Manual Del Dpto Transporte PDF

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE TRASPORTE
MANUAL
MANUAL DE
DE NORMAS
NORMAS Y
Y PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DE
DE TRANSPORTE
TRANSPORTE
JULIO
JULIO 2007
2007
Divisi
n de
n yy Sistemas
Divisi
Organizaci
Divisin
de Organizaci
Organizacin
Sistemas
CAP:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
SEC:
VERSIN
1
PG:
1/75
FECHA:
JULIO 2007
UNIDAD DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

ASUNTO: CONTENIDO
Registro de Certificacin del Manual

Introduccin
Captulo I
1. Aspectos Generales del Manual
1.1 Objetivo/Alcance.
1.2 Hoja de Vida del Manual.
1.3 Hoja de Participantes.
1.4 Uso del Manual.
1.5 Base Legal.
1.6 Normas Generales.
Captulo II
2. Descripcin de los Procedimientos y Flujogramas
2.1 Seccin de Operaciones
2.1.1 Prestacin de Servicios en Rutas Administrativas.
2.1.2 Prestacin de Servicios Especiales de Transporte.
2.2 Seccin de Talleres Diesel y Gasolina
2.2.1 Uso de Herramientas.
2.2.2 Reparacin de Vehculos.
2.3 Seccin de Seguridad Interna
2.3.1 Control de Acceso de Visitantes.
2.3.2 Control de Acceso de Vehculos.
2.3.3 Inspeccin de Vehculos.
2.4 Seccin de Compras
2.4.1 Adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios.
2.4.2 Programacin de Compras Anuales.
2.5 Seccin de Almacn
2.5.1 Entrada de Mercanca al Almacn.
2.5.2 Salida de Mercanca de Almacn
2.5.3 Control de Entrega de Materiales a los conductores.
2.6 Seccin de Administracin
2.6.1 Elaboracin y Tramitacin de Solicitudes de Cheques.
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FECHA:
MNYP DPTO DE TRANSPORTE/VRAD
ELABORADO POR
APROBADO POR
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JULIO 2007

ASUNTO: CONTENIDO
2.6.2 Uso y Manejo de Fondo Rotatorio.

2.6.3 Reposicin de Fondo Rotatorio.
2.6.4 Uso y Manejo de Caja Chica.
2.6.5 Reposicin de Caja Chica.
2.6.5 Pago de Viticos.
2.6.6 Control de Inventario.
2.6.7 Control de Inventario.
2.6.8 Conciliaciones Bancarias.
2.7 Seccin de Personal
2.7.1 Obtencin de Recursos Humanos.
2.7.2 Relaciones Laborales.
2.7.3 Administracin de Salarios.
2.7.4 Tramitacin de Beneficios Socioeconmicos.
2.7.5 Seguridad e Higiene en el trabajo.
2.7.6 Adiestramiento de Personal
2.7.7 Planificacin de Carrera.
2.7.8 Compensacin Salarial.
Captulo III
3. Anexos.
3.1
Glosario de trminos.
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ASUNTO: INTRODUCCIN
TITULO DEL MANUAL
Versin N
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
01
Este Manual fue elaborado por la Divisin de Organizacin y Sistemas conjuntamente con el personal del Departamento
de Transporte adscrito al Vicerrectorado Administrativo de la Universidad Central de Venezuela, con la debida revisin y
aprobacin por parte de las autoridades correspondientes.
ELABORADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
Tsu. Marylin Mourezuth
Analista de Organizacin y
Sistemas
FECHA
REVISADO POR
NOMBRE
CARGO
Wilfredo Rodrguez
Jefe del Departamento de

Transporte
Jefe de la Div. de
Organizacin y Sistemas
Directora de Planificacin y
Presupuesto
Subdirectora de Planificacin
y Presupuesto
Lic. Marisela Gonzlez

Econ. Miren Caires
Econ. Rubmar Gonzlez
FIRMA
FECHA
AVALADO POR
NOMBRE
Prof. Elizabeth Marval
CARGO
Vicerrectora Administrativa
Prof. Martha Patricia Aguilera
Coordinadora del
Vicerrectorado Administrativo
FIRMA
FECHA
FIRMA
FECHA
APROBADO POR
NOMBRE
CARGO
Dr. Antonio Pars
Rector
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ASUNTO: INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Transporte, contiene un conjunto de

normas, procedimiento, flujograma y formularios que cada una de las Secciones del Departamento deben
cumplir para el logro de las funciones asignadas. Este Manual esta diseado para optimizar las funciones
desempeadas por el departamento.
Este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de los
procedimientos, esta conformado por tres captulos:
Captulo I. Aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos y alcance del Manual, la base legal
vigente y normas que orientan y rigen de manera general los procesos.
Captulo II Presenta las normas, procedimiento y flujograma con sus respectivas entradas y salidas, adems
se establecen los responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustada a las bases legales y normativas
de la Universidad, as como los formularios.
Captulo III Presenta glosario de trminos bsicos que complementan este Manual de Normas y
Procedimientos.
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ASUNTO: OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO DEL MANUAL:

Establecer los criterios bsicos que regirn las
actividades que efectan las distintas secciones
que conforman el Departamento de Transporte del
Vicerrectorado Administrativo con el fin de prestar
el mejor servicio a la comunidad universitaria.
ALCANCE:
Este manual est dirigido a todo el personal del
Departamento de Transporte de la Universidad
Central
de
responsabilidad
Venezuela,
de
la
quienes
tienen
la
de
los
ejecucin
procedimientos aqu descritos.
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ASUNTO: HOJA DE VIDA DEL MANUAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

N VERSIN
FECHA DE
VIGENCIA
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE
ACTUALIZACIN
PRINCIPALES CAMBIOS
REALIZADOS
1era.
Julio 2007.
Damelis Hernndez
Administradora (e)
Wilfredo Rodrguez
Jefe del
Departamento de
Transporte
1era. Versin
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ASUNTO: HOJA DE PARTICIPANTE
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

NOMBRES Y APELLIDOS.
UNIDAD
Wilfredo Rodrguez
Jefe de Departamento
Ramn Urbez
Seccin de Personal
Damelis Hernndez
Seccin de Administracin
Jos Pez
Seccin de Talleres Diesel y Gasolina
Humberto Gonzlez
Seccin de Compras
Hilda Nolazco
Departamento de Transporte
Lus Malaver
Seccin de Seguridad Interna
Jos Carreo
Seccin de Operaciones
Jos L Rodrguez
Seccin de Almacn
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ASUNTO: USO DEL MANUAL
Para la correcta implantacin de este Manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. El Manual debe estar a disposicin de todo el personal que forme parte de este Departamento.
2. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las polticas de la Universidad Central de
Venezuela que en materia de procedimientos afecte la estructura del Manual, generar tambin un cambio
en su contenido con el fin de adaptarlo a las nuevas polticas emitidas.
3. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una informacin clara y
precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento como sobre las responsabilidades
acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo, hasta un nivel de detalle.
4. Los usuarios del Manual, debern notificar a su supervisor inmediato las sugerencias, modificaciones o
cambios que afecte el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con
ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.
5. Este Manual est dividido en captulos y secciones con el fin de hacer ms fcil su actualizacin. Solamente
podr ser modificado por la Divisin de Organizacin y Sistemas.
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ASUNTO: BASE LEGAL
BASE LEGAL
Art. 32. La responsabilidad administrativa del

funcionario pblico.
Art. 33. Las sanciones administrativas a los
Constitucin de la Repblica Bolivariana de
funcionarios pblicos.
Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24-03Reglamento de la Ley de Transporte y Transito
2.000, Segunda Versin.
Terrestre
Art. 141. Principios de la Administracin Pblica.
Acuerdo-Resolucin
Art. 311. De la Gestin Fiscal.
entre
la
Universidad
Central de Venezuela y la Asociacin de

Empleados Administrativos, Tcnicos y de
Art. 314. De la Ley de Presupuesto.

Art. 315. De los Presupuesto Publico anuales de
Servicios de la UCV (1990) - UCV AEA.

II Convencin Colectiva de Trabajo suscrita
gastos
Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y el Sistema Nacional de Control
Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de
entre la Universidad Central de Venezuela (UCV)

y
el
Sindicato
Profesionales
Nacional
Universitarios
Asociacin
en
de
Funciones
Administrativas y Tcnicas (APUFAT) 01-01-
diciembre de 2.001.
2002.
Art. 2. Objeto de la Ley.
Convencin Colectiva de Personal Obrero al
Art. 35 al Art. 41. Del Control Interno.
Ley
sobre
Simplificacin
de
Servicio de las Universidades Nacionales y de

Trmites
las Oficinas Tcnicas Auxiliares del Consejo
Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N
Nacional de Universidades 1997-1999.
36.845 del 07 de diciembre de 1999.
Contrato
En todo su contenido.
Universidad Central de Venezuela y el Sindicato
Ley de Transporte y Transito Terrestre
Colectivo
de
Trabajo
entre
la
nico de Trabajadores del Transporte del

Distrito Federal y Estado Miranda y Automotor
Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta
del Estado Aragua del 17 de Noviembre de 1986
Oficial No. 5.637 Extraordinario del 07 de Abril

Todas aquellas normativas legales aplicables al
de 2003.
Manual
Art. 4. Del patrimonio pblico.
Art. 27. De la responsabilidad de la Contralora
General de la Repblica.
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JULIO 2007

ASUNTO: NORMAS GENERALES
NORMAS GENERALES
1. El Manual de Normas y Procedimientos es para

el
uso
de todo
el personal
adscrito
al
Departamento de Transporte de la Universidad

Central de Venezuela. Por esta razn, dicho
manual deber ubicarse en un lugar que sea de
fcil acceso para todos.
2. El
contenido
del
Manual
de
Normas
Procedimientos es de estricto cumplimiento

para las personas involucradas, por lo tanto, el
nivel supervisor ser responsable de divulgar
su informacin y vigilar su cumplimiento.
3. La revisin y actualizacin completa de este
manual debe hacerse por los menos una vez al
ao, a excepcin de aquellos casos donde
existan modificaciones o cambios los cuales
debern ejecutarse inmediatamente.
4. Ninguna
Seccin
Transporte
del
tendr
Departamento
facultad
para
de
hacer
modificaciones de las normas y procedimientos,

por lo tanto cualquier requerimiento para
efectuar cambios en los mismos deber ser
solicitado a la Jefatura del Departamento.
5. Cuando se efecten las modificaciones deber

indicarse el nmero de la revisin, la fecha de
modificacin,
modificado,
pgina,
aprobado
elemento,
por
punto
firmas
correspondientes.
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ELABORADO POR
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PG:
II
2.1.1
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UNIDAD SECCIN DE OPERACIONES

PROCEDIMIENTO: PRESTACIN DE SERVICIOS EN RUTAS ADMINISTRATIVAS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de Operaciones para prestar el servicio de transporte que traslade
desde sus hogares hasta la institucin y viceversa, a todos los miembros de la comunidad universitaria, todos
los das laborales del calendario acadmico.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Seccin de Operaciones.
NORMAS ESPECFICAS
1. El Departamento de Transporte cuenta con trece (13) rutas urbanas y siete (7) extraurbanas conformadas
de acuerdo a los requerimientos de los usuarios.
2. La Seccin de Operaciones mantendr un listado de conductores y sus respectivas rutas en la cual labora.
3. La Seccin de Operaciones deber reportar a travs del formato Reporte de Fallas
cualquier falla
presentada por las unidades de transporte pertenecientes al Departamento de Transporte.
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PROCEDIMIENTO: PRESTACIN DE SERVICIOS EN RUTAS ADMINISTRATIVAS
PRESTACIN
DE
SERVICIOS
EN
RUTAS
ADMINISTRATIVAS
SECCIN DE OPERACIONES
1. Asigna conductor de acuerdo a lista de
conductores.
2. Verifica la asistencia del conductor.
2.1 En
caso
de
no
haber
asistido
el
conductor busca el conductor que lo supla.

2.2 En caso de haber asistido el conductor
llena Relacin de Pago de Viticos y remite
a la seccin de administracin, para que
proceda a realizar el pago de vitico
procedimiento descrito en este manual.
3
Elabora Planilla
Servicios Ordinarios de
Vehculos
4
Entrega Planilla
Servicios Ordinarios de
Vehculos al conductor
5
Entrega el conductor Planilla

Ordinarios
de
Vehculos
al
Servicios
agente
de
seguridad al momento de salida del vehiculo

para iniciar el procedimiento de Experticia de
Vehculos descrito en el presente Manual.
6
Corrobora la presencia de alguna falla o avera

al momento de recibir el vehiculo.
6.1 En caso de haber alguna falla llena el
formato Reporte de Fallas y presenta
ante la seccin de Talleres.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Operaciones
2.1.1 Prestacin del servicios de transporte en Rutas Administrativas

1.
Asigna conductor de acuerdo a la

lista de conductores
2. Verifica
conductor
la
asistencia
no
Conductor ausente?
del
4. Llena Relacin de Pago de

Viticos y remite a la seccin de
administracin
Pago de viticos
si
3. Busca el conductor que lo supla.
5. Elabora Planilla
Servicios
Ordinarios de Vehiculos
6. Entrega Planilla
Servicios
Ordinariso de Vehiculos al
conductor
7. Conductor
entrega
Planilla
Servicios Ordinarios de Vehiculos
al vigilante al momento de salida
REVISADO Y VALIDADO POR:
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
Experticia de vehculos

CAP:
SEC:
PG:
II
2.1.2
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JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PRESTACIN DE SERVICIOS ESPECIALES DE TRANSPORTE
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de Operaciones para prestar el servicio de transporte de manera
eventual a miembros de la comunidad ucevista para cumplir actividades a celebrarse fuera de la Ciudad
Universitaria.
NORMAS ESPECFICAS
1. El Departamento de Transporte prestara el servicio a miembros de la comunidad ucevista de manera
eventual para cumplir actividades docentes, de investigacin, de extensin, administrativas, culturales,
deportivas a celebrarse fuera de la Ciudad Universitaria.
2. Los Servicios especiales solo se prestaran con el respaldo de la mxima autoridad de la escuela, Facultad o
Dependencia a la cual estn adscritos los solicitantes
3. Los costos por conceptos de viticos, pernoctas y horas extras de los conductores, as como lo de
combustible, sern cubiertos por la unidad solicitante.
4. Los costos por concepto de viticos, pernocta y horas extras de los conductores debe ser tramitado por el
Departamento de Transporte y el dinero destinado al combustible deber ser administrado por el designado
como responsable del viaje.
5. El nmero de das acordados para el viaje no puede ser alterado, salvo por causas de fuerza mayor, que
debern ser notificadas a la brevedad posible al Departamento de Transporte.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.1.2
14/75
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JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PRESTACIN DE SERVICIOS ESPECIALES DE TRANSPORTE
PRESTACIN DE SERVICIOS ESPECIALES
10. Elabora Relacin de viajes a realizar y remite a

la Seccin de Almacn, para que proceda a
DE TRANSPORTE
efectuar el procedimiento de Control de Entrega

de Herramientas.
11. Presta el servicio.
1. Recibe oficio de solicitud de servicio de

transporte y documentacin soporte.
12. Archiva toda la documentacin en la carpeta de

viajes especiales.
2. Verifica la factibilidad del servicio

En caso de no ser factible prestar el servicio
elabora oficio notificando los motivos que no
permiten la realizacin del mismo.
En caso de ser factible prestar el servicio
Solicita la firma del Jefe del Departamento en el
oficio.
3. Asigna el vehculo de acuerdo a la lista de
conductores y la cantidad de pasajeros
4. Realiza clculos de viticos, pernocta y horas
extras.
5. Elabora
formatos
de
Horas
Extras
Presupuesto.
6. Elabora oficio de envo de informacin.
7. Enva a la Facultad o Dependencia solicitante
formatos de Horas Extras y Presupuesto.
8. Recibe el monto correspondiente solicitado por
la prestacin del servicio.
9. Entrega monto correspondiente al conductor y
realiza los trmites finales para la prestacin del
servicio.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Operaciones
2.1.2 Prestacin del servicios especiales de transporte

1.
Recibe oficio de solicitud de servicio de

transporte y documentacin soporte.
2. Verifica la factibilidad del servicio
3. Elabora oficio notificando los

motivos que no permiten la
realizacin del servicio
no
Factible?
si
4. Solicita la firma del Jefe del

Departamento en el oficio
5. Asigna el vehculo de acuerdo a la lista de

conductores y la cantidad de pasajeros
10. Verifica que el conductor reciba los viticos

por parte de la Facultad o Dependencia
6. Realiza clculos de viticos, pernocta y horas

extras
7.
Elabora formatos
Presupuesto
de
Horas
Extras
11. Elabora Relacin de viajes a realizar y

remite a la Seccin de Almacn
8. Elabora oficio de envo de informacin

Control de entrega de
de Herramientas
9.
Enva a la Facultad o Dependencia

solicitante formatos de Horas Extras y
Presupuesto
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.2.1
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VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007
UNIDAD SECCIN DE TALLERES DIESEL Y GASOLINA

PROCEDIMIENTO: USO DE HERRAMIENTAS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de talleres diesel y gasolina
para utilizar las herramientas
especiales que se encuentren en el Almacn.
Seccin de Talleres Diesel y Gasolina.
Seccin de Almacn.
NORMAS ESPECFICAS
1. El supervisor de talleres deber mantener un inventario actualizado de los equipos y herramientas
asignadas.
2. El personal mecnico velar por el correcto uso y custodia de las herramientas y equipos asignados.
3. El supervisor de talleres solicitar a la Jefatura del Departamento los equipos y herramientas necesarios.
4. Las herramientas y equipos cotidianos de trabajo estarn resguardas en la seccin de Talleres.
5. El sitio destinado para la guarda y custodia de las herramientas y equipos especiales de trabajo ser la
seccin de Almacn del Departamento de Transporte.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.2.1
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VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: USO DE HERRAMIENTAS
USO DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

SECCIN DE ALMACEN
SECCIN DE TALLERES/MECANICOS
1. En caso de requerir el uso de las herramientas
que se encuentran en Almacn.
2. Llena formato Utilizacin de Herramientas.
10. Recibe por parte del mecnico la herramienta.

11. Verifica que la herramienta se corresponda con
la herramienta entregada.
11.1 En caso de no corresponderse informa y
devuelve al mecnico solicitante.
3. Solicita la firma del jefe de la seccin en seal

de autorizacin del uso de las herramientas.
11.2 En caso de corresponderse, guarda la

herramienta en el lugar destinado para tal fin
4. Entrega en el almacn formato Utilizacin de

Herramientas
y registra la entrada de la misma en el

formato Utilizacin de Herramientas.
SECCIN DE ALMACEN
5. Recibe formato Utilizacin de Herramientas
12. Archiva formato Utilizacin de Herramientas

para su informacin y fines consiguientes.
6. Verifica la disponibilidad de la herramienta

solicitada.
6.1
En caso de no estar disponible Indica

al solicitante la no disponibilidad de la
herramienta.
6.2
En caso de estar disponible entrega la

herramienta al solicitante y archiva el
formato Utilizacin de Herramientas en
espera de la entrega de la herramienta al
almacn.
7. Recibe la herramienta.
8. Utiliza la herramienta segn el requerimiento.
9. Entrega la herramienta en la seccin de
Almacn.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Talleres
2.2.1 Uso de herramientas

ALMACEN
Reparacin
de Vehculos
1.
En caso de requerir el uso de las

herramientas que se encuentran en
Almacn
2.
Llena
formato
Herramientas
Utilizacin
de
3.
Solicita la firma del jefe de la seccin en

seal de autorizacin del uso de las
herramientas.
5.
Recibe
formato
Herramientas
6.
Verifica la disponibilidad
herramienta solicitada
6.1. Indica al solicitante la no

disponibilidad
de
la
herramienta
Utilizacin
no
de
de
la
disponible ?
si
4. Entrega en el almacn
Utilizacin de Herramientas
6.2. Entrega la herramienta al solicitante

y archiva el formato utilizacin de
herramientas en espera de la
entrega de la herramienta
formato
C:P:2
P:7
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
FLUJOGRAMA
PGINA: 2 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Talleres
2.2.1 Uso de herramientas
V:P:2
P:6
ALMACEN
7. Recibe la herramienta
10. Recibe la herramienta por parte del
mecnico solicitante
8.
Utiliza la herramienta
requerimiento
segn
el
11. Verifica que se corresponda con la

herramienta entregada
9.
Utiliza la herramienta segn el

requerimiento entrega la herramienta
a la Seccin de Almacn
11.1.
Indica
la
no
correspondencia y devuelve
al solicitante
no
corresponde?
si
11.2. Guarda la herramienta en el lugar
destinado para tal fin.
12. registra en el formato utilizacin de

herramientas las recepcin de la
herramienta y archiva
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.2.2
17/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: REPARACIN DE VEHICULOS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Talleres Diesel y Gasolina para realizar la reparacin de
vehculos pertenecientes al Departamento de Transporte.
Seccin de Talleres Diesel y Gasolina.
NORMAS ESPECFICAS
1. Las Unidades de transporte debern ser reparadas en los talleres del Departamento de Transporte, de
acuerdo a lo previsto en la Convencin Colectiva de trabajo vigente.
2. La Seccin de Operaciones notificar por escrito a travs del formato Reporte de Fallas aquellas
averas encontradas en las unidades de transporte.
3. La Seccin de Talleres de Diesel y Gasolina recibir Reporte de Fallas por parte de la Seccin de
Operaciones.
4. El supervisor de la Seccin de Talleres de Diesel y Gasolina deber asignar los Reportes de Fallas al
personal mecnico, tomando en cuenta la carga de trabajo.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.2.2
18/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: REPARACIN DE VEHICULOS
REPARACIN DE VEHICULOS
6.1.2
Registra la reparacin efectuada en el

formato Evaluacin y remite al Jefe de
la seccin.
SECCIN DE TALLERES/JEFE
1.
2.
6.2 En caso de requerir repuestos elabora
Recibe de la Seccin de Operaciones
formato Solicitud de Repuestos al Almacn y
formato Reporte de Fallas.
enva al jefe para su autorizacin y envo al
Analiza las fallas encontradas a la flota de
almacn.
vehculos y determina si puede ser reparada
6.2.1
Recibe del Almacn los repuestos
en el Departamento
2.1
En caso de no poder ser reparada en

el Departamento enva Reporte de
necesarios para la reparacin.

7
Realiza la reparacin
Realiza prueba de carretera junto al conductor
Registra la reparacin efectuada en el formato
Fallas a la Seccin de Siniestros.

2.2
En caso de poder ser reparada en el
Evaluacin y remite al Jefe de la seccin.
Departamento distribuye a los distintos

mecnicos de la seccin.
3.
10. Recibe formato de Evaluacin
Recibe asignacin por parte del jefe de la
11. Verifica la informacin recibida.
seccin.
12. Enva para el archivo del formato Evaluacin
4.
Realiza evaluacin de la falla.
5.
Llena formato Evaluacin junto al conductor
en el expediente del vehiculo para su control.
del vehiculo.
6.
Determina la necesidad de repuestos para la

reparacin.
6.1 En caso de no requerir repuestos, realiza
la reparacin.
6.1.1
Efecta prueba de carretera junto
al conductor.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Talleres
2.2.2 Reparacin de Vehculos
Reporte de
Falla
Seccin de Operaciones
1.
SECCIN DE TALLERES/MECANICO
3.
Recibe asignacin por parte del jefe de la

seccin.
4. Realiza evaluacin de la falla
Analiza las fallas encontradas a la flota

de vehculos y determina si puede ser
reparada en el Departamento
5. Llena formato Evaluacin junto al conductor

del vehiculo
2.
Envia Reporte de
Fallas a la Seccin
de Siniestros
no
Reparada en el
Departamento
VP:2
si
P:18
3. Distribuye a los distintos mecnicos de la

seccin
Seccin de Siniestros
10.Recibe
formato
Evaluacin
11.Verifica
recibida.
la
6. Determina la necesidad de repuestos para la

reparacin.
no
7. Realiza la reparacin
Necesita repuestos
si
de
8. Realiza prueba de carretera
junto al conductor
13. Elabora formato Solicitud de Repuestos

al Almacn y envia al jefe para su
autorizacin
informacin
12. Envia para el archivo del

formato Evaluacin en el
expediente del vehiculo
para su control
9.
Registra la reparacin
efectuada en el formato
Evaluacin y remite al Jefe
de la seccin
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
CP:2
P:14
FLUJOGRAMA
PGINA: 2 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
2.2.2 Reparacin de Vehculos
Talleres
SECCIN DE TALLERES/MECANICO
17. Recibe formato de Solicitud de Repuesto a

Almacn autorizado por el jefe de la seccin
VP:1
P:13
18. Entrega formato de Solicitud de Repuesto a

Almacn
14. Recibe formato Solicitud de Repuestos

al Almacn analiza la informacin
no
Conforme
si
Solicitud de
repuestos
15. Devuelve al mecnico

indicando
la
observacin para su
correccin
18. Recibe los repuestos solicitados al almacn.
16. Coloca su firma en el formato

Solicitud de Repuestos al
Almacn
en
seal
de
autorizacin y devuelve al
mecnico
CP:1
P:7
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
CAP:
SEC:
PG:
II
2.3.1
19/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

UNIDAD SECCIN DE SEGURIDAD INTERNA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Seguridad Interna para llevar el control de entrada y salida de
personas de las instalaciones del Departamento.
Seccin de Seguridad Interna.
Jefatura del Departamento de Transporte.
NORMAS ESPECFICAS
1. El oficial de seguridad deber tomar los datos en la hoja Registro Diario de Visitantes de toda persona ajena
al Departamento de Transporte (visitante, proveedores, contratistas, estudiantes etc.) que desee ingresar a
sus instalaciones.
2. El oficial de seguridad deber otorgarle un pase de entrada a todas las personas ajenas al Departamento que
tengan acceso al mismo.
3. El oficial de seguridad registrar en el formato Control de Objetos Personales a las personas (visitante,
proveedores, contratistas, estudiantes etc.), as como al personal que labora en el Departamento de
Transporte y que ingrese con objetos personales que tengan semejanza a los ya existentes en el
Departamento.
4. Se prohbe salvo que exista previa autorizacin el acceso a personas ajenas al Departamento de Transporte
en el siguiente horario lunes a viernes 05:00 p.m. a 06:99 a.m. y sbados, domingos y das feriados durante
las 24 horas.
5. Se prohbe el acceso del personal activo a las instalaciones sin previa autorizacin de la Jefatura del
Departamento de Transporte en el siguiente horario: lunes a viernes a partir de las 11:00 p.m., y sbados,
domingos y das feriados durante las 24 horas, salvo aquellos conductores que deban cubrir rutas asignadas.
6. Queda establecido que la entrada y salida de personas ajenas ser por la puerta norte.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.3.1
20/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES
CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES
SECCIN DE SEGURIDAD INTERNA

1.
Solicita documento de Identidad del visitante
2.
Coloca los datos necesarios del visitante en

el formato Registro Diario de Visitantes.
3.
Verifica que no posea objetos personales

que puedan tener semejanza con los ya
existentes en el Departamento.
En caso de tener objetos personales
que se asemejen con los existentes en el
Departamento
registra
los
datos
necesarios en el formato Control de

Objetos Personales.
En
caso
de
no
tener
objetos
personales asigna nmero de pase al

visitante.
4.
Entrega pase y documento de identidad al

visitante.
5.
Solicita pase al momento de la salida del

visitante.
6.
Registra los datos necesarios en el formato

Registro Diario de Visitantes.
7.
Entrega al final de la jornada formato

Registro Diario de Visitantes al supervisor
de la Seccin para su informacin y posterior
archivo.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Seguridad Interna
2.3.1Control de Acceso de Personas

SECCIN SEGURIDAD INTERNA
1.
Solicita documento de Identidad del

visitante
2. Coloca los datos necesarios del visitante

en el formato Control de Acceso
7. Al momento de la salida del visitante,
solicita pase.
3.Verifica si posee objetos personales que

se asemejen con los existentes en el
Departamento
si
Objetos personales?
4. Registra en el formato Control de Objetos

Personales
8. Registra los datos necesarios en el

formato Control de Acceso
no
9. Al final de la jornada entrega formato

Control de Acceso al supervisor de la
Seccin
5. Asigna numero de pase al visitante
6. Entrega pase y documento de identidad al

visitante.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
CAP:
SEC:
PG:
II
2.3.2
21/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACCESO DE VEHICULOS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Seguridad Interna para llevar el control de entrada y salida de
vehculos a las instalaciones del Departamento.
Jefatura del Departamento de Transporte.
NORMAS ESPECFICAS
1. El oficial de seguridad deber tomar los datos del vehiculo y conductor en el formato Control de Entrada y
Salida de Vehculos de toda persona que desee ingresar al Departamento de Transporte.
2. El oficial de seguridad registrar en el formato Control de Objetos Personales a las personas (visitante,
proveedores, contratistas, estudiantes etc.), as como al personal que labora en el Departamento de
Transporte y que ingrese con objetos personales que tengan semejanza a los ya existentes en el
Departamento.
3. Se prohbe el aparcamiento de vehculos particulares en el Departamento de Transporte sin previa
autorizacin de la jefatura, salvo aquellos conductores que presenten algn justificativo motivado al
cumplimiento de rutas asignadas y/o conductores que cubren rutas en horarios nocturnos tal como lo
establece el Contrato Colectivo.
4. Se establece que los conductores que dejen aparcado vehculos particulares los das viernes en el
Departamento de Transporte por motivos ajenos a sus labores, no podrn retirarlos durante los das sbados
y domingos sin previa autorizacin de la Jefatura del Departamento.
5. Ningn vehiculo sea particular o de uso oficial, podrn retirarse de las instalaciones del Departamento de
Transporte sin que antes le sea revisada la maleta, los asientos traseros y delanteros.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.3.2
22/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACCESO DE VEHICULOS
CONTROL DE ACCESO DE VEHICULOS

1. Solicita documento de Identidad del visitante.
2. Coloca los datos necesarios del vehculo y
conductor en el formato Control de Entrada y
Salida de Vehculos.
3. Verifica que no posea objetos personales que
puedan tener semejanza con los ya existentes
en el Departamento.
En caso de tener objetos personales que se
asemejen con los existentes en el Departamento
registra los datos necesarios en el formato Control
de Objetos Personales.
En caso de no tener objetos personales asigna
nmero de pase al conductor.
conductor.
5. Solicita pase al momento de la salida del
vehculo.
6. Registra los datos necesarios en el formato
Control de Entrada y Salida de Vehculos
7. Entrega formato Control de Entrada y Salida
de Vehculos al final de la jornada al supervisor
de la Seccin para su informacin y fines
consiguientes.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Seguridad Interna
2.3.2 Control de Acceso de Vehculos

1.
Solicita documento de Identidad del

chofer
2. Coloca los datos necesarios del vehculo

y conductor en el formato Control de
Entrada y Salida de Vehiculos
7. Al momento de la salida del vehculo,
solicita pase.
3.Verifica si posee objetos personales que
se asemejen con los existentes en el
Departamento
si
Objetos personales?
4. Registra en el formato Control de Objetos

Personales
no
8. Registra los datos necesarios en el

formato Control de Entrada y Salida de
Vehiculos
9. Al final de la jornada entrega formato

Control de Entrada y Salida de
Vehiculos al supervisor de la Seccin
5. Asigna numero de pase al conductor

conductor.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.3.3
23/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: INSPECCIN DE VEHICULOS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Seguridad Interna para llevar el control de los vehculos que
forman parte del Departamento de Transporte.
NORMAS ESPECFICAS
1. El oficial de seguridad deber realizar inspeccin ocular interna y externa a todas las unidades autobuseras
que salgan e ingresen a las instalaciones del Departamento.
2. El oficial de seguridad deber registrar la informacin de la inspeccin ocular en el formato Control de
Inspeccin de Vehculos.
3. Todo conductor de unidades autobuseras y vehculos de uso oficial, adscritos al Departamento de Transporte,
le ser exigido, al salir de las instalaciones, la orden de salida expedida por el despachador de turno donde
especifique nmero de la unidad, nombre del conductor y ruta a cubrir.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.3.3
24/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: INSPECCIN DE VEHICULOS
INSPECCIN DE VEHICULOS OFICIALES

1.
Elabora Hoja de Experticia de Vehculos

Oficiales.
2.
Examina
junto
al
conductor
coloca
cualquier detalle que se encuentre del

vehculo.
3.
Coloca la firma en seal de conformidad el

oficial de seguridad y el conductor en la Hoja
de Experticia de Vehculos Oficiales.
4.
Permite la salida del vehculo oficial.
5.
Recibe el vehculo nuevamente en las

instalaciones del Departamento.
6.
Corrobora la informacin contenida en la

Hoja de Experticia de Vehculos Oficiales.
En caso de no tener ningn
dao, coloca la firma y fecha en seal de
conformidad y archiva para su control.
En caso de tener algn dao
verifica si es falla mecnica.
6.2.1En caso de ser falla mecnica,
comunica a la seccin de operaciones
para hacer el Reporte de la Falla.
6.2.2 En caso de no ser falla mecnica
elabora informe y remite a la jefatura y
Seccin de Operaciones para el reporte
del Siniestro.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Seguridad Interna
Inspeccin de Vehculos Oficiales

1.
Elabora Hoja de
Vehculos oficiales
Experticia
de
2. Verifica el vehiculo junto al conductor en

la salida
3. Coloca la firma en seal de conformidad

el oficial de seguridad y el conductor
5. Al entrar el vehculo nuevamente a las

instalaciones del Departamento
6. Corrobora la informacin contenida en la

Experticia de Vehculos
7. Verifica la existencia de daos en el

vehiculo
no
4. Permite la salida del vehculo oficial
daos
8. Coloca la firma y fecha en seal

de conformidad y archiva para
su control
si
no
Fallas mecnicas?
9. Elabora informe y remite a la

jefatura
y
Seccin
de
Operaciones para el reporte del
Siniestro.
si
Reporte de Fallas
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
Siniestro de vehculos

CAP:
SEC:
PG:
II
2.4.1
25/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007
UNIDAD SECCIN DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES MUEBLES, MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la aprobacin y tramitacin de la "Requisicin de Bienes" a fin de suministrar
oportunamente los materiales y bienes requeridos por las distintas secciones del Departamento de transporte.
Seccin de Compras.
Seccin de Almacn
NORMAS ESPECFICAS
1. Es responsabilidad de la Seccin de Compras efectuar los trmites establecidos para la adquisicin de los
Bienes o Servicios, de acuerdo a la normativa vigente en la UCV.
2. Ningn Proveedor podr ceder a favor de terceros los derechos y obligaciones derivados de la Orden de
Pedido.
3. El Proveedor deber cumplir con las fechas de entregas sealadas en la Orden de Pedido, de lo contrario,
se tomar en cuenta dicha situacin para las prximas adjudicaciones de las compras requeridas por
Departamento de Transporte.
4. La Seccin de Compras deber establecer un anlisis entre los distintos proveedores, en cuanto a precios,
calidad, garanta y tiempo de entrega.
5.
Para toda adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros y contratacin de servicios, cuyos
montos sean menores a 200 UT se requerir una sola cotizacin. No realizar anticipo y la forma de pago
ser 100% contra entrega.
6. Para la adquisicin de bienes o servicios cuyos montos sean mayores o iguales a 200 UT y menores a
1.100 UT debern solicitarse un mnimo de tres(3) cotizaciones, teniendo preferencia el proveedor que
garantice los trminos exigidos por la institucin en cuanto a cantidad, oportunidad (tiempo y lugar de
entrega), variable de precio, condiciones de pago y calidad.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.4.1
26/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

7. Para la adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios cuyos montos sean mayores a
1.100 UT y menor a 11.000 UT, se efectuarn mediante el proceso de Licitacin Selectiva, segn (Ley de
Licitaciones Art. 72.).
8. Para la adquisicin de bienes o servicios cuyos montos sean mayores a 11.000 UT, se efectuar mediante
el proceso de Licitacin General segn (Ley de Licitaciones Art.61.)
9. La Seccin de Compras tendr la responsabilidad de verificar en todo momento que la Factura coincida con la
"Orden de Pedido" antes de recibir la mercanca solicitada.
10. Las entregas parciales de materiales y/o suministros se realizarn, previo convenio con el Proveedor, e
indicndose en la Orden de Compra.
11. La Seccin de Compras, mantendr un Registro de Proveedores actualizado y clasificado el cual ser el
directorio referencial de seleccin de proveedores para las compras y adquisiciones de Bienes y Servicios del
12. Los Bienes Nacionales adquiridos por el Departamento de Transporte cualquiera que sea su va de ingreso
debern ser identificados, mediante los mtodos de rotulacin establecida. La identificacin deber
contener el logotipo de la institucin y el nmero de inventario.
13. La Seccin de Almacn tendr la responsabilidad de recibir todo bien adquirido por el Departamento
chequeando que coincida con lo indicado en la Orden de Pedido.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.4.1
27/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

ADQUISICIN
DE
MATERIALES,
BIENES
MUEBLES,
SUMINISTROS
En
caso
de
no
tener
disponibilidad
presupuestaria devuelve a la Seccin de Almacn

indicando la no procedencia del trmite.
SERVICIOS
En
caso
presupuestaria
SECCIN DE COMPRAS
1. Recibe por parte de las distintas secciones del
Departamento oficio de solicitud de requisicin
de bienes, materiales, suministros.
2. Solicita a la Seccin de Administracin la
verificacin de la disponibilidad presupuestaria
para la adquisicin.
verifica
tener
en
disponibilidad
el
Registro
de
Proveedores.
6. Solicita las cotizaciones correspondientes de
acuerdo al monto de la adquisicin.
7. Realiza anlisis de cotizaciones
8. Elabora formato Solicitud de Pedido y registra
las cuentas de egresos a la que pertenece el
gasto indicando el proyecto y actividad.
SECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Recibe
de
solicitud
de
disponibilidad
presupuestaria.
9. Solicita las firmas correspondientes de la

seccin solicitante y del jefe del Departamento.
10. Realiza el pedido va fax o personalmente.
4. Verifica la disponibilidad presupuestaria del

gasto.
11. Enva Solicitud de Pedido al almacn para

que realice la recepcin de pedido
4.1 En caso de no tener disponibilidad

presupuestaria, devuelve a la seccin de
12. Recibe de la Seccin de Almacn Factura y

Solicitud de Pedido debidamente conformada
Compras indicando la no procedencia del

13. Registra en el Libro Facturacin
trmite.
4.2 En
caso
de
tener
disponibilidad
presupuestaria, devuelve a la seccin de

compras
indicando
la
disponibilidad
presupuestaria.
SECCIN DE COMPRAS
14. Registra la informacin en el Libro de Entrega

de Facturas a la Seccin de Administracin
15. Entrega
Facturas
la
Seccin
Administracin para la realizacin de la solicitud

de cheque correspondiente.
5. Recibe informacin sobre la disponibilidad

presupuestaria del trmite.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
de
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Compras
2.4.1 Adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros
SECCIN DE COMPRAS
1.
Recibe de las distintas secciones del

Departamento oficio de solicitud de
requisicin de bienes, materiales,
suministros
2. Solicita a la Seccin de Administracin

la verificacin de la disponibilidad
presupuestaria del tramite.
7. Recibe respuesta por parte de la

seccin de administracin
3.
Recibe de la seccin de compras

solicitud
de
disponibilidad
presupuestaria
4.
Verifica la disponibilidad presupuestaria

del tramite.
5. Devuelve a la seccin de
compras indicando la no
procedencia del tramite
no
Disponibilidad
presupuestaria?
si
8.
Devuelve a la seccin
solicitante indicando la no
no
compras
indicando
la
disponibilidad presupuestaria
del tramite
Disponibilidad
presupuestaria?
si
9. Verifica registro de Proveedores y
solicita cotizaciones de acuerdo
al monto de la adquisicin
10. Realiza anlisis de cotizaciones

CP:2
P:11
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
FLUJOGRAMA
PGINA: 2 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Compras
2.4.1 Adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros

SECCIN DE COMPRAS
Recepcin de pedido
en Almacn
VP:1
P:10
15. Recibe de la Seccin de Almacn

Factura
y
Solicitud
de
Pedido
debidamente conformada.
11. Elabora formato Solicitud de Pedido
12 Solicita las firmas correspondientes de

la seccin solicitante y del jefe del
Departamento
16. Registra en el Libro Facturacin y

Elabora formato Orden de Pedido
17. Registra en el Libro Facturacin

13.Realiza
el
pedido
personalmente
va
fax
18. Registra la informacin en el Libro de

Entrega de Facturas a la Seccin de
Administracin
14. Enva Solicitud de Pedido al almacen

para que realice la recepcin de
pedido
19. Entrega Facturas a la Seccin de

Administracin para la realizacin del
pago
Solicitud de Cheque
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.4.2
28/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DE COMPRAS ANUALES
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Compras para presentar ante la Direccin de Administracin y
Finanzas la Programacin de Compras Anuales a realizar por el Departamento.
Seccin de Compras.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Seccin de Compras presentar a la Direccin de Administracin y Finanzas/Divisin de Compras y
Actividades Comerciales la Programacin de las Compras a realizar durante el ejercicio fiscal.
2. La Seccin de Compras presentar a la Direccin de Administracin y Finanzas/Divisin de Compras la
rendicin de compras realizadas mensualmente.
3. La Seccin de Compras deber seguir los lineamientos establecidos por la Direccin de Administracin y
Finanzas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.4
29/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DE COMPRAS ANUALES
PROGRAMACIN DE COMPRAS
SECCIN DE COMPRAS
Administracin/Divisin
de
Administrativo
Direccin
Administracin
de
Finanzas/Divisin
1. Recibe lineamientos por parte de la Direccin

de
Vicerrectorado
Compras
de
Compras
Actividades Comerciales.
Actividades Comerciales para la programacin

de compras del prximo ejercicio fiscal.
2. Analiza la informacin recibida
3. Analiza las compras del ao anterior
4. Aplica los lineamientos recibidos.
5. Elabora formato Programacin de Compras
6. Enva a la Jefatura del Departamento la
Programacin de Compras para su aprobacin.
JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
7. Recibe
la
Programacin
de
Compras
soportes necesarios debidamente conformado

por el jefe de la seccin de compras.
8. Verifica la documentacin recibida y constata
que cumpla con los requisitos exigidos por el
control interno
8.1
En caso de no estar conforme con la

documentacin recibida, devuelve a
la seccin de compras indicando las
observaciones al trmite.
8.2
En caso de estar conforme con la

documentacin
recibida
firma
en
seal de conformidad la Programacin

de Compras y solicita su envo al
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Compras
2.4.2 Programacin de Compras
SECCIN DE COMPRAS
1.
JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
7. Recibe la Programacin de Compras y

soportes
necesarios
debidamente
conformado por el jefe de la seccin de
compras.
Recibe lineamientos por parte de la

Direccin de Administracin/Divisin de
Compras y Actividades Comerciales
para la programacin de compras del
prximo ejercicio fiscal
8. Verifica la documentacin recibida y

constata que cumpla con los requisitos
exigidos por el control interno
2. Analiza la informacin recibida
3. Analiza las compras del ao anterior
compras
indicando
la
observaciones al tramite
no
Conforme ?
4. Aplica los lineamientos recibidos.

si
5.
Elabora formato
Compras
Programacin
de
10.
6. Enva a la Jefatura del Departamento la

Programacin de Compras para su
aprobacin
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
Firma en seal de conformidad la

Programacin de Compras y solicita su
envo al Vicerrectorado Administrativo y
Direccin
de
Administracin
y
Finanzas/Divisin
de
Compras
y
Actividades Comerciales.

CAP:
SEC:
PG:
II
2.5.1
30/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007
UNIDAD SECCIN DE ALMACEN

PROCEDIMIENTO: ENTRADA DE MERCANCIA AL ALMACEN
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Almacn para recibir la mercanca solicitada por la Seccin de
Compras del Departamento.
Seccin de Compras.
Seccin de Almacn.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Seccin de Almacn recibir toda la mercanca adquirida por el Departamento de Transporte.
2. Mantendr un registro diario de entrada de mercanca al almacn.
3. Todos los repuestos y materiales existentes en el almacn estarn distribuidos y ordenados en los anaqueles y
estantes definidos para tal fin.
4. Deber firmar y sellar la nota de entrega o factura presentada por el proveedor en seal de conformidad con lo
recibido.
.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.5.1
31/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: ENTRADA DE MERCANCIA AL ALMACEN
ENTRADA DE MERCANCIA AL ALMACEN

SECCIN DEALMACEN
1. Recibe factura y mercanca
2. Verifica
que
la
mercanca
recibida
se
corresponda con lo solicitado.

En caso de no corresponderse la
mercanca
recibida
con
lo
solicitado,
devuelve mercanca y factura al proveedor.

En caso de corresponderse lo
recibido con lo solicitado firma la factura en
seal de conforme.
3. Obtiene copia de la factura.
4. Archiva copia de la Factura para su control y
fines consiguientes
5. Carga la mercanca recibida en el control de
Inventarios.
6. Enva
Factura
original
la
Seccin
de
Administracin para iniciar el procedimiento de

Elaboracin y Tramitacin de Solicitud de
Cheque.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Almacn
2.5.1 Control de Entrada

SECCIN DE ALMACEN
1.
Recibe factura y mercanca.
2. Verifica que la mercanca recibida se

corresponda con lo solicitado
si
Se corresponde
4. Firma la factura en seal de

conforme
no
3.
Devuelve mercanca
factura al proveedor
5. Obtiene copia de la factura
6. Archiva copia de la Factura para

su control y fines consiguientes
7. Carga la mercanca recibida en

el control de Inventarios
8. Enva Factura original a la
Seccin de Administracin
para la elaboracin del pago al
Proveedor
Elaboracin y Tramitacin de
Solicitud de Cheque
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.5.2
32/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: SALIDA DE MERCANCIA DEL ALMACEN
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Almacn para el despacho de mercanca solicitada por las
distintas secciones del Departamento de Transporte.
Seccin de Compras.
Seccin de Almacn.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Seccin de Almacn controlar el despacho de mercanca a las distintas secciones del Departamento de
Transporte
2. Solo se permitir la salida de mercanca a travs del formato Solicitud de Bienes, Materiales o Repuestos
debidamente avalado.
3. mantendr un registro diario de salida de repuesto, bienes y materiales.
4. Solicitar a la Seccin de Compras la adquisicin de repuestos, bienes o mercancas que se requieran y que no
se encuentren en existencia o que ya este por agotarse el stop.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.5.2
33/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: SALIDA DE MERCANCIA DEL ALMACEN
SALIDA DE MERCANCIA DEL ALMACEN

SECCIN DE ALMACEN
1. Recibe
solicitud
de
bienes
materiales
repuestos.
2. Verifica la existencia de lo solicitado en el
inventario de almacn.
En caso de no existir en Almacn, elabora
formato Pedidos a Compras enva a la Seccin de
compras
para
iniciar
el
procedimiento
de
Adquisicin de bienes materiales, suministros y

servicios.
En caso de existir en Almacn registra en el
formato Control de Salida de Almacn.
3. Entrega bien, material o repuesto al solicitante.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Almacn
2.5.2 Salida al Almacn

SECCIN DE ALMACEN
1.
Recibe solicitud de bienes materiales o

repuestos
2. Verifica la existencia de lo solicitado en

el inventario de almacn
no
Existe en almacn
6.
Elabora
formato
Pedidos a Compras
si
3. Registra en el formato Control

de Salida de Almacen
4.
5.
Entrega bien, material

repuesto al solicitante
Entrega bien, material

repuesto al solicitante
7. Enva a la Seccin de
compras
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
Adquisicin de bienes,
materiales,
suministros y servicios

CAP:
SEC:
PG:
II
2.5.3
34/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTREGA DE HERRAMIENTAS A LOS CONDUCTORES
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Almacn para llevar el control de las herramientas entregadas a
los conductores que realicen viajes especiales
Seccin de Almacn.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Seccin de Almacn dotar a los conductores que realicen viajes especiales de las herramientas necesarias
para realizar dicho viaje.
2. La Seccin de Almacn, designar el extintor de incendios requerido por el conductor al momento de realizar
un viaje.
3. La Seccin de Almacn controlar la dotacin de herramientas a travs del formato Herramientas Entregadas y
Recibidas por los Conductores.
4. La Seccin de Operaciones, informar a la Seccin de Almacenaos nombres de los
conductores que
realizaran viajes especiales.

5. El conductor que haya extraviado o daado alguna herramienta entregada por el Departamento de Transporte
tendr la obligacin de cancelar el importe de la misma al precio actual.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.5.3
35/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTREGA DE HERRAMIENTAS A LOS CONDUCTORES
CONTROL
DE
ENTREGA
DE
Registra informacin en el formato

Herramientas entregadas y recibidas
HERRAMIENTAS A LOS CONDUCTORES
por los Conductores y archiva

SECCIN DE ALMACEN
1.

Relacin de Viajes a Realizar.
2.
Llena formato Herramientas entregadas y

recibidas por los Conductores
3.
Entrega a cada conductor el grupo de

herramientas necesarias para el viaje
4.
Solicita la firma del conductor en seal de

conformidad con lo recibido en el formato
Herramientas entregadas y recibidas por los
Conductores
5.
Archiva formato Herramientas entregadas y

recibidas por los Conductores en espera de
herramientas
6.
Recibe herramientas por parte del conductor
7.
Verifica que las herramientas recibidas se

correspondan con las entregadas
En caso de corresponderse, firma
formato
Herramientas
entregadas
recibidas por los Conductores en seal de

conformidad con lo recibido y archiva para
su control
En caso de no corresponderse,
Informa
al
conductor
al
Jefe
del
Departamento
Llega a convenio de pago con el
conductor.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
REA FUNCIONAL:
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Almacn
2.5.3 Control de Entrega de Herramientas a los Conductores

SECCIN DE ALMACEN
1.

Relacin de Viajes a Realizar
2. Llena formato Herramientas entregadas

y recibidas por los Conductores
6. Recibe herramientas
conductor
por
parte
del
7. Verifica que las herramientas recibidas

se correspondan con las entregadas
3. Entrega a cada conductor el grupo de

herramientas necesarias para el viaje
no
Se corresponde
9. Informa al conductor y al Jefe del

Departamento
si
4. Solicita la firma del conductor en seal

de conformidad con lo recibido en el
formato Herramientas entregadas y
recibidas por los Conductores
5. Archiva
formato
Herramientas
entregadas
y
recibidas por los
Conductores
en
espera
de
herramientas
10. Llega a convenio de pago con el

conductor
8. Firma formato Herramientas entregadas

y recibidas por los Conductores en
seal de conformidad con lo recibido y
archiva para su control
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
11. Registra informacin en el formato

Herramientas
entregadas
y
recibidas por los Conductores y
archiva
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.1
36/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

UNIDAD SECCIN DE ADMINISTRACIN
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y TRAMITACIN DE SOLICITUD DE CHEQUES
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Administracin para la elaboracin y tramitacin de solicitudes
de cheques requeridas por el Departamento de Transporte.
Seccin de Administracin.
NORMAS ESPECFICAS
1. Toda solicitud de pago a ser efectuado por el Departamento de Transporte deber ser realizado a travs del
formato Solicitud de Cheque.
2. Todo formato Solicitud de Cheques deber estar avalado por la Jefatura del Departamento de Transporte.
3. Toda factura deber ser emitida a nombre del Departamento de Transporte de la Universidad Central de
Venezuela.
4. Toda factura, cotizacin y presupuesto deber llevar impreso el nmero del Registro de Informacin Fiscal
(RIF) del proveedor.
5. Toda factura deber venir impresa acorde con las normativas establecidas por el SENIAT
6. Las facturas no debern presentar tachaduras ni enmiendas, ni podr estar expresado en cdigos la
descripcin y/o conceptos.
7. La fecha de la factura deber ser igual o posterior a la solicitud de reparacin o repuesto.
8. Toda factura por reparacin deber llevar el tiempo de garanta del servicio prestado.
9. Toda factura deber contener el sello de mercanca recibida de la Seccin de Almacn del Departamento de
Transporte.
10. Toda solicitud de repuesto o reparacin presentar los datos del vehiculo y ubicacin.
11. Las facturas debern reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
12. Se aplicar el impuesto del 1x1000 contenido en el articulo 9 de la Ordenanza de Timbre fiscal del Distrito
Metropolitano de Caracas sobre emisin de Ordenes de Pago emitidas a favor de contratistas del sector
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.1
37/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

publico con ocasin de la ejecucin de obras, la prestacin de servicios y la adquisicin de bienes y suministros
en el mbito del territorio del Distrito Metropolitano de Caracas, siempre y cuando el monto de los pagos sea
igual o superior a cincuenta unidades tributarias (50 UT).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.2
38/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

ELABORACIN
TRAMITACIN
DE
6.1 En caso de no estar conforme con la

informacin recibida devuelve a la seccin de
SOLICITUDES DE CHEQUES
administracin indicando la no procedencia del

trmite
6.2 En
caso
de
estar
conforme
con
la
informacin recibida, firma en seal de
Departamento los soportes necesarios para la
conformidad el formato Solicitud de Cheque y
elaboracin de la Solicitud de Cheque
solicita

su
Administrativo
envo
para
al
la
Vicerrectorado
elaboracin
respectivo cheque.
control interno.
2.1
En caso de no cumplir con los

requisitos del control interno, devuelve
a la seccin solicitante indicando la no
procedencia del trmite.
2.2
En caso de cumplir con los requisitos

del control interno, elabora formato
Solicitud de Cheque
3. Solicita la conformacin del formato por parte

del jefe de la seccin.
4. Enva formato Solicitud de Cheque y soportes
necesarios al Jefe de Departamento.
TRANSPORTE
5. Recibe
formato
Solicitud
de
Cheque
soportes necesarios debidamente conformado

por el jefe de la seccin de administracin.
6. Verifica la documentacin recibida
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
del
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Administracin
2.6.1 Elaboracin y tramitacin de Solicitud de Cheques
1.
Recibe por parte de las distintas

secciones
del
Departamento
los
soportes necesarios para la elaboracin
de la Solicitud de Cheque
7. Recibe formato Solicitud de Cheque y

soportes
necesarios
debidamente
conformado por el jefe de la seccin de
administracin.

3.
8. Verifica la documentacin recibida
no
Cumple con el control
interno?
si
administracin indicando la
no procedencia del tramite
no
Conforme ?
si
4. Elabora formato Solicitud de
Cheque
5.
Solicita la conformacin del

formato por parte del jefe de la
seccin.
6.
Envia formato Solicitud de

Cheque y soportes necesarios
al Jefe de Departamento.
10. Firma en seal de conformidad el

formato Solicitud de
Cheque y
solicita su envo al Vicerrectorado
Administrativo para la elaboracin del
respectivo cheque.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.2
39/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: USO Y MANEJO DE FONDO ROTATORIO
OBJETIVO
Formalizar y canalizar los pasos a seguir por la Seccin de Administracin para la el uso y manejo del fondo
rotatorio
NORMAS ESPECFICAS (segn lo establecido en Acta CU 639 de fecha 03/12/2001)

1.
Todo Fondo Rotatorio est destinado a financiar slo los gastos de funcionamiento y reparaciones
menores requeridos para el cabal desempeo del Departamento.
2.
El Fondo Rotatorio slo podr cancelar facturas cuyos montos sean menores o iguales al 10 % del
monto asignado.
3.
El Fondo Rotatorio deber ser movilizado, a travs de una cuenta corriente, previamente autorizadas
por el Vicerrector Administrativo.
4.
El fondo rotatorio solo podr ser utilizado para:
Adquisicin de accesorios y repuestos menores y mayores, En este ltimo caso, se requiere la

aprobacin del Vicerrectorado Administrativo, entendindose por repuestos mayores aquellos cuyo costo
sea igual o est por encima de Bs. 2.000.000,00 y hasta el lmite mximo del fondo rotatorio, es decir,
Bs. 4.000.000,00.
Adquisicin de servicios de reparaciones menores y mayores, En este ltimo caso, se requiere la

aprobacin del Vicerrectorado Administrativo, entendindose por reparaciones mayores aquellas cuyo
costo sea igual o est por encima de Bs. 2.000.000,00 y hasta el lmite mximo del fondo rotatorio, es
decir, Bs. 4.000.000,00.
Cancelacin de viticos al personal obrero y ATS cuando se den algunas de las siguientes situaciones:
Suplencia de conductores de rutas extraurbanas estudiantiles (ruta especial) que no puedan asistir
a sus labores por enfermedad, permiso, disfrute de da libre, ausencia justificada.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.2
40/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

Suplencia de conductores de rutas extraurbanas estudiantiles (ruta especial) por deficiencia de

conductores.
A mecnicos que salgan en bsqueda de unidades de transporte accidentadas fuera del rea
metropolitana.
Al personal que salga a retirar unidades de transporte de talleres ubicados fuera del rea
metropolitana.
Abastecimiento de combustible cuando se den algunas de las siguientes situaciones:
Para el llenado del tanque de los autobuses que conforman el parque automotor de la Universidad
Central de Venezuela cuando el surtidor de gasoil esta fuera de servicio o daado.
Para cuando el tanque de gasoil del Departamento de Transporte est vaco porque las empresas
distribuidoras del mismo paralicen sus actividades.
Para atender reparaciones de infraestructura que sufran daos de manera imprevista (plomera,
electricidad, entre otras).
5.
El fondo rotatorio no podr utilizarse para gastos tales como:
Pago de sueldos, salarios, primas por hogar, anticipo de prestaciones sociales o cualquier otro
beneficio contemplado en los convenios o contratos colectivos.
6.
Concesiones de prstamos.
Adquisicin de activos financieros.
Cualquier otro tipo de gasto no incluido en las presentes normas.
No se aceptarn facturas que no tengan impreso el RIF de la empresa y que no estn debidamente
canceladas, firmadas y selladas por la persona autorizada para administrar el fondo.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.2
41/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

USO Y MANEJO DE FONDO ROTATORIO
9. Cancela al beneficiario y archiva copia del

cheque.
10. Registra el gasto en el Libro Diario de
Contabilidad.

Departamento
solicitudes
de
pago
ser
canceladas a travs del fondo rotatorio y

soportes
2. Analiza si el gasto es procedente de acuerdo a
las
normas
establecidas
verifica
la
disponibilidad financiera
En caso de no ser procedente devuelve a la
seccin solicitante indicando la no procedencia del
trmite.
En caso de ser procedente procesa la factura
u orden de pago.
3. Elabora Cheque y oficio de solicitud de firmas.
4. Enva Cheque, oficio y soportes al Jefe del
Departamento para la firma del oficio y posterior
envo al Vicerrectorado Administrativo
5. Recibe Cheque, oficio y soportes para la firma
del oficio y posterior envo al Vicerrectorado
Administrativo
6. Firma
oficio
dirigido
al
Vicerrectorado
Administrativo para la firma del cheque

7. Enva
oficio,
cheque
soportes
al
8. Recibe
del
Vicerrectorado
Administrativo
cheque firmado y soportes

PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Administracin
2.6.2 Uso y manejo del Fondo Rotatorio
1.
JEFATURA DEL DEPARTAMENTO
Recibe por parte de las distintas

secciones del Departamento solicitudes
de pago a ser canceladas a travs del
fondo rotatorio y soportes
7. Recibe Cheque, oficio y soportes

para la firma del oficio y
posterior envo al Vicerrectorado
Administrativo
2. Analiza si el gasto es procedente de

acuerdo a las normas establecidas y
verifica la disponibilidad financiera
3.
8.
Firma
oficio
dirigido
al
Vicerrectorado
Administrativo
para la firma del cheque
no
9. Enva oficio, cheque y soportes

al Vicerrectorado Administrativo
Procedente?
VRAD
si
4. Procesa la factura u orden de
pago.
VRAD
10.Recibe
del
Vicerrectorado
Administrativo cheque formado y
soportes
5. Elabora Cheque y oficio de

solicitud de firmas.
11. Cancela al beneficiario y archiva
copia del cheque
6. Enva Cheque, oficio y soportes al
Jefe del Departamento para la
firma del oficio y posterior envo
al Vicerrectorado Administrativo
12. Registra el gasto en el Libro

Diario de Contabilidad
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.3
42/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE FONDO ROTATORIO
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la Seccin de Administracin para la reposicin del fondo rotatorio.
NORMAS ESPECFICAS
1. La reposicin de fondo rotatorio se realizar una vez que se agote el setenta y cinco (75%) de su monto total o
cada 30 das, lo que ocurra primero.
2. Se elaborar una relacin de gastos, a la cual se le anexaran los soportes respectivos, que ser remitida al
Vicerrectorado Administrativo.
3. Los soportes de pago relacionados para la reposicin de fondo rotatorio, debern estar agrupados por
concepto o tipo de cuenta, es decir, debern llevar anexo una relacin detallada de un mismo concepto y el
total de los mismos, debidamente firmada por el jefe del Departamento de Transporte.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.3
43/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE FONDO ROTATORIO
REPOSICIN DE FONDO ROTATORIO
6.2 En caso de estar de acuerdo con la

informacin firma en seal de conformidad
el
oficio
solicita
documentacin
el
envo
al
de
la
Vicerrectorado
Administrativo para la elaboracin del
1. Determina el agotamiento del fondo rotatorio.
respectivo cheque para la reposicin del
2. Elabora Relacin de Gastos tomando como

insumos los comprobantes de egresos del
fondo rotatorio
fondo rotatorio.
7. Recibe
Cheque
3. Elabora oficio y formatos Relacin de Gastos

y Comprobantes de Pago para la reposicin
del fondo rotatorio
para
Vicerrectorado
la
Reposicin
Administrativo
del
Rotatorio, que procede al Depsito en la cuenta

bancaria correspondiente al Fondo Rotatorio.
de
Pago
rotatorio descrito en este manual.
copia
documentacin soporte a la Jefatura del

Departamento para la firma.

TRANSPORTE
5. Recibe de la Seccin de Administracin oficio y

formatos
Relacin
Comprobantes
de
de
Gastos
Pago
y
copia
documentacin soporte

control interno
6.1 En caso de no estar de acuerdo con la
informacin recibida, devuelve a la Seccin
de
Administracin
indicando
las
observaciones encontradas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
Fondo
8. Inicia proceso de uso y manejo de fondo
4. Enva oficio y formatos Relacin de Gastos y

Comprobantes
del
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Administracin
2.6.3 Reposicin de Fondo Rotatorio

1.
5. Recibe de la seccin de Administracin

Relacin de Gastos Solicitud de
Cheque y documentos soportes
Determina el agotamiento del fondo

rotatorio.
2. Elabora Relacin de Gastos tomando

como insumos los comprobantes de
egresos del fondo rotatorio
3. Elabora oficio y formato Relacin de

Gastos y Comprobantes de salida
para la reposicin del fondo rotatorio
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:

7. Devuelve a la Seccin de
Administracin
indicando
las
observaciones
encontradas
no
Conforme ?
si
8. Firma en seal de conformidad los formatos de

Cheque y Relacin de Gastos y solicita su
envo al Vicerrectorado Administrativo para la
elaboracin del respectivo cheque para la
reposicin del Fondo rotatorio.
4. Enva Relacin de Gastos y copia

documentacin soporte a la Jefatura
del Departamento para la firma
VRAD
VRAD
9. Recibe Cheque para la Reposicin del Fondo

Rotatorio que deposita en la cuenta bancaria
correspondiente.
Uso y manejo de
fondo rotatorio
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.4
44/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: USO Y MANEJO DE CAJA CHICA
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por el Departamento de Transporte del Vicerrectorado Administrativo para el uso
y manejo de la caja chica.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Jefatura del Departamento de Transporte tendr la responsabilidad de llevar el control de las entradas y
salidas de fondos de la caja chica.
2. Toda Caja Chica est destinada a financiar slo los gastos de funcionamiento y reparaciones menores
requeridas para el cabal del Departamento.
3. La caja chica, slo podr cancelar facturas cuyos montos sean menores o iguales al 10 % del monto
asignado.
4. Cada uno de los gastos estar soportado por los originales de las facturas y/o comprobantes de pago, sin
enmendaduras y con el sello de cancelado.
5. La caja chica no podr cubrir prstamos personales.

6. El empleado que haya recibido adelanto de efectivo para cubrir algn gasto tendr un lapso no mayor a un (1)
da hbil, para entregar a la Jefatura del Departamento de Transporte las facturas y/o comprobantes de pago
que soporten el gasto.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.4
45/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: USO Y MANEJO DE CAJA CHICA
USO Y MANEJO DE CAJA CHICA
formato Comprobante de Pago por

Caja Chica
5.1.1
Coloca
su
firma
en
seal
de
cancelado en el Comprobante de Pago
1. Recibe por parte de las distintas secciones
por
Caja
Chica
solicita
al
del Departamento solicitud el pago de
responsable de la compra su firma y
algunos gastos menores por caja chica.
nmero de cedula de identidad.
En caso de ser factura el comprobante de
acuerdo a las normas establecidas
pago extrae de la caja de seguridad el formato
2.1 En caso de no ser procedente
Comprobante Provisional para el Retiro de Efectivo
devuelve
la
seccin
solicitante
indicando la no procedencia del trmite.

2.2 En caso de ser procedente elabora
formato Comprobante Provisional para
de la Caja Chica archivado previamente.

6.
Registra la Factura o Comprobante de Pago

por Caja Chica en el Libro de Control de Caja
Chica.
el Retiro de Efectivo de la Caja Chica

3. Entrega el monto del efectivo solicitado,
coloca su firma en el formato y solicita la
firma
del
solicitante
en
seal
de
conformidad con el trmite realizado

4. Archiva
temporalmente
el
formato
Comprobante Provisional para el Retiro de

Efectivo de la Caja Chica en la caja de
seguridad en espera del documento que
respalde el gasto.
5. Recibe del solicitante documento que
respalde el gasto en original y determina si
es factura.
En
caso
de
comprobante
no
ser
de
pago,
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
factura
el
prepara
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Administracin
2.6.4 Uso y manejo de la Caja Chica

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE/SECRETARIA
Secciones
1. Recibe por parte de las distintas

secciones solicitud el pago de algunos
gastos menores por caja chica

acuerdo a las normas establecidas
5. Recibe del solicitante documento que respalde

el gasto en original.
5.1.
Prepara
formato
Comprobante de Pago en
Caja Chica
no
Factura
si
2.1. Devuelve a la seccin
no
Cumple con las normas_
si
2.2.
5.1.1. Coloca su firma en seal

de cancelado y solicita al
responsable de la compra
su firma y numero de
cedula de identidad
Elabora
formato
Comprobante
Provisional para el Retiro de Efectivo de
la Caja Chica
6. Registra la Factura o Comprobante de Pago

por Caja Chica en el Libro de Control de Caja
Chica.
3. Entrega el monto efectivo solicitado,

coloca su firma en el formato y solicita la
firma del solicitante en seal de
conformidad con el tramite realizado
4.
5.2. Extrae de la caja de seguridad el formato

Comprobante Provisional para el Retiro de
Efectivo de la Caja Chica archivado
previamente
Reposicin de
Caja Chica
Archiva temporalmente el formato

Comprobante Provisional para el Retiro
de Efectivo de la Caja Chica en la caja
de seguridad en espera de la factura.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.5
46/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE CAJA CHICA
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por el Departamento de Transporte del Vicerrectorado Administrativo para la
reposicin del fondo de la caja chica.
NORMAS ESPECFICAS
1. El Departamento de Transporte deber solicitar la reposicin del fondo de caja chica al Vicerrectorado
Administrativo a travs de la cuenta respectiva al final de cada mes o cuando se haya consumido el setenta
y cinco (75%) del mismo.
2. El responsable de llevar el control de los fondos de la caja chica deber relacionar todas las facturas y
comprobantes de pago que pertenezcan a una misma cuenta de gastos en el momento de solicitar la
reposicin de fondos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.5
47/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE CAJA CHICA
REPOSICIN DE CAJA CHICA
1. Determina la necesidad
de reposicin del
fondo de caja chica
2. Agrupa las facturas o comprobante de gastos

por cuenta de gastos y orden cronolgico
3. Registra en el sistema de Registro de Caja

Chica por cada cuenta de gastos.
4. Imprime los reportes resultados de la carga.

5. Elabora Oficio de solicitud de Reposicin de
fondo de Caja Chica.
6. Anexa al oficio de solicitud de reposicin de

caja chica, reportes del sistema y soportes del
gasto.
7. Solicita la firma del jefe del Departamento en el

oficio de solicitud de reposicin de caja chica
8. Enva al Vicerrectorado Administrativo oficio de

solicitud de reposicin de caja chica, reportes
del sistema y soportes del gasto para la
elaboracin del cheque de reposicin de gasto.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Administracin
2.6.5 Reposicin de Caja Chica

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE/SECRETARIA
Uso y manejo de
Caja Chica
6. Anexa al oficio de solicitud de reposicin
de caja chica, reportes del sistema y
soportes del gasto.
1. Determina la necesidad de reposicin

del fondo de caja chica
7. Solicita la firma del jefe del Departamento

en el oficio de solicitud de reposicin de
caja chica
2. Agrupa las facturas o comprobante de

gastos por cuenta de gastos y orden
cronolgico
8. Envia al Vicerrectorado Administrativo

oficio de solicitud de reposicin de caja
chica, reportes del sistema y soportes
del gasto` para la elaboracin del
cheque de reposicin de gasto.
3. Registra en el sistema de Registro de

Caja Chica por cada cuenta de gastos
4. Imprime los reportes resultados de la

carga.
5. Elabora Oficio de solicitud de Reposicin

de fondo de Caja Chica
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.6
48/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PAGO DE VIATICOS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de Administracin para el pago de viticos al personal del
NORMAS ESPECFICAS
1. Todo pago de viticos deber estar soportado por la Planilla de Solicitud de Viticos, contentiva de toda la
informacin necesaria.
2.
La Seccin de Administracin tramitar todas aquellas solicitudes de viticos recibidas por parte de las
distintas secciones del Departamento.
3. Los montos a cancelar se aplicaran de acuerdo a lo establecido en la tabla de viticos vigente.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.6
49/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PAGO DE VIATICOS
PAGO DE VIATICOS
1. Recibe por parte de la Seccin de Operaciones

oficio de solicitud de viticos y relacin de las
mismas.

que cumpla con los requisitos.
2.1
En caso de no cumplir con los

requisitos devuelve a la seccin de
operaciones indicando la no procedencia.
2.2
En caso de cumplir con los requisitos

exigidos firma oficio
en seal de
recibido con los nombres de las personas

autorizadas para cancelar el trmite.
3. Recibe al trabajador que solicita el pago de

viticos.
4. Elabora Planilla de Solicitud Viticos a

cancelar.
5. Cancela y solicita la firma del trabajador en la

Planilla de Solicitud de Viticos en seal de
haber recibido los viticos.
6. Firma y sella como cancelado la Planilla de

Solicitud de Viticos en seal de conformidad.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
2.6.6 Pago de Viticos
Administracin
1.
Recibe por parte de la Seccin de

Operaciones formatos Solicitud de
Viticos y relacin de las mismas.
5. Recibe al trabajador
Trabajador
constata que cumpla con los
requisitos.
operaciones indicando la no
procedencia
6. Elabora Solicitud de Viticos
no
Conforme ?
7. Cancela y solicita la firma del trabajador en la

Planilla de Solicitud de Viticos en seal de
haber recibido los viticos.
si
4. Firma oficio en seal de recibido, con los

nombres de las personas autorizadas para
cancelar el viticos
8. Firma y sella como cancelado la Planilla de

Solicitud de Viticos en seal de
conformidad
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.7
50/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INVENTARIO
OBJETIVO
Determinar la secuencia de acciones que se realizan para la toma de inventario de los bienes propiedad de la
Universidad Central de Venezuela, adscritos al Departamento de Transporte.
UNIDADES O PERSONAS INVOLUCRADAS

1. Seccin de Administracin.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Seccin de Administracin es la responsable y garante del control de los bienes que posee el
2. Toda compra, adquisicin o desincorporacin de un bien mueble deber ser informada al
Departamento de Bienes de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de oficio y copia de
la factura.
3. La Seccin de Administracin proceder a la incorporacin de toda adquisicin de activos al
momento inmediato de recibirse el bien, en concordancia con los procedimientos establecidos.
4. Toda salida de Bienes del Departamento de Bienes deber estar autorizada por el Jefe de
5. Toda entrada, salida o movilizacin de bienes dentro del Departamento de Transporte deber estar
soportada por la siguiente documentacin:
Para Adquisicin: Factura de compra.
Desincorporacin: Acta de desincorporacin.
Movilizacin; Acta de traslado
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.7
51/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INVENTARIO
8. Verifica la existencia de bienes que no se
CONTROL DE INVENTARIO
encuentren en el listado de bienes.
8.1 En caso de encontrar bienes que no
1. Recibe factura de adquisicin de bienes.
estn registrados en el listado de
2. Incorpora en el Listado de Inventario del
bienes realiza la incorporacin al listado

y solicita documento de adquisicin.
3. Planifica la elaboracin del inventario de
8.2 En caso de no encontrar bienes que

no estn registrados en el listado de
bienes del Departamento de Transporte.
bienes, actualiza Listado de Bienes.

4. Enva
las
secciones
adscritas
al
Departamento, el cronograma de trabajo
listado y no se encuentren fsicamente.
para la realizacin del inventario anual.

5. Recibe
de
las
secciones
9. Excluye los bienes que aparezcan en el
listado
10. Enva a la Jefatura del Departamento

listado de inventario de bienes actualizado
actualizado de bienes.
y documentos soportes
6. Realiza
el
inventario
anual
del
Departamento.
DE TRANSPORTE
7. Verifica que los bienes incluidos en listado
estn
fsicamente
en
esa
unidad
administrativa. Especialmente verifica la

correcta
denominacin,
11. Recibe listado de inventario de bienes

actualizado y documentos soportes
clasificacin,
12. Solicita su envo a travs de oficio a la
marcas, modelos, seriales, tipos, usos, de
Direccin de Administracin/Departamento
acuerdo con el Catlogo de Bienes de la
de Bienes Muebles para la actualizacin del
Universidad Central de Venezuela.
inventario general.
7.1 En caso de no encontrarse, excluye

del listado de inventario de bienes y
solicita
documentos soportes de la
desincorporacin.
7.2 En caso de encontrarse tilda en el
listado en seal de conforme.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Administracin
2.6.7 Control de Inventario

1.
Recibe
bienes.
factura
de
adquisicin
de
5.2.Tilda en el listado en seal de
conforme.
2. Incorpora en el listado de Inventario del

3. Planifica la elaboracin del inventario de

bienes del Departamento
4.
6. Verifica que existan bienes que no se

encuentren en el Listado de bienes
6.1 Realiza la incorporacin al

listado de bienes y solicita
documento de adquisicin.
si
existen?
no
Enva a las Secciones adscritas al

Departamento el cronograma de trabajo
para la realizacin del inventario anual
6.2. Actualiza Listado de inventario de bienes
7. Enva a la Jefatura del Departamento Listado

de Inventario de Bienes y documentos
soportes para su envo a la Direccin de
Administracin y Finanzas/Departamento de
Bienes.
5. Verifica que los bienes incluidos en el

listado se encuentren fsicamente en la
seccin
si
Se encuentra?
no
5.1.Excluye
del
listado,
solicitando
documento
soporte
de
la
desincorporacion.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.8
52/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS
OBJETIVO
Indicar los pasos a seguir para la realizacin de las conciliaciones de las cuentas bancarias existentes ene.

2. Seccin de Administracin.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Seccin de Administracin deber emitir mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas
utilizadas por el Departamento de Transporte y enviarlas a Contralora Interna.
2. La Seccin de Administracin deber remitir a la Contralora Interna el resultado de las conciliaciones
bancarias en formatos diseados para tal fin.
3. Para las conciliaciones bancarias de cuentas en moneda extranjera, se deben realizar al tipo de cambio
del mismo da en que se efecta la conciliacin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.6.8
53/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS
Bancarias y formato B: Situacin de Partidas
CONCILIACIONES BANCARIAS
por Antigedad
1. Recibe informacin de depsitos realizados en

las distintas cuentas bancarias a travs de
estados de cuenta emitidos por los bancos.
2. Realiza comparaciones de las operaciones
registradas
en
libros
con
la
informacin
suministrada por el banco a travs de los

estados de cuenta.
3. Detecta
posibles
control interno
9.1 En caso de no estar de acuerdo con la
informacin recibida, devuelve a la Seccin
de
Administracin
indicando
las
9.2 En caso de estar de acuerdo con la
informacin firma en seal de conformidad
diferencias
entre
saldos
el
formato
A:
Situacin
de
las
registrados en los libros contra los estados de
Conciliaciones Bancarias y formato B:
cuenta.
Situacin de Partidas por Antigedad
4. Realiza anlisis de las diferencias encontradas,

determinando las causas de las mismas.
10. Enva a Contralora Interna copia de formato

A: Situacin de las Conciliaciones Bancarias y
formato
5. Cuadra la conciliacin bancaria, ajustando los
B:
Situacin
de
Partidas
por
Antigedad.
saldos.
11. Conserva original de los formatos para el
6. Registra informacin en formato A: Situacin
de las Conciliaciones Bancarias y formato B:
Situacin de Partidas por Antigedad.
archivo del Departamento y enva copia de

formatos a Contabilidad Central y Direccin de
Auditoria Interna.
7. Enva al Jefe del Departamento de Transporte

formato A: Situacin de las Conciliaciones
Bancarias y formato B: Situacin de Partidas
por Antigedad.
TRANSPORTE
8. Recibe de la Seccin de Administracin
formato A: Situacin de las Conciliaciones
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Administracin
2.6.8 Conciliaciones Bancarias

1.
Recibe informacin de depsitos

realizados en las distintas cuentas
bancarias a travs de estados de
cuentas emitidos por los bancos
2.
Realiza
comparaciones
de
las
operaciones registradas en libros con la
informacin suministrada por el banco a
travs de estados financieros
3. Detecta posibles diferencias entre saldos

registrados en los libros y los estados de
cuenta
7. Recibe formatos Situacin de Conciliaciones

Bancarias y Situacin de Partidas por
Antigedad

control interno
8.1. Devuelve a la seccin de

administracin indicando las
no
Conforme?
si
8.2.
4.
Realiza anlisis
encontradas
de
las
diferencias
5. Realiza el cuadre de la conciliacin
Enva a Contralora Interna y

Contabilidad Central copia de formatos
Situacin de Conciliaciones Bancarias y
Situacin de Partidas por Antigedad
8.3. Archiva original de los formatos para

su control
6. Registra la informacin en los formatos

Situacin de Conciliaciones Bancarias y
Situacin de Partidas por Antigedad y
enva al jefe del Departamento
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.1
54/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007
UNIDAD SECCIN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO: OBTENCIN DE RECURSO HUMANO
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de personal para obtener el recurso humano idneo para los
cargos creados dentro del Departamento de Transporte conforme a lo establecido por las leyes y reglamentos
de la Direccin de Recursos Humanos de la UCV

3. Seccin de Personal.
4. Seccin de Operaciones.
5. Sindicato Universitario de Trabajadores de la Universidad Central de Venezuela SUTRA-UCV.
NORMAS ESPECFICAS
1. El procedimiento de reclutamiento se realizar de acuerdo a lo establecido en la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, convenios y contratos colectivos.
2. El procedimiento de seleccin del personal obrero, administrativo y /o profesional debe indicarse al someter
a los aspirantes a una evaluacin de credenciales (verificacin y autentificacin de la documentacin),
entrevista preliminar, entrevista de empleo, examen de evaluacin de destrezas y habilidades (conductores,
mensajeros externos, etc.) examen medico pre empleo.
3. El personal da ingresar deber cumplir con los requisitos exigidos en los manuales de cargos definidos por
la Institucin.
4. La seleccin final del ingreso de la persona electa debe ser autorizada por el Jefe de Departamento de
Transporte.
5. Las funciones tareas y actividades a desarrollar por el personal profesional, administrativo, tcnico, de
servicio y obrero del Departamento de Transporte deber estar enmarcado dentro de lo definido en el
manual de descriptivote caros que posee para ello la institucin.
6. Toda nueva asignacin de funciones, tareas, actividades que genera compensacin salarial debe contar
con disponibilidad presupuestaria.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.1
55/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

7. Toda nueva asignacin de funciones, tareas, actividades no deber generar conflictos ni con el trabajador ni
con el gremio universitario que lo represente.
8. La planificacin del trabajo de los recursos humanos del Departamento de trasporte estar a cargo de los
supervisores de cada una de las reas de trabajo y cualquier nueva asignacin deber ser bajo supuesto en
el manual descriptivo de cargos y lo que no est all establecido debe ser consultado a la Seccin de
Personal, a los Gremios y aprobado por la jefatura del Departamento.
9.
En la planificacin del trabajo del recurso humano se dar prioridad a los trabajos inherentes a garantizar el
cumplimiento de la visin, misin, objetivos y funciones del Departamento.
10. La evaluacin del desempeo y del potencial de los recursos humanos de cada rea estar a cargo de los
supervisores de las mismas, e informado a la seccin de personal a la respectiva base de dato de
candidatos elegibles para ser incorporado a alas polticas de mantenimiento y desarrollo del personal.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.1
56/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

OBTENCIN DEL RECURSO HUMANO
6.1 En caso de no ser aprobado el examen

informa a la seccin de personal para que
informe al solicitante la no procedencia del
trmite.
SUPERVISOR
6.2 En caso de ser aprobado enva a la
1. Elabora oficio indicando la necesidad del

nuevo trabajador.
seccin de Personal la aprobacin del

examen
2. Remite oficio a la Jefatura del Departamento
que
realice
3. Recibe oficio de solicitud de personal y verifica

el tipo de personal.
7. Recibe solicitud de evaluacin de credenciales

y soportes necesarios.
8. Realiza
3.1 En caso de ser personal obrero solicita

postulacin de personal al SUTRA-UCV.
tcnico, de servicio o profesional, verifica la

base de datos y postula candidatos.
seccin
de
operaciones realizar el examen prctico.

4.2 En caso de no ser conductor enva a la
Seccin de Personal para que realice la
evaluacin de credenciales.
SECCION DE OPERACIONES
5. Recibe solicitud de examen prctico en caso
de ser conductor la persona a contratar.
6. Realiza examen prctico
evaluacin
credenciales.
informa al solicitante la no procedencia del

trmite.
de evaluacin de
supervisor
cual
es
el
candidato
seleccionado e indica la fecha de inicio del

periodo de prueba.
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE/
SUPERVISOR
9. Recibe al trabajador seleccionado e inicia el
periodo de prueba.
9.1 En caso de haber sido satisfactorio el
periodo de prueba informa a la seccin de
personal para la fase de regularizacin del
ingreso a la UCV
destrezas y habilidades.
PAGINA SUSTITUIDA:
FECHA:
de
evaluacin de credenciales, informa al
4.1 En caso de ser conductor el recurso

la
respectiva
8.2 En caso de haber sido aprobado la
4. Inicia fase de seleccin de personal
la
8.1 En caso de no haber sido aprobado
3.2 En caso de ser personal administrativo,
PAGINA DE:
la
SECCION DE PERSONAL
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
solicita
para
evaluacin de credenciales.
para su tramitacin.
humano,
prctico
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.1
57/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

9.2 En caso de no haber sido satisfactorio el

periodo de prueba comunica a la seccin de
personal la decisin.
SECCION DE PERSONAL
10. Recibe resultados del periodo de prueba.
10.1 En caso de no ser satisfactorio informa
al trabajador la decisin.
10.2 En caso de ser satisfactorio inicia fase
de regularizacin de ingresos a la UCV
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
2.7.1 Obtencin del Recurso Humano
SUPERVISOR
JEFE DEL DEPARTAMENTO
1. Elabora oficio indicando la

necesidad
del
nuevo
trabajador .
3.
SUTRA UCV
5. Postula candidatos por

cada cargo ofertado y
presenta al jefe del
Departamento
Recibe oficio de solicitud

de personal y verifica el
tipo de personal
Si
2. Remite oficio a la Jefatura

del Departamento para su
tramitacin
4.
Solicita postulacin
de
personal
al
Sutraucv
Obrero?
No
7.
Verifica base de
datos y postula
candidatos
6.
Verifica el tiempo
de
espera
de
postulacin
1
8.
Inicia
fase
seleccin
Conductor?
Si
de
no
+5 das?
9.
Si
Solicita a la Seccin de
Operaciones
realizar
Examen Practico
no

Personal para que realice
evaluacin
de
credenciales
C:P:2
P:11
C:P:2
P:13
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
FLUJOGRAMA
PGINA: 2 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
2.7.1 Obtencin del Recurso Humano

SECCIN DE PERSONAL
SUPERVISOR
V:P:1
15. Recibe al trabajador

seleccionado e inicia
periodo de prueba
V:P:1
P:10
P:9
Si

Personal
aprobado?
aprobado?
Si
14. Informa al supervisor el

candidato seleccionado
e indica la fecha de
inicio del periodo de
prueba
17. Inicia
fase
regularizacin
ingreso a la UCV
Si
No
No
aprobado?
No
13. Realiza evaluacin de

credenciales y tramita
examen
medico
preempleo
11. Realiza
examen
practico de evaluacin
de
destrezas
y
habilidades
de
de
2
Fin
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
16. Solicita autorizacin

inicio
de
fase
regularizacin para
ingreso definitivo a
UCV y remite a
Seccin de Personal
de
de
el
la
la

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.2
58/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: RELACIONES LABORALES
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de personal para propiciar un clima de trabajo adecuado de
acuerdo alo dispuesto en la normativa legal y convenios colectivos de trabajo.
Seccin de Personal.
NORMAS ESPECFICAS
1. El Departamento de Transporte tendr la responsabilidad de propiciar un clima de trabajo adecuado para el
personal adscrito al Departamento, mediante el conocimiento de la normativa general y de los convenios
colectivos de trabajo.
2. La Seccin de Personal asesorar a los diferentes supervisores de reas en el conocimiento y manejo de
los aspectos relativos a la convencin de trabajo y a las diferentes leyes, reglamentos, normas en materia
laboral, administrativa, etc.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.2
59/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: RELACIONES LABORALES
RELACIONES LABORALES
del Departamento para su anlisis y

consideracin.
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE/
6. Recibe de la seccin de Personal el caso de
SUPERVISOR
1. Determina la necesidad de tomar alguna
decisin que puede afectar el buen clima
organizacional.
estudio.
7. Haciendo uso de conocimientos y experiencia
revisa, evala y asesora sobre el caso
2. Consulta la decisin a tomar ante la Seccin
analizando los diferentes contratos y convenios

colectivos que existen en la UCV, as como los
de Personal del Departamento de Transporte.
reglamentos , normas, leyes que tiene relacin

SECCIN DE PERSONAL
con el tema de discusin
3. Recibe solicitud de asesora sobre decisin a

tomar
que
pueda
afectar
el
7.1
clima
En caso de que no exista riesgo de

conflictividad y/o efectos negativos para
organizacional.
la institucin y/o trabajador informa a la
4. Revisa, evala y asesora sobre el caso
seccin de personal para que asesore al
supervisor sobre la factibilidad de tomar
la decisin sin que se afecte el buen
reglamentos, normas, leyes, etc. que tienen
clima organizacional.
relacin con el tema de discusin y sobre el
7.2
cual se va a tomar la decisin.
conflictividad y/o efectos negativos para
5. Verifica si existe riesgo de conflictividad y/o

efectos
negativos
para
la
En caso de que exista riesgo de
institucin
la institucin y/o trabajador eleva a la
y/o
instancia inmediata superior consulta el
trabajador
caso para obtener asesora a fines de

salvaguardar intereses de la institucin
En caso de no existir riesgos de

conflictividad,
asesora
informa
y/o trabajador
al
supervisor sobre la factibilidad de tomar la

decisin sin que se afecte el buen clima
organizacional
En
caso
de
existir
riesgos
de
conflictividad, enva el caso a la Jefatura

PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
2.7.2 Relaciones Laborales
SUPERVISOR
3.
1. Determina la necesidad de
tomar alguna decisin que
pueda afectar el buen
clima organizacional
JEFATURA DEPARTAMNENTO DE TRANSPORTE
SECCIN DE PERSONAL
Recibe, revisa evala y asesora sobre el caso

reglamentos, normas, leyes, etc. que tiene
relacin con el tema de discusin y sobre el cual
se va a tomar la decisin.

Si
2. Solicita consulta acerca de

la toma de decisin a
realizar
Existe riesgo de conflictividad y/o

efectos negativos para la institucin
y/o trabajador
no
4.
Asesora e informa al supervisor

sobre la factibilidad de tomar la
decisin sin que se afecte el buen
clima organizacional

y/o trabajador
no
Si
6.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
Eleva a la instancia inmediata superior consulta

el caso para obtener asesora a fines de
salvaguardar intereses de la institucin y/o
trabajador

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.3
60/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DE SALARIOS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de personal para realizar los clculos de descuentos de pago en la
elaboracin de la nomina de pago para el personal.
Seccin de Personal.
NORMAS ESPECFICAS
1. Los pagos de sueldos y/o salarios de los trabajadores contratados profesional, administrativo, tcnico, de
servicios y obreros debern ser canalizados a travs de la seccin de personal y aprobados por la jefatura
del Departamento de Transporte.
2. Los clculos de los montos de los sueldos y/o salarios de los trabajadores contratados se harn basados
en las tablas de sueldos y/o salarios definidas por la institucin a travs de la Direccin de Recursos
Humanos.
3. El pago del salario del personal obrero contratado se realizara semanalmente, va deposito en cuenta
nomina los das mircoles.
4. El pago de sueldos del personal profesional, administrativo, tcnico, de servicios contratado se realizara
quincenalmente.
5. Los trabajadores contratados recibirn un recibo de pago en los cuales se reflejara los montos de los
sueldos de los sueldos y/o salarios u otro beneficio socioeconmicos cancelados en contraprestacin por
sus servicios prestados en la jornada laboral (semanal, quincenal o mensual segn sea el caso).
6. Los reclamos por pago incompleto, indebido, etc. debern ser canalizados a travs de la Seccin de
Personal.
7. La Seccin de Personal deber consultar a la Divisin de Nomina de la Institucin, aquellos reclamos
recibidos por pagos incompletos o indebidos, para dar respuesta oportuna y eficiente a los trabajadores.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.3
61/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

8. Los descuentos de das de sueldo y/o salario sern autorizados por los supervisores de las distintas reas
de trabajo y canalizados por la Seccin de Personal del Departamento de Trasporte.
9. Las nominas de pagos especiales debern contar con la disponibilidad de recursos econmicos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.3
62/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

ADMINISTRACIN DE SALARIOS
6.2.1 En caso de ser personal regular

tramita descuento ante el Divisin de
Nomina de la UCV.
DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE/SUPERVISOR
1.
6.2.2 En caso de ser personal contratado
Recibe la Planilla de Asistencia del personal
envia al analista de personal para la
diariamente
realizacion de la nomina de pago del
revisa,
analiza
realiza
personal contratado.
observaciones
2.
SECCION DE PERSONAL/ ANALISTA
Verifica las inasistencias encontradas.

En caso de que la inasistencia haya sido
injustificada ordena descuento por
descuentos autorizados por el asistente de
el da en el
personal.
sueldo o salario.
En caso de ser justificada la inasistencia firma
SECCION DE PERSONAL/ ASISTENTE

4.
Recibe Planilla de Asistencia
5.
Registra en el control anual de asistencia.
6.
Verifica si existe descuento por inasistencia
al
jefe
de
la
seccin
para
su
SECCION DE PERSONAL/ JEFE
Remite Planilla de Asistencia a la Seccin de

Personal para su tramitacin.
Envia
conformacin.
en seal de conformidad.
3.
Crea nomina de pago con los respectivos
Recibe
revisa
nomina
del
personal
contratado.
informacin devuelve al analista para su
injustificada.
correccin.
9.2 En caso de estar conforme firma y envia
a la jefatura del Departamento para su
6.1 En caso de no existir descuento, envia

al analista de personal para la realizacion
aprobacin.
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE/ JEFE
de la nomina de pago del personal

contratado.
6.2 En caso de existir descuento verifica si
es personal contratado.
10 Recibe y verifica la nomina de pago.

11 Aprueba la nomina de pago del personal
contratado.
12 Tramita ante el Vicerectorado Administrativo
para su cancelacin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
2.7.3 Administracin de Salarios
SUPERVISOR
SECCIN DE PERSONAL/ASISTENTE
3.
1. Recibe la Planilla de
Asistencia revisa, analiza y
realiza observaciones
SECCIN DE PERSONAL/ANALISTA
Registra en el control anual

de asistencia.
7. Crea nomina de pago

del personal contratado
con
descuentos
autorizados
Si
4.
Descuento ?
Tramita descuento
8.
no
Enva al Jefe de la
seccin
para su
conformacin
Si
Contratado?
Inasistencia
Justificada?
no
Si
no
6.
Enva al Analista para la

realizacin de la nomina
del personal contratado.
C:P:2
P:9
5. Tramita descuento ante

el Div. de Nomina de la
UCV
2. Ordena descuento por el

da en el sueldo o salario
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
FLUJOGRAMA
PGINA: 2 DE 2
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
Administracin de Salarios
JEFATURA DEPARTAMNENTO DE TRANSPORTE
SECCIN DE PERSONAL/JEFE
V:P:1
P:8
12.
Recibe y aprueba la
nomina de pago del
personal contratado
9. Revisa la nomina de pago

del personal contratado
10. Devuelve para su

correccin
13. Tramita ante el VRAD para

su cancelacin
no
Conforme?
Si
11. Conforma y envia para

aprobacin de la jefatura
del Departamento
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.4
63/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: TRAMITACIN DE BENEFICIOS SOCIOECONOMICOS
OBJETIVO
Contribuir en la satisfaccin de las necesidades de los trabajadores del Departamento de Transporte, a travs
del otorgamiento de beneficios socioeconmicos establecidos en las leyes, reglamentos, convenios y/o
contratos colectivos de trabajo.
Seccin de Personal.
NORMAS ESPECFICAS
1. Los diferentes beneficios socioeconmicos de los trabajadores establecidos por las leyes, reglamentos,
convenios y/o contrato colectivos de trabajo debern ser canalizados a travs de la Seccin de Personal del
2. La Universidad Central de Venezuela conviene en otorgar beneficios socioeconmicas a los trabajadores de
la Institucin, segn lo dispuesto en las Clusulas Contractuales de los Acuerdos y Contratos Colectivos
suscritos por la Universidad Central de Venezuela y los diferentes Gremios representativos de las diferentes
categoras de trabajadores:
Prima por hijos.
Bono escolar
Becas
Aporte por nacimiento de hijos.
Aporte por lentes.
Aporte por Matrimonio.
Aporte por Defuncin del trabajador.
Aporte por Defuncin de familiar del trabajador.
Aporte por Gastos Post- Operatorios.
3. Todo trmite para Ayuda Socioeconmica deber cumplir con los requisitos establecidos por la Direccin de
Recursos Humanos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.4
64/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

4. Para el otorgamiento de Ayudas Socioeconmicas debern ser consignado los originales y copias de los
recaudos exigidos a fin de constatar la veracidad de los mismos.
5. Todo monto a ser cancelado por concepto de Ayuda Socioeconmica estar en funcin a lo establecido en
los Acuerdos o Convenios Colectivos suscritos por la Universidad Central de Venezuela y los Gremios y
Sindicatos.
6. Se perder el beneficio de Ayuda Socioeconmica, en aquellos casos en que se demostrara la falsedad en
la informacin o documentacin suministrada por los solicitantes.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.4
65/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

TRAMITACIN
DE
BENEFICIOS
SOCIOECONOMICOS
TRABAJADOR
1. Solicita
a la Seccin de personal el pago del
beneficio socioeconomico correspondiente,

2. Entrega los recaudos necesarios de acuerdo a lo
estipulado
por
la
Direccin
de
Recursos
Hiumanos de la ucv.
SECCIN DE PERSONAL
3. Recibe
analiza
el
trmite
de
beneficio
socioeconomico.
4. Analiza el trmite de acuerdo a lo establecido por
la Direccin de Recursos Humanos de la UCV.
En caso de no ser procedente comunica al
trabajador la no perocedencia del trmite
indicando el motivo.
En
casode ser
procedente
tramita la
solicitud del trabajador.

5. Solicita conformacin por parte del jefe de la
seccin
6. Remite solicitud debidamente conformada al jefe
del Departamento.
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE JEFE
7. Recibe, revisa y aprueba la solicitud de beneficio
socioeconomico.
8. Eleva a la Direccin de Recursos Humanos el
trmite de soliictud de beneficio socioeconomico.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
2.7.4 Tramitacin de Benficos Socioeconmicos
TRABAJADOR
SECCIN DE PERSONAL
2.
JEFE DEL DEPARTAMENTO
Analiza el tramite de acuerdo

a lo establecido por la
Direccin
de
Recursos
Humanos de la UCV
1. Solicita a la Seccin de
Personal pago beneficio
socioeconmico.
7. Recibe,
revisa
y
aprueba la solicitud de
beneficio
socioeconmico
No
3.
Comunica
trabajador la
precedencia
tramite
8. Eleva a la Direccin de
Recursos Humanos el
tramite
Procedente?
al
no
del
Si
4.
Tramita solicitud
trabajador
5.
Solicita
conformacin
por parte del Jefe de
seccin
6.
Remite
solicitud
debidamente
conformada al Jefe del
Departamento
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
del
Fin

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.5
66/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de personal para que en el Departamento de Transporte se cumpla
con las normas de higiene y seguridad industrial en el trabajo.
Seccin de Personal.
NORMAS ESPECFICAS
1.
El Departamento de Transporte garantizar a sus trabajadores condiciones de prevencin, salud,

seguridad y bienestar en el trabajo.
2.
La Universidad se compromete a inspeccionar de forma peridica y tomar las medidas necesarias para
sanear los ambientes que as lo requieran.
3.
Deber promoverse la conformacin del comit de higiene y seguridad del Departamento de Transporte.
4.
La Universidad Central de Venezuela suministrar a los trabajadores de todos los tiles e implementos
necesarios para el desempeo de sus funciones.
5.
La Seccin de personal deber supervisar que el personal del Departamento de Transporte sea dotado
del vestuario y los implementos de seguridad.
6.
El supervisor de cada rea de trabajo reportara todos aquellos accidentes laborales y realizar
observaciones de las condiciones y medio ambiente de trabajo ante la Seccin de Personal.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.5
67/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
6. Verifica si existe algun riesgo de conflictividad y/o

efectos
negativos
para
la
institucin
y/o
trabajador.
SECCIN DE PERSONAL
6.1 En caso de que existan riesgos de
1. Recibe del Supervisor reporte de accidentes
conflictividad eleva a la instancia inmediata
laborales y/o observaciones en las condiciones y
superior consulta el caso para obtener
medio ambiente de trabajo.
asesora a fines de salvaguardar intereses
2. Evala y asesora sobre el caso analizando las

diferentes regulaciones que existen en la materia
de contratos y convenios colectivos
negativos
para
la
institucin
y/o
caso
tomar la decisin para mantener en optimo

estado las condiciones y medio ambiente
de trabajo.
trabajador.
En
6.2 En caso de no existir riesgos asesora e

informa al supervisor sobre la factibilidad de
3. Verifica si existe algun riesgo de conflictividad y/o

efectos
de la institucin y/o trabajador.
de
conflictividad
que
Envia
existan
a
la
riesgos
jefatura
de
del
Departamento para su tramitacin

En caso de no existir riesgos asesora e
informa al supervisor sobre la factibilidad de
tomar la decisin para mantener en optimo
estado las condiciones y medio ambiente de
trabajo
4. Recibe de la Seccin de Personal reporte de
accidente laborales.
revisa, evala y asesora sobre el caso analizando
los diferentes contratos y convenios colectivos
que existen en la UCV, as como los reglamentos,
normas, leyes que tiene relacin con el tema de
discusin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
2.7.5 Seguridad e Higiene en el Trabajo

TRANSPORTE
SECCIN DE PERSONAL
1.
Recibe del Supervisor reporte de

accidentes laborales y/o observaciones
en las condiciones y medio ambiente de
trabajo

2. Evala y asesora sobre el caso

analizando las diferentes regulaciones
que existen en la materia de contratos y
convenios colectivos
Existen riesgos de conflictividad

y/o efectos negativos para la
institucin y/o trabajador?
si
4. Envia a la
Departamento
tramitacin
jefatura
para
del
su
no

y/o trabajador
no
Si
3. Asesora e informa al supervisor sobre

la factibilidad de tomar la decisin para
mantener en optimo estado las
condiciones y medio ambiente de
trabajo
6.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
Eleva a la instancia inmediata superior consulta

el caso para obtener asesora a fines de
salvaguardar intereses de la institucin y/o
trabajador

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.6
68/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: ADIESTRAMIENTO DE PERSONAL
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de personal para realizar el adiestramiento del recurso humano
perteneciente al Departamento de Transporte de la UCV.
Seccin de Personal.
NORMAS ESPECFICAS
1.
La Seccin de Personal desarrollar cursos, talleres, charlas dirigidos al personal del Departamento de
Transporte segn los lineamientos y polticas emitidas por la Direccin de Recursos Humanos...
2.
La seleccin del personal a participar en los cursos, talleres, etc. deber ser autorizada por el Jefe del
Departamento de Transporte previa propuesta de los supervisores de las reas de trabajo.
3.
La Seccin de Personal deber solicitar los recursos econmicos necesarios a la Seccin de

Administracin para el desarrollo de cursos, talleres, etc.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.6
69/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

ADIESTRAMIENTO DE PERSONAL
5. Verifica
si
existe
disponibilidad
presupuestaria.
En caso de no existir disponibilidad
presupuesrtaria devuelve a la seccion
TRANSPORTE
1. Recibe
del
de personal para que determine la
Supervisor
solicitud
de
procedencia o no del trmite.
adiestramiento del personal a su cargo.
En
2. Analiza y considera la documentacin recibida.

2.1 En
caso
de
adiestramiento
no
ser
factible
caso
de
presupuestaria
existir
disponibilidad
inidica la disponibilidad
paresupuestaria del trmite y y envia a la
el
seccion de personal.
devuelve al supervisor
solicitante indicando la no procedencia del

trmite.
SECCION DE PERSONAL
2.2 En caso de ser factible coloca su firma en

la solicitud y envia a la seccin de personal
para su tramitacin.
6. Recibe
por
parte
administracion
la
de
la
seccion
autorizxacion
de
de
disponibilidad presupuestaria.
SECCION DE PERSONAL
7. Elabora Informe Tecnico de factibilidad de
3. Analiza la solciitiud recibida y verifica que

reuna los requisitos necesarios.
realizacion del adiestramiento y envia a la

Jefatura del Departamento de Trasnporte.
3.1 En caso de no reunir los requisios

necesarios
devuelve
al
supervisor
inidicando la no procedencia del trmite.

3.2 En caso de reunir los requisitos solicita a
la seccion de Administracion los recursos
economicos para el financiameientos de
la del adiestramiento.
TRANSPORTE
8. Recibe Informe Tecnico de Factibilidad y
autorizxa la incorporacion del personal para el
adiestra,miento informando al supervisor del
aera de trabajo.
SECCION DE ADMINISTRACION
4. Recibe por parte de la seccion de personal
solicitud de recursos economicos para el
adiestramiento del personal del Departamento.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
SECCION DE PERSONAL
9. Inicia
los
trmites
necesaarios
para
la
realizacion del adiestramiento conjuntamente

con la seccion de Administtracion.
ELABORADO POR
APROBADO POR

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.6
70/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

10. Eleva
el
trmite
la
aprobacion
del
Vicerrectorado Administrativo.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Recursos Humanos
2.7.6 Adiestramiento de Personal
1.
Recibe analiza y considera del

Supervisor solicitud de adiestramiento
de personal
si
Factible?
3. Envia a la seccin
de personal para
su tramitacin
SECCIN DE PERSONAL
4. Analiza la solicitud recibida y verifica que rena

los requisitos necesarios
si
Rene requisitos?
5. Solicita los recursos

econmicos para el
financiamiento
no
9. Recibe informe tcnico y

autoriza la incorporacin del
candidato para la realizacin
del adiestramiento
6. Analiza la solicitud de recursos recibida
si
Existe
disponibilidad?
no
no
2. Devuelve al supervisor indicando la no

8. Elabora y remite informe

tcnico para indicar la
factibilidad de realizacin
de cursos, talleres, etc
10. Inicia tramites para la

realizacin
del
adiestramiento
conjuntamente
con
la
seccin de Administracin
11. Eleva tramite al VRAD.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
7. Elabora
y
envia
informe tcnico para
indicar disponibilidad
de
recursos
econmicos.

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.7
71/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE CARRERA
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de personal para la planificacin de cursos y talleres
Seccin de Personal.
NORMAS ESPECFICAS
1. La Seccin de Personal deber llevar un registro de candidatos elegibles a optar a cursos, talleres, etc.
2. La Seccin de Personal tendr la responsabilidad de crear mecanismos para que el personal del
Departamento adquiera los conocimientos, habilidades, destrezas necesarias para que a futuro
sea
considerado a ocupar cargos dentro del Departamento de Transporte en aquellas reas cuyo personal
egrese.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.7
72/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIN DE CARRERA
PLANIFICACIN DE CARRERA
6. Inicia
trmites
para
la
realizacin
del
adiestramiento conjuntamente con la seccin

de adminisracin.
TRANSPORTE
7. Eleva trmite al Vicerrectorado Administrativo

para su tramitacin.
1. Recibe analiza y considera la solicitud de

planificacin de carrera y/o desarrollo personal
En caso de ser factible la planificacin
devuelve al supervisor indicando la no procedencia
del trmite.
En caso de ser factible envia a la seccin de
Personal la solicitud de planificacin de carrera
debidamente conformada.
SECCIN DE PERSONAL
2. Analiza y considerra la solicitud drecibida y
verifica que reuna los requisitos necesarios.
2.1 En caso de no reunir los requisitos
devuelve indicando la no procedencia del
trmite.
2.2 En caso de reunir todos los requisitos
elabora y envia informe tecnico para
consideracin del Jefe del Departamento.
TRANSPORTE
3. Recibe informe tecnico y autoriza la mejora
personal.
4. Devuelve a la Seccin de Personal.
SECCIN DE PERSONAL
5. Recibe aprobacin de la mejora del personal.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCEDIMIENTO:
PROCESO:
Recursos Humanos
2.7.7 Planificacin de Carrera y/o Desarrollo Personal
1.
SECCIN DE PERSONAL
4. Analiza la solicitud recibida y verifica que rena

los requisitos necesarios
Recibe analiza y considera del Supervisor

solicitud para planificacin de carrera y/o
desarrollo personal del trabajador
si
si
Factible?
Rene requisitos?
3. Envia a la seccin
de personal para
su tramitacin
5. Verifica que exista

disponibilidad
presupuestaria
no
si
no
Existe
disponibilidad?
no
2. Devuelve al supervisor indicando la no

7.
6. Elabora
y
envia
informe tcnico para
consideracin del Jefe
del Departamento.
Recibe informe tcnico y

autoriza la mejora personal
9. Inicia tramites para la
realizacin
del
adiestramiento
conjuntamente
con
la
seccin de Administracin
10. Eleva tramite al VRAD.
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:

CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.8
73/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: COMPENSACIN SALARIAL
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por la seccin de personal para tramitar toda compensacin salarial que requieran
los trabajadores por su desarrollo dentro de la Institucin.
Seccin de Personal.
NORMAS ESPECFICAS
1. Las diferentes compensaciones de los trabajadores: profesionales, empleados, administrativos,
tcnicos, de servicios y obreros establecidos
en las leyes, reglamentos, convenios y7o contratos
colectivos de trabajo que deben ser canalizadas por los supervisores de las diferentes reas de trabajo
se establecen a continuacin:
Bono Nocturno.
Prima de Confianza.
Prima TSU.
Sobresueldos
Horas Extras.
Anticipo de prestaciones sociales.
Permisos.
2. .Las diferentes compensaciones de los trabajadores: profesionales, empleados administrativos,
tcnicos, de servicios y obrero establecidos en las leyes, reglamentos, convenios y7o contrato de
trabajo que pueden ser autorizadas por el jefe del Departamento de Transporte previa propuesta de los
supervisores de las diferentes reas de trabajo .
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
SEC:
PG:
II
2.7.8
74/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

PROCEDIMIENTO: COMPENSACIN SALARIAL
COMPENSACIN SALARIAL
SECCIN DE PERSONAL ANALISTA

1. Recibe del Supervisor oficio de solicitud de
compensacin salarial.
SECCIN DE PERSONAL JEFE

4. Recibe
Informe
Tcnico
autoriza
otorgamiento de la compensacin salarial.
2. Verifica que se renan todos los requisitos para

otorgar compensacin salarial.
5. Solicita a la Seccin de Personal iniciar el trmite

para el pago por compensacin salarial.
2.1 En caso de no reunir los requisitos

devuelve al supervisor indicando el motivo de
su rechazo.
2.2 En caso de reunir los requisitos verifica
que tenga disponibilidad presupuestaria
2.2.1 En caso de no tener disponibilidad
presupuestaria devuelve al supervisor
indicando el motivo de rechazo.
2.2.2En
caso
de
tener
disponibilidad
presupuestaria elabora Informe Tcnico

y remite al jefe de seccin de personal.
SECCIN DE PERSONAL JEFE

3. Recibe Informe Tcnico y evala.
informacin devuelve al analista.
3.2 En caso de estar conforme firma y remite
el Informe Tcnico para consideracin al
Jefe del Departamento.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
el
ELABORADO POR
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
PGINA: 1 DE 1
UNIDAD RESPONSABLE:
REA FUNCIONAL:
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
Recursos Humanos
2.7.8 Compensacin Salarial
SECCIN DE PERSONAL/ANALISTA
1.
SECCIN DE PERSONAL/JEFE
Recibe del Supervisor oficio de solicitud

de compensacin salarial
2. Verifica que se renan todos los

requisitos para otorgar compensacin
salarial.
3.
Devuelve
supervisor
indicando
motivo de
rechazo
6. Recibe informe tcnico

y evala
7.
Devuelve
analista
al
el
su
8.
Si
4.
no
Si
Rene los
requisitos?
Verifica
que
disponibilidad
presupuestaria
Conforma y remite el
Informe
Tcnico
para
consideracin al Jefe de
Departamento
tenga
9. inicia el tramite para el
pago por compensacin
salarial
no
Existe
disponibilidad?
Si
5.
11. Recibe informe tcnico y

autoriza el otorgamiento
de
la
compensacin
salarial
Conforma?
al
no
10. Eleva
el
tramite
Vicerrectorado
Administrativo para
tramitacin
al
su
Elabora Informe Tcnico y

envia a la seccin de
personal
ACTUALIZADO POR:
FECHA:
FECHA:
12. Solicita a la seccin de

personal iniciar el tramite
para
el
pago
por
compensacin salarial
CAP:
SEC:
PG:
III
3.1
75/75
VERSIN
FECHA:
1
JULIO 2007

ASUNTO: GLOSARIO DE TERMINOS
GLOSARIO DE TRMINOS
feriados,
horas
extras
trabajo
nocturno,
alimentacin y vivienda.
A los efectos de facilitar la comprensin del
presente Manual, a continuacin se explica la
SALARIO MINIMO:
terminologa utilizada en l; no se persigue
Es la remuneracin asignada al cargo que ejercen
establecer definiciones que coincidan con las
los trabajadores de la UCV sin ningn otro concepto
generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e
de caracterstica salarial de los tipificados en la Ley
implantacin en el Departamento de Transporte.
Orgnica del Trabajo.
DEDICACIN:
SUELDOS Y SALARIOS:
Tiempo
empleado
por
un
trabajador
en
la
Indica
las
remuneraciones
que
perciben
los
realizacin de su jornada de trabajo. A nivel
trabajadores y trabajadoras por las labores que
administrativo identificamos cuatro: medio tiempo,
ejecutan, de acuerdo a lo previsto en el artculo 133
hora
de la Ley Orgnica del Trabajo.
asistencial,-
tiempo
completo
tiempo
convencional. A nivel docente cuatro: dedicacin

convencional, medio tiempo, tiempo completo y
TABULADOR:
Se refiere a los grados y escalas de salarios que
dedicacin exclusiva.
correspondan a cada puesto de trabajo.
SALARIO BASICO:
Indica la remuneracin mensual que percibe el
empleado como contraprestacin a sus servicios e
TRABAJADORES:
incluye: salario mnimo del cargo ms el aumento
Este trmino se refiere a todos los obreros(as)
por antigedad o mrito y los aumentos de salarios
fijos(as)
directos por Convenio de Trabajo o por aplicacin
empleados(as)
de leyes o decretos presidenciales.
empleados(as)
SALARIO INTEGRAL:
determinado, con ms de seis (6) meses al servicio
Es la remuneracin, provecho o ventaja, cualquiera
obreros(as)
fijos(as)
contratados(as);
no
contratados(as)
funcionariosa
de la UCV
fuera su denominacin o mtodo de clculo,

siempre que pueda evaluarse en efectivo, que
corresponda a los trabajadores de la UCV por la
prestacin
de
sus
servicios
y,
entre
otros,
comprende las comisiones, primas, gratificaciones,

bonificacin de fin de ao, sobresueldos, bono
vacacional, u otras as como los recargos por das
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y
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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Registro de Certificacin del Manual

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

2.6.2 Uso y Manejo de Fondo Rotatorio.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

TITULO DEL MANUAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

Tsu. Marylin Mourezuth

Jefe del Departamento de

Lic. Marisela Gonzlez

Prof. Martha Patricia Aguilera

Dr. Antonio Pars

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

El presente Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Transporte, contiene un conjunto de

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO DEL MANUAL:

procedimientos aqu descritos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

MNYP DPTO DE TRANSPORTE/VRAD

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

Seccin de Talleres Diesel y Gasolina

Seccin de Seguridad Interna

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Para la correcta implantacin de este Manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Art. 32. La responsabilidad administrativa del

Constitucin de la Repblica Bolivariana de

2.000, Segunda Versin.

Central de Venezuela y la Asociacin de

Art. 314. De la Ley de Presupuesto.

Servicios de la UCV (1990) - UCV AEA.

entre la Universidad Central de Venezuela (UCV)

Administrativas y Tcnicas (APUFAT) 01-01-

Servicio de las Universidades Nacionales y de

las Oficinas Tcnicas Auxiliares del Consejo

Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N

Nacional de Universidades 1997-1999.

36.845 del 07 de diciembre de 1999.

Universidad Central de Venezuela y el Sindicato

Ley de Transporte y Transito Terrestre

nico de Trabajadores del Transporte del

Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta

del Estado Aragua del 17 de Noviembre de 1986

Oficial No. 5.637 Extraordinario del 07 de Abril

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UNIDAD DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

1. El Manual de Normas y Procedimientos es para

Departamento de Transporte de la Universidad