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En la mayora de los pases europeos, el cdigo postal antecede a la localidad. As: 28023
Madrid.
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Boletn ASPM, junio del 2016
Caja Alta Edicin & Comunicacin
4. Firma: una carta siempre debe estar firmada por su remitente y, a su vez, la
firma debe ir acompaada por el nombre completo u otra informacin de
inters relacionada con el firmante.
Por lo general, muchas de las caractersticas de la carta formal indicadas
anteriormente son aplicables al correo electrnico (o e-mail), si bien su
estructura tiene algunas particularidades:
1. Destinatario: es fundamental comprobar que se ha escrito bien la direccin
de correo electrnico y que no se ha incluido a otras personas en copia por
error. El uso (adecuado) de los campos Copia y Copia oculta da para otro
artculo, que nos comprometemos a abordar prximamente.
2. Asunto: es uno de los aspectos ms importantes en un correo electrnico.
Debe resumir y contextualizar, de forma muy breve, el contenido del
mensaje. Un asunto expresado correctamente puede contribuir a que el
correo sea ledo con mayor urgencia e inters, y facilitar, adems, la tarea de
archivado y localizacin posterior del mensaje por parte del receptor. No
deben reutilizarse jams viejas cadenas de correos para nuevos o distintos
asuntos.
3. Cuerpo: al igual que en la carta, es preciso organizar la informacin de forma
coherente, dividir el texto en prrafos e incluir una introduccin y una
conclusin. Adems, el correo electrnico nos permite aadir hipervnculos,
imgenes y archivos adjuntos, los cuales pueden contribuir, si se emplean con
correccin, a facilitar la comprensin de nuestro mensaje. Es especialmente
importante, adems, escoger adecuadamente el tipo de fuente, ya que el uso
de colores inadecuados o de fuentes poco legibles puede dificultar la
legibilidad del texto y, con ello, debilitar la fuerza del mensaje.
4. Firma: al igual que sucede en la carta, es un elemento muy importante, ya
que cierra el mensaje y garantiza que el destinatario pueda identificar al
remitente correctamente. Con frecuencia, las direcciones de correo
electrnico no contienen toda la informacin necesaria para reconocer a la
persona que enva el mensaje, por lo que aadir una firma lo ms completa
posible aportar fiabilidad al correo. En una firma, se suele incluir el nombre
completo de la persona que enva el mensaje, el cargo que ocupa en la
empresa (en caso de que se trate de un correo electrnico vinculado a una
compaa), el nombre de la organizacin, el telfono y la direccin de correo
electrnico, la direccin postal, el logo y la pgina web de la empresa y, si se
desea, enlaces a las diferentes redes sociales vinculadas a la entidad.
Desde Caja Alta Edicin & Comunicacin, esperamos que este artculo os haya
resultado til y os recordamos que, en caso de que os surja cualquier duda
lingstica, la remitis a los profesionales del lenguaje y la comunicacin.
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Boletn ASPM, junio del 2016
Caja Alta Edicin & Comunicacin