PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
1

PENGENDALIAN DOKUMEN

Jabatan

Dibuat Oleh

Sekretaris

Diperiksa Oleh

Wakil WMM

Disahkan Oleh

Kepala Sekolah

Tanda Tangan

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
2

PENGENDALIAN DOKUMEN
1.0 Tujuan:
Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam
mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai
identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.
2.0 Ruang Lingkup:
Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem
Manajemen

Mutu di SMK Negeri 3 Kota Tangerang yang dikendalikan oleh Wakil

Manajemen.
3.0 Definisi:
3.1

Dokumen Internal

Dokumen yang diterbitkan secara internal antara

lain standar Kantor, tabel mutu, blangko, buku
dan lain-lain.

3.2

Dokumen Eksternal

Dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal

(di luar SMK Negeri 3 Kota Tangerang) termasuk
yang datang dari pelanggan (dalam bentuk

hardcopy).
3.3

Dokumen DIKENDALIKAN:

Dokumen
(revisi),

mutu yang
maka

jika terjadi perubahan

Wakil Manajemen bertanggung

jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu

yang

telah

beredar

(revisi

lama)

dan

mendistribusikan kembali dokumen mutu yang

baru (revisi baru);

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
3

PENGENDALIAN DOKUMEN
3.4

Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN: Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan

(revisi),

maka

bertanggung

Wakil

jawab

untuk

Manajemen
menarik

tidak
seluruh

dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama)

dan

tidak

harus

mendistribusikan

kembali

dokumen mutu yang baru (revisi baru);

3.5

Dokumen KADALUWARSA: Dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak
berlaku lagi karena telah diperbaharui dengan
dokumen mutu revisi baru.

4.0 Acuan:
Pasal 4.2.3 ISO 9001:2008
5.0 Uraian Prosedur:
5.1 Umum
5.1.1 Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi mutu terhadap
kegiatan-kegiatan

yang

saling

berhubungan

harus

dikendalikan

dan

diperlakukan sebagai bukti bahwa Sistem Manajemen Mutu telah dilakukan

efektif dan efisien.
5.1.2 Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan
Dokumen Eksternal harus dikendalikan. Pengendalian tersebut dilakukan
dengan perincian:

Cap dengan tulisan DIKENDALIKAN berwarna BIRU untuk dokumen

mutu yang dikendalikan seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi
Kerja;

Cap dengan tulisan TIDAK DIKENDALIKAN berwarna MERAH untuk

dokumen mutu yang tidak dikendalikan ; SMK Negeri 3 Kota Tangerang

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
4

PENGENDALIAN DOKUMEN
menetapkan bahwa hanya Salinan Pedoman Mutu dalam jumlah dan untuk
keperluan tertentu saja yang boleh tidak dikendalikan;

Cap KADALUWARSA dengan tulisan berwarna MERAH untuk dokumen

mutu master yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa).

5.1.3 Dokumen mutu yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam SMK
Negeri 3 Kota Tangerang

harus senantiasa berada di tempat yang telah

ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen mutu

bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen mutu yang masih
berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen mutu yang tidak berlaku lagi
harus segera disingkirkan.
5.1.4 Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara Daftar
Induk Dokumen,

baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk

menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen

kadaluwarsa tanpa ijin.
5.1.5 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen mutu
master, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluwarsa. Setiap dokumen
mutu master Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir diberi cap
MASTER dengan tulisan berwarna MERAH di belakang setiap halaman.
Untuk dokumen dalam bentuk soft copy disesuaikan dengan ketentuan yang
berlaku.
5.2 Pengendalian Dokumen Internal
5.2.1 Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal
berlaku meliputi :

Pedoman Mutu;

Prosedur Mutu;

Instruksi Kerja;

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
5

PENGENDALIAN DOKUMEN
5.2.2 Formulir merupakan Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak
menggunakan tanggal berlaku, tetapi dikendalikan dengan menggunakan judul.

Checksheet yang dipakai untuk melakukan pemeriksaan tahapan proses

dikategorikan sebagai Formulir.
5.2.3 Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi
Kerja, Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku.
5.2.4 Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung
jawab Wakil Manajemen.
5.2.5 Formulir

yang

digunakan

dicatat

dalam

Daftar

Induk

Formulir

dan

ditandatangani oleh Wakil Manajemen. Wakil Manajemen menyimpan formulir

master untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan
digunakan di unit kerja terkait.
5.2.6 Dokumen mutu master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh
Wakil

Manajemen,

sedangkan

semua

salinannya

dimusnahkan

untuk

menghindari penggunaan yang tidak sesuai.

5.2.7 Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan di dalam
prosedurnya. Sedangkan formulir-formulir yang berkaitan dengan proses
operasi disimpan di unit kerja masing-masing.

5.3 Pengendalian Dokumen Eksternal

5.3.1 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :

Standar nasional/internasional;

Manual Book;

Peraturan Pemerintah (PP);

5.3.2 Dokumen eksternal yang digunakan, dicatat dalam Daftar Induk Dokumen
Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen.

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
6

PENGENDALIAN DOKUMEN
5.4 Tanggung Jawab Dan Wewenang
5.4.1 Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan
atas dokumen mutu yang sudah ada (dengan menggunakan formulir
Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang kemudian diserahkan
kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya.
5.4.2 Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/mengesahkan dokumen
mutu internal adalah sebagai berikut:
Jenis

Dibuat Oleh

Diperiksa Oleh

Disahkan Oleh

Pedoman Mutu

WMM

Wakil WMM

Kepala Sekolah

Prosedur Mutu

WMM

Wakil WMM

Kepala Sekolah

Instruksi Kerja

WMM & TIM

Kepala Bidang

Kepala Bidang

Dokumen

5.5 Distribusi Dokumen

5.5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Pedoman
Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja serta memelihara Daftar Distribusinya.
Formulir yang sudah disetujui harus mencantumkan bagian atau fungsinya
untuk kemudahan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
5.5.2 Wakil Manajemen harus menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku
senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat
kaitannya dengan sistem manajemen mutu.
5.5.3 Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai dengan
nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam
Pedoman Mutu).

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
7

PENGENDALIAN DOKUMEN
5.6 Perubahan Dokumen
5.6.1 Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari hasil audit
internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun
inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan
dalam formulir Permintaan Tindakan Koreksi.
5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan
Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap
dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka
riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi
00 dengan revisi 01, demikian juga untuk revisi 02 dengan 01 dan seterusnya).
5.6.3 Dokumen mutu yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan
dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lamanya tetap disimpan oleh
Wakil Manajemen dan diberi cap

KADALUWARSA Kemudian, Wakil

manajemen mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru.

5.6.4 Pejabat yang mempersiapkan
dengan

dokumen

dan mensahkan dokumen revisi adalah sama

sebelumnya.

Pengesahan

oleh

pejabat lain

dimungkinkan atas dasar pertimbangan-pertimbangan tertentu.

5.7 Identifikasi Dokumen

5.7.1 Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut:
Jenis Dokumen

Kode

Pedoman Mutu

Tidak ada

Prosedur Mutu

PM

Formulir

Judul

hanya

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
8

PENGENDALIAN DOKUMEN
5.7.2 Identifikasi prosedur mutu, instruksi kerja adalah sebagai berikut:
contoh : PM-WMM 01 ; IK WM 01 01
berarti : PM

= Prosedur Mutu

IK

= Instruksi Kerja

WM

= Wakil Manajemen Mutu, sebagai pemilik proses

01

= urutan nomor prosedur di Wakil Manajemen Mutu

01 01 = urutan nomor instruksi kerja di Wakil Manajemen Mutu

PEMERINTAH KOTA TANGERANG

DINAS PENDIDIKAN
UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG
Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118
e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918
NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok
Tanggal Berlaku
No.Revisi
Halaman

POS-WMM-01
5 -10-2009
00
9

PENGENDALIAN DOKUMEN
5.7.3 Kode atau bagian sebagai pemilik/penanggung jawab proses :

No
1

Bagian

Kode

Wakil Manajemen Mutu

Kepala Bidang Keahlian

WMM

Kepala Sub. BagianTU

Waka Kurikulum

Waka Hubungan Masyarakat

WAKA HUMAS

Waka Sarana

WAKASARPRAS

Waka Kesiswaan

KABID
KASUBAG
-

5.7.4 Penomoran untuk Dokumen (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan
No. Dok. yang berarti Nomor Dokumen
5.7.5 Penomoran untuk Revisi Dokumen (Prosedu Mutur dan Instruksi Kerja) ditulis
dengan No. Rev. yang berarti Nomor Revisi
5.7.6 Pemberlakuan Dokumen secara efektif (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja)
ditulis dengan Tgl. Berlaku yang berarti Tanggal Berlaku
5.7.7 Pemberian identifikasi halaman (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis
dengan halaman

6.0 Lampiran:
6.1

Daftar Induk Dokumen Internal

6.2

Daftar Induk Dokumen Eksternal

6.3

Daftar Induk Formulir

6.4

Daftar Distribusi Dokumen Internal

No. Revisi 00
Bagian

Form. 01 dok
DAFTAR INDUK
DOKUMEN INTERNAL

No

Judul Dokumen

Nomor/Tempat
Dokumen

No. Revisi

Tanggal
Berlaku

Mengetahui,
(

No. Revisi 00
Bagian

Form. 02 dok
DAFTAR INDUK
DOKUMEN EKSTERNAL

No

Judul Dokumen

Tempat

Bagian atau fungsi

Penyimpanan

pemakai

Mengetahui,
(

No. Revisi 00
BAGIAN :

Form 03 dok
DAFTAR INDUK
FORMULIR

No

Judul Formulir

Nomor Formulir

No.

Bagian atau

Revisi

fungsi pemakai

Mengetahui,

No. Revisi 01
BAGIAN : WMM

Form 04 dok
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL

Jenis Dokumen :

Judul Dokumen :

Nomor Dokumen :

Hard Copy

PROSEDUR MUTU TINDAKAN KOREKSI

PM-WMM-05

Rev 00
No

Penerima

Rev 01
Tgl. :

Rev 02
Tgl. :

Rev 04
Tgl. :

Tgl. :

Rev 05
Tgl. :