You are on page 1of 5

SIA-C-R1-G7-Christina Selvi Indahwati

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI DOKUMEN
Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja termasuk siapa, apa, kapan, dimana, mengapa
dan bagaimana entri data, pengolahan data dan penyimpanan data, output, informasi dan
sistem pengendalian. Arti populer pendokumentasian sistem meliputi diagram, bagan alir,
table dan representasi grafis lainnya dari data informasi.

Diagram Arus Data
Diagram arus data (DAD-data flow diagram) menjelaskan arus data secara grafis.
Diagram ini menggunakan empat simbol utama yang digunakan untuk mempresentasikan
empat elemen dasar, yaitu: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi dan
penyimpanan data.
Sumber data adalah entitas yang mengirim atau menghasilkan data yang dimasukkan
ke dalam sistem, sedangkan tujuan data adalah entitas yang menerima data yang dihasilkan
oleh sistem. Entitas dapat merupakan sumber atau tujuan yang keduanya diwakili oleh simbol
persegi.
Arus data (data flow) adalah perpindahan data diantara proses, penyimpanan,
sumber dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan tujuan atau sumber
harus melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang
mengalir.
Simbol

Nama
Sumber data dan
tujuan
Proses-proses
transformasi

Penjelasan
Orang dan organisasi yang mengirim data ked
an menerima data dari sistem yang diwakili
oleh kotak persegi.
Proses yang mentransformasikan data dari
input ke output diwakili oleh lingkaran.

Penyimpanan data

Penyimpanan data diwakili oleh dua garis
horizontal.

Pengendalian internal

Pengendalian internal.

Proses adalah tindakan yang mentransformasikan data ke dalam data atau informasi
lain. Penyimpanan data adalah tempat atau media penyimpanan data atau sistem.

Subpembagian DAD
DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail
yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram

Menempatkan lingkaran untuk mentransformasikan data. 8. Ini menggambarkan sistem pengolahan data yang merupakan sumber dan tinjauan sistem kepada pembaca. 13. Jenis khusus bagan alir disebut dengan bagan alir pengendalian internal digunakan untuk menjelaskan. Membagi DAD. tujuan . Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses. Mempersiapkan salinan akhir Bagan Alir Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari suatu sistem bisnis secara ringkas. Terdapat empat symbol bagan alir yaitu 1. 14. 2. 9. 7. Memahami sistem. jalur kesalahan yang tidak penting diabaikan. Bagan alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara diagram menbgalir dalam organisasi. 2. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan. 4. Mengidentifikasi arus data memasuki atau meninggalkan sistem. pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda dan berbagai level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda. Mengembangkan diagram konteks. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data. 3. Selain itu. Menentukan apa yang termasuk dan tidak termasuk. Memasukkan ke dalam DAD. Pedoman untuk menggambar DAD 1. Membagi proses level tinggi ke yang lebih rendah. Bagan ini menelusuri dokumen dari awal hingga akhir. 4. Mengatur DAD dari atas ke bawah atau kiri ke kanan. Karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Mengelompokkan proses transformasi. dan disposisi dan semua hal yang mengalir saat melewati sistem. Memberi nama semua elemen DAD. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dimana bagan alir dimulai dan berakhir. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data. Menentukan batasan sistem. menunjukkan setiap dokumen dimulai. 12. Simbol input/ output menunjukkan input/ output dari sebuah sistem. 3. menganilisis dan . baik elektronik ataupun manual. Level DAD tertinggi disebut diagram konteks. 10. Hanya jalur kesalahan yang sangat penting yang tercakup. Mengidentifikasi proses transformasi. 11. Mengidentifikasi arus data. Proses transformasi yang terjadi secara bersama sebaiknya dikelompokkan. Jenis-jenis Bagan Alir Bagan alir dokumen dikembangkan untuk mengilustrasikan arus data dan dokumen diantara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Mengelompokkan arus data. distribusi . 15. Menyempurnakan DAD. 5. Diagram konteks menggambarkan batasan sistem.pada satu lembar kertas. jelas dan logis. Elemen data yang mengalir bersama sebaiknya dikelompokkan. Mengobservasi data dan mewawancarai mereka yang menggunakana data atau dengan kuesioner. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data. 6.

tablet atau komputer Berbagai salinan dokumen kertas Diilustrasikan dengan melebihi symbol dokumen Pemrosesan komputer Fungsi pemrosesan yang dilakuakan oleh komputer. Operasi manual Operasi pemrosesan yang dilakuakan secara manual. Alat entri data elekronik seperti computer. proses. dan output sistem. Mengidentifikasi departemen. Tulislah deskripsi sumber. penyimpanan. Memahami sistem.mengevaluasi pengendalian internal termasuk mengidentifikasi kekuatan. Simbol Nama Dokumen Entri data elektronik Penjelasan Dokumen atau laporan elektronik atau kertas. 2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir. Database Data yang disimpan secara elektronik ke dalam database. pemrosesan. Mewawancarai pengguna. Bagan alir program mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. . pengembang dan manajemen denagn cara memberi kuesioner yang lengkap. sehingga data mengalir dari kiri ke kanan atau atas ke bawah. fungsifungsi pekerjaan dan proses bisnis serta dokumen. Mengelola bagan alir. output atau tujuan dalam symbol. 3. terminal. Mendesain bagan alir. 4. Secara jelas labeli semua symbol. Pita magnetis Data yang disimpan dalam pita magnetis Jurnal atau buku besar Jurnal atau buku besar akuntansi berbasis kas Arus dokumen atau pemrosesan Mengarahkan arus pemrosesan dokumen Konektor dalam halaman Menggambarkan arus pemrosesan pada halaman yang sama Konektor luar halaman Entri data Keputusan Langkah pembuat keputusan Pedoman untuk mempersiapkan bagan alir 1. input. Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antar-input. kelemaha dan keefektifan sistem.

Mengelola bagan alir. Menggambar salinan final DPB. 6. tanggal dan nama orang yang mempersiapkan pada setiap halaman. Gambarlah salinan final bagan alir. ada banyak aktivitas dalam siklus pendapatan ditunjukkan pada DPB untuk memberikan pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam proses bisnis. Contohnya. tetapi tidak memperinci bagaimana yang terjadi. Mengobservasi data dan mewawancarai mereka yang menggunakana data atau dengan kuesioner. 3. Menunjukkan setiap proses bisnis dengan menggunakan symbol yang sesuai. 4. tanggal dan nama orang yang mempersiapkan pada setiap halaman. Menggambarkan sketsa kasar DPB. Tempatkan nama DPB. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram. 6. membaca dari kiri ke kanan atau atas ke bawah. Simbol Nama Penjelasan Mulai Mulai atau permulaan yang diwakili oleh lingkaran kecil Akhir proses direpresentasikan oleh lingkaran kecil bergaris tebal Akhir 1. 2. Diagram Proses Bisnis Diagram proses bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam bisnis. Tempatkan nama. .5. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir. Konektor halaman. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan. 5. Mengabaikan komponen-komponen tertentu. 7. Berilah nomor halaman dan konektor luar halaman untuk memindahkan satu halaman ke halaman lainnya. Aktivitas dalam proses Aktivitas dalam proses diwakili dengan persegi yang sisinya tumpul Keputusan Keputusan yag diambil diwakili sebuah wajik Arus Arus data atau informasi yang ditunjukkan oleh panah Informasi anotasi Informasi yang membantu menjelaskan proses bisnis Pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis. DPB menggambarkan apa yang terjadi . 7. DPB menunjukkan level aktivitas yang lebih tinggi dan dipecah ke sub yang lebih rendah. DPB menggambarkan langkah besar dalam proses secara berurutan.

jelas dan logis.Kesimpulan Ketiga diagram baik diagram arus data. Diagram arus data (DAD-data flow diagram) menjelaskan arus data secara grafis. bagan alir ataupun diagram proses bisnis memiliki fungsi masing-masing yang dapat menggambarkan proses bisnis yang ada dalam sebuah organisasi. Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari suatu sistem bisnis secara ringkas. Diagram proses bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam bisnis .