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Cdigo: I18
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Fecha de actualizacin:
17/05/2014

INSTRUCTIVO
GESTION DE CAPACITACIONES

ELABOR
Arnulfo Caviedes Cardoso
Coordinador de gestin
organizacional

REVIS

APROB

Coordinador de seleccin
Coordinador de gestin humana

Gerente de gestin humana

1. 0BJETIVO
Establecer los criterios y la metodologa para realizar un proceso de capacitacin eficaz para
los trabajadores de la compaa.
2. ALCANCE
Aplica para todos los cargos y agencias de la compaa y para todos los sistemas de
gestin.
3. DEFINICIONES
3.1 Capacitador.
Para efectos de este documento, es la persona que dicta una
capacitacin interna o coordina la realizacin de una capacitacin por parte de un ente o
capacitador externa.
3.2Tipos de eventos de capacitacin o divulgacin.
3.2.1 Capacitacin: Se refiere a actividades para transferir conocimientos, sensibilizar
o entrenar a una o ms personas.
3.2.2 Divulgacin de procedimientos y circulares: Se refiere a capacitaciones
sobre procedimientos formales nuevos o modificados (manuales, instructivos,
circulares, formatos, etc).
3.2.3 Divulgacin de Informacin: Se refiere a la comunicacin de informacin
diferente a procedimientos y circulares.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1Evaluacin de las capacitaciones
La eficacia se debe evaluar de la siguiente manera:
Tipo de evento
Capacitacin
Divulgacin
de
procedimientos y circulares
Divulgacin de Informacin

Se debe aplicar
evaluacin al
capacitador?
S
S
No

Se debe evaluar a los

capacitados?
S
No (Esto se evala por medio
de las auditoras internas)
No

4.1.1 Evaluacin al capacitador

Se realiza al final de la capacitacin, aplicando el formato F162.
4.1.2 Evaluacin a los capacitados
Esta evaluacin se aplica nicamente a las capacitaciones que incidan la
competencia del personal, es decir, las que se encuentran definidas en el perfil
de cargo. La evaluacin de eficacia puede hacerse de dos maneras, segn se
prestablezca para cada tema de capacitacin. Las dos opciones son:
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CAPACITACIONES

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a. Examen de conocimientos. Una vez finalizada la capacitacin el capacitador

evala la eficacia de la capacitacin realizando un examen de conocimientos en
el formato F205. Estos se deben entregar al coordinador administrativo quien
deber escanearlos y enviarlos a Gestin humana junto con el registro de
asistencia escaneado. Los originales se archivarn en una carpeta de cada
agencia, etiquetada como CAPACITACIONES, deber archivarse en orden
cronolgico. Cuando se utiliza este mtodo se recomienda al capacitador realizar
la retroalimentacin inmediatamente aclarando las respuestas correctas durante
la misma sesin de clase.
b. Evaluacin del comportamiento en campo. Esta evaluacin se debe realizar
mnimo un mes despus y la debe realizar el jefe inmediato. Para ello el
coordinador de gestin humana les enva la lista de capacitaciones recibidas por
su personal a cargo junto con la informacin de la capacitacin y la pregunta que
deber aplicar en cada caso, en el formato F126.

4.2Normas para capacitaciones y reuniones eficaces

1. Puntualidad.
Todos debemos estar en el sitio por lo menos 5 minutos antes de su inicio.
2. Uso restringido del celular.
El servicio al cliente no debe interrumpirse porque estamos en una capacitacin.
Ni una capacitacin debe interrumpirse porque alguien sigue usando su Celular.
Por lo cual se recomienda dejar el celular fuera de la capacitacin a cargo de un
compaero que pueda atendernos las llamadas, y decidir si nos interrumpe para
dar atencin a un asunto urgente o tomarnos la razn para que la atendamos al
salir.
3. Uso restringido del computador.
No se debe abrir computadores ni dispositivos electrnicos personales, a menos
que lo requiera para alguna actividad de la capacitacin o reunin, como tomar el
acta o en el momento en que se vaya a proyectar una presentacin.
El capacitador o presidente de la reunin deber recordar al inicio estas normas.
4.3Tcnicas que deben aplicar los capacitadores
4.3.1 Prepararse bien
4.3.2 Preparar mecanismos de participacin del personal (Ejercicios ldicos, talleres,
preguntas, entre otros)
4.3.3 Recordar al inicio las normas para reuniones eficaces
4.3.4 Sujetarse al tiempo establecido
4.3.5 Suministrar informacin nemotcnica y/o brindar las herramientas necesarias
4.4Asistencia a las capacitaciones
La asistencia a las capacitaciones convocadas es obligatoria, y quien no pueda asistir
deber presentar excusa previa al organizador y/o Gestin Humana.
5

DESARROLLO

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INSTRUCTIVO
CAPACITACIONES

Actividad

Identificar
necesidades
y programar

Planear
ejecucin de
capacitacion
es del
Programa

Radicar la
capacitacin
y Realizar
convocatori
a

Ejecutar la
capacitacin

Responsa
ble

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Descripcin

Coordinador Elabora y mantiene actualizado el

de
plan de formacin a realizar
seleccin
durante el ao. Alimentndolo
(Ejecuta)
principalmente con las
Gerente de
necesidades de formacin
Gestin
requeridas en los perfiles de los
Humana
cargos, identificadas como
(Aprueba)
brechas o vacos (que las
personas an no han realizado).
Coordinador Establece los contenidos temticos
de
Busca y selecciona entidades
seleccin
capacitadoras externas
Planea la logstica para su
realizacin
Capacitador Solicita al Coordinador de seleccin
o
la radicacin del registro de
coordinador asistencia F42, indicando el tema,
de
los contenidos, horarios y personal
capacitaci
invitado
n externa
Coordinador En la herramienta Gestin de
de
Capacitaciones realiza lo siguiente:
seleccin
Elabora el registro de asistencia
F42, asegurndose de anotar
los temas correctos y todos los
contenidos temticos.
Define si se debe evaluar la
eficacia y el mtodo de
evaluacin a aplicar (Ver 4.1)
Enva automticamente la
convocatoria va e-mail a los
participantes.
Enva el registro de asistencia
radicado al capacitador,
indicando si aplica evaluacin y
cmo deber evaluarse.
Enva al capacitador el formato
F162 Evaluacin por el
capacitado, si aplica.
Enva al capacitador el formato
F205 Examen de
conocimientos, si aplica.
Capacitador Coordinar la logstica para la
capacitacin.
Realiza recordatorios al
personal va e-mail, por escrito
o verbalmente; por lo menos un
da antes.
Lleva a cabo la capacitacin

Document
os
F205
Programa de
formacin

Email
enviado con
sus adjuntos.

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aplicando las tcnicas sugeridas

(4.3)
Pasa el registro F42 a los
participantes para su firma y se
asegura que todos firmen.

Tomar firma
de los
participante
s
Aplicar
evaluacin
de la
capacitacin

Capacitador

Capacitador

Cuando aplique, pasa el formato

F162 a los participantes para que
stos lo diligencien.

Aplicar
examen de
conocimient
os

Capacitador

Entregar
registros al
Coord.
administrati
vo

Capacitador

1
0

Anotar las
causas de
no
asistencia
Consolidar
respuestas
evaluacin
capacitador

Coord.
administrati
vo

Cuando aplique, aplica el examen

de conocimientos (F205) a los
participantes.
Califica (Solicita que intercambien
exmenes y un compaero
califique al otro, haciendo la
retroalimentacin sobre las
respuestas correctas) y recoge los
exmenes.
Entrega al Coord. administrativo los
siguientes registros diligenciados:
F42 Registro de asistencia, F162
Evaluacin de una capacitacin por
el capacitado Y F205 Examen de
conocimientos
Si hubo personas convocadas que
no asistieron debe anotar la causa
en el registro de asistencia F42.

1
2

Enviar
registros
escaneados
a Gestin
Humana

Coord.
administrati
vo

1
3

Archivar los
registros
electrnicos

Coordinador
de
seleccin

1
1

Coord.
administrati
vo

F42 Registro
de asistencia
F162
Evaluacin
de una
capacitacin
por el
capacitado
F205
Examen de
conocimient
os

Suma las respuestas positivas y

negativas de los participantes
sobre el desempeo del
capacitador, y anota las cantidades
totales en un formato F162
Evaluacin de una capacitacin por
el capacitado.
Escanea los siguientes registros y
enva al coordinador de seleccin:
F42 Registro de asistencia
F205 Examen de conocimientos
Registro consolidado del F162
Evaluacin de una capacitacin por
el capacitado
Archiva los registros escaneados
recibidos en una carpeta del
SERVIDOR llamada
CAPACITACIONES, dentro de la cual
deber abrir una subcarpeta para
cada capacitacin nombrada por el
nmero de la capacitacin seguido
de la agencia y el tema.

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CAPACITACIONES
1
4

Controlar la
asistencia

1
5

Controlar
calidad de
las
capacitacion
es

1
6

Asegurar la
realizacin
de las
evaluacione
s de eficacia

1
7

Realizar
seguimiento
a las
acciones
pendientes

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Coordinador
de
seleccin

Registrar quines asistieron y

quines no, en la herramienta de
Gestin de capacitaciones,
indicando la causa por la que no
asistieron y definiendo el plan de
accin en cada caso. La
herramienta enva email
automticamente al capacitador y
al responsable de la accin para
notificarlos sobre el plan de accin
y el plazo.
Coordinador Registrar en la herramienta de
de
Gestin de capacitaciones el
seleccin
resultado consolidado de la
evaluacin de la capacitacin. Y
retroalimentar va email al
capacitador sobre los aspectos a
mejorar, solicitando acciones
concretas cuando lo considere
pertinente.
Coordinador A travs de la herramienta de
de
capacitaciones, una vez al mes
seleccin
debe enviar las Evaluaciones de
eficacia por comportamiento en
campo F126, que deben realizar
los jefes inmediatos. Adems
cuando sea pertinente se
recomienda que los llame y les
explique lo que se espera que
hagan y el plazo. Posteriormente
debe hacerles recordatorios, si es
necesario.
Cuando lleguen las evaluaciones,
sean de exmenes de
conocimientos o de
comportamiento en campo, el
coordinador debe registrar el
resultado en la herramienta,
indicando el plan de accin,
responsable y plazo para los
casos ineficaces, y notificando va
email.
Coordinador
de
seleccin

F126
Evaluacin
de eficacia
de la
capacitacin
en campo

Utilizando la herramienta de
capacitaciones realiza seguimiento
a las acciones pendientes por
inasistencia o ineficacia. Enva
recordatorios y confirma su
ejecucin cuando recibe
notificacin de las capacitaciones
supletorias realizadas.

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DOCUMENTOS RELACIONADOS
REGISTRO DE ASISTENCIA (F42)
EVALUACION DE CAPACITACION (F162)
EVALUACION DE EFICACIA DE LA CAPACITACION EN CAMPO (F126)
EXAMEN DE CONOCIMIENTOS (F205)

CAMBIOS RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR

Se centraliza la elaboracin del registro de asistencia a nivel nacional en el

coordinador de seleccin.
Se cambia el evento Formacin tcnica del desempeo por Capacitacin y se
elimina el evento: Otros eventos.
Se modifica la metodologa y criterio para evaluar la eficacia.
Se implementa nueva versin de la herramienta de Excel para facilitar el control
del ciclo completo de las capacitaciones, es decir controlar la asistencia y la
eficacia.

ANEXOS
No aplica.

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