INICIACIN A LA CONTABILIDAD

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NDICE

7 Los libros de contabilidad

7.1. Introduccin
7.2. Libros contables
7.3. Libros obligatorios segn la legislacin mercantil
7.4. Trmites burocrticos
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFA

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7 Los libros de contabilidad

7.1.

Introduccin

Los empresarios estn obligados a cumplir ciertas exigencias contables como, por ejemplo,
llevar una contabilidad ajustada a las normas vigentes y trabajar con ciertos libros, segn lo
dispuesto en la normativa mercantil y fiscal.
Esta exigencia se ve reforzada por algunas obligaciones contables que deben cumplirse,
atenindose a indicaciones concretas sobre la elaboracin y presentacin de la informacin.
Se pretende responder a una necesidad interna, esto es, la propia empresa est interesada
en la elaboracin de esta informacin; y a una necesidad externa, es decir, aquellas
entidades que, de algn modo, se relacionan con la empresa y precisan conocer la situacin
econmica de la misma.
En esta unidad didctica se darn a conocer nociones bsicas que ayuden a identificar las
fuentes de informacin necesarias para determinar qu libros contables son legalmente
obligatorios, atendiendo a las propias caractersticas de la empresa, como pueden ser su forma
jurdica, su actividad, la cifra de negocios, etc.

7.2.

Libros contables

Los libros de contabilidad son los documentos en los que se reflejan las operaciones
econmicas de la empresa.
Cabe aclarar que al hablar de libros, no quiere decir que siempre tengan que existir unos
elementos fsicos; actualmente, es ms frecuente que se recurra a los medios informticos
para cumplir con las obligaciones contables establecidas.
Existe un conjunto de libros que, segn la legislacin mercantil, son obligatorios y que se
exigen para llevar una contabilidad adecuada:
1. Todo empresario deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita
un seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la elaboracin peridica de balances e
inventarios. Llevar necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un
libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
2. La contabilidad ser llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas,
sin perjuicio de la responsabilidad de aqullos. Se presumir concedida la autorizacin, salvo prueba en
contrario.
Artculo 25 del Cdigo de Comercio

Los libros obligatorios son: el libro de inventarios, el libro de cuentas anuales (integrado por
balance, cuenta de prdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de
flujos de efectivo, memoria) y libro diario.
Adems, segn la legislacin fiscal, es decir, a efectos de la declaracin de impuestos, se
exigen: el libro mayor y los registros auxiliares. Dentro de los registros auxiliares destacan
los libros exigidos por el Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA) y los libros exigidos por el
Impuesto sobre Sociedades (IS).

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Dentro de los libros exigidos por el IVA destacan los siguientes:

Libro registro de facturas emitidas: en l se registran las facturas expedidas por el sujeto
pasivo del impuesto. Se refleja el nmero de la factura, la fecha de emisin, la base
imponible y el tipo impositivo aplicado.

Libro registro de facturas recibidas: en este libro se registran las facturas recibidas por el
sujeto pasivo del impuesto. Se refleja el nmero de la factura, la fecha de emisin, los datos
del emisor de la factura, la base imponible y el tipo impositivo aplicado.

Libro registro de bienes de inversin: se recogen los bienes del inmovilizado material e
inmaterial adquiridos y que se amortizarn. Se refleja el valor, la fecha de puesta en
funcionamiento, las cuotas de amortizacin y la fecha de baja del bien.

Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: se utiliza cuando

existan operaciones de traslado de bienes a otros pases.

Asimismo, dentro de los libros exigidos por el IS, destacan los siguientes:
Libro registro mayor: registra las cuentas utilizadas.

Libro registro de compras y gastos: se anotan diariamente las compras y los gastos
realizados por la empresa para el desarrollo de su actividad comercial. Se anota el nmero,
la fecha, el nombre del expedidor y el concepto e importe, desglosando el IVA.

Libro registro de ventas e ingresos: se registran diariamente las ventas y los ingresos
realizados por la empresa en el desarrollo de su actividad comercial. Se anota el nmero, la
fecha, concepto e importe, desglosando el IVA.

Libro registro de cobros y pagos.

LIBROS OBLIGATORIOS

Libro de inventarios
Libro de cuentas anuales
Libro diario
Libro mayor
Registros auxiliares

Libros exigidos por el IVA

Libros exigidos por el IS

Asimismo, existe otro conjunto de libros que son voluntarios, y se pueden llevar aqullos que
se estimen convenientes.

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7.3.

Libros obligatorios segn la legislacin mercantil

Los libros obligatorios, segn la legislacin mercantil, son: el libro de inventarios, las cuentas
anuales y el libro diario.
En el Cdigo de Comercio, se especifica cundo se abrir el libro de inventarios:
1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos
trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el
inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
2. El libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Ser vlida, sin
embargo, la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por perodos no superiores al mes, a condicin
de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad
de que trate.
Artculo 25 del Cdigo de Comercio

Este libro incluye: el balance inicial, el balance de comprobacin de sumas y saldos, y el

inventario de cierre.

Balance inicial: refleja la situacin patrimonial de la empresa, en el momento en el que

darn comienzo las operaciones econmicas en un periodo concreto.

Balance de comprobacin de sumas y saldos: refleja el saldo de todas las cuentas

utilizadas en el ejercicio econmico, tanto las cuentas de balance como las de ingresos y
gastos. Se realiza al menos trimestralmente.

Inventario de cierre: es una relacin detallada y valorada de los distintos elementos que
componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio econmico. Se realiza un
inventario (recuento fsico) de existencias que consta de tres partes: encabezamiento, con
los datos de la empresa y la fecha; detalle del inventario, que sera el cuerpo del
documento; certificacin por parte del empresario, indicando su conformidad con el
inventario elaborado.

Las cuentas anuales las integran el balance de situacin, la cuenta de prdidas y ganancias, el
estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, la memoria y las
consideraciones comunes. Adems, en el Cdigo de Comercio, se especifica cmo debe
realizar y llevar el empresario las cuentas anuales:
1. Al cierre del ejercicio, el empresario deber formular las cuentas anuales de su empresa, que comprendern el
balance, la cuenta de prdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio,
un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo
no ser obligatorio cuando as lo establezca una disposicin legal.
2. Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin
financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la
contabilizacin de las operaciones se atender a su realidad econmica y no slo a su forma jurdica.
3. Cuando la aplicacin de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel, se suministrarn
en la memoria las informaciones complementarias precisas para alcanzar ese resultado.
4. En casos excepcionales, si la aplicacin de una disposicin legal en materia de contabilidad fuera incompatible
con la imagen fiel que deben proporcionar las cuentas anuales, tal disposicin no ser aplicable. En estos casos,
en la memoria deber sealarse esa falta de aplicacin, motivarse suficientemente y explicarse su influencia sobre
el patrimonio, la situacin financiera y los resultados de la empresa.
5. Las cuentas anuales debern ser formuladas expresando los valores en euros.
6. Lo dispuesto en la presente seccin tambin ser aplicable a los casos en que cualquier persona fsica o
jurdica formule y publique cuentas anuales.
Artculo 34 del Cdigo de Comercio

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1. Las cuentas anuales debern ser firmadas por las siguientes personas, que respondern de su veracidad:
1. Por el propio empresario, si se trata de persona fsica.
2. Por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
3. Por todos los administradores de las sociedades.
2. En los supuestos a que se refieren los nmeros 2 y 3 del apartado anterior, si faltara la firma de alguna de las
personas en ellos indicadas, se sealar en los documentos en que falte, con expresa mencin de la causa.
3. En la antefirma se expresar la fecha en que las cuentas se hubieran formulado.
Artculo 37 del Cdigo de Comercio
El registro y la valoracin de los elementos integrantes de las distintas partidas que figuran en las cuentas
anuales deber realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. En particular, se
observarn las siguientes reglas:
a. Salvo prueba en contrario, se presumir que la empresa contina en funcionamiento.
b. No se variarn los criterios de valoracin de un ejercicio a otro.
c. Se seguir el principio de prudencia valorativa. Este principio obligar a contabilizar slo los beneficios
obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. No obstante, se debern tener en cuenta todos los riesgos con
origen en el ejercicio o en otro anterior, incluso si slo se conocieran entre la fecha de cierre del balance y la fecha
en que ste se formule, en cuyo caso se dar cumplida informacin en la memoria, sin perjuicio del reflejo que
puedan originar en los otros documentos integrantes de las cuentas anuales. Excepcionalmente, si tales riesgos
se conocieran entre la formulacin y antes de la aprobacin de las cuentas anuales y afectaran de forma muy
significativa a la imagen fiel, las cuentas anuales debern ser reformuladas. En cualquier caso, debern tenerse
en cuenta las amortizaciones y correcciones de valor por deterioro en el valor de los activos, tanto si el ejercicio se
salda con beneficio como con prdida.
Asimismo, se deber ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre.
d. Se imputar al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo,
con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
e. Salvo las excepciones previstas reglamentariamente, no podrn compensarse las partidas del activo y del
pasivo ni las de gastos e ingresos, y se valorarn separadamente los elementos integrantes de las cuentas
anuales.
f. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artculos siguientes, los activos se contabilizarn, por el precio de
adquisicin, o por el coste de produccin, y los pasivos por el valor de la contrapartida recibida a cambio de
incurrir en la deuda, ms los intereses devengados pendientes de pago; las provisiones se contabilizarn por el
valor actual de la mejor estimacin del importe necesario para hacer frente a la obligacin, en la fecha de cierre
del balance.
g. Las operaciones se contabilizarn cuando, cumplindose las circunstancias descritas en el artculo 36 de este
Cdigo para cada uno de los elementos incluidos en las cuentas anuales, su valoracin pueda ser efectuada con
un adecuado grado de fiabilidad.
h. Los elementos integrantes de las cuentas anuales se valorarn en la moneda de su entorno econmico, sin
perjuicio de su presentacin en euros.
i. Se admitir la no aplicacin estricta de algunos principios contables cuando la importancia relativa de la
variacin que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la expresin de la
imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa.
Artculo 38 del Cdigo de Comercio

En el Cdigo de Comercio, el balance de situacin de las cuentas anuales se especifica en el

siguiente artculo:
1. En el balance figurarn de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
El activo comprender con la debida separacin el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. La
adscripcin de los elementos patrimoniales del activo se realizar en funcin de su afectacin. El activo circulante
o corriente comprender los elementos del patrimonio que se espera vender, consumir o realizar en el transcurso
del ciclo normal de explotacin, as como, con carcter general, aquellas partidas cuyo vencimiento, enajenacin o

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realizacin, se espera que se produzca en un plazo mximo de un ao contado a partir de la fecha de cierre del
ejercicio. Los dems elementos del activo deben clasificarse como fijos o no corrientes.
En el pasivo se diferenciarn con la debida separacin el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. El
pasivo circulante o corriente comprender, con carcter general, las obligaciones cuyo vencimiento o extincin se
espera que se produzca durante el ciclo normal de explotacin, o no exceda el plazo mximo de un ao contado a
partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los dems elementos del pasivo deben clasificarse como no corrientes.
Figurarn de forma separada las provisiones u obligaciones en las que exista incertidumbre acerca de su cuanta
o vencimiento.
En el patrimonio neto se diferenciarn, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.
Artculo 35 del Cdigo de Comercio

En la cuenta de prdidas y ganancias, perteneciente a las cuentas anuales, aparecen

reflejados los gastos e ingresos del ejercicio y la diferencia entre ambos, que dar lugar al
resultado final.
2. La cuenta de prdidas y ganancias recoger el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y
los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotacin, de los que no lo sean. Figurarn de
forma separada, al menos, el importe de la cifra de negocios, los consumos de existencias, los gastos de personal,
las dotaciones a la amortizacin, las correcciones valorativas, las variaciones de valor derivadas de la aplicacin
del criterio del valor razonable, los ingresos y gastos financieros, las prdidas y ganancias originadas en la
enajenacin de activos fijos y el gasto por impuesto sobre beneficios.
La cifra de negocios comprender los importes de la venta de los productos y de la prestacin de servicios u otros
ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa, deducidas las bonificaciones y dems
reducciones sobre las ventas as como el Impuesto sobre el Valor Aadido, y otros impuestos directamente
relacionados con la mencionada cifra de negocios, que deban ser objeto de repercusin.
Artculo 35 del Cdigo de Comercio

En el artculo 35 del Cdigo de Comercio tambin se detalla el estado de cambios en el

patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, la memoria y las consideraciones
comunes. Todos ellos junto con los anteriores documentos (cuenta de prdidas y ganancias, y
balance de situacin) integrarn las cuentas anuales:
3. El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tendr dos partes. La primera reflejar
exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo
entre los reconocidos en la cuenta de prdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto.
La segunda contendr todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de
transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando acten como tales. Tambin se
informar de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
4. El estado de flujos de efectivo pondr de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categoras o
tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los
movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
5. La memoria completar, ampliar y comentar la informacin contenida en los otros documentos que integran
las cuentas anuales.
6. En cada una de las partidas de las cuentas anuales debern figurar, adems de las cifras del ejercicio que se
cierra, las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.
Cuando ello sea significativo para ofrecer la imagen fiel de la empresa, en los apartados de la memoria se
ofrecern tambin datos cualitativos relativos a la situacin del ejercicio anterior.
7. La estructura y el contenido de los documentos que integran las cuentas anuales se ajustar a los modelos
aprobados reglamentariamente.
8. La estructura de estos documentos no podr modificarse de un ejercicio a otro, salvo en casos excepcionales,
siempre que est debidamente justificado y se haga constar en la memoria.
Artculo 35 del Cdigo de Comercio

El libro diario recoge los asientos contables, las operaciones relativas a la actividad de la
empresa. Se anotan por orden cronolgico, teniendo en cuenta la fecha que figura en el
documento que recoge la operacin realizada.

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Los asientos se registrarn sin espacios en blanco, sin interpolaciones, raspaduras, ni

tachaduras, debiendo efectuarse los apuntes oportunos en cuanto se conozcan los errores u
omisiones cometidas.
1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos
trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el
inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
2. El libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Ser vlida, sin
embargo, la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por perodos no superiores al mes, a condicin
de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad
de que trate.
Artculo 28 del Cdigo de Comercio

7.4.

Trmites burocrticos

Las obligaciones que los empresarios deben cumplir en materia contable exigen la ejecucin
de una serie de trmites burocrticos.
En este epgrafe se presenta un conjunto de referencias a la normativa actualmente vigente en
nuestro pas, que describen, de manera bsica, las pautas de funcionamiento.
1. Los empresarios presentarn los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar
donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilizacin, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de
los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de
domicilio tendr pleno valor la legalizacin efectuada por el Registro de origen.
2. Ser vlida, sin embargo, la realizacin de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idneo sobre
hojas que despus habrn de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales
sern legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En
cuanto al libro de actas, se estar a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.
Artculo 27 del Cdigo de Comercio
1. Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado,
con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Debern
salvarse a continuacin, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones
contables. No podrn utilizarse abreviaturas o smbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el
reglamento o la prctica mercantil de general aplicacin.
2. Las anotaciones contables debern ser hechas expresando los valores en pesetas.
Artculo 29 del Cdigo de Comercio
1. Los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su
negocio, debidamente ordenados, durante seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que
se establezca por disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el prrafo
anterior y si hubiese fallecido recaer sobre sus herederos. En caso de disolucin de sociedades, sern sus
liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho prrafo.
Artculo 30 del Cdigo de Comercio

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CONCLUSIONES
En esta unidad didctica se han estudiado las obligaciones que conlleva la prctica contable,
adecuada a la normativa vigente en nuestro pas. La constante referencia a textos legales ha
sido tambin un intento de aproximacin del alumno a la normativa para:
-

Ensear a interpretar las normas.

Localizar la bibliografa bsica que se refiere a las obligaciones contables.

Familiarizarse con el lenguaje jurdico.

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BIBLIOGRAFA

Legislacin:
Cdigo de Comercio de 1885.
Real decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el Reglamento del IVA y
modifica el Real decreto 1041/1990, de 27 de julio, sobre declaraciones censales, el Real
decreto 338/1990, de 9 de marzo, sobre el Nmero de Identificacin Fiscal (NIF); el Real
decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, sobre el deber de expedir y entregar factura (los
empresarios y profesionales), y el Real decreto 1326/1987, de 11 de septiembre, sobre
aplicacin de las directivas de la comunidad.
Real decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro
Mercantil.
Real decreto legislativo 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto refundido de
la Ley del Impuesto sobre Sociedades (IS).
Ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptacin de la legislacin mercantil en materia
contable para su armonizacin internacional con base en la normativa de la Unin Europea.
Real decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el PGC.
Real decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el PGC de pymes y los
criterios contables especficos para microempresas.

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