| (ORIEN 90112 OFGNA JUREIGA/ LMA MARA-TAMNTOBERRIO DESTIN Bt} DESPA GERENTE OCPARTANENTALCOLEGADADE CAUCA/ FERNAND 80112- ASUNTO PRIEBAS ALLEGADHS A” HALLAZGO COM GONNOTACICR FISCAL Bogota, D.C., 20141E0089330 (0 YAO Doctor FERNANDO JOSE VELASCO ORDONEZ Presidente Gerencia Colegiada Departamental del Cauca Contraloria General de la Republica Bogota D.C ASUNTO.- PRUEBAS ALLEGADAS AL HALLAZGO CON CONNOTACION FISCAL. @ | anteceente Mediante radicado 20131E0073623 del 13 de mayo de 2014, recibimos su consulta, en la que Solicita se adopte una posicién juridica institucional, en una situacién administrativa que se presenta en esa Gerencia Departamental Colegiada, la cual expone en los siguientes términos: “Se tiene que una vez culminado el proceso auditor en los tiempos establecidos y siendo liberado el informe final, se configura la presencia de hallazgos con connotacién fiscal, los cuales se trasladan al grupo de investigaciones, responsabilidad fiscal y jurisdiccién coactiva de la Gerencia, ‘Posterior al traslado referido, es allegada otra documentacién que interesa al proceso de responsabilidad fiscal; ya sea porque la entidad no entregé a tiempo parte de la informacion solicitada 0 porque en el lapso entre ta liberacién del informe y el plan de instruccién procesal (realizado por el funcionario sustanciador del grupo de investigaciones), se solicits @ or parte del equipo auditor. Se ha expresado por parte de algunos funcionarios sustanciadores que dichos documentos allegados al expediente con fecha posterior a la terminacion de la Auditoria "al tenor de lo preceptuatfo en la normatividad transcrita serian inexistentes” Respaldantsu manifestacin en lo preceptuado por el articulo 22 de la Ley 610 de 2000 (SIG) ‘ eri crera 60 No 24-08, Piso PEN 477000 EXT 1111 Bogel,B. 6 ww conlavagon-jaucoPagina 2de7 Necesidad de Ia prueba, Toda providencia dictada en el proceso de responsabilidad fiscal debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas 0 aportadas al proceso. Asi como en los articulos 28 y 30 de la Ley referida (SIC) *... Los hallazgos encontrados en Jas auditorias fiscales tendrén validez probatoria dentro del proceso de responsabilidad fiscal, slempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley. Pruebas inexistentes. Las pruebas recaudadas sin el !leno de las formalidades sustanciales © en forma tal que afecten los derechos fundamentales del investigado, se tendrén como inexistentes. Finalmente expresan que de acuerdo a lo estipulado en ol articulo 10 idem las facultades de Policia Judicial revisten a los servidores de las contralorias que realicen funciones de investigacién 0 de indagacién, 0 que estén comisionados para la practica de pruebas en ol proceso de responsabilidad fiscal; razén por la cual han procedido a devolver los expedientes para que a través de la indagacién preliminar sean allegados los soportes documentales a que se ha venido haciendo referencia Discrepando de la posicién adoptada en estos casos por los sustanciadores, al considerar que si bien ha culminado el proceso auditor, los documentos que pueden interesar al proceso de responsabilidad fiscal y que son allegados antes de dar inicio formal al proceso mediante Auto de apertura, (momento procesal en el que se da trasiado de todas las pruebas recaudadas en nuestro ejercicio de control fiscal), se estaria dando cumplimiento a fa condicién exigida en el articulo 30 de la Ley 610 de 2000, de no afectacion a los derechos fundamentales del investigado. Igualmente que toda actuacién anterior a la apertura formal del proceso de responsabilidad fiscal, ya sea dentro o fuera de los términos del proceso auditor, atencién a denuncia ciudadana o indagacién preliminar se tiene como actuacién pre procesal propia de la Contraloria General, lo que permitiria contar con los soportes probatorios necesarios para iniciar al proceso...” 2, CONCEPTOS DE LA OFICINA JURIDICA. Alcance y competencia. Los conceptos emitides por la Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica, son orientaciones de cardcter general que no comprenden la solucién directa de problemas especificos, ni el andlisis de actuaciones particulares. Reni Carrera 60 No 24-09, Piso 0+ PBX 6477000 EXT. 1111 Bogol, D.C. ww conlalovagen gov.co —En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucién', ni tienen el caracter fie fuente normativa y s6lo pueden ser utiizados para faciltar la interpretacion y aplicacion de las normas juridicas vigentes, en materia de control fiscal Pagina 3.de 7 Por lo anterior, la competencia de la Oficina Juridica para absolver consultas se limita a aquelias que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas “sobre interpretacién y aplicacién de las disposiciones legales relativas al campo de actuacién de la Contraloria Generaf?, asi como las formuladas por las contralorlas territoriales “respecto de la vigilancia de la gestion fiscal y las demas materias en que deban actuar en armonia con ta Contraloria Generat®, y las presentadas por la Cludadania respecto de “la consultas de orden juridico que le sean formuladas a la Contraloria General de la Repablica™. En este orden de ideas, mediante su expedicién se busca “orientar a las dependencias de la Contraloria General de la Reptblica en la correcta aplicacién de las normas que rigen para la i y “asesorar juridicamente a las entidades que ejercen ol @ Onto! Fscal en o1 nivel tertorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos 'o soliciten”*, Finalmente, se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopcién de una doctrina g interpretacion juridica que comprometa la posicién institucional de la Contraloria General de la Republica, porque de conformidad con el Art.43, Num. 16” del D.L.267/00, esta calidad solo la tienen las posiciones juridicas que hayan sido previamente coordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s). 3. NORMATIVIDAD APLICABLE. Constitucién Politica, Ley 42 de 1993. Decreto Ley 267 de 2000. Ley 610 de 2000 Ley 1437 de 2011, Gula de Auditoria de la CGR. Ajustada en el Contexto SICA, * asticulo 28 de toy 3437 de 2018, 2 Ar 43, numeral del Deereto Ley 267 de 2000. 243, numeral el Decret Ley 267 de 2000. {Act 48, numeral 12 del Decreto ley 267 de 2000. {Ari §3, numeral 12 det Oeereto Ley 267 de 2000. Ag43, numeral 1 dl Dera Ley 267 de 2000, 1 ffi OPEINA URI. Son funciones de Oficina Jurca: ) 16. Coortinar con as dependencas a adoplba nae interpetacién ffs au comprometa epost instore Conralra General del epbca en todas aqulls mats ac nore neat J [Bete oronucaniento por mplear una mira pstrs de natuses dea ue een ee Avenida Garter 60 No, 240, Piso 9 » PAX: 6477000 EXT. 111i Gogol, D.C. ww contalovagen gov coPagina 4 d07 4. CONSIDERACIONES JURIDICAS. 4.1. Es pertinente ubicar la consulta dentro del contexto de las normas y guias que establecen los parametros tanto del proceso auditor como del proceso de responsabilidad fiscal, en aras de generar claridad sobre el particular. 4.1.1, Tenemos que la Guia de Auditoria de la CGR, ajustada en el Contexto SICA, establece los parametros para el desarrollo de las auditorias y la configuracién de hallazgos con incidencia fiscal el cual extraemos algunos de sus apartes: “Hallazgo administrativo con incidencia fiscal. Para la identificacién del hallazgo administrative con incidencia fiscal, deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los que a continuacién se relacionan, contenidos en la Ley 610 del 15 de agosto de 2000 “Por la cual se establece el tramite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorias” Gestién Fiscal. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestién fiscal el conjunto de e actividades econémicas, juridicas y tecnolégicas, que realizan los servidores piblicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos 0 fondos publicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisicion, planeacién, conservacion, administracion, custodia, explotacién, enajenacion, ‘consumo, adjudicacién, gasto, inversién y disposicién de los bienes publicos, asi como a la recaudacién, manejo e inversion de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujecién a los principios de legalidad, cficiencia, economia, eficacia, equidad, imparclalidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoracién de los costos ambientales. (Art. 3) Objeto de la Responsabilidad Fiscal. La responsabilidad fiscal tiene por objeto el resarcimiento de Jos datos ocasionados al patrimonio publico como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestién fiscal mediante el pago de una indemnizacién pecuniaria que compense ef perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal. Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada caso, se tendré en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la funcién administrativa y de la gestiGn fiscal. PARAGRAFO 1o. La responsabilidad fiscal es auténoma e independiente y se entiende sin perjuicio de cualquier otra clase de responsabilidad. (Art. 4). Elementos de la Responsabilidad Fiscal. La responsabilidad fiscal estaré integrada por los e siguientes elementos: * Una conducta dolosa 0 culposa atribuible a una persona que realiza gestién fiscal. Un daito patrimonial al Estado. + Unnexo causal entre ios dos elementos anteriores. (Art. 5) Dafo Patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por dafto patrimonial al Estade la Iesién del patrimonio publico, representada en el menoscabo, disminucién, perjuicio, detrimeXo, pérdida, 0 deferioro'de los bienes o recursos plblicos, 0 a los intereses patrimoniales del Esta Avenida Carrera 60 No, 24-09, Piso 9 » PBX: 6477000 EXT. 1171 Bogotd, D.C. waw.contraloriagen.gov.coproducida por una gestién fiscal antiecondmica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa 0 proyecto de los sujetos dé vigilancia y control de las contralorias. Pagina 5 d07 Dicho dafto podré ocasionarse por accién u omisién de los servidores piblicos 0 por la persona natural 0 juridica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio publico. (Art. 6). Elementos del Hallazgo con Presunta Incidencia Fiscal. En la validacién de un hallazgo con presunta incidencia fiscal, se deben establecer e identificar los siguientes elementos: * El dafo patrimonial al Estado, cuantificado, * Los Gestores Fiscales que realizaron las acciones, actuaciones u omisiones que generaron el detrimento patrimonial, teniendo en cuenta las funciones y competencias asignadas en él la ley, e! reglamento y ef manual de funciones (Presuntos Responsables), o las obligaciones convenidas en e! contrato. e + Elnexo causal entre los dos elementos anteriores (e! Dafio Patrimonial y la Actuacién de los Gestores Fiscales). Material probatorio que soporta el hallazgo con incidencia fiscal Se deberén aportar pruebas utiles, pertinentes y conducentes para la demostracién del dario causado a! patrimonio del Estado en ejercicio de la gestién fiscal, aquellas que comprometan la responsabilidad de sus autores y que permitan establecer la informacién requerida para dar curso a un Proceso de Responsabilidad Fiscal can o sin imputacién. (Es decir para abrir por procedimiento verbal u ordinario segin sea el caso.) Gd En todo caso, el hallazgo fiscal deberd acompafiarse de los soportes que suministren la informacién que a continuacién se relaciona, necesaria para proferir auto de apertura de proceso de responsabilidad fiscal 0 auto de apertura e imputacion de responsabilidad fiscal. @ + Laio patrimonial y su cuantia. Los hechos u omisiones que generan el daito patrimonial. * Las disposiciones internas, actos administrativos, procedimientos ete., que regulan el tema cuya vulneracién genera el dario patrimonial al Estado “1 Nombre, identificacién, direccién de domicilio, residencia o lugar de trabajo actualizados de los presuntos responsables fiscales (Gestores Fiscales) “sz ¢ Cargo ejercido o rol y/o funciones, de los presuntos responsables fiscales (que se ejercieron 0 . “Saebieron gjercerse al momento en que se genera el dario patrimonial al Estado). Existoncia de garantia del responsable de! manejo, del bien o del contrato objeto del asunto * cuestionado (contrato o poliza de seguros integra). Avenida Carrera 60 No. 24-09, Piso 9 » PBX: 6477000 EXT. 1111 Bogota, D. C. www.contraloriagen.gov.Pagina 6 d07 + Informacién patrimonial de los presuntos responsables. * Hecho u omisién que comprometa la responsabilidad de! presunto responsable fiscal. + Monto de la menor cuantia para contratacién del auditado en la vigencia anual en la que se ‘ocasioné el dario patrimonial al Estado. 4.1.2. Por otra parte, se observa que el proceso de responsabilidad fiscal se podra iniciar como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal desarrollados por la CGR: (Auditoria, control excepcional, contro! preferente, quejas, denuncias formuladas por cualquier persona u organizacion ciudadana®, asi como de la indagacién preliminar’, haciendo claridad que deben acreditarse los elementos esenciales"® para poder dar inicio al proceso; si llegare a faltar uno de éstos y no se logra establecer bajos los lineamientos expuestos y estipulados en la Ley 610 de 2000, no es posible dar inicio al Proceso de Responsabilidad Fiscal. Es pertinente resaltar que, el proceso de responsabilidad fiscal se inicia formalmente con el auto de apertura y que las auditorias, quejas, denuncias e indagaciones preliminares son insumos para el proceso, que una vez iniciado, ya sea en el auto de apertura o en el desarrollo del proceso se podran arrimar las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes, ello bajo la direccién del operador juridico, encargado de darle al proceso el Suficiente material probatorio para poder establecer responsabilidad fiscal a quienes estuvieren vinculados. No se puede perder de vista que es el operador juridico, quien debe analizar y valorar qué pruebas se deben tener en cuenta para iniciar el proceso y, por ende, que acrediten los elementos de la responsabilidad fiscal, por ello, es procedente, sin lugar a dudas, darles todo el valor probatorio una vez se inicie el proceso de responsabilidad fiscal, pues debe quedar claro, que si el proceso de responsabilidad fiscal no se ha iniciado, y se allegan documentos que interesen para proferir auto de apertura y éstos fueron solicitados y requeridos en debida forma, esto es, dentro de los términos establecidos para la auditoria y atendiendo los procedimientos, no cabe la menor duda que se deben incorporar sin que se pueda dar la calficacion de prueba inexistente, término que no cabe dentro de este contexto cuando no se ha iniciado el proceso de responsabilidad fiscal. 5. CONCLUSIONES. De conformidad con lo expuesto, si no se ha iniciado el proceso de responsabilidad fiscal, y se allegan documentos que fueron solicitados por este Ente de Control en debida forma, atendiendo las etapas y procedimientos establecidos, es mediante el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal que se incorporan al expediente las respectivas pruebbs * Anticule 8 dela Ley 610 de 2000. " Artculo 40 de ta Ley 610 de 2000 *amticul 5 dela Ley 610 de 2000, ‘Avenida Carrera 60 No BX G477O00 &Pagina 7 407 ee —— certeza de la existencia del dario. Einalmente, le informamos que los coneeptos expresados por esta dependencia con relacion a Sete y otfos temas pueden ser consultados visttando ef enlace “Normatividad? de rnccn Portal institucional: http:www.contraloriagen gov.co Cordialmente, BERRIO Dyéctora Oficina Juridica feiss Yous ton ceo pet ges EE Proyect®: Etrin Bermea Velez- Profesional Gr 01 Radiecado: 2014160073523, ‘Avenida Carre 60 No. 2406, Piso D* PG ‘Cw conirloriagon gov.ce