EKOSISTEM

KONDUSIF
SEKTOR AWAM
(EKSA)
1

SETIAP HARI

2 jam kesesakan lalu

lintas (pergi & balik)
12 jam di pejabat vs
12 jam di rumah

Jam seminggu berada di

pejabat

Pejabat = rumah kedua

5/7 hari di pejabat

2/7 hari di rumah

ADAKAH PILIHAN ANDA INI

ATAU INI

ATAU INI

ATAU PILIHAN ANDA INI

DAN INI

SKOP TAKLIMAT

10

PENJENAMAAN EKSA

Identiti sendiri
Meningkatkan
persaingan antara
agensi

Memenuhi
keperluan
semasa

Kekal Relevan

TUJUAN

Imej Baharu

11

OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA

Persekitaran kerja
kondusif

Imej Korporat

Kreativiti & Inovasi

3
Kepelbagaian Agensi

Go Green

12

CONTOH IMEJ KORPORAT

13

CONTOH IMEJ KORPORAT..samb

14

CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF

Parking OKU disediakan

15

CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF

16

KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR AWAM

Pelbagai
Agensi

Jenis Agensi
Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP)
Perkhidmatan Awam Negeri (PAN)

Kluster
Keselamatan & Infrastruktur
Ekonomi

Badan Berkanun Persekutuan (BBP)

Pentadbiran

Badan Berkanun Negeri (BBN)

Sosial
17

CONTOH KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR

AWAMsamb

KESELAMATAN

PENTADBIRAN

SOSIAL

Polis

Mahkamah

Hospital

Imigresen

Pusat
Latihan

Klinik

Tentera

PBT

Sekolah

Kastam

Masjid

IPTA

APMM

Pejabat
Kadi

18

CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI

PENGKELASAN JENIS UBAT

MENGIKUT WARNA

TANDA PERGERAKAN
PEGAWAI YANG KREATIF
19

CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI

samb

TANDA ARAS BORANG

Mencukupi
Buat pesanan
Perlu Tambah

SISTEM PERGERAKAN
PEGAWAI YANG SISTEMATIK
DAN KREATIF
20

CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI

samb

TEMPAT LETAK PAYUNG

MENGGUNAKAN KOTAK
LAMA

TEMPAT LETAK KASUT

MENGGUNAKAN KOTAK
LAMA

ETIKA DI PANTRY
MENGGUNAKAN KALENDAR
LAMA
21

CONTOH GO GREEN

Daun pandan

22

FAEDAH EKSA
Mewujudkan persekitaran tempat kerja
berkualiti (bersih, kemas dan rapi)
Meningkatkan kecekapan & keberkesanan
pengurusan organisasi
Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan
pembaziran
Meningkatkan imej agensi sektor awam

Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

23

FAEDAH EKSA.samb
Meningkatkan semangat esprit de corp

Meningkatkan disiplin warga jabatan

Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

24

LATAR BELAKANG
EKSA

25

Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh industri

di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat
kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat
memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti
Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO
9000, BAGI klausa Pengurusan Sumber berkaitan
Persekitaran Kerja
meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan
kos dan memudahkan proses kerja selain
memberi nilai tambah kepada imej organisasi

PELAKSANAAN AMALAN 5S OLEH MAMPU

Pelaksanaan EKSA-2014

EKOSISTEM
KONDUSIF
SEKTOR
AWAM

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING
KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM
BIL. TAHUN 2014

EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA)

Pensijilan & Pengauditan MAMPU

27

PANDUAN AMALAN 5S (19 MEI 2010)

28

IMBASAN KONSEP 5S
Amalan 5S: |Dilaksanakan sejak 80an | Konsep asal diadaptasi dari Jepun|

SUSUN

SISIH
Mengasing/ membuang
barang-barang
yang tidak diperlukan.

Menyusun barang-barang yang

diperlukan dengan teratur supaya
mudah diambil.

SENTIASA AMAL
Mengamalkan aktiviti sisih,
susun, sapu dan seragam
secara istiqamah.

SERAGAM

SAPU

Menyeragamkan susunan fail/

meja kerja/peralatan pejabat

Menyapu/ membersih ruang pejabat/bilik

dan peralatan kerja.
29

SISIH Menyisih dan membuang

barang yang tidak perlu di tempat kerja

SISIH secara berkesan

Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan
dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan
kaedah Tag Kuning

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod

yang hendak dilupuskan
Melekat/melabel Tag Merah ke atas
barang /peralatan/rekod
yang telah
dikenalpasti
Mewujudkan kawasan Tag Merah kawasan
pengumpulan
barang/
peralatan/rekod yang tidak diperlukan
untuk pelupusan

Mencatatkan
barang/peralatan/rekod
yang telah dilabelkan dengan Tag
Merah

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod

yang hendak dinilai
Melekat/melabel Tag Kuning ke atas
barang /peralatan/rekod
yang telah
dikenalpasti
Membuat penilaian terhadap barang yang
dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan
perlu ditetapkan untuk pelupusan atau
penyimpanan

Mencatatkan
barang/peralatan/rekod
yang telah dilabelkan dengan Tag
Kuning

SISIH secara berkesan

Tentukan tempat penyimpanan bagi barang/

peralatan yang masih diperlukan
Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan,
rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan
Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang

dengan kemas, mudah diambil dan disimpan
semula di tempatnya
SUSUN secara berkesan:
Guna Falsafah 5S
Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat ada Barangnya
Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)

Melabelkan
dan
mengindeks
barang/peralatan/rekod

nama

dan

nombor

pada

Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori

Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah
dicapai

SUSUN

LIFO

FIFO

Pengambilan Rambang

SUSUN
FIFO Pengambilan
Simpan ikut jenis barang
Pergerakan secara gelonsor

SEBELUM 5S

 Sediakan tempat
Padankan nama

SUSUN

A1

A2

A3

A4

A5

A6

A7

A1

A2

A3

A4

A5

A6

A7

B1

B2

B3

B4

B5

B6

B7

B1

B2

B3

B4

B5

B6

B7

C1

C2

C3

C4

C5

C6

C7

C1

C2

C3

C4

C5

C6

C7

 Telus / tiada penutup

Petunjuk paras Stok

SUSUN

B10 - 100

B12 - 100

B10 - 150

B12 - 150

 Sisih

pembaziran
Susunan menegak
Tiada ruang di atas lantai

SUSUN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112

SUSUN
Mudah dicari
Tidak mendatar
Susun menegak

B20S

B25S

B30S

B35S

B40S

B50S

SUSUN

SUSUN

Sesuaikan label
Pengesanan warna

Kesan Kejayaan SUSUN boleh

diukur melalui:
Pencarian/ capaian
barang/peralatan/dokumen
dalam tempoh 30 saat

SAPU - Membersih tempat kerja dengan

rapi supaya tiada habuk, kotoran
dilantai, mesin dan peralatan
SAPU secara berkesan
Mengagihkan Tugasan Pembersihan
Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi
setiap ahli

Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan

Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja
pembersihan
Melaksanakan kerja pembersihan

Kesan Kejayaan SAPU boleh diukur

melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti

Persekitaran kerja yang selesa dan
selamat
Keadaan persekitaran lebih bersih
Kos penyelenggaraan lebih rendah

SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama

ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya dengan
mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan
piawai
SERAGAM secara berkesan

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H

Mewujudkan senarai semak peraturan inventori

Mengadakan prosedur kerja pembersihan

Mengadakan jadual penyelenggaraan

Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur

melalui:
Mempunyai piawaian ruang tempat kerja
yang lebih baik
Mempunyai impak visual yang positif
Mempunyai peraturan dan piawaian
prosedur kerja (SOP)

SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan 4 Amalan

5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu

di samping melaksanakan penambahbaikan
berterusan di premis Jabatan/Agensi
Panduan Mengekalkan Amalan 5S
Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S
dengan mengadakan latihan yang berterusan
Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala

Memastikan aktiviti promosi berterusan

Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha
yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi
Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh

diukur melalui:
Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit
dalaman Amalan 5S Jabatan/Agensi
Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan
bersemangat melaksana Amalan 5S di samping
mematuhi peraturan di tempat kerja
Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di
kalangan warga Jabatan/Agensi

Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh

diukur melalui:
Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa
mengamal dan menambahbaik Amalan 5S di
tempat kerja
Peningkatan
proses kerja

kecekapan

dan

keberkesanan

Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen,

pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan 5S

PELAKSANAAN
EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM(EKSA)
62

Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana

Mewujudkan sektor/zon EKSA

Latihan

Pelancaran

Pembudayaan EKSA

AUDIT dan Pemantauan Berterusan

Pengiktirafan

Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana

Struktur Pelaksanaan Amalan 5S: Tanggungjawab

Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S hendaklah
menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan
ahli hendaklah menjalankan peranan masingmasing
Pengerusi
Jawatankuasa
Pelaksana
5S
bertanggungjawab
untuk
memastikan
pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya

Mewujudkan sektor/zon EKSA

Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab
kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan
pengawasan
Pembahagian hendaklah dijelaskan melalui
pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi
memudahkan rujukan
Susun atur keseluruhan sektor/zon dan
pembahagian
kepada
sektor/zon
kecil
hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan
saiz organisasi

Mewujudkan sektor/zon

Menentukan nama kumpulan untuk setiap

sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi
setiap sektor/zon
Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan
struktur kumpulan dan sektor/zon masing-masing
dengan mengambil kira hala tuju EKSA di
Jabatan/Agensi

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara

berikut:
Polisi/Objektif/Matlamat EKSA
Carta Organisasi EKSA
Carta Perbatuan/Gantt Chart
Peta lokasi/Pelan lantai sektor/zon EKSA
Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas
pelaksanaan EKSA

Slogan EKSA
Buletin berkaitan EKSA(jika berkenaan)
Maklumat bagi tujuan promosi EKSA di
Jabatan/Agensi
Nama kumpulan mengikut sektor/zon
Penjelasan perancangan, pelaksanaan,
pemantauan dan penarafan (Jadual 4P) EKSA
Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti
Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan

Latihan EKSA

Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan

EKSA di samping untuk membudayakan EKSA
kepada warga Jabatan/ Agensi
Di antara latihan/program yang perlu diikuti :

Program Kesedaran EKSA

Kaedah Amalan dan Pelaksanaan
EKSA
Lawatan Penanda aras

Pelancaran EKSA

Pelancaran dan perasmian boleh diadakan

sebagai
tanda
mula
di
samping
untuk
menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan
bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi
Antara perkara yang perlu diberikan penekanan
adalah seperti berikut:
Dasar Amalan EKSA
Zon-zon EKSA
Objektif EKSA
Pelan tindakan pelaksanaan EKSA
Buku Panduan Pelaksanaan EKSA

PEMBUDAYAAN EKSA

Melaksanakan konsep 5S secara

berperingkat
Gotong royong perdana
Gotong royong Zon

Mematuhi Carta Perbatuan EKSA

Promosi dan Latihan berterusan

Pemantauan & Audit

Pemantauan dilakukan oleh:

Ketua Zon EKSA
Ketua
Unit/
Bahagian/
Pengurusan Tertinggi

Audit:
Audit Dalam berkala
Audit luar

Jabatan

PENGIKTIRAFAN

Dalaman:
Pertandingan
melalui
Penilaian Audit Dalam

Keputusan

Luaran:
MAMPU
Ditanda aras dan diiktiraf oleh Jabatan
lain

PENGAUDITAN &
PENSIJILAN EKSA

OLEH
MAMPU
75

PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:

Permohonan oleh Agensi
Surat rasmi kepada
KP MAMPU dengan
mengemukakan
laporan Audit
Dalam

Permohonan

Satu @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil.zon

Pengauditan

Pelaporan

Pensijilan

1 hari selepas
pengauditan

3 hari
selepas
laporan
pengauditan76

PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:

Agensi Dikenalpasti
MAMPU
mengeluarkan surat
jemputan dan
mendapatkan
laporan audit dalam

*Agensi
dikenalpasti

Satu @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil.zon

Pengauditan

Pelaporan

*1.Agensi tamat tempoh

pensijilan
2. Agensi berpotensi

Pensijilan

1 hari selepas
pengauditan

3 hari
selepas
laporan
pengauditan77

PROSES PENSIJILAN SEMULA EKSA:

MAMPU mengeluarkan
surat peringatan 3
bulan sebelum tamat
tempoh pensijilan

Peringatan

Agensi
mengemukakan
laporan audit
dalam

Persediaan

Satu @ 2 hari
bergantung
kepada
lokasi/bil.zon

Pengauditan

Pelaporan

Pensijilan

1 hari selepas
pengauditan
3 hari selepas
laporan
pengauditan

78

PELAKSANAAN PENGAUDITAN

MODEL A

MODEL B

Generik

Generik +
Khusus*

Komponen
A hingga E

Komponen
A hingga F
* Bergantung pada jenis agensi

79

PENGAUDITAN MODEL A

Bangunan dan Kawasan Sendiri= Komp A hingga E1

Contoh:
Stesen Penguatkuasaan JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang

Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komp A hingga E2

Contoh:
Jabatan Kehakiman Syariah Selangor, MAMPU

Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan=Komp A hingga D

Contoh:
Wisma Persekutuan
80

SKALA PEMARKAHAN

SKALA SEDIA
ADA

SKALA
PERMARKAHAN

Melebihi 80%:
Layak dipersijilkan

SKALA
BAHARU

Kategori Layak
dipersijilkan :
80% - 89.9%: BAIK
90% dan ke atas:
CEMERLANG

Pemarkahan menggunakan skala likert 1

hingga 5
81

PENSIJILAN EKSA

82

KRITERIA
EKSA

83

KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA

ASPEK SEDIA
ADA

KOMPONEN
PENILAIAN

A. Perancangan dan
Penubuhan
Jawatankuasa
B. Ruang Tempat Kerja
dan Peralatan
C. Persekitaran Tempat
Kerja & Kemudahan

Dari 3
komponen
kepada 6
komponen

84

ASPEK
BAHARU

A.

Keperluan Utama
Pelaksanaan

B.

Ruang Tempat Kerja/

Pejabat

C.

Tempat Umum

D.

Keselamatan
Persekitaran

E.

Kawasan Persekitaran
Pejabat

F.

Tempat Khusus

KOMPONEN A

ASPEK SEDIA
ADA

KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN

ASPEK
BAHARU

A1. Dasar 5S

A1. Dasar/ Polisi 5S

A2. Carta Agensi 5S

A2. JK Pelaksana

(JK Latihan, Promosi

Audit, Pelaksana)

A3. Penglibatan
Pengurusan Atasan

A3. Peta Kawasan Kerja

BAHARU

A4. Rekod Aktiviti 5S

BAHARU

A5. Minit Mesyuarat/

Rekod Perbincangan.

BAHARU

A6. Garis Panduan 5S di

Agensi.

A4. Penilaian Kendiri

A5. Pengiktirafan
A6. Pembudayaan Kreativiti

dan Inovasi
A7. Tindakan Penjimatan/

BAHARU

dan lain lain.

85

Go Green

KOMPONEN B
ASPEK SEDIA
ADA

RUANG TEMPAT
KERJA/ PEJABAT

B1. Kumpulan Pelaksana

5S
B2. Sudut 5S
B3. Lantai
B4. Susun Atur Peralatan
B5. Keadaan Peralatan
B6. Pendawaian
B7. Lampu

B8. Susunan Fail

B9. Perhiasan.
dan lain-lain.
86

ASPEK
BAHARU
FIZIKAL
B1. Lantai
B2. Dinding & Siling
B3. Lampu & Soket
KEPERLUAN UMUM
B4. Susun Atur Peralatan
B5. Keadaan Peralatan
B6. Pelabelan & Papan Tanda/
Tanda Arah
B7. Perhiasan
B8. Keperluan Utama
RUANG KERJA
B9. Meja Kerja Warga/ Work
Station/Kubikel Kerja
B10. Bilik Pegawai
B11. Stor Peralatan Pejabat
B12. Bilik Fail
B13. Sudut/Bilik Cetak/ Bilik
Dokumentasi
B14. Bilik Pemandu
B15. Bilik Server/Terperingkat

KOMPONEN C
KRITERIA
SEDIA ADA

TEMPAT UMUM

KRITERIA
BAHARU

C1. Lobi Utama/ Ruang

Tidak dikategorikan
secara khusus tetapi
dinyatakan di bawah
Komponen B iaitu
Ruang Tempat Kerja
dan Peralatan

87

Hadapan
C2. Kaunter Utama
C3. Ruang Menunggu
C4. Laluan Utama/
Koridor
C5. Bilik Mesyuarat
C6. Perpustakaan/
Pusat Sumber
C7. Surau/ Bilik Solat
C8. Lif
C9. Pantri/ Tempat
Minum
C10. Tandas

KOMPONEN D

KRITERIA
SEDIA ADA

KESELAMATAN
PERSEKITARAN

KRITERIA
BAHARU

D1. Pelan Tindakan

Kecemasan
D2. Pendawaian/ kabel

Tiada

D3. Peralatan
Pencegahan
Kebakaran
D4. Laluan/ Tangga
Kecemasan
D5. Kunci
88

ASPEK KESELAMATAN
Meningkatkan ciri keselamatan

Penyimpanan kunci mengikut tatacara

keselamatan yang ditetapkan.

89

ASPEK KESELAMATAN
Meningkatkan ciri keselamatan

SEBELUM

SELEPAS

Tidak perlu pelabelan bilik kebal.

90

ASPEK KESELAMATAN
Memastikan alat
pemadam menepati

kriteria berikut:
i. Penyelengaraan
secara berkala

ii. Mempunyai
Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di
tempat yang sesuai

dan mudah dicapai

91

KOMPONEN E

KRITERIA
SEDIA ADA

KAWASAN
PERSEKITARAN
JABATAN

KRITERIA
BAHARU

E1. Agensi Mempunyai

Bangunan dan Kawasan
Sendiri

Tidak dikategorikan
secara khusus tetapi
dinyatakan di bawah
Komponen C iaitu
Persekitaran Tempat
Kerja
dan
Kemudahan.

E2. Agensi Mempunyai

Bangunan dan Berkongsi
Kawasan

92

KOMPONEN F

KRITERIA
SEDIA ADA

KRITERIA
BAHARU

TEMPAT KHUSUS

Tempat-tempat khusus di
agensi mengikut Kluster:

Tiada
F1.Keselamatan
F2.Pentadbiran
F3.Sosial

93

CONTOH AMALAN BAIK

AGENSI CEMERLANG

94

Penemuan: Pengurusan stor yang teratur dan sistematik.

Penemuan: Promosi Amalan 5S yang kreatif dan menarik.

Penemuan: Notis penjimatan tenaga yang kreatif.

97

Penemuan: Penggunaan bahan kitar semula yang kreatif.

98

Penemuan: Tempat simpan kunci mengikut tatacara

keselamatan yang betul

99

Penemuan: Pelabelan dan sistem fail yang sistematik.

100

Penemuan: Laci alat tulis disusun dengan kemas.

101

Penemuan: Etika penggunaan bilik/peralatan gunasama yang

seragam dan menyeluruh.
102

Penemuan: Sistem bilik fail yang sistematik.

103

Penemuan: Tatacara penggunaan mesin fotostat yang kreatif.

104

Penemuan: Carta pergerakan pegawai yang kreatif dan

mengamalkan konsep Go Green.

105

Penemuan: Sudut kitar semula yang kreatif dan diletakkan di

tempat terbuka.

106

Penemuan: Pelabelan cap yang kreatif dan menyokong usaha

Go Green (menggunakan bahan kitar semula).
107

108

SEKIAN, TERIMA KASIH

109