SERVICIO NACIONAL PARA LA PREVENCIN Y REHABILITACIN DEL CONSUMO DE DROGAS

Y ALCOHOL

Procedimiento de Devolucin de Activos

de Informacin ante Desvinculacin o
Cambio de Funciones
Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin

Cdigo:
SSI-8-03
Control:
A.8.3.2

Este documento es de propiedad exclusiva de SENDA y su uso debe estar ceido a lo dispuesto en la clasificacin del mismo, quedando prohibida la
divulgacin y/o reproduccin total o parcial del contenido de ste, sin la debida autorizacin por parte del Comit de Seguridad de la Informacin. Su
uso y distribucin slo est autorizado al interior de SENDA y por parte del personal debidamente habilitado.

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Procedimiento de Devolucin de Activos de Informacin ante

Desvinculacin o Cambio de Funciones

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Control de versiones:
VERSIN

ELABORADO
Encargado de
Seguridad de la
Informacin

REVISADO
Jefe de
Recursos
Humanos

APROBADO

FECHA

Comit de
Seguridad de la
Informacin

22/10/2013

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Procedimiento de Devolucin de Activos de Informacin ante

Desvinculacin o Cambio de Funciones

Cdigo SSI-8-03
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Contenido
1.

Introduccin.......................................................................................................................... 4

2.

Objetivo ................................................................................................................................ 4

3.

Roles/Responsabilidades ................................................................................................... 4

4.

Alcance ................................................................................................................................. 4

5.

Referencias .......................................................................................................................... 4

6.

5.1.

Informe de desvinculacin .......................................................................................... 4

5.2.

Informacin manejada por el usuario......................................................................... 5

5.3.

Consideraciones especiales ....................................................................................... 5

Registros de Control............................................................................................................ 6
6.1. Correo electrnico solicitando desvinculacin o cambio de funciones y devolucin
de activos. ................................................................................................................................ 6
6.2.

7.

Formulario para la entrega y devolucin de activos de informacin ....................... 6

Indicador de eficacia ........................................................................................................... 6

7.1.

Porcentaje de desvinculaciones realizadas correctamente ..................................... 6

7.2.

Porcentaje de activos de informacin correctamente devueltos ............................. 6

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Desvinculacin o Cambio de Funciones

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1. Introduccin
Los sistemas de SENDA, necesitan de un control sobre los activos de informacin
que mantienen a su cargo para desvinculacin o cambios en las funciones del
usuario en los sistemas de informacin. Este procedimiento establece las
formalidades necesarias a seguir, para garantizar la adecuada proteccin de los
activos de informacin crticos.

2. Objetivo
Asegurar la confidencialidad y evitar el uso indebido de los activos de informacin
que mantenan a su cargo los usuarios desvinculados o que hayan realizado
cambios en sus funciones. Adems, evitar futuros problemas con activos de
informacin que slo maneje el usuario en cuestin.
3. Roles/Responsabilidades
Jefaturas de reas: Informar al rea de Recursos Humanos de la
desvinculacin y/o cambios de funciones del funcionario en cuestin.

Jefe rea Tecnologa e Informtica: Recibir los activos de informacin a

devolver por el funcionario y deshabilitar los accesos a los sistemas.

Jefe Departamento de Recursos Humanos: Realizar la desvinculacin y

solicitar la devolucin de activos.

4. Alcance
Este Procedimiento aplica a todo el personal de SENDA.

5. Referencias
Formulario para la entrega y devolucin de activos de informacin
Descripcin
5.1. Informe de desvinculacin
El jefe del rea correspondiente enva un correo electrnico al Jefe de RRHH
cc al Jefe e tecnologa e Informtica y al Jefe de Compras y Contrataciones,
informando de la desvinculacin (o cambio de funciones), adjuntando el
documento Formulario para la entrega y devolucin de activos de
informacin, donde se detallan los activos en poder del funcionario en
cuestin y los permisos asociados a los sistemas. El contenido de dicho correo
debe considerar:

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ASUNTO: Informa Desvinculacin o Cambio de Funciones

Nombre, rut y cargo de la persona a desvincular
Fecha de desvinculacin
Fecha de notificacin de desvinculacin
Solicitud de devolucin de activos de informacin

5.2. Informacin manejada por el usuario

Si la jefatura directa lo solicita, ser responsabilidad del Administrador de
plataformas verificar el nivel de acceso y realizar un respaldo completo de la
informacin manejada en su estacin de trabajo, por el usuario desvinculado o
que realiza cambios en sus funciones; independiente de los respaldos que son
realizados a nivel de infraestructura.

Adicionalmente el jefe directo del funcionario, autorizar el nivel de acceso a la

informacin que ste tendr por el perodo de tiempo que permanezca en la
institucin hasta el cese de funciones. Para ello, deber indicar:
o Tiempo de permanencia
o Fecha de devolucin total de activos.
o Activos a los cules seguir teniendo acceso

Una vez desvinculado el usuario, el Administrador de Plataformas ejecutar el

procedimiento de borrado de informacin para aquellos repositorios
electrnicos si requieren ser reutilizados (Desktops, Laptops, SmartPhone,
etc.).

5.3. Consideraciones especiales

Se requiere verificar durante la desvinculacin o cambios en sus funciones, si
el usuario posee accesos a otros sistemas que contengan activos de
informacin sensibles para SENDA.

Se requiere verificar durante el proceso de desvinculacin o cambios en sus

funciones, la entrega de cualquier tarjeta de acceso fsico, cdigos o llaves
para ingresar a los recintos o datacenters de SENDA. Esto ser de
responsabilidad del Jefe de Informtica.

Se requiere verificar que, en el caso de usuarios administradores, la

contrasea que utilizaban debe ser reemplazada por una nueva.

Se requiere mantener los datos actualizados del ex empleado, en caso de

contacto ante posibles eventualidades operativas. Esto ser responsabilidad
del Jefe de RRHH.

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Se requiere revisar el acuerdo de confidencialidad con el empleado que sale.

Esta persona debe estar consciente de cules son sus responsabilidades y
deberes con los activos de informacin manejados al momento de retirarse de
SENDA.

6. Registros de Control
6.1. Correo electrnico solicitando desvinculacin o cambio de funciones y devolucin
de activos.
6.2. Formulario para la entrega y devolucin de activos de informacin

7. Indicador de eficacia
7.1. Porcentaje de desvinculaciones realizadas correctamente
Corresponde a todas aquellas desvinculaciones en las que se solicit la
devolucin de activos.

Evidencia: Correo electrnico recibido por el Jefe de RRHH que adjuntan

el Formulario para la entrega y devolucin de activos de informacin (se
sugiere que el Jefe de RRHH destine una carpeta dentro de su correo
electrnico para almacenar la informacin y tenerla disponible al momento
de calcular este indicador).

Frecuencia de medicin: Trimestral

7.2. Porcentaje de activos de informacin correctamente devueltos

Corresponde a la correcta devolucin de los activos de informacin que estaban a
cargo del funcionario desvinculado.

Evidencia: Formulario para la entrega y devolucin de activos de

informacin. Se consideran los activos correctamente devueltos aquellos
que figuren recibidos por el rea correspondiente.

Frecuencia de medicin: Trimestral