L'audit des systmes d'informations - Une mthode

formalise, la technique des Flow-Charts.

L'objectif de l'auditeur est de comprendre les mthodes et les
systmes employs au sein de l'organisation, ainsi que les contrles
effectus, en mettant l'accent plus particulirement sur les procdure de
circulation de l'information. Cette comprhension des systmes sert de
base l'valuation des flux et contrles internes, et doit tre
convenablement matrialise par des documents normaliss.
Il est gnralement considr que le Flow-Chart (Diagramme des
Flux) est le meilleur moyen d'illustrer la comprhension des systmes
d'information. Son usage permet en outre d'amliorer l'efficacit et
l'homognit du groupe d'audit et de permettre une meilleur
communication entre les diffrents auditeurs.

Les Objectifs de la technique du Flow-Chart

Les principaux objectifs de la technique du Flow-Chart sont de :

Donner une illustration de la comprhension des flux

informationnels de l'organisation. Cette illustration doit tre
labore de telle sorte que tous les aspects importants du
systme et des procdures de contrle interne puissent tre
facilement identifis.

Servir de base convenable

pour
confirmer
comprhension au moyen de tests d'effectivit

cette

Les Flow-Charts prpar par les services internes peuvent

gnralement tre accepts s'il rpondent aux objectifs prcits.
Les Flow-Charts sont prpars sur un document standard rserv
cet effet. Les Flow-Charts doivent tre, chaque audit, mis jour ;
toutefois une nouvelle reprsentation n'est normalement pas ncessaire
moins que les procdures dcrites soient devenues caduques. Si les FlowCharts ncessitent une correction, une photocopie des anciens Flow-

Charts doit tre faite avant les changement afin de conserver une trace
permanente des systmes qui ont t rviss.
Le responsable de l'audit dsigne les membres de l'quipe d'audit
qui doivent les tablir. Aprs avoir prpar un Flow-Chart, la mme
personne doit normalement tester le valeur de la description du systme
et valuer les contrles qui s'y rapportent (tests d'effectivit).
La description des systmes informationnels dans l'entreprise fait
gnralement l'objet d'un plan prcis et ordonn. Les Flow-Charts sont
alors raliss suivant un ordre logique et collects dans un document
centralisateur.

Conditions d'tablissement des Flow-Charts

Afin d'tablir un Flow-Chart avec un maximum d'efficacit,

l'approche suivante peut tre utilise :

Avoir une comprhension de l'activit dans son ensemble.

Dfinir les types de transactions les plus importants qui

composent le systme en discutant de celui-ci d'une manire
globale avec une personne comptente et concerne.

Analyser dans leur intgralit les oprations relatives chaque

type de transactions choisi pour son importance, en
interrogeant chaque membre du personnel concern

Si cela est possible, il est prfrable de reproduire la chane

d'oprations (circulation) directement sous la forme de FlowCharts plutt que sous forme narrative et d'viter les dtails
superflus.

Il n'est pas ais de prparer un Flow-Chart qui couvre une

chane d'oprations (cycle) dans la totalit, exception faite
des systmes simplifis de comptabilit. Par exemple, dans le
cycle des dpenses, on fait souvent des Flow-Charts spars
pour l'achat des services (achat de formations, par exemple),
pour l'achat de marchandises (fournitures pour la formation,

classeurs, crayons, etc ... ) ou pour les salaires. De plus, si les

principaux types de transaction reprsentent effectivement
des systmes comptables diffrents, il peut tre ncessaire de
prparer alors des sries de Flow-Charts compltement
distinctes (par exemple, pour les temps de travail imputs sur
le systme de production, pour la dtermination des cots de
production, ou dans le systme comptable pour le paiement
des salaires).
Les Flow-Charts ne sont pas ncessaires dans les cas suivants :

Si les services ont des Flow-Charts ou des notes rpondant aux

objectifs dcrits auparavant ;
Si le systme d'information est en profonde modification (la
description doit alors tre reporte)

Les outils du Flow-Chart

L'tablissement
d'un
diagramme
reprsentatif
des
flux
informationnels suppose l'emploi d'une table de symboles et le choix d'un
type de prsentation.
S'agissant des symboles, il n'existe pas de tables universelles
standardises, mais un certain nombre de conventions existent
tacitement.

Ce symbole traduit l'apparition d'un document dans un service.

Il sera donc utilis tout spcialement en dbut du diagramme.
La flche est numrote : N 1 pour la premire utilisation du
symbole, N 2 pour la deuxime utilisation, etc ...

Cette flche symbolise la circulation physique d'un document

formalis.

"

Contrairement la prcdente, cette flche n'implique pas la

circulation d'un document, mais simplement la circulation d'une
information (non formalise, ou orale).

Ce symbole traduit une interruption dans le circuit de

circulation de l'information. Employ seul, il indique la fin du
processus, dans les autres cas, il oprera un renvoi ou donnera
une explication. Si ce signe marque la sortie d'un document
vers l'extrieur de l'entreprise, ou vers un autre service, la
destination sera indique l'extrmit d'un symbole.

Cration d'un document, la dsignation du document figurera

l'intrieur du symbole. On symbolisera les liasses de document
avec ce type de symbole

et en numrotant les documents

(de 1 3 si il y a trois documents par exemple)

Document, Un document photocopi est reprsent de

manire identique, mais en pointill. (mme remarque que
prcdemment).

Dossier ou registre

Runion de document

Destruction de document

Sparation de document. L'utilisation de ces trois derniers

symboles, pour tre explicite, doit faire apparatre clairement
les documents viss. Il importe donc que les documents viss
puissent tre relis directement au symbole adquat.

Classement provisoire

Classement dfinitif (C : Chronologique, A : Alphabtique, N :

Numrique, I : Stockage informatis).

Prise d'information sur un document

Alternative. Indiquer la condition a l'intrieur du losange et les

deux flux sortants issus de la rponse.

Visa ou signature d'un document

Contrle effectu par l'organisation, si ce signe indique que

l'on cesse de suivre tel ou document sur le diagramme, on
devra savoir pourquoi. Deux cas peuvent se produire. Soit le
document ne prsente plus d'intrt pour le contrle interne ;
on fera un renvoi une note justifiant son abandon. Soit la
suite de la procdure est dcrite dans un autre diagramme et
dans ce cas on oprera l encore un renvoi vers ce diagramme.

Les symboles qui ne sont

abrviations inhabituelles doivent
nature des documents doit tre
prsents, de plus un lexique des
joint au document.

pas standards aussi bien que les

tre vits. Une description de la
indique l'intrieur des symboles
symboles utiliss doit toujours tre

Principes et techniques d'tablissement des FlowCharts

Les principales bases de la techniques du Flow-Chart sont les
suivantes : Une ligne verticale sera utilise comme support flux des
documents pour chaque chane d'opration intra-service et une ligne
horizontale pour indiquer le passage d'un service l'autre.

Les lignes de flux

Tous les systmes informationnels sont parcourus par un ou des flux
de transactions (par exemple, dans le systme de formation, le dpart
peut tre donn par une demande de formation, puis le flux principal est
reprsent , tour tour, par une confirmation d'inscription, une
convocation formation, des fiches de prsence, une valuation de la

formation, la mise jour des informations du systme informatique, etc

.).
Les Flow-Charts doivent tre reprsents par une chane
d'opration continue, commenant avec l'autorisation pour les principaux
types de transaction et finissant avec leur validation.
La ligne de flux peut reprsenter plus d'un document si une srie de
documents passe conjointement travers le systme (par exemple s'il y a
plusieurs exemplaires d'un document ou, dans un systme d'achat, si la
facture, le bon de rception et la commande servent de base au
paiement).
Si la ligne de flux passe d'une page l'autre, elle doit tre
rfrence au bas de la premire page et en haut de la seconde en
utilisant le numro des pages correspondantes.

Sparation des services ou dpartements

Afin d'valuer le contrle interne, il est important que la sparation
des tches apparaisse clairement dans les Flow-Charts. Ceci est fait en
traant une ligne horizontale travers toute la page quand la ligne de flux
passe d'un service l'autre. Pour cela, un service peut se dfinir comme
tant une personne, un groupe de personnes aux activits lies
l'intrieur d'un dpartement ou un mme dpartement dans son
ensemble.
Le nom du service ainsi que le nom de la personne responsable doit
tre indiqu en haut et droite du Flow-Chart juste en dessous de la
ligne horizontale.

Dtail et utilisation des commentaires.

Toutes les oprations qui ont un caractre financier ou de contrle
doivent tre effectues sparment. Cependant afin de ne pas
surcharger trop le Flow-Chart, il est prvu les exceptions suivantes :

Quand une transaction concerne une rception, une cration

ou une distribution de documents, il suffit de montrer le
symbole de document concern ;

Quand un document est classe temporairement, le symbole

correspondant est choisi ;

Au niveau d'une dcision prendre (Oui/Non), le symbole en

losange est utilis.

Chaque opration sur le Flow-Chart, est accompagne d'un

commentaire, dans la colonne prvue cet effet ds que cela peut
faciliter la comprhension de la nature de la transaction et des contrles
y affrent. Si besoin est, le commentaire prcisera les niveaux de
responsabilit des acteurs concerns, la faon dont les contrles sont
matrialiss et la frquence de ces oprations (par exemple : Contrle
hebdomadaire).
Numrotation
Afin de faciliter les rfrences entre les documents du dossier, le
systme de numrotation suivant doit tre utilis.
Un numro diffrent est attribu chaque Flow-Chart ; permettant
en cela de lier des Flow-Charts entre eux.
Chaque opration doit tre numrote dans la colonne prvue a cet
effet. Elle sont numrotes l'une aprs l'autre, telles qu'elles apparaissent
dans le systme. Une nouvelle srie de numros commence pour chaque
Flow-Charts ds la premire opration effectue.
Quand une opration est dcrite d'une manire narrative ou dans un
Flow-Chart auxiliaire, un numro lui sera galement attribu. En pareil
cas, deux traits parallles, en biais, sont tracs dans la colonne de
numrotation et le numro de l'opration est inscrit entre deux lignes.
Cration de documents

Quand un document est cre, celui-ci est illustr par le symbole

correspondant et accompagne d'un numro d'opration et d'un
commentaire. Le nouveau symbole est chevauch en partie par les
symboles reprsentant les autres documents de la transaction. Un autre
numro n'est pas ncessaire, puisque l'apparition du nouveau document
constitue l'opration elle mme.

Choix d'un type de reprsentation

S'agissant de la prsentation d'un Flow-Chart, deux modles de base
sont gnralement retenus : Le Flow-Chart (ou Diagramme des Flux)
Vertical et le Flow-Chart Horizontal.

Le diagramme vertical
Principe : A l'aide des symboles dcrits prcdemment, le flux des
oprations analyses sera transcrit sur des feuilles se prsentant ainsi :
Service :
Flow-Chart:
Description
narrative

Rdacteur :
Date
:
Opration N

Description
graphique

Les renseignements figurant dans le cartouche permettent

d'identifier le service et le flux d'oprations analyses, de connatre la
date d'tablissement du diagramme et le nom du collaborateur qui a
excut le travail.

Dans le corps de l'imprim, on trouve trois lments :

La description narrative : cette colonne, loin de jouer un rle

accessoire, sert donner d'une part les dtails qui
alourdiraient par trop la description graphique et d'autre part
les explications dont la reprsentation pose un problme
technique.

La dsignation de l'opration par ordre numrique : cette

identification permet de faire rfrence de manire prcise
aux oprations vises lors de l'examen des faiblesses de
contrle interne.

La description graphique : c'est l'lment central du

diagramme vertical. On y portera que des renseignements
crits sommaires, les autres tants ports dans la premire
colonne.

Fonctionnement du diagramme : Comme le suggre son appellation,

ce type de diagramme se caractrise par le fait que l'on passe d'un
service l'autre verticalement.
Il en rsulte que l'on ne peut suivre d'un bout l'autre qu'une seule
ligne de flux.
EXEMPLE : ON SUPPOSE QUE DEUX DOCUMENTS SE SEPARENT ET SUIVENT DES CIRCUITS
AUTONOMES DANS DES SERVICES DIFFERENTS. LE PRINCIPE MEME DU DIAGRAMME
VERTICAL CONDUIT A TRAITER D' ABORD LE CIRCUIT SUIVI PAR L' UN, PUIS CELUI SUIVI
PAR L' AUTRE. CE CHOIX DOIT ETRE FAIT DES QUE LES DOCUMENTS PARTENT DANS DES
SERVICES DIFFERENTS.
Dans la colonne "Description Graphique", une ligne de sparation
horizontale sera tire chaque fois que l'on changera de service. Si
plusieurs oprations se droulent dans le mme service, aucune
sparation ne sera effectue. On peut noter que par service, nous
dsignerons soit une personne ou un ensemble de personnes, soit un
dpartement. Cela dpendra de la structure et de la nature de la socit
et de la nature de l'opration analyse.

ATTENTION : Il faut toujours insister sur la chronologie de la ligne de

flux. Il ne peut tre question de regrouper la description d'oprations qui
se droulent dans un mme service, au dtriment de la chronologie.
De plus la verticalit du diagramme peut induire des difficults dans
deux cas prcis : Un document pourra ne pas tre utilis momentanment
dans un service. Dans ce cas il convient de rappeler son existence au
moment ou il rapparat. Il arrive galement qu'une opration soit trop
complique pour figurer dans le diagramme. L'opration sera donc
dcoupe et clate sur d'autres documents (alors rfrencs dans le
diagramme des flux)
Une fois les diagrammes raliss, des fiches de points de contrle
seront cres. Ces fiches expliquent les principaux points de contrle du
dispositif analys. Le classement de ces fiche correspondra la
numrotation qui figure dans le cercle symbolisant son point de contrle.

Le Diagramme Horizontal
Principe : Le flux des informations et oprations est transcrit sur un
imprim de grand format. Ce document se prsente gnralement de la
manire suivante :

Rdacteur :
Diagramme :
Date
:
commentaires

Service A

Service B

Service C

Service N

Cet imprim est divis en colonnes permettant de faire circuler les

documents entre personnes, groupes de personnes ou dpartement.
Remarque : Au del de 6 colonnes le document devient difficilement
exploitable.
L'exprience, qui s'acquiert relativement rapidement, permet
l'auditeur de choisir l'emplacement des services intervenant dans le flux
des oprations analyses de manire rendre le diagramme intelligible.
(Il faut viter les croisements de flux).
Comme dans le Flow-Chart vertical, la ligne de flux se droule
chronologiquement, le passage d'un service l'autre se faisant
horizontalement, ds lors, et contrairement au Flow-Chart vertical, il est
possible de dessiner simultanment autant de lignes de flux que de
documents ou de groupes de documents circulant de manire autonome.

Les mthodes de rdaction des Flow-Charts et des fiches de

contrle horizontaux sont similaires celles utilises dans les Flow-Charts
verticaux.