Administracin por objetivos (APO)

La teora neoclsica desplaz progresivamente la atencin antes

puesta en las llamadas "actividades-medio", hacia los objetivos o
finalidades de la organizacin. El enfoque basado en el "proceso" y la
preocupacin mayor por las actividades fueron sustituidos por un
enfoque centrado en los resultados y objetivos alcanzados. La
preocupacin

acerca

preocupacin

de

"por

de

"cmo"

qu"

administrar

administrar.

El

pas
nfasis

a
en

ser

la

hacer

correctamente el trabajo ms relevante para los objetivos de la

organizacin, con el fin de lograr la eficacia.
ORIGENES DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
La administracin por objetivos (APO) o administracin por resultados
constituye un modelo administrativo bastante difundido y plenamente
identificado con el espritu pragmtico y democrtico de la teora
neoclsica. Su aparicin es reciente: en 1954 Peter F. Drucker,
considerado el creador de la APO, public un libro en el cual la
caracteriz por primera vez.
La administracin por objetivos surgi como mtodo de evaluacin y
control sobre el desempeo de reas y organizaciones en crecimiento
rpido. Comenzaron a surgir las ideas de descentralizacin y
administracin por resultados.
CARACTERISTICAS DE LA APO
La APO es una tcnica de direccin de esfuerzos a travs de la
planeacin y el control administrativo basada en el principio de que,
para alcanzar resultados, la organizacin necesita antes definir en
qu negocio est actuando y a dnde pretende llegar. La APO es un
proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una
organizacin identifican objetivos comunes, definen las reas de
responsabilidad de cada uno en trminos de resultados esperados y
emplean esos objetivos como guas para la operacin de la empresa.
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

El administrador tiene que saber y entender lo que, en trminos de

desempeo, se espera de l en funcin de las metas de la empresa, y
su superior debe saber qu contribucin puede exigir y esperar de l,
juzgndolo de conformidad con las mismas.
En realidad, la APO es un sistema dinmico que integra la necesidad
de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la
necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo
exigente y equilibrado de administracin de empresas.
La APO presenta las siguientes caractersticas principales:
1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y
su superior
La mayor parte de los sistemas de la APO utiliza el establecimiento
conjunto de objetivos; tanto el ejecutivo como su superior participan
del

proceso

de

establecimiento

fijacin

de

objetivos.

La

participacin del ejecutivo puede variar, desde su simple presencia

durante las reuniones, donde puede ser escuchado, hasta la
posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuracin del trabajo, con
relativa autonoma en el desarrollo del plan.
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento
posicin
Bsicamente la APO est fundamentada en el establecimiento de
objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden
denominarse objetivos, metas, propsitos o finalidades; sin embargo,
la idea bsica es la misma: definir los resultados que un gerente, en
determinado cargo, deber alcanzar.
3. Interrelacin de los objetivos de los departamentos
Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias
unidades o gerentes, aunque no todos los objetivos se apoyen en los
mismos principios bsicos.

TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

4. Elaboracin de planes tcticos y planes operacionales, con

nfasis en la medicin y el control
A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo
y su superior elaboran los planes tcticos adecuados para alcanzarlos
de la mejor manera. De esta manera, tales planes se constituyen en
los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento.
En todos los planes la APO hace nfasis en la cuantificacin, la
medicin y el control. Se hace necesario medir los resultados
alcanzados y compararlos con los resultados planeados.
5. Evaluacin permanente, revisin y reciclaje de los planes
Prcticamente todos los sistemas de la APO tienen alguna forma de
evaluacin y revisin regular del progreso realizado, a travs de los
objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar, permitiendo as el
tener en cuenta algunas previsiones, y el fijar nuevos objetivos para
el perodo siguiente.
6. Participacin activa de la direccin
La mayor parte de los sistemas de la APO involucran ms al superior
que al subordinado. El superior establece los objetivos, los vende, los
mide y evala el progreso. Ese proceso, frecuentemente utilizado, es
mucho ms un control por objetivos que una administracin por
objetivos.
7. Apoyo constante del staff durante las primeras etapas
La ampliacin de la APO requiere del fuerte apoyo de un STAFF
previamente entrenado y preparado. Exige coordinacin e integracin
de esfuerzos, lo que puede ser efectuado por el STAFF.
DETERMINACION DE OBJETIVOS
La "administracin por objetivos es un modelo de administracin a
travs del cual todos los gerentes de un organizacin establecen
metas para sus administraciones, al inicio de cada periodo o ejercicio
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

fiscal, de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la

empresa, en constancia con las metas generales de la organizacin
fijadas por los accionistas, a travs de la direccin. Un objetivo debe
ser cuantificable, complejo, relevante y compatible. Un objetivo es
una declaracin escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de
nmeros. Son nmeros que orientan el desempeo de los gerentes
hacia un resultado mediable, complejo, importante y compatible con
los dems resultados".
En la fijacin de los objetivos deben considerarse los siguientes
aspectos.
a. La expresin "objetivo de la empresa" es realmente impropia.
Los objetivos de una empresa representan, en realidad, los
propsitos de los individuos que en ella ejercen el liderazgo.
b. Los objetivos son fundamentalmente necesidades por
satisfacer.
c. Los subordinados y dems funcionarios tienen una serie muy
grande de necesidades personales.
d. Los objetivos y las metas personales no son siempre idnticos a
los objetivos y metas de la empresa.
Caractersticas estructurales de los objetivos:
-

Los ejecutivos fijan propsitos a largo y a corto plazo.

Los objetivos y metas se expresan como resultados finales y no

como tareas o actividades.

Los objetivos y metas deben ser coherentes, adems de estar
coordinados

en

los

respectivos

niveles

reas

de

la

organizacin.
Caractersticas comportamentales son:
-

Se hace nfasis en el compromiso propio de los subordinados,

en relacin con las metas.

Se hace nfasis en el autoanlisis del desempeo y, en
consecuencia, en el autocontrol, en relacin con los resultados
obtenidos frente a las metas preestablecidas.

TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

Las desviaciones de los resultados con relacin a las metas

llevan a la autocorreccin en el desempeo y, si es necesario, a
la orientacin especfica por parte del superior.

Administracin por objetivos:

-

Es una tcnica participativa de planeacin y evaluacin.

A travs de ella los superiores y los subordinados,

conjuntamente, definen aspectos prioritarios.

Establece objetivos por alcanzar, en un determinado periodo y
en

trminos

cuantitativos,

dimensionando

las

respectivas

contribuciones.
-

Sistemticamente se hace el seguimiento del desempeo,

procediendo a las correcciones que sean necesarias.

1. Criterios para la seleccin de objetivos

-

Buscar las actividades que tengan mayor impacto sobre los

resultados.
El objetivo debe ser especfico en cuanto a los datos concretos.
Centrar los objetivos en metas derivadas.
Detallar cada objetivo en metas derivadas.
Utilizar un lenguaje comprensible para los gerentes.
Mantenerse dentro de los principios de la administracin.
El objetivo debe indicar los resultados por alcanzar, no debe

limitar la libertad para escoger los mtodos.

El objetivo debe ser difcil de alcanzar, debe representar una
tarea suficiente para todo el ejercicio fiscal de la empresa. Debe
tener alguna relacin remota con el plan de utilidades de la
empresa, generalmente es el objetivo final.

2. Jerarqua de objetivos
Los objetivos deben ser graduados segn un orden de importancia,
relevancia o prioridad, en una jerarqua de objetivos, en funcin de su
contribucin relativa a lo organizacin como una totalidad.
La

jerarqua

de

objetivos

de

una

organizacin

puede

sufrir

innumerables cambios, ya sea en la ubicacin relativa de los objetivos

o en la situacin de ciertos objetivos por otros diferentes.
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

Los

objetivos

no

necesitan

traducir

inicialmente

las

grandes

aspiraciones fundamentales de la empresa.

Deben lograr que todos los rganos y componentes de la empresa
contribuyen con una parte del esfuerzo general.
Deben tener en cuenta la necesidad de varias alternativas para su
ejecucin, deben ser peridicamente reexaminados y reformulados,
no slo para ser actualizados de acuerdo con el cambio de las
condiciones del mercado.
PLANEACION ESTRATEGICA
La planeacin estratgica se refiere a la manera como una empresa
intenta aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos
propuestos. Es generalmente una planeacin global y a largo plazo.
-

Formulacin de los objetivos organizacionales por alcanzar

En esta primera fase, la empresa escoge los objetivos globales que

pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de importancia y de
prioridad de cada uno en una jerarqua de objetivos.
-

Anlisis interno de las fortalezas y limitaciones de la empresa

Estudio de las condiciones internas, para permitir una evaluacin de

los principales puntos fuertes y puntos dbiles existentes en la
empresa.
-

Anlisis externo del ambiente

Se trata de un anlisis del ambiente externo, es decir, de las

condiciones externas que rodean la empresa y que le imponen
desafos y oportunidades. Tal anlisis generalmente abarca:
a) Los mercados atendidos por la empresa.
b) La competencia.
c) Los factores externos.
-

Formulacin de alternativas estratgicas

TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

Se busca formular las diversas y posibles alternativas estratgicas o

medio que la empresa puede adoptar para lograr mejor los objetivos
organizacionales propuestos, teniendo en cuenta sus condiciones
internas y las condiciones externas a su alrededor.
La planeacin estratgica de una empresa se refiere al producto, o al
mercado. De all, la matriz producto/mercado con las diferentes
alternativas estratgicas.
La planeacin estratgica debe contemplar decisiones sobre el futuro
de la empresa. Las principales decisiones contenidas en una
planeacin estratgica son los siguientes:

Objetivos organizacionales globales.

Las actividades seleccionadas.
El mercado previsto por la empresa.
Alternativas estratgicas en cuanto a sus actividades.
Alternativas estratgicas en cuanto al mercado.
Integracin vertical.
Nuevas inversiones en recursos para innovacin o para
crecimiento.

La matriz producto / mercado y sus alternativas

3. Desarrollo de los planes tcticos
A partir de la planeacin estratgica, la empresa puede emprender la
ejecucin de la planeacin tctica.
-

Planeacin organizacional de la estructura para el logro de los

objetivos globales.
Planeacin del desarrollo del producto/mercado.
Planeacin del desarrollo de recursos para las operaciones de la

empresa.
Planeacin de las operaciones de la empresa relacionadas con
la produccin y la comercializacin.

Para que cada uno de estos 4 planes tcticos pueda implementarse y

producir resultados, es necesario que cada uno de ellos se
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

descomponga nuevamente en otros planes operacionales ms

especficos.
Mientras la planeacin tctica se refiere al mediano plazo, el plan
operacional es ms detallado y se refiere al corto plazo.
CICLO DE LA APO
La APO tiene un comportamiento cclico, de tal manera que el
resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el
ciclo siguiente, a travs de la retroalimentacin proporcionada por la
evaluacin de los resultados. Este ciclo corresponde comnmente al
ejercicio fiscal de la empresa para facilitar la ejecucin y el control.
Los principales autores de la APO presentan modelos muy variados,
cuyos ciclos exponen contenidos diferentes.
1. Modelo de HUMBLE
John W. Humble define la APO como "un sistema dinmico que busca
integrar las necesidades de la empresa de definir y alcanzar sus
propsitos de lucro y crecimiento con la necesidad del gerente de
contribuir y desarrollarse. Es un estilo de gerencia exigente y
estimulante". Provee los siguientes aspectos:
-

Revisin crtica de los planes estratgicos y tcticos de la

empresa.
Esclarecimiento para cada gerente, de los resultados claves y lo

estndares de desempeo que l necesita alcanzar.

stos estn ligados a los objetivos por departamento y
organizacionales, aumentando su compromiso y su contribucin

a estos objetivos;
Creacin de un plan para mejorar las funciones, de tal manera
que permita

lograr los

resultados

claves

el plan de

mejoramiento.
Uso sistemtico de la evaluacin del desempeo para ayudar a
los gerentes a superar sus puntos dbiles y aprovechar sus
puntos

fuertes,

aceptando

responsabilizarse

por

su

autodesarrollo.
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

Aumento de la motivacin del gerente como consecuencia de la

mayor

responsabilidad,

mejores

planes

salariales

la

planeacin de su carrera.
2. Modelo de ODIORNE
George Odiorne propone un modelo compuesto por un ciclo de siete
etapas.
-

Establecimiento de medidas desempeo de la organizacin y

delineamiento de los objetivos organizacionales por alcanzar.

Revisin de la estructura de la organizacin, en funcin de los

objetivos propuestos.
A partir de las dos etapas anteriores, cada directivo establece
propsitos y medidas de evaluacin para sus subordinados, que

a su vez, propone objetivos.

El superior y cada uno de sus subordinados llegan a un mismo
acuerdo de los objetivos y medidas de evaluacin de su propio

trabajo.
Seguimiento continuo efectuado sobre los resultados peridicos
del trabajo del subordinado, frente a los plazos intermedios

previamente establecidos en la 4 etapa.

Evaluacin peridica y acumulativa de los resultados del trabajo
del subordinado, de sus puntos fuertes y dbiles, as como de

aquellas medidas propuestas para su desarrollo.

Evaluacin del desempeo de la organizacin como un todo.

DESARROLLO DE EJECUTIVOS
La administracin por objetivos es "... un proceso por el cual los
gerentes del rango superior e inferior de una empresa identifican en
conjunto sus objetivos comunes y definen las reas principales de
responsabilidad de cada individuo, en trminos de los resultados que
se esperan de l, empleando esas medidas como orientacin para
operar la unidad y evaluar la contribucin de cada uno de sus
miembros".
En el fondo, la APO est estrechamente ligada a la motivacin y al
desarrollo personal del ejecutivo.
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

Algunos administradores de alto nivel cometen el error de ver la APO,

principalmente, como una herramienta de control y evaluacin.
Ciertamente, la APO pude contener ambos factores, pero sa no es su
idea principal.
EVALUACION CRTICA DE LA APO
La APO no es una frmula mgica, sino un medio a desarrollar un
trabajo

ordenado

consciente,

para

conocer

con

razonable

responsabilidad el futuro resultado de las decisiones. Como la APO

incluye un proceso de planeacin y un proceso de direccin, es muy
comn que uno o ms de esos tres procesos no funcionen bien. All
comienzan a presentarse problemas con la APO.
1. Los diez pecados capitales de la APO Humble asegura que existen
diez maneras seguras de fracasar con la APO
1. No lograr la participacin de la alta gerencia.
2. Decir a todos que la APO es una tcnica poderosa, capaz de
resolver todos los problemas.
3. Adoptar la APO dentro de una manera acelerada.
4. Fijar solamente objetivos cuantificables.
5. Simplificar al extremo todos los procedimientos.
6. Aplicar la APO en reas aisladas, no hacer que la compaa
participe globalmente.
7. Delegar todo el proyecto de la APO a personal de nivel inferior.
8. Concentrarse en individuos e ignorar los problemas de grupo.
9. Inaugurar el sistema con una fiesta y despus dejarlo andar solo,
sin verificar jams cmo est andando.
10. Ignorar las metas personales de los gerentes, concentrndose
slo en los objetivos de la empresa.
2. Criticas de LEVINSON
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

Levinson destaca que la APO no tom en cuenta las races ms

profundas, emocionales y motivacionales de un gerente, pues puede
colocarlo en una posicin parecida a la de un conejillo de laboratorio,
frente a slo dos alternativas: acierta el camino en el laberinto y
come, o sino, simplemente pasa hambre.
Segn Levinson, el proceso "ideal" de la APO debe desarrollarse en
cinco etapas.
1. Discusin del funcionario con su superior acerca de la descripcin
de funciones hecha por el propio subordinado.
2. Fijacin de metas de desempeo a corto plazo.
3. Entrevista con el superior para analizar el proceso alcanzado hasta
cierto momento.
4. Establecimiento de puntos de verificacin para medir el progreso.
5. Anlisis entre superior y subordinado, el final de determinado
plazo, para evaluar los resultados de los esfuerzos desarrollados por
el subordinado.
En conclusin, Levinson afirma que "la administracin por objetivos y
los procesos de evaluacin del desempeo, tal como se ejecutan
usualmente, son inherentemente autodestructivos a largo plazo, por
estar basados en una psicologa de la recompensa y el castigo, que
intensifica la presin ejercida sobre cada individuo, al mismo tiempo
que le proporciona una seleccin de objetivos muy limitados. Tales
procesos

pueden

mejorarse,

examinando

los

presupuestos

psicolgicos en los cuales se basan, amplindolos de modo que

incluyan la evaluacin colectiva y dndole prioridad a las metas
personales de los funcionarios.
3. Criticas de LODI
Lodi recuerda que la APO tiende a exigir mucho de cada uno y que las
personas deben ser preparadas para recibir el mtodo y para poder
TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO

aplicarlo con criterio. De lo contrario, podrn surgir diversos

inconvenientes.
Lodi recuerda, incluso, que la formulacin de una estrategia lleva a un
conflicto entre los objetivos a largo y corto plazo. La planeacin a
largo plazo, permite una mejor comprensin del impacto futuro de las
decisiones

actuales,

una

mayor

conciencia

de

los

cambios

econmicos y sociales, la anticipacin de cambios en la reas que los

requieren, y un incremento en la velocidad de la informacin
relevante para un rpido control e implementacin de las decisiones
futuras. A corto plazo, perciben que el sistema de compensacin
premia el desempeo espectacular inmediato, en detrimento de una
verdadera contribucin a los resultados futuros de la empresa.
Otras Crticas
1. Los objetivos de la empresa se definen de manera muy superficial
y no reflejan todos los intereses de la empresa.
2. No se cuenta con experiencia adecuada para la realizacin del
plan, la implementacin es incompleta o se efecta fuera de tiempo.
3. Cuando los resultados inmediatos no son accesibles, las personas
se impacientan con todo el proyecto.
4. En general, las empresas fallan en tomar decisiones para revisar y
actualizar peridicamente el plan frente a los cambios de la empresa,
las fluctuaciones econmicas y los cambios en las tendencias
sociales.

TEORIA DE LA
OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACION

POR

ADMINISTRAR BIEN ES EL EXITO