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PROCESO GESTION CALIDAD
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MANUAL DE CALIDAD
ALCALDIA MUNICIPIO SALAZAR DE
LAS PALMAS

SALAZAR DE LAS PALMAS, 2011

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CONTENIDO

Pg.
INTRODUCCIN
1.
OBJETIVO

3
4

2.

ALCANCE

3.

EXCLUSIONES

4.

PRESENTACION DE LA ENTIDAD

4.1.

RESEA HISTORICA

4.2.

GEOGRAFIA

4.3.

ECONOMIA

4.4.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

10

4.5.

SERVICIOS

13

4.6.

CLIENTES

13

4.7.

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS PARA EL

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

15

5.

ADMINISTRACIN DEL MANUAL DE CALIDAD

15

6.

PLANEACIN ESTRATGICA

17

6.1

MISION

17

6.2

VISIN

17

6.3

POLITICA DE CALIDAD

18

6.4

OBJETIVOS DE CALIDAD

18

7.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN

19

7.1

MAPA DE PROCESOS

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7.2.

CARACTERIZACION DE PROCESOS

22

7.3.

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

23

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INTRODUCCIN
La Alcalda del Municipio de Salazar de las Palmas en su afn por dar cumplimiento a la
Norma de Calidad NTC GP1000:2009 y en procura de mejorar su desempeo
institucional y propiciar un cambio de cultura organizacional con un enfoque hacia la
satisfaccin de la comunidad ha decidido implementar el Sistema de Gestin de Calidad
en la Alcalda con la participacin de todos los funcionarios y el Apoyo, Asesora y
Acompaamiento por parte de la ESAP
Producto de este esfuerzo conjunto entre la Alcalday la ESAP es el presente Manual
de Calidad, el cual contiene el compendio de toda la documentacin levantada durante
la proceso de implementacin del Sistema Gestin de Calidad de la Alcalda.
La Documentacin de este sistema se ha realizado con base en las normas NTC
GP1000:2009 la cual fue esta establecida por medio de la Ley 872 de 2003 que crea el
Sistema deGestin de la Calidad para el sector pblico, y el decreto 4110 de 2004 que
adopta la NormaTcnica de Calidad.

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1. OBJETIVO
Definir el sistema de Gestin de Calidad y establecer los procedimientos de los
servicios prestados por la Alcalda de Salazar de las Palmasque permitan dirigir y
evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin de la
comunidad

2. ALCANCE
El Manual de Calidad aplica para todos los procesos que hacen parte del Sistema de
Gestin de Calidad de la Alcalda de Salazar de las Palmas.

3. EXCLUSIONES
La Alcalda de Salazar de las Palmas no contempla dentro de su Sistema de Gestin
de la Calidad los siguientes numerales de la norma NTCGP 1000:2009.
7.3 Diseo y Desarrollo. Los servicios ofrecidos a la comunidad por parte de la
alcalda son regulados por la constitucin poltica, leyes, decretos y la normatividad
vigente. No existe diseo y desarrollo.
7.5.2 Validacin de los procesos de la Produccin y de la prestacin del Servicio.
Porque a travs de la revisin que se hace en cada una de las etapas de los procesos,
es posible verificar la conformidad de los productos y/o servicios y determinar si estos
cumplen con los requisitos, lo cual hace innecesario efectuar una etapa posterior de
validacin.
7.5.4 Propiedad del Cliente. La alcalda no posee dentro de su inventario ningn bien
que sea propiedad de los clientes o usuarios.
7.6. Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin. En la alcalda no se
utilizan instrumentos de medicin, calibracin o metrologa.

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4. PRESENTACIN DE LA ENTIDAD
4.1

RESEA HISTORICASALAZAR DE LAS PALMAS

Fecha de fundacin: 04 de noviembre de 1584

Nombre del fundador: Capitn Alonso Rangel

Resea Histrica:

Salazar de las Palmas, fue prefundada el 27 de octubre de 1561 y posteriormente

destruida por la cacica Zulia de la Tribu de los Cineras en venganza por la muerte de
su padre a manos de los conquistadores espaoles, luego en 1563 Diego de Parada
fund un poblado y lo llamo Villa Nirva del Collado que tambin fue destruida por los
indios tres aos despus.

Finalmente y luego de cruentas batallas entre indgenas y espaoles los indios

Chitareros fueron aniquilados en la zona central del Departamento, estaban dadas las
condiciones `para la colonizacin en el territorio de la Nueva Granada. El Capitn
Alonso Rangel logr que le mandaran desde la Real Audiencia la Clula del 27 de
febrero de 1582 para que procediera ala fundacin de una ciudad la cual se llevo a
cabo el 4 DE NOVIEMBRE DE 1583 y que lleva por nombre Salazar de las Palmas.

Salazar de las Palmas est ubicado a 56 Kilmetros de Ccuta y su principal atractivo

turstico es la devocin a la virgen Mara a travs de la advocacin de Nuestra Seora
de Beln. Segn la historia, al pie del cerro de la Trinidad (Hoy la Beln) habitada en
1671 en una humilde choza, una indiecita perteneciente a la tribu de los Cineras, quien
era muy devota gracias a la accin misionera de eses tiempo.

Estando lavando en una quebrada cercana, vio como por el torrente bajaba una manta

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o pedazo de tela, ella lo recogi y lo puso en un pequeo altar que tenia en su

habitacin para venerar a la Madre de Jesucristo.

De all vecinos y curiosos devotos y beneficiarios de innumerables milagros

comenzaron su peregrinacin al sitio donde se le hizo un altar y luego construir una
capilla para permitir el acceso a todos los fieles.

Sus fiestas patronales se celebran el 26 de Enero y el 8 de Septiembre, junto con las

fiestas municipales de San Pedro y San Pablo del 28 al 30 de Junio.

El municipio est dividido en Corregimiento y veredas comprendidas as: Corregimiento

La Laguna Corregimiento El Carmen de Salazar Corregimiento de San Jos del vila
Corregimiento de San Antonio Corregimiento el Zulia Corregimiento Montecristo
Corregimiento
de
Campo
Nuevo

Veredas: Carrizal, La Loma, La Patilla, La Pursima, Alto de los Snchez, Juan Esteban;
Santa Brbara, Santa F, San Lus, La Victoria, Las Flores, Las Mercedes, Sanguino,
Batatal, La Cuchilla, Alto Arenal San Isidro, Maldonado, Cajamarca, Ermitao, La
Angostura, las Delicias, San Jernimo, Aguas Calientes, Bella vista y Bajiales.

En educacin es importante el Instituto Tcnico Nuestra Seora de Beln en el casco

Urbano y los Colegios de Nuestra Seora del Carmen en el Corregimiento del Carmen
de Nazaret y el Ncleo escolar Agrcola en el Corregimiento de la Laguna y el Zulia .

Tambin funciona la Casa de la Cultura VCTOR M GUERRERO y Biblioteca Pblica

fundada en 1983 y aprobada por acuerdo el 31 de Agosto de 2003.

El caf es el primer producto agrcola del Municipio, tanto as que se dice con
justificacin que en Salazar se inicio la industria cafetera Colombiana. Tambin se
cultiva maz, frjol, tomate, yuca caa panelera, pltano, morn, zapote banano y
ctricos. El Municipio est ubicado dentro de la Zona Minera del Departamento con
minas de Carbn en el sector del Zulia que comercializa con Termo Tasajero.

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Otros sitios tursticos de Salazar de las Palmas:

-

Casa de las cultura

Hotel Juana Naranja
Cabaas de Comfanorte
Parque Cinera
Estadio municipio de Salazar de las Palmas
Gruta de la Beln con sus siete chorros
Cadas de agua del mandingas
La cruz de bolvar
La laguna de campo nuevo vereda San Antonio
Aguas calientes
La cueva de mil pesos

4.2. GEOGRAFA
Descripcin Fsica:
Salazar de las Palmas forma parte de la Subregin Centro del Departamento Norte de
Santander. Est incorporado en el corredor turstico que cubre la Subregin Centro e
inmerso dentro de la denominada Zona de Integracin Fronteriza, vinculada con la
Repblica Bolivariana de Venezuela en los diferentes mbitos sociales y econmicos.
Salazar de las Palmas tiene una superficie aproximada de 493.44 Km2equivalentes al
2.2 % de la superficie referenciada para el Departamento que es de 21.679 Km 2
Segn la superficie, el Municipio ocupa el puesto No. 14 dentro de los Municipios del
Norte de Santander. Se resean con mayor superficie que Salazar, los municipios: El
Zulia (537 Km2), Cchira (606 Km2), El Tarra (675 Km2), La Esperanza (677 Km2),
Convencin (734 Km2) Teorama (852 Km2), Ccuta (1.119 Km2 ), Abrego (1.342 Km2),
El Carmen (16879 Km2), Chitag (1.200 Km2), Sardinata (1.431 Km2 ) Toledo (1.492
Km2) Tib (2.696 Km2).
El Permetro del Municipio es de 124.8 Kms. distribuidos as: 22.43 Kms. con
Gramalote, 26.70 Kms. con Villacaro, 38.37 Kms. con Arboledas, 12.5 Kms. con
Santiago, 8.0 Kms. con Durania, 16.8 Kms. con Cchira.
Salazar de Las Palmas est compuesto por la Cabecera Municipal, tres (3) Centros
Suburbanos y cuarenta y nueve veredas (49).

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En el municipio de Salazar de las Palmas afloran rocas gneas y metamrficas del

basamento y una secuencia sedimentaria cuyas edades van desde el Cretceo Medio
hasta el Terciario Superior.
Lmites del municipio:
Norte con los municipios de Villa Caro y Gramalote
Sur con el municipio de Arboledas
Oriente con los municipios de Durania y Santiago
Occidente con los municipios de Cchira y Villacaro.
Extensin total: 493.44 Km2 Km2
Extensin rea urbana: 2.5Km2 Km2
Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 845m.s.n.m.
Temperatura media: En esta regin, el rgimen de temperatura del aire se particulariza
por la presencia de los llamados piso trmicos, consistentes en la disminucin de la
temperatura media del aire a medida que aumenta la altura sobre el nivel del mar. C
Distancia de referencia: 52kilometros

4.3.

ECONOMA

En el Municipio de Salazar de Las Palmas, la actividad econmica se encuentra

limitada al desarrollo de los sectores agropecuario, minero, forestal y del turismo,
especialmente en la zona rural la actividad principal es la produccin de caf
fundamentada en las 2743.5 Has de cafetales y su produccin de 1797 TM para
promedios de 680.9 Kg/has, indicador bajo s se le compara con los rendimientos
promedios esperados. Esto obliga a mejorar la base productiva del municipio, tanto
para el caf como para los otrosrubros de produccin como la caa panelera, ctricos y
toda la infraestructura de apoyo a la produccin, incluidos centros de acopio, expendios
al mayor y detal, con su correspondiente movilizacin y comercializacin.
Subsector Agrcola. El desarrollo de una regin est enmarcado en una cantidad de
sectores; entre estos se tienen el sector agropecuario y forestal que ejercen un papel
importante y representativo, ya que en gran parte y dependiendo de la vocacin,
integran la produccin para un desarrollo sostenible. Debido a su situacin geogrfica,

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Salazar de las Palmas se encuentra favorecido con diferentes pisos trmicos que lo
hacen apto para las diferentes explotaciones agrcolas.
Se dispone de una riqueza ecolgica apta para las explotaciones agropecuarias, pero
se presenta una disminucin en esta actividad, con el consecuente aumento del nmero
de hectreas en rastrojo, debido a la alteracin de los fenmenos climticos cambiando
el uso del suelo y a los siguientes problemas como:
-

La falta de realizacin de estudios de desarrollo acorde a su sector.

Apertura de campos de comercializacin.
Limitada asignacin de recursos por parte del gobierno Nacional.
Mal aprovechamiento de los recursos asignados.
Falta de planeacin especfica para el sector agrcola.
Poca o ninguna aplicacin de la tecnologa difundida.
Inadecuado uso de los recursos naturales.
Factores medioambientales que disminuyen la productividad.
Baja disponibilidad de mano de obra para las labores agrcolas.

La mayora de los cultivos de menor escala se pueden catalogar de huerta casera, la

produccin no est comercializada sino que es de consumo familiar. En el Municipio no
existen cultivos tecnificados, esto se hace en forma artesanal, despus de la quema.
La poca diversificacin en la produccin y el bajo nivel de ingresos por carencia de
tecnologa apropiada ha llevado a un bajo nivel de vida del pequeo agricultor, quien ha
venido dependiendo del monocultivo del caf principalmente. De igual modo los
comportamientos climticos se han alterado tanto que son impredecibles en la
actualidad, afectando y limitando la produccin del pequeo agricultor.

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4.4.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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4.5.

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SERVICIOS

Mejoramiento de las vas

Ampliar cobertura en la prestacin de Servicios pblicos

Equipamento municipal

Saneamiento bsico

Desarrollo agroindustrial y micro empresarial

Cultura, recreacin y deporte

Apoyo social y psicolgico a la comunidad en especial al nio y

adolescente

Cuidado del medio ambiente

Aumentar la cobertura y mejorar la calidad en la educacin

Mejorar la prestacin en los servicios de salud

Participacin comunitaria

4.6.

CLIENTES

En la Alcalda de Salazar de las Palmas sus clientes se clasifican en: comunidad,

sociedad civil, gremios, trabajadores, ciudadanos, sector empresarial, estudiantes
y sociedad en general.

4.7.

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS PARA EL SISTEMA

DE GESTIN DE LA CALIDAD

Los requisitos legales y reglamentarios coherentes a la Alcalda de Salazar de

las Palmas para el Sistema de Gestin de la Calidad son:
La Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto reglamentario 4485 del 18 de Noviembre de 2009, que expide la
actualizacin de la Norma NTCGP 1000: 2009.

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Los requisitos legales se aprecian en el Normograma de la Entidad.

5. ADMINISTRACIN DEL MANUAL DE CALIDAD

El manual de calidad se administrar y controlar de acuerdo al Procedimiento

Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestin de Calidad y los
lineamientos asociados en la NTCGP 1000:2009.
Este manual es una herramienta para el uso de todas las personas involucradasen
el sistema y debe ser conocido por los servidores pblicos en todos los
nivelesjerrquicos de la Administracin Municipal.
Es administrado por el Representante de la Alta Direccin de la Administracin
Municipal, la aprobacin, revisin, actualizacin, cambios, estado, versiones
actualizadas, control, distribucin y uso sern de conformidad con lo explicado en
el procedimiento de control de documentos.
El manual de calidad vlido es el documento revisado y aprobado por
elRepresentante de la Alta Direccin y el Comit de Calidad de la Alcalda de
Salazar de las Palmas, el manual se publicar en la pgina web de municipio.

Este manual tiene por objeto describir en forma general el sistema de gestin de la
calidad implementado en la Alcaldade Salazar de las Palmas.
La responsabilidad de elaboracin y actualizacin del manual
Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.

es

del

Este documento se conservar en las oficinas del Representante de la direccin

tanto en medio fsico como electrnico (CD ROM, Computador oficina) en forma
electrnica en la pgina web de la Alcalda con acceso restringido a travs de una
clave, solo para funcionarios de la entidad.

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6. PLANEACIN ESTRATGICA

Para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad se formul un

diagnstico para analizar el estado en que se encontraba la entidad con respecto
a cumplimiento de requisitos, el cual fue la base para la creacin de un
cronograma para la formulacin del sistema de gestin de calidad, en el que se
describen las etapas necesarias para planificar, sensibilizar, documentar y
capacitar sobre el Sistema basado en la Norma Tcnica Colombiana en la Gestin
Pblica NTCGP 1000: 2009 en la Alcalda de Salazar de las Palmas
Para realizar la Poltica de Calidad se realiz unaMatriz de correlacin, la cual
contiene la interaccin de los propsitos organizacionales Vs. requisitos del
cliente, comunidad beneficiaria, de all se obtienen tambin los Objetivos de
Calidad.

6.1 MISION
La Alcalda de Salazar de las Palmas comprometida con la comunidad se
establece como una organizacin territorial gerenciada socialmente por personas
con calidad tica y moral, bajo principios democrticos y de transparencia,
enmarcada por la participacin activa de la comunidad en un proceso de cambio
por el progreso y mejor calidad de vida de cada uno de sus habitantes.
6.2 VISIN
En el ao 2016 estaremos consolidados como uno de los municipios ejes de
desarrollo en el departamento, asegurando un desarrollo econmico y social
sostenible de su poblacin, mediante explotacin de talento humano en todos los
renglones de la economa. Inculcando sentido de pertenencia que refleje la
identidad cultural e histrica del municipio.
6.3 POLITICA DE CALIDAD
Es poltica de calidad de la Alcalda de Salazar de las Palmas mejorar la calidad
de vida y el acceso a oportunidades de todos sus habitantes, mediante el
desarrollo de programas y proyectos que promuevan el desarrollo socioeconmico
del municipio y la preservacin del medio ambiente, ampliacin de la cobertura y
mejora en la prestacin de los servicios pblicos, de salud y educacin,
fomentando la participacin ciudadana, con el acompaamiento de funcionarios
competentes y comprometidos con la mejora continua de sus procesos.

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6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

-

Ampliar y mejorar la calidad del servicio de agua potable en los

corregimientos que pertenecen al municipio
Mejoramiento de la red de alcantarillado y acueducto del municipio
Gestionar recursos para la rehabilitacin y mantenimiento de la
infraestructura en el sector salud del casco urbano y centros poblados.
Garantizar un actuar eficaz, eficiente, efectivo y oportuno en el
cumplimiento de la funcin institucional
Fortalecer el sistema de informacin sobre trmites y servicios en lnea del
municipio.
Generar mecanismos de participacin ciudadana
Apoyar e impulsar el sector econmico a travs de proyectos productivos en
los diferentes sectores
Fomentar el desarrollo de actividades de mitigacin y proteccin del medio
ambiente.
Fortalecer las competencias de los funcionarios para el mejoramiento de la
gestin institucional.
Mantener la mejora continua del Sistema de Gestin de Calidad

7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN

Manual de la calidad:
Es un documento en el cual se especifica el sistema de gestin de la calidad de
una organizacin. El Manual de Calidad de una entidad, es un documento donde
se especifican la misin y visin con respecto a la calidad as como la poltica y los
objetivos de la calidad que apuntan al cumplimiento de dicha poltica. El Manual de
Calidad expone adems la estructura del Sistema de Gestin de la Calidad y es un
documento pblico, si la entidad lo desea.

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Caracterizacin de proceso:
Es una herramienta documental que sirve para planificar las caractersticas
principales de un proceso. Esta podra contener los siguientes datos:
Informacin bsica: Nombre, objetivo, alcance, requisitos de los
clientes, requisitos legales, de la entidad y los normativos a cumplir
con respecto a la Norma NTCGP 1000: 2009.
Flujo del proceso enmarcado en actividades de acuerdo al ciclo
P-H-V-A.
Interaccin con otros procesos: Proveedores Entradas Productos
- Clientes.
Recursos Humanos e infraestructura.
Informacin: Documentos y registros generados.
Seguimiento y medicin: A travs actividades de seguimiento e
indicadores del proceso.

Procedimiento:
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivos:
Son documentos de trabajo detallados. Este contiene indicaciones muy precisas
como por ejemplo el manejo de un equipo, trmite de algo, operacin de una
mquina, etc.

Formatos:
Son los esquemas utilizados para consignar informacin que proporcione
evidencia de actividades, es una forma particular de codificar informacin para ser
almacenado. Existen diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de

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informacin. Por esto existen formato grafico, formatos de audio, formatos de

animacin, formato de documentos, etc.

Registros:
Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de
actividades desempeadas.

Plan de calidad:
Es un documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto o contrato
especfico.
7.1 MAPA DE PROCESOS
Este mapa est conformado por la representacin grfica de los procesos
Estratgicos, Evaluacin y Control, Misionales y de Apoyo, con sus respectivas
interacciones. El mapa de procesos se encuentra en el Anexo 1 de este manual
En el mapa se describen los procesos de la entidad de la siguiente manera:
Procesos Estratgicos
Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de
objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de
recursos necesarios, revisiones por la direccin, planificacin del programa y plan
de auditora.
-

Procesos Direccionamiento estratgico

Procesos Gestin de Calidad

Procesos Misionales
(O de realizacin del producto o de la prestacin del servicio): Incluyen todos los
procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento
de su objeto social o razn de ser.
-

Procesos Gestin de desarrollo local

Procesos Gestin de convivencia y seguridad ciudadana

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Procesos Apoyo
Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son
necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y
mejora.
-

Procesos Gestin Organizacional

Procesos Compras y Contratacin
Procesos Gestin Financiera
Procesos Gestin Documental

Procesos de Evaluacin
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a
realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones
correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de
apoyo y los misionales.
-

Procesos Gestin del control

7.2. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

Las caracterizaciones de los procesos mencionados anteriormente se encuentran
como anexo al presente manual. Ver anexo 2

7.3. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

Se elabor la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad la cual incluye los
procedimientos requeridos por la norma NTC GP 1000:2009 y los necesarios para
el funcionamiento de la organizacin con sus respectivos formatos. La
documentacin del Sistema de Gestin de Calidad se encuentra como anexo al
presente manual Ver Anexos 3,4 y 5.