-lain.

1.3. Jenis-jenis Laporan

Terdapat pelbagai jenis laporan yang ditulis untuk pelbagai tujuan dan maksud
tertentu. Jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan kandungan dan sifat laporan.
Laporan dapat dibahagikan kepada 2, iaitu laporan lisan dan laporan bertulis.
Laporan lisan adalah seperti berita dan laporan secara langsung. Fokus kertas
penerangan ini adalah untuk laporan bertulis maka, berikut adalah jenis-jenis
laporan bertulis :i. Laporan Teknikal
ii. Laporan Tahunan
iii. Laporan Prestasi
iv. Laporan Penialaian
v. Laporan Saintifik/Kajian
vi. Laporan Kewangan
vii. Laporan Lawatan
viii. Laporan Aktiviti Persatuan
ix. Laporan Sulit
x. Laporan Khas
1

Laporan Teknikal
Laporan teknikal mempersembahkan fakta dan kesimpulan mengenai
teknikal, rekabentuk dan lain-lain projek. Ianya merangkumi kajian tentang
konsep teknikal termasuklah gambar-gambar dengan rekabentuk projek serta
data-data berkaitan. Laporan ini biasanya disediakan dan digunakan untuk
kegunaan Jurutera lain yang mempunyai latarbelakang yang sama dengan
penulis.

1.3.2. Laporan Tahunan

Laporan Tahunan merupakan laporan yang disediakan oleh sesuatu
persatuan,institusi,syarikat atau organisasi yang bertujuan untuk menyediakan

satu perancangan yang lebih baik atau mencapai prestasi yang lebih tinggi
pada tahun yang akan datang. Laporan ini hanya disediakan setahun sekali
dan antara contoh maklumat yang terdapat di dalam laporan ini adalah
maklumat kewangan dan juga belanjawan. Selain itu, menyatakan perjalanan
persatuan dari segi kemajuan, keahlian, aktiviti dan sebagainya. Ianya
berbentuk deskripsi yang mengikut kronologi yang memerlukan huraian yang
jelas dan lengkap bagi setiap aspek.
1.3.3. Laporan Prestasi
Laporan Prestasi merupakan suatu laporan yang mengandungi
penjelasan tentang tugas-tugas dan kejayaan-kejayaan yang telah dicapai
oleh sesebuah syarikat atau organisasi. Ia diterbitkan untuk makluman pihak
tertentu atau masyarakat umum bagi memperlihatkan keupayaan syarikat atau
organisasi tersebut, yang bertujuan untuk menilai pegawai untuk pemberian
insentif atau kenaikan pangkat.
1.3.4. Laporan Penilaian
Laporan penilaian digunakan untuk menyatakan nilai, mutu, keadaan
atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian. Ia bertujuan memberi
maklumat kepada pihak tertentu yang akan membuat keputusan atau hanya
sebagai makluman sahaja. Laporan jenis ini mempunyai format yang tertentu
yang perlu ditulis dengan jelas dan dapat menggambarkan secara objektif dan
realistik perkara yang dinilaikan itu. Ia juga menyediakan asa dalam membuat
sesuatu keputusan dengan teratur, lengkap dan sempurna.
1.3.5. Laporan Saintifik / Kajian
Laporan saintifik merupakan sebuah laporan yang disediakan bagi
memaparkan maklumat mengenai sesuatu penyelidikan atau kajian. Biasanya
laporan jenis ini mempunyai format standardnya yang tersendiri. Antara
maklumat yang biasanya terdapat di dalam laporan ini adalah, kaedah
penyelidikan (metadologi),keputusan dan juga kesimpulan bagi sesuatu
penyelidikan.
1.3.6. Laporan Kewangan
Laporan kewangan merupakan sebuah laporan yang mengandungi
maklumat mengenai keadaan kewangan sesuatu organisasi. Antara maklumat
yang biasa terdapat adalah penyata baki,penyata pendapatan dan penyataan
aliran wang.
1.3.7. Laporan Lawatan
Laporan lawatan ini bertujuan untuk merakamkan peristiwa yang berlaku
sepanjang lawatan itu berlangsung di mana, ianya melaporkan peristiwa yang
benar-benar dialami sendiri oleh orang yang melaporkannya. Juga
memerihalkan apa yang dilihat dan dirasa serta kesan lawatan terhadap
pembelajaran. Hendaklah disampaikan dengan tepat dan mudah difahami
mengikut perkembangan peristiwa, iaitu yang didahulukan dengan
menggunakan bahasa yang ringkas dan padat.
1.3.8. Laporan Aktiviti Persatuan

Laporan aktiviti persatuan ini hendaklah ditulis mengikut format yang

tertentu. Perlu menyertakan butir-butir yang munasabah dan logik. Ianya lebih
berfokus kepada merakamkan dan memaklumkan sesuatu lebih daripada
bertujuan untuk memberikan cadangan atau menyelesaikan isu.
1.3.9. Laporan Sulit
Laporan sulit ini ditujukan kepada seseorang individu yang
mengandungi segala maklumat tentang latar belakang orang tersebut. Ia
digunakan untuk membantu sesuatu pihak untuk dijadikan asas penilaian oleh
pihak berkenaan untuk membuat keputusan. Maka, hendaklah dibuat dengan
tepat dan objektif. Laporan ini tidak didedahkan kepada umum dan hanya
pihak-pihak yang berkenaan boleh membacanya.

1.3.10. Laporan Khas

Bertujuan mendapat maklumat yang pantas, tepat dan jelas. Laporan ini
berguna bagi organisasi atau masyarakat bagi mendapat gambaran sebenar,
peristiwa atau kejadian yang berlaku.

2.

PENGUMPULAN DATA
2.1. Definisi
Merujuk kepada Kamus Dewan, data ditakrifkan sebagai butir atau maklumat
yang diketahui atau dikumpulkan tentang sesuatu dan dapat dijadikan asas untuk
membuat kajian (analisis atau kesimpulan).
Dalam pengumpulan data, secara amnya sumber maklumat data-data yang
dikumpul terbahagi kepada 2 kategori iaitu data primer dan juga data sekunder.
Data primer merupakan data yang dikumpul dan dibahagikan kepada beberapa
kategori seperti soal selidik dan juga temubual. Manakala data sekunder pula
merupakan data yang diperolehi melalui kajian literatur daripada buku-buku rujukan,
majalah dan bahan rujukan yang lain. Bahan-bahan rujukan yang digunakan terdiri
daripada bahan bercetak seperti jurnal, buku, majalah dan lain-lain.

2.2. Data sekunder

Data sekunder adalah informasi yang dikumpul bukan untuk kepentingan
kajian yang sedang dilakukan tetapi untuk beberapa tujuan yang lain. Data
sekunder juga merupakan data yang sudah tersedia dan kita hanya perlu mencari
dan mengumpulkannya sahaja. Ianya mudah diperolehi kerana ia sudah tersedia
misalnya di Perpustakaan, biro pusat statistik dan lain-lain. Walaupun sudah
tersedia, tetapi kita tidak boleh lakukan ia secara sebarangan. Hal ini kerana untuk
mendapat data yang tepat dan sesuai dengan penyelidikan juga pertimbangan.
Antara pertimbangan yang harus kita lakukan adalah mengetahui jenis data yang
harus sesuai dengan tujuan penyelidikan yang kita sudah tentukan.
Data sekunder dapat membantu seseorang menjimatkan masa dan
perbelanjaan dalam mencari sesuatu topic untuk melakukan penyelidikan. Hal ini
kerana, data sekunder yang sudah tersedia dapat dicari maklumatnya dalam
perpustakaan atau hanya mencarinya dalam internet. Dengan cara ini, ia dapat
menjimatkan masa pencarian sekaligus dapat menjimatkan pembiayaan seseorang
penyelidik keranan ia tidak perlu mengeluarkan belanja untuk mencarai maklumat
sendiri. Semasa melakukan penyelidikan, kita harus mengetahui kegunaan data
sekunder dalam penyelidikan yang kita lakukan. Antara kegunaan data sekunder
ialah, merupakan pemahaman masalah, penjelasan masalah, pengumpulan
alternative dan juga sebagai penyelesaian masalah.
2.2.1. Jenis-jenis Data Sekunder
Data sekunder merupakan jenis-jenis sumber data yang diperolehi
melalui kaedah secara tidak langsung dari objek penyelidikan. Data sekunder
melibatkan kajian-kajian kes, media masa dan media elektronik seperti
maklumat yang didapati dari surat khabar dan majalah. Kebiasaannya data
sekunder ini banyak digunakan berbanding dengan data primer kerana
senang didapati dan sumbernya banyak didapati di perpustakaan, muzium
dan arkib negara. Tetapi kelemahan data sekunder ini adalah keranan
mungkin maklumat yang didapati adalah palsu dan boleh dipersoalkan
kebenaran dan kesahihannya. Ini adalah keranan kebanyakan maklumat dari
data sekunder telah ditokok tambah dan menjadikan keputusan dalam
sesuatu penyelidikan akan samar. Keadaan ini juga boleh menyebabkan

kajian dan penyelidiakan yang dilakukan akan menghasilkan satu keputusan

yang boleh dipersoalkan kerana data yang digunakan tidak mengukuhkan
hujah yang kita nyatakan.
Data sekunder boleh diklasifikasikan berdasarkan sumber iaitu data
dalaman dan data luaran. Data dalaman ialah data yang berasal dari dalam
organisasi di mana penyelidikan sedang dilakukan. Contohnya, data jualan
dan kos yang dikomplikasi dalam kitaran perakaunan yang normal merupakan
data sekunder dalaman yang akan diberikan pada banyak masalah
penyelidikan seperti penilaian strategi pemasaran atau membuat penilaian
kedudukan kompetitif syarikat dalam industri. Sedangkan, data luaran boleh
dibahagikan menjadi sumber-sumber yang secara teratur menerbitkan datadata statistic dan menyediakannya secara percuma kepada para pengguna
(contohnya kerajaan) dan organisasi-organisasi komersial yang menjual
jasanya kepada pelbagai pengguna (contohnya ACNielsen).
Antara jenis-jenis data sekunder adalah seperti berikut :
i.
Jurnal
Penulisan jurnal berguna untuk meningkatkan kemahiran
pembelajaran dan kemahiran berfikir secara kritis dan kreatif.
ii.
Buku
Buku merupakan antara jenis data sekunder yang sering
digunakan untuk mendapatkan maklumat bagi sesuatu tujuan
terutamanya untuk menjalankan kajian dan penyelidikan.
iii.
Majalah
Majalah digunakan untuk memperolehi maklumat dan sumbersumber yang diperlukan untuk menjalankan sesuatu kajian dan
penyelidikan. Ianya juga merupakan antara bahan komponen
utama sebagai wadah penyampaian ilmu yang sesuai dijadikan
sebagai data sekunder bagi sesuatu rujukan dalam penyelidikan.
iv.
Surat khabar
Surat khabar adalah penting bagi seseorang untuk mendapatkan
maklumat terkini dan ilmu pengetahuan yang berguna.
v.
Maklumat internet
vi.
Rekod fail lama
Rekod-rekod dari fail lama juga dikelaskan sebagai data sekunder
yang dapat dijadikan sebagai bahan rujukan dan kajian sesuatu
kerja. Rekod fail lama biasanya mempunyai kepentingan untuk
dijadikan sebagai bahan rujukan.
2.2.2. Metod Prosedur Pengumpulan Data
Terdapat beberapa prosedur pengumpulan data yang digunakan iaitu :i. Pemerhatian
Data yang digunakan dalam sesuatu kajian boleh dianalisis
melalui pemerhatian. Melalui kajian tindakan pengkaji atau guru
boleh melihat atau memerhatikan diri sendiri sebagai subjek utama
dan juga orang lain untuk mengenal pasti bagaimana guru boleh
mempengaruhi mereka melalui cara pendidikan. Menurut Jean,
pengkaji atau guru boleh melakukan pemerhatian melalui video

atau meminta orang lain membuat pemerhatian ke atasnya untuk

dijadikan data dalam kajian yang dilakukan.
ii. Soal selidik
Data yang juga boleh diperolehi melalui soal selidik seterusnya di
analisis sebagai hasil dapatan. Soal selidik yang baik dibina
adalah soal selidik yang tidak terlalu banyak soalan sehingga
menyebabkan pelajar bosan untuk menjawabnya. Oleh itu, guru
mesti membina soal selidik yang mampu dijawab oleh pelajar dan
memerlukan soal selidik yang mempunyai kaedah menjawab yang
mudah. Antara garis panduan dalam pembinaan soal selidik ialah :
Memutuskan apakah maklumat yang perlu dicari.

Bahasa yang digunakan perlu sopan dan tidak menyakiti

sesiapa.
Soal selidik mesti jelas dan tidak mengelirukan, menyediakan
tempat yang mencukupi untuk dijawab dan menggunakan
kertas berkualiti.
Menguji dahulu soal selidik kepada beberapa orang dan
meminta mereka mengkritik sama ada positif atau negative.
Menghormati responden dengan memberikan masa yang
mencukupi untuk menjawab soal selidik.
iii. Temu ramah
Kaedah temu ramah merupakan kesinambungan bagi soal selidik
bagi data yang lebih memerlukan jawapan yang cepat. Temu
ramah ini boleh dilakukan dengan menggunakan perakam video,
perakam audio, mencatat secara tulisan dan orang yang ditemu
ramah perlu tahu apakah matlamat pengkaji melakukan temu
ramah tersebut.
Pengkaji juga perlu jelas dengan etika temu ramah dan sentiasa
peka dengan perkataan yang dituturkan oleh responden. Ia
bertujuan untuk menjaga kesahan data. Pengkaji perlu aktif
semasa mendengar dan ia menjadi perkara utama dalam teknik
temu ramah.
iv. Teknik fotografi, perakam audio, vedio dan media
Data yang diperlukan dalam kajian juga boleh diperolehi dan
dianalisis melalui teknik fotografi, rakaman audio, video dan
media. Teknik ini menjadi satu medium dalam menjalankan kajian
seiring dengan perkembangan teknologi dalam pendidikan. Bagi
mendapatkan dan menganalisis data yang diperolehi melalui
teknik ini, adalah perlu bagi seorang pengkaji mendapat
persetujuan daripada responden atau pihak lain yang terlibat
sebelum mengambil data menggunakan audio-visual. Menurut
penulis, adalah lebih baik, sekiranya persetujuan tersebut
berbentuk surat sebagai menunjukkan bukti kajian boleh
dijalankan.
2.2.3. Teknik Analisis Data

Data-data yang diperolehi seterusnya akan dianalisis dalam bentuk

jadual. Analisis data dalam kajian tindakan juga bersifat kuantitatif. Contohnya
teknik statistik deskriptif boleh dilihat dalam kajian tindakan iaitu menfokuskan
kepada meningkatkan kollaboratif. Teknik deskriptif digunakan bertujuan untuk
menghuraikan dapatan kajian daripada soal selidik yang dijelaskan dalam
bentuk jadual dengan huraiannya dalam bentuk kekerapan, peratusan(%) dan
mod (skor yang kerap berlaku atau terbanyak). Selain itu, membina
gambarajah berbentuk grafik yang menunjukkan komunikasi yang dinamik
tentang apa yang berlaku juga boleh dibuat.

3.

PENULISAN LAPORAN
3.1. Pengenalan
Laporan ialah maklumat tentang kedudukan (masalah yang dihadapi dan lainlaian) yang dilaporkan (Kamus Dewan 1996 : 766) atau sesuatu kenyataan formal
hasil daripada sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang
sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan.
Manakala Siti Hajar Abd Aziz (2008 : 274) menyebut bahawa laporan ialah
kertas yang mengandungi khabar atau maklumat. Laporan ditulis bagi melaporkan
sesuatu hal atau perkara yang telah berlaku. Laporan merupakan maklumat tentang
sesuatu perkara yang dilaporkan. Laporan boleh ditujukan kepada seseorang
individu, sekumpulan ahli, sebuah jawatankuasa atau sebuah organisasi.
Selain itu, laporan merupakan pemerian bertulis tentang kejadianm perkara
atau pendapat yang disampaikan dalam format tertentu dan laras bahasa formal.
Terdapat pelbagai jenis laporan yang kerap bergantung pada situasi antaranya ;
i. Laporan rutin seperti kemajuan projek sendiri.
ii. Laporan tak rutin yang disediakan untuk tujuan khusus seperti laporan
penyiasatan, laporan penyelidikan parti politik, laporan produk dan laporan
kebakaran.
3.1.2. Peringkat Penghasilan Laporan
Laporan dihasilkan apabila terdapatnya elemen-elemen berikut :
i. Penulis
Sesuatu laporan bermula daripada usaha seseorang yang mahir
dalam sesuatu bidang atau lapangan menggunakan sumbersumber tertentu untuk membentuk sesuatu laporan. Jika sekiranya
sesebuah organisasi tidak menyediakan keperluan yang cukup,
khidmat sokongan atau peralatan dan penulis memohonnya,
laporan itu mungkin memerlukan lebih banyak masa dan
perbelanjaan untuk menyiapkannya.
ii. Isi Kandungan
Berdasarkan sumber-sumber yang boleh didapatinya, temasuk
nota, buku, pendidikan masa dan pengalaman, penulis perlu

membuat pilihan antara apa yang hendak dimasukkan dalam

laporan atau apa yang hendak ditinggalkan. Ini bahagian yang
memerlukan pertimbangan sewajarnya oleh penulis.
iii. Struktur
Kandungan perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan
penomboran yang sesuai. Penlitian yang kurang rapi boleh
memberikan kesan yang tidak baik terhadap sesuatu laporan.
iv. Gaya Penulisan
Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya
menjadi ayat demi ayat seterusnya, perenggan demi peranggan
sehingga terbentuk sesuatu laporan.
v. Pembaca
Mereka menerima laporan dan membaca sebahagiannya atau
keseluruhannnya. Mereka bertindak atau tidak bergantung kepada
prasangka, masalah atau pekerjaan mereka yang dipengaruhi oleh
cara penulisan laporan itu.
vi. Keputusan
Setelah dibaca, laporan boleh mempengaruhi sesuatu pandangan
atau tindakan. Kesannya sesuatu laporan itu perlu diteliti dengan
rapi. Jadi, tujuan sebenar sesuatu laporan itu ialahuntuk
mempengaruhi pembaca.
3.1.3. Ciri-ciri Umum
Kebanyakan laporan mempunyai cirri-ciri umum seperti berikut :
i. Struktur dan nada yang formal
Laporan ternyata lebih formal berbanding dengan komuniskasi
yang lain. Laporan biasanya mempunyai format khas yang
mengandungi tajuk muka surat, pengenalan ringkasan, senarai
kandungan atau isi, senarai cadangan atau isi, senarai cadangan,
penutup dan lampiran. Laras bahasa lebih formal dan tiada cirri
bahasa peribadi. Dengan demikian, formal laporan sesuai bagi
dokumen untuk edaran luas atau untuk arahan.
ii. Persembahan Berilustrasi
Penggunaan gambar, graf dan rajah untuk menjadikan jumlah
maklumat lebih mudah di faham.
iii. Pernyataan Pendapat
Dalam banyak laporan, penulis membuat kesimpulan selepas
menelaah, menilai dan mengupas bukti yang dikemukakan.
Kesemua kesimpulan ini penting sebagai pelengkap tujuan

laporan sehingga penulis laporan perlu mendapatkan ketetapan

fakta tambahan.
iv. Kegunaan Laporan
Sebarang jenis laporan hanya Berjaya sebagai dokumen bertulis
sekiranya penulisnya memahami kehendak pembaca dan
mengemukakan butiran yang releven dengan kehendak tersebut.

3.2. Format Laporan

Umumnya sesebuah laporan mempunyai format yang berikut :
i. Judul muka surat
Bahagian ini mengandungi nama penulis, organisasi dan rujukan,
tajuk laporan, tarikh keluaran (bulan dan tahun), nama atau rujukan
orang atau organisasi yang menjadi sasaran.
ii. Ringkasan
Diperlukan bagi laporan panjang yang memberi gambaran umum
akan keseluruhan kandungan,ringkasan latar belakang kajian, kerja
penyelidikan dan kesimpulan utama serta cadangan.
Terdapat 2 bentuk kepanjangan ringkasan, satu perenggan 50-100
perkataan dan satu muka surat 300-400 perkataan. Sesuatu
kepanjangan perenggan ringkasan dianggap mencukupi jika
ringkasan sejumlah besar laporan diterbitkan bersama-sama secara
berasingan daripada laporan yang diringkaskan.
iii. Senarai kandungan
Maklumat ini diperlukan untuk laporan panjang. Senarainya harus
berturutan termasuk tajuk dan lampiran dengan muka surat dan
penomboran pada perenggan.
Lazimnya, bahagian ini disebut kandungan berbeza dengan indeks
yang merupakan senarai isi utama yang dibincangkan dengan
susunan mengikut abjad. Indeks selalunya terletak di bahagian
belakang dan sangat berguna untuk buku tetapi jarang digunakan
dalam laporan perdagangan.
iv. Pengenalan
Mengandungi latar belakang sejarah hingga kepada penghasilan
laporan, rujukan kaedah penyelidikan dan penghargaan kepada
sumber maklumat.
v. Hujahan
Disusun di bawah bahagian tajuk dan pengenalan bagi memudahkan
rujukan dan pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung
kepada subjek laporan. Misalnya, laporan penerbitan buku Institusi
Pengajian Tinggi memerlukan maklumat tentang sejarah
perkembangan penerbitan buku, ringkasan operasi semasa, tempat
operasi, kakitangan pengurusan, kakitangan siding pengarang, kos
jangka masa hadapan dan lampiran.

 Apabila tajuk utama digunakan, tajuk itu meliputi kesemua tajuk kecil
dibawahnya. Contoh jika tajuk utamanya Bunga dan dibawahnya
termasuk tajuk-tajuk kecil mawar, tanjung dan melur. Maka tidak
perlulah disebut bunga mawar dan sebagainya.
vi. Kesimpulan
Cara persembahannya berbeza-beza kerana kesimpulan laporan
boleh disenaraikan dan dinomborkan. Syor atau cadangan
dikemukakan selepas kesimpulan, ini bermakna dalam penulisan
laporan, tajuk kesimpulan tidak semestinya terletak pada bahagian
akhir.
Bahagian ini dianggap paling penting dalam sesuatu laporan kerana
di ruang inilah penulis menyatakan ramalannya. Penulis mungkin
menggunakan bukti-bukti yang diperoleh pada bahagian hujahan
untuk membantu beliau membuat sebarang pertimbangan. Kerap kali
hal ini melibatkan perbandingan pelbagai kemungkinan yang berbeza
dan ditulis secara tersusun sebagai sebahagian daripada kandungan
laporan. Kesimpulan perlulah meyakinkan supaya pembaca dapat
mengikuti seterusnya perbincangan penulis.
vii. Cadangan
Perlu disediakan sebagai satu senarai yang sekiranya panjang boleh
dibahagikan kepada beberapa bahagian. Namun begitu, jangan
sesekali menggunakan istilah ringkasan cadangan kecuali bagi
senarai padat yang lengkap. Setiap cadangan perlu dihujahkan
dengan alasan (justifikasi) yang konkrit.
viii. Lampiran
Bahagian ini perlu bagi laporan panjang untuk mengurangkan bukti
dan hujahan. Lampiran juga harus mengandungi bukti teknikal yang
mungkin tidak sesuai dimasukkan dalam laporan sebenar. Bilangan
lampiran bergantung kepada keperluan bukti dan justifikasi laporan.
ix. Rujukan dan bibliografi
Rujukan merupakan bahan sumber yang dinyatakan dalam isi
sesuatu laporan. Sementara bibliografi adalah bacaan lanjutan yang
disenaraikan pada bahagian akhir.
Jika sekiranya terdapat banyak istilah teknikal digunakan dalam
sesuatu laporan, separuhnya diketahui oleh sebahagian pembaca
dan separuh lagi tidak difahami oleh pembaca lain maka pada
bahagian akhir rujukan perlulah disediakan glosari.
1

Penyampaian
Laporan perlu dipersembahkan dalam bahasa yang ringkas dan mudah
dan elakkan daripada menggunakan istilah teknikal. Hindarkan keraguan atau
kekaburan pada kesimpulan dan cadangan, semak laporan itu daripada
sebarang kesilapan atau kecacatan, gaya yang tidak cekap dan sebagainya.

Semua laporan, samada untuk edaran dalaman atau luaran bersifat

formal dan nada penulisannya rasmi serta gaya bahasanya betul.

3.3. Jenis-Jenis Laporan

Terdapat 4 jenis penulisan laporan iaitu yang berbentuk :
3.3.1. Pemerian atau penyelidikan
a) Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang sesuatu hal
objek atau seseorang agar mereka dapat menafsirkan sesuatu yang
digambarkan itu dengan jelas.
b) Laporan ini tidak bersifat khayalan atau fiksyen seperti yang terdapat
dalam digambarkan itu dengan jelas.
c) Memerlukan penggambaran yang jelas dan lengkap tentang sesuatu
aspek tanpa memasukkan emosi penulis.
d) Penulisan laporan jenis ini memerlukan fakta-fakta yang tepat,
fotografik, pengolahan bahasa yang mudah dan perlulah berdasarkan
pemerhatian yang rapi oleh penulisnya terhadap sesuatu laporan
contohnya laporan polis seperti rompakan, ragut dan sebagainya.
e) Laporan jenis ini perlu ditulis dengan jelas dan boleh
menggambarkan secara objektif dan realistic akan perkara yang
dilaporkan.
f) Penulisan jenis ini juga memerlukan penyusunan yang rapid an
spesifik supaya tidak berlaku pengulangan fakta., tidak timbul
kekeliruan atau kekaburan agar pembaca boleh mengikuti dan
menafsirkannya dengan mudah setiap perincian yang terdapat dalam
laporan itu.
g) Laporan jenis ini memerlukan format tertentu yang boleh menjadi
dasar atau asas penulisannya tegas, perlu ada perincian tentang
perkara yang hendak dilaporkan. Contohnya, kalau laporan itu
tentang sesuatu lawatan, perlu ada butiran mengenai tempat yang
dilawati, mereka yang turut serta, sambutan yang diberikan,
maklumat yang didapati daripada lawatan, penilaian terhadap kesan
lawatan,masa dan tarikh lawatan, belanja yang telah dikeluarkan,
masalah yang dihadapi dan sebagainya. Malah, kandungan laporan
itu mesti berdasarkan tujuan dan keperluan laporan itu sendiri.
3.3.2. Penyelesaian masalah
a) Tujuannya untuk menyediakan satu rancangan yang boleh digunakan
untuk menyelesaikan sesuatu masalah seperti masalah-masalah
yang dihadapi oleh sesebuah institusu pendidikan.
b) Contohnya, sebuah sekolah menengah menghadapi masalah
kemerosotan disiplin dan akademik para pelajarnya yang begitu
ketara. Jika sekolah berkenaan ingin mengatasi masalahnya secara
objektif, satu laporan khas adalah diperlukan. Laporan itu perlu
memperincikan tentang punca-punca merosotnya disiplin dan
pencapaian akademik para pelajar, menyatakan matlamat yang harus
dicapai (memupuk disiplin dan meningkatkan mutu akademik),

mengenal pasti kaedah dan strategi untuk mencapai matlamat

tersebut dan menunjukkan bagaimanakah kaedah dan strategi itu
dapat diaplikasikan.
c) Laporan jenis ini memerlukan daya fikir yang kreatif dan kritis serta
penaakulan yang mendalam kerana kalau tidak masalah tidak akan
dapat diselesaikan dan strategi yang berkesan untuk mencapai
matlamatnya tidak akan disediakan.
3.3.3. Penilaian
a) Laporan ini berfungsi untuk menilai tentang sesuatu dan lazimnya
digunapakai bagi tujuan penilaian prestasi kerja seseorang pegawai.
b) Apabila seseorang itu memohon sesuatu pekerjaan baru, laporan
sulit daripada pihak yang mengenali dirinya adalah diperlukan.
c) Laporan ini perlu dibuat dengan tepat dan objektif kerana sesuatu
keputusan adalah bergantung kepada kandungan laporan itu. Jika
penilaian yang dikemukakan dalam laporan itu tidak tepat, sudah
pasti keputusan yang diambil terhadapnya juga kurang tepat, jadi
setiap penilaian yang dilaporkan itu mesti disokong dengan buktibukti yang kukuh.
3.3.4. Analisis
a) Laporan ini bertujuan untuk menganalisis sesuatu sebelum sebarang
keputusan terhadapnya diambil.
b) Laporan berbentuk analisis memerlukan penelitian secara terperinci
terhadap sesuatu perkara dan dalam proses menganalisis perkara itu
perlu diagih-agihkan kepada beberapa bahagian atau peringkat
tertentu supaya dapat agihkan kepada beberapa bahagian atau
peringkat tertentu supaya dapat dijelaskan bagaimana sesuatu
bahagian itu berfungsi dan apakah kaitannya dengan bahagianbahagian lain.
c) Tegasnya, laporan jenis ini sangat penting untuk memberikan
gambaran tepat tentang sesuatu persoalan yang dibangkitkan supaya
kaitannya secara menyeluruh dapat dinyatakan dengan jelas.
d) Contohnya, sebuah syarikat mahu memasarkan barangan sukan
untuk golongan remaja ke sebuah negara yang menjadi kawasan
pasaran baru. Laporan yang menyatakan jumlah remaja dewasa itu
jangkaan tambahan pada masa hadapan, kuasa beli mereka dan
bandingkan kumpulan umur yang lain juga diperlukan sebelum
keputusan memasarkan barangan sukan ke negara itu dijalankan.
e) Dengan kata lain, laporan sebegini memerlukan tinjauan yang objektif
dan penganalisisan yang tersusun.

3.4. Penulisan Laporan Berkualiti

Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui perinsip 5C+1P
3.4.1. Betul/Tepat (Correct/Accurate)

Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable (stand
by your statement, e.g. on figures and facts).
Gunakan data semasa.

Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai perbandingan.

3.4.2. Padat (Concise)

Tulis seberapa ringkas yang boleh.

Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu.

3.4.3. Lengkap (Complete/Comprehensive)

Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap.

Menggunakan 5W+1H

i. Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)

ii. Apa tujuan/objektif laporan (What?)
iii. Jangka masa (When?)
iv. Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)
v. Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)
vi. Bagaimana (How?)
Lampiran yang perlu, disertakan.

Ada sinopsis/ringkasan.

Menyatakan bahan-bahan rujukan.

3.4.4. Jelas (Clear)

Huraian yang jelas.

Menggunakan bahasa yang mudah difahami.

Mengikut urutan logik (logical sequence).

Susun atur yang baik dan menarik (layout).

Ilustrasi yang menarik dan pelbagai.

Urutan

Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting dikemukakan

dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat lain mengikut tahap
kepentingan.
Mengikut hierarki (hierarchical) dimana penyataan umum diikuti oleh
butir-butir/perincian.
Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea dibandingkan
dengan idea lain. Digunakan bersama dengan mana-mana dua
diatas.
Penggunaan bahasa
Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris disertakan.
Mengguna ejaan baru.
Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan
hendaklah dijelaskan sewajarnya. (penjelasan dalam kurungan, nota

kaki, lampiran penjelasan istilah dan perkataan Bahasa Inggeris

dicondongkan atau italic)
3.4.5. Menyakinkan (Convincing)

Matlamat utama kertas untuk mendapat sokongan/pertimbangan.

Oleh itu, semua asas/sebab/hujah (argument) perlu meyakinkan.

3.4.6. Bersopan (Polite)

Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian

3.5. Kesimpulan
Laporan merupakan satu dokumen yang rasmi. Ini adalah kerana penulisan
laporan memerlukan format yang tertentu. Laporan juga merupakan satu dokumen
yang penting untuk melaporkan tentang hal-hal yang berlaku dalam sesuatu
keadaan. Laporan juga boleh merangkumi laporan seminar, laporan kursus, laporan
tragedi, laporan kelab, laporan sukan, laporan badan beruniform, laporan stok,
laporan asset dan lain-lain lagi.
Oleh itu, laporan adalah sangat penting kerana dalam laporan terdapat
catatan yang ditulis dalam format rasmi yang telah ditetapkan mengikut sesebuah
organisasi atau institusi. Seterusnya ianya boleh juga dijadikan bukti sebagai
rujukan di masa hadapan.