Susunan Acara

Pembukaan dan Arahan oleh

Wakil Rektor I (15)

Penjelasan Teknis Pelaksanaan AIM

UKPA Siklus 14 oleh Kabid AIM (30)

Instruksi Kerja Penggunaan SIAIM

oleh Staf Bidang AIM (15)

Tanya Jawab dipandu

moderator (30)

Penutup
(15)

Pembukaan dan Arahan

Wakil Rektor I

Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI UB)

SPMI UB
Standar Nasional Dikti
Akreditasi Nasional (BAN-PT)
Standar Pelayanan Prima

PK-BLU
UB
Standar Green Campus
Sertifikasi/Akreditasi Internasional
ISO 9001:2008; ISO 17025;
AUN-QA

Tujuan AIM UKPA Siklus 14

Tahun 2015
Memantau kepatuhan terhadap temuan audit sebelumnya.
Melakukan uji coba implementasi dan menetapkan
baseline capaian terhadap Standar Mutu UB.

Memantau implementasi ISO 9001:2008.

Memantau implementasi dan capaian kinerja UB sebagai
Satker PK-BLU.
Meningkatkan ketertiban administrasi, database, kinerja
dan perbaikan manajemen mutu secara terus-menerus.

Hakekat AIM
Bukan sekedar memenuhi persyaratan ISO
9001:2008.
Bukan sekedar memenuhi persyaratan
Akreditasi BAN-PT.
Bukan formalitas dan sekedar ada.
Lebih dalam, adalah menemukan sendiri
kelemahan/kekurangan diri, agar mampu
lebih baik dari hari kemarin.

Teknis Pelaksanaan
AIM UKPA Siklus 14 Tahun 2015
oleh Kepala Bidang AIM

Lingkup AIM UKPA Siklus 14

Fakultas
No.

1
2
3
4
5

Lingkup AIM UKPA Siklus 14

Tindaklanjut atas hasil AIM UKPA

Siklus 13
Standar Mutu UB (Pendidikan*,
Penelitian, Pengabdian kepada
Masyarakat, dan Kerjasama)

Implementasi ISO 9001:2008

Sistem Dokumen PK-BLU
(Keberadaan RKA/ULK)

Kontrak Kinerja PK-BLU Universitas

Program
Studi

Lab.

(termasuk
supporting
units)

SM UB Bidang Pendidikan dievaluasi kembali berdasarkan hasil AIM UKPA

Siklus 13 Th.2014, yaitu butir-butir yang tingkat pemenuhannya masih rendah.

SM-F-F01
SM-F-F02
SM-F-F03
SM-F-F04
SM-F-F05
SM-F-G01
SM-F-G02
SM-F-G03
SM-F-G04
SM-F-G05
SM-F-G06
SM-F-G07
SM-F-G08
SM-F-G09
SM-F-G10
SM-F-G11
SM-F-G12
SM-F-G13
SM-F-G14
SM-F-G15
SM-F-G16
SM-F-G17
SM-F-G18
SM-F-G19
SM-F-G20
SM-F-G21
SM-F-G22
SM-F-G23
SM-F-G24
SM-F-G25
SM-F-G26
SM-F-G27
SM-F-G28
SM-F-G29
SM-F-G30
SM-F-G31
SM-F-G32
SM-F-G33
SM-F-G34
SM-F-G35
SM-F-G36
SM-F-G37
SM-F-G38
SM-F-G39
SM-F-G40
SM-F-G41
SM-F-G42
SM-F-H01
SM-F-H02
SM-F-H03
SM-F-H04
SM-F-H05
SM-F-H06
SM-F-H07
SM-F-H08
SM-F-H09
SM-F-H10
SM-F-H11
SM-F-H12
SM-F-H13
SM-F-H14

Jumlah Unit

Hasil AIM UKPA Siklus 13 Th.2014

(Bidang Pendidikan)

Pemenuhan Standar Mutu UB Tingkat FAKULTAS

Batang berwarna MERAH adalah butir mutu yang dievaluasi kembali

16

14

12

75%

10

16
16
15 15
14
13
13
12

Standar
Pendidik dan
Tenaga
Kependidikan
15

10

8
8

6
14 14
13

11
9
14
14

10

15 15

1212 12 1212 12 12 12

1515

11
14

Standar
Pengelolaan

Standar Mutu UB

16 16
15 15

12

13

10 10

8
14
15
13

11

10

Standar
Sarana dan
Prasarana

14
13

11
9

7
5 5

Hasil AIM UKPA Siklus 13 Th.2014

(Bidang Pendidikan)
Pemenuhan Standar Mutu UB Tingkat PROGRAM STUDI
50
45

35
30
25

20

20
15

10
5

Standar
Kompetensi

Standar Isi
Pembelajaran
(Kurikulum)

Standar
Proses

Standar
Penilaian
Pendidikan

Standar Mutu UB

Standar
Pendidik dan
Tenaga
Kependidikan

SM-PS-F10
SM-PS-F11
SM-PS-F12

SM-PS-F06
SM-PS-F07
SM-PS-F08

SM-PS-F03
SM-PS-F04
SM-PS-F05

SM-PS-E03
SM-PS-E04
SM-PS-E05
SM-PS-F01

SM-PS-D06
SM-PS-E01
SM-PS-E02

SM-PS-D03
SM-PS-D04
SM-PS-D05

SM-PS-C08
SM-PS-D01
SM-PS-D02

SM-PS-C04
SM-PS-C05
SM-PS-C06
SM-PS-C07

SM-PS-C01
SM-PS-C02
SM-PS-C03

SM-PS-B10
SM-PS-B11
SM-PS-B12

SM-PS-B07
SM-PS-B08
SM-PS-B09

SM-PS-B04
SM-PS-B05
SM-PS-B06

SM-PS-A03
SM-PS-B01
SM-PS-B02
SM-PS-B03

0
SM-PS-A01
SM-PS-A02

Jumlah Unit

40

(Batang berwarna MERAH adalah butir mutu yang dievaluasi kembali)

49
49
48
47
47
47
46
46 45
45 45
43 44 42
41
40
39
39
39
38 75%
37
36
36
35
35 35 34 36
34
33
33
32
31
30
29
28
28
27
27
26 25
26

Standar
Pengelolaan

Komposisi Auditee
AIM UKPA Siklus 14 Tahun 2015
179
139

16

Fakultas/Program

Program Studi *

Laboratorium **

Program Studi yang diaudit adalah yang telah memiliki ijin

penyelenggaraan.

**

Tidak semua laboratorium.

Jadwal AIM UKPA Siklus 14

Tahun 2015
No.

Kegiatan

Tanggal

1 Penetapan lingkup AIM

18 - 21 Agt 2015

2 Perbaikan data di SIAIM

29 Agt - 22 Sep 2015

3 Surat Pemberitahuan tentang AIM dan ruang lingkupnya

16 Sep 2015

4 Permintaan Kesediaan Auditor Internal

16 Sep 2015

5 Permintaan Kesediaan Auditee

16 Sep 2015

6 Tenggat Waktu Kesediaan Auditor Internal

29 Sep 2015

7 Tenggat Waktu Kesediaan Auditee

2 Okt 2015

8
9
10
11
12

5 Okt 2015
5 Okt 2015
6 Okt 2015
13 Okt 2015
16 Okt 2015

Surat Tugas Tim AIM UKPA Siklus 14

Sosialisasi AIM UKPA Siklus 14 kepada auditee Tahap I
Sosialisasi AIM UKPA Siklus 14 kepada auditee Tahap II
Refreshing AIM UKPA Siklus 14 untuk auditor internal Tahap I
Refreshing AIM UKPA Siklus 14 untuk auditor internal Tahap II
Tenggat waktu Klarifikasi AIM sebelumnya dan pengisian
13
instrumen AIM oleh auditee

14 Desk Evaluation AIM UKPA Siklus 14

15 Pelaksanaan AIM UKPA Siklus 14

Target
Daftar Auditee, Daftar Auditor,
Lingkup AIM, Instrumen AIM,
Distribusi Tim Pendamping.
Distribusi Surat Pemberitahuan
AIM kepada auditee.
Distribusi Surat Kesediaan kepada
auditor internal
Distribusi Surat Kesediaan kepada
auditee
Distribusi Auditor Internal dan
Jadwal Kunjungan
Distribusi Auditor Internal dan
Jadwal Kunjungan
Distribusi Surat Tugas
Pemahaman tentang AIM
Pemahaman tentang AIM
Pemahaman tentang AIM
Pemahaman tentang AIM

16 Okt 2015

19 - 24 Okt 2015
26 Okt - 6 Nop 2015

16 Umpan balik pelaksanaan AIM UKPA Siklus 14

26 Okt - 10 Nop 2015

17 Evaluasi Pelaksanaan AIM UKPA Siklus 14

18 Pelaporan AIM UKPA Siklus 14
19 Diseminasi Hasil AIM UKPA Siklus 14

3 - 13 Nop 2015
18 Nop 2015
Sesuai Jadwal Rektor

Pelaksanaan kunjungan sesuai

jadwal
Auditor dan auditee memberikan
umpan balik
Analisis hasil AIM
Laporan AIM
Pemahaman tentang hasil AIM

Delegasi Pengelolaan
AIM UKPA Siklus 14
kepada Fakultas/Program
1.

Fakultas/Program tersebut adalah: FEB, FP, FK, FTP, FMIPA, FPt, dan PTIIK.

2.

Ketua GJM mengkoordinir distribusi dan pelaporan tim-tim auditor di

fakultasnya.

3.

Ketua GJM harus melakukan validasi terhadap laporan hasil audit masingmasing tim auditor. Ketua GJM harus menyerahkan laporan-laporan hasil audit
tersebut ke Ketua PJM (softcopy) 3 hari setelah visitasi.

4.

UB menyediakan bantuan dana untuk HR auditor internal sebanyak 2X jumlah

unit kerja di fakultas. UB menyediakan bantuan dana untuk operasional GJM
sebesar Rp.5.000.000,- (diambil oleh Ketua GJM).

5.

Lingkup dan instrumen disediakan oleh PJM:

Borang Evaluasi
Umpan Balik Auditor Internal

Umpan Balik Auditee

Model Distribusi Auditor dan

Pelaporan Hasil Audit
Koordinator *)

Tim Auditor 1

Tim Auditor 2

Tim Auditor 3

Tim Auditor N **)

Ketua
Anggota

Ketua
Anggota

Ketua
Anggota

Ketua
Anggota

*)

Koordinator adalah Ketua GJM untuk 7 fakultas dan anggota PJM yang
ditunjuk untuk fakultas lainnya. Bertugas mengkoordinir pelaporan dari
masing-masing tim auditor, dan memfasilitasi komunikasi antara auditee,
tim auditor dan PJM.

**)

Tim auditor ditetapkan sesuai kesediaan waktu auditee dan rumpun ilmu.
Jumlah tim auditor minimal jumlah unit kerja di fakultas/program.

Distribusi Auditor Internal

untuk 7 Fakultas/Program
1.

Yang diperbolehkan melakukan audit internal adalah dosen/staf yang telah

bersertifikat auditor internal.

2.

Distribusi auditor internal disusun berdasarkan prinsip:

lintas unit,

mengantisipasi konflik,
beban yang merata.
3.

Khusus untuk audit di level fakultas/program, salah satu auditor internal

(boleh ketua atau anggota) adalah personil PJM.

4.

Audit internal di level fakultas/program termasuk supporting units.

5.

Surat Tugas Tim Pelaksana AIM UKPA Siklus 14 di Fakultas/Program

diterbitkan oleh Dekan/Ketua Program.

6.

Sebelum diterapkan, distribusi auditor internal harus diperiksa/disetujui oleh

Bidang AIM di PJM.

Sebelum kunjungan .....

1.

Memastikan sudah menerima surat tugas sebagai auditor internal (jika

belum menerima, konfirmasi ke Sekretariat PJM).

2.

Memastikan sudah menerima bahan untuk desk evaluation (jika belum

menerima, konfirmasi ke Sekretariat PJM).

3.

Berkoordinasi dengan auditor partner (lihat web PJM, unduh Distribusi Auditor
Internal dan Daftar Auditor Internal dan Kontak). Bersama dengan partner
melakukan desk evaluation dan membagi pekerjaan audit.

4.

Desk Evaluation dilakukan setelah menerima isian Borang Evaluasi dari

Auditee (saat desk evaluation, konfirmasi butir mutu dapat dilakukan dengan
mengunjungi website Auditee).

5.

Berkoordinasi dengan Contact Person Auditee (lihat web PJM, unduh Daftar
Contact Person Auditee dan Kontak). Memastikan jam dan tempat kunjungan
sesuai hasil koordinasi dengan Auditee.

Guideline Kunjungan
Acara/Kegiatan

Registrasi
Pembukaan:
- Sambutan Pimpinan Auditee
- Sambutan Ketua Auditor Internal
Konfirmasi hasil desk evaluation antara
Tim Auditor Internal dan Auditee
Istirahat/Break
Lanjutan:
Konfirmasi hasil desk evaluation antara
Tim Auditor Internal dan Auditee
Review hasil audit internal
Penutupan

Durasi *

15 menit
15 menit

120 menit
15 s.d 30 menit
60 menit

30 menit
10 menit

*) Jika diperlukan, waktu bisa ditambah sesuai kesepakatan.

Saat kunjungan
Auditor harus waspada menghadapi
kondisi yang bisa mengganggu
kelancaran proses audit.
Ketua Auditor wajib menyampaikan
resume hasil kunjungan (tidak
ditampilkan).
Mengingatkan auditee untuk mengisi
umpan balik dan merumuskan
klarifikasi atas temuan.

Setelah kunjungan ..
Merumuskan laporan hasil
kunjungan berkonsolidasi dengan
partner.
Mengirimkan hasil audit ke
Sekretariat PJM melalui e-mail:
pjmbrawijaya@gmail.com, paling
lambat 2 hari setelah kunjungan.
Mengisi dan mengirimkan Umpan
Balik Auditor Internal (unduh borang di
web PJM).

Instrumen AIM
Borang Evaluasi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Fakultas/Program
PS D-3
PS S-1
PS S-2
PS S-3
Laboratorium

Lembar Umpan Balik Auditee

Lembar Umpan Balik Auditor

Borang Evaluasi Fakultas-Program

Terdiri dari 3
worksheet:
(1) Evaluasi
Tindak Lanjut
AIM
(2) Nilai
Implementasi
SM-F

(3) Kontrak
Kinerja BLU

Borang Evaluasi Fakultas-Program

(Worksheet Kontrak Kinerja BLU)
Uraikan tentang
No

I
1.

II

Indikator

Definisi

Dokumen PK-BLU

Keberadaan dokumen pendukung

PK-BLU UB di tingkat fakultas, yaitu
RKA dan RKAT/ULK

Aspek Keuangan
Rasio Pendapatan Persentase biaya operasional yang
dibiayai dari dana PNBP.
PNBP
Aspek Operasional

Jumlah mahasiswa yang mengikuti

Program Afirmasi.
Jumlah mahasiswa pemenang juara
3.
Prestasi Mahasiswa pertama dalam kompetisi tingkat
nasional dan internasional.
Waktu Tunggu Rata- Rata-rata waktu tunggu lulusan
4.
untuk memperoleh pekerjaan
rata
pertama.
Produktifitas Publikasi Jumlah publikasi nasional dosen
5.
tetap.
Nasional
2.

Rasio Afirmasi

Produktifitas Publikasi Jumlah publikasi dosen tetap yang

terindeks SCOPUS.
Internasional
Pengabdian kepada Jumlah penelitian yang dimanfaat7.
kan oleh masyarakat atau industri.
Masyarakat
6.

Target Capaian bagaimana capaian

Satuan
UB Fakultas/ tersebut diperoleh
2015 Program dan berikan komentar
yang relevan
-

60%

orang

20

orang

400

bulan

judul

1500

judul

235

judul

91

Borang Evaluasi Program Studi

(Semua Jenjang)
Terdiri dari 2
worksheet:
(1) Evaluasi
Tindak Lanjut
AIM
(2) Nilai
Implementasi
SM-F

Borang Laboratorium

Terdiri dari 2
worksheet:
(1) Evaluasi
Tindak Lanjut
AIM
(2) Nilai SMM ISO
9001:2008

Instruksi Kerja
Penggunaan SIAIM
(Lihat IK Penggunaan SIAIM untuk Auditor Internal)

Tanya Jawab

Terima Kasih
Bersama-sama kita wujudkan
masa depan yang gemilang