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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

TRANSPORTES
CODIGO: SA-CRH- MINISTERIO DE FINANZAS
DI-04-09
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
LA UNIDAD DE TRANSPORTES
ELABORADO
DESARROLLO INSTITUCIONAL
Cargo: Servidores Pblicos 6, 5, 4
Nombre: Carmen Fernndez, Consuelo Castro y
Paulo Surez
COORDINACION
DE
RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS DE SEGURIDAD
- TRANSPORTES
Cargo: Servidor Pblico 5
Nombre: Roberto Mancero
REVISADO
COORDINACION DE RECURSOS
HUMANOS
Cargo: Coordinador del Proceso
Nombre: Jeannett Muoz A.
COORDINACION DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS DE
SEGURIDAD
Cargo: Coordinador del Proceso
Nombre: Irma Mosquera
APROBADO
SUBSECRETARIA
ADMINISTRATIVA:
Responsable del
Proceso
Nombre: Mara
Eugenia Vlez
Velsquez
Fecha: 01-06-2009
Fecha: 16-07-2009
Fecha: 23-07-2009
Firma:
Firma:
Firma:
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TRANSPORTES
DI-04-09
CONTENIDO:
1.- Objeto:
Establecer el Manual para normar el funcionamiento de la Unidad de Transportes.
2.- Alcance:
Al personal responsable de la administracin y a los del servicio de transporte del MF.
3.- Definiciones:
Documento habilitante: Instrumento con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa.
Asignacin: Fijacin o determinacin de lo que corresponde o pertenece.
Actas de entrega recepcin: Es el documento que comprueba la entrega de los bienes a
quien corresponda, debidamente firmado por las partes involucradas.
Custodio: Que custodia algn bien.
Lder: En un grupo, persona que lo dirige o que tiene influencia sobre l.
Chofer profesional: Toda persona provista de la correspondiente autorizacin expedida por
autoridad competente para conducir, cuya actividad laboral principal sea la conduccin de
vehculos.
Registro: Accin o efecto de registrar.
Mantenimiento preventivo: La programacin de inspecciones, tanto de funcionamiento
como de seguridad, ajustes, reparaciones, anlisis, limpieza, lubricacin, calibracin, que
deben llevarse a cabo en forma peridica en base a un plan establecido y no a una demanda
del operario o usuario.
Mantenimiento correctivo: Es la habitual reparacin urgente tras una avera que oblig a
detener el equipo. Mquina o vehculo daado.
Control: Supervisin o verificacin de lo realizado por otros.
Abastecimiento: Suministro o entrega de lo que resulta necesario.
Nota de Venta: Documento en el que consta lista de mercaderas o artculos de comercio,
con detalle de cantidad, calidad y precio.
Orden de Movilizacin: Documento en el que consta la disposicin de realizar un trabajo
utilizando un vehculo.
4.- Marco Legal
Decreto Ejecutivo 3410, Publicado en el Registro Oficial No. 5 de 22 de enero de 2003, Art.
58: 6.1.1
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DI-04-09
Reglamento de Uso de Vehculos del Estado, Acuerdo No 7-CG de la Contralora General

del Estado publicado en R.O. No. 60 de 11 de abril de 2003.
Normas de restriccin: Decreto Ejecutivo 2568 de 22-02-05 publicado en el R.O. No. 534
de 1-03-05
5.- Responsabilidad y Autoridad:
La actualizacin permanente, asesora y apoyo en el levantamiento de los Procedimientos,
es responsabilidad de la Subsecretara Administrativa a travs de la Coordinacin de
Recursos Humanos - Desarrollo Institucional, con la Coordinacin de Recursos Materiales y
Servicios de Seguridad - Transportes, quienes lo revisan, aprueban y ejecutan.
6.- Procedimiento:
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Mediante oficio el Coordinador de Recursos

REGISTRO DE LOS VEHCULOS
Materiales y Servicios de Seguridad, enviar al
ADQUIRIDOS O TRANSFERIDOS AL
responsable de la Unidad de Transportes, los
MF
documentos de respaldo de la adquisicin, los
documentos
habilitantes
y
respaldos
correspondientes de la adquisicin o transferencia
de los vehculos que formarn parte del parque
automotor del MF.
2. El responsable de la Unidad de Transportes o su
delegado, en el Sistema de Administracin de
Transporte Vehicular registrar los datos de los
vehculos adquiridos o transferidos al MF
detallando lo siguiente: tipo, marca, modelo, color,
ao de fabricacin, nmero del motor y nmero de
chasis, capacidad, tonelaje y valor.
ASIGNACION DE VEHCULOS
1. La Mxima Autoridad o, por delegacin, la

Subsecretaria Administrativa, de acuerdo a la
disponibilidad del Parque Automotor, podr
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DI-04-09
asignar vehculos a las diferentes autoridades del
MF.
1.
ELABORACIN DE LAS ACTAS DE
ENTREGA RECEPCIN DE LOS
VEHCULOS DEL MF
2.
3.
4.
5.
MANTENIMIENTO
1.
2.
El responsable de la Unidad de Transportes, de

acuerdo a la asignacin de los vehculos,
designar a un chofer profesional como custodio
responsable del vehculo.
El responsable de la Unidad de Transportes o su
delegado
elaborar el Acta de Entrega
Recepcin para la suscripcin correspondiente,
entre el responsable de la Unidad de Transportes
y
el
chofer
profesional
custodio,
este
procedimiento se lo realizar cada vez que se
realice cambios de autoridades, del responsable
de la Unidad de Transportes y/o del chofer
profesional custodio del vehculo asignado.
En las Actas se detallarn todas las partes, piezas
y accesorios de los vehculos entregados.
El responsable de la Unidad de Transportes y el
chofer profesional responsable de la custodia y
funcionamiento del vehculo, verificarn que los
datos que consten en el Acta concuerden con la
inspeccin fsica.
Una vez suscrita el acta por duplicado, la primera
copia se archivar en la Unidad de Transportes, la
segunda copia se entregar al chofer profesional
custodio.
El responsable de la Unidad de Transportes,
elaborar un oficio para el mantenimiento
preventivo o correctivo de los vehculos del MF,
que se enviar al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad para su
aprobacin correspondiente.
Los trabajos de mantenimiento preventivo y/o
correctivo sern autorizados por el Coordinador de
Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.
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3.
El responsable de la Unidad de Transportes

enviar a una de las mecnicas registradas en el
Instituto Nacional de Compras Pblicas (INCOP),
para la ejecucin de los trabajos.
4. El chofer profesional, responsable del vehculo,
verificar a diario si se ha cumplido el kilometraje
establecido por el fabricante para efectuar el
mantenimiento preventivo de los vehculos del MF.
5. Cada chofer profesional mediante oficio dirigido al
responsable de la Unidad de Transportes,
solicitar el mantenimiento preventivo y/o
correctivo, de acuerdo al kilometraje establecido
por el fabricante o por detectar una falla mecnica.
6.
solicitar por escrito al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, la
autorizacin para ejecutar el mantenimiento o la
reparacin solicitada.
7. El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad, mediante disposicin expresa
autorizar al responsable de la Unidad de
Transportes, la ejecucin de los trabajos
solicitados.
delegado
elaborar
en
el
Sistema
de
Administracin de Transportes (SIAT), la Orden de
Trabajo en la que se detallar la mecnica y los
trabajos a realizarse.
9.
enviar a una de las mecnicas registradas en el
Instituto Nacional de Compras Pblicas (INCOP),
para la ejecucin de los trabajos autorizados.
10. Una vez concluidos los trabajos solicitados el
chofer profesional responsable retirar el vehculo
y verificar que se realizaron los trabajos
solicitados. El chofer profesional responsable
proceder a firmar la factura, adems deber
retirar los repuestos cambiados para entregar en
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la Unidad de Transportes para el trmite
correspondiente.
11. El responsable de la Unidad de Transportes
remitir con oficio al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, la
documentacin que respalde el respectivo pago,
es decir oficio de requerimiento del chofer
profesional, oficio solicitando autorizacin al
Coordinador de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad, Orden Trabajo, Certificado de
necesidades para automotores, Informe de
reparacin
de
vehculos
y
facturas
correspondientes, quien a su vez verificar los
documentos
de
respaldo
y
remitir
la
correspondiente autorizacin de pago.
Delegado, una vez realizado el mantenimiento,
actualizar la informacin individual del vehculo
en la hoja de vida de reparaciones del vehculo,
haciendo constar los siguientes datos: oficio con
el que se solicit el mantenimiento, orden de
trabajo, kilometraje, detalle de los trabajos
realizados, taller mecnico donde realiz, factura
nmero, valor y fecha de los trabajos realizados.
1. Los choferes profesionales custodios de los

vehculos registrarn diariamente el kilometraje de
salida de los vehculos asignados a las
autoridades y del Pool de vehculos con el
propsito de hacer un seguimiento al consumo de
CONTROL Y REGISTRO DEL
combustible y del mantenimiento en general.
KILOMETRAJE DE LOS VEHCULOS
2. Una vez registrado el kilometraje, el responsable de
DEL MF.
la Unidad de Transportes o su Delegado verificar
el kilometraje en cada uno de los vehculos del
parque automotor del MF.
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TRANSPORTES
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ELABORACIN DE ORDENES DE
TRABAJO PARA REPARACIN DE
LOS VEHCULOS DEL MF.
1. Cada chofer profesional, mediante oficio dirigido al

responsable de la Unidad de Transportes, solicitar
el mantenimiento preventivo y/o correctivo, de
acuerdo al kilometraje establecido por el fabricante
o por detectar una falla mecnica.
2. Previo requerimiento del chofer profesional custodio
del vehculo, el responsable de la Unidad de
Transportes proceder a solicitar por escrito al
Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad, la autorizacin para ejecutar el
mantenimiento o la reparacin solicitada.
3. El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios
de Seguridad autorizar al responsable de la
Unidad de Transportes, la ejecucin de los trabajos
solicitados.
Delgado elaborar en el Sistema de Administracin
de Transportes (SIAT), la Orden de Trabajo, en la
que se detallarn los trabajos a realizarse.
5. El chofer profesional custodio acudir con el
vehculo y la Orden de Trabajo al taller mecnico
asignado para el efecto.
6. Una vez concluidos los trabajos solicitados, el
chofer profesional responsable proceder a revisar
verificar y firmar la factura de los trabajos, adems
deber retirar los repuestos cambiados y la factura
para entregar a la Unidad de Transportes para el
trmite correspondiente.
7. El responsable de la Unidad de Transporte, remitir
con oficio al Coordinador de Recursos Materiales y
Servicios de Seguridad, la documentacin que
respalde el respectivo pago, es decir oficio de
requerimiento del chofer profesional, oficio
autorizado por el Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, Orden de
Trabajo,
Certificado
de
necesidades
para
automotores, Informe de reparacin de vehculos y
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Factura
correspondiente,
verificados
los
documentos de respaldo, remitir para que se
proceda con el pago.
CUSTODIA DE LOS REPUESTOS

CAMBIADOS EN LOS VEHCULOS
SOMETIDOS A MANTENIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
ABASTECIMIENTO DE
COMBUSTIBLE, PARA LOS
VEHCULOS DEL MF
El chofer profesional custodio, entregar al

responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado,
los repuestos reemplazados de
conformidad con la factura, de este acto
administrativo se deber dejar constancia de la
entrega recepcin de repuestos cambiados en un
acta suscrita entre las dos partes.
El Delegado designado para recibir los repuestos
cambiados embodegar por un perodo no mayor a
90 das para efectos de control por parte de las
autoridades, si as lo requieran.
Cumplido este plazo comunicar al responsable de
la Unidad de Transportes que se proceder al
desalojo de los repuestos, partes y piezas
cambiadas que se encuentran en la Bodega de la
Unidad de Transportes para lo cual dejar
constancia mediante un documento suscrito entre
las personas que participen en el desalojo.
Este acto administrativo se basar segn el informe
emitido por la Auditoria Interna del Ministerio de
Finanzas mediante Oficio No.DAI-MEF-2004-411 de
19 de octubre de 2004.
informar de este acto administrativo a la
Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad.
1. El chofer profesional, responsable del vehculo,

solicitar al encargado de la Unidad de Transportes
o su Delegado la orden para el abastecimiento del
combustible.
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Delegado elaborar la orden de abastecimiento de
combustible en el Sistema de Administracin de
Transporte (SIAT), previa inspeccin fsica y
anlisis de cmputo del kilometraje recorrido.
3. El chofer profesional custodio del vehculo, acudir
con la Orden de Venta a Crdito a la Estacin de
Servicio de PETROCOMERCIAL.
4. Una vez abastecido de combustible SUPER, el
chofer profesional custodio entregar a la Unidad
de Transportes, la Nota de Venta emitida por la
Estacin de Servicio de PETROCOMERCIAL al
responsable de la Unidad de Transportes o su
Delegado, que lleva el control y archivo
correspondiente.
Delegado,
recibir
por
parte
de
PETROCOMERCIAL la factura mensual de
consumo de combustible con su anexo, en el que
consten el nmero de la tarjeta, la placa,
caractersticas del vehculo, modelo, fecha, nmero
de despacho, Pistola, tipo de combustible, cantidad
con cuatro dgitos, precio valor pblico y valor total.
Delegado, una vez que ha revisado y analizado los
recibos deber comparar con las Notas de Venta,
actualizar en el Sistema de Administracin
Vehicular el consumo de combustible.
7. Una vez que se obtenga el reporte mensual
ingresado en el SIAT del consumo de combustible
el responsable de la Unidad de Transportes
mediante oficio al que anexar factura, detalle de
consumo de combustible de los vehculos emitidos
por la Estacin de Servicio PETROCOMERCIAL y
reporte mensual del consumo de combustible de la
institucin, solicitar al Coordinador de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad el pago
correspondiente.
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TRANSPORTES
DI-04-09
ELABORACIN DE LAS ORDENES

DE MOVILIZACIN

Delegado, segn disposicin verbal o escrita de la
autoridad competente o conforme al Reglamento
General Sustitutivo de Utilizacin, Mantenimiento,
Movilizacin,
Control
y
determinacin
de
responsabilidades sobre el uso de vehculos emitido
por la Contralora General del Estado, podr
elaborar las rdenes de movilizacin semanal o
mensual para cada uno de los vehculos.
Delegado
registrar
en
el
Sistema
de
Administracin
Vehicular
cada
Orden
de
Movilizacin.
3. El responsable de la Unidad Transportes o su
Delegado, entregar la Orden de Movilizacin a
cada uno de los choferes profesionales custodios,
quienes recibirn dejando constancia firmada que
recibe conforme.
Delegado, archivar la copia de recepcin de la
Orden de Movilizacin emitida y firmada por el
chofer profesional custodio.
1. Los Subsecretarios o Coordinadores de cada una

SOLICITUDES DE VEHCULOS
de las unidades administrativas segn la necesidad
PARA ATENDER AL PERSONAL DE
prioritaria solicitar el servicio de transporte
LAS DIFERENTES UNIDADES
mediante el formulario de requerimiento de
ADMINISTRATIVAS DEL MF.
vehculos a la Unidad de Transportes.
Delegado, asignar y autorizar la utilizacin del
vehculo para la movilizacin del funcionario o
servidor, de conformidad a la disponibilidad existe
de vehculos y choferes profesionales del Pool de
Vehculos.
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DI-04-09
3. El responsable de la Unidad de Transporte o su
Delegado emitir el documento de Requerimiento
de Vehculo en el Sistema de Administracin
Vehicular (SIAT).
Una vez generado el formulario en el Sistema de
Administracin Vehicular en el que constar la
Unidad que solicit, nombre de la autoridad o
funcionario que solicit , lugar al que se trasladar,
kilometraje de salida, fecha y hora de salida.
Delegado, enviar el formulario para su legalizacin
a la autoridad que solicit y a la Coordinadora de
MATRICULACION DE VEHCULOS.

Delegado, a inicio de cada ao, preparar la
documentacin para realizar el proceso de
matriculacin de los vehculos del MF.
Delegado, solicitar a la Coordinacin de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, disponga a la
Coordinacin Financiera Institucional el pago para
la matriculacin vehicular, pago a la CORPAIRE y
pago del SOAT.
3. La Unidad de Transportes una vez que cuente con
los documentos habilitantes inicia el proceso de
revisin vehicular en la CORPAIRE.
Delegado, proceder a entregar la documentacin
al Consejo Nacional de Trnsito a fin de obtener la
especie de matrcula.
Delegado, entrega a cada uno de los choferes
profesionales la matrcula del ao respectivo.
Delegado, concluido el proceso de matriculacin
comunicar mediante oficio a la Coordinacin de
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TRANSPORTES
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REGISTRO Y CONTROL DE LOS

VEHCULOS DEL MF, QUE
CIRCULAN EL FIN DE SEMANA Y
DIAS FERIADOS.
1. El responsable de la Unidad de Transporte,

conjuntamente con el personal responsable de
Seguridad del MF, todos los das viernes y los das
que se declaren como feriados, verificarn que los
vehculos se encuentren en el patio del MF.
Delegado, para los vehculos que cuenten con
autorizacin
para circular, elaborarn los
correspondientes salvoconductos que deben ser
firmados por el/la Subsecretario Administrativo (a).
Delegado, informar mediante oficio a la
Subsecretara Administrativa, con copia a la
Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad, sobre las novedades que se
presentaren.

CONTROL Y REGISTRO DE
Delegado, solicitar a la Coordinacin de Recursos
LUBRICANTES, REPUESTOS Y
Materiales y Servicios de Seguridad la provisin de
MATERIAL DE LIMPIEZA PARA LOS
los materiales necesarios
para el buen
VEHCULOS.
mantenimiento de los vehculos (franelas, shampoo,
mangueras,
escobillas,
extinguidores
y
herramientas).
2. Una vez que la Coordinacin de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad disponga
realizar adquisicin, el responsable de la Unidad de
Transportes o su Delegado recibir y entregar a
cada chofer profesional el material necesario para
la limpieza y conservacin del automotor.
Delegado, registrar en el krdex respectivo, la
entrega de esos materiales.
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DI-04-09
4. Cada vez que los materiales estn por agotarse, el
responsable de la Unidad de Transportes, solicitar
a la Coordinacin de Recursos Materiales y
Servicios de Seguridad la reposicin de los mismos.
TRANSPORTE PARA EL PERSONAL DEL MINISTERIO DE FINANZAS

1. Una vez suscritos los contratos con los
CONTRATACION DE VEHCULOS
transportistas, el Coordinador de Recursos
PARA RECORRIDO DEL PERSONAL
Materiales y Servicios de Seguridad, remitir al
DEL MF
responsable de la Unidad de Transportes, copias
certificadas de cada uno de ellos para su registro,
ejecucin y control.
1. El control se lo efectuar conforme a lo que estipula

REGISTRO Y CONTROL DE LOS
cada uno de los contratos firmados por los
DIFERENTES RECORRIDOS, PARA
transportistas.
EL PERSONAL DEL MF
Delegado, elaborar un Formulario denominado
Control de Asistencia, en la que los choferes
profesionales de los vehculos contratados
registrarn su firma, tanto en la maana como en la
tarde.
Delegado, realizar el control de las firmas y
verificar el cumplimiento del horario.
Delegado, antes de atender la solicitud de pago
efectuada por los transportistas, verificar el cabal
cumplimiento de las condiciones estipuladas en
cada contrato, de existir alguna novedad,
expresamente determinar la infraccin cometida y
su consecuencia en la liquidacin mensual.
5. El responsable de la Unidad de Transportes,
mediante oficio dirigido al Coordinador de Recursos
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TRANSPORTES
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Materiales y Servicios de Seguridad, solicitar cada
mes el pago correspondiente conforme al contrato
suscrito, quien autorizar el pago.
Delegado, deber mediante encuestas a los
usuarios, conocer el cumplimiento a satisfaccin del
servicio contratado.
Delegado, deber solicitar al dueo del vehculo
contratado que en un lugar visible se coloque el
nombre de la institucin.
FUNCIONAMIENTO DEL
PARQUEADERO.
1.
El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios

de Seguridad, por disposicin y aprobacin de la
Subsecretaria Administrativa;
realizar la
distribucin de los parqueaderos de conformidad
al siguiente orden: vehculos de propiedad de
Ministerio de MF,
asesores, coordinadores,
especiales y visitas.
Delegado, entregar a cada funcionario o servidor
el sticker que identificar el nmero de
parqueadero asignado, l que ser colocado en
un lugar visible del vehculo.
3. El responsable de la Unidad de Transportes,
diariamente controlar el ingreso de los vehculos
autorizados.
4.
peridicamente informar al Coordinador de
Recursos Materiales y Servicios de Seguridad las
novedades que se presenten sobre el uso del
parqueadero.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

Reglamento de Uso de Vehculos del Estado, Acuerdo No 7-CG de la Contralora General

1. Mediante oficio el Coordinador de Recursos

1. La Mxima Autoridad o, por delegacin, la

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

El responsable de la Unidad de Transportes, de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

El responsable de la Unidad de Transportes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

1. Los choferes profesionales custodios de los

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

1. Cada chofer profesional, mediante oficio dirigido al

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

CUSTODIA DE LOS REPUESTOS

El chofer profesional custodio, entregar al

1. El chofer profesional, responsable del vehculo,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

ELABORACIN DE LAS ORDENES

1. El responsable de la Unidad de Transportes o su

1. Los Subsecretarios o Coordinadores de cada una

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

1. El responsable de la Unidad de Transportes o su

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

REGISTRO Y CONTROL DE LOS

1. El responsable de la Unidad de Transporte,

1. El responsable de la Unidad de Transportes o su

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

TRANSPORTE PARA EL PERSONAL DEL MINISTERIO DE FINANZAS

1. El control se lo efectuar conforme a lo que estipula

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios

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