Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

MINIT MESYUARAT
Satu rekod bertulis tentang perkaraperkara yang dibincangkan di dalam
sesuatu mesyuarat.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI

(1)

Tulin:
Ringkas dan padat.
Tidak direka-reka.
Bukan bentuk laporan.

(2) Lengkap:
Boleh memahamkan seseorang yang tidak
hadir mesyuarat.
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI

(3) Tepat:
Butir-butir perbincangan dicatat dengan tepat.
(4) Bebas daripada keraguan:
Tarikh;
Nombor;
Nama; dan
Fakta dan lain-lain.
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Penulisan Minit Mesyuarat

Terbahagi kepada dua (2) kategori:
A.
B.

DAN05

Mesyuarat Bersiri atau Berkala.

Mesyuarat Khas.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

A.

Mesyuarat Bersiri @ Berkala

Contoh:
Mesyuarat Ketua-ketua
Setiausaha/Pengarah Kementerian.
Mesyuarat Ketua-ketua
Jabatan/Bahagian/Unit.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Format Mesyuarat Bersiri @ Berkala

a.
b.
c.
d.

DAN05

Perutusan Pengerusi.
Pengesahan MM.
Perkara Berbangkit.
Perbincangan susunan tajuk adalah
mengikut agenda mesyuarat yang
ditetapkan.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

CONTOH AGENDA
MINIT MESYUARAT PERLAKSANAAN HARI Q 2005 INTAN
BIL. 2/2005
TARIKH

28 NOVEMBER 2005

MASA

9.00 PAGI

TEMPAT

BILIK MESYUARAT SRI KENANGAN

INTAN, BUKIT KIARA

AGENDA
1.
2.
3.
4.
5.
DAN05

Aluan / Perutusan Pengerusi

Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 1/2005
Perkara-perkara berbangkit
Perbincangan hal-hal berkaitan
Hal-hal lain

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

e. Perbincangan Kertas-kertas kerja

f. Hal-hal Lain.
g. Penutup.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

B. Mesyuarat Khas

Contoh:
Mesyuarat Membincangkan Pelancaran
Panduan Pengurusan Berkualiti
Jabatan.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Format:
a.
b.
c.
d.

DAN05

Perutusan Pengerusi.
Perbincangan.
Hal-hal lain.
Penutup.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Peringatan
Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan:
a. Perkara-perkara penting yang
dibincangkan.
b. Keputusan-keputusan yang dibuat.
c. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil perhatian.
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

FORMAT TERPERINCI
Minit Mesyuarat
(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil
Tahun .
(Catatkan Nombor Bil. Mesyuarat dan Tahun)
Tarikh:
Masa:
Tempat:
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

CONTOH
MINIT MESYUARAT PERLAKSANAAN HARI Q 2005 INTAN
BIL. 2/2005
TARIKH

28 NOVEMBER 2005

MASA

9.00 PAGI

TEMPAT

BILIK MESYUARAT SRI KENANGAN

INTAN, BUKIT KIARA

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Kehadiran Ahli Mesyuarat

Senaraikan nama ahli yang menghadiri
mesyuarat berkenaan, bermula dengan
nama Pengerusi Mesyuarat.
Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan.
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

MINIT MESYUARAT PERLAKSANAAN HARI Q 2005 INTAN

BIL. 2/2005
TARIKH

28 NOVEMBER 2005

MASA

9.00 PAGI

TEMPAT

BILIK MESYUARAT SRI KENANGAN

INTAN, BUKIT KIARA

HADIR
1.
Encik Muhamad Ali Kadir 2.
Encik
TIDAK HADIR DENGAN MAAF
1.
2.
TURUT HADIR
1.
2.

DAN05

Pengerusi

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Hadir Bersama
Senaraikan nama-nama pegawai yang
bukan merupakan ahli tetapi dijemput
khas untuk menghadiri mesyuarat atau
telah turut sama menghadiri mesyuarat
berkenaan.
Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan.
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Urus Setia
Senaraikan nama-nama pegawai yang
menjadi urus setia mesyuarat dan
hendaklah mengikut kekananan.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

I.

Perutusan Pengerusi
Ruangan ini mengandungi catatan tentang
perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh
Pengerusi.
Perkara-perkara penting ini tidak semestinya
dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal mesyuarat.
Hal ini mungkin berbangkit semasa mesyuarat
membincangkan perkara-perkara berbangkit atau
semasa membincangkan kertas-kertas kerja.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

II. Pengesahan MM Lepas

Catatkan keputusan MM lepas iaitu sama ada
disahkan tanpa pindaan atau
disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan
tertentu.
Jika ada pindaan, nyatakan pindaan
berkenaan.
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

III. Perkara-perkara Berbangkit

a.

DAN05

Ruangan ini mengandungi catatan tentang

perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam
mesyuarat yang lepas dan tindakantindakannya.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

b. Tajuk utama perkara berbangkit yang

dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk
memudahkan rujukan dibuat, muka surat
dan perenggan MM lepas hendaklah
digunakan.
c.

DAN05

Jika perkara-perkara berbangkit itu masih

memerlukan tindakan, catatan juga agensi
atau nama jawatan pegawai yang perlu
mengambil tindakan.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

IV. Perbincangan
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara
baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli
mesyuarat.
Susunan tajuk adalah mengikut agenda
mesyuarat yang telah ditetapkan.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

V. Perbincangan Kertas-kertas Kerja

Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja
dibentangkan untuk perbincangan. Perkaraperkara yang perlu direkodkan adalah:

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

a.
b.
c.
d.

DAN05

Tajuk kertas kerja berkenaan.

Agensi yang menyediakan kertas kerja.
Tujuan utama kertas kerja disediakan.
Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam
kertas kerja tersebut.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

e. Pandangan/komen ahli mesyuarat

berkenaan isu yang dibangkitkan dalam
kertas kerja berkenaan.
f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang
dibangkitkan serta tindakan susulan yang
perlu diambil perhatian.

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

VII. Penutup MM
Ruangan ini merekodkan perkara seperti:
a.
b.
c.

DAN05

Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan.

Ucapan terima kasih daripada Pengerusi.
Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan
datang jika tarikh telah ditentukan.

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Urus Setia
Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang
bertanggungjawab sebagai Urus Setia
Mesyuarat berkenaan.
Tarikh
Catatkan tarikh MM berkenaan disediakan.
DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

!
!

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

DAN05

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

"

DAN05