SIA-C-R1-G7-Christina Selvi Indahwati

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI DOKUMEN

Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja termasuk siapa, apa, kapan, dimana, mengapa
dan bagaimana entri data, pengolahan data dan penyimpanan data, output, informasi dan
sistem pengendalian. Arti populer pendokumentasian sistem meliputi diagram, bagan alir,
table dan representasi grafis lainnya dari data informasi.

Diagram Arus Data

Diagram arus data (DAD-data flow diagram) menjelaskan arus data secara grafis.
Diagram ini menggunakan empat simbol utama yang digunakan untuk mempresentasikan
empat elemen dasar, yaitu: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi dan
penyimpanan data.
Sumber data adalah entitas yang mengirim atau menghasilkan data yang dimasukkan
ke dalam sistem, sedangkan tujuan data adalah entitas yang menerima data yang dihasilkan
oleh sistem. Entitas dapat merupakan sumber atau tujuan yang keduanya diwakili oleh simbol
persegi.
Arus data (data flow) adalah perpindahan data diantara proses, penyimpanan,
sumber dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan tujuan atau sumber
harus melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang
mengalir.
Simbol

Nama
Sumber data dan
tujuan
Proses-proses
transformasi

Penjelasan
Orang dan organisasi yang mengirim data ked
an menerima data dari sistem yang diwakili
oleh kotak persegi.
Proses yang mentransformasikan data dari
input ke output diwakili oleh lingkaran.

Penyimpanan data

Penyimpanan data diwakili oleh dua garis

horizontal.

Pengendalian internal

Pengendalian internal.

Proses adalah tindakan yang mentransformasikan data ke dalam data atau informasi
lain. Penyimpanan data adalah tempat atau media penyimpanan data atau sistem.

Subpembagian DAD
DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail
yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram

pada satu lembar kertas. Selain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda dan berbagai
level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda.
Level DAD tertinggi disebut diagram konteks, Karena memberikan level ringkasan
tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem pengolahan data yang
merupakan sumber dan tinjauan sistem kepada pembaca.
Pedoman untuk menggambar DAD
1. Memahami sistem. Mengobservasi data dan mewawancarai mereka yang
menggunakana data atau dengan kuesioner.
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. Hanya jalur kesalahan yang sangat penting
yang tercakup, jalur kesalahan yang tidak penting diabaikan.
3. Menentukan batasan sistem. Menentukan apa yang termasuk dan tidak termasuk.
4. Mengembangkan diagram konteks. Diagram konteks menggambarkan batasan sistem.
5. Mengidentifikasi arus data. Mengidentifikasi arus data memasuki atau meninggalkan
sistem.
6. Mengelompokkan arus data. Elemen data yang mengalir bersama sebaiknya
dikelompokkan.
7. Mengidentifikasi
proses
transformasi.
Menempatkan
lingkaran
untuk
mentransformasikan data.
8. Mengelompokkan proses transformasi. Proses transformasi yang terjadi secara bersama
sebaiknya dikelompokkan.
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data. Memasukkan ke dalam DAD.
11. Memberi nama semua elemen DAD.
12. Membagi DAD. Membagi proses level tinggi ke yang lebih rendah.
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
14. Menyempurnakan DAD. Mengatur DAD dari atas ke bawah atau kiri ke kanan.
15. Mempersiapkan salinan akhir

Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk
menjelaskan beberapa aspek dari suatu sistem bisnis secara ringkas, jelas dan logis. Bagan
alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara diagram menbgalir dalam organisasi.
Terdapat empat symbol bagan alir yaitu
1. Simbol input/ output menunjukkan input/ output dari sebuah sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik elektronik ataupun manual.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dimana bagan alir dimulai dan
berakhir.
Jenis-jenis Bagan Alir
Bagan alir dokumen dikembangkan untuk mengilustrasikan arus data dan dokumen
diantara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri dokumen dari
awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi , tujuan , dan disposisi
dan semua hal yang mengalir saat melewati sistem. Jenis khusus bagan alir disebut dengan
bagan alir pengendalian internal digunakan untuk menjelaskan, menganilisis dan

mengevaluasi pengendalian internal termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemaha dan

keefektifan sistem. Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan,
penyimpanan, dan output sistem. Bagan alir program mengilustrasikan urutan operasi logis
yang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program.

Simbol

Nama
Dokumen
Entri data elektronik

Penjelasan
Dokumen atau laporan elektronik atau
kertas.
Alat entri data elekronik seperti computer,
terminal, tablet atau komputer

Berbagai salinan dokumen

kertas

Diilustrasikan dengan melebihi symbol

dokumen

Pemrosesan komputer

Fungsi pemrosesan yang dilakuakan oleh

komputer.

Operasi manual

Operasi pemrosesan yang dilakuakan

secara manual.

Database

Data yang disimpan secara elektronik ke

dalam database.

Pita magnetis

Data yang disimpan dalam pita magnetis

Jurnal atau buku besar

Jurnal atau buku besar akuntansi berbasis

kas

Arus dokumen atau

pemrosesan

Mengarahkan arus pemrosesan dokumen

Konektor dalam halaman

Menggambarkan arus pemrosesan pada

halaman yang sama

Konektor luar halaman

Entri data

Keputusan

Langkah pembuat keputusan

Pedoman untuk mempersiapkan bagan alir

1. Memahami sistem. Mewawancarai pengguna, pengembang dan manajemen denagn cara
memberi kuesioner yang lengkap.
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir. Mengidentifikasi departemen, fungsifungsi pekerjaan dan proses bisnis serta dokumen.
3. Mengelola bagan alir. Mendesain bagan alir, sehingga data mengalir dari kiri ke kanan
atau atas ke bawah.
4. Secara jelas labeli semua symbol. Tulislah deskripsi sumber, input, proses, output atau
tujuan dalam symbol.

5. Konektor halaman. Berilah nomor halaman dan konektor luar halaman untuk
memindahkan satu halaman ke halaman lainnya.
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir.
7. Gambarlah salinan final bagan alir. Tempatkan nama, tanggal dan nama orang yang
mempersiapkan pada setiap halaman.

Diagram Proses Bisnis

Diagram proses bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara visual untuk
menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam bisnis. Contohnya, ada banyak
aktivitas dalam siklus pendapatan ditunjukkan pada DPB untuk memberikan pemahaman
yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam proses bisnis.
Simbol

Nama

Penjelasan

Mulai

Mulai atau permulaan yang diwakili oleh

lingkaran kecil
Akhir proses direpresentasikan oleh lingkaran
kecil bergaris tebal

Akhir

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Aktivitas dalam
proses

Aktivitas dalam proses diwakili dengan persegi

yang sisinya tumpul

Keputusan

Keputusan yag diambil diwakili sebuah wajik

Arus

Arus data atau informasi yang ditunjukkan oleh

panah

Informasi anotasi

Informasi yang membantu menjelaskan proses

bisnis

Pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis

Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis. Mengobservasi data dan mewawancarai
mereka yang menggunakana data atau dengan kuesioner.
Mengabaikan komponen-komponen tertentu. DPB menggambarkan apa yang terjadi ,
tetapi tidak memperinci bagaimana yang terjadi.
Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan. DPB menunjukkan level aktivitas
yang lebih tinggi dan dipecah ke sub yang lebih rendah.
Mengelola bagan alir. DPB menggambarkan langkah besar dalam proses secara
berurutan, membaca dari kiri ke kanan atau atas ke bawah.
Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram. Menunjukkan setiap proses bisnis
dengan menggunakan symbol yang sesuai.
Menggambarkan sketsa kasar DPB.
Menggambar salinan final DPB. Tempatkan nama DPB, tanggal dan nama orang yang
mempersiapkan pada setiap halaman.

Kesimpulan
Ketiga diagram baik diagram arus data, bagan alir ataupun diagram proses bisnis
memiliki fungsi masing-masing yang dapat menggambarkan proses bisnis yang ada
dalam sebuah organisasi. Diagram arus data (DAD-data flow diagram) menjelaskan arus
data secara grafis. Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang
digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari suatu sistem bisnis secara ringkas,
jelas dan logis. Diagram proses bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara
visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam bisnis