DELAPAN LANGKAH DALAM PEMECAHAN MASALAH

8. MENENTUKAN TEMA
BERIKUTNYA

1. MENENTUKAN AKTIFITAS
2. MENGIDENTIFIKASI PENYEBAB

7. MENETAPKAN
STANDARDISASI

3. MENENTUKAN SOLUSI

ACTION PLAN
CHECK

6. MENGEVALUASI
SOLUSI

4. MERENCANAKAN
PERBAIKAN

DO
5. MENERAPKAN RENCANA
PERBAIKAN

Langkah 1 : Menentukan Aktifitas

No

Tahap

Identifikasi masalah

Stratifikasi masalah

Menentukan prioritas masalah

Menentukan tema

Menganalisis dampak dan harapan

Memahami pengaruh terhadap pihak yang

berkepentingan

Menentukan sasaran tema

Membuat jadwal aktifitas perbaikan

Pengesahan aktifitas

Alat
Lembar Pengumpulan Data
Pareto Diagram

Panca Mutu, SMART

Langkah 2 : Mengidentifikasi Penyebab

No

Tahap

Alat

Melakukan tinjauan objek masalah

Mencari kemungkinan penyebab

Stratifikasi penyebab

Memetakan sebab akibat

Menentukan kemungkinan akar penyebab

Mengumpulkan fakta & data akar penyebab

Lembar Pengumpulan Data

Menganalisis akar penyebab

Scatter Diagram

Menentukan akar penyebab dominan

Cause Effect Diagram,

Relation Diagram

Langkah 3 : Menentukan Solusi

No

Tahap

Membuat daftar alternatif solusi

Menganalisis alternatif solusi

Menetapkan solusi terbaik

Menganalisis risiko terhadap solusi terpilih

Alat
Tabel Komparasi Manfaat
Risk Analisis

Langkah 4 : Merencanakan Perbaikan

No

Tahap

Menyusunan rencana perbaikan

Mendokumentasikan rencana perbaikan

Merencanakan tindakan pencegahan terhadap risiko

solusi

Pengesahan rencana perbaikan

Alat

5W2H

Langkah 5 : Menerapkan Rencana Perbaikan

No

Tahap

Mempersiapkan kompetensi pelaksana

Mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan

Menerapan rencana peningkatan

Memantau progres penerapan

Mengukur hasil progres peningkatan

Memvalidasi hasil pengukuran peningkatan

Alat

Langkah 6 : Mengevaluasi Solusi

No

Tahap

Menganalisis hasil peningkatan

Membandingkan masalah, sasaran dan pencapaian

Menilai value added

Memverifikasi kinerja keuangan

Meninjau masalah yang belum terselesaikan

Meninjau tindakan pencegahan terhadap dampak

peningkatan

Meninjau pengaruh terhadap pihak yang

berkepentingan

Alat

Langkah 7 : Menetapkan Standardisasi

No

Tahap

Membuat usulan standar baru

Mengesahkan standard baru

Mensosialisasikan standard baru

Alat

Langkah 8 : Menentukan Tema Berikutnya

No

Tahap

Identifikasi masalah

Stratifikasi masalah

Menentukan prioritas masalah

Menentukan tema

Menganalisis dampak dan harapan

Memahami pengaruh terhadap pihak yang

berkepentingan

Menentukan sasaran tema (Panca Mutu)

Membuat jadwal aktifitas peningkatan

Pengesahan aktifitas

Alat

FORMAT PENULISAN RENCANA

PERBAIKAN
Penetapan rencana penanggulangan & sasaran (antara) dengan berpedoman
pada 5W + H
WHY
Faktor
Penyebab
Dominan

Suara Trap
kondensat
keras
(rata-rata
117
desibel)

HOW

WHAT

WHEN

WHERE

WHO

Penanggulangan

Sasaran
(Antara)

Batas
Waktu

Tempat /
Lokasi

Penanggung
Jawab

Menutup rapat /
las seluruh
pengeluaran trap
E-103, E-306, E404 menuju line
kondensat,
Biaya
Rp. 1.000.000,-

Suara trap
5-10 Juli
kondensat
2011
tidak keras
sehingga
kebisingan
turun menjadi
maksimum 72
Desibel,
komunikasi
radio tidak
terganggu

Di
E-103
E-306
E-404

Mulyadi

10

FORMAT PENULISAN RENCANA

PERBAIKAN
Penetapan rencana penanggulangan & sasaran (antara) dengan berpedoman
pada 5W + 2H
WHY
Faktor
Penyebab
Dominan

Suara
Trap
kondens
at keras
(rata-rata
117
desibel)

HOW

WHAT

WHEN

WHERE

WHO

HOW
MUCH

Penanggulangan

Sasaran
(Antara)

Batas
Waktu

Tempat /
Lokasi

Penang
-gung
Jawab

Biaya

Menutup rapat /
las seluruh
pengeluaran
trap E-103, E306, E-404
menuju line
kondensat,
Biaya
Rp. 1.000.000,-

Suara trap
kondensat
tidak keras
sehingga
kebisingan
turun
menjadi
maksimum
72 Desibel,
komunikasi
radio tidak
terganggu

5-10 Juli
2011

Di
E-103
E-306
E-404

Mulyad Rp.
i
1.000.0
00

11

FORMAT PENULISAN RENCANA

PERBAIKAN
Penetapan rencana penanggulangan & sasaran (antara) dengan berpedoman pada
5W + 3H
WHY

HOW

Faktor
Penyebab Penanggulangan
Dominan
Suara Trap
kondensat
keras
(rata-rata
117
desibel)

Menutup rapat /
las seluruh
pengeluaran trap
E-103, E-306, E404 menuju line
kondensat,
Biaya
Rp. 1.000.000,-

WHAT

WHEN

WHERE

WHO

HOW
MUCH

HOW
MUCH

Sasaran
(Antara)

Batas
Waktu

Tempat /
Lokasi

Penang
-gung
Jawab

Biaya

Manfaat

Suara trap
kondensat
tidak keras
sehingga
kebisingan
turun
menjadi
maksimum
72 Desibel,
komunikasi
radio tidak
terganggu

5-10 Juli
2011

Rp.
1.000.0
00

Kebising
an turun
menjadi
maksimu
m 72
Desibel,

Di
E-103
E-306
E-404

Mulyadi

12

YANG MEMBANTU MENEMUKAN MASALAH

1.

Hasil dibawah standar

2.

Hasil dibawah rencana

3.

Kinerja dibawah prestasi kompetitor (internal /ekternal)

4.

Ada cara yang lebih mudah

5.

Ada cara yang lebih betul / benar

6.

Ada cara yang lebih cepat

7.

Ada cara yang lebih murah

8.

Ada cara yang lebih aman

9.

Ada cara yang lebih memuaskan pelanggan

10.

Ada cara yang bisa ditingkatkan

11.

Ada cara yang bisa diperbaiki

13

MASALAH YANG AKAN DIANGKAT

Do
Sistem, efisiensi, kelancaran pengadaan barang

Keluhan pelanggan yang tidak mendesak untuk diselesaikan

(untuk mencegah terulangnya kembali)

Dont
Kebijakan manajemen (peraturan perusahaan, peraturan
personalia)
Ketentuan pemerintah (UU, KepMen dll) & Masalah bagian lain
Keluhan pelanggan yang sangat mendesak untuk diselesaikan

14

DASAR UNTUK MEMBANDINGKAN ANTAR

MASALAH/PENYEBAB

1. Dampaknya
2. Frekuensinya
3. Deviasi
4. Urgensi
5. Kemudahannya

15

PENENTUAN PRIORITAS
Dalam menentukan prioritas masalah/penyebab dapat
digunakan :

1. Data kuantitatif

2. Data kualitatif (komparasi, data matrik, dll)

3. Musyawarah
4. Pembobotan ( NGT, multi voting, selection grid)

16

PANCA MUTU
1. Produk (Barang/Jasa)

2. Biaya
3. Penyerahan
4. K3L (Keamanan, Kesehatan dan Keselamatan Kerja &
Lingkungan)
5. Semangat

17

PANCA MASALAH
1. Penyimpangan terhadap standar
2. Penyimpangan terhadap rencana

3. Keluhan/umpan balik pelanggan

4. Prestasi dibawah kompetitor
5. Kebutuhan potensial pelanggan

18

DASAR PENETAPAN SASARAN (TARGET) :

1.

Kebijakan Atasan (Rencana Kerja & Anggaran Perusahaan

(RKAP), Program Peningkatan/Pengembangan )

2.

Standar perusahaan / nasional / international / asosiasi

3.

Prestasi Terbaik Sebelumnya

4.

Prestasi Kompetitor

5.

Janji kepada Pelanggan/ Kebutuhan/ harapan Pelanggan

6.

Keluhan Pelanggan

7.

Kalkulasi Estimasi Kemungkinan Pencapaian

PENETAPAN SASARAN
Specific, Measureble, Asignable, Realistic, Time Related
19

STANDARDISASI
Ada dua macam sasaran :

1. Yang berulang disebut standar, dan ini perlu dijaga

2. Yang tidak berulang disebut rencana, dimaksudkan
untuk meningkatkan kondisi sekarang
Standar adalah :
Kristalisasi dari pengalaman masa lalu dan pengetahuan
yang kita miliki
Efisiensi industri tergantung dari jumlah standar-standar
yang bagus dan bagaimana standar-standar tersebut
diterapkan
20

STANDARDISASI
1. STANDAR MASUKAN / INPUT
Apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan standar proses seperti ;
material, peralatan, kondisi dan kualitas SDM yang dibutuhkan
2. STANDAR PROSES / PROCESS
Tahapan cara & ukuran perlakuan yang diperlukan untuk menghasilkan
produk yang diharapkan seperti: SOP, Prosedur, Instruksi kerja
3. STANDAR HASIL / OUTPUT
Acuan kondisi produk / jasa yang diharapkan seperti ; ukuran kinerja,
dimensi fisik, tampilan, fungsi
21

BEBERAPA HAL PENTING YANG MENYANGKUT

STANDAR
1. Standardisasi menjamin kompatibilitas

2. Standardisasi menghemat berpikir dan komunikasi.

3. Standardisasi membantu menghasilkan produk-produk yang
dapat diandalkan.
4. Standardisasi meningkatkan tingkat kemampuan teknik.
5. Standar adalah alat manajemen
6. Menerapkan standar perlu training
7. Standar harus direvisi atau diperbaharui

22