PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH DASAR

NEGERI PULO KEDUNGTUBAN BLORA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Ummu Khumairoh Nur Azizah

10.12.5096

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013

INFORMATION SYSTEM DESIGN PRIMARY SCHOOL ACADEMIC AFFAIRS PULO

KEDUNGTUBAN BLORA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH DASAR NEGERI PULO
KEDUNGTUBAN BLORA
Ummu Khumairoh Nur Azizah
Bambang Sudaryatno
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT
Existing academic system at Pulo Elementary School is still using the manual
system which is processed by TU employees ( Administrative ) which still form the reports
in the form of sheets of paper , making it difficult to search the data and there is a possibility
that data could be lost , in addition to the academic system this was made to maintain the
quality of the information because it would be safer if the data is stored in the computer .
Academic System is designed to facilitate the processing of such data inputting student
data , teacher data , the value of data , class data and existing data subjects .
The approach used in this study are structured approach which uses several tools
and techniques workmanship , such as flowcharts , diagrams context , and Data Flow
Diagrams ( DFD ) . To identify the problem , to do an analysis of the performance ,
information , economy , security applications , efficiency and customer service . This guide
is known as PIECES analysis ( Performance , Information , Economy , Control , Eficiency
and Services ) . This analysis is usually obtained from a few major problems . This is
important because it usually appears on the surface that is not a major problem , but only
a symptom of the main problem alone .
With the implementation of the design of academic information system
pulo in public primary schools which are client server with using php programming language
and database mysql , is expected to ease in manage the entire academic data , without
having to place the data redundancy and error in managing such data . So the school or
The agency can achieve its intended purpose maximally .
Keywords: Technology, System, Academic

1.Pendahuluan
1.1 Latar belakang masalah
Perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut setiap instansi baik negeri
maupun swasta perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam menjalankan
sistem yang sedang berlangsung demi meningkatkan kualitas dan daya saing. Salah satu
yang terkena dampak perkembangan teknologi informasi adalah sekolah.
Sistem akademik yang ada pada SD Negeri Pulo masih menggunakan sistem
manual yang diolah oleh pegawai TU (Tata Usaha) yang masih berupa laporan-laporan
dalam bentuk lembaran kertas sehingga menyulitkan dalam pencarian data dan ada
kemungkinan data-data tersebut bisa hilang ,selain itu sistem terkomputerisasi dibuat
untuk menjaga kualitas informasi karena akan lebih aman jika data-data tersebut disimpan
dalam komputer.
Sistem Akademik ini dibuat untuk memudahkan dalam pengolahan data seperti
penginputan data siswa,data guru,data nilai,data kelas serta data mata pelajaran yang
ada.
Sistem Akademik ini dibuat untuk memudahkan dalam pengolahan data seperti
penginputan data siswa,data guru,data nilai,data kelas serta data mata pelajaran yang ada.
Pengelolaan data tersebut akan lebih mudah jika menggunakan sistem informasi akademik
ini para guru dapat merekap nilai-nilai siswanya, serta dapat mengetahui laporan hasil
akhir dari nilai siswanya tersebut.
1.2

Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas dapat dilihat peran dari Sistem Informasi

Akademik dalam pengolahan data di SD Negeri Pulo ,maka dalam laporan ini rumusan
masalah tersebut sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang Sistem Informasi Akademik

yang terkomputerisasi

sehingga dapat menunjang proses pengelolaan Akademik pada Sekolah Dasar

Negeri Pulo Kedungtuban Blora?
1.3

Batasan Masalah
Dalam memusatkan masalah yang ada agar tidak menyimpang dari pokok

pembahasan maka pada pembuatan sistem aplikasi berbasis web ini penulis membatasi
masalah sekaligus mempertajam dalam melakukan pembahasan. sesuai dengan judul
diatas, maka ruang lingkup akan dibatasi yaitu:
1. Membangun Sistem Informasi Akademik berbasis web pada SEKOLAH
DASAR NEGERI PULO KEDUNGTUBAN BLORA.
2. Perancangan sistem informasi akademik pada Sekolah Dasar Negeri
(SDN) Pulo. Sistem yang akan dirancang ini berisi: Data siswa, data gurustaff, data mata pelajaran, data kelas, data nilai,data absensi siswa, data

kepribadian, data kenaikan, laporan siswa, laporan karyawan, laporan

kelas,laporan absensi, laporan jadwal pelajaran,laporan nilai, laporan raport.
3. Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline karena aplikasi ini
hanya untuk Sekolah Dasar Negeri Pulo Kedungtuban Blora.
1.4

Tujuan dan Manfaat

Dari latar belakang dan rumusan masalah di atas dapat dikemukakan

tujuan dan manfaat penelitian sebagai berikut :

Tujuan dari Penelitian ini adalah :
1. Menghasilkan Sistem Informasi Siswa yang dapat menyajikan informasi
yang akurat dan aktual untuk mendukung tugas dan fungsi manajemen ,
khususnya dalam pengolahan data akademik pada Sekolah Dasar Negeri
(SDN) Pulo Kedungtuban Blora .
2. Agar waktu yang dibutuhkan lebih efisien dan kerja lebih efektif untuk
mencari data-data yang diperlukan.
3.

Menggunakan Notepad sebagai program pembuatan aplikasi

4.

Menggunakan MySQL sebagai pembuatan databasenya

Adapun Manfaat Penelitian adalah sebagai berikut :

1. Bagi penulis ,dengan diadakannya penelitian tersebut dapat menambah
dan memperdalam pengetahuan yang diperoleh atas apa yang telah dipelajari
selama kuliah khususnya pengetahuan yang menyangkut Sistem Informasi,
disamping itu pula menjadi syarat utama dalam menyelesaikan program
kelulusan Strata-1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.
1.5

Metode Penelitian
1. Interview
Interview merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan
wawancara langsung dengan responden, dalam hal ini Kepala Sekolah SD.
2. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan
pengamatan langsung terhadap obyek yang akan diteliti serta pencatatan
secara cermat dan sistematik.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari
arsip-arsip yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dipecahkan

1.6

Sistematika Penulisan
Agar penyajian laporan mudah dimengerti dan terstruktur, maka dibuatlah

sistematika penulisan berdasarkan pokok-pokok permasalahannya yaitu sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan mengenai judul usulan penelitian, latar belakang masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode
penelitian, sistematika penulisan laporan, rencana kegiatan
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan diuraikan teori-teori yang relevan dengan obyek penelitian yang di
gunakan sebagai dasar untuk pembahasan dan penjelasan tentang pengenalan sistem,
konsep dasar sistem, internet, Basis data, sistem pengolahan data dengan php dan mysql,
dan perangkat lunak yang digunakan.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI
Pada bab ini berisi tentang analisis sistem yang dibuat, identifikasi masalah serta
kelayakan sistem yang akan dibangun. dan tinjauan umum pada user akademik yang
dituju.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Bagian ini mulai dijelaskan hasil-hasil dari tahapan penelitian, tahapan analisis, desain,
hasil testing dan implementasinya. serta bagaimana cara menjalankan program yang telah
dibuat dari mulai awal program berjalan, proses pengolahan data dan mengakhiri program.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan yang diperoleh dari
pemecahan masalah maupun dari hasil pengumpulan data serta diajukan beberapa saran
untuk bahan peninjauan selanjutnya.

2. Landasan Teori
2.1

Definisi Sistem
Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input),

pengolahan (processing) serta keluaran (output). Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada
empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur,
ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.
2.2

Definisi Informasi
Menurut Gordon B. Davis (1984:200), informasi adalah data yang telah diproses

atau diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai
yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan sekaran atau nantinya.
Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu :
1. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun
menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas
mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness), Informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang
tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga keputusan terlambat
dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
3. Relevan (relevance), informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan
dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus
bermanfaat bagi pemakainya.
2.3

Pengertian Website
Website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang

menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara,
video, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang
membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing
dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi
informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik
website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi
informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website. Contoh
website statis adalah berisi profil perusahaan, sedangkan website dinamis adalah seperti
facebook, multiply, dan lain-lain. Dalam sisi pengembangannya, website statis hanya bisa
di update oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh pengguna
maupun pemilik.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1
Tinjauan Umum
3.1.1

Profil Sekolah

Berikut ini Profil dari Sekolah Dasar Negeri Pulo Kedungtuban Blora :
1. Nama Sekolah

: SDN Pulo

2. NSS

: 101031604023

3. NIS

: 100232

4. NSB

: -

5. NPSN

: 20315045

6. Alamat Sekolah

Jln.Pertamina km.05 ds.Pulo Kec .Kedungtuban Kab.Blora 58381

Kecamatan Kedungtuban , Kabupaten Blora , Provinsi Jawa Tengah
7. Nama Kepala Sekolah

: Jasmin S.Pd.SD

NIP

: 196309011983041002

Tempat/Tgl.Lahir

: BLORA, 1 September 1963

Alamat Rumah : Desa Buloh Rt/Rw 03/01

Kecamatan Kunduran , Kabupaten Blora , Provinsi Jawa Tengah
8. Kategori Sekolah

: Potensial

9. Tahun Didirikan/Opeerasional: 1975

10. Akreditasi Sekolah

: B

11. Kepemilikan Tanah/Bnagunan: Desa

a. Luas Total Tanah

: 1.035

b. Luas Total Bangunan

: 1.385 M2

12. Jumlah Siswa dan Rombel ( 3 tahun terakhir ) :

Tabel 3.1 Profil Sekolah
Kela

2010 / 2011

2011 /2012

2012 / 2013

s
Jl.

Jl.Sisw

Romb

Jl.

Pendaft

el

Pendafta

ar

Jl.Siswa

Romb

Jl.

Jl.Sisw

Romb

el

Pendaft

el

ar

15

15

10

10

II

13

13

10

10

III

14

14

10

10

15

15

IV

13

13

15

12

12

13

13

14

14

VI

13

13

11

11

11

11

6
3.2

Analisis Sistem
Analisis dalam hal ini adalah melakukan penelitian terhadap sistem lama, sehingga

dari analisis sistem tersebut akan dapat ditarik kesimpulan yang bisa digunakan sebagai
tolok ukur sistem yang akan dibangun. Menurut Jogiyanto HM (1993), analisis sistem
didefinisikan sebagai:
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian
komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan
permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya
3.2.1

Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan

pada bagian kesiswaan, sistem yang digunakan semuanya masih dilakukan secara
manual atau tulis tangan. Analisis sistem ini bertujuan untuk mengetahui lebih jelas dari
cara kerja sistem tersebut, sehingga dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem
akademik yang sedang berjalan.
3.2.2

Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengidentifikasi masalah yang ada pada SD Negeri Pulo Kedungtuban

Blora yang telah diuraikan diatas, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini
dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency
and Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini
penting karena biasanya muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala
dari masalah utama saja.
3.2.3

Analisis Kelayakan Sistem

Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem

baru yang telah dibuat sudah layak atau belum. Apakah sistem tersebut lebih baik dari
sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem yang dibuat
benar-benar dapat bermanfaat. Adapun analisis kelayakan yang digunakan sebagai
berikut :
3.2.3.1 Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek
teknologi yang akan digunakan. Sistem informasi akademik yang dibangun secara teknik

16

sangat layak sebab teknologi untuk pengembangan sistem mudah didapatkan. Perangkat
keras lunak untuk membangun aplikasi ini sudah tersedia dipasaran dan telah banyak yang
sudah menggunakan.
3.2.3.2 Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja
dalam organisasi. Sistem dikatakan layak secara operasional jika telah menyelesaikan
masalah yang ada pada sistem yang lama, memenuhi tujuan organisasi, serta
menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Secara teknis,
sistem diharapkan lebih mengoptimalkan sumber daya yang ada dengan pendayagunaan
waktu dan personel secara efisien serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahankesalahan. Secara psikologis, sistem ini bersifat user friendly dan bisa dioperasikan siapa
saja sehingga mudah digunakan.
3.2.3.3 Kelayakan Hukum
Sistem publikasi yang ada pada sistem informasi penjualan berbasis web ini tidak
melanggar hukum dan peraturan yang berlaku sebab materi yang disampaikan tidak berisi
hal-hal yang melanggar hukum seperti pornografi, perjudian, kekerasaan, legalitas
software yang digunakan dan lain-lain. Berdasarkan uraian ini, maka sistem dapat
dikatakan layak secara hukum.
3.2.3.4 Kelayakan Ekonomi
Dalam pengadaan proyek sistem informasi akademik ini membutuhkan biaya demi
mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Dalam proses analisis kelayakan
ekonomi diperlukan dua komponen utama yaitu komponen biaya dan komponen manfaat.
Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila
manfaat yang dihasilkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian
aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Jadi agar tidak
terjadi pemborosan sumber daya maka perlu dilakukan analisis perhitungan biaya dan
manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk
dilaksanakan.
3.2.4

Analisis Biaya dan Manfaat

Pembangunan/pengembangan sistem informasi merupakan suatu investasi dari

seluruh sumber daya yang dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang.
Dimana investasi yang dikeluarkan sebagai hasilnya adalah suatu sistem informasi yang
nantinya akan memberikan manfaat baru yang dapat berupa penghematan, efektifitas
serta efisiensi dari segi biaya.

3.2.5

Data Flow Diagram

4.

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1

Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir setelah melakukan analisis sistem

dan perancangan sistem secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan
sistem baru yang telah direncanakan dan dibuat untuk diterapkan dan dioperasikan.
4.2
4.2.1

Tahapan Implementasi
Manual Program
Manual program digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan

program aplikasi. Pada bagian program manual tersebut terdapat menu utama. Berikut ini
petunjuk menjalankan aplikasi ini.
Aplikasi ini digunakan sebagai antarmuka (interface) dari system yang
dibangun dengan arsitektur desktop, sehingga aplikasi ini digunakan langsung untuk
menangani transaksi administrai poliklinik.
Berikut ini merupakan petunjuk dalam penggunaan system informasi
Akademik Sekolah Dasar Negeri Pulo Kedungtuban Blora :
4.2.2

Form Login
Dialog ini berfungsi untuk semua pengguna aplikasi apakah client diijinkan untuk

emnggunakan aplikasi tersebut atau tidak, sehingga tidak semua pengguna dapat dengan
bebas memakainya, karena hanya pengguna yang merupakan admin, atau petugas yang
sudah terdaftar akunnya di dalam database.

Gambar 4.30 Login Pengguna

4.2.3

Form Penerimaan Murid Baru

Form ini digunakan untuk pengolahan data karyawan,memasukkan data Siswa

baru,data ini akan di default masuk ke data kelas satu.Level pengguna admin dan operator
diperkenankan untuk mengakses .

Gambar 4.34 Penerimaan Murid Baru

4.2.4

Form Olah Data Karyawan

Form ini digunakan untuk pengolahan data karyawan,memasukkan data guru dan

karyawan.Level pengguna admin dan operator diperkenankan untuk mengakses .

Gambar 4.35 Form Olah Data Karyawan

10

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.

HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Sunyoto, Andi.2007.Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse Javascript

& XML. Yogyakarta: Andi Offset.

11