Comunicacin y Archivo de

la informacin y operatoria
de teclado.

2.2 Canales y medios de

comunicacin en funcin de la
empresa.

1- La comunicacin oral.
La comunicacin oral es
el acto de
comunicarse utilizando la lengua mediante el
uso de la voz.
Cada tcnica empleada con el fin de
intercambiar ideas tiene un campo de aplicacin
muy variado, entre los que figuran: el personal,
social, profesional, poltico, cientfico en fin,
sea cual sea el momento, el lugar o la
circunstancia, comunicarse es un proceso
inevitable del ser humano.

2-

Principios bsicos en la comunicacin oral.

Debemos tener en cuenta para que nuestro

discurso sea comprendido de una forma
sencilla, los siguientes principios.

Definicin (indicar brevemente el motivo

de nuestra exposicin).

 Estructura (emitir el mensaje ordenado).

nfasis (ensalzar aquellas palabras o frases

que refuerzan nuestra exposicin).

Repeticin (repetir todas las palabras o

frases que nos ayudan a captar la atencin).

Sencillez (exponer nuestras ideas de forma

clara y sencilla).

3. Elemento del lenguaje no verbal.

POSTURA
La posicin del cuerpo
La posicin de los hombros/inclinacin de la
cabeza

La colocacin de los brazos/piernas

MOVIMIENTOS CORPORALES
Los gestos con las manos
Los movimientos con los pies/manos/cabeza
Balancear o mover el tronco
Cambios de postura
LA EXPRESION DEL ROSTRO
Parpadeos
Sonrisas/gestos con la boca
CARACTERISTICAS DE LA VOZ
Volumen
Velocidad
Tono
Ritmo
Cambios en la intensidad

4. Modelo de Expresin Oral.

La expresin oral es el conjunto de tcnicas que determinan las
pautas generales que deben seguirse para comunicarse oralmente
con efectividad, es decir, es la forma de expresar sin barreras lo
que se piensa.
Tambin se llama expresin oral a una de las habilidades a
desarrollar en el aprendizaje tanto de la lengua materna de
manera inconsciente como de una lengua extranjera de manera
deliberada, consciente.

5. Etapas en el Proceso de Comunicacin.

Etapa expresiva: El que desea transmitir algo, elaborado el
mensaje.
Etapa de Transmisin: El mensaje transmitido o enviado a
una persona que el emisor desea que lo reciba.
Etapa Compresiva: El receptor del mensaje lo recibe e
interpreta. Despus acta.

6. Elementos de la comunicacin.
EMISOR: El emisor o codificador es el elemento que
inicia el proceso de comunicacin. Para ello, el emisor
pone su mensaje en un cdigo que considera comprensible
para el receptor.
El emisor o fuente en la empresa puede ser una persona, o
un grupo de personas, un departamento o una entidad que
comunica algo y emite el mensaje.

 MENSAJE: Es la informacin que el emisor desea

comunicar al receptor. Es el objetivo de la comunicacin
transformado en un cdigo. (oral, escrito, visual)
MEDIO: Medio o canal es el vehculo de transmisin del
mensaje a comunicar. Est formado por los diferentes
canales de comunicacin a travs de los cuales se puede
transmitir el mensaje.
En la empresa son varios los medios que puede utilizar el
emisor para enviar el mensaje: correo, telfono, fax,
reunin, etc.
RECEPTOR: Receptor o decodificador es el destinatario
de la comunicacin, la persona o entidad a quien se enva el
mensaje. Tanto el medio como el mensaje estn
condicionados por las caractersticas del receptor.
CDIGO: Es el conjunto de signos escogidos por el
emisor en funcin del receptor. El emisor pone su mensaje
en un cdigo que considera comprensible para el receptor.
El cdigo necesita una identificacin por parte del receptor
para comprender la significacin del mensaje
(decodificndolo).
FEED BACK O Retroalimentacin: es la respuesta del
destinatario hacia el emisor. Una vez que el mensaje ha
sido transmitido el emisor puede esperar un mensaje de
retorno. Es la respuesta al mensaje.
Gracias al feed back, el emisor puede conocer la eficiencia
de su comunicacin.

7. Clases de Comunicacin Oral.

Entrevista es un trmino que est vinculado al
verbo entrevistar (la accin de desarrollar una charla con
una o ms personas con el objetivo de hablar sobre ciertos
temas y con un fin determinado).

El di
lo
g
o

e
s

una forma oral o escrita en la que se comunican dos o ms

personas en un intercambio de informacin. Tambin se usa como
la tipologa textual en la lingstica y en la literatura cuando
aparecen dos o ms personajes al usar el discurso diegtico,
llamados interlocutores.

 Discurso es un mensaje que se pronuncia de manera

pblica. Se trata de una accin comunicativa cuya finalidad
es exponer o transmitir algn tipo de informacin y, por lo
general, convencer a los oyentes.

8. Normas de Cortesa al hablar por

Telfono.
La utilizacin del telfono es un hecho muy habitual desde
que Alexander Graham Bell, estableci, hace ahora algo
ms de cien aos, los principios bsicos de su
funcionamiento.
El telfono permite ponernos en contacto de forma
inmediata con otras personas, de hecho, todos recibimos
varias llamadas al da, sin embargo, no todos cumplimos
con unas normas bsicas de cortesa y educacin con
nuestros interlocutores.
1. Coge el telfono apenas suene.

2. Cuando hayas levantado el auricular, responde

inmediatamente, sin que tenga que esperar tu interlocutor.
3. Debes identificarte rpidamente, no puedes obligar a que
reconozcan tu voz, esto podra resultarle algo violento a tu
interlocutor.
4. Nunca descuelgues el auricular y sigas manteniendo otra
conversacin con otra persona de la empresa.
5. Nunca cubras el telfono.
6. Sonre levemente, este gesto ayuda a preparar una
entonacin amable.

9. Tipos de Comunicacin Oral.

Asamblea
Conferencia
Debate
Discurso
Dilogo
Entrevista

Exposicin
Foros
Panel
Reunin
Simposio
Seminario

10. Caracterstica de la Comunicacin.

Precisin.
Claridad.
Confiabilidad.

11. La comunicacin escrita I.

La comunicacin escrita (comunicacin tcnica impresa),
a diferencia de la oral, no est sometida a los conceptos de
espacio y tiempo.
La interaccin entre el emisor y el receptor no es inmediata
e incluso puede llegar a no producirse nunca, aunque
aquello escrito perdure eternamente.
Por otro lado, la comunicacin escrita aumenta las
posibilidades expresivas y la complejidad gramatical,
sintctica, y lxica, con respecto a la comunicacin oral
entre dos o ms individuos.

 12. Requisitos
Comunicacin.

de

Confusa

Sencilla y Natural

Compleja

Breve

Completa

la

No Debe Ser

Clara

Debe Ser

Principales

Largo
Incompleta

13. Comunicacin Escrita II.

Estructura de la comunicacin escrita:

Qu queremos
decir?

Cmo decirla?

Idea Correcta

Tono Adecuado

Frases Sencillas

Decimos lo que
queremos decir?

Palabras Exacta

Se entiende
nuestro mensaje

14. Qu es una carta Comercial.

La carta comercial es un documento privado, escrito y
formal, que tiene uso en el trfico comercial con
el objetivo de mantener comunicacin interempresarial con
otros comercios para realizar por ejemplo campaas
conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing
con los proveedores.

15. Estructura de la Carta Comercial.

Encabezamiento.
Introduccin.
Cuerpo.
Conclusin.
Cierre.

15. Tipos de Carta.

Carta de Circulares: es un documento que se utiliza para

comunicar cualquier noticia, informacin o evento actual, que pueda
resultar de inters para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Carta de Certificado: es un documento que expiden

instituciones o empresas, con la finalidad de certificar que una persona
tiene experiencia laboral en un campo determinado.

Carta de Oficio: es un documento que tiene la funcin de

comunicar una resolucin, dictamen, acuerdos, rdenes, informes o
disposiciones.
Carta de Instancia: es un trmite utilizado en algunos pases de habla
hispana para designar tanto a una solicitud escrita dirigida a una autoridad
o institucin, como a los distintos grados judiciales.

Carta de Rechazo: se utilizan de forma frecuente para informar a

los solicitantes de un trabajo que no han quedado seleccionados para el

mismo. Tambin las utilizan las empresas para informar a las compaas o
individuos que sus ofertas o propuestas no fueron aceptadas

2.3 Recepcin, Registro, Archivo

y Transmisin de la
Informacin.

 1- Importancia de Archivar.
El archivo surge de la necesidad de gestionar tanto la
documentacin histrica como la que produce y recibe la
administracin municipal.

El objetivo es que esta informacin est disponible para

uso por parte del personal del ayuntamiento, la ciudadana
y las personas dedicadas a la investigacin.

-Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos

y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado
este con otros estados. Su existencia, desempeo y
desaparicin, son siempre demostrables a travs de los
documentos.
Que es archivar: Guardar un archivo (conjunto lgico de
informacin o de datos) en la memoria de una computadora, un
disquete, etc., para conservarlo o que no sufra alteraciones

Que es un Archivo: Edificio o local donde se conservan los

documentos ordenados y clasificados que producen una
institucin, personalidad, etc., en el ejercicio de sus
funciones o actividades.

2- Objetivo, funcionales y fines de

archivo.
Cul es el objetivo de archivar:
* Guardar informacin de cualquier tipo: imgenes, sonidos,
documentos, textos, videos, grficos, libreras, datos temporales,
etc. En general pueden distinguirse entre s por la extensin que
tienen, aunque no es fundamental. Por lo tanto el FORMATO del
archivo determina su objetivo.
* Ser un programa ejecutable: aplicaciones y programas.

 Que es un documento: Es un registro de hechos y acontecimientos,

de cualquier objetivo real o sostn material que contiene o registra
informacin.

Los documentos, por la naturaleza de su constitucin pueden ser:

Textuales.
Cartogrfico
Audiovisuales.

3- Funciones del Archivo

Segn su funcin
-Archivos permanentes:

Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin

a lo largo del tiempo, se dividen en:

-constantes:

-De situacin:

-Histricos:

estn formados por registros que campos

fijos y campos de baja frecuencia de variacin en el tiempo
son los que en cada momento contienen
informacin actualizada
Contiene informacin acumulada a lo largo
del tiempo los archivos que
han sufrido procesos de
actualizacin o bien acumulan datos de variacin peridica en
el tiempo.

3- Fines del Archivo.

Toda organizacin, incluyendo el archivo, se crea con algn
propsito para hacer algo.

4- Clases de Archivo por la Actualidad de

la Documentacin.
Clase de archivo: Por la actualidad de la documentacin es
activo, semiactivo e inactivo.


Segn el Usuario: Individuales, Departamentales y Generales.

Segn la Organizacin: Descentralizada y Centralizada.

 Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados

frecuentemente o que la documentacin por su valor administrativo,
legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de
emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es
consultada ms de una vez al mes.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de

consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su

valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez
que ya han cumplido su funcin.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es
suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.

Archivo individual: Contiene la documentacin que

consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.

Archivo departamental: Cada departamento o seccin

guarda la documentacin que maneja cada uno.

Archivo general: Se guarda la documentacin procedente

de cada uno de los departamentos.

Archivo centralizado: la totalidad de la documentacin se

concentra en un solo lugar, desde aqu se atiende a los
distintos dptos. de la empresa. Cuando una seccin o dpto.
Necesita disponer de cierta documentacin, la solicita por
escrito al archivo central

Archivo descentralizado: La documentacin se reparte en

diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un
depsito comn.

2.5 Seguridad, Conservacin y

Confidencialidad en el acceso a
la Informacin de la Empresa.


Evala la importancia de la seguridad para proporcionar confidencialidad
de la informacin, tomando en cuenta una empresa tipo.

Justificar la necesidad de establecer criterios de seguridad, conservacin y

acceso a la informacin en la resolucin de incidencias o dudas planteadas.

Aplicar las normas vigentes en cuanto a la conservacin de

documentos e informacin siguiendo parmetros establecidos.
A partir de ejercicios prcticos aplicar criterios organizativos de la
informacin
Segn:
Acceso
Conservacin
Confidencialidad
Seguridad
En funcin de los distintos documentos e informacin, determinar cules
son los medios y equipos de oficina que mejor salvaguardan la
informacin partiendo de normas de seguridad.
Mostrar inters y curiosidad en el manejo del programa.
Mantener orden, concentracin y disciplina en el laboratorio.
Mantener orden, concentracin y disciplina en el laboratorio.
Mantener limpio el lugar de trabajo.
Participar de manera activa en los trabajos.
Ser responsable en el manejo de los equipos.
Mostrar buena actitud en los debates.
Ser ntegro en los trabajos entregados.
Ejecuta los procedimientos que garanticen la integridad y disponibilidad
de la informacin desde cualquier medio.
Identificar los aspectos bsicos de la normativa sobre proteccin de datos
y conservacin de documentos establecidos para las empresas e
instituciones pblicas y privadas.
Describir los distintos niveles de proteccin, seguridad y acceso
a la informacin siguiendo parmetros establecidos.
En un supuesto prctico totalmente caracterizado se requiere:

Aplicar sistemas de seguridad, proteccin, confidencialidad y

restriccin de informacin disponibles:
En una aplicacin.
Desde el sistema operativo.
Desde el hardware.
Detectar errores de procedimiento en el acceso y consulta a la
informacin confidencial.
Segn un supuesto prctico, convenientemente caracterizado, en el que
se utiliza una aplicacin:
Realizar copias de archivos

Establecer contraseas de archivos.

Establecer atributos de acceso.
Establecer protecciones de ficheros y directorios. -Explicar los fallos y dar
o proponer soluciones alternativas.
Participar de manera activa en los trabajos.
Ser responsable en el manejo de los equipos.
Mostrar buena actitud en los debates.
Ser ntegro en los trabajos entregados.

Estrategias metodolgicas

Trabajos grupales de investigacin en los que alumnos y
alumnas tengan la oportunidad de: Visitar diversas entidades
empresariales.
Entrevistar a personal administrativo.
Elaborar informes en los que analicen, interpreten y
evalen
los
procesos
de comunicacin organizacional
observados.
El juego de roles, donde el profesor plantea a los alumnos y
alumnas la creacin de una situacin de la vida laboral para que
stos asuman roles, de acuerdo a los existentes en el organigrama de
una empresa real y conozcan las responsabilidades, funciones,
derechos, deberes y niveles jerrquicos de la estructura
organizacional. Talleres para que alumnos y alumnas viven cien y
resuelvan problemas importantes que nacen de las relaciones
humanas, vlidos para todo tipo de trabajo y empresa.
Representar o dramatizar pequeas obras teatrales que
ejemplifiquen y resuelvan situaciones de la vida laboral real,
relacionndolos con la estructura organizacional y con las
relaciones humanas. Importante es que a partir de estos
ejercicios o actividades los alumnos y alumnas sean capaces de
extraer enseanzas y conclusiones que luego socialicen con su
grupo de curso.
Investigacin-accin, recopilando en diversas empresas los
formularios o pautas que se utilizan diariamente, para el
manejo de la informacin en cada fase del proceso y utilizarlas
en sus ejercicios prcticos. Crear y utilizar formularios o formatos
mediante el sistema computacional. Solicitar apoyo a profesionales
de distintos rubros de las empresas para conocer cul es la funcin
de estos formularios y cmo deben completarse.

Estas metodologas, adems, permiten reforzar: El trabajo

en equipo, la expresin y aplicacin de comunicacin, la
capacidad de iniciativa, creatividad, leer, interpretar, elaborar
informes tcnicos y manejar tecnologa computacional a nivel
usuario, conforme a los requerimientos de la produccin.