KONSEP DASAR ~ 1.1. KONSEP DASAR SISTEM. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu_ yang menekankan pada Prosedurnya dan yang menekankan pada kompo: nen atau elemennya.Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. ‘egiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebib menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefini. .sikan oleh Richard F, Neuschel sebagai berikut ini, Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal’ (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjanini penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.2° | “yerry FitzGerald, Ardra F. FitaGerald, Warren D. Stallings, Jr Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Willey & Sons, 1981), hal. 5, 2-Richard F. Neuschel, Management by Systems, (Edisi kedua; New York: McGraw. Hill, 1960), hal. 10, dikutip oleh Cecil Gillespie, Accounting Systems, Procedures and Methods, (Edisi ketiga; New Jersey: Prentice-Hall, 1971), hai. 2,janjut Jerry itaGerald da D. " 4 Lebih J FitzGerald, Ardra F. FitzGerald da Warren D. Stallings, bi jut Jeri urdra F. F Let fsa prosedur sebagai berikut: BS, Jy. rut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan datah ul we a ‘Suatu prosedur Se eeinokan apa cwhat) yang harus dikerjakan, Siapa instruksi yovenger jekerry2 kepan (when). dikerjakan dan bagatmana (aho) yang . : (how) menger jakannya- yang, lebih menekankan. pada elemen atau komaponennyi, jan’ sistem k Fa agai berikut in. . mendefinisikan sistem se! h_kunpulan dari elemenrelemen 8° berinteraksi untux a sistem adal tertentu. mencapai suatu tujuan menggunakan pendekatan Komponen dalam Beberapa penulis banyak yang i A eh ne i definisi sistem, yaitu Barry E. ) a Robett ‘G. Murdick, Thomas C. Fuller, Joel E.Ross (1978: 12), : lo / John Reuter TI (1982; 17 1. Bodnar (1980: 30), Robert J. Verzel f ‘ Heny C Lucas, Jr, (1982: 290), Robert A. Leiteh/ K, Roscoe Davis (1983: 28), ‘jan Mark G. Simkin (1984: 4), Frederick H. Wu (1984: 6), Stephen A. Moscove dan ater H. aaa Ga John F, Nash, Martin B. Roberts (1984: 20 James O. Hicks, Jr, Wayne E. Leininger (1986: 26). Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang ' berbeda adalah cara pendekatannya. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah suatu sistem itu. Lebih lanjut pengertian tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengan Temikian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting di dalam pendeka- tan untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpu- Jan dari clemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Defini: lebih banyak diterima, karena kenyataannya suaty sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem- sistem bagian, Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari bebérapa subsis- tem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi_pembe- lian, subsistem akuntansi penggajian, susbsistem akuntansi biaya dan lain seba- gainya, Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem; tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, Komponen-komponen atau subsistem- subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan. Schingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Day mea rry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., loc. cit. |Konsep Dasar * : 3 Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem, Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan. peran- cang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-kompoaén atau" elemen-clemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut. Sebagai contoh dalam sistem akuntansi terdapat subsistem-subsistem yang telah disebutkan, diatas. Untuk masing-masing subsistem Kemungkinan terdapat subsistem yang lebih kecil lagi atau terdapat elemen-clemen atau Komponen-komponen dari sistem tersebut. Komponen-komponen dari sistem akuntansi manual dapat ter- diri dari dokumen-dokumen dasar sebagai koiponen masukan, catatan-catatan seperti misalnya buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo serta peralatan-peralatannya merupakan, Komponen pengolah dan laporani-laporan Keuangan seperti misalnya Neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan modal, laporan laba yang ditahan serta laporan-laporan lainaya merupakan komponen keluaran. Selain elemcn-elemen dari sistem tersebut harus berinteraksi, sistem akuntansi sebagai subsistem dari sistem bisnis harus dapat berintegrasi dengan susbsistem-subsistem lainnya. Integrasi ini dapat dilakukan dengan diterapkan prosedur-prosedtir. Sebagai ilustrasi, dokumen dasar yang berisi data transakel merupakan komponen masukan untuk sistem akuntansi, Dokumen dasar. terse- but umumnya berasal dari subsistem yang lainnya dalam sistem bisnis, dapat dari subsistem penjualan, subsistem produksi, subsistem personalia dan lain scbagai- nya. Arus dokumen dari subsistem yang Jain ke subsistem akuntansi melalui - suatu -pfosedur schingga didapatkan integrasi dengan. subsistem-subsistem yang lainnya, 3, Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu ‘sasaran (objectives). Coal biasaniya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istlah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objective) digunakan bergantian dan tidak dibedakan. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang, tertentu, yaitu_ mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).: lisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstr) Komponen Sistem . . Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteragg, sali . Komponen-kon ts iniya sali j bentuk satu kesatuan. Kom srs yang artinya g bekerja sama mem at berupa suatu subsistem atay be . istem atau elemen-elemen sistem dap: P t ian bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli belsparan, Jecilnys, Selaly mengandung komponen-komponen atau subsistem-supSiSie2. tiap subsiste Gencaayal sifat-sifat dari sistem untuk mmenjalankan aes mo Rese) d; i stem secara keseluruhan. Suatu sis 3 mempunye mempengaruhi proses sistem se Saas supra gstem. Misalnoe ssi stem yang lebih besar yang disel ra systen perosaiionn dapat disebut dengan suatu sistem dan. industri ye merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra system. au dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem,, ikian ji i i igai tu sistem, maka sist Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suat sistem akuntansi adaiah subsistemnya. Kalan sistem akuntansi dipandang sebagai suaty ; sistem, maka perusahain adalah’ supra system dan industri adalah supra dari Supra system. Batas Sistem Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang memibatasi amara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas Suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem terscbut. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar’ (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi. sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem terse- but. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalawtidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem, Z Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara sald Subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melaluj penghubung ini memungkin- kan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnys. Keluaran (output) dari satu subsistem akan’ menjadi masukan (input) unt ae “|eo Konsep Dasar * 5 subsistem yang Iainnya dengan melalui penghubung, Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan, . . Masukan Sistem | Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan _ sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, Signal input adalah energi yang diproses, untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernyadan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi, Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasi- kan menjadi keluaran yang befguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misal- nya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah kelua- ran yang dibutuhkan. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah. masukan menjadi.keluaran, Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi, Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi Japoran-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen, Sasaran Sistem ' Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau -suatu sistem’ tidak mempunyai sasaran,maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibu-* tubkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem, Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya (perbedaan tujuan dan sasaran lihat 1.1),Konsep Dasar Z Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide. . yang: tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemik- iran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, Sistem fisik meru- pakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntan- si, sistem produksi dan lain sebagainya, : . Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). __ . Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi, Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan. interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena smenyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia, . Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system), Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, ° Interaksi diantata bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, schingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem Komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkab lakunya dapat dipastikan berdasarkan program- program yang dijalankan, Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, }. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed systent) dan sistem terbuka (open system). : ie : Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpen- Baruh dengan lingkungan luarnya, Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut, cainpur tangan dari pikiak diluarnya. Secara teoritis sistem ter- - Cutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak benar- benar tertutuip).’Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpen- garuh dengan lingkiingan luarnya, Sistem ini menerima masukan'dan mengha- silkan keluaran ‘untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terBika dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem “harus metapunyai Suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik hats dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem textutup'aka:-békerja secara otomatis dan tetbuka hanya untuk penga- rub yang'baik saj : rp » - 1.2. K@NSEP DASAR INFORMASI + Blok Keluaran Produk dari sistem informasi ailalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas’ dan dokumentasi yang berguna ‘untuk semua tingkatan ma- najemen serta semua pemakai sistem. Blok Teknologi a Teknologi merupakan "kotak alat" (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan, Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan Perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya. Blok Basis Data © Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhu- bungan satu dengan yang Jainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisi- ensi kapasités penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi. dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan. DBMS (Database Management Systems). Blok Kendali Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan: !ekesalahan, ketidak efisicnan, sapo, ndalian perlu dirancang dan ditera at merusak sistem dapat qj han dapat langsung cepat dig, Lage kan icegah tasi, kegagalan sistem itu sendiri, kesalahat dan lain sebagainya, Beberapa pengere’, untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dap: di kesalahan-kesala ataupun bila terlanjur terja 132. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management ee petens 9 sering dikenal dengan singkatannya MIS) nierupakan penctoP: mm informe: di dalam organisasi untok mendukung informasi-informasi yang dibutu! x, oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informast manajemen) didefin kan oleh George M. Scott sebagai berikut: | . = : ‘Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajeria) maupun kebutuhan operasi i. Menurut Barry E, Cushing: . * Suatu SIM adalan kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di’ dalam suatu organisasi yang bertanggung: jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasitkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendal ian.%, Menurut Frederick H. Wu: SIM adaleh kumpulan-kunpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajenen.'° | Be, M. pat 4 icorge .M.' Scott, Principles of Management Information Systems, (New York. / McGraw-Hill, 1986), hal. 66. 9 , i Barry E. Cushing, Accounting Information Systems and Business Organization’ (philippines: Addison Westey Publishing Company, 1974), hal. 8. j i i j 10, i ene Frederick H. Wu, Accounting Information Systems, Theory and Practice, (Intems tiona) Student edition; Tokyo: McGraw-Hill Japan, 1984), hal, 65,err” eee Pe ee, Konsep Dasar 18 Menurut Gordon B, Davis: 4 SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediaken informasi untuk mendukung operas, manajemen dan fungsi, pengambilan Keputusan dari suatu organisasi. : Dari beberapa definisi terscbut, dapat dirarigkum bahwa MIS adalah: 1, kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi; 2. menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen, Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa ‘meli- batkan elemen non-komputer dan elemen komputer. Dari definisi yang diberikan oleh Gordon B. Davis, elemen non-komputer adalah sistem manusia dan elemen komputer adalah sistem mesin, Lebih lanjut Gordon B davis juga menegaskan babwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk * menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. ‘SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. MIS tergantung. dari besar-kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut ini, : ~ 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan— informasi untuk penjuatan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan_pemasaran, kegiatan-kegiatan penclitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems). c f |. Sistem informasi personalia (personnel information systems) . Sistem informasi distribusi (distribution information systems). . Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). . Sistem informasi kekayaan (treasury information systems). . Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems). . Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development we POrnans 41-Gordon B. Davis, Management! Information Systems: Conceptual Foundatigkis,” Structures, and Development, (Intemational Student Edition; Tokyo: McGraw-Hill Kogakushi 1974), hal. S. 2 i”. Pendekatan Ter, information systeis). 5 10. Sune vaformasi "skal (engineering information systems). sebut dimaksudkan untuk memberikan in men, yaitu manajemen tingkat bawah one i T rmenengah (middle level managemenyy manajemen tingkat atas (top level management). Adolph Mae me Milton F. Us menyebut fop. level management dengan executive managemel me yang terdiri dat ,'direktur utama (president), dircktur (ice president) dan ekse up lainnya dj fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntag Sedang middle level managemen ~ er-manajer cabang. Lower level managay ment meliputi mandor dan pengawas ~~ - memyebut top level management dengan denggs tactical level dan lower level management des Semua sistem-sistem informasi terse masi kepada semua tingkatan manaje Tevel management), manajcmen tingka Si, ‘ terdiri dari manajer-manajer divisidan inag,;” ment disebut dengan operating mange. Robert J, Verzello dan John Reuter li strategic level, middle level manageren, ngan technical level, 1 Sistem tnformaci akuncansi : ‘Sistem informasi pemasaran Sistem Informasi manajemen persediaon ee Sistem infarmasi personalia Sisten informs! diseribusi Kepale givist Sistem informasi ponbet jan <—— | sistem informasi kekayaan epala cabang Sistem informas! enalisis kredit Sistem informasi penetitian dan pengerbangen direktur wakIl dlrektor eksetutip tain Sistes-informasi teknik pergsias . ij data transake! i Gambar. 1.6. Informasi dari SIM untuk semua tingkat manajemen. | 12, ‘ 4 ‘Adolph Matz, Milton F. Usti, Cost Accounting, Planning and Control, (Edisi keenam ‘Ohio: South-Western Publishing, 1976), hal. 1. 1B. Robert J. Verzello/John Reuter Ill, Data Processing: Sys Concepts, . = Systems _and_Concepts. (Tokyo: McGraw-Hill Kogakasha, 1982), hal. 13,rer Konsep Dasar : : . 17 133. Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan menerap- ,kannya sebagai’ alat komunikasi. Secara Klasik akuntansi merupakan proses pencalatan (recording), pengelompokkan (classifying), petangkuman (summariz- ing) dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari_kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan- laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akun- tansi_ atau SIA (accounting information” system atau AIS), Sistem informasi akuntansi (SIA) didefinisikan oleh Stephen A; Moscove dan Mark G. Simkin sebagai berikut ini. . STA adalah suatu komponen’organisasi yang mengumpulken, mengklasifi- kasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan' informasi pen- gambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak- pihak Luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara. prinsip ‘adalah manajemeny. 14 : Menurut Robert G. Murdick, Thomas C. Fuller dan Joel E, Ross: SIA adalah kumpulan kegiaten-kegiatan dari: organisasi yang bertang- sung: jawab untuk menyediakan informisi’keuangan dan informasi yarig didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada Pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar Lainnya’ '4-stephen A. Moscove, Mark G. Simkin, Accounting Infomation Systems, Concept and Practice for Effective Decision Making, (Edisi kedua; New York: John Wiley & Sons, 1984), hai. 61. 1S.Robert G. Murdick, Thomas'C. Fuller; Joel E. Ross, Accounting information Svs- tems, (New Jersey: Prentice-Hall, 1978), hal. 14.Menurut Frederick H. Wu: esatuan atau suatu Komponen di dalam Suaty SIA adalah suatu ki untuk menyedakan sc, Foe i keuangar is i ngolah trensaksi ston ‘ é scorakeeping stvention directing dan decisfon-making kepag, Yrs, scorekeeping, attentio informasi. isi beri diambit kesi, Dari beberapa definisi yang diberikan dapat di ™PUlan p data yang diolah oleh SIA adalah yang bersifat Keuaigan. SIA hanyg vette pada pengolahan data yang bersifat keuangan saj ie MBE informas, May dihasilkan oleh SIA hanya informasi keuangan saja. SII mpnangani semy, 23 yang masuk di dalam organisasi dan menghasilkan semua informasi i dis tuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Informasi yang dihasilkan oleh a dapat berupa informasi kevangan dan informasi yang dihasilkan dari pengoitt data transaksi_ yang bukan bersifat keuangan. Pada organisasi kecil Yang han mengolah data keuangan saja, SIA (sistem informasi akuntansi) hampir mena semua SIM (sistem informasi manajemen), atau dengan kata Iain § it oe ada SIM dan SIM adalah SIA. Pada organisasi yang besar, SLA merupakan subsait dari SIM, SLA merupakan subsistem yang terbesar dari SIM. George Msc ; ki s Ot memberikan angka-angka untuk organisasi yang besar, sekitar sepertiga can dengan setengah dari total transaksi yang diproses adulah transok dan untuk organisasi yang, Fecil. 70% atau lebih dari transaksi adalah transaksi akuntansi, 1.3.4. Peranan Sistem Informasi bagi Manajemen Manajemen membutubkan informasi untuk mendukun, keputusan yang ‘akan dilakukannya. Sumber informasi Keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eks '8 Pengambilan. untuk pengambilan tenal dan informast i sistem informasi berupa infor. '6-Frederick H. Wu, Op. city hal & U-George M. Scout. Op. cit. hal, 371,_———lUlUl Konsep Dasar’ eet 19 Gambar. 1.7. Sumber informasi pada organisasi yang besar.18 Dari gambar tampak bahwa hanya sebagian kecil saja informasi yang berguna bagi manajer atas yang berasal dari sistem informasi komputer (15-20%). Seba- gian kecil lagi dari informasi internal non PDE (10-15%) dan informasi yang berasal dari manajemen, menengah sebesar 25-35%. Informasi terbesar untuk manajemen atas berasal dari informasi eksternal dan intelligence infonnation system. Intelligence information system merupakan suatu sistem informasi khusus yang berisi_ informasi-informasi lingkungan luar organisasi. seperti misalnya peraturan pemerintah, trend sosial dan kebudayaan, keadaan perekonomian, keadaan politik, trend industri, pasar produk, pesaing, perkembangan teknologi dan lain sebagainya yang mempunyai pengaruh terhadap keberadaan organisasi. Sekitar 30-40% informasi yang dibutuhkan oleh manajemen menengah berasal dari sistem komputer, 30-40% lainnya berasal dari informasi yang disampaikan oleh manajemen bawah, 25-20% dari informasi non PDE dan sisanya sebesar 10- 15% berasal dari informasi luar organisasi. Informasi yang dihasilkan oleh komputer sebagian besar (55-75%) dipergunakan oleh manajemen bawah, 25- 1Bapia,, hal. 50.i keeil saj informasi non PDE dan hanya proporsi yang Kecil saja berasay: a 45% dari inform: . on ey ‘ : . di dal ' informasi cksternal. ji peranan yang penting am ey istem informasi mempunyai Pe aya informasi Ye nin tag ae aa SE ema ug iy an oleh sistem informasi dapat mengena don butuban informasi yarn" ma, moe vm avuslah mengetahui-kebutuhan-kebut lis sistem hen’ Slingin® rate hm ajemen Untuk maksud ini, maka anali m harus. mein. an oleh mani . s sistem " i ji k masing-masing ting), ety, i giatan dari manajemen untul y ngkan ie ee ee conus jan dambiley2 Selnstva agains nformeci Ya jemen juga harus etahui, b i i dibutuhkan oleh manaj ¢ g i, iets dee ae yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat Menger ! sesuai dengan yang dibutuhkan oleh manajemen. i KEGIATAN MENAJEMEN . jatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di datam gy nisasi, Kou idbajemen tingkat atas, menengah dan pawah adalah berbeg, Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi, pengolahan js ormasi, karen, informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan, Kebutuhan_ informasi yang berbeda ini dapat diketahui dari masing-masing kegiatan ma: ‘najemen tersebut “”. Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkstan duped dikategorikan sebagai berikut ini. 1. Perencanaan strategi (strategic. planning), merupakan kegiatan manajemen tingkat atas; : j 2. Pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan ma. najemen tingkat menengah. 3. Pengendalian operasi (operational control), merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah. i“ : Perencanaan Strategi ‘ Frederick H. Wu mendefinisikan Perencanaan strategi sebagai berikut: Perencanaan strategi adatah proses evaluasi ngkungan Luar organis- asi.“ pengtapan “tujuan goal) ersanisasi dan pereneums strategi- strategi.? 9 Robert K. Leiteh/K Roscoe Davis, Op. cit, hal, 13, 20. Frederick H. Wu, Op. cit, hal 3nsep Di 21 Pada dasarnya perencanaan strategi mpliputi hal-hal sebagai berikut ini. 1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi, Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara Konstan dan perubahan- perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi- strategi*". Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempa- tan pasar, teknologi, tckanan- tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan lain sebagainya. Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi. Oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai_mengevaluasinya. Manajemen tingkat atas harus dapat bereaksi terhadap kesempatan-kesempa- tan yang diberikan oleh lingkungan luar seperti misalriya produk baru, pasar baru, pengembangan pasar dan lain sebagainya. Selain itu manajemen tingkat, atas harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang merugikan organisasi dan sedapat mungkin. merubah tekanan menjadi kesempatan. . 2. Penetapan tujuan. Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi 22 Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategi yang bersi- fat jangka panjang (long-range), Misalnya tujuan perusahaan adalah dalam waktu 5 tahun menjadi penjual yang terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar. 3. Penentuan strategi. Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilaku- kan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan- tujuannya. Inilah yang discbut dengan strategi™ Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber.daya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat .di- raih, Sumber-sumber daya organisasi dapat berupa sumber-sumber daya yang terlihat seperti misalnya material, modal, personil serta sumber-sumber daya kesempatan-kesempatan lingkungan luar organisasi. Contoh strategi misalnya adalah memasuki pasar baru, mengembangkan: produk baru, perubahan metode distribusi, penggunaan komputer untuk pelayanan langganan dan sebagainya. Strategi ini ditentukan oleh manajemen tingkat atas dan dilaku- kan oleh manajemen menengah dan tingkat bawah. 21. Robert N. Anthony, John Dearden, Op. cit., hal. 86. 2avid,, hal. 7. 2B-tbid,, hal. 83,Pengendalian Manajemen adalah proses untuk. mieyakinkan “act yang sudah ditetapkan dengan efektip Wig i j upakan tingkatan taktik (tacticg 4 cfisien?*, Pengendalian an a mensegal menjalankah taktik ,, °%), | Pengendalian manajemen erganisasi telah menjalankan strateg! i i manajeme: i k K sun Testhditean states dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang disian a 3 au sama dengan satu tahun, biasanya bersifat jangka pendek, Jang ton suatu proses yang mentsjuk, Di dalam pengendalian manajemen ter oe di dalam ‘pengendalian oe ay i Ich manajer. Proses di Pengendalian manajg, yang harus dilakukan ok formal dan formal. Komunikasi informat ten Fe eee noes minor pertemuan, berdiskusi dan bahkan dari 4 dengan cara memo, perlemuan pe cnformasi informal, beberapa eS juga mempunyai proses pengendalian einen anggaran (budgeting) nie pan pemrograman (programming), penyus ata pelapetan a: Pelaksa. naan dan pengukuran (operating and measurement), serta pelaporan dan Analisis ing and analysis). 4 (pont pee adalah proses menentukan program-program Yang akan dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber- daya yang ait dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah kegiatan-kegiatan Prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk mencrapkan strategi-strategi yang telah disusun. Contoh program misal. nya adalah program penelitian dan pengembangan, program latihan karyasin dan sebagainya. : Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuanti. tatip, biasanya dalam nilai mata uang untuk suatu periode waktu terenty, umumnya satu tahun. Di dalam proses penyusunan anggaran, Program diterje. mahkan ke dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung-jawab masing- masing manajer yang diberi beban untuk melaksanakan program tersebut atan beberapa bagian dari program. Di dalam proses penyusunan anggaran, rencana. | rencana diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Proses Pengembangan suatu anggaran adalah proses tawar-menawar antara manajer dari masing-masing pusat pertanggungjawaban dengan atasannya. Selama periode operasi nyata, catatan-catatan (dalam sistem komputer, catatan dapat berupa rekaman-rekaman di dalam ‘file) diselenggarakan untuk mencatat pemakaian-pemakaian sesunggubnya.dari sumber-sumber daya (misal- nya bivsa-biaya pemakaian bahan) dan pendapatan-pendapatan sesungguhnya yang diperoleh, Catatan-catatan ini sifatnya terstruktur sehingga data biaya-biaya 74-Ibid,, hal. 7. S-ryid., nal, 19-20. ; =_—_—ti‘OSOSOCsSP': KonsepDosor 23 dan pendapatan-pendapatan diklasifikasikan baik secara program dan menurut pusat-pusat pertanggungjawabannya, Data yang diklasifikasikan sesuai dengan program digunakan sebagai dasar pemrograman periode berikutnya dan. data yang diklasifikasikan secara pusat pertanggungjawaban digunakan untuk mengu- kur kinerja (performance) dari masing-masing pusat pertanggungjawaban, Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggungjawaban telah berjalan dengan terkoor- dinasi. Laporan-laporan juga digunakan sebagai dasar pengendalian. Laporan- Japoran dibuat dari suatu analisis yang membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencananya dan menunjukkan perbedaan-perbedaannya, Didasarkan pada laporan-laporan formal tersebut dan juga dari informasi yang didapat lewat jalur komunikasi informal, manajer menentukan tindakan apa yang harus dilak- ukan. Tindakan tersebut dapat berupa perbaikan operasi, perubahan anggaran maupun pertimbangan-pertimbangan strategi baru. Pengendalian Operasi Pengendalian -operasi adalah proses untuk meyakinkgn bahwa tiap-tiap \ugas lertentu telah dilaksanakan secara efektip dan efisien 26 Pengendalian operasi ini.” merupakan’ proses penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengenda- Jian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah, Dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan-kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus ke perencanaan jangka panjang dan penentuan- penentuan strategi. Lebih bawah tingkatannya, kegiatan manajemen lebih menju- rus ke hal-hal yang sfatnya operasional. George M. Scott menggambarkannya sebagai berikut ini?/. 26.tpid., hal. 7. 2. George M. Scott, Op. cit, hal. 421. Perencanaan jangks dan penentuen atra, 2, Analisis alterne alokast suber Banda teat 1D dan, pine re 3 ee persontt Gambar. 1.8. Kegiatan-kegiatan manajemen. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN Pengambilan keputusan adalah tindakan manajemen didalain: perilipay | alternatip untuk mencapai: sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah kepuiusan | diambil. Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat atas sifatnya adalah | rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programs atau keputusan tersruktur (struchired decision) atau keputusan terstruktur (strc. tured decision). Terprogram bukan berarti keputusan yang dibuat oleh kom. + puter melalui suatu program komputer, tetapi berupa suatu kumpulan Prosedur yang dilakukan berulang-ulang. Keputusan pada tingkat yang lebih tinggi sifatnya lebih tidak terprogram atau lebih tidak terstruktur. Secara ringkas, Keputusan olch manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu sebagai berikut ini. 2 ' 1. Keputusan tidak terprogram (non programmed decision) atau tidak terstruk- tur (unstructured decision). °° 2. Keputusan’ setengah terprogram (semi programmed decision) atau setengah | terstruktur (semi structured decision). | 78 Frederick H. Wu, Op. cit, hal. 28Kons ar 2. Keputusan terprogram (programmed decision) atau terstruktur. (strictured decision). * : Keputusan tidak Terstruktur Keputusan tidak terstruktur sifatnya adalah tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen .tingkat atas, Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam_pengambilan keputusan tidak terstruktur, Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan Jain adalah contoh keputusan tidak terstruktur dan merupakan keputusan yang jarang dilakukan, Keputusan Setengah Terstruktur ° Keputusan setengah terstruktur sifatnya adalah sebagian yang dapat ‘diprogram, schingga masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan. dari si pengambil keputusan. Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membu- tubkan perhitungan-perhitungan serta anlisis yang terinci, Contoh dari keputu- san tipe ini misalnya adalah keputusan_membeli sistem komputer yang lebih canggih. . Keputusan Terstruktur Keputusan terstruktur sifatnya adalah berulang-ulang dan rutin; sehing- ga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah. Contoh dari keputusan tipe ini misalnya adalah keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang dan lain sebagainya, manajemen 1, Tidak berutang-ul ang atas c 2. Tidak terprogram 1, Berulang-ulang \_ 3. Tidak tersruktur 2. Terprogram 4. Tidak mudah diprediksi manajemen 3, Tersruktur + Informasi tidak madah| menengah 4. Mudah diprediksi . tersedia 5. Infotmasi umumya mudah tersedia Gambar. 1.9. Tipe keputusan manajemen.TIPE INFORMASI MANAJEMEN . utusan- yang akan diaicikan oleh Mansion utubkan informasi yang berguna. 'tuk tiap-tiap Mey i yang dibutuhkan berbeda. Untuk mange polis adalah terinei (detail), karena terutamy dig tt j, Sedang untuk manajemen yang eh; dalah semakin torsaring (terilter) aust "Untuk mendukung. ke maka iiajemen mens i pe tingkaubavab, te fnformasinya kan untuk pengendalian operas tingkatnya, tipe informasinya a\ tingkas. ae terinci Gambar. 1.10. Manajemsg tingkat atas membutuhkan informasi yang lebih tersaring.” t Sa ‘Sebagai_ misalnya manajemen tingkat bawah yang merupakan tingkat teknis| membutuhkan laporan yang terinci mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah. Informasi yang berguna untuk manajemen menengah yang merupakan tingkat taktik harus lebih tersaring untuk pengendalian ma- Sedang manajemen tingkat atas yang meru informasi yang lebih tersaring lagi, ?9-John Burch, Gary Grudnitski, Op.cit., hal. $4,1,4. KONSEP DASAR ORGANISASI SISTEM INFORMASI. . Organisasi adalah sistem saling penguruh-mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama, Tujuan’ organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh seorang tertentu saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai kesatuam’ anggota tubuh manusia yang bekerja bersama-sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berja- Jan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu aspek pengorganisaian adalah menetapkan’ departemen- departemen. Istilah departemen (department) sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area yang terpisah atau cabang dari suatu perusahaan. Sedang departemen di dalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang, Jenjang departemenisasi dapat berupa dari yang tertinggi yaitu dari kantor atau biro sampai bagian, cabang, seksi, unit dan subunit, Di dalam suatu perusahaan, departemeniasi harus dikelompokkan secara tegas, karena menyangkut masalah wewenang, hak, harga diri dan gaji-°Misalnya manajer produksi dikatakan mengepalai suatu bagian, manajer penjualan yang setingkat. dengan manajer produksi tidak akan puas bila dikatakan mengepalai suatu seksi. 1.4.1. Bagan Organisasi Bagan organisasi (organization chart) menunjukkan bagaimana departe- men-departemen di-dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan langgung-jawab, Bagan organisasi adalah penggemba- ran secara grafik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu struktur orga- nisasi. Bagan organisasi hanya dapat menunjukkan hubungen wewenang yang, formal saja dan tidak dapat menggambarkan seberapa besar wewenang, lang: gung-jawab dan deskripsi pekerjaaan yang terinci, : 30-prarold Koonte/Cyrit O'Donnetl/Heinz Weihrich, Management, (Edisi kedelapan: New York: McGraw-Hill), hal. 6466 xKepala setst |] veksi pidutang| | buku besar] ” Pengouas] * iduerah 2 j ! | Gambar. 1.11. Bagan organiisasi. 1.42, DeskripsiTugas * , ! Deskripsi tugas (job description) m jukkan_ posisi, tanggung-jawab, wewenang, dikerjakan oleh seorang personil di dalam ea dibuat supaya masing-masing personil meng. Sasi. erupakan suatu rincian yang menun- fungsi dan tugas-tugas yang harus ‘atu organisasi. Deskripsi tugas perlu ert kedudukannya di dalam organi-