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I.2Título
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Propuesta de mejora para la atención documental en Electro Puno S.A.A.
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5II.
Resumen del Proyecto de Tesis
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La Empresa Regional de Servicio Público de Electricidad – ELECTRO PUNO S.A.A. es
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una empresa pública con derechos privados, adscrita al Fondo de Financiamiento de
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la Actividad Empresarial del Estado – FONAFE; creada en el año 1986, siendo su
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actividad principal la distribución y comercialización de la energía eléctrica en la
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Región de Puno, cuya misión es Satisfacer las necesidades de energía de nuestros
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clientes incrementando la calidad de los servicios que prestamos, actuando en forma
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responsable para contribuir con el desarrollo sostenible del país y comprometidos con
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el bienestar de nuestros colaboradores, la mejora continua y la creación de valor;
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busca ser consolidarse como una empresa eficiente, moderna y responsable;
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logrando rentabilidad adecuada, mejorando la imagen empresarial y fortaleciendo la
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transparencia en la gestión de comercialización y distribución de la energía eléctrica.
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En base a los antecedentes anteriores y mediante conversaciones con el Gerente
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General, el señor Luis Alberto Mamani Coyla, Ingeniero Eléctrico; nace la necesidad
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de mejorar la gestión documental de manera eficiente y oportuna; toda vez, que la
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Empresa cuenta con un sistema de tramite documentario el cual no permite el
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seguimiento on line de la documentación presentada en la Oficina de Trámite
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Documentario; asimismo, el mencionado sistema no permite ubicar los expedientes
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históricos de la empresa en forma oportuna; no garantiza la confidencialidad de la
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información contenida en los documentos, ya que el documento es manipulado por
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diverso personal operativo, antes de llegar a manos del personal administrativo
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encargado, el tiempo que toma la revisión y aprobación de los documentos no
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depende sólo del personal administrativo de cada una de las áreas involucradas, sino
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que, adicionalmente, depende del tiempo de envío, transporte, recepción del
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documento por las unidades que transite el documento; asimismo, el tránsito de los
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documentos a través de la empresa ocasiona su deterioro, y en el peor de los casos
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su extravío; lo que puede acarrear sanciones por incumplimiento de plazos
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establecidos en la Ley N° 27444 Ley General de Sociedades, Ley N° 27806 Ley de
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Transparencia y Acceso a la Información Pública, Decreto Ley 25844, Ley de
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Concesiones Eléctricas, D.S. N° 009-93-EM, Reglamento de la Ley de Concesiones
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Eléctricas, entre otras normas.
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Cabe señalar, que con la llegada de internet, los sistemas de información tal como se
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concebían, cambiaron totalmente. Empezaron a diversificarse, debido a las ventajas
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que trajo internet. La aplicación de los sistema de información en internet originó la
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aparición de los sistemas de información basados en web (o sistemas web) y desde
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entonces, los sistemas web llegaron a la gestión documental basado en una
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plataforma informática que permite la integración y la interoperabilidad de la
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documentación que generan las diferentes unidades orgánicas que conforman las
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Empresas; así como con las diversas entidades del Estado, permitiendo una total
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accesibilidad a la información, puesto que facilita consultar cualquier documento,
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referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a
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archivos físicos, notifica respecto al estado de los documentos y plazos de
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cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyéndose una herramienta
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fundamental de apoyo a la gestión de todos los funcionarios, permitiendo la emisión
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de reportes estadísticos y nominales, que permiten mejorar la gestión y seguimiento
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a los documentos. Su implementación no genera muchos gastos y el hecho de que
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sea de fácil integración a cualquier tipo de infraestructura tecnológica, hace que sea
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una herramienta replicable para cualquier organización pública o privada a nivel
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nacional e internacional.
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56III.
Palabras claves (Keywords)
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1. Sistema de Control Interno
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2. Mejora continua
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3. Gestión documental
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A. 106 107 108 109 110 111 3 4     Realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión documentaria en ELECTROSUR S. 79 80VIII. resulta importante contar con un adecuado modelo de gestión 65 documental que coadyuven a mejorar la participación efectiva y eficaz de la 66 empresa acordes con los objetivos de la organización.A. 62Justificación del proyecto 63 V. para la atención de implementación del modelo de mejora continua gestión documentaria de ELECTROSUR S.. con base bibliográfica.A. Definir el procedimiento y mecanismos de control. Hipótesis del trabajo (Es el aporte proyectado de la investigación en la solución del 84 problema) 85 86 87 88X. toma de decisiones 73 sobre la marcha sin un previo análisis del problema. En la empresa ELECTROSUR S. no se ha logrado que estos 76 procesos sean sostenibles en el tiempo. 92 93XI. escasa interrelación en la planeación a mediano y 72 largo plazo. pero pese a ello. se convierte en una interrogante base para formular el 68 problema general de investigación. Diseñar un modelo de mejora continua para la optimización de la gestión documentaria en ELECTROSUR S. estos procesos no 77 incluyen a las personas. Identificar las variables que presentan dificultad en la situación actual de gestión documentaria en ELECTROSUR S. Objetivos específicos 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105XII. Metodología de investigación (Describir el(los) método(s) científico(s) que se empleará(n) para alcanzar los objetivos específicos. Optimización 61 IV. la pertinencia del(los) método(s) en términos de la representatividad de la muestra y de los resultados que se esperan alcanzar. Asimismo. se observa planeación deficiente en 71 la gestión documental. es así que el: ¿cómo 67 podemos lograr esto?.A. 70 VII. 69 VI. Por otra parte.A.A. Objetivo general 89 90 Proponer un modelo de mejora continua en la gestión documentaria en 91 ELECTROSUR S. Incluir los análisis estadísticos a utilizar) 2 . Sustentar. en forma coherente a la hipótesis de la investigación.60 4. salvo cuando ingresan su solicitud y cuando se 78 les da respuesta. Antecedentes del proyecto 81 82 83IX. demora en la ubicación de expedientes. Para una organización cuya principal actividad económica es la de prestar 64 servicios. en esta 74 institución se han definido procesos para la gestión documental y 75 procedimientos asociados.

Impactos esperados 126 127 i.) 3 . Cronograma de actividades 154 Trimestres Actividad 155 156XVI. 157 Presupuesto Descripción 5 6 Unidad medida de Costo (S/. Impactos ambientales 140 141 142 143XVI. Impactos sociales 136 137 138 139 iv. Recursos necesarios (Infraestructura. señale medios y recursos para realizar el 145 proyecto) 146 147 148 149XVII.) Unitario Cantidad Costo total (S/. Impactos en Ciencia y Tecnología 128 129 130 131 ii. equipos y principales tecnologías en uso 144 relacionadas con la temática del proyecto. Localización del proyecto (indicar donde se llevará a cabo el proyecto) 150 151 152 153XVIII.112 113 114 115 116 117XIII. Uso de los resultados y contribuciones del proyecto ( Señalar el posible uso de los 121 resultados y la contribución de los mismos) 122 123 124 125XV. Impactos económicos 132 133 134 135 iii. Referencias (Listar las citas bibliográficas con el estilo adecuado a su especialidad ) 118 119 120XIV.

158 7 8 4 .