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ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
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Alumna: Janeth Prez Pascual
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TEMAS DE ADMINISTRACION

PROCESO ADMINISTRATIVO

La naturaleza del proceso administrativo se basa en su universalidad, orden,

flexibilidad, efectividad y disciplina con que se realiza cada una de las etapas o
fases del mismo; es decir, los gerentes pueden aplicarlo sin importar el tipo de
empresa, y en cualquier nivel de la organizacin, directivo o de supervisin. En
este sentido, Sergio Hernndez y Rodrguez dice: Al reconocer a la empresa
como un sistema universal, se puede prever su funcionamiento; al preverlo, es
posible planificarlo y organizarlo. Una vez planeada y organizada una empresa, es
factible dirigir y controlar; adems cualquier empresa en el mundo, al aplicar el
proceso administrativo, mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y
efectividad
Eficiencia es efectuar determinada actividad bien y con el menor costo posible;
eficacia, hacer las cosas como consecuencia de los objetivos; y efectividad, el
conjunto de los dos trminos anteriores.
Por otra parte, es importante adelantar, a manera de sntesis, en qu consiste
cada etapa del proceso administrativo.
Planeacin.-Establecer metas y objetivos, es decir, los cursos de accin a seguir.
Responde a las preguntas qu se quiere hacer y con qu.
Organizacin.- Ordenar y distribuir el trabajo de manera estructurada y
sistematizada entre el personal, para alcanzar los objetivos. Responde a la
pregunta cmo se va a hacer.
Direccin._ Su objetivo es que los miembros de la organizacin realicen
determinada tarea con voluntad y gusto, y as contribuyan al logro de los objetivos.
Responde a la pregunta cmo se est haciendo.
Control._ Comparar los resultados con lo planeado a fin de asegurarse que las
actividades se llevaron a cabo de acuerdo con el plan establecido. Responde a la
pregunta cmo se ha realizado.

El proceso administrativo presenta las siguientes ventajas:

A. Permite visualizar un panorama general y fcil de entender. Es decir, las
actividades pueden ser identificadas, enseadas y practicadas.
B. Proporciona un avance significativo para el estudio de la administracin.
C. No se contradice con los aportes de otras escuelas: puede adoptarlos, usarlos y
proporcionar mejoras.
D. Es flexible: depende de la situacin de que se trate.
E. Ayuda a los gerentes o responsables a poner en prctica sus conocimientos y
habilidades, en tato determina los objetivos y la mejor manera de alcanzarlos.
F. Su proceso es tan sencillo que permiten a los gerentes entender fcilmente el
problema y cmo resolverlo.
G. Proporciona directrices claras que ayudan a la aplicacin correcta de la
administracin.
H. No es mecnico, cada una de sus fases requiere o se sirve de los valores,
convicciones, objetivos, recursos con los que se cuenta y el medio en el que se
opera.
A continuacin se desglosaran cada una de las etapas del proceso para que
queden ms claras y precisas:

*Planeacin
La planeacin se caracteriza por tener su propia naturaleza: est fijada en el
futuro. Genera en el presente un conjunto de planes (de aqu su nombre) que
permitirn tener una mayor certidumbre de xito en el futuro.
Su esencia es anteponerse y mirar con ojos visionarios el maana. El propsito y
naturaleza de la planeacin pueden resumirse en los principios siguientes:
De contribucin al objetivo. El propsito de cualquier plan y de todos los
planes de apoyo es promover el cumplimiento de los objetivos
empresariales.
De objetivos. Para que los objetivos sean significativos, deben ser claros,
alcanzables y verificables.

 De primaca de la planeacin. La planeacin precede, lgicamente, a todas

las dems funciones administrativas.
De eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se mide segn sus
contribuciones a los propsitos y objetivos de la empresa.
Por tanto, a partir de la realidad de la institucin (diagnstico), en esta etapa se
generarn una serie de planes, proyectos y programas de trabajo (con objetivos,
metas, prioridades y actividades), los cuales nos permitirn organizar las
actividades y tareas; tambin se definirn los recursos humanos, tcnicos y
financieros para alcanzar los objetivos. La planeacin se auxilia de una serie de
procedimientos que le posibilitan organizar las actividades y tareas relacionadas
entre s, con el propsito de optimizar todos los recursos de la institucin.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los
fines (qu hay que hacer?).
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo donde se
determina los resultados que pretende alcanzar el grupo social. Determina planes
ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y
se subordinan a los Planes Estratgicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un
medio

que

constantemente

est

experimentando,

cambios

tecnolgicos,

econmicos, polticos, sociales, culturales. Consiste en fijar el curso concreto de

accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo,
la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos.

La planeacin es de corto plazo, mediano plazo y largo plazo

Principios de la planeacin y su importancia en las organizaciones
Los principios pueden definirse como verdades de aplicacin y guas generales;
deben tomarse en cuenta y realizarse en todas las situaciones de carcter
administrativo. De acuerdo con Lourdes Mnch Galindo, presentan las siguientes
caractersticas.
Factibilidad.- Los planes deben estar acordes con la realidad y medio donde se
van a realizar. No es vlido manejar planes ambiciosos y muy optimistas que a la
larga sean inoperables e inalcanzables.
Objetividad y cuantificacin.-Consiste en tomar como referencia datos
estadsticos reales (porcentajes, volmenes, etctera) que permitan planear
resultados verdaderos y cuantificables. Es incorrecto considerar datos subjetivos o
especulaciones.
Flexibilidad.-Cuando se elabora un plan, es conveniente establecer con
anticipacin un margen de holgura, con la finalidad de que se puedan atender
situaciones imprevistas y corregir o formular nuevamente un plan.
Unidad.- Todo programa debe estar sujeto al plan general de la organizacin. Es
decir, todos los planes deben estar coordinados, integrados y en equilibrio, para
alcanzar satisfactoriamente el objetivo general de la organizacin.
Del cambio de estrategias.- Este principio est en funcin de los tiempos
establecidos para el cumplimiento de los objetivos. Cuando el tiempo se ha
excedido sin tener xito en los resultados esperados, ser necesario replantear las

estrategias, procedimientos, programas y presupuestos que permitan alcanzar el

objetivo.

*ORGANIZACIN
El proceso de organizar inicia con el establecimiento y clasificacin de las
actividades. Luego, stas se agrupan por tareas comunes, de acuerdo con los
recursos y objetivos organizacionales. Aqu entran el anlisis de puestos, divisin
del trabajo, departamentalizacin, especializacin (principios fundamentales de la
organizacin), delegacin, autoridad y comunicacin.
En muchas ocasiones, la autoridad y comunicacin se ubican slo en el proceso
de direccin, pero es importante enfatizar que en el de organizacin tambin se
deben considerar ambos aspectos. En este caso, se estudian las estructuras
organizacionales como autoridad lineal, staff y descentralizada, y la comunicacin
formal e informal.
Organizar
Organizacin es un trmino utilizado en diferentes sentidos. Por lo general lo
empleamos para referirnos a las instituciones, empresas o cualquier estructura
social, independientemente de su giro o actividad.
La organizacin es el diseo de una estructura formal donde se establecen las
funciones a desempear por cada individuo y la relacin entre las mismas,
jerarqua y niveles de autoridad, de acuerdo con los objetivos de la empresa. Es
decir, se identifican, clasifican y agrupan las actividades necesarias para el
cumplimiento de los propsitos. A cada grupo de tareas se le asigna un
responsable con autoridad formal (incluye la delegacin) para supervisar lo
realizado por los subordinados. Tambin se establecen las relaciones horizontales
(en un nivel organizacional igual o similar) y verticales (entre las oficinas generales
de una divisin y un departamento).

Estructura organizacional
Es la distribucin de las personas en diferentes lneas, entre las posiciones
sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones.
En este concepto hay otros implcitos, como divisin del trabajo, rangos o
jerarquas, autoridad, reglas y normas, que especifican cmo deben comportarse
los individuos en cada posicin.

Una estructura organizacional debe cumplir con tres funciones bsicas:

A. Producir resultados para llegar a los objetivos organizacionales.
B. Hacer que las personas se adapten a las necesidades y exigencias impuestas
por la organizacin.
C. Ser un medio para ejercer el poder.
El diseo de la organizacin se da cuando los administradores construyen o
cambian la estructura de una organizacin. El diseo ideal depende de factores de
contingencia como la estrategia, estructura, tamao, tecnologa y ambiente.
Asimismo, una estructura organizacional se disea para:
A. Determinar qu funciones va a realizar cada quin.
B. Establecer quin va a responsabilizarse de qu resultados.
C. Eliminar confusiones entre los miembros de la organizacin, con respecto a qu
va a realizar cada quin.
D. Establecer las redes de comunicacin y toma de decisiones.
E. Obtener los resultados esperados, de acuerdo con los objetivos trazados.

Tipos de estructuras organizacionales

Organizacin lineal o militar.- La autoridad y responsabilidad se concentran en
una sola persona: cada persona tiene un solo jefe (unidad de mando). Las
decisiones son tomadas por un solo gerente (encargado de distribuir las
funciones), ste las comunica a un subordinado, quien a su vez tambin toma
decisiones y las participa al siguiente nivel, y as sucesivamente hasta llegar al
ltimo nivel en una sola lnea. En este caso, no hay especializacin.
Este tipo de estructuras se recomienda para empresas pequeas; sera muy difcil
concentrar toda la autoridad en un solo gerente de una empresa grande.
Organizacin funcional.- La organizacin funcional tambin llamada de Taylor,
busca reducir el mnimo de actividades o funciones, ya sea por un gerente,
supervisor o trabajador, con el fin de dividir el trabajo y conseguir la
especializacin.
Normalmente encontramos a un gerente general, del cual depende un grupo de
gerentes medios, cada uno con una funcin particular asignada.

Esta clase de organizacin es recomendable para organizaciones medianas o

grandes.

Organizacin lineo-funcional.- Combina los tipos de organizacin de lnea y

funcional, con la intencin de aprovechar las ventajas de ambas. Por ejemplo, en
la primera es evidente la lnea de mando (principio de unidad de mando), pero en
la segunda se aprovecha la divisin del trabajo, que conduce a la especializacin.

Organizacin staff.- A medida que las actividades dentro de las organizaciones

se van haciendo ms complejas y la tecnologa las rebasa, necesitan especialistas
que, sin tener una autoridad directa dentro de la organizacin sobre los
subordinados, aconsejen de acuerdo a sus conocimientos, habilidades y
experiencias, a los gerentes o encargados de los departamentos para que stos
tomen las decisiones ms adecuadas.
En la estructura organizacional, se representa al staff con lneas punteadas y a la
autoridad directa con lneas continuas.

Organizacin por comit.- Se da cuando se decide asignar los asuntos de

carcter administrativo a un grupo o comit de personas, quienes a su vez se
encargarn de resolver los problemas que se presenten dentro de la organizacin.
Los comits pueden ser a nivel directivo, ejecutivo, consultivo, de vigilancia o
deliberativo.

*DIRECCION
Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusin
de este papel se debe saber cmo es el comportamiento de la gente, como
individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una
organizacin.
La responsabilidad ms importante del administrador es la toma de decisiones.
Con frecuencia se dice que las decisiones son el motor de los negocios y en
efecto de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de
cualquier organizacin.

La direccin tiene como propsitos:

A. Establecer un correcto sistema de comunicacin con y entre el personal.
B. Utilizar el liderazgo para obtener un resultado eficiente de interaccin con el
personal.
C. Alcanzar niveles eficientes de productividad, a partir de la motivacin y del
reconocimiento de su personal.
D. Influir en el comportamiento del personal.
E. A travs de la implementacin de programas perfectamente supervisados,
determinar buenos resultados.
F. Ejecutar de forma eficiente lo que se traz en la planeacin y la organizacin.
La direccin es un factor indispensable para que exista una buena administracin.
A travs de ella se ponen en marcha los lineamientos establecidos en la etapa de
planeacin y organizacin, se logran las normas de conducta ms deseables en
los integrantes y se alcanza buena comunicacin. Esta etapa del proceso
administrativo rene conceptos relacionados directamente con las personas:
autoridad, comunicacin, liderazgo, motivacin y supervisin, elementos bsicos
de la direccin que sirven para conocer y entender cmo dirigir grupos humanos,
conciliando sus necesidades.
Etapas de la direccin
Supervisin.- Consiste en vigilar y guiar a los subordinados hacia la realizacin
de las tareas de forma eficiente, mediante la autoridad y el esfuerzo de ambas
partes para el buen cumplimiento de las actividades.
Comunicacin.- Proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un
grupo social.
Motivacin.- En general, alude a conducir o impulsar la accin. Y en el contexto
administrativo, es una labor que realiza un superior para persuadir, animar e
impulsar a sus subordinados a realizar determinada accin encaminada al logro de
los objetivos.
Integracin.- Es la manera como una organizacin, a travs de los responsables,
selecciona y se allega del personal idneo para poner en marcha los planes
establecidos que se trazaron en la planeacin.

Toma de decisiones.- Es el proceso por el cual se selecciona la alternativa

idnea para la solucin de un problema. Precisamente, la responsabilidad ms
importante para un administrador es la toma de decisiones.

Estilos de direccin
Estilo Autocrtico.- El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con
sus subordinados. Es el jefe quien disea, planifica y asigna el trabajo. El grado de
autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos.
Estilo Paternalista.- Establece una actitud protectora con los subordinados,
interesndose por sus problemas. No obstante, es el jefe el que toma las
decisiones y ejerce la mxima autoridad.
Estilo Laissez faire.- El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da
instrucciones de trabajo, deja libertad de actuacin a los empleados, los cuales
realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones.
Estilo Democrtico.- El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando
orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en
la toma de decisiones.
Estilo Burocrtico.- La organizacin establece una estructura jerrquica, con
normas, pautas de actuacin rgidas, de manera que todo se debe desarrollar
conforme a las mismas.
Estilo Institucional.- El directivo se adapta a la situacin de trabajo. Es un buen
comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar
la participacin y sabe recompensar el trabajo realizado. El lder debe modificar su
forma de actuar segn sea la situacin.

*CONTROL
Como funcin del proceso administrativo, el control consiste en supervisar todos
los niveles mediante un mecanismo para evaluar el trabajo realizado en la
planeacin, organizacin y direccin. Debe aplicarse sobre todas las actividades y
personas encargadas de ejecutar planes; y pueden establecerse en diferentes
etapas del trabajo: antes, durante y despus de realizar las actividades.
Como herramienta para medir y corregir el desempeo de las funciones de una
organizacin, el control tiene como propsito ayudar a los administradores al mejor
logro de los objetivos y planes. Es parte importante de la administracin, ya que
nos permite determinar si tenemos la estructura organizacional, personal y
direccin adecuados, y podemos verificar la situacin real de la empresa y
determinar si se est haciendo lo correcto.
Es decir, controlar es medir y corregir el desempeo individual y organizacional
para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Esto a partir de
las metas y planes, con el fin de mostrar dnde existen desviaciones de los
estndares y ayudar a corregirlas.
Adems, el control es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con
el fin de detectar y prever situaciones para establecer las medidas correctivas
necesarias.
PROPOSITOS DEL CONTROL
Medir resultados.
Establecer medidas correctivas.
Identificar desviaciones.
Limitar las acciones.
Generar informacin para la toma de decisiones.
Objetivos del control
El control tiene como propsito detectar errores y desviaciones a tiempo, para
corregir las fallas en el momento justo aplicando los mecanismos adecuados. Y
para que sea efectivo, debe cumplir con las siguientes caractersticas:
A. Ser oportuno. Si lo ideal es detectar las desviaciones antes de que ocurran, la
funcin del control es informar de inmediato cualquier situacin.

B. Ser accesible. Las medidas que se establezcan deben ser de fcil

entendimiento.
C. Ubicarse. Los controles no se pueden establecer en toda la empresa, por lo que
se deben ubicar estratgicamente en las reas.
D. Reflejar a la organizacin. Los controles que se implementen deben estar
acordes con el tamao y necesidades de la organizacin.
Dentro del control, el concepto de norma es fundamental, por lo que es importante
definirlo.
La norma es la unidad de medida cuya finalidad es servir de modelo para evaluar
los resultados obtenidos. Las normas pueden ser cuantitativas y cualitativas.
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Se aplica a todo.
Nos permite introducir medidas correctivas.
Refleja y proporciona informacin sobre la forma como se estn llevando a cabo
los planes.
Reduce tiempo y costos.
Aumenta la productividad de todos los recursos.
Compara los resultados de la actividad.
Suministra informacin.
Proporciona polticas y reglas.
Suministra a los responsables.
Conoce las causas que producen las desviaciones.
Tipos de control
En toda organizacin pueden establecerse controles para el seguimiento de las
actividades. La autoridad determinar si desea ejercer el control durante la
actividad, antes de llevarla a cabo o al finalizarla.
Control previo (antes).- Para que funcione este tipo de control, se requiere que el
encargado de aplicarlo tenga informacin precisa y oportuna, debido a que el
objetivo es adelantarse a los hechos.

Control concurrente (durante).- Permite corregir problemas antes que aumenten

y no puedan ser controlables, o se eleven los costos de correccin, ya que se
aplica durante el cumplimiento de la actividad. Este tipo de control es ms comn
que el previo.
Control posterior a la retroalimentacin (despus).- Este tipo de control es el
ms acostumbrado en toda organizacin, pero no es ptimo debido a que las
correcciones se llevan a cabo despus de los hechos. Su mayor desventaja se
presenta cuando el responsable que recibe la informacin no puede hacer mucho
para solucionar el problema.