PENGURUSAN

PANITIA
BIDANG TUGAS KETUA PANITIA
SISTEM FAIL KPM
PENGURUSAN MESYUARAT

Pengurusan Panitia Mata Pelajaran

amat penting dalam memberikan
fokus guru-guru mata pelajaran
dalam meningkatkan tahap
keberkesanan P&P serta pencapaian
murid dalam mata pelajaran
berkenaan

Kerjasama ahli panitia dapat meningkatkan

tahap profesionalisme keguruan serta
merancangkan peningkatan pencapaian
pelajar melalui aktiviti pembelajaran
terancang yang lebih klinikal dan menjurus
kepada potensi pelajar..

1986

1986

Kewangan

DSK/SP/HSP

SP/RPT/RPH

Stok &
Inventori

Buku
Teks/
Rujukan

Bilik
Khas

Mesyuarat
Panitia
Program
Peningkatan
Akademik

Fail
BBM/
Interaktif

Perkembangan
Staf

Pentaksiran

1.
Manusia adalah
komponen
utama
penggerak
kepada fungsi
panitia mata
pelajaran

2.
Ahli panitia
yang berfungsi
sahajalah yang
mampu
membawa
kecemerlangan
panitia

3.
Kecemerlangan
panitia dapat
memacu sekolah
cemerlang
dalam aspek
kurikulum jika
dapat bekerja
secara sepadu

4.
Kecemerlangan
selalunya
dikaitkan
dengan
peningkatan
kualiti dan
produktiviti

5.
Budaya kerja
sesebuah
panitia
hendaklah
komited kepada
usaha-usaha
untuk
meningkatkan
kualiti

dan kuantiti
dalam mata
pelajaran
masing-masing
dalam
peperiksaan
dalaman dan
awam

6.
Usaha untuk
mencapai tahap
cemerlang dari
sudut kualiti
tidak ada
penamatnya
kerana ia
merupakan satu
usaha yang
berterusan

7.
Apabila kita
mencapai satu
tahap yang
cemerlang,
terdapat tahap
yang lebih tinggi
yang perlu
dicapai

 Proses menyimpan segala rekod dan

dokumen untuk simpanan selamat atau satu
rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,
Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya
mudah diperoleh dengan cepat apabila
dikehendaki

Media perhubungan / Komunikasi yang

penting
Menguruskan maklumat jabatan kerajaan /
organisasi

Mengekalkan bahan rujukan maklumat kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama
disimpan
Bahan bukti - minit mesyuarat / keputusan
Bahan penyelidikan dan kajian - sejarah /
ekonomi / kebudayaan / perundangan

1
2

3
4

Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5 Tahun 2007
Panduan Pengurusan Pejabat
Bahagian VII
merujuk kepada tatacara ARKIB

Fail manila kad tidak banyak

menggunakan ruang

Mudah disedia dan mudah disimpan

Murah dan mudah diperoleh

Cara mudah diperluas dan dipakai

berterusan

Rekod mudah dicari apabila diperlukan

Cross reference maklumat berkaitan

dimasukkan di dalam fail berkenaan

BAHAGIAN

PERKARA BESAR

KOD

NOMBOR DAN PERKARA UTAMA

PENTADBIRAN

100

100-1 hingga 100-25

BANGUNAN DAN HARTA

200

200-1 hingga 200-3

KELENGKAPAN DAN BEKALAN

300

300-1 hingga 300-4

KEWANGAN

400

400-1 hingga 400-10

PERSONAL

500

500-1 hingga 500-2

PENGURUSAN KURIKULUM

PENGURUSAN HEM

700

700-1 hingga 700-6

PENGURUSAN KOKURIKULUM

800

800-1 hingga 800-7

PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT

900

900-1

10

PENGURUSAN ADUAN

1000

1000-1 hingga 1000-2

600

600-1 hingga 600-8

 Putih : Terbuka dan terhad

Hijau : SULIT untuk fail individu (guru)

Merah Jambu : Rahsia (maruah negara)
Kuning : Rahsia Besar .
Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan
negara bagi kes-kes ISA
Sampul Kecil : Sebagai langkah sementara jika fail
sebenar tidak dapat dikesan.
Selepas fail dijumpai, masukkan sebagai satu
kandungan dan direkod pada kertas minit

Maklumat yang terkandung dalam dokumen

ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau
tidak langsung kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan Malaysia /

Negeri.dan dimaksudkan bagi makluman orangorang yang perlu mengetahui kandungannya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.
Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak
boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung
kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia /

negeridan dimaksudkan bagi makluman sendiri
dan pegawai-pegawai lain yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugastugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan.

 Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah

dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat Daerah, Balai
Polis atau Pejabat Angkatan Tentera untuk
dihantar ke Pejabat Pegawai Keselamatan
Kerajaan berserta dengan keteranganketerangan termasuk tarikh, masa, tempat dan
bagaimana dijumpai. Menyimpan atau
membinasakan dokumen ini dengan tiada
kebenaran adalah satu kesalahan di bawah
Akta Rahsia Rasmi, 1972

 Semua sekolah rendah dan menengah di

semua Daerah telah menggunakan
Sistem Fail KPM yang diselaraskan oleh
Arkib Negara.
Sistem ini telah berkuatkuasa mulai
01 SEPTEMBER 2010.

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail

Nama Fail

600-3/4/1 Pengurusan Panitia

600-3/4/2 Mesyuarat
Jawatankuasa

600-3/4/3 Maklumat Guru

Pengisian
Surat Masuk
Surat Keluar
Surat Panggilan
Mesyuarat
Minit Mesyuarat
Salinan Minit
Mesyuarat Kurikulum
Maklumat Guru
Jadual Waktu
Senarai Nama Murid
Senarai Buku Rujukan

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail

Nama Fail

Pengisian

600-3/4/4 Rancangan Tahunan RPT

Dokumen Standard
600-3/4/5 Pencerapan
Jadual Pencerapan
Guru
Jadual Semakan Buku
Tulis Murid
600-3/4/6 Perancangan
Perancangan Strategik
Peningkatan
Pelan Operasi
600-3/4/7 Analisa Peperiksaan Analisa Peperiksaan
Awam & Dalaman

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail

Nama Fail

600-3/4/8

Laporan Program

Pengisian

Laporan Aktiviti
Panitia
600-3/4/9 Persatuan Sains
Jawatankuasa
Perancangan Tahunan
600Perkembangan Staf Laporan LDP KSSR
3/4/10

600-3/4/11 Pengurusan
Kewangan
600-3/4/12 Koleksi Soalan

Agihan PCG
Nota Minta
Soalan Peperiksaan
Awam & Dalaman
JSU
Headcount

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail

Nama Fail

600-3/4/13 Pelbagai
600-3/4/14 Stok

Pengisian
Pekeliling berkaitan
Salinan Kew.PA
Salinan Kew.PS

Namakan Fail - MESYUARAT PANITIA

Nomborkan / Kod
Tebuk lubang 1 inci
Kertas minit di sebelah kiri kulit

Dokumen pertama sebelah kanan

Masukkan tali hijau ke dalam lubang yang
sudah ditebuk

Dari kanan ke kiri

Surat keluar - pen biru / hitam

Surat masuk pen merah

Catatkan pada kertas minit

Tulis ikut tajuk lajur

 100 bilangan dokumen atau

ketebalan fail satu inci
Nombor fail baharu adalah sama
dengan SKJ/600-3/01/01 perlu
ditambah JLD. 2
Fail lama diikat dengan tali putih
Letak di belakang fail baharu

 Lima tahun kajian keperluan

( simpan, pindah, musnah)
Selepas tempoh 5 tahun tulis surat
kepada Arkib Negara
Jika tiada jawapan, simpan dengan
selamat di tempat yang khas untuk
rujukan.