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PROCESOS ESTRATGICOS
PLAN
EACI
N
FINA
NCIE
RA
PLAN
EACI
N
ESTR
ATG
ICA
DOCENCIA
GESTIN DE ADMISIN,
REGISTRO Y CONTROL
ACADMICO
INVESTIGACIN
GESTIN
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
GEST
IN
DE
CALI
DAD
USUARIOS Y
PARTES
INTERESADAS
PROCESOS MISIONALES
EXTENSIN
GESTIN
DOCENTE UNIVERSITARIO
GESTIN DE RECURSOS
BIBLIOGRFICOS
PROCESOS DE APOYO
REQUISITOS
GESTI
N
DE
SERVI
CIOS
GESTI
N
FINAN
CIERA
GESTI
N
TALEN
TO
HUMA
NO
INFORM
TICOS
GESTI
N
DE
SISTEM
AS
GESTI
N
CONT
RACT
UAL
PROCESOS DE EVALUACIN
GESTIN DE CONTROL
USUARIOS Y
PARTES
INTERESADAS
SATISFACCIN
PROCESO ESTRATGICO
FCA. - 01
Versin 02
Actualizacin 02-08-06
PLANEACIN ESTRATGICA
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
ENTRADAS
Unidades de direccin
Oficina de Desarrollo y Planeacin
Proceso de evaluacin del PDI
PRO04ODP
Rector elegido
Unidades academicas y
administrativas
Comunidad universitaria
Organismos externos
Coordinadores de proyecto
Unidades de Seguimiento
Divisin Financiera
PROCEDIMIENTOS
Formulacin de proyectos de
inversin
Seguimiento y evaluacin de
Proyectos de Inversin
3 / 37
SALIDAS
USUARIOS
Plan de Desarrollo
Institucional
Planes de Accion
Listado de proyectos
Plan Operativo plurianual de
Inversin
Lineamientos financieros
para la ejecucin del PDI
Documento tcnico de la
formulacin del proyecto.
Ficha de programacin para
registrar en el Banco de
Proyectos de Inversin.
Concepto de elegibilidad por
los Centros de
Responsabilidad.
Concepto de viabilidad
tcnica por parte de la ODP
Fichas
de autoevaluacin
de
Anteproyecto
de Plan
proyectos
diligenciadas.
Operativo Anual de
Informe
semestral y anual de
Inversiones.
consolidada
Unidades de Direccin
Centros de
Responsabilidad
Unidades de
Seguimiento de los
proyectos.
Coordinadores de
proyecto
Organismos de Control
Ministerio de Educacin.
Departamento Nacional
de Planeacin.
Planeacin financiera
Presupuestal
Ficha de caracterizacin
PROCESO ESTRATGICO
FCA. - 01
Versin 02
Actualizacin 02-08-06
PLANEACIN ESTRATGICA
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Coordinadores de proyecto
Unidades de seguimiento
Todas las dependencias
ODP
DFN
Comunidad Universitaria
Unidades acadmicas y
administrativas
ODP
Rectora
ENTRADAS
Solicitudes previamente
aprobadas y viabilizadas por la
instancia competente, de las
diferentes unidades acadmicas
y administrativas
Formulario de recoleccin de
datos para proyeccin de
estudios
Documentos conceptuales de
soporte
Informacin estadsticas bsicas
de la Universidad
Documentos de contexto
Normatividad aplicable
Necesidades institucionales
PROCEDIMIENTOS
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SALIDAS
USUARIOS
Fichas de autoevaluacin de
proyectos
Fichas de autoevaluacin de
planes de accin
Documento de evaluacin de
programas
Informe consolidado de
proyectos
Informe consolidado de
planes de accin
Informe consolidado de
programas
Informe de ejecucin
presupuestal financiera
Documentos de estudios de
factibilidad
Documentos de estudios de
oferta y demanda
Documentos de estudios
tcnicos
Coordinadores de
proyectos
Unidades de seguimiento
Unidades de direccin
ODP
DNP
MEN
Organismos de control
Comunidad universitaria
Proceso de formulacin
Unidades de direccin
Rector
Organismos de control
MEN
Facultades
Departamentos
Proceso de
presupuestacin
Ficha de caracterizacin
PROCESO ESTRATGICO
FCA. - 01
Versin 02
Actualizacin 02-08-06
PLANEACIN ESTRATGICA
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Todas las unidades academicas y
administrativas de la Universidad,
identificadas como fuente de
informacin
Organismos externos (MEN,
ICFES,etc.)
Recursos
Infraestructura
Hardware y Software-Red
Papelera
Archivadores
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
Documentos
PRO01ODP Plan de Desarrollo
Institucional
APL00002 Banco de proyectos
Programa de Ejecucin Rectoral
Manual de calidad
PRO03SGC Acciones correctivas
PRO04SGC Acciones
preventivas
PRO06SGC Control de no
conformidades
Consolidacin de indicadores
SUE.
Registros
FOR00018 Formato de
seguimiento y evaluacin
FOR00017 Ficha de registro y
actualizacin de proyectos
Oficio con proyectos viabilizados
Acta de planificacin de calidad
Ficha de evaluacin de los
proyectos
Evaluacin tcnica del PDI
Informe de seguimiento
5 / 37
SALIDAS
USUARIOS
Documento Boletin
Estadistico
Matriz indicadores SUE
Matriz indicadores de gestin
de la Universidad - PDI
Informacin para bases de
datos del MEN y organismos
del sector
Documentos institucionales
Informes para organismos de
control
Proceso de formulacin
del PDI (doc de contexto)
Informes de gestin
MEN
Organismos de control
Unidades de direccin
Unidades acadmicas y
administrativas
SUE
Requisitos
Seguimiento
Las Vicerrectoras
revisan programacin
financiera y formulacin
tcnica de los proyectos
antes de su aprobacin.
Comit Rectoral estudia
y aprueba los proyectos.
Consejo Superior
aprueba el PDI.
Dos veces al ao se
revisa el avance los
proyectos en ejecucin.
Ficha de caracterizacin
PROCESO ESTRATGICO
FCA. - 01
Versin 02
Actualizacin 02-08-06
PLANEACIN ESTRATGICA
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
ENTRADAS
Indicador
Formula
Planes de accin
PROCEDIMIENTOS
Medicin
Frecuencia
Medicin
SALIDAS
USUARIOS
Metas
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Ficha de caracterizacin
PROCESO ESTRATEGICO
FCA - 02
Versin 02
Actualizacin 02-08-06
PLANEACIN FINANCIERA
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Programar los recursos financieros de la Institucin a travs del presupuesto anual de ingresos y gastos, para garantizar una optima distribucin
de los mismos, con base en el Plan de Desarrollo Institucional.
Aplica para la proyeccin de ingresos y gastos de todos los rubros del presupuesto de la Universidad.
El proceso es responsabilidad de la Oficina de Desarrollo y Planeacin en lo correspondiente a la consolidacin del presupuesto de
funcionamiento e inversin de la Universidad.
La responsabilidad de la ejecucin y seguimiento del presupuesto de funciona
ENTRADAS
Recursos
Infraestructura
tiles de Oficina
Recursos Tecnolgicos
Documentos
IDENTIFICACIN DE
NECESIDADES [NUEVO]
PRO01VAD Anteproyecto
presupuesto de funcionamiento
PROxx Ante
PROCEDIMIENTOS
Identificacin y cuantificacin de
necesidades presupuestales
Anteproyecto de presupuesto de
funcionamiento
SALIDAS
7 / 37
USUARIOS
Oficina de Desarrollo y
Planeacin
Oficina de Desarrollo y
Planeacin
Centros de responsabilidad
Rectora
Comisin presupuestal
Consejo Acadmico
Consejo Superior
Organismos de Control
Ministerio
de Educacin
Seguimiento
Los centros de responsabilidad
revisan la informacin entregada
por los centros de costo.
El consejo superior aprueba el
presupuesto, previo aval de:
Rectora, Comisin Presupuestal
y Financiera y Consejo
Acadmico
Divisin Financiera realiza un
seguimiento
Ficha de Caracterizacin
PROCESO ESTRATEGICO
FCA - 02
Versin 02
Actualizacin 02-08-06
PLANEACIN FINANCIERA
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
Programar los recursos financieros de la Institucin a travs del presupuesto anual de ingresos y gastos, para garantizar una optima distribucin
de los mismos, con base en el Plan de Desarrollo Institucional.
Aplica para la proyeccin de ingresos y gastos de todos los rubros del presupuesto de la Universidad.
El proceso es responsabilidad de la Oficina de Desarrollo y Planeacin en lo correspondiente a la consolidacin del presupuesto de
funcionamiento e inversin de la Universidad.
La responsabilidad de la ejecucin y seguimiento del presupuesto de funciona
Indicador
Formula
Recursos ejecutados
Recursos apropiados
Recursos ejecutados
Recursos apropiados
Recursos recaudados
Recursos apropiados
Medicin
Frecuencia
Medicin
Metas
Semestral
Semestral
Semestral
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Ficha de Caracterizacin
MACROPROCESO DE PLANEACIN
F-CA-PR-GC.
Versin 03
Actualizacin 05-03-08
Dotar al Sistema de Gestin de Calidad de herramientas y metodos que garanticen su documentacin, implementacin, mantenimiento y mejora continua.
ALCANCE
RESPONSABLE
Este proceso es coordinado por el representante de la direccin para el sistema de gestin, con el apoyo, en la parte operativa, de los lderes de proceso.
Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y en y en
otras instituciones prestadoras de servicios,
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica,
Decreto 3622 de 2005: por el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Captulo
Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.
PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
Gobierno Nacional
Ministerio de Educacin
Usuarios
Procesos de la Universidad
Pedaggica Nacional
Partes Interesadas
Procesos de la Universidad
Pedaggica Nacional
Normatividad,
Directrices,
Solicitudes de mejora.
Planeacin del Sistema de Gestin de Calidad
Necesidades y expectativas de los
usuarios
Procesos de la Universidad
Pedaggica Nacional
Usuarios y partes interesadas
Todos los procesos
Usuarios y partes interesadas
Programa de Auditoras
Notificacin de no conformidad
Reportes de revisin de procesos
Quejas y reclamos
TIPO
SALIDAS
USUARIOS
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad
Manual de Calidad
Mapa de Procesos
Caracterizaciones de proceso
Procedimientos
Procedimientos actualizados
Listado maestro de documentos
actualizado
Control de registros
Control de no conformes
Informe de no conformidades
Estadsticas
Acciones de mejora
Auditoras Internas
Informe de auditora
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Ficha de Caracterizacin
MACROPROCESO DE PLANEACIN
PROCESO GESTIN DE CALIDAD
F-CA-PR-GC.
Versin 03
Actualizacin 05-03-08
OBJETIVO
Dotar al Sistema de Gestin de Calidad de herramientas y metodos que garanticen su documentacin, implementacin, mantenimiento y mejora continua.
ALCANCE
RESPONSABLE
Este proceso es coordinado por el representante de la direccin para el sistema de gestin, con el apoyo, en la parte operativa, de los lderes de proceso.
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Plan de Mejoramiento
Informe seguimiento Plan de
Mejoramiento
Ficha de Caracterizacin
MACROPROCESO DE PLANEACIN
F-CA-PR-GC.
Versin 03
Actualizacin 05-03-08
Dotar al Sistema de Gestin de Calidad de herramientas y metodos que garanticen su documentacin, implementacin, mantenimiento y mejora continua.
ALCANCE
RESPONSABLE
Este proceso es coordinado por el representante de la direccin para el sistema de gestin, con el apoyo, en la parte operativa, de los lderes de proceso.
Recursos
Documentos
INDICADOR
MEDICIN
Efectividad
Auditoras internas
Eficacia - efectividad
Eficacia
Efectividad
Efectividad
FECHA
3/5/2008
Requisitos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1,
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8.2.2,
8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2,
8.5.3
Polticas de Operacin
Este proceso es transversal al Ssitema
de Gestin de Calidad; cada lder de
proceso es responsable por su
aplicacin al interior del proceso que
ldera.
El Representante de la Direccin ser el
responsable de la divulgacin y
seguimiento a la implementacin del
proceso.
TIPO
Registros
Solicitudes de modificacin a procesos
Revisiones por la Direccin Actas Comit de Calidad
Programa de auditora
Plan de auditora
Equipo auditor
Informes de auditoras
Registros de competencia del equipo auditor
Resultados de la medicin y anlisis de datos
de los procesos
Resultados de encuestas de satisfaccin
Reportes de producto no conforme
Plan de Mejoramiento por procesos
Registros de divulgacin del Sistema
Control de documentos obsoletos
CONTROL DE CAMBIOS
Se ajusta el objetivo,
Se incluye la normatividad externa e interna aplicable al proceso
MODIFICACIN
Se aclara el alcance del proceso
Se incluye el procedimiento de planeacin del Sistema de Gestin
Se realizan ajustes en los usuarios
se aclara el producto del proceso
Se desagregan las actividades en el ciclo P.H.V.A
Se incluyen en los documentos el Manual de Calidad
Se modifican los registros incluyendo los requeridos por la NTCGP1000.
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REVIS
APROB
Ficha de Caracterizacin
PROCESO MISIONAL
FCA - 06
Versin 02
Actualizacin 20-04-07
Administrar, gestionar y controlar la informacin acadmica de planes de estudio y estudiantes de pregrado y postgrado.
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Admisiones y Registro en cabeza del Jefe, dependiente de Vicerrectora Acadmica.
PROVEEDORES
Aplica para la informacin generada en la inscripcin, permanencia y retiro de los aspirantes, admitidos y estudiantes de la UPN.
ENTRADAS
Facultades
Departamentos
Coordinaciones
Aspirante a reingreso
Solicitud de reintegro
Estudiante
Aspirante
Aspirante
Consejo Acadmico
DAR
Estudiante
DAR
Divisin de Sistemas
Consejo Acadmico
Aspirante Admitido
Listado de admitidos
documentos
para
Matrcula
Solicitud de carn
Documentos
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
USUARIOS
Reintegro
Solicitudes
negadas
Transferencias Interna
Transferencias Externa
aprobadas
Consolidado de aspirantes
inscritos
Inscripcin de aspirantes
Cancelacin Parcial y total
registro
Aspirante,
Admisiones
Nueva admisin
del
Solicitud aprobada
Seleccin
Resultados de pruebas
Listado de admitidos
Matrcula
Recibo de pago
Carn estudiantil
Divisin
de
Aspirante,
Estudiante,
Departamentos y Divisin de
Admisiones y Registro
DAR
Departamentos
Programas
Estudiante
Divisin de Admisiones y
Registro
Aspirantes
Admitidos
DAR
Divisin
de
Bienestar
Universitario
Departamentos
Programas
liquidacin
12 / 37
Estudiantes
Ficha de Caracterizacin
PROCESO MISIONAL
FCA - 06
Versin 02
Actualizacin 20-04-07
Administrar, gestionar y controlar la informacin acadmica de planes de estudio y estudiantes de pregrado y postgrado.
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Admisiones y Registro en cabeza del Jefe, dependiente de Vicerrectora Acadmica.
PROVEEDORES
DAR
Departamentos
Programas Acadmicos
Departamentos
DAR
Aplica para la informacin generada en la inscripcin, permanencia y retiro de los aspirantes, admitidos y estudiantes de la UPN.
ENTRADAS
Instructivo de registro
Programacin de cursos
Calendario operativo
Formato
registro de asignatura
para postgrado
Consolidado
de
registro
de
estudiantes por curso
Activacin y cancelacin de cursos
DAR
Docente
Listas de clase
Estudiante
DAR
Solicitud
Calendario operativo
Consejo Acadmico
DAR
Calendario
Lista de postulados a graduar
Estudiantes
Graduados
Egresados
Entidades externas
Solicitud
PROCEDIMIENTOS
Registro
Ajuste al Registro
Notas
Estudio de Carpeta
Grados
Certificaciones
13 / 37
SALIDAS
Consolidado de registro
estudiantes por curso
USUARIOS
de Estudiantes
Departamentos
DAR
Estudiante
DAR
Docente
Departamento
Estudiante
Registro definitivo de notas
Departamento
DAR
Estudiante
Resultado de estudio de carpeta DAR
Programas
Acta General
Acta Individual de Grado
Graduandos
Diplomas
Estudiantes
Graduados
Certificacin y verificaciones
Egresados
Entidades externas
Consolidado
definitivo
registro de cursos
de
Ficha de Caracterizacin
PROCESO MISIONAL
GESTIN DE ADMISIN, REGISTRO Y CONTROL ACADMICO
FCA - 06
Versin 02
Actualizacin 20-04-07
OBJETIVO
ALCANCE
Administrar, gestionar y controlar la informacin acadmica de planes de estudio y estudiantes de pregrado y postgrado.
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Admisiones y Registro en cabeza del Jefe, dependiente de Vicerrectora Acadmica.
PROVEEDORES
Recursos
Sistema de Informacin
Hardware y Software-Red
Papelera
Archivadores
Infraestructura (espacios de trabajo,
telfonos, otros)
Recursos Humanos y Financieros
Normas y reglamentos
Indicador
Quejas de usuarios atribuibles a
factores propios del proceso.
Oportunidad de expedicin de las
certificaciones, segn solicitudes
Oficina de Desarrollo y Planeacin
Sistema de Gestin de Calidad
Aplica para la informacin generada en la inscripcin, permanencia y retiro de los aspirantes, admitidos y estudiantes de la UPN.
ENTRADAS
Documentos
PRO001FAC Seleccin de
Aspirantes
PRO001DAR Inscripcin de
Aspirantes
PRO002DAR Matrcula de
Estudiantes
PRO003DAR Registro de
Asignaturas
PRO004DAR Ajuste al Registro
PRO005DAR Transferencia Externa
PRO006DAR Transferencia Interna
PRO007DAR Reintegro
PRO008DAR Cancelacin Total de
Registro
PRO009DAR Notas Definitivas
PRO010DAR Estudio de Carpeta
PRO011DAR Certificaciones
PRO012DAR Graduacin
PRO013DAR Cancelacin Parcial
de Registro
PRO014DAR Nueva Admisin
PRO015DAR Asignacin de Aulas y
Laboratorios
Frmula
Nmero de quejas de pregrado y
postgrado /
Nmero
de
inscripciones
formalizadas.
Total de certificaciones expedidas
dentro de los trminos / Nmero de
certificaciones expedidas
PROCEDIMIENTOS
Registros
Historias acadmicas (Carpeta de
estudiante)
Formatos y autorizaciones de
trmites acadmicos
Listas de clase
Reporte de notas
Copias de las actas generales de
grado
Libro de registro de diploma
Antecedentes y modificaciones de
los planes de estudio
Backup
Medicin
Frecuencia
Medicin
SALIDAS
Requisitos
Verificacin de cumplimiento
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, de las normas y calendarios
4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3,
8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2,
8.5.3
Metas
Semestral
Semestral
Mejorar el porcentaje de
certificaciones expedidas dentro
de los plazos
14 / 37
USUARIOS
Seguimiento
Ficha de Caracterizacin
PROCESO MISIONAL
GESTIN DE ADMISIN, REGISTRO Y CONTROL ACADMICO
FCA - 06
Versin 02
Actualizacin 20-04-07
OBJETIVO
ALCANCE
Administrar, gestionar y controlar la informacin acadmica de planes de estudio y estudiantes de pregrado y postgrado.
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Admisiones y Registro en cabeza del Jefe, dependiente de Vicerrectora Acadmica.
PROVEEDORES
Eficiencia de los procesos de
registro.
Aplica para la informacin generada en la inscripcin, permanencia y retiro de los aspirantes, admitidos y estudiantes de la UPN.
ENTRADAS
Nmero de tramites normales /
* 100 / cada proceso
Nmero de casos extemporaneos
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
Semestral
15 / 37
USUARIOS
Ficha de Caracterizacin
PROCESOS MISIONALES
GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Estudiantes.
Promover e implementar, desde y con la comunidad universitaria la formulacin y ejecucin de planes, programas y proyectos orientados a
la construccin social de una cultura de bienestar y desarrollo humano para el mejoramiento de la calidad de vida.
Aplica para los miembros de la Comunidad de la Universidad Pedaggica Nacional.
Divisin de Bienestar Universitario, en articulacin con las dems instancias acadmicas y administrativas de la Universidad.
ENTRADAS
Certificado
de
disponibilidad
presupuestal.
Resolucin ASE,
Registro Presupuestal. Consolidado
de solicitudes de plazas para el
programa ASE por parte de las
Vicerrectoras. Solicitud de vinculacin
al programa ASE por parte de los
estudiantes, evaluacin
Cronogramas de programacin de
actividades.
Solicitud de Fraccionamiento de
matrcula con documentos soporte.
FCA - 04
Versin 03
Actualizacin 10-06-08
PROCEDIMIENTOS
Fraccionamiento de matrcula
Revisin de Liquidacin de
matrcula
Gestin de Proyectos
Empresariales
Asignacin de Servicio de
Restaurante
Actividades Institucionales,
culturales y deportivas
16 de 37
SALIDAS
USUARIOS
Estudiantes
Divisin de Admisiones y
Registro
Estudiantes
Acta del comit. Publicacin de Divisin de Admisiones y
resultados. Informe de resultados a Registro
la DAR.
Divisin Financiera
Proyecto consolidado.
Estudiantes
Universidad
Servidores
Informe de evento
Estudiantes
Servidores pblicos
Registros de sesiones
Lista de asistencia
Informes de evaluacin
Comunidad Universitaria
Ficha de Caracterizacin
PROCESOS MISIONALES
GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO
PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
. DAR
Listados de estudiantes
. rea de Salud
Informacin epidemiolgica interna
. Comunidad Universitaria
y externa
. Agremiaciones Privadas y del
Programas de Promocion y
Iniciativas de los usuarios para
Sector Pblico de Salud
Prevencion en salud
programas y actividades en salud
. Autoridades Sanitarias del Nivel
Estndares y guias de manejo
Nacional y Distrital
Normatividad sobre salud pblica
SALIDAS
FCA - 04
Versin 03
Actualizacin 10-06-08
USUARIOS
Capacitacin y sensibilizacin en
prevencin en salud.
Comunidad Universitaria
Valoracin preventiva.
Acompanamiento.
DAR
Listados de estudiantes
rea de Salud
Informacin epidemiolgica interna
Comunidad Universitaria
y externa
Sservicios en salud, psicologa y
Agremiaciones Privadas y del Iniciativas de los usuarios para
pastoral
Sector Pblico de Salud
programas y actividades en salud
Autoridades Sanitarias del Nivel Estandares y guias de manejo
Nacional y Distrital
Normatividad en salud pblica
17 de 37
Prescripcin mdica.
Tratamiento
Odontologico
aplicado.
Estudiantes
Orden
de
examenes (En lo relacionado con la consulta
psicolgica, de trabajo social y
complementarios.
asesora espiritual, los usuarios son
Cuidados de enfermera.
la comunidad universitaria en
Remisin a un nivel de general)
complejidad superior. Reporte de
atencin psicolgica y de asesora
espiritual.
Ficha de Caracterizacin
PROCESOS MISIONALES
GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO
rea de Salud
Funcionarios y docentes.
Informacin epidemiolgica interna
Agremiaciones del Sector Pblico
y externa .
de Salud
Normatividad Vigente en salud
Autoridades gubernamentales en
ocupacional.
este campo.
Administradora
de
Riesgos
Profesionales
Entes Externos
Estudiantes
Divisin de Bienestar
Convocatorias de reuniones
Formatos y proyectos de actividades
universitaria,
Dependencias
PROVEEDORES
Salud Ocupacional
Participacin, organizacin y
articulacin en Red
Prcticas Universitarias
FCA - 04
Versin 03
Actualizacin 10-06-08
Capacitacin o sensibilizacin en
prevencin de condiciones de
riesgo ocupacional
Valoracin ocupacional
Entrenamiento para atencin de
emergencias.
Funcionarios y Docentes
Diagnstico ocupacional.
Gestin
de
amparos
ante
administradora
de
riesgos
profesionales.
Acompanamiento
al
Comit
Paritario de Salud Ocupacional
Apoyo logstico
Desarrollo
de
las
actividades
programadas
Asistencia a los eventos.
Informes
semestrales
a
los
coordinadores
y
asesores
de
prctica
de
los
proyectos
curriculares.
ENTRADAS
INSTRUCTIVOS
18 de 37
SALIDAS
Estudiantes
Directivas
Entes Externos
Coordinadores y asesores
de prctica
Estudiantes
Comunicacin
universitaria,
externos
entes
Dependecias
USUARIOS
Ficha de Caracterizacin
PROCESOS MISIONALES
GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO
Divisin de Bienestar Universitario
Informacin
Documentos
Comunicados
Insumos
necesarios
para
el
funcionamiento
de
Restaurante,
cafeteria y puntos de venta
Restaurante y Cafetera
RECURSOS
DOCUMENTOS
REGISTROS
Saln de capacitacin
Ayudas audiovisuales
Instructores
Sistema de informacin
Hardware y Software-Red
INDICADOR
Disponibilidad
presupuestal para
vinculacin de estudiantes
Papelera
Programas preventivos en el rea de
Archivadores
salud
Infraestructura (espacios de trabajo,
telfonos, otros)
Socieconomica
Presupuesto
PRO010GBU Promocin y
Prevencin Integral GIROS
PRO011GBU Comprensin Integral de
la Realidad "CIR" y Observatorio
PRO012GBU Grupos Gestores
PRO013GBU Promocin y Prevencin
en Salud
PRO014GBU
Participacin Organizacin y
articulacin
PRO015GBU
Prcticas Universitarias
Comunicaciones
FCA - 04
Versin 03
Actualizacin 10-06-08
Portafolios
Boletines
Comunicados
Comunidad Universitaria
Pblico Externo
Servicio de alimentacin
Divisin
de
Bienestar
Universitario
Comunidad Universitaria
REQUISITOS
Resoluciones
Documentos
MEDICIN
Planillas
Listados de Asistencia
FRECUENCIA
MEDICIN
SEGUIMIENTO
Estadsticas actualizadas
de atencin.
METAS
Semestral
Semestral
19 de 37
Ficha de Caracterizacin
PROCESO MISIONAL
FCA - 05
Versin 03
Actualizacin 01-04-08
Gestionar los requerimientos acadmico-administrativos relacionados con la asignacin de puntos, evaluacin del desempeo y vinculacin docente,
aplicando las normas vigentes.
ALCANCE
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad en la parte operativa del Equipo de Trabajo del Comit Interno de Asignacin y Reconocimiento de Puntaje, y en la
toma de decisiones del CIARP. Los Departamentos o Facultades realizan las actividades especficas relaciona
PROVEEDORES
ENTRADAS
Vicerrectora Acadmica
Convocatoria
Consejo de Departamento o Definicin de perfiles
Facultad
Tabla de ponderacin
Hojas de vida cons soportes
Docente
Departamento o Facultad
Clasificacin y Reclasificacin de
ocasionales y catedrticos
SALIDAS
USUARIOS
Listado de Elegibles
Acta de Resultado - Consejo de Facultad
Acta CIARP
Candidatos a Docentes
CIARP
Departamentos y Facultades
Acta CIARP
Resolucin de asignacin de categora
Reporte software Talento Humano
Docente
Departamento o Facultad
CIARP
Personal
Docente
Presupuesto
Docente
CIARP
Presupuesto
Personal
Consejo Acadmico
Vicerrectora Acadmica
Facultades
Resolucin de elegibles
Resolucin de plazas desiertas
Informe de resultados del concurso
Docente
Acta CIARP
Estudio de puntos asignados
Resolucin de remuneracin inicial
Departamentos
Facultad
DAR Divisin de Admisiones
y Registro
CIUP Centro de
Investigaciones de la
Universidad Pedaggica
Oficina de Desarrollo y
Planeacin
Aspirantes
Vicerrectora Acadmica
Facultades
Departamentos
Personal
CIARP
Docente
Vicerrectora Acadmica
CIARP
Personal
Personal
CIARP
Departamentos o/y
Facultades
Estudiantes
Docente
CIUP
Ficha de solicitud de
reclasificacin
Acta de resultados de seleccin
por meritos
Solicitud del Departamento o
Facultad (Pargrafo)
PROCEDIMIENTOS
Plan de Trabajo
Cuadro de liquidacin
Registro de carga acadmica y
liquidacin de remuneracin
docentes de ctedra y ocasionales
20 / 37
Docente
CIARP
Personal
Departamento o Facultad
Ficha de Caracterizacin
PROCESO MISIONAL
FCA - 05
Versin 03
Actualizacin 01-04-08
Gestionar los requerimientos acadmico-administrativos relacionados con la asignacin de puntos, evaluacin del desempeo y vinculacin docente,
aplicando las normas vigentes.
ALCANCE
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad en la parte operativa del Equipo de Trabajo del Comit Interno de Asignacin y Reconocimiento de Puntaje, y en la
toma de decisiones del CIARP. Los Departamentos o Facultades realizan las actividades especficas relaciona
PROVEEDORES
Recursos
ENTRADAS
Documentos
PROCEDIMIENTOS
Registros
SALIDAS
Requisitos
USUARIOS
Seguimiento
Listado de Elegibles
Sistema de informacin
Hardware y Software-Red
PRO01GDU - Aprobacin y
Reconocimiento de Puntaje
Salarial y por bonificacin
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
PRO02GDU Remuneracin
inicial Docentes de Planta
Recurso Humano
PRO03GDU - Evaluacin de
Insumos
Desempeo Docente y asignacin
de puntos
Infraestructura (espacios de
trabajo, telfonos, otros)
PRO04GDU Seleccin por
Meritos para ocasionales y
catedrticos
21 / 37
Ficha de Caracterizacin
PROCESO MISIONAL
FCA - 05
Versin 03
Actualizacin 01-04-08
Gestionar los requerimientos acadmico-administrativos relacionados con la asignacin de puntos, evaluacin del desempeo y vinculacin docente,
aplicando las normas vigentes.
ALCANCE
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad en la parte operativa del Equipo de Trabajo del Comit Interno de Asignacin y Reconocimiento de Puntaje, y en la
toma de decisiones del CIARP. Los Departamentos o Facultades realizan las actividades especficas relaciona
PROVEEDORES
ENTRADAS
Indicador
Formula
Ingreso de cargas
acadmicas
Tiempo de asignacin de
puntos
PROCEDIMIENTOS
Medicin
Frecuencia
Medicin
SALIDAS
Metas
Semestral
Semestral
No de profesores de cada
departamento con inconsistencias
en el software.
No. De profesores aspirantes que
se presentan a cada
departamento.
Semestral
22 / 37
USUARIOS
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
GESTIN DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Dependencias de la Universidad
Pedaggica Nacional
Asesorar a la Alta Direccin y gestionar las diferentes fases de la administracin de talento humano mediante polticas y acciones
que garanticen el cumplimiento de la misin y la visin de la Universidad.
Aplica para el personal Administrativo, Trabajadores Oficiales, Docentes de Planta UPN e IPN, Docentes Catedrticos y
Ocasionales.
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Personal en cabeza del Jefe de Personal, con la coordinacin y apoyo de la
Vicerrectora Administrativa y Financiera
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
PRO002DPE - Encargos,
Incapacidades, Sanciones
Disciplinarias y Renuncias.
PRO003DPE - Comisiones y Ao
sabtico
Requerimientos de capacitacin
USUARIOS
SALIDAS
Resoluciones de
Todas las dependencias de
PRO001DPE - Vinculacin Personal
vinculacin o contratos de la UPN
Administrativo y Trabajadores
trabajo a trmino indefinido
Oficiales
Dependencias de la Universidad
Pedaggica Nacional y servidores
pblicos
Dependencias de la Universidad
Pedaggica Nacional y servidores
pblicos
Servidores pblicos y/o
Dependencias de la Universidad
Pedaggica Nacional. Entes
externos y autoridades judiciales.
FCA - 07
Versin 02
Actualizacin 07-09-07
Resoluciones de situacin
administrativa, oficios al
interesado
Nminas por servicios
personales y pagos a
terceros
Servidores Pblicos de la
Universidad
Oficios autorizando o
negando la capacitacin
Servidores Pblicos de la
Universidad
PRO008DPE - Capacitacin no
Incluido en el Plan de Capacitacin
PRO010DPE - Gestin de la
Informacin
23 / 37
Historias Laborales
Informes Estadsticos de
Servidores Pblicos Activos,
Personal, para cada una de Retirados; Entidades
las Modalidades de
Externas a la Universidad
Vinculacin existentes
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
GESTIN DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Asesorar a la Alta Direccin y gestionar las diferentes fases de la administracin de talento humano mediante polticas y acciones
que garanticen el cumplimiento de la misin y la visin de la Universidad.
Aplica para el personal Administrativo, Trabajadores Oficiales, Docentes de Planta UPN e IPN, Docentes Catedrticos y
Ocasionales.
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Personal en cabeza del Jefe de Personal, con la coordinacin y apoyo de la
Vicerrectora Administrativa y Financiera
ENTRADAS
Sindicato de Trabajadores
Requerimientos de Auxilios
Oficiales, Trabajadores Oficiales y Sindicales consagrados en la
Divisin de Bienestar Universitario Convencin Colectiva de
Trabajadores Vigente
Sindicato de Trabajadores
Requerimientos de Permisos
Oficiales y Trabajadores Oficiales. Sindicales consagrados en la
Convencin Colectiva de
Trabajadores Vigente
Calendario de evaluacin y/o
Dependencias UPN
programacin para ejecucin,
Estatuto de Personal
administrativo, Resolucin 0945
de 2006
Servidores pblicos y/o
Dependencias de la Universidad
Pedaggica Nacional. Entes
externos y autoridades judiciales.
FCA - 07
Versin 02
Actualizacin 07-09-07
Requerimientos. Historias
laborales. Nminas. Archivo
general y recibo de pago.
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
PRO014DPE - Certificaciones
laborales
24 / 37
USUARIOS
Sindicato de Trabajadores
Oficiales y Trabajadores
Oficiales
Sindicato de Trabajadores
Oficiales y Trabajadores
Oficiales
Funcionario Evaluado, Jefes
de Dependencia. Comisin
de Personal. Rectora.
Oficina de Control
Disciplinario Interno
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
GESTIN DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Recursos
Saln de capacitacin
Ayudas audiovisuales
Instructores
Sistema de informacin
Hardware y Software-Red
Disponibilidad presupuestal para
vinculacin
Papelera
Archivadores
Infraestructura (espacios de
trabajo, telfonos, otros)
Presupuestos - recursos fin
Indicador de Gestin
Asesorar a la Alta Direccin y gestionar las diferentes fases de la administracin de talento humano mediante polticas y acciones
que garanticen el cumplimiento de la misin y la visin de la Universidad.
Aplica para el personal Administrativo, Trabajadores Oficiales, Docentes de Planta UPN e IPN, Docentes Catedrticos y
Ocasionales.
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Personal en cabeza del Jefe de Personal, con la coordinacin y apoyo de la
Vicerrectora Administrativa y Financiera
ENTRADAS
Documentos
PRO11DPE Vinculacin de
Personal administrativo y
Trabajadores Oficiales
PRO03DPE Nmina
PRO08DPE Situaciones
administrativas
PRO07DPE Vacaciones
PRO01DPE Capacitacin
PRO04DPE Evaluacin de
desempeo administrativo
Formula
PROCEDIMIENTOS
Registros
SALIDAS
Requisitos
Medicin
Frecuencia
Medicin
Vinculacin de Personal
Administrativo, Trabajador Oficial,
Nmero de Personas vinculadas
Docente Universitario, Profesor
a tiempo / Nmero de Personas Trimestral
IPN, Docente Catedrtico,
Requeridas
Docente Ocasional,
Supernumerario.
FCA - 07
Versin 02
Actualizacin 07-09-07
USUARIOS
Seguimiento
Metas
100%
25 / 37
Ficha de Caracterizacin
MACROPROCESO ADMINISTRATIVO
FCA - 11
Versin 02
Actualizacin 30-06-06
Planear y gestionar La contratacin que requiere la Universidad, mediante la aplicacin del estatuto de contratcin y dems normas
aplicables vigente para garantizar el funcionamiento institucional.
ALCANCE
Aplica para la realizacin de los procesos contractuales que ejecute la Universidad en sus diferentes reas. Inicia con la solicitud de la
dependencia y finaliza con la liquidacin del Contrato.
RESPONSABLE
PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
Recursos
Sistema de informacin
Hardware y Software-Red
Disponibilidad presupuestal
Personal
diferentes
Documentos
SALIDAS
USUARIOS
Contratacin directa
Invitacin pblica
Convenios
Convenios especficos
Interventoras y supervisin
Contratacin servicios personales
Dependencias
Universidad.
de
la
Programacin de compras
Programacin de mantenimiento
Programacin de obras
Programacin servicios
de
la
Registros
Plan de Compras
Ordenes
Contratos
Convenios
Requisitos
Seguimiento
Medicin
Indicador
Contratacin de personal
para desarrollar actividades
que no se pueden suplir por
el personal de planta
provisto en la UPN
Frmula
Frecuencia
Medicin
Metas
Trimestral
80%
26 / 37
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
GESTIN FINANCIERA
Objetivo:
Alcance:
Responsable:
Controlar los recursos financieros de manera eficiente y producir la informacin como insumo para la toma de decisiones de la alta
direccin y dems requerimientos de los diferentes entes de control.
Desde el momento de la liquidacin del presupuesto donde se fijan los topes mximos de ingresos y egresos para ser controlados
durante la vigencia concluyendo con el cierre de la misma y la presentacin de informes.
Este proceso es responsabilidad de la Vicerrectoria Administrativa y Financiera, apoyada por la Divisin Financiera.
Proveedores
Entradas
FCA - 10
Versin 02
Actualizacin 07-09-07
Solicitud de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
Acto administrativos con soportes:
Acuerdos, Resoluciones,
Memorandos de traslado
Contratos,
Ordenes de compra, obra,
suministro y servicio
Cartas de invitacin,
Oficios, Resoluciones
Procedimientos
CONSTITUCION DE RESERVAS
PRESUPUESTALES
CERTIFICADO DE
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
Salidas
Informe de Constitucin de
Reservas presupuestales
Usuarios
Divisin Financiera
Todas las dependencias
CDP
CERTIFICADO DE REGISTRO
PRESUPUESTAL
CRP
RP
CONTROL DE LA EJECUCION
Informe de Ejecucin
Presupuestal
Ordenes de Pago
PAC
Divisin Financiera
Ordenes de Pago
PAGOS
Comprobante de Egreso
Divisin Financiera
PROCESO DE APOYO
GESTIN FINANCIERA
Proveedores
Entradas
Actividades
Salidas
FCA - 10
Versin 02
Actualizacin 07-09-07
Usuarios
Rectora
AVANCES
Comprobante de Egreso
Recursos
Recibo de Caja
Recursos
Libros de Bancos
Ttulo valor
CONSTITUCION DE
INVERSIONES
RECUPERACION DE CARTERA
Ingreso
ORDENES DE PAGO
Orden Pago
Ordenes de Pago
TRIBUTACION
Liquidacin de Impuestos
Organismos de Control
Ordenes de Pago
Solicitud de facturacin con
soportes
DEVOLUCION DE IVA
Factura
Usuarios de Servicios
Solicitud de Devolucin
DEVOLUCIONES DE DINERO
Orden de Pago
Bancos
Extracto Bancario
CONCILIACIONES BANCARIAS
Partidas conciliatorias
Boletines actualizacin de
informacin
CRUCE DE INFORMACION
Estados Financieros
Organismos de Control
Divisin Financiera Tesorera
Divisin Financiera Tesorera
Divisin Financiera Tesorera
Alta Direccin y Organos de
Control y Gestin
PROCESO DE APOYO
GESTIN FINANCIERA
Recursos
Documentos
PRO18DFN (Constitucin de
Sistema de informacin
Reservas) - PRO02DFN Hardware y Software-Red
PRO03DFN- PRO01DFNSoftware SIDEF (Contralora)
PRO05DFN - PRO09DFN Software Sistema Integrado de PRO10DFN-PRO11DFNInformacin Financiera -SIIFPRO12DFN- PRO13DFN Sistema de informacin HELISA PRO18DFN (Reservas) PRO14DFN- PRO15DFN Papelera
PRO16DFN- PRO06DFNArchivadores
PRO07DFN-PRO08DFN
Infraestructura (espacios de
trabajo, telfonos, otros)
Registros
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Certificado de Registro
presupuestal
Registro de cuentas por pagar
Registro de pagos efectivos
Medicin
Medicin
Requisitos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1,
4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1,
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4,
8.3, 8.4, 8.5
Decreto 111/96 Estatuto
general de presupuestos
Acuerdo 029/98 Estatuto
presupuestal y financiero de
la UPN
Indicador
Formula
Metas
Oportunidad expedicin
CDP/CRP
Mensual
Mensual
90%
Informes Entregados/informes
solicitados
Mensual
100% de informes de
ejecucin presupuestal
expedidos en 10 das
calendario
FCA - 10
Versin 02
Actualizacin 07-09-07
Seguimiento
Toda solicitud de
contratacin, debe contar
con un CDP, que ampare la
reserva de recursos.
Los actos administrativos y
compromisos adquiridos
deben estar aprobados por
el ordenador del gasto.
Fecha
PROCESO DE APOYO
FCA - 08
Versin 02
Actualizacin 05-08-08
Gerenciar y asesorar el anlisis, la planeacin, el diseo, implementacin y la operacin de Sistemas Informticos confiables y disponibles que soporten la gestin de la UPN, para contribuir al desarrollo
misional de la Institucin .
ALCANCE
Involucra la asesora, investigacin, administracin y desarrollo de los diferentes recursos tecnolgicos en trminos computacionales, informticos y de comunicaciones de la universidad.
RESPONSABLE
Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y en y en otras instituciones prestadoras Resolucin 0190 de 2005:
de servicios,
Resolucin 2029 de 2006:
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica,
Resolucin 0696 de 2005: Por el cual se adopta el Manual de Polticas, Normas y
Decreto 3622 de 2005: por el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Captulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo Procedimientos para la Administracin de los Recursos Computacionales, Informticos,
referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.
Multimediales y de comunicacines de propiedad de Universidad Pedaggica Nacional.
Decreto 2902 de 1994, por el cual se adopta el Acuerdo 076 de la Universidad Pedaggica Nacional - Funciones
PROVEEDORES
Estamentos Acadmico y
Administrativo de la Universidad.
ENTRADAS
Requerimientos de necesidades
susceptibles a Sistematizar y
Computarizar
Normatividad interna de la UPN
Normatividad Gubernamental
Investigaciones de la UPN
Innovaciones tecnolgicas y
tendencias del mercado
Resolucin 0696 de 2005
Requerimientos de Necesidades.
Polticas Institucionales en torno a
la incorporacin de nuevas
tecnologas.
Estrategias de Administracin de
Centros de Cmputos
Metodologas de
seguridad Informtica y
conservacin de informacin
Institucional
Requerimientos
Resolucin 0696dedeNecesidades
2005
Usuarias.
Ordenes de servicio de soporte
preventivo y correctivo.
Programacin de Mantenimientos
Preventivos y Correctivos
Garantas de los equipos
PROCEDIMIENTOS
Gestin de Soluciones de
Software
SUBPROCEDIMIENTOS
PRO04DGS-Gestin de
Soluciones de Software
INS01DGS-Levantamiento de
Informacin INS02DGS-Diseo del Sistema
INS03DGS-Desarrollo del Sistema
INS04DGS-Pruebas del Sistema
INS05DGS-Implementacin del Sistema
TIPO
SALIDAS
PROXXDGS-Administracin de Correo
Infraestructura tecnolgica
PROXXDGS-Administracion de
Institucional en el mejor estado de
Bases de Datos
funcionamiento. Servicios
PROXXDGS-Administracion de Servidores y
tecnolgicos de calidad.
Administracin, Operacin y Sistemas Operativos
Manuales de Seguridad y
P-H-V-A
Mantenimiento del Centro de
PROXXDGS-Administracion de Aplicaciones
Operacion de servidores y Bases De
Cmputo
Datos.
Documentacin de manejo y
configuracin de Servidores. Listado
de Claves o password. Backups
Totales y Parciales de Informacin
PRO01DGS_Soporte_Tcnico_Informtico.
Institucional.
Listado de Servicios de soporte
Tcnico efectuados
Asistencia Tcnica a la
PRO03DGS- Administracin salas de computo P-H-V-A Infraestructura tecnolgica
Infraestructura Tecnolgica.
Institucional en el mejor estado de
funcionamiento.
Soporte tcnico Computacional
30 / 37
USUARIOS
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
FCA - 08
Versin 02
Actualizacin 05-08-08
Gerenciar y asesorar el anlisis, la planeacin, el diseo, implementacin y la operacin de Sistemas Informticos confiables y disponibles que soporten la gestin de la UPN, para contribuir al desarrollo
misional de la Institucin .
ALCANCE
Involucra la asesora, investigacin, administracin y desarrollo de los diferentes recursos tecnolgicos en trminos computacionales, informticos y de comunicaciones de la universidad.
RESPONSABLE
Infraestructura de Hardware y
Software para administracin de
Red
Entes Exgenos y
endgenos
Usuarios de la plataforma
tecnolgica
Proveedores de tecnologa y
Estndares de la industria de Redes
y Comuniccaiones Normatividad
Naciona e Internacional relacionada.
Todas las dependencias
Metodologa de estndares
internacionales para Diseo de
aplicaciones Web
Requerimientos de Necesidades
Usuarias.
Agenda de Conectividad
Gestin de Redes y
Comunicaciones
Estamentos Acadmico y
Administrativo de la Universidad.
Investigaciones de la UPN
Innovaciones tecnolgicas y
tendencias del mercado
Resolucin 0696 de 2005
31 / 37
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
GESTIN DE SISTEMAS INFORMTICOS
FCA - 08
Versin 02
Actualizacin 05-08-08
OBJETIVO
Gerenciar y asesorar el anlisis, la planeacin, el diseo, implementacin y la operacin de Sistemas Informticos confiables y disponibles que soporten la gestin de la UPN, para contribuir al desarrollo
misional de la Institucin .
ALCANCE
Involucra la asesora, investigacin, administracin y desarrollo de los diferentes recursos tecnolgicos en trminos computacionales, informticos y de comunicaciones de la universidad.
RESPONSABLE
Gestin de Seguridad
Informtica
32 / 37
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
FCA - 08
Versin 02
Actualizacin 05-08-08
Gerenciar y asesorar el anlisis, la planeacin, el diseo, implementacin y la operacin de Sistemas Informticos confiables y disponibles que soporten la gestin de la UPN, para contribuir al desarrollo
misional de la Institucin .
ALCANCE
Involucra la asesora, investigacin, administracin y desarrollo de los diferentes recursos tecnolgicos en trminos computacionales, informticos y de comunicaciones de la universidad.
RESPONSABLE
Recursos
Documentos
Registros
Requisitos
Infraestructura
Hardware y Software para
administracin de red
Personal Competente
Papelera
herramientas
Elementos de limpieza
Gestion
de Soluciones de
Repuestos
Software
PRO01DGS_Soporte_Tcnico_Inf
ormtico.
Hardware y Software
Papelera
Lider(s) Tecnico(s)
Usuarios finales
Asesores externos
Actas
Cronograma
Formato de requerimiento
aprobado por usuario
Actas
Cronograma
Formato de requerimiento aprobado por usuario
Lista de asistencia a reuniones.
Requerimientos de usuarios
Documentacin de los sistemas de Informacin y sus modificaciones.
Polticas de Operacin
Plan
de inversin tecnolgica
Plan de compras
Copias de Contratos
Seguimiento y evaluacin de
proyectos de inversin
Requerimientos de usuarios
Documentacin de los Aplicativos WEB e historias de las modicaciones.
Administracin, Operacin y
Mantenimeinto del Centro de
Cmputo.
Registro de sucesos fallidos de los servidores y dems dispositivos
esenciales para el buen funcionamiento de la plataforma tecnolgica.
MEDICIN
Oficina de Desarrollo y Planeacin
Sistema de Gestin de Calidad
33 / 37
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
FCA - 08
Versin 02
Actualizacin 05-08-08
Gerenciar y asesorar el anlisis, la planeacin, el diseo, implementacin y la operacin de Sistemas Informticos confiables y disponibles que soporten la gestin de la UPN, para contribuir al desarrollo
misional de la Institucin .
ALCANCE
Involucra la asesora, investigacin, administracin y desarrollo de los diferentes recursos tecnolgicos en trminos computacionales, informticos y de comunicaciones de la universidad.
RESPONSABLE
INDICADOR
TIPO
Gestion de Soluciones de
Software
No de mdulos en produccin/ No
total de mdulos del subsistema
financieros en produccin
No de mdulos implementados* Vr
invertido/ Total presupuesto
programado
No de solicitudes atendidas/ No total
de solicitudes recibidas
Eficacia
Eficiencia
Rendimiento
Eficiencia
Rendimiento
Eficacia
Efectividad
Eficacia
Rendimiento
Eficacia - efectividad
Efectividad
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
Oficina de Desarrollo y Planeacin
Sistema de Gestin de Calidad
MODIFICACIN
REVIS
34 / 37
APROB
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
FCA - 08
Versin 02
Actualizacin 05-08-08
Gerenciar y asesorar el anlisis, la planeacin, el diseo, implementacin y la operacin de Sistemas Informticos confiables y disponibles que soporten la gestin de la UPN, para contribuir al desarrollo
misional de la Institucin .
ALCANCE
Involucra la asesora, investigacin, administracin y desarrollo de los diferentes recursos tecnolgicos en trminos computacionales, informticos y de comunicaciones de la universidad.
RESPONSABLE
8/5/2008
Se ajusta el objetivo.
Se amplia la cobertura de los procedimientos de esta
dependencia con respecto a los que ya se encuentran aprobados
en el manual de calidad.
35 / 37
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
FCA - 09
Versin 02
Actualizacin 30-06-06
GESTIN DE SERVICIOS
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
Garantizar a travs de su gestin, la prestacin oportuna de los servicios requeridos para el funcionamiento fsico y operativo de la
Universidad.
Aplica para la prestacin de servicios en infraestructura, correspondencia, funcionamiento de equipos, hardware y software, transporte,
administracin y custodia de bienes.
Divisin de Servicios Generales bajo la coordinacin de la Vicerrectora Administrativa y Financiera.
PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
entrega
Registro de inventarios
Amparo de bienes
Registro de correspondencia
de Planillas
de
distribucin
interna
Gua de mensajera
Mantenimiento
Programaciones de brigadas
Dependencias de la Universidad Plan de compras
Aseo y cafetera
Requerimientos
Resolucin de constitucin Caja
Menor
Solicitudes
Dependencias de la Universidad
Caja menor
Contrato suministro de pasajes
Disponibilidad Presupuestal
Legalizacin y reembolso
Cumplido
Comunidad Universitaria
Solicitud autorizado
Pago de viticos, gastos de viaje y
Personas
y/o
entidades
Facturas que soportan los gastos
pasajes areos
externas.
Solicitud
Dependencias
Universidad.
Personas
y/o
externas.
Ejecucin
plan
de
mantenimiento
Dependencias
Programaciones diarias y Universidad
mensuales.
Comunidad Universitaria
USUARIOS
Almacn
Inventarios
Contabilidad
de
la
entidades
de
la
Dependencias
Universidad
de
la
Dependencias
Universidad
de
la
Comprobantes contables
Legalizacin y reembolso
Informes de ejecucin
Dependencias
Universidad
de
la
Comprovante de egreso
Dinero en cheque o efectivo.
Cartas de invitacin
Resolucin
Dependencias
Universidad
Personas
y/o
externas.
de
la
Comprovante de egreso
Dinero en cheque o efectivo.
Comunidad Universitaria
entidades
Ficha de Caracterizacin
PROCESO DE APOYO
FCA - 09
Versin 02
Actualizacin 30-06-06
GESTIN DE SERVICIOS
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES
Proceso gestin contractual
Todos los procesos
Dependencias solicitantes
Dependencias
Recursos
Sistema de informacin
Hardware y Software-Red
Disponibilidad presupuestal
Personal
Parque automotor
Indicador
Distribucin
Garantizar a travs de su gestin, la prestacin oportuna de los servicios requeridos para el funcionamiento fsico y operativo de la
Universidad.
Aplica para la prestacin de servicios en infraestructura, correspondencia, funcionamiento de equipos, hardware y software, transporte,
administracin y custodia de bienes.
Divisin de Servicios Generales bajo la coordinacin de la Vicerrectora Administrativa y Financiera.
ENTRADAS
Plan de compras (programacin de
obras)
Requerimientos
Registros
generados a partir de la
Evaluacin
ejecucin
detcnica
los procesos
Plan
de Arrendamientos
Contratos
Contrato vigilancia
Documentos
Plan de Compras
Formula
PROCEDIMIENTOS
Planta fsica
Control de Registros
Arrendamientos
Vigilancia (no requiere
documentacin)regulada por contrato
Registros
Registro y control de planillas de
correspondencia.
Plizas de seguros
Actas
Boletn diario de almacn
Control diario de mensajera externa
Expedientes Responsabilidad
Informes
Inventarios
Planillas de correo
Planos
Comprobantes
Formatos de solicitud
Medicin
Frecuencia
Medicin
SALIDAS
Ejecucin plan de obras
Arrendamientos
Infraestructura propia
Administracin
de los
Comodatos
registros
Espacios fsicos disponibles
Donaciones
Seguridad de la planta fsica
USUARIOS
Dependencias
de
Universidad
Dependencias UPN
la
Requisitos
Seguimiento
Encuestas de satisfaccin de
usuarios.
Formato pruebas selectivas de
inspeccin de inventarios.
Metas
Distribucin ejecutada
Distribucin programada
Solicitudes tramitadas
Ejecucin de solicitudes de
Solicitudes recibidas
acuerdo al plan de mantenimiento.
Reembolsos tramitados
Cumplimiento trmites de acuerdo
Reembolsos proyectados
a proyeccin
37 / 37
Ficha de Caracterizacin