INSTITUTO TECNICO MUNICIPAL LOS PATIOS

Gipssy Camila Urbina Sarmiento

SISTEMAS
Henry Jaimes
TEORIA DE WORD

Los Patios

2016

1- CONCEPTOS DE WORD

Word es un trmino ingls que puede traducirse como palabra. Su uso

en nuestra lengua, de todos modos, se vincula al nombre de un
programa informtico desarrollado
Word, o Microsoft Word, es la denominacin de un procesador de texto:
es decir, de un software que permite al usuario la creacin y edicin de
documentos de texto en un ordenador o computadora. Word forma parte
de Microsoft Office, un paquete de

1- RECONOCIMIENTO DEL ENTORNO DE WORD

Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word
2010. Aprenderemos cmo se llaman, donde estn y para qu sirven.
Tambin veremos cmo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto
estaremos en disposicin de empezar a crear documentos en el
siguiente tema.

Elementos de la pantalla
Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante),

para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo
que debes tomar las imgenes del curso como un Comentemos, a grandes
rasgos, las caractersticas de cada elemento.

1. La barra de herramientas de acceso rpido

contiene, normalmente, las opciones que ms frecuentemente se
utilizan. stas son Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin
realizada) y Rehacer (para recuperar la accin que hemos deshecho).
Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo ms
frecuentemente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y
salvaguardar nuestro trabajo.
2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el
nombre del documento abierto que se est visualizando, adems del
nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los botones
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las
ventanas del entorno Windows.

3. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya

que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades
necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestaas que
engloban categoras lgicas. La veremos en detalle ms adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del
contenido que no cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos
nicamente la vertical, si la hoja fuese ms ancha que la ventana,
tambin veramos una barra de desplazamiento horizontal en la zona
inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista,
para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de
entrada ser el tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde
ajustar
el
zoom
deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay
justo al lado, arrastrndolo.
6. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa
que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimir.
7. La barra de estado muestra informacin del estado del documento,
como el nmero de pginas y palabras, o el idioma en que se est
redactando. Podremos modificar esta informacin si hacemos clic sobre
ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.

2- ELEMENTOS DE WORD 2010

Barra de herramientas acceso rpido: Ubicada en la esquina
superior derecha de Word 2010. En ella vers los comandos que ms
usas como Guardar, Deshacer y Rehacer.

Esta barra de herramientas permite el acceso rpido de los

componentes que utilizas en Word

Icono de guardar
Icono para deshacer escritura- Repetir escritura
Prueba la ortografa y gramtica del texto en el documento
Vista previa de impresin e imprimir
Crear nuevo documento
Icono para abrir
Correo electrnico
Impresin rpida
Abrir archivo reciente
Dibuja los bordes de una tabla}

Como todos los elementos de men y de la cinta de opciones, la barra

de herramientas de acceso rpido puede ser personalizada aadiendo o
eliminando comandos. Lo mejor es que personalices esta barra cuando
tengas ms experiencia en Word, ya que tendrs una mejor idea de los
comandos que utilizas con ms frecuencia.

La cinta de opciones: Se encuentra en la parte superior de la pantalla

de Word 2010. All encontrars todos los comandos que necesitas para
trabajar, organizados en pestaas y grupos.

Qu es la cinta de opciones?
La cinta de opciones de Word es una superposicin de barras de
herramientas, cada una dedicada a un tipo de edicin. Para visualizar
una cinta en particular, simplemente haz clic sobre alguna de las
pestaas. La pestaa Diseo de pgina, por ejemplo, contiene todos los
comandos de diseo de un documento: orientacin y tamao de la
pgina, tamao de los mrgenes, color de la pgina, opciones de
alineamiento de las imgenes en la pgina, etc.
Cmo minimizar la cinta de opciones
Es posible minimizar la cinta de opciones para tener ms espacio en
pantalla. Para esto, haz doble clic sobre la pestaa actual o haz clic
sobre la flecha Minimizar la cinta de opciones, situada en la esquina
superior
derecha:

Al minimizar la cinta de opciones solo aparecer el nombre de las

pestaas. Para mostrar la cinta de opciones correspondiente a una
pestaa, haz clic sobre dicha pestaa. Una vez que hayas hecho clic
sobre alguno de los comandos, la cinta se volver a minimizar. Cmo
mejorar el uso de la cinta de opciones

Si llegas a dominar el uso del ratn, tendrs poca ocasin de utilizar los
comandos de la cinta de opciones. En efecto, el clic derecho del ratn
muestra todos los comandos disponibles de acuerdo al elemento
seleccionado; es decir, sobre el que has hecho clic o resaltado. Por otra
parte, este es el mtodo que hemos preferido, ya que es ms rpido. Los
atajos de teclado tambin son muy tiles.

Cmo personalizar la cinta de opciones

Si ya has trabajado con una versin de Word anterior a Word 2007 y la
nueva disposicin de comandos en las cintas de opciones te molesta,
puedes eliminar o aadir comandos a estas cintas. Los comandos estn
agrupados de una manera lgica, por lo que no es posible aadir un
comando a un grupo existente: debers crear uno nuevo. La cinta Inicio,
por
ejemplo,
contiene
los
grupos Portapapeles, Fuente, Prrafo, Estilos y Edicin.
Te
mostraremos cmo aadirle a esta cinta el grupo Personalizado que
contenga al comando Diccionario: primero, haz clic en el
men Archivo > Opciones y haz clic en Personalizar cinta de
opciones. Abre el men desplegable y selecciona Comandos que no
estn en la cinta de opciones (columna de la izquierda del panel de
la
derecha):

En la columna de la derecha, haz clic en Inicio en Fichas principales,

luego en el botn Nuevo grupo. Mantn seleccionado el nuevo grupo y
haz clic en el botn Cambiar nombre . Asgnale el nombre que desees.
Haz clic luego en Aceptar. En la columna de la izquierda, selecciona un
comando que quieras aadir al nuevo grupo, luego haz clic en el
botn Agregar y aade los comandos que creas convenientes. Haz clic,
para terminar, en Aceptar. Se cerrar la ventana de opciones de Word.
El
nuevo
grupo
aparecer
en
la
pestaa Inicio.
Qu hacer si la cinta de opciones qued pequea
Si la cinta de opciones te quedo pequea, puedes eliminar los grupos o
comandos que no utilices. Si el resultado que obtienes luego de realizar
todas estas modificaciones no te satisface, haz clic en el
botn Restablecer para restablecer la cinta seleccionada a su estado
inicial (Restablecer nicamente la ficha de cinta seleccionada) o
para anular todos los cambios realizados (Restablecer todas las
personalizaciones):

3- EDICION BASICA

Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos,

seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo
buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo
documento.

4- GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTO

Para
guardar
un
documento
puedes
utilizar
los
comandos Guardar y Guardar como... de la pestaa Archivo, o bien
el icono

de la barra de acceso rpido.

5- FORMATO CARCTER Y PARRAFO

Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y
smbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con
WordArt o las letras incluidas en imgenes, no se consideran
caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos
que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto
de los caracteres que estn disponibles en la barra de formato o en
una parte de la barra estndar: fuente, tamao y estilo de fuente.

Fuente.
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que
determinar en gran medida el aspecto del texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que
hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que
queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el
pequeo tringulo que
hay
al
lado
de
la
fuente
actual,
fuentes disponibles.

esto har que se abra una ventana con las

Observa
que
el
propio
nombre de la fuente est
representado en ese tipo de
fuente,
de
forma
que
podemos ver el aspecto que
tiene antes de aplicarlo.
El men despegable tiene
dos zonas separadas por una
doble lnea horizontal, en la
parte superior estn las
ltimas fuentes utilizadas y
en la parte inferior todas las
disponibles.
Podemos hacer clic en las
flechas arriba y abajo de la
barra de desplazamiento de
la derecha para que vayan
apareciendo todos los tipos
de letra disponibles, tambin
podemos desplazar el botn
central para movernos ms
rpidamente.
Una vez hemos encontrado la
fuente que buscamos basta
con
hacer clic sobre
ella para
aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la
fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el
recuadro y teclearlo directamente.
Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de
fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora.

Tamao.
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la
fuente.
Seleccionar
el
texto
y
hacer clic en
el tringulo para buscar el tamao que deseemos,
o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1
pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10
y
12
puntos.

Estilo.
Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a
uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado .
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda
presionado ( se ve en un tono ms claro).
Para quitar un
estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver
a hacer clic sobre el estilo.
Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo ,
negrita y cursiva.
estilos consecutivamente.

Simplemente hay que aplicar los

6- ORTIGRAFIA Y GRAMATICA
Puedes configurar Word 2010 de forma tal que no te muestre los
errores ortogrficos y gramaticales. Para ello, debes realizar la
configuracin automtica de ortografa y gramtica. Configuracin
automtica de la opcin ortografa y gramtica.
Para checar la ortografa y gramtica de tu escrito lleva los
siguientes pasos:
1. En la barra de herramientas elige la pestaa Revisar
2. En la ficha revisin da clic en el comando Ortografa y gramtica

a. Una vez que hayas dado clic en esta opcin se abrir una
ventana en el cual se muestran las palabras o los signos
gramaticales escritos errneamente en la parte que dice: no se
encontr
b. En la parte de abajo dice: opcin, aqu se encuentra un mltiple
men de opciones de posibles palabras que remplazaran a la
palabra mal escrita
c. Una ves que hayas identificado con que palabra remplazaras la
palabra errnea debers seleccionarla
d. Despus de seleccionarla debers dar clic en cambiar para que
efectivamente se corrija la palabra mal escrita.
7- DISEO DE PAGINA

Temas. Con esta herramienta podemos cambiar el diseo de todo el

documento, como puede ser el color de fuente, tipo de fuente,
combinacin de colores para los objetos y efectos.
Mrgenes: es el espacio que existe entre el borde de la pgina y el
texto del documento. Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo
de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes
predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la
opcin Mrgenes Personalizados.
Orientacin: tenemos dos opciones de orientacin, y son: Vertical y
Horizontal
Tamao: es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a
utilizar en la impresin. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una
lista de Tamaos predeterminados. Lo normal es el predeterminado,
carta y A4.
Columnas. Las columnas permiten mejorar el diseo y organizar los
prrafos y podemos elegir entre: 1, 2, 3, izquierda o derecha y tambin

podemos dar clic en ms columnas para indicar cuantas columnas

deseamos en nuestro diseo.

Saltos de seccin
Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un determinado
apartado o seccin. Esto permite que los elementos que comnmente se
aplican a todo el documento por igual, como el pie de pgina o las
tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos
de forma distinta a continuacin. Puede resultar muy til para aplicar un
formato distinto en las pginas de un mismo documento o bien en
distintas zonas de la misma pgina.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo podramos:

Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos

columnas en la mitad restante.
Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en
cada uno de los temas o captulos.
Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un
mismo documento.
Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto,
independientemente de los establecidos en el documento, etc.

Nmeros de lnea: esta herramienta, aplica nmeros de lnea al

margen izquierdo del documento, es til cuando se quieren contar las
lneas que se escriben.
Guiones: si seleccionamos esta herramienta, tenemos la opcin de que
los guiones se vayan colocando automticamente, cuando al finalizar la
lnea la palabra no tenga espacio para que este en la misma lnea.
Ejemplo esto puede servir para ahorrar espacio en el documento.
Marca de agua: inserta texto transparente o tambin podemos
seleccionar desde archivo una imagen.
Color de pgina: podemos elegir de una serie de colores, para definirlo
como fondo de color de las pginas del documento.
Bordes de pgina: en esta herramienta para Indicar o seleccionar el
borde que puede poseer nuestro documento, en ocasiones es para
decorar, pero tambin se puede utilizar en documentos formales.

Aplicar sangra: la sangra es el espacio que hay entre el margen y el

texto del documento y podemos definirlo a la izquierda o derecha.
Espaciado entre prrafos: con esta opcin de diseo, podemos
especificar el espacio que debe de existir entre determinados prrafos y
otros
Posicin: desde esta opcin, se puede seleccionar la posicin de un
objeto dentro del documento, un objeto puede ser una imagen, dibujo o
grfico.
Ajustar texto: similar a las opciones de posicin de objetos o
imgenes, que puede ser cuadrado, detrs del texto, delante del texto,
entre otras opciones.
Traer adelante, Enviar atrs, girar y Alinear: son opciones
adicionales en caso de insertar grficos, alinear tambin se puede
utilizar en imgenes.
Agrupar: elemental herramienta para agrupar diagramas creados en
base a formas o figuras.
8- INSERTAR TABLAS
Para
insertar
rpidamente
una
tabla
bsica,
haga
clic
en Insertar > Tabla y mueva el cursor sobre la cuadrcula
hasta que haya resaltado el nmero de columnas y filas que
desee.

Haga clic y aparecer la tabla en el documento. Si necesita hacer

ajustes, puede agregar filas y columnas de tablas, eliminar

filas y columnas de tablas o combinas celdas de la tabla en

una celda.
Al hacer clic en la tabla, aparecen las Herramientas de tabla.

Use Herramientas de tabla para elegir distintos colores, estilos de

tabla, agregar borde a una tabla o quitar borde a una tabla.
Incluso puede insertar una frmula para proporcionar la
suma de una columna o fila de nmeros de una tabla.
Si ya tiene texto en un documento que sera mejor mostrar en una
tabla, Word puede convertir el texto en una tabla.
Insertar tablas ms grandes o tablas con ancho personalizado
Para tablas ms grandes y para un mayor control de las columnas,
use el comando Insertar tabla.

De esta forma puede crear una tabla con ms de diez columnas y

ocho filas, as como establecer el ancho de las columnas.
1- Haga clic en Insertar > Tabla > Insertar tabla
2- Establecer

el

nmero

de

columnas

de

filas

3- En la seccin Autoajuste tiene tres opciones para establecer el

ancho de las columnas:
o Ancho de columna fijo: puede dejar que Word establezca
automticamente el ancho de columna con Auto o puede
definir una anchura especfica para todas las columnas.
o Autoajustar al contenido: esta opcin crear columnas
muy estrechas que se ampliarn al agregar contenido.
o Autoajustar a la ventana: el ancho de toda la tabla se
cambia automticamente para ajustarse al tamao del
documento.
4- Si quiere que cada tabla que cree tenga la misma apariencia que
la tabla que est creando, active Recordar dimensiones para
tablas nuevas
Disear una tabla propia
Si quiere un mayor control sobre la forma de las columnas y filas de la
tabla o algo distinto de una cuadrcula bsica, con la
herramienta Dibujar tabla le ser ms fcil dibujar
exactamente lo que desea.

Incluso puede dibujar lneas diagonales y celdas dentro de celdas.

1. Haga clic en Insertar > Tabla > Dibujar tabla. El puntero se
cambia a un lpiz.
2. Dibuje un rectngulo para crear los bordes de la tabla. Despus
dibuje lneas para las columnas y filas dentro del rectngulo.

3- Para borrar una lnea, haga clic en la pestaa Diseo de

Herramientas de tabla, haga clic en Borrador y, despus,
haga
clic
en
la
lnea
que
quiera
borrar.

9- INSERTAR ESTILOS

Puedes crear un estilo propio, combinado la fuente, color y el tamao

que prefieras.
Paso 1: Haz clic en la flecha que se encuentra en la esquina inferior
derecha
del
grupo Estilos.
Paso 2: En el men desplegable que all aparece, escoge la
opcin Nuevo
estilo.
Paso 3: Ingresa un nombre para el estilo y escoge las caractersticas
que
desees.
Paso 4: Para finalizar, haz clic en Aceptar. Vers que el nuevo estilo ha
quedado ubicado en esta lista.

10-

Insertar Plantilla

Con una plantilla, muchas de las caractersticas de diseo de los

documentos ya vienen predeterminadas; por ejemplo, el tamao del
margen, el estilo o el espacio del texto, entre otras.
Cmo insertar una plantilla?
Paso 1: Haz clic en la ficha Archivo para ir a la Vista Backstage y
selecciona la opcin Nuevo que aparece en el men lateral izquierdo de
la
pantalla.
Paso 2: Haz clic en las plantillas de ejemplo para seleccionar una
plantilla que viene integrada en Word 2010 o selecciona una categora
de plantilla Office.com para descargar una plantilla.

Paso 3: Selecciona la plantilla que desees y haz clic en el botn Crear,

si se trata de una plantilla de ejemplo, o Descargar, si se trata de una
plantilla
de Office.com.
Ten mucho cuidado al descargar plantillas de Office.com.
Algunas de ellas son subidas por personas no vinculadas a Microsoft, por
esta razn no se puede garantizar que estas plantillas estn libres de
virus o defectos.

11-

IMGENES Y GRAFICOS

En la mayora de casos, nuestro documento se ver muy enriquecido si

incorpora fotografas, grficos y cualquier otro objeto que apoye su
contenido con material ms visual. Por eso cada nueva versin de Word se
ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su
insercin y su retoque y ajuste.

Los elementos de que consta Word se encuentran en la

pestaa Insertar > grupo Ilustraciones, y son los siguientes:

- Imgenes prediseadas. Son imgenes que incorpora Word en

una librera organizada por categoras. Estas imgenes en su mayora
estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms
grandes o pequeas sin perder resolucin. Tambin se pueden
desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y
volverlas a agrupar (exceptuando las que estn basadas en una
fotografa).
- Imgenes de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes
de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop,
Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF.
Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como
cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los
elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixel que
tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados
unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero
en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos
ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de
imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de
imgenes no vectoriales.
- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas,
rectngulos, elipses, etc. Estos grficos tambin son vectoriales.
- SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
- Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de
operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la
intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a
ir
viendo
a
continuacin,
fundamentalmente
la
pestaa Formato para
las
imgenes
y
las
pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear
documentos Word con una componente grfica atractiva.

Tipos de archivos

Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar

brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato
grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la
extensin
del
archivo,
por
ejemplo
un
archivo
llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.

- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de

compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes
fotogrficas con muchos tonos.
- GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena
compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones.
Tambin permite crear grficos animados.
- BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan
mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de
Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en
internet como alternativa al GIF, porque tambin permite
transparencias.
- WMF. Formato de la mayora de imgenes prediseadas de Word,
normalmente de las vectoriales.

Insertar imgenes prediseadas

Si hacemos clic en Imgenes prediseadas

panel lateral Imgenes prediseadas.

aparece el

En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo

que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la
imgenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen
las imgenes que tengan relacin con ese concepto.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarn. En el ejemplo
de la imagen vemos que est seleccionada la opcin Todos los tipos
de archivos multimedia, pero podramos modificar esta opcin
para seleccionar uno o varios tipos de archivos en concreto, de entre
las ilustraciones, fotografas e incluso vdeos y audio.
Todos estos contenidos estn en la Galera multimedia de Microsoft
Office. La galera es una herramienta externa que est disponible
para los distintos programas del paquete Office. Puedes aprender
ms sobre ella en el siguiente avanzado
Si disponemos de conexin a internet y la casilla Incluir contenido
de Office.com est marcada, se listarn imgenes que no vienen
incluidas con la instalacin de Word, sino que constantemente se van
actualizando e incluyendo en su pgina web. Aqu lo explicamos con
ms detalle.
12-

IMPRESIN

PASO 1: Dirgete a la cinta de opciones ubicada en la parte superior de

la pantalla y haz clic en la opcin Archivo que se encuentra a la
izquierda.
PASO 2: Cuando ests dentro de la Vista Backstage haz clic sobre la
opcin imprimir.
PASO 3: Aparecer una vista preliminar del documento, es decir, as se
ver cuando ya est en el papel. Junto a ella, tienes una lista de
opciones con las que puedes modificar las caractersticas de tu
impresin segn lo necesites.
Puedes, por ejemplo, cambiar el tamao del papel o determinar las
mrgenes para controlar la cantidad de hojas que vas a imprimir.
PASO 4: El ltimo paso es hacer clic en el botn imprimir. Mira t impresora; tu
documento ya debe estar all!

13-

PAGINAS WED CON WORD 2010

1. Abrir Word y posteriormente abrir un archivo nuevo.

2. Guardar el documento como: guardar como pgina web, con el
nombre de "index" y guardarlo en una carpeta que este dentro de la
carpeta de "mis documentos" (procura crear una carpeta nica, para
guardar ah todos los documentos de la pgina, incluyendo fotos,
imgenes, videos, textos, etctera).
3. Ir a men formato, fondo, y seleccionar un color o un efecto de color.
4. Crear una tabla con dos columnas y dos lneas, la primera lnea (que
contiene dos columnas) seleccionarla y convertirla en una sola.
5. De la segunda lnea (que contiene dos columnas), poner el puntero
del ratn sobre la lnea inferior de la tabla, mantener presionado el
botn izquierdo del mismo, y arrastra hacia abajo, de tal forma que la
segunda lnea ocupe el espacio restante de la hoja.
6. Posterior al trabajo de la tabla, escribe el nombre de tu pgina web en
la primera lnea de la tabla, este nombre deber ir en letras
maysculas, letras negrillas, y con algn color que combine con el fondo
(puedes poner algn logotipo que vaya de acuerdo con tu pgina.

14-

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los
asistentes o si deseas crear las etiquetas de algn producto con un numero de
serie correlativo, es hoy el da para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene
excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (ac entra el principio de
Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas
es la de Combinacin de correspondencia.
Esta funcin consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un
documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso
de las cuentas de los servicios bsicos, donde en un solo formato de documento,
los datos cambian segn el cliente .
En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta funcin para enviar cartas,
para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras
opciones como Access o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envi de una carta, ofreciendo los servicios de una

empresa de redaccin de documentos. Lo que haremos es que podamos
personalizar la carta con los datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin. Tal
como lo muestra la siguiente imagen

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora
vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:

1: Combinacin de Correspondencia
2: Iniciar combinacin de correspondencia
Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
Utilizar el documento actual y siguiente
En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y
seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). Ac
es donde buscamos nuestro archivo Excel.

Despus al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldr una ventana como
esta

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la que
corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros
colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a
algunas personas y no a todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita,

procedemos a la asignacin de los campos, como campos entenderemos que se
refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos

en Ms Elementos, arrogando una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes poner en el documento al posicionarte sobre el campo y
luego INSERTAR. No te preocupes si el campo no est donde debiese en el
documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado
el lugar en el cual quieres colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma

<<Nombre>>, es solo el nombre del campo. Quedando de esta forma en el
documento.

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de

correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con
los controles

Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber de qu trata la

herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento
son 3, en el botn que dice Finalizar y Combinar puedes escoger entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los
datos correspondientes al nmero de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicacin, ahora, si tienes instalado el DOPDF
puedes exportarlos al formato Pdf.

3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la direccin del destinatario. S que
parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin
embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos
para ms adelante debido a que an no necesito usar el cliente de email por lo
cual no lo he puesto en prctica. As que los invito a que prueben y si pueden dar
los paso para aquello, se los agradecera.

15-

ESQUEMA

1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.

As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de
cada punto en el orden que deseemos.
Para aplicar este mtodo:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema.
Desde la pestaa Vista > Esquema o desde botn Esquema de la
barra de estado
. Se abrir la pestaa Esquema, que
veremos con detalle en el punto siguiente.
- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos
cmo Word le asigna Ttulo 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos
redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro documento
asignndoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones
de la pestaa de la siguiente forma:
- Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla INTRO y podremos
escribir el siguiente ttulo con el mismo nivel de esquema en el que
estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn

,y si

queremos subir un nivel pulsamos el botn

. Tambin puedes utilizar
el resto de los botones de la pestaa Esquema que tienes explicados en
el siguiente punto.
- Una vez est creado el esquema, para introducir el texto normal del
documento en el desplegable Nivel de esquema
seleccionar Texto independiente.

, hay que

2 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el
nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2...). Si no es as tendremos que ver
cmo estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes
para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que
utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres
formas:
a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece
Word, Titulo 1, Titulo 2... Ttulo 9. Estos estilos tienen la peculiaridad
de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el nmero
del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as
sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que

corresponda.
El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que
tienen su propio formato, por ejemplo el Titulo 1 es Cambria con
tamao 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato no se
adapte a nuestro documento.

b) La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de

ttulos y asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente.
En la unidad 7 puedes repasar cmo definir un estilo. Para asignar un
nivel de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de
dilogo Nuevo estilo y pulsar en el botn de la parte inferior izquierda
llamado Formato. Se abrir un desplegable, elegimos Prrafo y
aparecer un cuadro de dilogo como el de la imagen.
En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema,
donde podemos elegir el nivel que deseemos.
Tambin podramos aplicar un nivel de esquema a un punto de nuestro
documento directamente, es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastara
seleccionar el texto y aplicarle formato Prrafo para llegar a este
cuadro de dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo
ms aconsejable es definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo
necesitemos.
c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar
los botones de la pestaa Esquema, de los que hemos hablado hace
un momento y que veremos en el punto siguiente.

16-

DOCUMENTOS MAESTROS
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento

normal (grficos, tablas, formato de texto, etc.) y adems contiene enlaces a un conjunto
de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como
documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas
automticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a
estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus
caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos).
Los

documentos

maestros permiten

organizar

modificar

documentos

extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar.

En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de
trabajo para compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por
ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso,
donde cada miembro del grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en
los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero y qu ocurre con los nmeros de pgina, los
ndices y dems caractersticas de los subdocumentos? El documento final no estar
organizado. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un
nico documento, teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no
tienen gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy
extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos
maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres
subdocumentos.

Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la
unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al
tratamiento de documentos maestros. En el ltimo punto del tema explicaremos ms
detalladamente el uso de estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la
pestaa Vista - Esquema.

pulsando

sobre

el

icono

de

la

vistas

que est en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:

Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

lista

de

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

Cuando

tenemos

el

esquema

creado

por

niveles

podemos

crear

un

subdocumento a raz de un ttulo. Lo veremos con detalle ms adelante.

Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos
como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y
deje de existir como subdocumento.
. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento
maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos
en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en
varios subdocumentos.
. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como
solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

17CREAR TABLAS DE CONTENIDOS, TABLAS

DE ILUSTRACIONES, INDICES
Tablas de contenidos:
Para crear una tabla de contenido, aplique estilos de encabezado (como
Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3) al texto que quiera incluir. Microsoft Word

buscar esos encabezados y, despus, insertar la tabla de contenido en

el documento.
Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede
actualizarse automticamente si se realizan cambios en el documento.
Microsoft Word 2010 ofrece una galera con estilos de tablas de
contenido automticos. Marque las entradas de la tabla de contenido y,
a continuacin, haga clic en el estilo de tabla de contenido que desee en
la galera de opciones.
Tambin puede crear una tabla de contenido personalizada con las
opciones que elija y los estilos personalizados que haya aplicado usando
el cuadro de dilogo Tabla de contenido.
O bien, puede escribir manualmente una tabla de contenido.
Escribir una tabla de contenido manualmente
Puede escribir entradas de una tabla de contenido y usar tabulaciones
para agregar lneas de puntos o puntos con relleno entre cada entrada y
su nmero de pgina. Para crear una tabla de contenido de una manera
ms rpida, vea "Crear una tabla de contenido automticamente".
1. Escriba la primera entrada.
2. Presione el tabulador y, a continuacin, escriba el nmero de
pgina de la primera entrada.
3. Seleccione el carcter de tabulacin.
NOTA Si no puede ver el carcter de tabulacin, haga clic en la
pestaa Inicio y, despus, haga clic en Mostrar u ocultar en el
grupo Prrafo.
4. En la ficha Diseo de pgina, haga clic en el selector del Cuadro
de dilogo Prrafo.
5. Haga clic en Tabulaciones.
6. En Posicin, escriba dnde desea situar el nmero de pgina.
NOTA Si desea ver la regla para poder escribir la ubicacin del margen
derecho, haga clic en el botn Ver regla, situado en la parte superior de
la barra de desplazamiento vertical.

7. En Alineacin, haga clic en Derecha.

8. En Relleno, haga clic en la opcin que desee y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
9. Presione ENTRAR y, a continuacin, escriba la siguiente entrada.
10.
Presione el tabulador y, a continuacin,
escriba el nmero de pgina de la segunda entrada.
11.
de contenido.

Repita estos pasos hasta completar la tabla

IMPORTANTE
Si realiza cambios en encabezados o pginas del
documento, tendr que actualizar la tabla de contenido de forma
manual.
Crear una tabla de contenido automticamente
La manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es usar los
estilos de ttulo integrados. Tambin se puede crear tablas de contenido
basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se
puede asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto
especficos.
Marcar elementos utilizando los estilos de ttulo integrados
1. Seleccione el texto que desea que aparezca en la tabla de
contenido.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el estilo que
quiera usar.

Por ejemplo, si seleccion texto al que desea aplicar un estilo de ttulo

principal, haga clic en el estilo denominado Ttulo 1 en la galera de
estilos rpidos.
NOTA

Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para

expandir la galera de estilos rpidos.

Si el estilo que desea no aparece en la galera de estilos rpidos,

presione CTRL+MAYS+W para abrir el panel de tareas Aplicar
estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea
usar.

Crear una tabla de contenido desde la galera

Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede
generarla.
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido,
normalmente al principio del documento.
2. En la pestaa Referencias, en el grupo Tabla de contenido,
haga clic en Tabla de contenido y, despus, haga clic en el estilo
de tabla de contenido que quiera usar.

NOTA Para especificar ms opciones (como el nmero de niveles de

encabezado que quiere mostrar), haga clic en Insertar tabla de
contenido para abrir el cuadro de dilogo Tabla de contenido. Para
ms informacin sobre las distintas opciones, vea dar formato a una
tabla de contenido.
Crear una tabla de contenido personalizada
1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga
clic en Tabla de contenido y, a continuacin, haga clic
en Insertar tabla de contenido.

2. En el cuadro de dilogo Tabla de contenido, siga uno de estos

procedimientos:
o Para cambiar cuntos niveles de encabezado se muestran en
la tabla de contenido, escriba el nmero que desee en el
cuadro situado junto a Mostrar niveles, en General.
o Para cambiar la apariencia general de la tabla de contenido,
haga clic en un formato diferente de la lista de Formatos.
Puede ver qu aspecto tendr la tabla con su eleccin en las
reas de Vista previa de impresin y Vista previa de
Web.
o Para cambiar el tipo de lnea que aparece entre el texto de
entrada y el nmero de pgina, haga clic en una opcin en la
lista de Carcter de relleno.
o Para cambiar la forma en que se muestran los niveles de
encabezado en la tabla de contenido, haga clic
en Modificar. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en el
nivel que desea modificar y, a continuacin, en Modificar.
En el cuadro de dilogo Modificar estilo, puede cambiar la
fuente, el tamao y la cantidad de sangra.
3. Para usar estilos personalizados en la tabla de contenido, haga clic
en Opciones y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos:
o En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado
a los ttulos del documento.
o En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un
nmero del 1 al 9 para indicar el nivel que desea que
represente ese estilo de ttulo.
NOTA Si slo desea utilizar estilos personalizados, elimine los nmeros
de nivel de TDC de los estilos integrados, como por ejemplo, Ttulo 1.
o Repita los pasos 1 y 2 para cada estilo de encabezado que
desee incluir en la tabla de contenido.
o Haga clic en Aceptar.
b. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento:

Documento impreso Si va a crear un documento que se leer en

formato impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus
elementos incluya tanto el ttulo como el nmero de la pgina en la que
aparece dicho ttulo. Los lectores pueden ir a la pgina que desean.
Documento en pantalla Si el documento se va a leer en pantalla en
Word, puede aplicar formato de hipervnculo a los elementos de la tabla
de contenido, de manera que los lectores puedan ir al ttulo
correspondiente haciendo clic en l en la tabla de contenido.
Actualizar la tabla de contenido
Si agreg o quit ttulos u otros elementos de tabla de contenido en el
documento, puede actualizar rpidamente la tabla de contenido.
1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga
clic en Actualizar tabla.

2. Haga clic en Actualizar slo

en Actualizar toda la tabla.

los

nmeros

de

pgina o

Eliminar una tabla de contenido

1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga
clic en Tabla de contenido.

2. Haga clic en Quitar tabla de contenido.

Tablas de Ilustraciones:
Tambin podemos incluir en
ilustraciones, grficos o de tablas.

nuestros

documentos

tablas

de

Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos
primero debemos marcar las entradas y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones
para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:
- Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opcin debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla,
imagen, grfico, etc.), acceder a la pestaa Referencias y pulsar el
botn Insertar ttulo.

Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen. Como podemos

ver el ttulo se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el
ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar
Ttulo, Word lo detecta automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de
rtulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la
seleccin o por debajo de la seleccin.
Adems vemos una serie de botones:
- Nuevo rtulo... Sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin.
- Numeracin... Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y
sirve para modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.

- Auto ttulo... Sirve para generar automticamente los ttulos de un

determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen
automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp)
que vayamos incluyendo en el documento.

- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de
cualquier tipo y los grficos, tablas, y dems objetos no son una
excepcin. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos
personalizados de ilustraciones y asignrselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo
nicamente para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado
un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocer esos tipos
personalizados.

En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones

queremos incluir la ilustracin.

INDICE
Tal vez parezca muy bsico, pero la verdad es que muchas personas aun
no han descubierto o no saben utilizar la funcin de Microsoft Word que
permite insertar un ndice o tabla de contenidos que se autocompleta o
actualiza automticamente; pues esta entrada va dedicada
precisamente a esas personas y estamos seguros de que al terminar de
leer vern lo simple que se volver esa que hasta ahora era una tediosa
tarea.
Vale la pena aclarar que este instructivo se ha planteado para Word
2010, sin embargo, en el caso de Word 2007 las opciones son iguales y
por lo tanto, es absolutamente aplicable tambin para esa versin de
Microsoft Office.
Para comenzar, debemos decir que la tabla de contenido o ndice puede
ser incorporado antes de comenzar a redactar el contenido del
documento (libro, informe, etc.) o una vez finalizado este, no obstante, a
nuestro juicio, si tiene la posibilidad de agregarlo al principio de su
trabajo, ser mucho ms sencilla su realizacin.
1. Estando en el documento Word que desea trabajar y en la hoja que
desea utilizar para insertar su ndice, dirjase a la pestaa "Referencias"
ubicada en el men superior y luego seleccione "Tabla de contenido"
para despus elegir la tabla de contenido que mejor le parezca dentro
de las opciones rpidas que Word ofrece; tal como muestra la imagen:

2. Inmediatamente ver como aparece una seccin nueva en el

documento, similar a esta:

3. Ahora ya tenemos la tabla lista para ser completada con todos

los contenidos que usted desea mencionar en su ndice. En esta etapa,
debemos considerar que existen distintos niveles de texto para agregar
al ndice y eso depende directamente de su documento. Los niveles
representan una seccin dentro de su documento como podra ser un
captulo, ttulo principal, titulo secundario, etc. En este caso, probaremos
agregando texto en los tres niveles disponibles, completando as lo que
ser una seccin cualquiera dentro de su documento; para ello en la
misma pestaa "Referencias" haga clic en la opcin "Agregar texto" y
luego en "Nivel 1":

Ahora escriba el ttulo que desea incorporar:

Posteriormente ejecute la misma accin que la vez anterior, con la

diferencia de que ahora debe seleccionar texto Nivel 2 y escribir el
subttulo:

Finalmente, al igual que en las dos ocasiones anteriores, agregue

texto Nivel 3 y luego escriba el nombre:

4. Como ya tenemos una seccin con los tres niveles de texto, podemos
ir a actualizar nuestra tabla de contenidos. Ubique en su documento, la

pgina en donde insert la tabla de contenidos o ndice; una vez en esa

hoja dirjase a la pestaa "Referencias y seleccione la opcin "Actualizar
tabla":

Su tabla de autocompletar automticamente, en este caso quedando

as:

Otras consideraciones!
1. Si usted posee un documento ya redactado y desea insertar un ndice,
slo debe agregar una pgina en blanco en la ubicacin que usted desee
dentro de su documento e incorporar la tabla de contenidos como se
explic en el paso 1 y 2. Para agregar el texto a la tabla, debe
seleccionar el ttulo y luego ir a la pestaa "Referencias" y hacer clic en
"Agregar texto", eligiendo luego el nivel al que corresponde el ttulo
seleccionado, as:

Ver inmediatamente como cambia el formato de la fuente de su ttulo y

al actualizar la tabla estar incluido en ella.
2. Usted puede editar fcilmente el nombre de la tabla, cambindolo por
ejemplo a "ndice", cambiar el tipo o tamao de letra, etc.
3. Tambin es importante sealar que es posible agregar varios textos o
ttulos en sus distintos niveles dentro del mismo documento, como
dijimos antes, todo depende del contenido de su trabajo.
Puede ser que la primera vez que inserte un ndice con este
procedimiento resulte un tanto confuso pero le aseguramos que ocupar
esta funcin de Word es mucho ms simple que hacer el ndice de forma
manual, adems se elimina la posibilidad de errar en el nmero de
pgina, por ejemplo.

18NOTAS
REFERENCIAS CRUZADAS

AL

PIE,

MARCADORES

En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para
relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas. Y a
hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final.
Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms
fciles de utilizar.
Al redactar un documento, Cuantas veces nos hemos encontrado con que estamos
hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustara que el lector pudiera
acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber
cmo.
Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la
pgina dnde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina
corremos el riesgo de que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de
pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma
automtica con la referencia cruzada, como vamos a ver a continuacin.

18.2. Conceptos bsicos

Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se

asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y
sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre
el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se
puede hacer esto y de una manera ms elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a
estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias
cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a
no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles.
Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes,
como vemos en la imagen.

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn
elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando
algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese
captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna
imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la
ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la
referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El
bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia
cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin
donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o
dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por
ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la
nota al pie se pondr quin es el autor de esa cita.

En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero
1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie
referente al superndice 1.

Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este
ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha
utilizado para aclarar el significado de la palabra Av. Pg.

Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan
igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar
algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del
documento.

18.3. Insertar marcadores

Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro
documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia
cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl +
Mays + F5.

Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del
marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra,
seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.

El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir

seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la
que est asociado el marcador.
Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.

Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin para
mostrar Marcadores ocultos. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones.
Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la
lista de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las
opciones relativas a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar
marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento
aquellos marcadores que hemos incluido.
Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la
pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl +
En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista
despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente slo debemos
pulsar el botn Ir a.

19-

COMPARTIR DOCUMENTOS

PASO 1:
Para comenzar a trabajar un documento con varios autores no se tiene
que realizar ninguna configuracin especial, nicamente abrir el
documento y seleccionar archivo.

PASO 2:
Seleccionamos
la opcin
guardar y
enviar, guardar
en la web y
luego nos
aparecer una
opcin donde
podemos
iniciar sesin
de nuestra
cuenta Windows Live o Hotmail.

PASO 3:
Una vez iniciada la sesin nos aparecer dos opciones donde podemos
guardar el documento en una carpeta personal o pblica para poder ser
modificada.

PASO 4:
Colocamos el nombre que queramos al documento y seleccionamos
guardar.

PASO 5:
Abrimos nuestra sesin de Hotmail y seleccionamos SKYDRIVE.
PASO 6:
Al seleccionar SkyDrive nos aparecer un listado de los documentos y
carpetas que tengamos disponibles y compartidos.
PASO 7:
Seleccionamos el documento que vamos a trabajar y en la parte derecha
seleccionamos abrir en Word.
PASO 8:
Al tener abierto el documento enviamos un mensaje a cualquiera de
nuestros contactos invitndolo a trabajar en el mismo documento, al
momento de que un contacto abra el documento compartido aparecer
un mensaje que usuario va a trabajar en el mismo documento.
PASO 9:
Cuando un compaero este trabajando en algn prrafo nos aparecer
un indicador que ese prrafo est siendo trabajado.

PASO 10:
Al momento que queramos guardar los cambios del documento y que los
dems autores visualicen los cambios, aparecer un mensaje que un
autor actualizo el documento.

PASO 11:
Sucesivamente se actualizarn los cambios del documento.

20-

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS

Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos

de elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que
representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la
organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es
una representacin
grfica que no tiene
porqu
ser
obligatoriamente una
organizacin
jerrquica, puede
representar desde u
n
grupo
de
elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias
donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o
componentes con una secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir
para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas

caractersticas especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo
forman.
12.2. Crear un organigrama
Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de

diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros
seleccionaremos el tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3

subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su

interior y escribir el texto que deseemos.
Al
insertar
un
organigrama
pestaas Diseo y Formato.

nos

aparecen

las

Agregar formas

Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al

organigrama, pulsando sobre el tringulo negro de la derecha podemos
seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que
nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer
nivel como es nico no puede tener compaero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por

debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.
Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es
compaero de C y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado.
Por ejemplo A1 es asistente de A.

21-

OPCIONES DE FORMATO

Utilizando Word podemos cambiar el espacio entre lnea, alinear el

texto a la izquierda derecha o centro, segn las necesidades, Y esto
es posible hacerlo seleccionando prrafos enteros de texto. Observe el
texto original y el texto despus de haber sido formateado.
Texto sin formato

Texto con formato

Observemos la diferencia. Se ajustaron sangras izquierda y

derecha al texto, as el espacio que hay entre cada prrafo y lnea.
Para realizar los ajustes de formato de prrafo, recurrimos a la cinta
Inicio, grupo Prrafo. La segunda hilera de opciones, nos ofrece todo
lo relativo a la alineacin del texto, espaciado interlineal y entre
prrafos, as como la aplicacin de bordes y sombreado a
texto, considerando los valores de por defecto que ofrece
MS Word para editar cualquier documento.

Mientras que en la primera hilera de opciones nos ofrece la posibilidad

de crear listas, aplicar sangras izquierda y derecha, ordenar
ascendentemente y visualizar cdigos (marcas y smbolos). Para
aplicar formatos de prrafo a un texto ya editado, seleccionamos
los prrafos que deseamos modificar y luego seleccionamos la opcin
que necesitamos en el grupo Prrafo dela cinta Inicio.
Si deseamos personalizar o aplicar opciones avanzadas de formato
de prrafo, podemos hacer clic derecho en los prrafos seleccionados
o en su defecto hacemos clic en el recuadro que se halla en la parte
inferior derecha del grupo Prrafo.

Lo indicado en el prrafo anterior nos lleva al cuadro de dilogo de

Prrafo. En este formulario o cuadro de dilogo podemos definir la
alineacin del texto, las sangras izquierda y derecha as como las
sangras especiales. De igual manera, aqu podemos determinar el
espaciado entre lneas y entre prrafos. Si lo deseramos, podramos
definir tambin las tabulaciones necesarias.

22-

MACROS
INTRODUCCION
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse

automticamente utilizando las propiedades de las macros.

Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que
el usuario decide, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un
botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de
la empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo
insertamos mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen
como si fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada
macro a una combinacin de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

MACROS DE WORD
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de
comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:

Accede

la

pestaa Vista > Macros > Ver

macros...

Aparece

el

cuadro

de

dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la lista
con los comandos disponibles en Word.
Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si
estn compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Pas a paso. Al ser propios de Word,
no podremos modificarlos.

23-

SEGURIDAD

En Microsoft Office 2010, cuando se abren los archivos, las barras de

mensajes pueden indicarle informacin til o avisarle de problemas
potenciales con los archivos. Las barras de mensajes de seguridad le
ofrecen la oportunidad de considerar los riesgos potenciales de
seguridad de sus archivos y la posibilidad de abrir o leer el archivo para
reducir los riesgos potenciales.

Si deseas proteger tus documentos en Word 2010, puedes ponerles una

contrasea. De este modo, solo las personas que posean la contrasea
podrn abrirlos. Para ello, abre tu documento Word, ve a
Archivo > Informacin > Proteger
documento > Cifrar
con
contrasea:

En la ventana de dilogo que se abre, ingresa la contrasea y haz clic

en Aceptar.
Confirma
la
contrasea
y
listo:

En adelante cuando quieras abrir el archivo aparecer una ventana

solicitndote
ingresar
la
contrasea.