MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

OBJETIVO
Estructurar el procedimiento a seguir para la adquisicin de un bien o servicio en materia del
Departamento de Compras, para optimizar las compras reduciendo costos, mejorar la calidad de
nuestros productos o servicios y abastecer nuestro almacn contemplando el producto en tiempo y
forma.
reas de aplicacin

Aprovisionamiento de materiales
Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los materiales necesarios para la
produccin o las operaciones diarias de la empresa u organizacin gubernamental. Para una empresa de
manufacturas, esto puede involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plsticos, pero
tambin puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de
oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el ambiente de las ventas al por menor, el
departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes productos en las estanteras o en
los depsitos para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los negocios
pequeos, es especialmente importante mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir
grandes cantidades de capital en exceso de stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una
escasez de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e investigacin y desarrollo. Compras
tambin supervisa a todos los proveedores que abastecen a una compaa con los artculos que necesita
para funcionar de manera correcta.

Evaluacin de precios
Los departamentos de compras tambin se encargan de evaluar continuamente si se encuentran
recibiendo estos materiales a el mejor precio posible para maximizar las ganancias. Esto puede ser
desafiante para una empresa pequea que puede comprar en menores cantidades que una grande y que
por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los departamentos
de ventas en pequeas empresas, necesitan comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y
los precios ms razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la compaa. El personal de
los departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios
por compras en cantidad o investigar la posibilidad de adquirir materiales ms econmicos de fuentes
alternativas como parte de sus actividades diarias.

Trabajo administrativo y contabilidad

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la compra y la entrega de
suministros y materiales. Compras se asegura de realizar la entrega de los materiales de los proveedores a
tiempo, genera y sigue rdenes de compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepcin y
el de contabilidad para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean
abonadas a tiempo. En pequeas empresas, esto significa trabajar estrechamente con el departamento de

contabilidad para asegurarse de que haya capital suficiente para comprar los artculos adquiridos y que
haya un flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.

Cumplimiento de polticas
El departamento de compras tambin debe asegurarse de que se cumplan todas las polticas de la
empresa. Por ejemplo, en una pequea empresa, el personal puede comunicarse con el departamento de
compras por sus necesidades de adquirir cosas tales como suministros de oficina o computadoras. Antes
de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los protocolos
adecuados para las compras y la aprobacin del presupuesto y debe asegurarse de que todos las compras
sean realizadas de acuerdo a las polticas generales de compras de la organizacin.

POLITICAS
Queda establecido que en octubre de cada ao, se elaborara un presupuesto anual de gastos para el
ao siguiente, esto de acuerdo a la previsin de necesidades financieras de todos los departamentos
de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administracin, Recursos Humanos, Soporte,
Administracin, Recursos Humanos, Soporte, Administracin, Recursos Humanos, Soporte,
Administracin, Produccin, Coordinacin y Ventas Produccin, Coordinacin y Ventas Produccin,
Coordinacin y Ventas Produccin, Coordinacin y Ventas, donde cada jefe de departamento debe
realizar el clculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirn desembolsos de
dinero con sus justificaciones correspondientes, va nota al Jefe de Administracin y Finanzas, segn
fechas establecidas por la Direccin Administrativa.
1- Segn esta previsin de necesidades, el Jefe de Administracin y Finanzas confecciona el, y
posterior verificacin y autorizacin del Director Administrativo, una vez definidos los
montos, estarn cargando en un documento compartido a mas tardar para fines de diciembre a
fin de que todos los jefes de departamentos accedan a la informacin y certifiquen los valores
presupuestados para cada rubro asignado.
2- En el documento compartido, estarn asignados los responsables para cada tipo de accinque
podr realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados deejecutar y
actualizarejecutar y actualizarejecutar y actualizarejecutar y actualizar los valores
de las compras, y la ultima verificacin y visto buenolo realizara el Jefe de Administracin y
Finanzas, quien se le denominaraAdministrador.
RESPONSABLES POR DEPARTAMENTO:
Jefe de Ventas : Departamento de Ventas
Jefe de Produccin : Departamento de Produccin
Jefe de Administracin : Departamento Administrativo
Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo

Jefe de Soporte : Departamento de Soporte

5- Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar registrado en la
planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra.
6- Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la planilla de
presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administracin y Finanzas para su ltimo control y
aprobacin, luego de esto, se procede a la compra.
7- En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el
presupuesto, ser motivo de sancin disciplinaria previsto en el reglamento interno de la empresa.
Encargado de Compras
Encargado de Deposito
Jefes de Departamentos
Jefe de administracin y finanzas
Director Administrativo

PROCEDIMIENTOS
Etapa 1: Conocimiento del Negocio en el Departamento de Compras.
En la primera etapa nos enfocaremos a conocer sobre el negocio. Eso nos lleva
a observar meticulosamente cada aspecto del mismo y su relacin con las
dems reas conociendo sus funciones y relaciones.
Etapa 2: Diseo de formatos de compra.
Parte en la cual se diseara formatos con logotipo e informacin fiscal de la
empresa, tamao carta y foliadas continuamente. Los siguientes formatos son:
rdenes de Compra, Requisiciones, Estimados, Solicitud de Pago y
Cotizaciones.
Etapa 3: Base de datos de los proveedores.
Esta parte, se diseara una base de datos extrayendo informacin del
proveedor, ingresando la informacin como es: razn social, direccin,
telfonos, correo electrnico, pagina web, contacto y para concluir a su vez
tiempo de entrega y forma de pago para la adquisicin del bien o servicio.
Etapa 4: Prospeccin de proveedores.
Una vez realizado la base de datos de los productos y proveedores a travs de
contactos, seccin amarilla, internet se realiza la bsqueda de los posibles
nuevos proveedores para la empresa y se empieza a estar en contacto a travs
de va telefnica solicitando informacin de los productos, precios, tiempo de

17 entrega y posibles autorizaciones de crdito. En la cual se analiza que

proveedor vende a mejor precio y calidad.
Etapa 5: Resultado de Prospecciones.
Esta etapa son los resultados de las estrategias planteadas en la 4 etapa;
dnde se recopilar la informacin tanto cualitativa y cuantitativa de los
resultados. Una vez que se realiz la prospeccin de proveedores, se han
encontrado mejores precios, realizando comparaciones tanto de tiempo de
entrega y forma de pago, pudo ser realizado de forma exitosa y si es necesario
actualizar la informacin continuamente, ya que en ocasiones cambian los
precios.
Etapa 6: Procedimiento de Compra.
La ltima etapa en la cual se pone en prctica la adquisicin de compra de un
bien o servicio, una vez seleccionado el proveedor monitorear el
comportamiento de tiempo y entrega del producto, si es favorable con la
empresa seguir comprndole y si en caso que no sea favorable encontrar un
proveedor con las caractersticas que se requieren para la ejecucin de la
compra.

DIAGRAMAS DE FLUJO

FORMATOS

INSTRUCTIVO